1 KHÁI QUÁT VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1 Khái niệm dự án Dự án Công nghệ Thời gian Chi phí 1.2 Quản lý dự án Quản lý dự án trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, lãnh đạo, kiểm tra công việc nguồn lực để hoàn thành theo mục tiêu tiến độ thực 1.3 • • • • • • • 1.4 • • • • Các bước cần thực lập dự án Xác định mục tiêu, phạm vi khả đáp ứng tài dự án Tìm thơng tin yếu tố ảnh hưởng dự án Lập cấu trúc phân hạng mục cho công tác Lập công tác nguồn lực thực tương ứng Sơ ước tính điều chỉnh thời gian, ngân sách, nguồn lực cho cơng tác tồn dự án Lập tiến độ chi tiết, chuẩn bị nguồn lực tài Quản lý tiến độ thực tế dự án Một số phương pháp lập dự án Lập theo mốc thời gian (Milestone Schedule) Lập theo cấu trúc công tác WBS (Work Breakdown Structure) Lập theo biểu đồ ngang (Gantt Chart) Lập theo sơ đồ mạng (Network Diagram) 1.5 Microsoft Project - phần mềm giúp lập quản lý dự án - Tổ chức lập kế hoạch quản lý dự án: • Dạng biểu đồ ngang Gantt Chart • Dạng sơ đồ mạng Network Diagram - Giải vần đề nảy sinh dự án dễ dàng nhanh: • Có thể điều chỉnh cơng tác rút ngắn thời gian thực • Thay đổi ràng buộc cơng tác • Cân đối phân bổ lại tài nguyên cho công tác tồn dự án • Vẽ dạng biểu đồ cho tài nguyên… - Quan sát xử lý dự án: với dạng biểu đồ sau: • Dạng lịch • Gantt Chart • Network Diagram (Pert Chart) - Các bảng liệu cho công tác tài nguyên: • Task Usage • Resources Usage • Resources Sheet • Resource Graphs - Thiết lập báo cáo: • Tổng quan tiến độ dự án • Các cơng tác thực • Tài • Chi phí • Các báo cáo tổng hợp thiết lập người sử dụng Ghi chú: Trước sử dụng Microsoft Project cần chuẩn bị thông số sau • Cơng việc cần thực • Thời gian hồn thành cơng việc • Thời gian bắt đầu kết thúc cơng việc • Danh sách cơng việc dự án • Mức độ ưu tiên cơng việc • Ràng buộc cơng việc • Thứ tự thực mối quan hệ chúng • Tài nguyên thực dự án dự định phân bổ tài ngun cho cơng tác • Lịch làm việc cho dự án cho tài nguyên • Các chi phí cho dự án: chi phí cho tài ngun chi phí cho cơng tác 2 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT KHÁI QUÁT VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1 Khái niệm dự án 1.2 Quản lý dự án 1.3 Các bước cần thực lập dự án 1.4 Một số phương pháp lập dự án 1.5 Microsoft Project - phần mềm giúp lập quản lý dự án HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2.1 Màn hình làm việc Microsoft Project 2.1.1 Các cửa sổ làm việc 2.1.2 Cửa sổ nhập liệu 2.2 Các bước lập dự án với Microsoft Project 2.2.1 Tạo dự án 2.2.2 Lập Danh sách công tác 2.2.3 Các Tính chất cơng tác 2.3 Khai báo / Hiệu chỉnh mô tả công tác 2.3.1 Thời gian thực công tác 2.3.2 Tạo mối nối (Predecessors) cho công tác 2.3.3 Tạo ghi cho công tác 2.3.4 Kiểu công tác 2.3.5 Ràng buộc công tác 2.3.6 Phân cấp cơng tác 2.3.7 Cơng tác có tính chu kỳ 2.4 Tài nguyên dự án 2.4.1 Nhập cột bảng Resource Sheet 2.4.2 Phân bổ tài nguyên cho cơng tác 2.5 Lập Lịch Trình cho dự án 2.5.1 Lịch cho dự án 2.5.2 Lịch cho tài nguyên 2.6 Tìm đường găng dự án 2.7 Câp nhật tiến độ thực tế 2.7.1 Câp nhật tiến độ công tác 2.7.2 Câp nhật tiến độ dự án 2.8 Cân đối tài nguyên 2.9 Lập Báo cáo 2.9.1 Các mẫu báo cáo định sẵn 2.10 In VÍ DỤ BÀI TẬP 4.1 BT 2.1 • • • Màn hình làm việc Microsoft Project Hệ thống Menu Các cửa sổ làm việc tuỳ chọn cơng cụ đứng Các biểu tượng phím tắt công cụ ngang 2.1.1 Các cửa sổ làm việc - Menu View → View Bar (ẩn cửa sổ làm việc) Bao gồm cửa sổ : • • • • • • • • • Calendar: Cửa sổ làm việc với dự án dạng lịch để bàn (lịch hàng tháng) công việc khoảng