Kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần tư vấn điện và xây dựng Đông Á

LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Nền kinh tế Việt Nam đã bước sang một hướng mới, đó là chuyển từ nền kinh tế với cơ chế quản lý tập trung sang nền kinh tế thị trường. Trong bối cảnh như vậy các doanh nghiệp sản xuất đang đứng trước những thử thách gay gắt của quy luật cạnh tranh. Do vậy trong điều kiện hiện nay, muốn tồn tại và phát triển được trong sự khắc nghiệt của nền kinh tế thì doanh nghiệp phải nắm bắt được thị trường, tạo chỗ đứng cho sản phẩm của mình trên thị trường. Để đạt được mục tiêu đó, các doanh nghiệp cần phải có một hệ thống quản lý tài chính cung cấp thông tin chính xác để ra quyết định đúng đắn trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình. Trong đó, hạch toán kế toán là một bộ phận chức năng, một công cụ có tầm quan trọng với vai trò “ Thực hiện kiểm tra và xử lý thông tin cung cấp cho lãnh đạo và các cơ quan quản lý kinh doanh phục vụ cho công tác quản lý. Hạch toán kế toán như một phần thông tin kinh tế quan trọng trong cấu thành hệ thống thông tin kinh tế của đơn vị”. Và để có thể tạo chỗ đứng cho sản phẩm và cạnh tranh được với các doanh nghiệp trên thị trường thì doanh nghiệp phải quan tâm đến các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, đặc biệt là chất lượng sản phẩm v.v... Vì vậy doanh nghiệp cần phải chú trọng đến các yếu tố đầu vào cấu thành sản phẩm mà nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất ra sản phẩm Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần tư vấn điện và xây dựng Đông Á đã quyết định chọn đề tài “ Kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần tư vấn điện và xây dựng Đông Á ” làm đề tài thực tập cho mình. Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần tư vấn điện và xây dựng Đông Á. Xác lập cơ sở thực tiễn cho công tác kế toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ. So sánh lý luận và thực tiễn để đúc rút kinh nghiệm 2. Phạm vi đề tài Phạm vi không gian: tại phòng kế toán của Công ty cổ phần tư vấn điện và xây dựng Đông Á. Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 2 Líp: 51B5KT Phạm vi thời gian:Từ ngày 17220141442014. Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu nội dung kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng tại Công ty cổ phần tư vấn điện và xây dựng Đông Á.. Nguồn số liệu thu thập phân tích : năm 2014 3. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập số liệu Phương pháp phỏng vấn Phương pháp hạch toán kế toán Phương pháp phân tích thống kê Các phương pháp khác 4. Kết cấu của đề tài Nội dung của đề tài gồm 2 phần: PHẦN THỨ I:Tổng quan về công tác kế toán tại công ty cổ phần tư vấn điện và xây dựng Đông Á. PHẦN THỨ II:Thực trạng công tác Kế toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng tại Công ty cổ phần tư vấn điện và xây dựng ĐôngÁ. Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 3 Líp: 51B5KT PHẦN THỨ NHẤT TỔNG QUAN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG ĐÔNG Á 1.1.Quá trình hình thành và phát triển 1.1.1. Giới thiệu Công ty cổ phần tư vấn điện và xây dựng Đông Á được thành lập theo Quyết định số 030 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội; Có đăng ký kinh doanh số 0104351700 do Sở Kế hoạch amp; Đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 06012010. Đăng ký thay đổi lần thứ 4 ngày 24062013. 