Trung Tâm tin học QTH Bách Khoa Hớng dẫn sử dụng Excel EXCEL (Quản lý cơ sở dữ liệu) 1. Một số khái niệm toán học dùng trong bảng tính - Các kiểu dữ liệu: number, text, percentage, currency . Để thay đổi kiểu dữ liệu: Format-> cell -> number - Các phép toán: +, -, *, / - Biểu thức trên các kiểu dữ liệu: để tạo biểu thức luôn bắt đầu bằng dấu = Trong biểu thức gồm: - Khái niệm về mảng - Khái niệm về hàm - Cấu trúc một hàm trong excel - Các hàm logic, và cách viết các biểu thức logic dới dạng hàm logic trong excel 2. Tạo bảng tính - Khái niệm về Wordbooks và worksheets. - Thiết lập các quan hệ giữa các trang bảng tính. - Nguyên tắc chung cho việc thiết kế mẫu các bảng tỉnh dùng lại nhiều lần. - Một vài ví dụ áp dụng. 3. Cơ sở dữ liệu trong excel - Khái niệm về cơ sở dữ liệu và những thao tác chính trên một cơ sở dữ liệu - Cách tạo lập một cơ sở dữ liệu - Các thao tác cập nhật trên cơ sở dữ liệu của excel - Sắp xếp, lọc, tìm kiếm, tính toán theo nhóm trên một cơ sở dữ liệu 4. Macro - Bảo vệ bảo mật bảng tính. - Chia sẻ dữ liệu và đồ hoạ. - Liên kết. - Chuyển đổi các tệp của các ứng dụng khác vào bảng tính. 5. Chia sẻ dữ liệu cho ngời dùng khác hoặc các ứng dụng khác - Bảo vệ bảo mật bảng tính. - Chia sẻ dữ liệu và đồ hoạ. - Liên kết. - Chuyển đổi các tệp của các ứng dụng khác vào bảng tính. 6. Công thức toán học và lập hàm a) Khái niệm địa chỉ ô dữ liệu - Địa chỉ tơng đối: Tên_cộtTên_dòng: VD: A3 - Địa chỉ tuyệt đối: $Tên_cột$Tên_dòng VD: $A$3 Địa chỉ tuyệt đối sử dụng khi muốn lấy dữ liệu cố định 1 ô, địa chỉ ô không thay đổi khi kéo copy công thức. b) Lập công thức tính toán đơn giản: 1 Trung Tâm tin học QTH Bách Khoa Hớng dẫn sử dụng Excel - Các phép toán đơn giản: +(cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia) - Lập Công thức trong Excel luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=) VD: = A3 + B3 hoặc = A3*B3 Đánh số thứ tự: + Đánh 2 con số đầu tiên vào 2 ô liên tiếp (theo chiều ngang hoặc dọc) + Bôi đen 2 ô đó + Đặt con trỏ vào góc phải dới của ô cuối sao cho con trỏ biến thành dấu cộng đen. + Giữ và kéo chuột cho đến dòng cuối của bảng. c) Các hàm thông dụng có sẵn trong excel * ý nghĩa: Hàm là các công cụ có sẵn ở trong EXCEL phục vụ các công việc tính toán trong các lãnh vực khác nhau. * Cách sử dụng hàm Cách 1: Nhập trực tiếp tên hàng vào ô chứa kết quả theo dạng: = Tên hàm (dánh sách các đối số, nếu có) Các đối số có thể là các giá trị hoặc địa chỉ của các ô chứa giá trị. Cách 2: - Đặt trỏ vào ô chứa kết quả - Từ thực đơn insert -> function -> xuất hiện các cửa sổ hớng dẫn từng bớc: Step1: Ô bên trái bảng phân loại hàm: Most recently used (hàm thờng dùng) Database (hàm cho cơ sở dữ liệu) Math & trig (toán học, lợng giác) Statistical (thống kê) Date/ time (ngay, giờ) Text (xử lý văn bản) Ô bên phải: danh sách các hàm của từng loại đợc chọn bên trái - chọn Next Step 2: - Tên hàm xuất hiện ở góc trên bên trái, giá trị của hàm xuất hiện góc trên bên phải. - ô dới có các khung nhập các đối số, khung nào hiện rõ bắt phải nhập, khung mờ tuỳ tự chọn - Chọn Finish (kết thúc nhập hàm) 2 Trung Tâm tin học QTH Bách Khoa Hớng dẫn sử dụng Excel Các hàm số: SUM(miền) -> tính tổng (Các ô dữ liệu phải nằm liên tiếp trong một vùng) ABS(x) -> | x | SQR(x) -> X 2 SQRT(x) -> tính căn bậc 2 của x EXP(x) -> e x Ln (x) -> lnx Log (x) -> log 10 x Sin(x) -> sinx Cos (x) -> cosx tg(x) -> tgx x là các ô hoặc công thức cha địa chỉ ô dữ liệu Average (miền) -> tính trung bình cộng Max (miền) -> tìm giá trị lớn nhất Min (miền) -> tìm