SOP Quy trình quản lý tài liệu

10 11 0
  • Loading ...
1/10 trang

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 30/07/2019, 20:55

Quy trình thao tác chuẩn (tiếng Anh: Standard operating procedure SOP) là một hệ thống quy trình, được tạo ra để hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. Quy trình chuẩn giúp tránh khỏi các sơ sót nếu làm theo đúng các bước trong quy trình, nó cũng giúp người mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc. SỞ Y TẾ YÊN BÁI BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC NGHĨA LỘ QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU HTQLCL Mã số: QT.01.HT Ngày ban hành: 10/09/2015 Lần ban hành: 01 Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt Họ tên BSCKI Kim Mạnh Hùng ThS.BS Đào Thanh Quyết BSCKI Hà Thị Hồng Thúy Chức vụ Tổ trưởng QLCL QMR- Phó Giám đốc Giám đốc Chữ ký Quy trình quản lý tài liệu HTQLCL BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC NGHĨA LỘ QT.01.HT QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU HTQLCL Mã số: QT.01.HT Ngày ban hành: 10/ / 2015 Lần ban hành: 01 Người có liên quan phải nghiên cứu thực nội dung quy định Nội dung quy định có hiệu lực thi hành đạo Giám đốc bệnh viện Mỗi đơn vị phát 01 (có đóng dấu kiểm sốt) Các đơn vị có nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với thư ký QLCL để có đóng dấu kiểm sốt Cán cơng chức cung cấp file mềm mạng nội OneMAN để chia sẻ thông tin cần NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận đánh dấu X ô bên cạnh)       Giám đốc Các Phó giám đốc Các phòng chức Các khoa lâm sàng Các khoa cận lâm sàng Tổ QLCL □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (Tình trạng sửa đổi so với trước đó) Trang Hạng mục sửa đổi Ngày ban hành: 10/9/2015 Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi Trang 2/10 Quy trình quản lý tài liệu HTQLCL QT.01.HT MỤC ĐÍCH Quy trình quy định thống trình biên soạn/ soạn thảo, phê duyệt, ban hành, quản lý cập nhật văn bản, tài liệu Bệnh viện đa khoa khu vực Nghĩa Lộ PHẠM VI ÁP DỤNG - Quy trình áp dụng để kiểm soát tất tài liệu Bệnh viện ĐKKV Nghĩa Lộ biên soạn, ban hành cho hệ thống quản lý chất lượng - Để kiểm soát tất tài liệu bên mà Bệnh viện ĐKKV Nghĩa Lộ phải áp dụng hồ sơ TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 hệ thống quản lý chất lượng –các yêu cầu; - Tiêu chuẩn ISO/TR 10013:2001 Hướng dẫn tài liệu hệ thống quản lý chất lượng; THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA 4.1 Thuật ngữ - Tài liệu nội bộ: tài liệu Bệnh viện ban hành để sử dụng nội khoa phòng thuộc bệnh viện: Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, Sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, quy định nội văn khác nhằm định hướng kiểm soát hoạt động bệnh viện - Tài liệu kiểm sốt: tài liệu có chữ ký Lãnh đạo Bệnh viện đóng dấu có hiệu lực, theo dõi danh mục phân phối tài liệu, sửa đổi cập nhật tới người sử dụng - Tài liệu bên ngồi: Là tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi: tiêu chuẩn, quy trình kỹ thuật, văn quy phạm pháp luật, quy định Bộ, ngành liên quan - Tài liệu khơng kiểm sốt: tài liệu khơng có dấu bệnh viện ĐKKV Nghĩa Lộ, người sử dụng tài liệu không cập nhật tài liệu thay đổi 4.2 Từ viết tắt - GĐ Bệnh viện: Giám đốc Bệnh viện - QMR : Đại diện lãnh đạo chất lượng (Quality Management