1.1.2 Tên gọi doanh nghiệp Tên tiếng Việt : CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG ĐÔNG Á Tên giao dịch : AEST ASIA CONSTRUCTION AND ELECTRIC CONSULTANT JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt    :  AECO,.JSC Địa chỉ           :  Tổ dân phố Quang Minh, phường Dương Nội, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội, Việt Nam. Số Fax         : 840433544591 Tổng đài         : 840433544591 (4 lines) Tài khoản : Email              : Acco.jsegmail.com Website   :     Từ ngày thành lập đến nay tuy thời gian hoạt động chưa dài nhưng cùng với sự lỗ lực của cán bộ công nhân viên toàn công ty, công ty đã tạo được nhiều công trình xây dựng đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công công trình. Hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng đạt hiệu quả cao thu lợi nhuận ngày càng nhiều. Đời sống công nhân viên được nâng cao hơn trước rất nhiều.    : 1.2. Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh 1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Quản lý tốt đội ngũ cán bộ công nhân viên, thực hiện phân phối thu nhập hợp lí nhằm chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho người lao động Chăm lo giáo dục, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên và nhiều lao động Kinh doanh các mặt hàng đã đăng ký, đa dạng hoá các mặt hàng nhằm cung cấp cho khách hàng trong và ngoài tỉnh. Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 4 Líp: 51B5KT Công ty chủ yếu hoạt động ở lĩnh vực xây dựng cơ bản. Đồng thời, có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính thống kê theo quy định của pháp luật. Về công tác quản lý kỹ thuật và chất lượng công trình cũng được thực hiện theo đúng quy định của công ty. Khai thác, sử dụng vốn có hiệu quả đầu tư hoạt động kinh doanh. Thực hiện các nghĩa vụ nộp các khoản nguồn thu cho ngân sách nhà nước, không ngừng phát triển công ty ngày càng lớn mạnh. Hợp tác đầu tư liên doanh liên kết mở rộng thị trường, lĩnh vực, mạng lưới kinh doanh. 1.2.1.2 Ngành nghề kinh doanh ST T TÊN NGÀNH Mà NGÀNH 1 Sản xuất, truyền tải và phân phối điện. 3510 2 Buôn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác 4659 3 Lắp đặt máy móc và thiết bj công nghiệp 3320 4 Khai thác, xử lý và cung cấp nước 3600 5 Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng 4663 6 Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác 7730 7 Thoát nước và xử lý nước thải 3700 8 Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành 4931 9 kho bãi và lưu giữ hàng hóa 5210 10 Lắp đặt hệ thống điện 4321 11 Phá dỡ 4311 12 Chuẩn bị mặt bằng 4312 13 Hoàn thiện công trình xây dựng 4330 14 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ 4933 15 Hoạt động tư vấn quản lý 7020 16 Hoạt động thiết kế chuyên dụng 7410 17 Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét 810 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 5 Líp: 51B5KT 18 Lắp đặt hệ thống cấp thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí. 4322 19 In ấn 1811 20 Bốc xếp hàng hóa 5224 21 Kiểm tra và phân tích kỹ thuật 7120 22 Dịch vụ liên quan đến in 1812 23 Buôn bán đồ dùng khác cho gia đình 4649 24 Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ 4210 25 Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỷ thuật có liên quan 7110 26 Xây dựng nhà các loại 4100 27 Xây dựng công trình công ích 4220 28 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác 4290 29 Hoạt động hỗ trợ dịch vụ tài chính chưa được phân vào đâu 6619 30 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân phối vào đâu 8299 1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ Là công ty có hoạt động xây lắp là chủ yếu do đó hình thức đấu thầu là một trong những lưa chọn hàng đầu của công ty. Sơ đồ 1.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất . (Nguồn: Phòng kỹ thuật) Do đặc thù của ngành xây dựng là đơn chiếc vì vậy quy trình sản xuất của mỗi sản phẩm là không giống nhau. Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư, quy trình sản xuất của chủ đầu tư có thể mô tả như sau: Đấu thầu Thi công xây lắp Nghiệm thu bàn giao Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 6 Líp: 51B5KT Sơ đồ 1.2 Quy trình công nghệ 1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý (Nguồn: Phòng kỹ thuật) 1.2.3.1. Hệ thống bộ máy quản lý Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng.(sơ đồ 2.1) Để hoàn thành được mục tiêu và đáp ứng được chiến lược phát triển của công ty trước mắt và lâu dài, đứng đầu bộ máy là chủ tịch hội đồng thành viên, giám đốc ,tiếp theo là 4 phòng ban: Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng TCKT Phòng hành chính Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý (Nguồn:Phòng hành chính) 1.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban Khảo sát thiết kế công trình Nghiên cứu bản vẽ, xây dựng phương án thi công Tổ chức bộ máy thi công đấu thầu Chuẩn bị vật tư, phương tiện thi công công trình Thi công công trình Hoàn thành công trình nghiệm thu Thanh quyết toán công trình Chủ tịch hội đồng thành viên Giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng TC KT Phòng hành chính Đội thi công I Đội thi công II Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 7 Líp: 51B5KT Chủ tịch hội đồng thành viên: Là người đứng đầu công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông về những sai phạm trong quản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật, gây thiệt hại cho công ty. Giám đốc: Là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao cũng như kết quả hoạt động của Công ty . Trợ giúp cho giám đốc trong quá trình điều hành hoạt động của công ty có trưởng các phòng ban, tổ trưởng các đội thi công. Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức kiểm tra, theo dõi hệ thống đánh giá chất lượng công trình và tiến độ thi công theo từng giai đoạn hoàn thành, tình hình cung ứng và quản lý vật tư, nguyên liệu, kho hàng, công tác tu sửa máy móc thiết bị. Tổ chức huấn luyện, đào tạo công nhân kỹ thuật, thi tay nghề bậc thợ. Phòng kinh doanh: Tìm đối tác kinh doanh, tìm hiểu thị trường, chuẩn bị nguồn hàng, lập kế hoạch kinh doanh và trình các phương án kinh doanh phù hợp. Phòng tài chính kế toán: Theo dõi, quan sát thu, chi, cân đối thu chi, hạch toán giá thành, hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Phân tích các hoạt động kinh tế tài chính, tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán. Phòng tổ chức hành chính: Có trách nhiệm giúp ban giám đốc có trách nhiệm giúp ban giám đốc trong việc quản lý nhân sự, đào tạo tuyển dụng lao động, bố trí sắp xếp đội ngũ lao động, xét khen thưởng, kỷ luật … Quản lý công tác hành chính văn phòng, an toàn người lao động và các chế độ bảo hiểm đối với người lao động. Các đội thi công: Trực tiếp thi công các công trình: 1.3. Đánh giá khái quát tình hình tài chính 1.3.1. Phân tích tình hình tài sản và nguồn vốn Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch Số tiền (đồng) Tỷ trọng % Số tiền (đồng) Tỷ trọng% Số tiền Tỷ lệ% TSNH 2.139.589.536 84,78 2.557.282.39 2 86,76 417.692.85 6 19,52 TSDH 384.092.561 15,22 390.379.312 13,24 6.286.751 1,64 Tổng TS 2.523.682.097 100 2.947.661.70 100 423.979.60 16,8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 8 Líp: 51B5KT 4 7 Nợ Phải trả 646.246.645 25,6 1.052.068.56 0 35,7 405.821.91 5 62,8 VCSH 1.877.435.452 74,4 1.895.593.14 4 64,3 18.157.692 0,97 Tổng NV 2.523.682.097 100 2.947.661.70 4 100 423.979.60 7 16,8 (Nguồn: Phòng kế toán) Qua bảng số liệu trên ta thấy: Tổng tài sản (nguồn vốn) năm 2013 tăng so với năm 2012là: 423.979.607 (đồng), tương ứng tăng 16,8%. Về tài sản: Trong đó tài sản dài hạn năm 2013 so với năm 2012 tăng 6.286.751 (đồng), tương ứng tăng 1,64%. Tài sản ngắn hạn năm 2013 tăng so với năm 2012 là: 417.692.856 (đồng) tương ứng tăng 19,52% Trong năm 2013 so với năm 2012 tỷ trọng tài sản dài hạn giảm 1,98% chứng tỏ trong năm 2013 công ty không đầu tư thêm các phương tiện máy móc thiết bị cho các công trình. Tài sản ngắn hạn năm 2013 so với năm 2012 tăng, về mặt tỷ trọng thì năm 2013 so với năm 2012 tăng 1,98%. Như vậy tốc độ tăng và tốc độ giảm giữa tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn là như nhau điều đó cho chúng ta thấy công ty đã đầu tư một cách hợp lý, tạo tiền đề phát triển lâu dài cho công ty và dần dần khẳng định vị thế của công ty. Mặt khác Công ty cổ phần tư vấn điện và xây dựng Đông Á là một công ty chuyên về xây dựng, nên các máy móc, thiết bị để phục vụ cho việc thi công các công trình mà đảm bảo thì sẽ tạo niềm tin cho các nhà đầu tư và sẽ mang về nhiều hợp đồng hơn cho công ty. Về nguồn vốn: Nợ phải trả năm 2013 tăng so với năm 2012 là 405.821.915 (đồng) tương ứng tăng 62,8%. Nguồn vốn chủ sở hữu năm 2013 tăng so với 2012 là 18.157.692 (đồng) tương ứng tăng 0,97% điều này trong năm 2013 công ty hoạt động mang lại hiệu quả . Song lượng nợ phải trả còn chiếm tỷ lệ cao, tập trung vào nợ ngắn hạn, nợ dài hạn chiếm tỉ lệ thấp chủ yếu là các khoản phải thanh toán cho khách hàng. Mặt khác công ty làm ăn có hiệu quả mang lại lợi nhuận nên các khoản nợ ngắn hạn sẽ được thanh toán nhanh hơn, tạo niềm tin cho các đối tác của công ty.Vì vậy công ty cần chú trọng hơn nữa để mang lại một kết quả tốt hơn trong năm tới. 1.3.2. Phân tích các chỉ tiêu tài chính Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 9 Líp: 51B5KT Bảng 1.3.2. Phân tích các chỉ tiêu tài chính năm 2012 2013 ChØ tiªu N¨m 2012 N¨m 2013 Chªnh lÖch Tû suÊt tµi trî (%) (10,1) Tû suÊt ®Çu t­ (%) (4,8) Kh¶ n¨ng thanh to¸n hiÖn hµnh (lÇn) (1,2) Kh¶ n¨ng thanh to¸n nhanh (lÇn) 1,1 Kh¶ n¨ng thanh to¸n ng¾n h¹n (lÇn) (0,9) (Nguồn:Phòng kế toán) Nhận xét: Qua bảng phân tích trên ta thấy: + Tỷ suất tài trợ= vèn nguånTæng u h­së chñ Vèn~ Hệ số nợ, tỷ suất tài trợ là hai tỷ số quan trọng nhất phản ánh cơ cấu nguồn vốn của Công ty Hệ số nợ = 1 tỷ suất tài trợ Hệ số nợ năm 2012 là 