Chɉɇng trình hͣp tác Viʄt Nam - Thͥy Ĉiʀn vɾ tăng cɉ͝ng lͱc quɠn lý ÿɢt ÿai môi trɉ͝ng (SEMLA) HɈ͚NG DɧN Sͬ DͤNG MICROSOFT PROJECT 2003 Mͥc Lͥc PHɣN I: GI͚I THIʃU CHUNG MICROSOFT PROJECT 1 Mөc ÿích chung yêu cҫu cӫa Microsoft Project Quҧn lý dӵ án gì? Các nhân tӕ tҥo nên mӝt dӵ án Cѫ sӣ dӳ liӋu cӫa Microsoft Project 2003 Xem xét dӳ liӋu cҫn thiӃt HӋ thӕng lӏch làm viӋc cӫa Microsoft Project Mӝt sӕ tӯ khoá Microsoft Project 2003 PHɣN II: TɝO M͘T DͰ ÁN Bài 1: Thiɼt lɪp m͙t dͱ án m͛i Tҥo mӟi dӵ án Nhұp thông tin quan trӑng cho dӵ án ThiӃt lұp hӋ thӕng lӏch làm viӋc cho dӵ án Bài 2: Cách thͩc nhɪp t͕ chͩc công viʄc 10 Nhұp công viӋc thӡi gian thӵc hiӋn 10 Tҥo mӕc dӵ án (milstones) 11 Tҥo công viӋc ÿӏnh kǤ 11 Phân cҩp công viӋc 13 HiӋu chӍnh danh sách công viӋc 13 Bài 3: Th͝i gian bɬt ÿɤu th͝i gian kɼt thúc công viʄc 15 ThiӃt lұp mӕi quan hӋ giӳa công viӋc 15 Các công viӋc gӕi chӗng lên 16 ThiӃt lұp thӡi gian bҳt ÿҫu thӡi gian kӃt thúc cӫa công viӋc 17 Xác ÿӏnh hҥn cuӕi cho công viӋc 18 Chia mӝt công viӋc thành nhӳng phҫn nhӓ 19 Bài 4: Kh͟i tɞo tài nguyên, nhân lͱc cho công viʄc 21 Tҥo danh sách tài nguyên 21 Thay ÿәi thӡi gian làm viӋc cho nhân viên 22 Khӣi tҥo tài nguyên cho công viӋc 24 Sӱa ÿәi khoҧng thӡi gian thӵc hiӋn công viӋc 25 KiӇm tra hiӋu chӍnh viӋc khӣi tҥo tài nguyên 27 Bài 5: Xem xét hʄ th͑ng công viʄc 29 Xem xét toàn bӝ dӵ án 29 KiӇm tra ngày bҳt ÿҫu kӃt thúc cӫa dӵ án 29 ChuyӇn ÿәi giӳa khung nhìn 29 Xem xét cӝt khác mӝt khung nhìn 30 ThӇ hiӋn thơng tin có chӑn lӑc 30 Sҳp xӃp thơng tin mӝt khung nhìn 31 Nhóm thơng tin mӝt khung nhìn 32 Bài 6: Xem in báo cáo 33 Các báo biӇu chuҭn cӫa Microsoft Project 33 In biӇu ÿӗ cӫa dӵ án 34 ThiӃt lұp cҩu hình trang In 34 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA PHɣN I: GI͚I THIʃU CHUNG MICROSOFT PROJECT Khái niʄm chung yêu cɤu cͧa Microsoft Project Microsoft Project m͙t chɉɇng trình chuyên dùng ÿʀ quɠn lý dͱ án, chɉɇng trình có nhͯng cơng cͥ mɞnh thuɪn tiʄn Microsoft Project có thʀ làm viʄc v͛i nhiɾu chɼ ÿ͙, nhiɾu công cͥ, chͩc ÿʀ thͱc hiʄn thao tác tɞo lɪp hiʄu chʆnh dͱ án ÿ͓ng th͝i tiɼt kiʄm th͝i gian tiɾn bɞc Mͥc ÿích cͧa Microsoft Project 2003 g͓m: x T͕ chͩc lɪp kɼ hoɞch quɠn lý dͱ án x Lên lʈch công tác x Chʆ ÿʈnh tài nguyên chi phí cho cơng viʄc dͱ án x Ĉiɾu chʆnh kɼ hoɞch ÿʀ thích ͩng v͛i ÿiɾu kiʄn ràng bu͙c x Chuɦn bʈ báo biʀu cɤn thiɼt cho dͱ án x Dͱ trù tác ÿ͙ng ÿɼn tiɼn ÿ͙ cͧa dͱ án xɠy nhͯng thay ÿ͕i có ɠnh hɉ͟ng l͛n ÿɼn dͱ án x Xem xét lɞi dͱ án ÿʀ ÿ͑i phó v͛i tình hu͑ng ngɨu nhiên x Ĉánh giá tài chung cͧa dͱ án x In ɢn báo biʀu phͥc vͥ dͱ án x Làm viʄc quɠn lý theo nhóm x Rút kinh nghiʄm thͱc hiʄn dͱ án Ĉʀ chɞy Microsoft Project 2003 phɤn cͩng t͑i thiʀu cͧa máy tính là:  B͙ vi xͭ lý 486 tr͟ lên  16 Mb RAM  Window 9x  ͔ cͩng >100 Mb Và cɤn có phɤn mɾm sau:  Phɤn mɾm Microsoft Project 2003  B͙ gõ tiɼng Viʄt Quɠn lý dͱ án gì? Quɠn lý dͱ án m͙t trình lɪp kɼ hoɞch, t͕ chͩc, theo dõi