giá trị nhỏ nhất Product( miền) -> tích của các ô trong miền Int (x) -> phần nguyên của x Mod(m,n) -> cho phần d của phép chia m/n Div (m,n) -> phần nguyên của phép chia m/n Hàm xử lý văn bản: Upper(xâu ký tự) -> đổi chữ thờng thành chữ hoa Lower(xâu ký tự) -> đổi chữ hoa thành chữ thờng Proper(xâu ký tự) -> đổi thành tên riêng LEFT(xâu,n) -> trích ra n kí tự từ bên trái xâu Right(xâu,n) -> trích ra n kí tự từ bên phải xâu Trim(xâu) -> loại bỏ các ký tự trắng ra khỏi xâu Các hàm lôgic: Not (biểu thức lôgíc) -> phủ định AND (bt1, bt2, .) -> cho giá trị đúng (True), nếu tất cả bt đúng -> cho giá trị sai (False), nếu 1 trong số các bt sai OR (bt1, bt2, .) -> True: nếu ít nhất 1 bt đúng -> False : tất cả đều sai d) Sao chép công thức: Đặt con trỏ vào ô có công thức, đặt con trỏ chuột vào góc phải dới ô sao cho con trỏ biến thành biểu tợng dấu cộng đen, trong khi giữ chuột thì kéo. e) Tham chiếu đến dữ liệu ở ô của sheet khác: Địa chỉ ô đợc đánh nh sau: Tên_sheet!Địa_chỉ_ô 7. Quản lý cơ sở dữ liệu 3 Trung Tâm tin học QTH Bách Khoa Hớng dẫn sử dụng Excel 1. Sắp xếp dữ liệu - Bôi đen bảng (miền có dữ liệu) - Sắp xếp C1: - Chọn thực đơn DATA -> Sort, xuất hiện cửa sổ - Chọn tên cột (tên cột của bảng) làm cột sắp xếp chính tại ô Sort by - Chọn tên cột làm cột sắp xếp phụ tại ô then - Chọn xong nhấn nút OK C2: Sử dụng công cụ có biểu tợng từ A đến Z với mũi tên bên cạnh. Thứ tự sắp xếp theo cột bên trái đầu tiên. 2. Lọc dữ liệu - Bôi đen tiêu đề bảng. - Từ thực đơn Data -> Filter -> Auto Filter. - Chọn điều kiện lọc tại các mũi tên mỗi tiêu đề cột. 3. Tính toán theo nhóm: - Sắp xếp dữ liệu theo cột định nhóm - Chọn thực đơn Data -> subtotal -> xuất hiện hộp thoại + At each change in: chọn cột định nhóm + Add subtotal to: Chọn tên cột cần tính toán theo nhóm + use function: Chọn hàm cần tính: SUM, AVerage . -> ô phía trái trang tính, xuất hiện các mức: 1, 2, 3 hiện dữ liệu, các dấu - ẩn bớt các hàng chi tiết, dấu + hiện lại các hàng chi tiết. - Trở lại thực đơn Data -> subtotal -> xuất hiện hộp thoại chọn: Remove all -> close 8. Sao chép và Dán đặc biệt: a. Copy bình thờng b. Dán đặc biệt: Bấm chuột phải, chọn lệnh Paste Special, hộp thoại xuất hiện: Chọn All: sao chép tất cả Chọn Fomulas: sao chép công thức Chọn Value: sao chép giá trị Chọn Format: sao chép định dạng - Chọn nút OK 9. Mở rộng a) Cố định dòng và cột tiêu đề: + Đặt con trỏ vào ô trên trái của vùng nhập liệu tạo bởi dòng và cột tiêu để cố định. + Chọn thực đơn Window -> Freeze Panes + Bỏ cố định: Windows -> Unfeeze Panes 4 Trung Tâm tin học QTH Bách Khoa Hớng dẫn sử dụng Excel b) Lặp lại tiêu đề cột cho các trang in sau (Với một bảng dài quá một trang) + Chọn thực đơn File -> Page setup -> chọn nhãn Sheet. + Đặt con trỏ vào ô có nhãn: Rows to repeat at top. + Dùng trỏ chuột chỉ vào dòng tiêu đề cột của bảng mà bạn muốn lặp lại ở các trang sau. + OK c) Đặt mặc định phông chữ Từ thực đơn Tool -> Option -> chọn nhãn General -> Chọn phông chữ mặc định tại ô có nhãn Standard font, cỡ chữ tại ô size. -> OK d) Đặt mặc định vị trí lu tệp dữ liệu Từ thực đơn Tool -> Option -> chọn nhãn General -> Đánh đờng dẫn đến th mục mặc định vào ô có nhãn: Default file location: VD: C:\Mydocument Chúc bạn thành công ! 5 . Trung Tâm tin học QTH Bách Khoa Hớng dẫn sử dụng Excel EXCEL (Quản lý cơ sở dữ liệu) 1. Một số khái niệm toán học dùng trong bảng. niệm về hàm - Cấu trúc một hàm trong excel - Các hàm logic, và cách viết các biểu thức logic dới dạng hàm logic trong excel 2. Tạo bảng tính - Khái niệm