thời gian hồn thành Gantt Chart: Cửa sổ làm việc với dự án dạng biểu đồ ngang (diễn tả công việc thông tin có liên quan, biểu đồ ngang thể cơng việc thời gian hoàn thành chúng) Network Diagram: Cửa sổ làm việc với dự án dạng sơ đồ mạng (dạng lưới công tác phụ thuộc chúng) Task Usage: Cửa sổ quản lý việc thực công tác (thể danh sách công việc gán tài nguyên nhóm công việc; biết công việc thực tài nguyên nào) Tracking Gantt: Cửa sổ quan sát tiến độ thực tế dự án Resource Graph: Cửa sổ quản lý biểu đồ tài nguyên dự án Resource Sheert: Cửa sổ quản lý nguồn tài nguyên dự án Resource Usage: Cửa sổ quản lý việc phân bổ tài nguyên dự án More View: Các cửa sổ quan sát khác 2.1.2 Cửa sổ nhập liệu Các Cột liệu - Task Name: Cho phép nhập danh sách công tác - Duration: Nhập khoảng thời gian thực công tác.( mo = months: tháng, w = week: tuần, d = days: ngày, h = hours: giờ, m = minutes: phút) - Start: Nhập thời gian bắt đầu công tác - Finisnh: Thời gian kết thức công tác.(chương trình tự tính) - Resource Names: Tên tài ngun - Predecessors: Công tác trước Các thao tác cửa sổ thực hiện: o Chèn Menu Insert → New Task phím Insert o Sao chép, cắt, dán Menu Edit phím tắt phần mềm khác Di chuyển vị trí cơng tác: dùng chuột nhấn giữ cơng tác cần di chuyển đến vị trí khác Các cửa sổ làm việc Cửa sổ nhập liệu Cửa sổ thể biểu đồ ngang Hình 2.1 Màn hình cửa sổ làm việc 2.2 Các bước lập dự án với Microsoft Project Gồm bước sau: − Tạo dự án − Tạo danh sách cơng tác − Các tính chất cơng tác − Tài nguyên dự án 2.2.1 Tạo dự án Menu File → New Khai báo thông tin phục vụ cho việc lập báo biểu in ấn sau cách chon: Menu File → Properties → Summary (đưa vào thông tin cho dự án) Title: tên dự án Subject: chủ đề dự án Author: người lập dự án Manager: giám đốc Company: tên cơng ty lập dự án Hình 2.2 2.2.2 Lập Danh sách cơng tác  Kích hoạt cột Task Name  Nhập tên công tác, thời gian thực (Duration), thời gian bắt đầu (Start) v.v Hình 2.3 2.2.3 - Các Tính chất cơng tác 2.3 Khai báo / Hiệu chỉnh mô tả công tác 2.3.1 Thời gian thực cơng tác  Kích hoạt cột Duration  Nhập khoảng thời gian thực công tác( mo = months: tháng, w = week: tuần, d = days: ngày, h = hours: giờ, m = minutes: phút)  Ngày bắt đầu thực cơng tác: kích hoạt cột Start để chọn ngày bắt đầu  Cột Finish tự động tính ngày kết thúc cơng tác Hình 2.4 Hoặc nhập từ hộp thoại Task Information: Menu Project → Task Information→ General , nhấp đúp chuột vào công tác Hình 2.5 - Percent complete: % cơng tác hồn thành Cập nhật tiến độ thực tế công tác - Priority: mức độ ưu tiên công tác 2.3.2 Tạo mối nối (Predecessors) cho công tác  Chọn công tác có liên quan  Tạo liên kết → chọn biểu tượng (link) Hoặc xoá liên kết (unlink)  Tạo thời gian chờ (lead), thời gian trễ (lag) Kiểu lead Kiểu lag  Lick chuột vào mối nối để chọn kiểu nối Menu Project →Task Information → Predecessors →Type • Finish to start (FS): ngày kết thúc công tác trước xác định ngày bắt đầu công tác sau • Start to start (SS): ngày bắt đầu cơng tác trước xác định ngày bắt đầu công tác sau • Finish to finish (FF): ngày kết thúc công tác trước xác định ngày k ết thúc công tác sau • Start to finish (SF): ngày bắt đầu công tác trước xác định ngày kết thúc cơng tác sau • None: khơng có quan hệ Hình 2.6 2.3.3 Tạo ghi cho công tác Menu Project → Task Information→ Notes: ghi thông tin liên quan cho công tác 2.3.4 Kiểu công tác Menu Project →Task Information→Advanced →Task Type Fixed Duration: cố định thời khoảng Fixed Units: cố định đơn vị Fixed Work: cố định làm việc Hình 2.7 2.3.5 Ràng buộc công