quɠn lý công viʄc ngu͓n lͱc ÿʀ hoàn thành mͥc tiêu ÿɴt v͛i nhiɾu ràng bu͙c vɾ th͝i gian, chi phí tài nguyên Kɼ hoɞch cͧa dͱ án có thʀ chʆ ÿɇn giɠn, ví dͥ nhɉ m͙t tɪp hͣp nh͏ công viʄc th͝i gian bɬt ÿɤu kɼt thúc, cŸng có thʀ phͩc tɞp g͓m hàng nghìn cơng viʄc tài ngun v͛i chi phí hàng tͷ ÿơlla Hɤu hɼt dͱ án ÿɾu có nhͯng ÿiʀm chung bao g͓m viʄc phân chia dͱ án thành công viʄc nh͏ dʂ dàng quɠn lý, lɪp lʈch thͱc hiʄn cơng viʄc, trao ÿ͕i v͛i nhóm theo dõi tiɼn trình thͱc hiʄn cơng viʄc M͍i dͱ án ÿɾu bao g͓m ba pha sau:  Lɪp kɼ hoɞch dͱ án  Theo dõi thay ÿ͕i quɠn lý dͱ án  Kɼt thúc dͱ án Các pha ÿɉͣc thͱc hiʄn t͑t bao nhiêu, khɠ thành công cͧa dͱ án nhiɾu bɢy nhiêu http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Các nhân t͑ tɞo nên m͙t dͱ án là: Dͱ án chʆ có thʀ thành cơng nɼu hiʀu rõ ÿɉͣc nhân t͑ hình thành nên m͗i dͱ án, ÿó  Th͝i gian: G͓m th͝i gian ÿʀ hồn thành tͫng cơng viʄc m͗i m͙t giai ÿoɞn  Ngân sách: G͓m chi phí tài nguyên: nhân lͱc, thiɼt bʈ, nguyên vɪt liʄu ÿʀ hồn thành cơng viʄc  Mͥc ÿích: Mͥc ÿích cͧa cơng viʄc kɼ hoɞch ÿʀ hoàn thành chúng Th͝i gian, ngân sách mͥc ÿích chiɼc kiɾng ba chân ÿɉa dͱ án ÿɼn thành cơng, m͗i m͙t thành phɤn ÿɾu có ɠnh hɉ͟ng ÿɼn hai phɤn lɞi Ba thành phɤn rɢt quan tr͍ng trͱc tiɼp ɠnh hɉ͟ng ÿɼn dͱ án, m͑i quan hʄ giͯa ba thành phɤn khác ÿ͑i v͛i m͗i dͱ án quyɼt ÿʈnh t͛i nhͯng vɢn ÿɾ cách thͩc thͱc hiʄn dͱ án Cɇ s͟ dͯ liʄu cͧa Microsoft Project 2003 Là m͙t nhà quɠn lý dͱ án, sɺ có rɢt nhiɾu cơng viʄc ÿʀ làm Vɪy Microsoft Project có thʀ giúp cho cơng viʄc này? Trɉ͛c hɼt, lɉu trͯ thơng tin chi tiɼt vɾ dͱ án cɇ s͟ dͯ liʄu sͭ dͥng thông tin ÿʀ tính tốn, theo dõi tiɼn trình, chi phí cͧa dͱ án thành phɤn khác ÿ͓ng th͝i tɞo m͙t kɼ hoɞch cho dͱ án Càng nhiɾu thông tin vɾ dͱ án cung cɢp, dͱ án ÿɉͣc thͱc hiʄn xác bɢy nhiêu Gi͑ng nhɉ m͙t bɠng tính, Microsoft Project thʀ hiʄn kɼt quɠ sau tính tốn Tuy nhiên kɼ hoɞch cͧa dͱ án sɺ khơng ÿɉͣc lɪp cho ÿɼn hồn thành thông tin quan tr͍ng cͧa công viʄc Microsoft Project lɉu giͯ thông tin nhɪp vào thông tin tính tốn trɉ͝ng nhɉ tên cơng viʄc hay khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn Trong Microsoft Project, m͗i trɉ͝ng ÿɉͣc thʀ hiʄn m͙t c͙t Xem xét dͯ liʄu cɤn thiɼt Ngɉ͝i sͭ dͥng (NSD) có thʀ xem xét th͝i gian kɼt thúc cͧa công viʄc hôm nay, ngày mai NSD lɞi mu͑n xem xét chi phí cơng viʄc Cɇ s͟ dͯ liʄu dͱ án chͩa ÿͱng rɢt nhiɾu thông tin nhɉng tɞi m͙t th͝i ÿiʀm NSD có thʀ chʆ cɤn m͙t phɤn thơng tin Ĉʀ làm ÿɉͣc ÿiɾu Microsoft Project cung cɢp m͙t s͑ dɞng thʀ hiʄn sau:    Các khung nhìn: Thʀ hiʄn m͙t tɪp cͧa thông tin ÿã ÿɉͣc ÿʈnh dɞng Ví dͥ sɇ ÿ͓ Gantt thʀ hiʄn thông tin vɾ công viʄc Các bɠng: G͓m thông tin ÿɉͣc ÿʈnh nghśa ban ÿɤu Các thông tin ch͍n l͍c: cho phép ch͍n l͍c thông tin vɾ công viʄc hay tài nguyên Hʄ th͑ng lʈch làm viʄc cͧa Microsoft Project Cách thͩc Microsoft Project sͭ dͥng hʄ th͑ng th͝i gian bɬt ÿɤu kɼt thúc cơng viʄc nhɉ thɼ nào? Ĉiɾu ÿɉͣc tính toán theo nhân t͑ nhɉ mͩc ÿ͙ ÿ͙c lɪp cͧa công viʄc, ràng bu͙c liên quan, khoɠng th͝i gian ÿͩt ÿoɞn cŸng nhɉ ngày nghʆ, ngày lʂ M͙t s͑ tͫ khoá Microsoft Project 2003 Task: Công viʄc, nhiʄm vͥ Duration: Th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc Start: Ngày bɬt ÿɤu Finish: Ngày kɼt thúc Predecessors: Công viʄc làm trɉ͛c Successors: Công viʄc kɼ tiɼp Task list: Danh sách công viʄc Resource: Tài nguyên hay nhân lͱc, máy móc thͱc hiʄn cơng viʄc cͧa dͱ án http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Work: S͑ gi͝ công ÿɉͣc gán ÿʀ thͱc hiʄn công viʄc Unit: Khɠ lao d͙ng cͧa tài nguyên Milestone: Loɞi công viʄc ÿɴc biʄt (ÿiʀm m͑c) có Duration=0, dùng ÿʀ kɼt thúc giai ÿoɞn dͱ án Recurring Task: Công viʄc ÿʈnh kƒ, lɴp ÿi lɴp lɞi nhiɾu lɤn theo chu kƒ th͝i gian thͱc hiʄn dͱ án Ví dͥ bu͕i h͍p giao ban ÿɤu tuɤn Shedule: Lʈch trình cͧa dͱ án Baseline: Theo kɼ hoɞch Summary Task (Cơng viʄc tóm lɉͣc): Cơng viʄc mà chͩc nhɢt cͧa chͩa ÿͱng tóm lɉͣc th͝i khoɠng, cơng viʄc chi phí cͧa cơng viʄc khác http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA PHɣN II: TɝO M͘T DͰ ÁN Th͝i gian NSD xác ÿinh ÿɉͣc rõ mͥc ÿích cͧa dͱ án vɞch ÿɉͣc giai ÿoɞn cͧa dͱ án cŸng lúc NSD cɤn tɞo m͙t kɼ hoɞch cho dͱ án Trɉ͛c hɼt, nhɪp t͕ chͩc công viʄc khoɠng th͝i gian ÿʀ thͱc hiʄn chúng Sau ÿó kh͟i tɞo nhân lͱc, thiɼt bʈ, nguyên vɪt liʄu chi phí cho công viʄc V͛i nhͯng thông tin này, Microsoft Project sɺ tɞo m͙t kɼ hoɞch làm viʄc, chʆ cɤn kiʀm tra lɞi kɼ hoɞch ÿiɾu chʆnh cɤn thiɼt Phɤn sɺ hɉ͛ng dɨn tɞo lɪp kɼ hoɞch dͱ án Phɤn sɺ bao g͓m sau ÿây: Bài 1: Thiɼt lɪp m͙t dͱ án m͛i Bài 2: Cách thͩc nhɪp t͕ chͩc công viʄc Bài 3: Th͝i gian bɬt ÿɤu th͝i gian kɼt thúc công viʄc Bài 4: Kh͟i tɞo tài nguyên, nhân lͱc cho công viʄc Bài 5: Xem xét hʄ th͑ng công viʄc Bài 6: Xem in báo cáo http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 1: Thiɼt lɪp m͙t dͱ án m͛i Bɉ͛c ÿɤu tiên ÿʀ tɞo kɼ hoɞch làm viʄc tɞo m͙t file dͯ liʄu m͛i, thiɼt lɪp th͝i gian bɬt ÿɤu, th͝i gian kɼt thúc nhɪp thông tin chung vɾ dͱ án Sau h͍c xong này, NSD sɺ có m͙t file dͯ liʄu Microsoft Project chͩa ÿͱng tên dͱ án, ngày dͱ kiɼn bɬt ÿɤu, ngày dͱ kiɼn kɼt thúc, kɼ hoɞch dͱ án cŸng nhɉ thông tin khác vɾ dͱ án Bài g͓m có ÿiʀm sau:  Tɞo m͛i m͙t dͱ án  Nhɪp thông tin quan tr͍ng vɾ dͱ án  Thiɼt lɪp hʄ th͑ng th͝i gian dͱ án Tɞo m͛i dͱ án Khi bɬt ÿɤu v͛i dͱ án m͛i v͛i Microsoft Project, chʆ có thʀ nhɪp th͝i gian bɬt ÿɤu hay th͝i gian kɼt thúc cͧa dͱ án Microsoft cŸng khuyên rɮng chʆ nhɪp th͝i gian bɬt ÿɤu cͧa dͱ án ÿʀ tͱ chɉɇng trình tính th͝i ÿiʀm kɼt thúc sau ÿã nhɪp thông tin vɾ th͝i gian cͧa tͫng cơng viʄc B1 Kích nút New Nút New công cͥ hay menu File, ch͍n New có thʀ khơng hiʀn thʈ hình b͟i khơng ÿͧ ch͗ cho tɢt cɠ nút Kích nút More Buttons , sau ÿó kích nút New B2 Trong h͙p thoɞi Project Information, nhɪp th͝i gian bɬt ÿɤu hay kɼt thúc tɞi mͥc Start date hay Finish date cho dͱ án, sau ÿó kích nút OK B3 Kích nút Save