Representative) - HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng - CBCNV: Cán công nhân viên - Tổ QLCLBV : Tổ quản lý chất lượng bệnh viện Ngày ban hành: 10/9/2015 Trang 3/10 Quy trình quản lý tài liệu HTQLCL QT.01.HT NỘI DUNG 5.1 Quy định hình thức tài liệu nội 5.1.1 Tất tài liệu hệ thống quản lý Bệnh viện ĐKKV Nghĩa Lộ bao gồm: qui trình hướng dẫn (trừ mẫu, biểu mẫu) trình bày theo hình thức quy trình QT.01.HT 5.1.2 Các biểu mẫu ban hành phải có ngày ban hành mã số phần đầu (header) để kiểm soát Trường hợp biểu mẫu có nhiều trang thêm số trang/tổng số trang phần cuối trang (footer) Phần header trang thứ 2: BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC NGHĨA LỘ QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU HTQLCL Mã số: QT.01.HT Ngày ban hành: …/ / 2015 Lần ban hành: 01 Header từ trang thứ đến hết: Tên quy trình Mã hiệu Footer từ trang thứ đến hết:: Ngày ban hành… Trang …/tổng số trang 5.1.3 Các tài liệu khác quy định, quy chế, định, … trình bày theo yêu cầu cụ thể tài liệu 5.2 Hệ thống mã ký hiệu tài liệu 5.2.1 Các tài liệu nội phải đánh mã số để thuận tiện cho việc: Nhận biết, sử dụng kiểm sốt Các thơng tin để nhận biết gồm: - Tên tài liệu - Mã số tài liệu - Ngày ban hành - Trang/Tổng số trang - Lãnh đạo ký phê duyệt 5.2.2 Mã số tài liệu cụ thể qui định sau: a Sổ tay chất lượng: STCL b Quy trình (QT): QT xx yy Trong đó: QT: Quy trình - xx: thứ tự quy trình từ 01 đến 99 - yy: ký hiệu đơn vị soạn thảo tài liệu đối loại tài liệu Quy trình khoa chia làm nhóm: 1) quy trình quản lý khoa ký hiệu QL (Ví dụ: QT.01.XN.QL - Quy trình quản lý số 01 khoa Xét Ngày ban hành: 10/9/2015 Trang 4/10 Quy trình quản lý tài liệu HTQLCL QT.01.HT nghiệm); 2) quy trình kỹ thuật khoa ký hiệu theo mảng, vd: HH (huyết học); VS (Vi sinh), TB (tế bào), HS (hóa sinh), MD (Miễn dịch),… vd: QT.01.XN.VS c Quy chế: QC xx yy Trong đó: - QC: Quy chế - yy: ký hiệu đơn vị soạn thảo tài liệu, - xx: thứ tự quy chế từ 01 đến 99 theo thứ tự quy chế phòng biên soạn d Biểu mẫu (BM): BM.xx.yy cd Số thứ tự biểu mẫu quy trình từ 01 đến 99 Số thứ tự quy trình tương ứng từ 01 đến 99 e Hướng dẫn (HD): HD.xx.yy.zz Số thứ tự loại hướng dẫn từ 01 đến 99 Số thứ tự hướng dẫn tương ứng từ 01 đến 99 5.2.3 Quy trình hệ thống đơn vị bệnh viện (QT): QT.xx.yy Trong đó: - xx thứ tự quy trình từ 01 đến 99 - yy ký hiệu đơn vị soạn thảo tài liệu (Ví dụ: HT: quy trình hệ thống; ICU: Khoa Hồi sức cấp cứu; CT: Khoa Chấn thương); vd: QT.01.HT; QT.01.ICU Lưu ý: Các hệ thống mã ký hiệu tài liệu ban hành có hiệu lực giữ ngun 5.3 Qui định trình bày nội dung tài liệu 5.3.1 Sổ tay chất lượng cần thể nội dung sau: - Giới thiệu tổ chức phạm vi áp dụng HTQLCL - Chính sách chất lượng - Mô tả cấu tổ chức - Mô tả hệ thống quản lý chất lượng tổ chức 5.3.2 Quy trình trình bày thống gồm nội dung theo trình tự sau: Mục đích: lý lại có quy trình Phạm vi áp dụng: hoạt động, đối tượng cần thực theo quy trình Tài liệu liên quan: tài liệu làm để xây dựng quy trình tài liệu liên quan khác tới nội dung quy trình Ngày ban hành: 10/9/2015 Trang 5/10 Quy trình quản lý tài liệu HTQLCL QT.01.HT Thuật ngữ từ viết tắt: Giải thích từ chun mơn, từ viết tắt khái niệm tài liệu (nếu có) Nội dung: mơ tả bước thực công việc, bao gồm: - Thứ tự bước công việc (vẽ lưu đồ, diễn giải cần thiết) - Trách nhiệm thực - Các biểu mẫu