ĐIỂM DANH LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN (phần 2) TOU201– Nghiệp vụ tổ chức kiện Bài giảng: Số MỤC TIÊU Sinh viên thông hiểu nội dung lập kế hoạch tổ chức kiện:  Chương trình  thời gian  hệ thống hóa hoạt động kiện NỘI DUNG  Xây dựng chương trình cho kiện  Kế hoạch thời gian  Hệ thống hóa hoạt động kiện Nội dung Xây dựng chƣơng trình cho kiện Nội dung 1: Xây dựng chƣơng trình cho kiện  Xây dựng chƣơng trình gì?  Tại cần xây dựng chƣơng trình? QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN  Bước 1: Nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng - Tự nhiên - Văn hóa - Chính trị - Kinh tế QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN  Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng cho kiện  Chủ đề: - Chủ đề: nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… kiện - Ví dụ: + Hội nghị khách hàng công ty IVE quý II năm 2008 + Lễ khai trương siêu thịViệt… QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN  Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng cho kiện - Cách 1: Chủ đề thường nhà đầu tư xác định nhà tổ chức kiện thực theo - Cách 2: Nhà đầu tư đưa ý tưởng, cơng ty tổ chức kiện hình thành chủ đề QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN  Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng cho kiện Ý tưởng: - Sự kiện chịu chi phối quy định: + Xây dựng theo quy trình có sẵn + Ý tưởng khơng nhiều + Ví dụ: Hội thảo chuyên đề, tổng kết cuối năm, khai trương 10 CHỌN NGÀY  Các ngày lễ hội  Ngày lễ tôn giáo  Các buổi lễ trang trọng  Nghỉ học kỳ nghỉ cuối tuần dài  Sự kiện thể thao => Sự kiện tổ chức gần hoặc trùng vào ngày có kiện khác ảnh hưởng đến số lượng thành phần khách mời 27 TÓM TẮT NỘI DUNG  Tầm quan trọng chọn ngày phù hợp  Gợi ý số thời điểm dành cho kiện cụ thể 28 Nội dung Hệ thống hóa hoạt động kiện 29 Hệ thống hóa hoạt động kiện Hệ thống hóa hoạt động gì? 30 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG HĨA CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG SỰ KIỆN  Lập danh mục hoạt động có kiện  Và thơng tin hoạt động  Danh mục hoạt động dựa chương trình kiện 31 LẬP KẾ HOẠCH CHUẨN BỊ CHI TIẾT  Kế hoạch chuẩn bị chi tiết có thể thực theo hoạt động  Sự thành công kiện chi tiết nhỏ  Lập bảng liệt kê công tác chuẩn bị 32 Mã hoạt động A1.1 Nội dung hoạt động Thời gian Địa điểm Mô tả hoạt động Trang thiết bị Nhân lực Đón khách tham gia hội thảo Từ 14 đến 17 Tại sảnh khách sạn X Giúp khách - Bàn đón - nữ nhân làm thủ tục tiếp viên lễ tân nhận - Bảng có ngoại phòng dẫn hình chuẩn khách sạn, - Tập gấp - nam kết hợp với cho hướng dẫn, nhân viên chương vận chuyển khách sạn trình hội hành lý đưa khách thảo lên phòng - Hoa (tặng Cung cấp khách VIP) thông tin nội dung hoạt động cho khách Ngƣời phụ trách Ngƣời tham gia (từ chủ đầu tƣ kiện) Các ý tƣởng cần truyền đạt Các cố thƣờng gặp Ghi Nguyễn Văn A Trưởng phòng hành cơng ty Việt Tú Tạo ấn tượng ban đầu trang trọng, tốt đẹp, thân thiện cho khách mời - Không đủ lực lượng đón tiếp khách cách chu đáo có nhiều khách mời - Khách phàn nàn dịch vụ khách sạn Có tham gia nhân viên khách sạn theo kế hoạch thỏa thuận trước A1.2 33 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG HÓA CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG SỰ KIỆN Một số lưu ý  Khi đặt mã hoạt động nên quy ước theo hướng thống  Tiến hành hệ thống hóa theo bước chương trình 34 LẬP KẾ HOẠCH CHUẨN BỊ TỔNG THỂ  Được lập dựa kế hoạch chuẩn bị chi tiết  Lọc (filter) theo chủ đề  Lọc theo tên người chịu trách nhiệm cho công tác chuẩn bị  Lọc và tổng hợp theo nội dung (như trang thiết bị, nhân lực, hoặc nhà cung cấp ) 35 HOẠT ĐỘNG BỔ TRỢ TRONG SỰ KIỆN  Quay phim  Chụp ảnh  Tổ chức tham quan  Tặng quà  Giao lưu  Đưa đón khách mời 36 HOẠT ĐỘNG BỔ TRỢ TRONG SỰ KIỆN  Do công ty tổ chức kiện thực  Hoặc công ty tổ chức kiện thuê 37 ĐIỀU CHỈNH DỰ TỐN NGÂN SÁCH VÀ CHUẨN BỊ KINH PHÍ  Điều chỉnh ngân sách song song với lập kế hoạch chi tiết kiện  Lập lịch toán với nhà cung cấp dịch vụ  Thỏa thuận cụ thể phương thức và thời gian toán  20->50% giá trị theo hợp đồng toán trước cho cơng ty cung cấp 38 TĨM TẮT NỘI DUNG  Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết  Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể  Lập kế hoạch cho hoạt động bổ trợ kiện  Điều chỉnh dự toán ngân sách chuẩn bị kinh phí 39 40 Cảm ơn bạn! 41 ...LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN (phần 2) TOU201 Nghiệp vụ tổ chức kiện Bài giảng: Số MỤC TIÊU Sinh viên thông hiểu nội dung lập kế hoạch... thẩm định phần) Phát triển ý tƣởng thành chuƤđềcủa kiện (hồn tất q trình tư duy) Mục đích kiện 15 QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN  Bước 3: Xây dựng chương trình - Chương trình kiện xây... XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN      Bước 4: Thỏa thuận, thống điều chỉnh chương trình Bước 5: Hồn thiện chương trình Bước 6: Thống chương trình thức dự phòng Bước 7: Lập kế hoạch chi tiết