http://www.semla.org.vn hay menu File, ch͍n mͥc Save ÿʀ lɉu giͯ thông tin dͱ án Share by Share-connect.blogspot.com Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 B4 Chɉɇng trình SEMLA Trong mͥc File name , nhɪp tên dͱ án, sau ÿó nhɢn nút Save Chú ý Có thʀ thay ÿ͕i thơng tin vɾ dͱ án bɢt cͩ th͝i ÿiʀm bɮng cách ch͍n mͥc Project Information menu Project http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Nhɪp thơng tin quan tr͍ng cho dͱ án M͗i m͙t dͱ án ÿɾu có m͙t s͑ thành phɤn ÿɴc trɉng nhɉ cơng viʄc có liên quan, m͙t s͑ vɉ͛ng mɬc sɺ gɴp phɠi thͱc hiʄn, ngɉ͝i thͱc hiʄn chúng mͥc ÿích cͧa dͱ án Ĉʀ có thʀ nh͛ theo dõi ÿɉͣc thông tin cɤn thiɼt thͱc hiʄn theo bɉ͛c sau B1 Trên menu File, kích Properties, sau ÿó kích tab Summary B2 Trong Tab Summary, nhɪp nhͯng thông tin liên quan ÿɼn dͱ án, nhɉ ngɉ͝i lɪp quɠn lý file dͱ án, mͥc ÿích cͧa dͱ án, hay bɢt cͩ ÿiɾu có thʀ gây khó khăn q trình thͱc hiʄn dͱ án http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B3 Kích nút OK Thiɼt lɪp hʄ th͑ng lʈch làm viʄc cho dͱ án Có thʀ thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cͧa dͱ án ÿʀ phɠn ánh s͑ ngày cŸng nhɉ s͑ gi͝ làm viʄc cͧa m͗i ngɉ͝i dͱ án Microsoft Project thiɼt lɪp mɴc ÿʈnh th͝i gian làm viʄc cho dͱ án tͫ thͩ ÿɼn thͩ 6, bɬt ÿɤu tͫ gi͝ sáng ÿɼn gi͝ chiɾu Có thʀ xác ÿʈnh th͝i gian nghʆ nhɉ cu͑i tuɤn bu͕i t͑i cŸng nhɉ ngày lʂ hay th͝i gian ÿi nghʆ B1 Trên menu View, kích Gantt Chart http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 4: Kh͟i tɞo tài nguyên, nhân lͱc cho công viʄc Kh͟i tɞo tài nguyên cho công viʄc dͱ án ÿʀ:  Theo dõi mͩc ÿ͙ sͭ dͥng tài nguyên dͱ án  Theo dõi ÿɉͣc chi phí cho tài nguyên Bài bao g͓m ÿiʀm sau: Tɞo danh sách tài nguyên Thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cho nhân viên hay máy móc Kh͟i tɞo tài nguyên cho công viʄc Sͭa ÿ͕i khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc Kiʀm tra hiʄu chʆnh viʄc kh͟i tɞo tài nguyên Tɞo danh sách tài nguyên Có thʀ sͭ dͥng khung nhìn Resource Sheet Microsoft Project ÿʀ tɞo m͙t danh sách tài nguyên sͭ dͥng dͱ án nhɉ nhân công, thiɼt bʈ, nguyên vɪt liʄu Các tài nguyên bao g͓m tài nguyên công viʄc tài nguyên vɪt liʄu B1 Trên menu View, ch͍n khung nhìn Resource Sheet B2 Trên menu View, chʆ t͛i Table, sau ÿó kích Entry http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 21 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B3 Trong c͙t Resource Name, ÿánh tên tài nguyên B4 Ĉʀ chʆ ÿʈnh nhóm tài nguyên, c͙t Group, ÿánh tên nhóm B5 Trong c͙t Type, xác ÿʈnh kiʀu tài nguyên B6 V͛i m͑i m͙t kiʀu tài nguyên công viʄc (ngɉ͝i máy móc, thiɼt bʈ), nhɪp ÿɇn vʈ tɞi c͙t Max V͛i kiʀu tài nguyên ÿɇn vʈ sͭ dͥng ÿɉͣc tính theo tͷ lʄ phɤn trăm cͧa giá trʈ max Ví dͥ, nhɪp 100% có nghśa th͝i gian sͭ dͥng toàn b͙ th͝i gian làm viʄc ÿ͑i v͛i m͗i tài nguyên ÿó Chú ý: x x Nhóm tài nguyên ÿɉͣc dùng ÿʀ sɬp xɼp, l͍c hay nhóm cơng viʄc, ví dͥ nhɉ có thʀ xem danh sách cán b͙ cͧa m͙t nhóm