I Bài mở đầu Giới thiệu phần mềm Microsoft Winword Soạn thảo văn công việc sử dụng nhiều quan, xí nghiệp nhu cầu cá nhân Từ thủa xa xưa ngườiđã biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn (máy gõ chữ) Gõ đến đâu, văn in đến giấy Các cơng việc dịch chuyển văn bản, kỹ soạn thảo văn thơ sơ, đơn giản Để tạo văn bản, đòi hỏi ngườisoạn thảo phải có kỹ sử dụng máy gõ tốt (không máy tính bây giờ, học soạn thảo cách rõ rỡng) Soạn thảo vậy, in ấn có vơ khó khăn Đó ngày xưa, mở cơng nghệ thơng tin chưa phát triển Ngày nay, mở công nghệ thông tin phát triển rầm rộ, cơng nghệ thay đổi ngày, bỡi tính tốn, khó khăn người máy tính hố, việc soạn thảo văn máy tính trở thành cơng việc bình thường cho biết sử dụng máy tính Một phần mềm máy tính sử dụng rộng rãi Microsoft Word hãng Microsoft hay gọi phần mềm Winword Ra đời từ cuối năm 1980, đến phần mềm Winword đạt tới hoàn hảo lĩnh vực soạn thảo văn lĩnh vực văn phòng phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê đặc điểm bật phần mềm sau: Cung cấp đầy đủ kỹ soạn thảo định dạng văn đa dạng, dễ sử dụng; Khả đồ hoạ mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn chèn nhiều ngồi hình ảnh âm lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính,.v.v Có thể kết xuất, nhập liệu nhiều loại định dạng khác Đặc biệt khả chuyển đổi liệu Word với phần mềm khác Microsoft Office làm cho việc xử lý ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản hiệu Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ liệu mạng nội bộ, mạng Internet Cách khởi động Cách 1: Chọn lệnh Start Windows: Start | Programs | Microsoft Word Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng phần mềm Word nhìn thấy chỗ nào: tác vụ (task bar), hình Cách 3: Nếu muốn mở nhanh tệp văn vừa soạn thảo gần máy tính làm việc, chọn Start | Documents, chọn tên tệp văn (Word) cần mở Khi Word khởi động mở tệp văn vừa định Môi trường làm việc Sau khởi động xong, hình làm việc Word thường có dạng sau: Cửa sổ soạn thảo tài liệu Hệ thống bảng chọn Hệ thống công cụ Thước kẻ Thanh trạng thái Thường mơi trường làm việc Word gồm thành phần chính: Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế tài liệu Bạn gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Nội dung cửa sổ in máy in sử dụng lệnh in Hệ thống bảng chọn (menu): chứa lệnh để gọi tới chức Word làm việc Bạn phải dùng chuột để mở mục chọn này, đơi sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn Hệ thống công cụ: bao gồm nhiều công cụ, công cụ bao gồm nút lệnh để phục vụ nhóm cơng việc Ví dụ: soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến công cụ chuẩn Standard công cụ định dạng Formating; vẽ hình cần đến cơng cụ Drawing để làm việc Thước kẻ: gồm thước (ruler) bao viền trang văn Sử dụng thước bạn điều chỉnh lề trang văn bản, thiết lập điểm dịch (tab) cách đơn giản trực quan Thanh trạng thái: giúp bạn biết vài trạng thái cần thiết làm việc Ví dụ: bạn làm việc trang mấy, dòng bao nhiêu, v.v 4 Tạo tài liệu Làm việc với word làm việc tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải cất lên đĩa với tệp tin có phần mở rộng DOC Thường tệp tài liệu bạn cất vào thư mục C:\My Documents đĩa cứng Tuy nhiên, bạn thay đổi lại thơng số làm việc với Word Thông thường sau khởi động Word, hình trắng xuất Đó tài liệu mở Word tự động tạo Tuy nhiên để tạo tài liệu mới, bạn sử dụng cách sau: Mở mục chọn File | New ; Nhấn nút New cơng cụ Standard; Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N Ghi tài liệu lên đĩa Để ghi tài liệu làm việc lên đĩa, bạn chọn cách sau: Mở mục chọn File | Save ; Nhấn nút Save công cụ Standard; Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S Sẽ có hai khả xảy ra: Nếu tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu tệp tin mới: Gõ tên tệp tin vào đây! Hãy xác định thư mục (Folder)- nơi chứa tệp tin gõ tên tệp tin vào mục File name: (ví dụ Van ban1 nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liệu Nếu tài liệu bạn ghi vào tệp, lệnh cất tất thay đổi tài liệu ghi lại lên đĩa Bạn nên thực thao tác ghi tài liệu vừa thường xuyên soạn tài liệu, để tránh liệu gặp cố điện, hay trục trặc máy tính Mở tài liệu đã∙ tồn đĩa Tài liệu sau soạn thảo Word lưu đĩa dạng tệp tin có phần mở rộng DOC Để mở tài liệu Word có đĩa, bạn chọn cách sau đâu: Mở mục chọn File | Open; Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O Hộp thoại Open xuất hiện: Hãy tìm đến thư mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối nhấn nút lệnh để tiếp tục Tệp tài liệu mở hình Word Mặt khác, bạn thực mở nhanh tệp tài liệu làm việc gần cách mở mục chọn File sau: Nhấn chuột lên tệp tài liệu cần mở ! Tiếp theo nhấn chuột lên tên tệp tài liệu cần mở Thốt khỏi mơi trường làm việc Khi khơng làm việc với Word, bạn thực theo cách sau: Mở mục chọn File | Exit - Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 II Chương 1:Soạn thảo Một số thao tác soạn thảo a Nhập văn Nhập văn khâu qui trình soạn thảo tài liệu Thông thường đoạn văn (Text) tài liệu nhiều, bạn tiếp cận nhiều tính nhập văn tốt, lẽ làm tăng tốc độ chế tài liệu b Thao tác khối văn Mục cung cấp kỹ thao tác khối văn bao gồm : chép, cắt dán, di chuyển khối văn Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn c Sao chép: Sao chép khối văn trình tạo khối văn từ khối văn có sẵn Phương pháp áp dụng bạn cần phải gõ lại đoạn văn giống hệt gần giống với đoạn văn có sẵn tài liệu mặt nội dung định dạng (chúng ta tìm hiểu khái niệm định dạng phần tiếp theo) Cách làm sau: Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn cần chép Để lựa chọn khối văn bạn làm sau: Di chuột khoanh vùng văn cần chọn; dùng phím mũi tên ←↑↓→ kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn Chọn đến đâu bạn thấy văn bơi đen đến Bước 2: Ra lệnh chép liệu cách: - Mở mục chọn Edit | Copy ; - Nhấn nút Copy công cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C; Bước 3: Dán văn chọn lên vị trí cần thiết Bạn làm sau: Đặt trỏ vào vị trí cần dán văn bản, lệnh dán cách sau: Mở mục chọn Edit | Paste ; - Nhấn nút Paste công cụ Standard; hoặc- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V.Bạn thấy đoạn văn dán vào vị trí cần thiết Bạn thực nhiều lệnh dán liên tiếp, liệu dán liệu lần lệnh Copy gần d Di chuyển khối văn Với phươngpháp chép văn bản, sau chép đoạn văn đoạn văn cũ tồn vị trí Nếu muốn chép đoạn văn nơi khác đoạn văn cũ xoá (tức di chuyển khối văn đến vị trí khác), phươngpháp giúp làm điều Có thể thực theo hai cách sau: Cách 1: Bước 1: Lựa chọn khối văn cần di chuyển;Bước 2: Ra lệnh cắt văn cách sau:- Mở mục chọn Edit | Cut ; hoặc- Nhấn nút Cut cơng cụ Standard; hoặc- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X Văn chọn bị cắt đi, chúng lưu nhớ đệm (Clipboard) máy tính Bước 3: Thực lệnh dán văn (Paste) giới thiệu vào vị trí định trước.Bước 1: Lựa chọn khối văn cần di chuyển; Bước 2: Dùng chuột kéo rê vùng văn chọn thả lên vị trí cần di chuyển đến Phươngpháp gọi kéo – thả (drag and drop) e Thiết lập Tab: Tab công cụ sử dụng nhiều việc nhập văn Ngoài khả dịch chuyển điểm trỏ theo Bước nhẩy, mục giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo văn hiển thị dạng cột Bước 1: Định nghĩa khoảng cách cho cột bảng hộp thoại Tab sau: Mở bảng chọn Format | Tab , hộp thoại Tab xuất hiện: Hộp Default tab stops: để thiết lập Bước nhẩy ngầm định Tab Hình Bước nhẩy ngầm định 0.5 cm (tức nhần phím Tab, trỏ dịch đoạn 0.5 cm hình soạn thảo) Bạn thay đổi giá trị Bước nhảy ngầm định Tab hình soạn thảo Word cách gõ giá trị số ( đơn vị cm) vào hộp này; Bảng có cột, cột bắt đầu vị trí có khoảng cách cố định đến lề trái trang văn mở ta phải thiết lập sau Giả sử cột STT cách lề trái 1cm, cột Họ tên cách lề trái cm, cột Địa cách lề trái cm Khi phải thiết lập thông số hộp thoại Tab sau: Hộp Tab stop position: gõ (gõ khoảng cách từ cột STT đến mép lề trái trang văn bản; mục Alignment- chọn lề cho liệu cột (cột STT): Left – canh lề liệu bên trái cột, Rightcanh lề bên phải cột, Center – lề cột, chọn Center Chọn xong nhấn nút Set Tương tự khai báo vị trí Tab cho cột lại: Họ tên (3) cột Địa (8) Đén hộp thoại Tab có dạng: Cuối nhấn nút Ok để hoàn tất việc thiết lập tab cho cột sử dụng chúng nút Clear- để xoá bỏ điểm Tab chọn; nút Clear All - để xố bỏ tồn điểm tab thiết lập hộp thoại) Bước 2: Cách sử dụng điểm Tab vừa thiết lập để tạo bảng liệu: Khi trỏ nằm đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập liệu cột STT Nhập xong nhấn Tab, trỏ chuyển đến vị trí tab (vị trí cột họ tên) nhập tiếp liệu Họ tên Nhập xong nhấn Tab để nhập liệu cột Địa Làm tương tự với dòng tiếp theo, bạn tạo bảng liệu yêu cầu Đặc biệt, cần dùng chuột xử lý thước kẻ nằm ngang (Vertical Ruler) bạn thiết lập điều chỉnh điểm tab vừa Cách làm sau: Để tạo điểm tab cho cột STT (có khoảng cách 1cm, lề giữa), nhấn chuột trái lên vị trí cm thước kẻ nằm ngang Một điểm Tab có khoảng cách 1cm, lề trái (Left) thiết lập sau: Muốn thay đổi lề cho điểm tab (Center), làm sau: Nhấn kép chuột lên điểm tab vừa thiết lập, hộp thoại Tab xuất Tiếp theo chọn lề cho điểm tab chọn hộp thoại mục Alignment Center Các vị trí điểm tab vừa thiết lập! Tiếp theo nút Set để thiết lập.Nhấn Set để thiết lập Chọn Center Muốn xoá bỏ điểm tab đó, việc dùng chuột kéo chúng (điểm tab đó) khỏi thước kẻ f Các kỹ định dạng văn Nhập văn bao gồm thao tác để gõ văn lên tài liệu Còn định dạng văn bao gồm thao tác giúp bạn làm đẹp văn theo ý muốn g Định dạng đơn giản Giúp bạn có kỹ định dạng văn đầu tiên, đơn giản là: phông chữ, mẫu sắc, cỡ chữ, lề v.v h Chọn phông chữ Để chọn phông chữ cho đoạn văn trên, làm sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản; Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font công cụ Standard Một danh sách kiểu phơng chữ xuất hiện: Bạn bấm tổ hợp phím nóng Ctrl + Shift + F để gọi nhanh bảng chọn phông chữ; Với gõ Vietkey ABC, phơng chữ có tên bắt đầu dấu chấm (.) phơng chữ tiếng Việt Ví dụ: vnTime, vnArial, vnTimeH; Phông tiếng Việt kết thúc chữ in hoa H, chuyển văn chọn thành chữ in hoa Ví dụ: vnTimeH- phơng chữ in hoa i Chọn cỡ chữ Để chọn cỡ chữ cho đoạn văn trên, làm sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản; Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Size công cụ Standard Một danh sách cỡ chữ xuất cho phép chọn lựa Hoặc gõ trực tiếp cỡ chữ vào mục Size Bạn bấm tổ hợp phím nóng Ctrl + Shift + P để định vị nhanh đến hộp thiết lập cỡ chữ j Chọn kiểu chữ Để chọn kiểu chữ (kiểu chữ béo, kiểu chữ nghiêng, kiểu chữ có gạch chân) cho đoạn văn trên, làm sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản; Bước 2: Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ công cụ Standard: :Kiểu chữ béo (phím nóng Ctrl + B) Kiểu chữ nghiêng (phím nóng Ctrl + I) Kiểu chữ gạch chân (phím nóng Ctrl + U) Mặt khác thiết lập văn tổ hợp nhiều kiểu chữ: vừa béo, vừa nghiêng vừa có gạch chân k Chọn mẫu chữ Để chọn mẫu sắc chữ cho đoạn văn trên, làm sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn trên; Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font Color công cụ Standard Một bảng mẫu xuất cho phép chọn lựa: Bạn chọn loại mẫu phù hợp cách nhấn chuột lên mẫu cần chọn Ngồi ra, bạn chọn mẫu mẫu độc đáo nhấn nút :Thẻ Standard cho phép chọn mẫu có sẵn chọn; Hơn nữa, thẻ Custom cho phép định nghĩa mẫu cho riêng mình: Bạn chọn mẫu bảng điểm mẫu, đồng thời điều chỉnh tỷ lệ mẫu đơn gam mẫu (Red- tỷ lệ mẫu đỏ; Green- tỷ lệ mẫu xanh cây; Blue- tỷ lệ mẫu xanh da trời) l Chọn mẫu văn Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn trên; Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Hight light công cụ Standard Một bảng mẫu xuất cho phép chọn lựa: Có thể chọn loại mẫu phù hợp cách nhấn chuột lên ô mẫu cần chọn Nếu chọn None- tương đương việc chọn mẫu trắng m Hộp thoại Font Ngồi tính định dạng trên, hộp thoại Font cung cấp tính định dạng đặc biệt Để mở hộp thoại Font, kích hoạt mục chọn Format | Font n Thẻ Font: Cho phép thiết lập định dạng phơng chữ trình bày trên, Hộp Font- cho phép chọn phông chữ; Hộp Font style- chọn kiểu chữ: Regular- kiểu chữ bình thường; Italic- kiểu chữ nghiêng; Bold – kiểu chữ béo; Bold Italic – kiểu vừa béo, vừa nghiêng; Hộp Size- chọn cỡ chữ; Font color- chọn mẫu cho chữ; Hộp Underline style: để chọn kiểu đường gạch chân (nếu kiểu chữ chọn underline) Ngoài ra, mục Effect cho phép thiết lập số hiệu ứng chữ đơn giản, bạn chọn chúng xem thể mục Preview Nếu nhấn nút Default – kiểu định dạng thiết lập ngầm định cho đoạn văn sau này; o Thẻ Text Effect: Chọn kiểu hiệu ứng ! Cho phép thiết lập số hiệu ứng trình diễn sơi động cho đoạn văn Hãy chọn kiểu trình diễn danh sách Animations: xem trước kết thu hộp Preview Định dạng đoạn văn Chúng ta làm quen với thao tác định dạng văn cho vùng văn chọn (được bôi đen) Trong phần này, tìm hiểu cách định dạng văn đoạn văn bản.Mỗi dấu xuống dòng (Enter) tạo thành đoạn văn Khi định dạng đoạn văn bản, khơng cần phải lựa chọn tồn văn đoạn đó, mở cần đặt điểm trỏ đoạn cần định dạng Để mở tính định dạng đoạn văn bản, mở mục chọn Format | Paragraph, hộp thoại Paragraph xuất hiện: a Mục Aligment: Chọn kiểu lề cho đoạn:Justified – lề trái lề phải; Left – lề trái Right – lề bên phải Center – lề trái phải b Mục Indentation: Thiết lập khoảng cách từ mép lề đoạn so với lề trang: Left – khoảng cách từ lề trái đoạn đến lề trái trang văn bản; Right- khoảng cách từ lề phải đoạn đến lề phải trang văn Ngầm định, hai khoảng cách c Trong mục Special chọn: First line: thiết lập độ thụt dòng dòng đoạn vào mục By: Hanging: để thiết lập độ thụt dòng dòng thứ trở đoạn so với dòng khoảng cách gõ vào mục By: None: để hủy bỏ chế độ thụt đầu dòng đoạn.Nếu mục Special First line, thiết lập thụt dòng dòng đoạn vào mục By: d Mục Spacing: Cho phép thiết lập khoảng cách dòng: Before – khoảng cách dòng dòng đoạn tới dòng cuối đoạn văn nó; After- để thiết lập khoảng cách dòng giữ dòng cuối đoạn với dòng đoạn sau nó;Line Spacing - để chọn độ dãn dòng Ngầm định độ dãn dòng (Single); Màn hình Preview cho phép xem trước kết định dạng đoạn vừa thiết lập Nhấn Ok để chấp nhận thuộc tính vừa thiết lập cho đoạn văn chọn; trái lại nhấn Cancel để huỷ bỏ công việc vừa làm Thiết lập Bullets numbering Phần hướng dẫn cách thiết lập loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) cách đánh số mục (Numbering) cho tiêu đề tài liệu word a Thiết lập Bullets Để đánh dấu đầu dòng đoạn văn bản, làm theo Bước sau đây: Bước 1: Đặt trỏ lên đoạn cần đánh dấu đầu dòng kích hoạt tính đánh dấu đầu dòng cách mở mục chọn: Format | Bullets and Numbering , hộp thoại sau xuất hiện: Bước 2: Thiết lập thông tin dấu đầu dòng thẻ Bulleted sau: Dùng chuột nhấn lên kiểu Bullet muốn thiết lập (đoạn văn sử dụng kiểu bullet chọn hình trên); Nhấn nút Picture , để chọn kiểu bullet hình ảnh khác, hộp thoại sau xuất hiện: Chọn loại bullet nhấn OK để hoàn tất Có thể nhấn nút Customize để thực vài thao tác định dạng cần thiết cho bullet chọn: Có thể chọn lại kiểu bullet danh sách Bullet character; Nhấn nút Font để chọn loại phông chữ cho bullet; Nhấn nút Bullet để chọn bullet ký tự đặc biệt (Symbol); Mục Bullet position để thiết lập khoảng cách dấu bullet so với mép lề bên trái tài liệu; Mục Text position để thiết lập khoảng cách từ văn (text) tới mép lề trái tài liệu Nút lệnh Bullet công cụ chuẩn giúp bạn thiết lập nhanh bỏ thiết lập định dạng đánh dấu đầu đoạn văn b Thiết lập Numbering Để đánh số mục cho tiêu đề tài liệu, làm theo Bước sau đây: Bước 1: Đặt trỏ lên đoạn cần đánh số mục kích hoạt tính đánh số mục cách mở mục chọn: Format | Bullets and Nubering , hộp thoại sau xuất hiện: Bước 2: Thiết lập thông tin đánh số mục thẻ Numbered sau: Hãy dùng chuột nhấn lên kiểu đánh số mục muốn thiết lập Nút Customize , để định dạng cho số mục hộp thoại sau: Ý nghĩa mục tin hộp thoại sau: Nút Font…, cho phép chọn kiểu phông chữ cho số mục; Mục Start at: để chọn mục cần đánh số: chọn 1, thực đánh mục 1, 2, ; chọn đánh số từ trở 5, 6, ; Mục Number position để thiết lập vị trí mục đoạn văn bản; Text position để thiết lập khoảng cách văn so với mép lề trang tài liệu Nút lệnh Numbering công cụ chuẩn giúp bạn thiết lập nhanh bỏ thiết lập định dạng đánh mục đầu đoạn văn Soạn thảo cơng thức tốn học Để soạn thảo cơng thức tốn học, máy tính bạn phải cỡi đặt Microsoft Equation 3.0 với Microsoft Office Cách soạn thảo công thức toán học tiến hỡnh sau: Bước 1: Chọn vị trí tài liệu, nơi chèn cơng thức tốn học vào; Bước 2: Kích hoạt trình soạn thảo cơng thức tốn học cách: mở mục chọn Insert | Object… Hộp thoại Object xuất hiện: Dùng chuột chọn mục Microsoft Equation 3.0 (như hình trên), nhấn OK Thanh công cụ Equation hộp soạn thảo công thức xuất hiện:Thanh công cụ để soạn thảo công thức Hộp soạn thảo cơng thức tốn học Hộp soạn thảo công thức, nơi để soạn thảo công thức tốn học Thanh cơng cụ Equation chứa nút lệnh cho phép chọn mẫu công thức ký tự, ký hiệu, phần tử cơng thức tốn học Bước 3: Soạn thảo công thức: Đơn giản cách chèn mẫu công thức xây dựng thành phần công thức Chia văn thành nhiều cột Microsoft Word cung cấp tính Columns giúp ngườidùng dễ dàng chia văn thành nhiều cột (giống định dạng trang báo tạp chí) Mỗi đoạn văn chia thành cột có độ rộng khác Trên cột, thực chèn thơng tin như: bảng biểu, hình vẽ, thao tác trang tài liệu bình thường a Chia cột văn Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn cần chia làm nhiều cột; Bước 2: Kích hoạt mục chọn Format | Columns Hộp thoại Columns xuất hiện: Thiết lập thông số cho hộp thoại Columns với ý nghĩa sau: Ý nghĩa hộp chọn mục Presets sau : One - cột; Two - cột; Three - cột; Left - chia văn thành cột, cột bên trái có chiều rộng nửa cột bên phải; Right - chia văn thành cột, cột bên phải có chiều rộng nửa cột bên trái; - Bạn thiết lập số cột cần tạo nhiều cách gõ số cột vào mục Number of Columns;- Mục Width and Spacing: cho phép thiết lập thông số chiều rộng khoảng cách cột Bạn dùng chuột (hoặc gõ) thay đổi giá trị mục Width, độ rộng cột tương ứng thay đổi (hãy nhìn hình mục Preview để xem trước kết quả) Hoặc thay đổi giá trị mục Spacing - Khoảng cách hai cột kề thay đổi mục Equal columns width chọn (checked)- độ rộng cột khoảng cách cột Muốn thay đổi độ rộng cột khoảng cách cột khác nhau, bỏ chọn mục Khi đó, điều chỉnh độ rộng khoảng cách hai cột cách trực tiếp Hãy quan sát mục Col #: để biết cột cần điều chỉnh không quên xem hộp Preview để nhìn thấy trước kết đạt Mục Apply to: cho biết phạm vi văn chia thành cột Nếu chọn Seleted Text chia cột cho văn chọn (bơi đen) Nếu chọn Whole Document, tồn trang văn chia cột theo thiết lập b Sửa lại định dạng Để sửa lại định dạng cột chia, làm theo Bước Bước 1: Đặt điểm trỏ vào vị trí vùng văn chia cột Bước 2: Kích hoạt menu Format | Columns , Hộp thoại Columns xuất cho phép chỉnh sửa thông số cột chia 6 Tạo chữ lớn đầu đoạn văn Tính DropCap word giúp tạo kiểu chữ lớn cho đoạn văn a Cách tạo Để tạo chữ lớn đầu đoạn văn bản, làm theo Bước sau: Bước 1: Đặt trỏ lên đoạn cần tạo chữ lớn đầu đoạn; khởi động tính Drop Cap cách: mở mục chọn Format | Drop Cap Hộp thoại Drop cap xuất hiện: Bước 2: thiết lập thông số cho chữ lớn này: Mục Position- để chọn kiểu chữ cần đặt Có kiểu chữ là: None – không thiết lập; Dropped In Margin Hãy xem mẫu hình; Hộp Font:- chọn phơng chữ cho chữ này; Mục Line to drop:thiết lập số dòng văn làm chiều cao cho chữ; Mục Distance from text:- gõ vào khoảng cách từ chữ lớn đến ký tự Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất b Điều chỉnh chữ lớn đầu đoạn Để thay đổi lại chữ lớn đầu đoạn tạo được, làm sau: Bước 1: Đặt trỏ lên đoạn cần sửa chữ lớn đầu đoạn; khởi động tính Drop Cap ; Bước 2: Thực thiếp lập lại thông số hộp thoại Cuối nhấn OK để chấp nhận thay đổi Tạo quản lý Style Trong trình soạn thảo văn bản, nhiều cần định dạng nhiều đoạn văn theo kiểu định dạng Nếu phải định dạng đoạn nhiều thời gian, khó xác phải thao tác q nhiều Một cách đơn giản Word giúp đơn giản tình Style Style tập hợp định dạng văn đoạn, có tên gọi gán tổ hợp phím nóng Style đặc biệt cần thiết phải soạn thảo giáo trình, tài liệu có chứa nhiều mục, nhiều loại đoạn văn khác a Tạo Style Để tạo Style làm sau: Bước 1: Mở mục chọn Format | Style Hộp thoại Style xuất hiện: Bước 2: Để tạo Style mới, nhấn nút New, hộp thoại: New Style xuất cho phép thiết lập thông tin cho Style mới: Gõ tên cho Style vào mục Name: ví dụ Muc1; hấn nút Format để chọn chức định dạng cho Style này: Bao gồm thông tin: ont… để định dạng phông chữ cho Style; aragraph… định dạng đoạn; abs để đặt điểm Tab cho Style (nếu cần); Border để chọn kiểu đường viền cho Style (nếu cần); rame để chọn kiểu khung cho Style (nếu cần); Numbering để chọn kiểu gạch đầu dòng (nếu cần); Nhấn nút Shortcut key để gán phím nóng cho Style này, hộp thoại Customize Keyboard xuất cho phép thiết lập phím nóng: Khi trỏ mục Press new shortcut key: bấm tổ hợp phím nóng cần gán bỡn phím Ví dụ: Ctrl + 1; Tiếp theo nhấn nút Assign để đồng ý phím nóng này; Có thể gán nhiều tổ hợp phím nóng cho Style, chúng chứa danh sách Current keys: Nút Remove, nút Reset All giúp quản lý phím nóng vừa tạo; Sau gán xong tổ hợp phím nóng, hộp thoại Customize keyboard có dạng: Nhấn nút Close để tiếp tục Nếu chọn , định dạng Style tự động thay đổi Tức là, trình soạn thảo văn bản, giả sử đoạn văn bạn chọn định dạng kiểu Style (Muc1) bị thay đổi định dạng kiểu định dạng Style Muc1 tự động bị thay đổi theo; Nếu chọn , Style lưu lại tệp Normal.dot word Khi Style sử dụng tệp văn Nếu khơng chọn mục này, Style Muc1 có tác dụng tệp văn mở Sau thiết lập đầy đủ thông tin cho Style mới, nhấn nút OK để hoàn tất Bước 3: Sử dụng Style vừa tạo được: Giả sử có đoạn văn sau: Style tập hợp định dạng văn đoạn cho trước, có tên gọi gán tổ hợp phím nóng Nếu muốn đoạn văn có định dạng Style Muc1 tạo trên, làm sau: Bước 1: Đặt điểm trỏ lên đoạn văn cần định dạng; Bước 2: Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + để gọi Style Mục1 Đoạn văn chọn có định dạng style Muc1:Style tập hợp định dạng văn đoạn, có tên gọi gán tổ hợp phím nóng b Gán Style cho mẫu định dạng Khi có đoạn định dạng tài liệu, muốn gán style, làm sau: Bước 1: Đặt điểm trỏ lên đoạn cần gán style; Bước 2: Mở hộp thoại Style cách mở mục chọn Format | Style Bước 3: Nhấn nút New để tạo style mới: Mục Name, gõ vào tên Style muốn tạo; Nhấn lên nút Shortcut key để gán phím tắt cho Style này; Có thể tu sửa định dạng Style nhấn nút lệnh Format chọn tính định dạng cần thiết; Cuối nhấn OK để hoàn tất việc gán style cho đoạn văn chọn tài liệu c Điều chỉnh Style Để tu sửa lại định dạng cho Style, làm sau: Bước 1: Mở hộp thoại Style chọn tên Style cần tu sửa danh sách Styles: (ví dụ muốn tu sửa lại định dạng style Muc1) Chọn style cần điều chỉnh ! Bước 2: Nhấn nút Modify hộp thoại Modify Style xuất cho phép thay đổi lại định dạng style này: Có thể thay đổi lại định dạng nhấn nút Format, chọn kiểu định dạng thực thay đổi chúng; Có thể thiết lập lại phím nóng nhấn nút Shortcut key ;Và làm tất việc Style làm tạo Style mới.Cuối cùng, nhấn OK để đồng ý thay đổi Trên tệp tin Normal.dot word chứa sẵn style có tên Normal Đây định dạng ngầm định cho văn soạn thảo word Bạn nên sửa định dạng style phù hợp với định dạng văn thường xuyên làm việc d Quản lý Styles Để quản lý Style Word styles sử dụng tệp tài liệu mở, làm sau: Bước 1: Mở hộp thoại Style nhấn nút Organizer : Nhấn lên để tiếp tục Hộp thoại Oganizer xuất cho phép quản lý style có word tệp tài liệu mở: Danh sách style quản lý Danh sách In Document1: liệt kê style sử dụng tệp Document1.doc (tệp mở); Danh sách To Normal.dot: liệt kê danh sách style có tệp Normal.dot word (các style tệp normal.dot chia sẻ cho tất tệp word khác sử dụng được);Mặt khác ta thay đổi styles danh sách cách chọn tệp tài liệu hộp Styles available in: Quản lý style thêm vào, xoá đổi tên style cho tài liệu mở cho tệp normal.dot word Sử dụng nút Copy để chép style hai danh sách trên; Sử dụng nút Delete để xoá style chọn; Sử dụng nút Rename để đổi tên style chọn; Cuối nhấn Close để kết thúc Tìm kiếm thay văn Tính Find & Replace Word giúp tìm kiếm văn bản, đồng thời giúp thay cụm từ cụm từ Điều giúp ích nhiều bạn phải làm việc số đoạn trang văn lớn (một giáo trình, báo cáo dỡi chẳng hạn) a Tìm kiếm văn Để tìm kiếm cụm từ tài liệu mình, làm sau: Bước 1: Chọn vùng văn muốn tìm kiếm; Nếu không lựa chọn vùng văn bản, Word thực tìm kiếm tồn tài liệu Bước 2: Khởi động tính tìm kiếm văn cách: kích hoạt mục chọn Edit | Find nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace xuất hiện: Bước 3: Thiết lập thơng tin tìm kiếm thẻ Find ý nghĩa mục tin sau: Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Find what: ví dụ: Viet nam; Thiết lập tuỳ chọn tìm kiếm mục Search Options sau: Match case- tìm kiếm mở khơng phân biệt chữ hoa, chữ thường; Find whole words only- tìm từ độc lập Bước 4: Nhấn nút Find next, máy đến vị trí văn chứa cụm từ cần tìm b Tìm thay văn Tính giúp tìm cụm từ văn bản, đồng thời thay cụm từ tìm cụm từ Để thực tính này, làm sau: Bước 1: Chọn vùng văn muốn tìm kiếm; khởi động tính tìm kiếm văn bản; Bước 2: Thiết lập thông tin cụm từ cần tìm cụm từ thay thẻ Replace hộp thoại: Gõ cụm từ thay ! Gõ cụm từ cần tìm ! Gõ cụm từ cần tìm vào ! Nhấn lên để tiếp tục Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what: Gõ cụm từ thay mục Replace with: Hộp thoại thiết lập thông tin tìm kiếm cụm từ Viet nam, tìm thấy thay cụm từ Việt Nam Bước 3: Nhấn nút Find next để tìm đến vị trí văn chứa cụm từ cần tìm Khi tìm thấy, bấm nút Replace để thay cụm từ tìm cụm từ định mục Replace with: nhấn nút Replace All, Word tự động thay tồn cụm từ tìm định Tính AutoCorrect Đây tính tự động sửa lỗi tả mạnh Word Nó giúp tốc độ soạn thảo văn bạn nhanh nhờ từ viết tắt tránh lỗi tả khơng cần thiết khả tự động sửa lỗi tả a Thêm từ viết tắt Để thêm từ viết tắt, thực theo Bước sau: Bước 1: Khởi động tính AutoCorrect cách mở mục chọn lệnh: Tools | AutoCorrect , Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện: Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace: Gõ cụm từ thay vào mục With: Bước 2: Nhấn nút Add để ghi thêm từ vào danh sách viết tắt Word b Xoá từ viết tắt Để xoá từ viết tắt, thực theo Bước sau: Bước 1: Khởi động tính AutoCorrect; Bước 2: Tìm đến từ viết tắt cần xố cách gõ từ viết tắt vào mục Replace Ví dụ muốn xoá từ vb – văn vừa thiết lập trên, gõ vb vào mục Replace; Bước 3: Nhấn nút Delete để xoá cụm từ viết tắt Khi soạn thảo Word, thường hay gặp phải lỗi sau: Nếu gõ chữ thi, máy tự động sửa thành thI Gõ chữ thiện, máy tự động sửa thành thIện Tức chữ i (i thường) tự động chuyển thành I (I hoa) Lỗi AutoCorect đặt sửa lỗi tả ithành I (vì tiếng Anh I có nghĩa tơi, chúng viết in hoa câu) Để sửa lỗi này, thực xoá kiểu viết tắt chữ i tính Delete AutoCorrect c Các tuỳ chọn sửa lỗi tả AutoCorrect cho phép thiết lập số tính chất tự động sửa lỗi tả q trình soạn thảo Để thiết lập tính chất tự động sửa lỗi tả, làm sau: Bước 1: Khởi động tính AutoCorrect; Bước 2: Thiết lập thông số tự động sửa lỗi tả cách chọn (checked) mục sau: - tự động sửa từ có ký tự hoa đầu dòng để lại ký tự hoa Ví dụ TWo tự động sửa thành Two; - tự động sửa ký tự câu thành ký tự in hoa; - viết in hoa cho ký tự ngày Ví dụ: ln sửa Monday; - tự động sửa lỗi kiểu cAPS LOCK bật nhầm phím Caps lock Khi máy sửa thành Caps lock 10 Chèn ký tự đặc biệt Trong trình soạn thảo văn bản, nhiều lúc cần chèn số ký tự đặc biệt vào tài liệu (khơng có bỡn phím) ví dụ như: ↑, ↓, ±, ≥, Tính Insert Symbol Word giúp đơn giản làm việc a Chèn ký tự đặc biệt Chọn vị trí cần đăt ký tự đặc biệt, mở mục chọn Insert | Symbol… Hộp thoại Symbol xuất hiện: thẻ Symbol, tìm ký tự đặc biệt cần chèn lên văn Trong trường hợp không tìm thấy, tìm ký tự danh mục khác cách chọn danh mục tập hợp ký tự mục Font: Màn hình hiển thị tập hợp ký tự đặc biệt danh sách Symbol Giả sử chọn hộp Font danh sách ký tự đặc biệt sau: Khi thấy ký tự cần tìm, chèn chúng lên tài liệu hai cách sau: Cách 1: Nhấn kép chuột lên ký tự cần chèn; Cách 2: Chọn ký tự cần chèn cách nhấn chuột trái lên nó, nhấn nút Insert để chèn ký tự lên tài liệu Với tính này, bạn chèn lúc nhiều ký tự đặc biệt lên tài liệu Đặc biệt: có hai chức thuận tiện ta phải dùng nhiều ký tự đặc biệt soạn thảo, gán tổ hợp phím nóng thiết lập cụm từ viết tắt cho ký tự đặc biệt b Gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt Mỗi ký tự đặc biệt, bạn gán tổ hợp phím nóng để sau soạn thảo cần bấm tổ hợp phím đó, ký tự đặc biệt tương ứng chèn lên tài liệu Hãy làm sau: Bước 1: Mở hộp thoại Symbol; Bước 2: Tìm đến ký tự đặc biệt cần gán phím tắt, nhấn chuột trái lên ký tự để chọn: Bước 3: Nhấn nút Shortcut Key , hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện: Khi trỏ mục Press new shortcut key: nhấn tổ hợp phím nóng cần gán ví dụ trên, giả sử muốn gán tổ hợp phím Alt + O cho ký tự ử, bấm tổ hợp phím Alt + O, bấm nút Assign để đăng ký phím tắt Khi hộp thoại sau xuất hiện, tức bạn gán phím tắt Alt + O cho ký Phím nóng gán ! Cách sử dụng: Sau thiết lập tổ hợp phím tắt cho ký tự ử, để chèn ký tự lên tài liệu bạn khơng cần quay lại tính Insert Symbol nữa, mở cần nhấn tổ hợp phím Alt + O Ký tự chèn vào vị trí mở trỏ chọn c Gán từ viết tắt cho ký tự đặc biệt Ngoài việc gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt, ta gán tổ hợp ký tự thay cho ký tự đặc biệt thơng qua tính AutoCorrect Ví dụ, để chèn ký tự đặc biệt bạn gán tổ hợp ký tự fi, cách làm sau: Bước 1: Khởi động tính Insert Symbol; Bước 2: Tìm đến ký tự đặc biệt cần gán phím tắt, nhấn chuột trái lên ký tự để chọn: Bước 3: Nhấn chuột lên nút AutoCorrect, hộp thoại AutoCorrect xuất hiện: Gõ từ cần gán vào ! Hãy gõ vào tổ hợp ký tự thường cần gán cho ký tự đặc biệt vào mục Replace ví dụ này, muốn gán tổ hợp ký tự fi cho ký tự đặc biệt ử, gõ fi vào mục Replace; Bước 4: nhấn nút Add để đồng ý cho việc gán vừa Cuối nhấn Ok để đóng hộp thoại III Chương Bảng biểu a Tạo cấu trúc bảng Cách 1: Sử dụng mục chọn Insert Table Để chèn bảng lên tài liệu, mở mục chọn: Table | Insert | Table… Hộp thoại Insert Table xuất hiện: Hãy điền thông tin cấu trúc bảng lên hộp thoại này: Mục Table size: cho phép thiết lập số cột (Columns) số dòng (Rows) cho bảng: Gõ số cột bảng vào mục: Number of columns: Gõ số dòng bảng vào mục Number of rows: Mục AutoFit behavior: thiết lập số thuộc tính tự động chỉnh: Fixed column with: cố định chiều rộng cột là: Auto – tự động chỉnh chiểu rộng cho cột; bạn gõ vào độ rộng cột vào mục (tốt chọn Auto, bạn chỉnh độ rộng cột sau này);AutoFit contents: tự động điều chỉnh độ rộng cột khít với liệu cột ấy; AutoFit window: tự động điều chỉnh độ rộng cột bảng cho bảng có chiều rộng vừa khít chiều rộng trang văn Nên chọn kiểu Auto mục Fixed column with: Nút Auto format cho phép bạn chọn lựa định dạng bảng tạo theo số mẫu bảng có sẵn Hãy chọn kiểu định dạng danh sách Formats: (nếu bạn cảm thấy đồng ý) Ngược lại bấm Cancel để bỏ qua Bước này.Nếu chọn mục , thơng tin cấu trúc bảng ngầm định cho bảng tạo sau Cuối nhấn OK để chèn bảng lên tài liệu: Cách 2: Sử dụng cơng cụ: Bạn nhấn nút Insert Table công cụ Standard để chèn bảng lên tài liệu Bảng chọn sau xuất hiện, cho phép chọn số dòng số cột bảng: b Sửa cấu trúc bảng Sau chèn bảng lên tài liệu, bạn thay đổi cấu trúc bẳng cách: chèn thêm xố cột, dòng bảng Ngồi ra, sử dụng thao tác trỏ trực tiếp lên bảng bạn đơn giản thực việc chỉnh sửa cấu trúc bảng Để chèn thêm (các) cột vào bảng, bạn làm sau: Bước 1: Chọn (bơi đen) tồn cột muốn chèn: giả sử muốn chèn thêm cột vào trước cột Ngày sinh, bạn bơi đen tồn cột Ngày sinh; Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen bảng, mở mục chọn Một cột chèn vào trước cột Ngày sinh Tương tự, để chèn thêm (các) dòng vào bảng, bạn làm sau: Bước 1: Chọn (bơi đen) tồn dòng muốn chèn: giả sử muốn chèn thêm dòng lên đầu bảng, bạn bơi đen tồn dòng có STT 2; Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen bảng, mở mục chọn Hai dòng chèn lên trước hai dòng cũ Để xoá (các) cột khỏi bảng, làm sau:Bước 1: Chọn (bơi đen) tồn cột muốn xố; Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng bơi đen bảng, mở mục chọn Các cột chọn bị xoá khỏi bảng Để xoá (các) dòng khỏi bảng, làm sau: Bước 1: Chọn (bơi đen) tồn dòng muốn xố; Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen bảng, mở mục chọn Tồn dòng chọn xố khỏi bảng c Trộn Trộn ô thao tác trộn nhiều ô kề bảng lại thành Xét ví dụ sau: Bước 1: Bôi đen ô cần trộn ô Họ tên; Bước 2: Mở mục chọn Table | Merge Cell Khi chọn trộn thành ô Tương tự, bạn trộn lại d Vẽ bảng Trong trường hợp muốn vẽ thêm đường cho bảng, bạn sử dụng chức Hãy mở công cụ Tables and Borders, nhấn nút Draw Table Con chuột 44 lúc chuyển sang hình bút vẽ bạn dùng để kẻ thêm đường kẻ cho bảng e Định dạng bảng biểu f Định dạng liệu ô Việc định dạng phông chữ, mẫu chữ bảng biểu thực theo phần định dạng chữ trình bày (mục 1.2) g Định dạng lề Bước 1: Chọn (bôi đen) ô cần định dạng; Bước 2: Nháy phải chuột lên vùng bôi đen, mở mục chọn chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng: Định dạng hướng văn Bạn định dạng hướng văn (hiển thị theo chiều dọc, hay chiều ngang) Để định dạng hướng, bạn làm sau: Bước 1: Chọn ô cần định dạng hướng; Bước 2: Nháy phải chuột lên vùng chọn, mở mục chọn , hộp thoại Text Direction xuất hiện: Hãy dùng chuột nhấn vào hướng muốn thiết lập mục Orientation Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất h Tô nền, kẻ viền Để tô mẫu hay kẻ viền cho vùng bảng, cách làm sau: Bước 1: Chọn ô (bôi đen) cần tô hay đặt viền; Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng chọn, mở mục chọn Hộp thoại Border and Shading xuất hiện: Thẻ Border cho phép thiết lập định dạng đường kẻ vùng lựa chọn: Mục Style: chọn kiểu đường định thiết lập; Mục Color: chọn mẫu cho đường thẳng; Mục Width: chọn độ dỡy, mỏng cho đường; Mục Setting: chọn phạm vi đường cần thiết lập Ngồi bạn chọn phạm vi đường cần thiết lập định dạng mục Preview; Mục Apply to: để chọn phạm vi ô thiết lập cho phù hợp: Table – thiết lập định dạng cho toàn bảng; Cell- thiết lập cho ô chọn; Nhấn Ok để kết thúc công việc Thẻ Shading cho phép thiết lập định dạng tô bảng: Mục Fill: chọn chọn mẫu cần tơ Đã có sẵn hộp với nhiều mẫu Bạn nhấn nút More Colors để tự chọn cho mẫu khác: Mục Apply to: để chọn phạm vi ô cấn tô mầu nền: Table – tơ tồn bảng; Cell- tơ cho ô chọn; Nhấn Ok để kết thúc công việc i Tính tốn bảng Bạn thực số phép tính đơn giản bảng Word Một khía cạnh Word có khả bảng tính điện tử (Excel), nhiên xử lý phép tốn đơn giản, đơn giản j Tính tổng Bước 1: Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng Ví dụ dòng Tổng cộng: Bước 2: Mở mục chọn Table | Formula , hộp thoại Formula xuất hiện: Ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính Có loại cơng thức tính tổng:=SUM(ABOVE) – tính tổng dòng từ dòng đặt điểm trỏ Cơng thức áp dụng để tính tổng cho dòng Tổng cộng; =SUM(LEFT) – tính tổng cho dòng bên trái dòng đặt điểm trỏ Tương tự, =SUM(RIGHT) – tính tổng cho dòng bên phải dòng đặt điểm trỏ Cuối nhấn OK để hồn tất việc tính tổng k Sắp xếp liệu bảng Dữ liệu bảng xếp theo thứ tự Đặt điểm trỏ lên bảng cần xếp mở mục chọn Table | Sort , hộp thoại Sort xuất hiện: Thiết lập thuộc tính cho hộp thoại sau: Mục Sort by: chọn cột cần xếp Mục Type : chọn kiểu liệu cột để xếp Có kiểu liệu mở Word hỗ trợ: Text – kiểu ký tự; Number – kiểu số học Date – kiểu ngày; Các mục Then By: Sẽ so sánh giá trị xếp trường trùng Ví dụ trên, Tên trùng xếp Họ đệm; Mục My list has: chọn Header row- dòng bảng không tham gia vào trình xếp (làm dòng tiêu đề); chọn No header rowmáy tính xếp dòng bảng (chọn bảng khơng có dòng tiêu đề); Cuối nhấn OK để thực l Thanh công cụ Tables and Borders Thanh công cụ chứa tính giúp bạn dễ dàng thực thao tác xử lý bảng biểu Để hiển thị cơng cụ, kích hoạt mục chọn View | Toolbars | Tables and Borders: ý nghĩa nút công cụ sau: : Dùng để kẻ định dạng đường; : Dùng để tẩy bỏ đường thẳng; : Để chọn kiểu đường thẳng; Chọn độ đậm đường; : Định dạng mẫu cho đường; : Kẻ khung cho ô; : Tô mầu ô; : Để chèn thêm bảng lên tài liệu; : Để trộn ô chọn thành ô; : Để chia ô thành nhiều ô nhỏ; : Để định dạng lề văn ơ; : Để kích hoạt tính tự động định dạng : Định dạng hướng văn ô; : Sắp xếp giảm dần theo cột chọn; : Sắp xếp tăng dần theo cột chọn; : Tính tổng đơn giản IV Chương 3: Đồ hoạ Ngoài khả soạn thảo định dạng văn bản, khả đồ hoạ Word mạnh Trong chương này, tìm hiểu tiếp cận kỹ thuật vẽ xử lý số khối hình hoạ trực tiếp Word Để làm việc với môi trường đồ hoạ Word, bạn phải sử dụng đến công cụ Drawing Nếu chưa nhìn thấy cơng cụ hình mở cách kích hoạt mục chọn View | Toolbar | Drawing Vẽ khối hình đơn giản a Sử dụng mẫu hình đơn giản Bạn vẽ số khối hình đơn giản lên tài liệu cách sử dụng số nút vẽ hình cơng cụ Drawing như: : Vẽ hình chữ nhật; : Vẽ hình val, hình tròn; : Tạo hình chữ nhật chứa văn bản; : Vẽ đường thẳng; Vẽ mũi tên Cách vẽ sau: Bước 1: Dùng chuột nhắp lên nút chứa hình cần vẽ; Bước 2: Dùng chuột vẽ hình lên tài liệu Khi trỏ chuyển hình mũi tên, bạn thay đổi kích cỡ hình vẽ Chúng ta để ý, khối hình thường có điểm đánh dấu , đặt trỏ chuột vào điểm đánh dấu bạn co dãn kích cỡ hình vẽ cách kéo rê chuột b Sử dụng khối hình AutoShape Ngồi khối hình đơn giản mở bạn thấy cơng cụ Drawing, nút AutoShapes cung cấp nhiều mẫu hình vẽ đa dạng Để sử dụng mẫu hình AutoShapes, Bạn làm sau: Nhấp nút AutoShapes công cụ Drawing: Danh sách mẫu hình liệt kê ra, bạn chọn vẽ chúng lên tài liệu hướng dẫn c Định dạng hình vẽ Thanh cơng cụ Drawing cung cấp nhiều nút tính giúp bạn định dạng khối hình vẽ: : Nút dùng để chọn đối tượng cần định dạng; : Chọn độ dầy mỏng đường; : Chọn kiểu nét đường; : Chọn chiều mũi tên (khi vẽ mũi tên hình); : Chọn mẫu sắc cho đường; : Tơ mầu cho hình kín; : Chọn mẫu sắc cho chữ; : Tạo bóng cho hình vẽ; : Chọn khối hình khơng gian chiều (3D); : Để quay hình vẽ Làm việc tập hợp hình vẽ Một khối hình vẽ thường bao gồm tổ hợp nhiều hình vẽ ghép lại Tính nhóm (Group) giúp gom nhóm hình nhỏ cần thiết thành khối hình lớn Điều thuân lợi cho việc sử dụng quản lý khối hình vẽ tài liệu a Gom nhóm (Group) Để gom nhóm tập hợp hình, bạn làm sau: Bước 1: Sử dụng nút công cụ Drawing, kết hợp việc giữ phím Shift Rồi chọn hình nhỏ cần nhóm lại (bằng cách nhấn chuột lên hình) dùng chuột khoanh vùng bao quanh khối hình cần nhóm; Bước 2: Kích hoạt tính nhóm cách: nhấn nút Draw công cụ Drawing, chọn Group Tất hình nhỏ chọn nhóm lại thành hình lớn b Gỡ nhóm (Ungroup) Trong trường hợp muốn sửa lại cấu trúc hình nhỏ khối nhóm, bạn phải thực gỡ nhóm Cách làm sau: Bước 1: Sử dụng nút để chọn hình (lớn) cần gỡ nhóm; Bước 2: Kích hoạt tính gỡ nhóm cách: nhấn nút Draw công cụ Drawing, chọn Ungroup Tất hình nhỏ hình lớn trở lại trạng thái trước lúc bị nhóm Đến đây, bạn hiệu chỉnh hình nhỏ theo ý muốn c Nhóm lại (Regroup) Sau gỡ nhóm chỉnh sửa xong, muốn nhóm lại thành khối ban đầu bạn khơng cần phải thực lại tính nhóm, mở cần gọi tính nhóm lại (Regroup) Cách làm sau; Bước 1: Sử dụng nút để chọn hình nhỏ số hình nhỏ cần nhóm lại; Bước 2: Kích hoạt tính nhóm lại cách: nhấn nút Draw cơng cụ Drawing, chọn Regroup Các hình nhỏ tự động nhóm lại việc nhóm làm ban đầu Tạo chữ nghệ thuật a Chèn chữ nghệ thuật (Word Art) lên tài liệu, bạn làm sau: Bước 1: Nhấp nút Insert WordArt cộng cụ Drawing, hộp thoại WordArt Gallery xuất hiện: Nhấn chuột lên ô có mẫu chữ cần tạo! Bước 2: Dùng chuột chọn kiểu chữ nghệ thuật cần tạo, cách nhấn vào ô chứa kiểu chữ mở bạn muốn; Bước 3: Gõ vào dòng chữ bạn muốn tạo mục Text hộp thoại Edit WordArt Text: Bạn chọn phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ cho đoạn văn Bước 4: Nhấn Ok để kết thúc Dòng chữ nghệ thuật lên tài liệu: b Hiệu chỉnh Bạn thực phép hiệu chỉnh cho dòng chữ nghệ thuật tạo công cụ WordArt: ý nghĩa nút lệnh cơng cụ sau: Để chèn thêm dòng chữ nghệ thuật khác; :Để sửa nội dung văn dòng chữ; :Để chọn lại kiểu chữ nghệ thuật; :Để định dạng mẫu cho khối chữ; :Để chọn số kiểu chữ nghệ thuật khác; :Để quay khối chữ; :Để xoay hướng văn bản; :Để định dạng lề văn khối hình; :Để điều chỉnh khoảng cách ký tự Chèn ảnh lên tài liệu Bạn chèn hình ảnh từ nhiều nguồn khác máy tính lên tài liệu Word như: ảnh từ tệp tin; ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery ảnh từ hình máy tính a Chèn ảnh từ tệp tin Để chèn ảnh từ tệp tin lên tài liệu, bạn làm sau: Mở mục chọn Insert | Picture | From file, hộp thoại Insert Picture xuất cho phép bạn tìm tệp ảnh cần chèn lên tài liệu: Hãy chọn tệp ảnh, nhấn nút Insert để hoàn tất.ảnh từ tệp chọn chèn lên tài liệu công cụ Picture giúp bạn thực phép định dạng, hiệu chỉnh ảnh ý nghĩa nút lệnh công cụ Picture sau: : Để chèn thêm ảnh từ tệp tin khác; :Định dạng mẫu cho ảnh; :Điều chỉnh độ tương phản cho ảnh; :Điều chỉnh độ sáng, tối ảnh; :Dùng để cắt ảnh; :Chọn kiểu đường viền cho ảnh; :Bật tính định dạng đối tượng ảnh; : Thiết lập thuộc tính xuyên thấu (Transparent) ảnh; : Huỷ bỏ định dạng ảnh b Trong trường hợp không xuất cơng cụ Picture, bạn gọi mục chọn View | Toolbar | Picture Chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery Để chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery lên tài liệu, bạn làm sau: Mở mục chọn Insert | Picture | Clip Art, hộp thoại Insert ClipArt xuất cho phép tìm hình ảnh cần chèn lên tài liệu: ảnh lưu mục (Categories), bạn phải mở mục để tìm ảnh Nút Back Forward giúp bạn quay thao tác trước thao tác sau dịch chuyển Categories.Sau tìm ảnh, nhấn chuột lên ảnh tìm được, thực đơn xuất cho phép bạn chọn tình xử lý ảnh chọn: Sau ảnh chèn lên tài liệu, bạn sử dụng cơng cụ Picture để định dạng ảnh hướng dẫn Chụp ảnh từ hình vào tài liệu Trong trình chế tài liệu, nhiều cần chèn hình ảnh xuất hình máy tính vào tài liệu Sau Bước cần thiết giúp bạn làm việc đó: Bạn muốn chụp tồn hình máy tính vào tài liệu? Bước 1: Mở hình cần chụp, nhấn phím Print Screen Tồn hình ảnh hình lưu vào nhớ đệm (Clipboard) dạng hình ảnh; Bước 2: Chọn vị trí cần chèn lên tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V nút Paste để dán hình từ nhớ đệm lên văn Bạn muốn chụp hộp thoại cửa sổ kích hoạt hình vào tài liệu? Bước 1: Mở hình cần chụp, nhấp tổ hợp phím Alt + Print Screen Hình ảnh hộp thoại cửa sổ kích hoạt lưu vào nhớ đệm; Bước 2: Chọn vị trí cần chèn ảnh tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V nút Paste để dán hình từ nhớ đệm lên văn Bạn muốn chụp vùng hình vào tài liệu? Bước 1: Mở hình cần chụp, nhấp phíp Print Screen Bước 2: Hãy mở chương trình Paint brush Window hay phần mềm xử lý ảnh có máy tính; tạo tệp dán hình vừa chụp vào Tiếp theo, sử dụng tính cắt hình phần mềm để cắt phần hình ảnh cần lấy Nhấn Ctrl+C nút Copy để chép chúng Bước 3: Cuối cùng, bạn chọn vị trí cần chèn lên tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V nút Paste để dán hình cắt lên tài liệu V Chương 4: In ấn Qui trình để in ấn In ấn cơng đoạn quan trọng khâu cuối qui trình soạn thảo tài liệu Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu mình, bạn nên thực theo qui trình sau: Định dạng trang in (Page Setup) Soạn thảo tài liệu Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang, đánh số trang (nếu cần) Xem tài liệu trước in- Định dạng trang in: Bước bạn phải làm soạn thảo tài liệu Word; Soạn thảo tài liệu: bao gồm tất kỹ mở bạn tìm hiểu từ chương đến chương 5;Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang;Print Preview- khâu quan trọng Cho phép bạn xem nội dung trang in trước in; Thực in tài liệu giấy Tính Page Setup Tính giúp thiết lập cấu trúc trang in, khổ giấy in Hãy mở mục chọn File | Page Setup để kích hoạt Hộp thoại Page Setup xuất hiện: (Print preview) In ấn tài liệu Thẻ Paper Size: cho phép bạn lựa chọn khổ giấy in: Mục Paper size: để chọn khổ giấy in Bao gồm khổ: Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5, tuỳ thuộc vào loại máy in bạn Bình thường, văn soạn thảo khổ A4; Ngồi bạn thiết lập chiều rộng (mục Width), chiều cao (mục Height) cho khổ giấy; Mục Orientation: để chọn chiều in khổ giấy Nếu Portrait – in theo chiều dọc; Lanscape – in theo chiều ngang khổ giấy; Mục Apply to: để định phạm vi trang in áp dụng thiết lập Nếu Whole Document - áp dụng cho toàn tài liệu; This point forward - áp dụng trang chọn trở cuối tài liệu; Mục Preview – cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in thiết lập; Nhấn nút Default – bạn muốn áp dụng thiết lập ngầm định cho tệp tài liệu sau Word; Nhấn OK để đồng ý đóng hộp thoại lại Thẻ Margin: cho phép thiết lập lề trang in: Mục Top: để thiết lập chiều cao lề trang in; Mục Bottom: để thiết lập chiều cao lề trang in; Mục Left: để thiết lập chiều rộng lề bên trái trang in; Mục Right: để thiết lập chiều rộng lề bên phải trang in;- Mục Gutter: để thiết lập bề rộng phần gáy tài liệu;- Mục Header – thiết lập chiều cao phần tiêu đề đầu trang (Header); Mục Footer – thiết lập chiều cao phần tiêu đề cuối trang (Footer); Mục Apply to: để định phạm vi trang in áp dụng thiết lập Nếu Whole Document - áp dụng cho toàn tài liệu; This point forward - áp dụng trang đặt điểm trỏ trở cuối tài liệu;- Mục Preview cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in thiết lập;- Nhấn nút Default – bạn muốn áp dụng thiết lập ngầm định cho tệp tài liệu sau Word;- Nhấn OK để đồng ý đóng hộp thoại lại Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang Cách xây dựng tiêu đề đầu tiêu đề cuối: Mở mục chọn View | Header and Footer, trỏ chuyển vào phần tiêu đề đầu (Header): Thanh công cụ Header and Footer xuất hiện: Bạn soạn thảo tiêu đề cách gõ trực tiếp văn bản, định dạng chúng Bạn chèn hình ảnh, đồ họa, bảng biểu, lên tiêu đề chèn lên tài liệu Ngồi ra, bạn chèn thêm thông tin khác từ công cụ Header and Footer sau: :Nút cho phép chèn vào số thông tin tiêu đề tệp tài liệu là: :Chèn Tác giả, trang, ngày; :Chèn tên tác giả; :Chèn tên máy tính tạo tệp tin; :Chèn tên tệp tin đường dẫn; :Chèn tên tệp tin; :Chèn ngày in văn gần nhất; :Chèn thời điểm cuối sử văn bản; :Chèn trang thứ X tổng số trang Y :Chèn số thứ tự trang tại; :Chèn tổng số trang tài liệu; :Chèn ngày tại; :Chèn tại; :Định dạng số trang; :Chuyển đổi làm việc Header Footer; :Đóng tiêu đề lại.Chèn số trang tự động Ngoài việc chèn số trang tự động tính Header and Footer, bạn chèn số trang tự động lên tiêu đề trang cách:Mở mục chọn: Insert Page numbers… Hộp thoại Page numbers xuất hiện:- Mục Position – chọn vị trí chèn số trang: Bottom of page chèn vào tiêu đề cuối; Top of page chèn vào tiêu đề đầu trang;- Mục Aligment – dóng hỡng cho số trang: Right- bên phải trang; Left – bên trái trang Center- trang;- Nếu chọn mục thực đánh số trang đầu tiên, trái lại trang không đánh số, đánh số từ trang thứ trở đi;- Mục Preview- để xem kết thiết lập trang tài liệu; - Nhấn OK để hồn tất cơng việc Xem tài liệu trước in Xem trước in (hay gọi Print preview) việc quan trọng, đặc biệt ngườimới học word, chưa có nhiều kỹ in ấn Qua hình Print Preview, bạn quan sát trước cấu trúc trang in nội dung chi tiết trang in Qua có điều chỉnh hợp lý, kịp thời tài liệu để in thu kết cao ý muốn.Để bật hình Print preview, bạn làm theo hai cách:Cách 1: Mở mục chọn File | Print Preview Cách 2: Nhấn nút Print preview công cụ Standard Màn hình Preview cơng cụ Print preview xuất hiện: Màn hình Preview nơi hiển thị cấu trúc, nội dung trang tài liệu trước in; Thanh công cụ Print Preview cung cấp nút chức để làm việc hình Preview, là: :Để phóng to, thu nhỏ (Zoom) thơng tin hình Preview; :Cho phép hiển thị hay khơng hiển thị thước kẻ (Rule) hình này; :Chỉ hiển thị trang tài liệu hình này; :Có thể chọn n trang tài liệu hiển thị hình (n=1 6); :Để chuyển đổi chế độ xem xem + sửa nội dung trực tiếp tài liệu; In ấn tài liệu Sau chế xong tài liệu, kiểm tra lại lỗi chế Bước bạn thực in ấn tài liệu máy in Có nhiều cách cho bạn chọn lựa lệnh in ấn:Cách 1: Mở mục chọn File | Print Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Hộp thoại Print xuất hiện: Hộp Printer cho phép bạn chọn máy in cần in (trong trường hợp máy tính bạn có nối tới nhiều máy in) Nút Properties cho phép bạn thiết lập thuộc tính cho máy in cần; Hộp Page range- cho phép thiết lập phạm vi trang in: Chọn All – in toàn trang tệp tài liệu; Current page – in trang tài liệu chọn; Pages – trang cần in Qui tắc chọn trang cần in sau: - Ví dụ: Chỉ in trang số 5: In từ trang đến trang 10: 2-10 In từ trang đến trang 10; từ trang 12 đến 15: 2-10, 12-15 Hộp Copies – số in, ngầm định Nếu bạn in nhiều bản, gõ số in vào đây; Hộp Page per sheet để số trang tài liệu in trang giấy Ngầm định 1, nhiên bạn thiết lập nhiều số trang in trang giấy, cỡ bé; Cuối nhấn nút OK để thực việc in ấn VI Chương 5: Trộn tài liệu Khái niệm trộn tài liệu Một tính mạnh phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word trộn tài liệu (Mail Merge) Điều giúp ích cho nhân viên văn phòng nhiều việc in danh sách phiếu nhỏ Chuẩn bị liệu Soạn thảo mẫu giấy mời a Kích hoạt tính Mail merge Kích hoạt tính trộn tài liệu Word cách mở mục chọn Tools | Mail Merge , Hộp thoại Mail Merge Helper xuất hiện, bấm chuột nút Creat chọn mục Mailing Label, hộp thoại sau xuất hiện: Hãy chọn Active Window để tiếp tục: Nhấn chuột nút Get Data chọn mục Open Data Source , hộp thoại Open Data Source xuất hiện, bạn chọn tệp chứa danh sách khác mời tạo nhấn Open Sau mở tệp chứa danh sách khách mời, nhấn Close để đóng hộp thoại Mail Merge Helper sử dụng công cụ Mail merger để chèn trường tin cần thiết lên tài liệu: Nếu không thấy công cụ Mail Merge xuất hình, hiển thị cách chọn thực đơn View | Toolbars | Mail Merge b Chèn trường tin lên tài liệu Để chèn trường tin lên giấy mời, làm sau: Bước 1: Đặt điểm trỏ vào vị trí cần chèn thông tin tài liệu: đặt lên phần định chèn tên (nếu muốn chèn trường Họ tên) đặt điểm trỏ lên mục lớp (nếu muốn chèn trường Lớp); Bước 2: Trên công cụ Mail merge nhấn nút Insert Merge Field, chọn trường tin cần chèn lên tài liệu Sau chèn đầy đủ trường tin vào vị trí hợp lý chúng tài liệu, bạn chuyển sang Bước để tiến hỡnh trộn Giấy mời c Thực trộn tài liệu Nhấn nút công cụ Mail merge, hộp thoại tuỳ chọn trộn thư Merge xuất hiện:Có thể thiết lập thông số cho hộp thoại sau: Mục Merge to: cho biết giấy mời tạo đặt đâu: New document- tệp word mới; Printer – in máy in; Mục Records to be merged: cho biết phạm vi ghi trộn ra: All- thực trộn tất ghi From: – trộn từ ghi đến To: ghi nào? Cuối nhấn nút Merge để thực trộn Giấy mời thiết lập d Thanh công cụ Mail merge Thanh công cụ Mail Merge cung cấp nút chức giúp bạn làm viẹc nhanh chóng thuận tiên trình trộn tài liệu word :Để chèn trường tin (cột) từ danh sách lên tài liệu trộn; :Để chuyển đến vị trí tài liệu sau trộn được; :Để hiển thị hộp thoại Mail Merge Helper tiếp tục thiết lập mục 5.4; :Để kiểm tra xem có lỗi q trình thiết lập thông tin trộn tài liệu hay không? : Thực trộn tài liệu đ−a kết tệp Word mới; :Thực trộn tài liệu in kết máy in; Mở hộp thoại thiết lập thông tin trước trộn thư Merge I Bài mở đầu .1 II Giới thiệu phần mềm Microsoft Winword Cách khởi động Môi trường làm việc Tạo tài liệu Ghi tài liệu lên đĩa Mở tài liệu đã∙ tồn đĩa Thốt khỏi mơi trường làm việc Chương 1:Soạn thảo a b c d e f g h i j k l m n o a b c d a b a b a b a b c d a b a b c 10 a b Một số thao tác soạn thảo Nhập văn Thao tác khối văn Sao chép: Di chuyển khối văn Thiết lập Tab: Các kỹ định dạng văn .4 Định dạng đơn giản Chọn phông chữ Chọn cỡ chữ Chọn kiểu chữ Chọn mẫu chữ Chọn mẫu văn Hộp thoại Font .4 Thẻ Font: Thẻ Text Effect: Chọn kiểu hiệu ứng ! Định dạng đoạn văn Mục Aligment: Mục Indentation: Trong mục Special chọn: Mục Spacing: Thiết lập Bullets numbering .5 Thiết lập Bullets .5 Thiết lập Numbering Soạn thảo công thức toán học .6 Chia văn thành nhiều cột Chia cột văn Sửa lại định dạng Tạo chữ lớn đầu đoạn văn .7 Cách tạo Điều chỉnh chữ lớn đầu đoạn Tạo quản lý Style Tạo Style Gán Style cho mẫu định dạng Điều chỉnh Style .8 Quản lý Styles Tìm kiếm thay văn Tìm kiếm văn Tìm thay văn Tính AutoCorrect Thêm từ viết tắt Xoá từ viết tắt .9 Các tuỳ chọn sửa lỗi tả .9 Chèn ký tự đặc biệt 10 Chèn ký tự đặc biệt .10 Gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt 10 c III Gán từ viết tắt cho ký tự đặc biệt 10 Chương 10 a b c d e f g h i j k l IV Bảng biểu 10 Tạo cấu trúc bảng 10 Sửa cấu trúc bảng 11 Trộn ô .11 Vẽ bảng 11 Định dạng bảng biểu 11 Định dạng liệu ô 11 Định dạng lề 11 Tô nền, kẻ viền 12 Tính tốn bảng .12 Tính tổng 12 Sắp xếp liệu bảng .12 Thanh công cụ Tables and Borders 12 Chương 3: Đồ hoạ .13 Vẽ khối hình đơn giản 13 Sử dụng mẫu hình đơn giản 13 Sử dụng khối hình AutoShape .13 Định dạng hình vẽ 13 Làm việc tập hợp hình vẽ .14 a Gom nhóm (Group) .14 b Gỡ nhóm (Ungroup) 14 c Nhóm lại (Regroup) .14 Tạo chữ nghệ thuật 14 a Chèn chữ nghệ thuật (Word Art) lên tài liệu, bạn làm sau: 14 b Hiệu chỉnh 14 Chèn ảnh lên tài liệu 14 a Chèn ảnh từ tệp tin 14 b Trong trường hợp không xuất cơng cụ Picture, bạn gọi mục chọn View | Toolbar | Picture Chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery .15 Chụp ảnh từ hình vào tài liệu .15 a b c V Chương 4: In ấn 15 Qui trình để in ấn 15 Tính Page Setup 15 In ấn tài liệu 15 Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang 16 Xem tài liệu trước in 16 In ấn tài liệu 17 VI Chương 5: Trộn tài liệu .17 a b c d Khái niệm trộn tài liệu 17 Chuẩn bị liệu 17 Soạn thảo mẫu giấy mời 17 Kích hoạt tính Mail merge 17 Chèn trường tin lên tài liệu .17 Thực trộn tài liệu 17 Thanh công cụ Mail merge 18