tác Menu Project →Task Information→Advanced → Constrain type Hình 2.8 As Soon as Possible: As Late as Possible: công tác không bị ràng buộc công tác phải bị trì hỗn lâu tốt Finish No Earlier Than: Finish No Later Than: Must Finish On: Must Start On: Star No Earlier Than: Start No Later Than: công tác phải kết thúc sau ngày tháng định công tác phải kết thúc sớm ngày tháng định cơng tác phải kết thúc xác vào ngày tháng định công tác phải bắt đầu xác vào ngày tháng định cơng tác phải bắt đầu muộn ngày tháng định công tác phải bắt đầu trước ngày tháng định 2.3.6 Phân cấp cơng tác • Cơng tác: Task • Cơng tác tóm lược: Summary Task • Cơng tác nằm cơng tác tóm lược: Sub Task.Tạo cách chọn cơng tác chọn nút có biểu tượng Summary Task Task xoá nút Sub Task Liên kết tạo cơng tác Hình 2.9  Cho / ẩn Sub Task: chọn Menu Project→ Outline→ Hide/Show Sub Task 2.3.7 Cơng tác có tính chu kỳ Menu Insert →Recurring Task Recurrence pattern : lựa chọn kiểu chu kỳ cho công tác Range of recurrence: giới hạn thời gian xảy chu kỳ Calendar: lựa chọn lịch cơng tác Hình 2.10 Ghi chú: Có thể thực thao tác cắt, dán, xoá, chèn giao diện Microsoft Project cột hàng Có thể hốn đổi vị trí cho cơng tác 2.4 Tài nguyên dự án  Tài nguyên dự án bao gồm: nhân lực, thiết bị, vật liệu, (hay chi phí)  Menu View →Resource Sheet hay biểu tượng view bar Resource Name: Nhập tên tài nguyên Type: Kiểu Material Label: Nhãn vật liệu Group: Nhóm Max.Units: Số đơn vị tài nguyên tối đa tính cho ngày Std.Rate: Giá chuẩn Ovr.Rate: Giá ngồi Cost/Use: Phí sử dụng tính cho tài nguyên Accrue: Phương pháp tính giá Base Calendar: Lịch sở Code: Mã tài nguyên 2.4.1 Nhập cột bảng Resource Sheet  Kích hoạt vào cột cần khai báo  Nhập thơng tin Hình 2.11 2.4.2 Phân bổ tài ngun cho cơng tác Để công tác thực với tiến độ đề cần phải phân bổ sử dụng tài nguyên hợp lý Menu Tools→Assign Resources hay biểu tượng View bar Assign:gán phân bổ tài nguyên Remove: xoá phân bổ tài nguyên Replace: thay tài nguyên khác Close: đóng hộp thoại Resource Sheet Address: địa (cơng tác) cần phân bổ Units: đơn vị tài nguyên Hình 2.12: Phân bổ tài nguyên cho móng Hoặc chọn công tác cần phân bổ vào Menu Project →Task Information →Resources hay nhấp đúp chuột vào cơng tác Hình 2.13 Microsoft Project trình bày tài ngun dạng biểu đồ Menu View → Resources Graphs để xem Kích hoạt để xem tài nguyên lại dự án Hình 2.14: Biểu đồ tài ngun Sắt Ngồi Resource Sheet cho phép ghi thích thêm tài ngun tương tự cơng tác Hình 2.15: Ghi cho tài nguyên 2.5 Lập Lịch Trình cho dự án  Có loại lịch: Standart: lịch chuẩn Night Shift: lịch ca đêm 24 hours: lịch làm việc 24  Lập Lịch Microsof Project: Menu Tools→ Options→ Calendar : thay đổi thông số theo yêu cầu→ OK Hình 2.16 2.5.1 Lịch cho dự án Menu Tools→ Change Working Time Hình 2.17 2.5.2 Lịch cho tài nguyên Do tính chất, yêu cầu dự án mà tài ngun có riêng lịch thực cơng việc gọi lịch tài nguyên Menu Tools→ Change Working Time→For : chọn tài nguyên cần thiết lập lịch thay đổi theo yêu cầu thực tế dự án Hình 2.18 2.6 Tìm đường găng dự án Menu Format→ Gantt Chart Wizard→ Next→ qua bước (step 2): chọn Critical Path (tự đơng tính đường găng)→ Finish→ Format It → Exit Wizard Hình 2.19 2.7 Câp nhật tiến độ thực tế 2.7.1 Câp nhật tiến độ công tác Menu Tools→ Tracking→ Update Tasks→ hộp thoại thiết lập thông số→ OK Name: tên công tác % complete: % cơng tác hồn thành Actual dur: thời gian thực tế thực công tác Remaining dur: thời gian lại cơng tác Current: Thời gian bắt đầu kết thùc thời cơng tác Hình 2.20 2.7.2 Câp nhật tiến độ dự án