thực bước cơng việc (nếu có) Hồ sơ: tất hồ sơ phải lưu theo yêu cầu công việc Phụ lục: biểu mẫu, phụ lục kèm theo quy trình Lưu ý: Nếu mục Tài liệu liên quan; Thuật ngữ từ viết tắt; Hồ sơ; Phụ lục khơng có nội dung ghi không không áp dụng Đối với quy trình/ hướng dẫn đơn giản trình bày nội dung cụ thể, vẽ lưu đồ Đối với quy trình có lưu đồ sử dụng ký hiệu vẽ (trường hợp có nhu cầu sử dụng ký hiệu khác, tác giả phải giải thích ký hiệu lưu đồ mình) sau: Biểu tượng Ý nghĩa Bắt đầu, kết thúc quy trình Các bước công việc cụ thể Sự lựa chọn: Dấu “+” đồng ý ; Dấu “-” không đồng ý Mũi tên bước quy trình A Ngày ban hành: 10/9/2015 Nối với nhánh khác (nhánh A) Trang 6/10 Quy trình quản lý tài liệu HTQLCL QT.01.HT 5.4 Quá trình ban hành, sửa đổi tài liệu Lưu đồ trình xây dựng/sửa đổi ban hành tài liệu Trách nhiệm Các bước thực Mô tả biểu mẫu Đề nghị xây dựng, sửa đổi - Khi nhận thấy có nhu cầu xây dựng sửa đổi tài liệu phục vụ cơng tác chun mơn khoa, phòng đề xuất trực tiếp với GĐ/QMR xem xét, phê duyệt Đơn vị có đề nghị GĐ/QMR, Lãnh đạo đơn vị có đề nghị Xem xét Đồng ý Xây dựng văn lấy ý kiến đóng góp Đơn vị có đề nghị, Tổ QLCLBV GĐ/QMR, Lãnh đạo đơn vị có đề nghị, Phê duyệt + Tổ QLCLBV Ban hành thực Các đơn vị liên quan Tổ QLCLBV Cập nhật danh mục tài liệu hành GĐ/QMR xem xét nhu cầu tình hình hoạt động thực tế: + Nếu đồng ý xây dựng sửa đổi tài liệu, GĐ/QMR phê duyệt và chuyển phòng chức phận liên quan tổ chức thực bước + Trường hợp không GĐ/QMR phê duyệt xây dựng sửa đổi thơng báo lại cho lãnh đạo khoa, phòng đề xuất (kết thúc) - Các đơn vị liên quan phân cơng cho (nhóm) cá nhân tiến hành xây dựng tài liệu theo yêu cầu - Sau hoàn thành QT dự thảo, lãnh đạo đơn vị xem xét, chuyển đơn vị liên quan (bao gồm 01 gửi tổ QLCLBV) để thu thập ý kiến - Tài liệu sau biên soạn sửa đổi hồn chỉnh theo góp ý, trình GĐ/QMR xem xét phê duyệt Đơn vị có yêu cầu theo dõi phê duyệt GĐ/QMR: + Nếu cần sửa đổi, bổ sung quay lại thực bước để hoàn chỉnh + Nếu hoàn thiện chuyển thực bước - QT sau GĐ/QMR phê duyệt, Tổ QLCLBV có trách nhiệm giữ gốc, đóng dấu kiểm soát ban hành tới đơn vị liên quan để thực Các đơn vị liên quan, cập nhật tài liệu ban hành vào Danh mục tài liệu theo BM.01.HT.01 Kết thúc 5.5 Trách nhiệm ban hành loại tài liệu Thư ký ISO bệnh viện chịu trách nhiệm đầu mối quản lý theo dõi việc xây dựng, cập nhật sửa đổi tài liệu HTQLCL chung cho toàn bệnh viện Loại tài liệu Người viết Kiểm tra Phê duyệt Sổ tay chất lượng Phòng KH-TH Đại diện Lãnh đạo chất lượng Giám đốc BV Ngày ban hành: 10/9/2015 Trang 7/10 Quy trình quản lý tài liệu HTQLCL QT.01.HT Các quy trình Các khoa, phòng thuộc BV (theo chức năng, nhiệm vụ) Đại diện Lãnh đạo chất lượng Giám đốc BV Quy định nội bộ, nội quy, hướng dẫn công việc Các khoa, phòng thuộc BV (theo chức năng, nhiệm vụ) Lãnh đạo khoa, phòng Lãnh đạo BV 5.6 Phân phối tài liệu 5.6.1 Tài liệu sau biên soạn hoàn chỉnh, Phụ trách chất lượng in 02 gốc để trình phê duyệt (một chuyển đơn vị biên soạn, Phụ trách chất lượng lưu) Sau duyệt, Phụ trách chất lượng cập nhật vào Danh mục tài liệu theo biểu mẫu BM.01.HT.01 phân phối tài liệu theo mục nơi nhận (trang 2), có chữ ký người nhận Tài liệu phân phối đóng dấu kiểm soát theo quy định Bệnh viện 5.6.2 Nội dung sửa đổi tài liệu ghi tóm tắt bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Tài