chuyên ÿɾ ÿó Khơng thʀ kh͟i tɞo nhóm tài ngun cho cơng viʄc ÿó Thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cho nhân viên Có thʀ ÿʈnh nghśa th͝i gian làm viʄc cho m͙t nhân viên ÿó ÿʀ thích ͩng v͛i dͱ án Lɢy m͙t ví dͥ rɢt ÿɇn giɠn nhɉ sau, m͙t nhân viên A có th͝i gian nghʆ tɞi tháng nhɉng nhân viên B lɞi tháng vɪy cɤn phɠi có nhͯng th͝i gian biʀu khác ÿ͑i v͛i tͫng nhân viên http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 22 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B1 Trên menu View, ch͍n Resource Sheet, sau ÿó ch͍n tài nguyên mu͑n thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc B2 Trong menu Project, ch͍n Resource Information, ch͍n tab Working Time B3 Trong Tab Resource Information, tɞi hʄ th͑ng lʈch làm viʄc, ch͍n ngày mu͑n thay ÿ͕i http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 23 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B4 Ch͍n kiʀu Use default, Nonworking time, hay Nondefault Khi ch͍n Use default, th͝i gian làm viʄc cͧa ngày ch͍n sɺ lɢy theo th͝i gian mɴc ÿʈnh cͧa hʄ th͑ng Microsoft Project B5 Nɼu ch͍n Nondefault tɞi bɉ͛c 4, nhɪp th͝i gian bɬt ÿɤu vào mͥc From th͝i gian kɼt thúc vào mͥc To B6 Ch͍n OK Chú ý: Nɼu nhóm tài nguyên có th͝i gian làm viʄc nghʆ gi͑ng nhau, có thʀ tɞo m͙t lʈch làm viʄc m͛i cho chúng Trên menu Tools, ch͍n Change Working Time Kích New nhɪp tên cho hʄ th͑ng lʈch làm viʄc m͛i Kh͟i tɞo tài nguyên cho cơng viʄc Có thʀ kh͟i tɞo bɢt cͩ m͙t tài ngun cho bɢt kƒ cơng viʄc nào, có thʀ kh͟i tɞo nhiɾu hɇn tài nguyên cho m͙t công viʄc xác ÿʈnh tài nguyên ÿó ÿɉͣc sͭ dͥng toàn th͝i gian hay bán th͝i gian Nɼu s͑ kh͟i tɞo th͝i gian sͭ dͥng tài nguyên vɉͣt th͝i gian cho phép (ÿã ÿɉͣc thiɼt lɪp hʄ th͑ng lʈch sͭ dͥng tài nguyên), Microsoft Project thʀ hiʄn mͩc ÿ͙ sͭ dͥng tɠi tài nguyên ÿó bɮng màu ÿ͏ khung nhìn Resouce View B1 Trong menu View, ch͍n Gantt Chart B2 Trong c͙t Task Name, ch͍n công viʄc mu͑n kh͟i tɞo tài ngun, sau ÿó kích Assign Resources Resources http://www.semla.org.vn hay menu Tools, mͥc Resources, ch͍n Assign Share by Share-connect.blogspot.com 24 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B3 Trong c͙t Name, ch͍n tài nguyên mu͑n kh͟i tɞo cho công viʄc B4 Nɼu chʆ sͭ dͥng tài nguyên bán th͝i gian, nhɪp s͑ phɤn trăm sͭ dͥng x Ĉʀ kh͟i tɞo m͙t s͑ tài ngun, giͯ phím CTRL sau ÿó kích vào tên cͧa tài nguyên B5 Kích Assign B6 Kích Close Chú ý: Có thʀ thay thɼ tài ngun bɮng tài ngun khác Ch͍n cơng viʄc có ngu͓n tài nguyên mu͑n thay thɼ Trong h͙p thoɞi Assign Resources, ch͍n tên tài nguyên kích Replace Sͭa ÿ͕i khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc Khi kh͟i tɞo nhiɾu tài nguyên cho m͙t công viʄc, Microsoft Project tͱ ÿ͙ng giɠm khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc Ví dͥ m͙t cơng viʄc nhân viên thͱc hiʄn m͙t ngày sɺ chʆ mɢt nͭa ngày ÿʀ thͱc hiʄn nɼu hai nhân viên thͱc hiʄn Nɼu mu͑n giͯ khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn cho công viʄc ÿó nhɉ cŸ vɨn có thêm tài ngun sͭ dͥng cho cơng viʄc ÿó, thͱc hiʄn nhɉ sau B1 Trên menu View, kích khung nhìn Gantt http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 25 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B2 Trong c͙t Task Name, ch͍n tên cơng viʄc B3 Kích nút Task Information mͥc Task Information công cͥ hay menu Project ch͍n Và sau ÿó chuyʀn sang Tab Advanced Trong h͙p thoɞi Task Information xoá b͏ dɢu kiʀm mͥc Effort driven, sau ÿó kích OK http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 26 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bây gi͝ kh͟i tɞo thêm tài nguyên cho công viʄc, khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn sɺ không thay ÿ͕i Chú ý: Có thʀ làm cho tɢt cɠ công viʄc m͛i sɺ tɞo thêm tài ngun th͝i gian thͱc hiʄn sɺ khơng giɠm bɮng cách menu Tools, ch͍n mͥc Options, kích tab Schedule sau ÿó b͏ dɢu kiʀm tɞi mͥc New tasks are effort driven Kiʀm tra hiʄu chʆnh viʄc kh͟i tɞo tài nguyên Khung nhìn Resource Usage thʀ hiʄn tɢt cɠ tài nguyên sͭ dͥng dͱ án V͛i khung nhìn này, có thʀ thɢy rɮng ngu͓n tài ngun ÿɉͣc sͭ dͥng nhɉ thɼ nào, nhͯng ngu͓n tài nguyên có thʀ sͭ dͥng ÿɉͣc tiɼp, ngu͓n tài nguyên ÿang bʈ tɠi B1 Trong menu View, ch͍n Resource Usage Ĉʀ có nhiɾu thơng tin hɇn vɾ viʄc sͭ dͥng tài nguyên, menu View, mͥc Table, kích vào bɠng mu͑n hiʀn thʈ khung nhìn Resource Usage http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 27 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B2 Trong c͙t Resource Name, xem lɞi công viʄc sͭ dͥng ngu͓n tài nguyên B3 Ĉʀ chuyʀn ÿ͕i ngu͓n tài nguyên cho m͙t cơng viʄc, ch͍n hàng chͩa cơng viʄc ÿó sau ÿó kéo lên phɤn tài nguyên cɤn chuyʀn ÿ͕i Chú ý x x Viʄc thêm bɠng thông tin hiʀn thʈ không làm thay ÿ͕i thông tin vɾ dͯ liʄu mà chʆ thay ÿ͕i cách thʀ hiʄn Nɼu m͙t tài nguyên màu ÿ͏ ÿɪm, tài nguyên ÿó ÿang bʈ sͭ dͥng tɠi http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 28 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 5: Xem xét hʄ th͑ng công viʄc Sau nhɪp hɼt nhͯng thông tin vɾ dͱ án, xem xét lɞi xem chúng có phù hͣp v͛i dͱ tính hay khơng Nɼu khơng kiʀm tra lɞi q trình thͱc hiʄn cơng viʄc Bài bao g͓m ÿiʀm sau:  Xem xét tồn b͙ dͱ án  Kiʀm tra ngày bɬt ÿɤu kɼt thúc cͧa dͱ án  Chuyʀn ÿ͕i giͯa khung nhìn  Xem xét c͙t khác m͙t khung nhìn  Thʀ hiʄn thơng tin có ch͍n l͍c  Sɬp xɼp thơng tin m͙t khung nhìn  Nhóm thơng tin m͙t khung nhìn Xem xét tồn b͙ dͱ án Có thʀ quan sát th͝i gian bɬt ÿɤu, kɼt thúc dͱ án th͝i gian nhͯng pha xɠy khung nhìn Gantt B1 Trên menu View, ch͍n Gantt Chart B2 On the View menu, click Zoom, click Entire project, and then click OK Kiʀm tra ngày bɬt ÿɤu kɼt thúc cͧa dͱ án Có thʀ xem lɞi thơng tin vɾ ngày kɼt thúc dͱ án xem có ÿúng mong ÿͣi hay khơng Trong menu Project, ch͍n Project Information kích Statistics, ngày bɬt ÿɤu kɼt thúc dͱ án sɺ ÿɉͣc hiʀn thʈ Chuyʀn ÿ͕i giͯa khung nhìn Có thʀ thɢy ÿɉͣc dͱ án qua khung nhìn khác nhɉ: Calendar, Network Diagram, Task Usage, Resource Usage, Resource Graph Trên menu View, ch͍n khung nhìn mu͑n quan sát Nɼu khung nhìn mu͑n quan sát hiʄn th͝i khơng có menu View, kích vào mͥc More Views ÿʀ có nhiɾu lͱa ch͍n Ch͍n kiʀu khung nhìn bɠng liʄt kê Views, sau ÿó ch͍n Apply http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 29 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Chú ý: Thay ÿ͕i khung nhìn khơng làm ɠnh hɉ͟ng ÿɼn dͯ liʄu thơng tin dͱ án, chʆ thay ÿ͕i cách nhìn vɾ dͱ án Dɉ͛i ÿây khung nhìn thơng dͥng nhɢt: Tên khung nhìn N͙i dung Calendar Lʈch hàng tháng chʆ công viʄc khă hồn thành Gantt Chart Diʂn tɠ cơng viʄc thơng tin có liên quan, m͙t biʀu ÿ͓ (biʀu ÿ͓ ngang) thʀ hiʄn công viʄc th͝i gian hoàn thành chúng Network Diagram Thʀ hiʄn dɉ͛i dɞng lɉ͛i công tác (sɇ ÿ͓ mɞng) sͱ phͥ thu͙c giͯa chúng Dùng khung nhìn ÿʀ có m͙t nhìn bao qt vɾ cơng viʄc Task Usage Thʀ hiʄn danh sách công viʄc ÿã ÿɉͣc gán tài nguyên Dùng khung nhìn ÿʀ thɢy ngu͓n tài nguyên ÿã ÿɉͣc gán cho m͙t công viʄc cͥ thʀ Tracking Gantt Thʀ hiʄn danh sách cͧa cơng viʄc thơng tin có liên quan Dùng khung nhìn ÿʀ theo dõi tiɼn trình cͧa dͱ án Resource Graph Thʀ hiʄn biʀu ÿ͓ phân ph͑i tài ngun Dùng khung nhìn ÿʀ thʀ hiʄn thơng tin vɾ m͙t tài nguyên dɉ͛i tiêu chí khác Resource Sheet Danh sách tài nguyên thông tin liên quan Dùng khung nhìn ÿʀ nhɪp hiʄu chʆnh thông tin vɾ tài nguyên Resource Usage Thʀ hiʄn danh sách gán tài ngun cho cơng viʄc ÿɉͣc nhóm dɉ͛i m͗i ngu͓n tài nguyên Dùng khung nhìn ÿʀ thʀ hiʄn chi phí hoɴc phân ph͑i gi͝ cơng ngồi gi͝ More View Cho phép lͱa ch͍n khung nhìn khác cͧa chɉɇng trình Xem xét c͙t khác m͙t khung nhìn Trong lɪp theo dõi dͱ án, rɢt hͯu ích nɼu có thʀ xem xét thêm nhiɾu t͕ hͣp thông tin m͙t khung nhìn Microsoft Project cung cɢp m͙t tɪp hͣp t͕ hͣp thông tin ÿ͑i v͛i m͗i khung nhìn: B1 Trong menu View, ch͍n khung nhìn mu͑n quan sát B2 Trên menu View, mͥc Table, ch͍n bɠng mu͑n xuɢt hiʄn khung nhìn Ĉʀ thêm nhͯng bɠng khơng nɮm mͥc Table, ch͍n More Tables, ch͍n bɠng mu͑n thêm, sau ÿó ch͍n Apply Thʀ hiʄn thơng tin có ch͍n l͍c Ĉơi khi, chʆ cɤn theo dõi chʆ m͙t s͑ cơng viʄc xác ÿʈnh ÿó, Microsoft cho phép l͍c thơng tin tồn dͱ án ÿʀ có ÿɉͣc nhͯng thơng tin cɤn thiɼt http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 30 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B1 Trên menu Project, mͥc Filtered for, sau ÿó ch͍n kiʀu l͍c Ĉʀ nhɪp kiʀu l͍c hiʄn th͝i không nɮm mͥc Filtered for, ch͍n mͥc More Filters B2 Ch͍n Apply ÿʀ xác ÿʈnh kiʀu l͍c B3 Ĉʀ thʀ hiʄn tɢt cɠ công viʄc tr͟ lɞi, menu Project sau ÿó ch͍n All Tasks hay All Resources Chú ý: Không thʀ l͍c công viʄc khung nhìn Resource hay l͍c tài nguyên khung nhìn Task Sɬp xɼp thơng tin m͙t khung nhìn Có thʀ sɬp xɼp cơng viʄc hay tài ngun theo m͙t ÿiɾu kiʄn ÿó nhɉ tên cơng viʄc, ngày kɼt thúc, tên tài nguyên Viʄc sɬp sɺ rɢt hͯu ích mu͑n theo dõi cơng viʄc theo thͩ tͱ Ví dͥ có thʀ xem xét công viʄc nên bɬt ÿɤu hay kɼt thúc s͛m hɇn Viʄc sɬp xɼp vɨn ÿɉͣc trì chuyʀn ÿ͕i giͯa khung nhìn cŸng nhɉ ÿóng hay lɉu dͱ án B1 Trên menu View, ch͍n Gantt Chart B2 Trên menu Project, mͥc Sort, ch͍n kiʀu sɬp xɼp theo ý mu͑n B3 Ĉʀ tiʄn lͣi trình sɬp xɼp, Microsoft Project cung cɢp m͙t chͩc tuƒ biɼn sɬp xɼp Trong menu Project, mͥc Sort, ch͍n Sort by B4 Trong h͙p thoɞi Sort by, ch͍n nhͯng c͙t mu͑n sɬp xɼp, ch͍n Ascending hay Descending ÿʀ xác ÿʈnh kiʀu sɬp xɼp tăng dɤn hay giɠm dɤn http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 31 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Nhóm thơng tin m͙t khung nhìn Trong m͙t s͑ khung nhìn, có thʀ nhóm cơng viʄc hay tài ngun theo m͙t ÿiɾu kiên ÿó Ví dͥ, có thʀ xem xét tɢt cɠ nhͯng cơng viʄc có m͙t khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn B1 Ĉʀ nhóm thơng tin vɾ công viʄc, menu View, ch͍n mͥc More Views, sau ÿó ch͍n Task Sheet Ĉʀ nhóm thơng tin vɾ tài nguyên, menu View, ch͍n Resource Sheet B2 Trong menu Project, mͥc Group by, ch͍n nhóm Ĉʀ ch͍n m͙t nhóm khơng nɮm mͥc Group by, kích More Groups B3 Ĉʀ tr͟ lɞi trɞng thái ban ÿɤu, menu Project, mͥc Group by ch͍n No Group http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 32 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 6: Xem in báo cáo Viʄc in ɢn báo cáo có thʀ theo dɞng sau: o Các báo cáo chuɦn cͧa Microsoft Project 2003 o Tiɼn ÿ͙ chung cͧa dͱ án o Báo cáo lʈch trình cơng viʄc o Báo cáo vɾ viʄc sͭ dͥng tài nguyên công viʄc o Báo cáo vɾ lʈch làm viʄc theo tuɤn, quý, tháng Bài g͓m ÿiʀm sau o Các báo cáo chuɦn cͧa Microsoft Project o Thiɼt lɪp cɢu hình trang in o In biʀu ÿ͓ cͧa dͱ án Các báo biʀu chuɦn cͧa Microsoft Project Trong menu View ch͍n mͥc Reports H͙p thoɞi Reports hiʄn lên: http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 33 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Ý nghśa cͧa bɠng lͱa ch͍n: Mͥc Ý nghśa Overview Các biʀu t͕ng quan vɾ dͱ án Current Activities Báo cáo vɾ cơng viʄc Cost Các báo biʀu vɾ tài cͧa dͱ án Assignment Báo biʀu vɾ phân b͕ tài nguyên Workload Báo biʀu vɾ viʄc thͱc hiʄn công viʄc sͭ dͥng tài nguyên Custom Báo biʀu ÿɉͣc thiɼt lɪp b͟i ngɉ͝i sͭ dͥng In biʀu ÿ͓ cͧa dͱ án Biʀu ÿ͓ tiɼn ÿ͙ cͧa dͱ án thɉ͝ng ÿɉͣc in dɉ͛i dɞng chính: Biʀu ÿ͓ Gantt Sɇ ÿ͓ mɞng Network Diagram Trong menu File ch͍n Print Preview Khung nhìn Print Preview hiʀn thʈ: Thiɼt lɪp cɢu hình trang In Trong menu File, ch͍n Page Setup http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 34 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA H͙p thoɞi Page Setup xuɢt hiʄn Trong h͙p thoɞi Page Setup cho phép thiɼt lɪp tham s͑ Page: Ĉɴt cách nhìn kh͕ giɢy cho trang in Margins: Căn lɾ trang in Header: Các tiêu ÿɾ bên trang in cͧa dͱ án Footer: Các tiêu ÿɾ bên dɉ͛i trang in cͧa dͱ án Legend: Các hình minh h͍a cho trang in View: Thiɼt lɪp cɢu hình cho trang in http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 35