Menu Tools→ Tracking→ Update Project→ hộp thoại thiết lập thông số→ OK +Update work as complete through [date]: cập nhật tiến độ thực tế - Set 0% -100% complete: cập nhật tiến độ theo thời gian định thời - Set 0% or 100% complete only: cập nhật tiến độ kết thúc công tác +Reschedule uncomplete work to start after [date] : thiết lập lại lịch trình cho công tác chưa kết thúc theo thời điểm thực tế +For: - Entire project: - cập nhật cho toàn dự án - Selected tasks: - chì cập nhật cho cơng tác chọn Hình 2.21 Hình 2.22: Cách thể tiến độ công tác 2.8 Cân đối tài nguyên Menu Tools→ Level Resource→ hộp thoại : thiết lập thông số→ OK  Leveling calculations: -(o) Manual: cho phép can thiệp vào trình cân đối tài nguyên -( ) Automatic: -Look for overallocations on a basic: tìm kíêm tài ngun q tải theo tiêu: thời gian (phút, giây, giờ, ) -Clear leveling values before leveling: xoá giá trị cân đối trước thực cân đối lại tài nguyên  Leveling range for : phạm vi cân đối tài nguyên  Resolvings overallocations: giải pháp cho tài nguyên tải Hình 2.23 2.9 Lập Báo cáo Menu View→ Reports→ hộp thoại Reports→ chọn mẫu báo cáo→ OK Hình 2.24 2.9.1       Các mẫu báo cáo định sẵn Overview: báo cáo tổng quan Current Activities: Các báo cáo tình trạng thời công tác dự án Cost: Báo cáo tài Assignment: Báo cáo phân bổ tài nguyên Workload: Báo cáo thực công tác sử dụng tài nguyên Custom: Báo cáo lập người sử dụng; ví dụ báo cáo cơng tác găng, cơng tác mốc, tổng quan dự án, ngân sách lưu thông tiền tệ dự án,… 2.10 In Menu File→ Print Preview chọn biểu tượng công cụ ngang Hình 2.25: Trang in VÍ DỤ VD1: Cơng việc A B C D E F G H I J Một xí nghiệp lập dự án chế tạo sản phẩm Những cơng việc dự án trình tự tiến hành liệt kê thành bảng đây: Nội dung công việc Công việc Thời khoảng đứng trước (tuần) Thiết kế sản phẩm Khảo sát thị trường Thiết kế công nghệ sản xuất A Thiết kế mẫu mã sản phẩm A Làm sách chào hang A Chiết tính giá thành C Kiểm tra chất lượng sản phẩm D Chuẩn bị điểm tiêu thụ B,E Tường trình giá nhu cầu H Viết báo cáo dự án F, G, I Yêu cầu: a) Lập sơ đồ mạng cho dự án b) Xác định đường găng c) Tính thời gian hồn thành dự án GIẢI Cách 1: Tính tay - Sơ đồ mạng: A C D E G B H F I - Đường găng đường A-E-H-I-J - Thời gian dự án hoàn thành là: Tg = 5+3+5+2+3 = 18 tuần Cách 2: Dùng Microsoft Project phần màu đỏ (in đậm) thể đường găng J BÀI TẬP 4.1 BT Một xí nghiệp lập dự án chế tạo phân đoạn vách Những công việc dự án trình tự tiến hành liệt kê thành bảng đây: Công việc 10 11 Nội dung công việc Hàn đính tơn bao Chế tạo xương Chế tạo chi tiết phụ (mã, viền…) Vạch dấu tôn bao Lắp hàn xương Lắp hàn chi tiết phụ Hàn đường tôn bao Nắng thẳng phân đoạn Vạch dấu cắt theo kích thước Kiểm tra nghiệm thu Bảo quản lưu kho Yêu cầu: d) Lập sơ đồ mạng cho dự án e) Xác định đường găng f) Tính thời gian hồn thành dự án Công việc đứng trước 3,4 6,7 10 Thời khoảng (giờ) 0.5 0.5 1 0.5 1 ... phương pháp lập dự án 1.5 Microsoft Project - phần mềm giúp lập quản lý dự án HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2.1 Màn hình làm việc Microsoft Project 2.1.1 Các cửa sổ làm việc 2.1.2... tài ngun • Các chi phí cho dự án: chi phí cho tài ngun chi phí cho cơng tác 2 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT KHÁI QUÁT VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1 Khái niệm dự án 1.2 Quản lý dự... quan hệ Hình 2.6 2.3.3 Tạo ghi cho công tác Menu Project → Task Information→ Notes: ghi thông tin liên quan cho công tác 2.3.4 Kiểu công tác Menu Project →Task Information→Advanced →Task Type Fixed