liệu sửa đổi ban hành lại theo quy định 5.6.3 Đối với tài liệu lỗi thời không sử dụng nữa, gốc tài liệu cũ giữ lại để tham khảo trang bìa phải gạch chéo để tránh nhầm lẫn 5.6.4 Các tài liệu muốn phân phối bên phải phép QMR 5.7 Kiểm sốt tài liệu bên ngồi áp dụng Bệnh viện 5.6.1 Các tài liệu bên công văn, văn pháp lý, chuyển đến BV quản lý theo quy định xử lý cơng văn đến phòng tổ chức cán 5.6.2 Tài liệu bên khác dạng cứng mềm Các phận chịu trách nhiệm cập nhật quản lý sử dụng tài liệu bên ngồi có liên quan (tiêu chuẩn tham khảo, …) 5.6.3 Khi cần thiết, người sử dụng cần kiểm tra hiệu lực tài liệu bên ngồi qua cơng cụ tìm kiếm www.google.com, qua website quan phát hành qua trang www.luatvietnam.vn (đối với văn quy phạm pháp luật) 5.6.4 Đối với tài liệu kỹ thuật (tài liệu sổ tay kỹ thuật thiết bị, hóa chất,…) người sử dụng muốn áp dụng vào hoạt động có ảnh hưởng đến hoạt động kiểm tra/xét nghiệm phải trình Trưởng khoa phê duyệt trước đưa vào áp dụng thực tế HỒ SƠ STT Tên hồ sơ Danh mục tài liệu Ngày ban hành: 10/9/2015 Mã số Nơi lưu Thời gian lưu BM.01.HT.01 Tổ QLCLBV 02 năm Trang 8/10 Quy trình quản lý tài liệu HTQLCL QT.01.HT PHỤ LỤC: STT Tên tài liệu Ký hiệu mã khoa/phòng thuộc Bệnh viện ĐKKV Nghĩa Lộ Danh mục tài liệu Mã số BM.01.HT.01 Phụ lục 1: Ký hiệu mã khoa/phòng thuộc Bệnh viện ĐKKV Nghĩa Lộ TT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 TÊN ĐƠN VỊ Phòng Kế hoạch tổng hợp Phòng Tổ chức cán Phòng Tài kế tốn Phòng Điều Dưỡng Phòng Vật Tư- trang thiết bị y tế Phòng Hành quản trị Khoa Nội Khoa Ngoại Khoa Chấn thương Khoa Sản Khoa Nhi Khoa Khám bệnh Khoa YHCT Khoa Truyền nhiễm Khoa HSCC Khoa Gây mê Hồi sức Khoa Tai - Mũi - Họng Khoa Răng - Hàm - Mặt Khoa Mắt Khoa Dược Khoa Chẩn đốn hình ảnh Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn Khoa Xét nghiệm Ngày ban hành: 10/9/2015 KÝ HIỆU MÃ KHTH TCCB TCKT ĐD VT HCQT NOI NG CT SAN NHI KB YHCT TN ICU GMHS TMH RHM MAT DUOC CĐHA KSNK XN Trang 9/10 Quy trình quản lý tài liệu HTQLCL QT.01.HT PHÂN PHỐI STT Tên đơn vị nhận Phòng Kế hoạch tổng hợp Phòng Tổ chức cán Phòng Tài kế tốn Phòng Điều Dưỡng Phòng Vật Tư- trang thiết bị y tế Phòng Hành quản trị Khoa Nội Khoa Ngoại Khoa Chấn thương 10 Khoa Sản 11 Khoa Nhi 12 Khoa Khám bệnh 13 Khoa YHCT 14 Khoa Truyền nhiễm 15 Khoa HSCC 16 Khoa Gây mê Hồi sức 17 Khoa Tai - Mũi - Họng 18 Khoa Răng - Hàm - Mặt 19 Khoa Mắt 20 Khoa Dược 21 Khoa Chẩn đốn hình ảnh 22 Khoa Kiểm sốt nhiễm khuẩn 23 Khoa Xét nghiệm Ngày ban hành: 10/9/2015 10/10 Ký nhận Trang ... sửa đổi Trang 2/10 Quy trình quản lý tài liệu HTQLCL QT.01.HT MỤC ĐÍCH Quy trình quy định thống trình biên soạn/ soạn thảo, phê duyệt, ban hành, quản lý cập nhật văn bản, tài liệu Bệnh viện đa... xx yy Trong đó: QT: Quy trình - xx: thứ tự quy trình từ 01 đến 99 - yy: ký hiệu đơn vị soạn thảo tài liệu đối loại tài liệu Quy trình khoa chia làm nhóm: 1) quy trình quản lý khoa ký hiệu QL (Ví... trình Tài liệu liên quan: tài liệu làm để xây dựng quy trình tài liệu liên quan khác tới nội dung quy trình Ngày ban hành: 10/9/2015 Trang 5/10 Quy trình quản lý tài liệu HTQLCL QT.01.HT Thuật
- Xem thêm -

Xem thêm: SOP Quy trình quản lý tài liệu, SOP Quy trình quản lý tài liệu, Người có liên quan phải nghiên cứu và thực hiện đúng các nội dung của quy định này.

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn