Xem danh mục tài liệu thông qua Bookmark ứng dụng đọc file Pdf Cách mở Bookmark Foxit Reader Chọn Bookmark để xem danh sách nội dung tài liệu Trang 1 Table - Bảng Bảng dùng để thể số liệu, liệu dạng dòng/cột Ngồi ra, Bảng sử dụng để trình bày nhanh đẹp số kiểu văn như: Văn Hành chính, Sơ yếu lý lịch – CV, Lịch trình, … Bảng bao gồm thành phần:  Dòng – Hàng (Row- record: ghi),  Cột (Column – field: trường)  Ô (cell – data: Dữ liệu) Ô (Cells) 3x4=12 ô Hàng (Rows) hàng Cột (Columns) cột Ví dụ: Dòng tiêu đề bảng (Header Row) Ơ (Cell): giao dòng cột Một số thao tác làm việc với Bảng: Insert Table/ Convert Text to Table: Tạo Bảng Insert Row, Insert Column: Thêm hàng, thêm cột Delete Row, Delete Column: Xóa hàng, xóa cột Merge Cells, Split Cells, Split Table: Trộn ô, Chia ô, Chia bảng Border & Shading: Viền đường kẻ bảng tô màu bảng Alignment: Căn lề liệu Repeat Header Row: Lặp lại dòng tiêu đề Table Style: Áp dụng định dạng có sẵn cho bảng Sort: Sắp xếp Bảng Trang Insert Table/ Convert Text to Table - Tạo Bảng Có kiểu tạo Bảng:  Cách 1: Tạo Bảng trống  nhập liệu (Insert Table);  Cách 2: Tạo Bảng từ liệu Text cho trước (Convert Text to Table) Insert Table – Tạo Bảng trống Cách 1: Dùng Bảng cần tạo có số dòng, số cột ít, chọn trực quan Chọn vị trí Kết quả: tạo bảng gồm cột dòng Chọn vị trí cần chèn bảng Chọn Tab Insert → Group Tables → Table Di chuột chọn số dòng, số cột Bảng cần tạo Di chuột chọn số dòng, số cột Bảng cần tạo Cách 2: Chọn vị trí cần chèn bảng Chọn Tab Insert → Group Tables → Table  Chọn Insert Table Xuất hộp thoại Insert Table  Điền số dòng (Columns), số cột (Rows) muốn tạo Hộp thoại Insert Table Số cột Chọn vị trí Số dòng Kết quả: tạo bảng gồm cột dòng Convert Text to Table - Tạo Bảng từ liệu cho trước Chọn liệu cần chuyển thành Bảng Chọn Tab Insert →Table  Chọn Convert Text to Table Xuất hộp thoại Convert Text to Table  lựa chọn giá trị hộp thoại này: Trang  Separate text at: ký tự phân cách cột (thông thường phím TAB), máy tính tự nhận dạng từ liệu  Phần Table size máy tính tự động nhận Number of Columns - số cột, Number of Rows - số dòng ký tự phân cách Chú ý:  Khi sử dụng Convert Text to Table liệu phải có ký tự đặc biệt phân cách cột như: Paragraph (dấu enter), Commas (dấu phẩy), Tabs (ký tự tab)…Nếu khơng có ký tự cần ký tự phân tách liệu để chuyển đổi sang bảng Hộp thoại Convert Text to Table Chọn kiểu ký tự phân cách cột Chọn liệu Kết Khi tạo bảng KHÔNG THÀNH CÔNG cần kiểm tra:  Dữ liệu lựa chọn chưa (KHÔNG chọn thừa thiếu), xem ví dụ chọn liệu SAI Chọn thừa dòng Chọn thiếu liệu Trang  Kiểm tra ký tự phân cách cột (có thể bật chế độ hiển thị ký tự ¶ đặc biệt) Dấu kết thúc dòng Dấu Tab phân cách cột Dấu Tab thừa Dấu Tab thừa  Thừa cột Table Tools - Hiển thị Thanh công cụ chỉnh sửa Bảng Table Tools có Tab phụ: Design Layout  Tab Design: chứa nhóm lệnh kiểu định dạng Bảng có sẵn (Table Styles), tùy chỉnh định dạng bảng có sẵn (Table Style Options), Viền đường kẻ bảng (Borders), Tô màu (Shading) Kẻ bảng (Draw Table)  Tab Layout: chứa nhóm lệnh liên quan tới Dòng & Cột, kích cỡ – chiều cao dòng, độ rộng cột, lề, lặp lại dòng tiêu đề bảng, … Các tùy chỉnh Table Style Tables Style Options Các Kiểu định dạng Bảng có sẵn Tables Styles Trang Kẻ bảng Draw Borders Chú ý:  Thanh công cụ Table Tools xuất chọn bảng ô bảng  Khi làm việc với bảng, bấm phải chuột vào Dòng/ Cột/ Ô để hiển thị số chức làm việc nhanh với Bảng Các chức tương đương với chức Table Tools Select Cells/ Select Table/ Select Column/ Select Row – Lựa chọn Ô/ Bảng/ Cột/ Dòng Select Cell - Chọn Cách 1: Dùng thao tác chuột Giữ chuột trái di đến ký tự cuối ô Đặt trỏ vào ký tự muốn chọn Nếu muốn chọn nhiều ô:  Chọn nhiều ô liền nhau: Sau chọn ô  Giữ chuột trái di sang ô bên cạnh  Chọn ô rời rạc (không liền kề): Sau chọn ô  Giữ Ctrl tiếp tục chọn ô khác Cách 2: sử dụng chức Select Cell Kết Đặt trỏ vị trí ô cần chọn Select Table - Chọn Bảng Cách 1: Dùng thao tác chuột Kết Di chuột qua Bảng Bấm vào góc trên, bên trái Bảng Cách 2: Sử dụng chức Select Table Trang Kết Đặt trỏ ô bảng Select Column - Chọn cột Cách 1: Dùng thao tác chuột Di chuột qua đường kẻ cột muốn chọn Kích chọn cột Nếu muốn chọn nhiều cột:  Chọn cột liền nhau: Sau chọn cột  Giữ chuột trái di sang cột bên cạnh  Chọn cột rời rạc (không liền kề): Sau chọn cột  Giữ Ctrl tiếp tục kích chọn cột khác Cách 2: sử dụng chức Select Column Kết Đặt trỏ có cột cần chọn Nếu muốn chọn nhiều cột: cần chọn có chứa cột cần chọn trước sử dụng chức Select Column Trang Select Row - Chọn dòng Cách 1: Dùng thao tác chuột Di chuột qua đầu dòng muốn chọn Kích chọn cột trỏ có hình mũi tên Nếu muốn chọn nhiều dòng:  Chọn dòng liền nhau: Sau chọn dòng  Giữ chuột trái di sang dòng bên cạnh  Chọn dòng rời rạc (khơng liền kề): Sau chọn dòng  Giữ Ctrl tiếp tục kích chọn dòng khác Cách 2: sử dụng chức Select Row Đặt trỏ có dòng cần chọn Kết Nếu muốn chọn nhiều dòng: cần chọn có chứa dòng cần chọn trước sử dụng chức Select Row Rows & Columns – Làm việc với dòng/cột bảng Nhóm giúp người dùng thao tác với dòng/cột bảng như: thêm/xóa dòng/cột Insert Rows - Thêm dòng Có tình chèn thêm dòng vào bảng:  Thêm dòng trống cuối bảng: Đặt trỏ vào góc cùng, bên phải bảng Bấm phím TAB  Thêm dòng trống vị trí bất kỳ: Trang Đặt trỏ chứa dòng muốn thêm dòng Chọn Table Tools → Layout → Chọn:  Insert Above: muốn thêm dòng trống phía trỏ  Insert Below: muốn thêm dòng trống phía trỏ Chọn Insert Above – Thêm dòng phía Hoặc Insert Below – Thêm dòng phía Kết Insert Above Đặt trỏ muốn thêm dòng Kết Insert Below Insert Columns - Thêm cột Thêm Cột trống vào bảng Đặt trỏ cột muốn thêm cột Chọn Table Tools → Layout → Chọn:  Insert Left: muốn thêm cột trống phía trái trỏ  Insert Right: muốn thêm cột trống phía phải trỏ Đặt trỏ ô muốn thêm Chọn Insert Left – Thêm cột bên trái Hoặc Insert Right – Thêm cột bên Kết Insert Left Kết Insert Right Trang Delete - Xóa bảng/ dòng/ cột/ Xóa Ơ Xóa Cột Xóa Dòng Xóa Bảng Delete Table - Xóa Bảng Đặt trỏ ô Bảng Table Tools  Layout  Delete  Delete Table Delete Rows - Xóa Dòng Chọn dòng muốn xóa Table Tools  Layout  Delete  Delete Rows Delete Columns - Xóa Cột Chọn cột muốn xóa Table Tools  Layout  Delete  Delete Columns Chú ý: KHƠNG nên dùng Xóa Ơ – Delete Cells Merge Cells/ Split Cells/ Split Table - Trộn ô/Chia ô/ Tách bảng Merge Cells – Trộn ô Trộn ô - Merge Cells: cho phép gộp nhiều ô thành ô Chọn ô muốn trộn Table Tools  Layout  Merge Cells Chọn ô cần trộn Trang 10 Kết Mail Merge qua chức Group Ngoài kỹ thuật trộn với trợ giúp Mail Merge Wizard, ta tiến hành trộn cách chọn nút lệnh bố trí Group:  Start Mail Merge: chuẩn bị trước trộn thư  Write & Insert Fields: trộn thư  Preview Results: xem kết trộn thư  Finish: Hoàn thành việc trộn thư Start Mail Merge Preview Results Write & Insert Fields Finish Chú ý: Các chức thuộc Group phía sau dùng thao tác Group trước thực Trộn thư thông qua chức group thực theo thứ tự sau: Chú ý: Cách trộn thư Wizard qua biểu tượng Group cho kết Có thể dùng kết hợp cách với trình trộn thư Trang 57 Chức giúp người dùng điều chỉnh lại danh sách nhận, bỏ bớt chỉnh sửa lại danh sách mà khơng cần mở file nguồn Ví dụ: sau trộn thư muốn gửi cho số người định ví dụ giáo viên BM Tốn hình dưới, ta cần sử dụng chức Edit Recipient List để lọc người thảo mãn điều kiện mà không cần mở danh sách gốc ban đầu (file DSKhachmoi.docx) STT HỌ TÊN CHỨC VỤ ĐƠN VỊ Mobile Nguyễn Hải Phong Giáo viên BM Toán 0912 441 435 Ngơ Kiệt Ln Giáo viên BM Tốn 0904 123 456 Cách mở cửa sổ Edit Recipient List  Cách 1: Trong Bước (Step of 6) trộn thư Mail Merge Wizard Mở danh sách nhận Mail Merge Recipients  Cách 2: Hoặc Group Start Mail Merge, sau chọn danh sách nhận (Select Recipients) Mở danh sách nhận Mail Merge Recipients Trang 58 Một số tính cửa sổ Mail Merge Recipients Lựa chọn đối tượng nhận Chọn cột (trường) cần thay đổi Kiểu xếp Kiểu lọc Kết lọc BM Toán Trang 59 Footnote - Chú thích Chú thích dùng để giải thích số thuật ngữ nội dung giải thích thường đặt cuối trang cuối văn Có hai loại thích:  Footnote – Chú thích đặt cuối trang  Endnote – Chú thích đặt cuối văn Cấu trúc Footnote Endnote: – Vị trí có Footnote EndNote – Dòng kẻ ngăn cách nội dung Footnote EndNote – Nội dung Footnote – Nội dung EndNote Có thể sử dụng chức Group Footnotes Insert Footnote, Endnote - Đưa thích vào tài liệu Cách thực hiện: Chọn vị trí cần đưa thích Chọn Tab References  Group Footnotes  Chọn Insert Footnote Insert Endnote (xem hình) Nhập nội dung thích Chọn vị trí cần thêm thích Nhập nội dung thích Trang 60 Chú ý: Theo mặc định  Nếu chọn Insert Footnote thứ tự thích đánh từ 1;  Nếu chọn Insert Endnote thứ tự thích đánh từ i Show Notes - Xem thích Khi muốn xác định vị trí thích ta sử dụng chức Cách thực hiện: Chọn Tab References  Group Footnotes  Chọn Show Notes (xem hình) Con trỏ nhảy đến vị trí có nội dung thích Con trỏ nhảy đến vị trí có nội dung thích Chú ý: Có thể xem nhanh nội dung thích cách đưa chuột qua số thứ tự thích Convert Footnote  Endnote – Chuyển Footnote  Endnote Cho phép chuyển Footnote thành Endnote ngược lại Cách thực hiện: Chọn thích cần chuyển đổi Chuột phải chọn Convert to Endnote Convert to Footnote Trang 61 Delete Footnote - Xóa thích Trên văn  chọn số thích cần xóa Bấm phím DELETE Backspace Hộp thoại cho phép thiết lập vị trí đặt nội dung thay đổi cách đánh số thích… Cách thực hiện: Chọn Tab References  Chọn biểu tượng Dialog Box Launcher từ Group Footnotes Xuất Hộp thoại Footnote and Endnote, thiết lập tùy chọn hộp thoại (xem hình) Mở hộp thoại Footnote and Endnote Hộp thoại Footnote and Endnote Footnotes: - Below text: đoạn VB - Bottom of Page: cuối trang VB Thay đổi vị trí đặt Endnotes: - End of document: cuối VB - End of section: cuối phần VB Định dạng số thích (1, 2, hay a, b, c hay i,ii,iii ) Thay đổi định dạng Kiểu số thích tùy chọn Trang 62 Chuyển Footnote  Endnote Page Background – Trang trí văn Page Background: nhóm chức định dạng Trang – Page có kiểu trang trí như:  Watermark – Chữ mờ  Page Color – Màu trang  Page Border – Viền khung Trang Watermark dòng chữ mờ đặt trang văn bản, đằng sau nội dung Watermark dùng thường có nội dung tên chủ sở hữu tài liệu, tài liệu mật – Confidential, … Watermark kiểu có sẵn Cách thực hiện: Chọn Page Layout  Watermark Chọn kiểu có sẵn danh sách Kết Trang 63 Watermark tùy chỉnh Chọn Page Layout  Watermark Chọn Custom Watermark Xuất hộp thoại Printed Watermark: Chọn kiểu Watermark Picture (dạng ảnh) hay Text (Dạng chữ)  lựa chọn cá thiết lập tương ứng với kiểu Watermark (xem hình) Kết Chọn kiểu Watermark Dạng ảnh Chọn ảnh Làm mờ ảnh Nội dung chữ Thay đổi định dạng font Mờ chữ Hiển thị chéo trang Hiển thị ngang trang Chú ý: Nếu muốn bỏ Watermark: Page Layout  Watermark  Remove Watermark Trang 64 Page Color màu Trang văn chế độ soạn thảo để tạo cảm giác cho người dùng dễ chịu làm việc, in khơng có màu; Chọn Page Layout  Page Color Chọn màu từ bảng màu Kết Page Border thường thấy trang bìa, tờ rơi quảng cáo, … cách để trang trí thu hút ý người đọc Ví dụ viền trang  Đối với tài liệu văn phòng, Khóa luận tốt nghiệp… nên viền khung Trang bìa kiểu đường kẻ đơn giản  Đối với tài liệu dành cho thiếu nhi, quảng cáo… nên viền khung Trang kiểu hình trang trí Trang 65 Cách tạo viền khung trang bìa: Chọn Page Layout  Page Border Trong hộp thoại Borders and Shading  Page Border thiết lập thông số:  Kiểu đường viền, màu, độ dày đường viền hay hình trang trí mục Art  Chọn phạm vị áp dụng mục Apply to:  First Page only – áp dụng trang đầu;  Whole document – áp dụng tất trang;  This Section – áp dụng cho trang Section Thiết lập thông số Page Border Chọn kiểu đường viền Chọn màu đường viền Chọn độ dày đường viền Chọn áp dụng cho trang đầu hay tất trang Chọn hình trang trí đường viền Trang 66 Định dạng nhanh cho tài liệu Cover Page: trang bìa thiết kế sẵn, bạn cần chọn kiểu thích hợp điền thơng tin vào Cover Page thiết kế đồng với Header & Footer Bạn chọn theo tên Cover Page Exposure đồng với Header & Footer Exposure Cover Page Tiles đồng với Header & Footer Tiles Trang 67 Cách sử dụng Cover Page Chọn Mẫu Cover Page Xóa Cover Page Template: bạn thường xuyên phải soạn văn có cấu trúc nội dung tương tự nhau, chẳng hạn Văn Hành chính, loại Hợp đồng… nên tạo file Template để tạo văn ta có sẵn nội dung theo mẫu văn bản, cần điền thêm thông tin chi tiết văn Phần giới thiệu:  Cách tạo văn từ Template có sẵn;  Cách tạo file mẫu Template;  Tạo văn từ Template bạn tạo;  Sửa file Template Tạo file mẫu Template File Template tạo có phần mở rộng dotx Cách tạo file mẫu Template: Tạo file văn mới: chọn File  New  Blank Document Soạn thảo nội dung file template Lưu file vừa tạo dạng Template: Trang 68 Nhập tên file cần lưu Chọn kiểu file Word Template (*.dotx) Văn template Chú ý: Khi lưu văn mẫu thư mục lưu file Custom Office Template tạo văn chọn văn mẫu từ mục Personal Sửa file Template Cho phép sửa nội dung file Template cách: Cách 1: Mở file template thông qua chương trình MS Word khởi động Chọn File  Open Chọn This PC Chọn thư mục lưu file Template (VD: Custom Office Template) Chọn file văn mẫu từ danh sách Template Sửa file lưu lại hoàn thành Trang 69 Chọn thư mục lưu file Template Chọn file Template cần sửa Tạo văn từ Template Văn tạo từ file template có phần mở rộng docx Chọn File  New Chọn Kiểu Template cần tạo  Feature: Template Word  Personal: Template người dùng tự tạo Chọn Template mong muốn Soạn thảo nội dung file văn lưu lại hoàn thành Trang 70 Chọn file mẫu VB tạo từ VB mẫu VB tạo từ VB mẫu sau chỉnh sửa lưu lại Trang 71