35,7 % (1 64,3% ), hệ số năm 2012là 25,6 % (1 74,4%) Hệ số nợ cho biết 1 đồng vốn kinh doanh vào lúc năm 2012thì có 0,256 đồng vốn hình thành từ vay nợ bên ngoài. Nhưng vào năm 2013thì trong 1 đồng vốn kinh doanh có đến 0,357 đồng vốn được hình thành từ vay nợ bên ngoài. Dựa vào tỷ suất tài trợ ta có trong tổng nguồn vốn năm 2012thì vốn Chủ sở hữu chiếm 64,3%, năm 2013 thì vốn chủ sở hữu chiếm 74,4% trong tổng nguồn vốn. Qua 2 chỉ tiêu tài chính ta thấy: Hệ số nợ năm 2012 thấp hơn 2013 điều đó chứng tỏ năm 2013 thì Công ty phụ thuộc các chủ nợ hơn thời điểm năm 2012 hay năm 2012 thì bị ràng buộc bởi các khoản nợ vay nhiều hơn năm 2012 Nhưng nếu Công ty sử dụng hệ số nợ như một chính sách tài chính để gia tăng lợi nhuận thì hệ số nợ của năm 2013 lại có lợi hơn cho doanh nghiệp. Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 10 Líp: 51B5KT + Tỷ suất đầu tư = ns¶ tµi Tæng h¹ndµi ns¶ Tµi Chỉ tiêu này đánh giá năng lực hiện có của công ty đánh giá mức độ đầu tư thiết bị máy móc của công ty. Tỷ suất đầu tư năm 2013 giảm so với năm 2012 là 0,048 (lần) chứng tỏ công ty chưa trọng vào việc đầu tư vào TSDH, cụ thể là chưa đầu tư vào TSCĐ, máy móc trang thiết bị, nhưng việc chưa đầu tư này không đáng kể. Chính vì vậy công ty cần phải chú trọng đầu tư thêm vào máy móc trang thiết bị để đáp ứng đầy đủ nhu cầu và tiến độ thi công công trình, nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh. + Khả năng thanh toán hiện hành = tr¶ iph¶ Nî ns¶ tµi Tæng Chỉ tiêu này đánh giá về quy mô tài sản trên BCĐKT. Khả năng thanh toán hiện hành của năm 2013 thấp hơn năm 2012 nhận thấy rằng năm 2012 doanh nghiệp cứ đi vay nợ 1 đồng thì có 4 đồng tài sản đảm bảo nhưng đến năm 2013 thì công ty bị giảm 1,2 đồng và chủ yếu công ty chỉ có nợ ngắn hạn, nợ dài hạn chiếm tỉ lệ thấp. + Khả năng thanh toán nhanh = Tiền và các khoản tương đương tiền Nợ ngắn hạn Hệ số của khả năng thanh toán nhanh cho biết với số vốn bằng tiên và các chứng khoán ngắn hạn có thể chuyển đổi thành tiền mặt hiện có, công ty có đảm bảo thánh toán kịp thời các khoản nợ ngắn hạn hay không. Khả năng thanh toán nhanh của năm 2013 so với năm 2012 tăng 1,1 (lần), song tỉ lệ không cao chứng tỏ tiền và các khoản tương đương tiền không nhiều để chi trả các khoản nợ ngắn hạn. Chính vì vậy công ty cần có những chính sách kinh doanh để tăng tiền và các khoản tương đương tiền nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán các khoản nợ ngắn hạn và đảm bảo khả năng thanh toán kịp thời. + Khả năng thanh toán ngắn hạn = h¹n ng¾n Nî h¹n ng¾n ns¶ Tµi Khả năng thanh toán ngắn hạn năm 2013 thấp hơn năm 2012 là 0.9 (lần), chứng tỏ khả năng thanh toán của công ty vẫn chưa duy trì ổn định, dẫn đến khả năng thanh toán các khoản nợ của công ty vẫn chưa chủ động. Chính vì vậy công ty cần chú trọng hơn nữa để đảm bảo khả năng thanh toán. Lý do dẫn đến khả năng thanh toán ngắn hạn giảm xuống là bởi vì nợ phải trả của Công ty tăng lên năm 2012 là 646.246.645(đồng) và năm 2013 là 1.052.068.560(đồng). Mặt khác tài sản ngắn hạn tăng năm 2012 là 2.139.589.536(đồng) và năm 2013 là 2.557.282.392 (đồng). Nhưng tốc độ tăng lên của Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 11 Líp: 51B5KT TSNH chậm hơn nhiều so với tốc độ tăng của NPT. Do vậy khả năng thanh toán ngắn hạn của năm 2013 thấp hơn so với năm 2012. 1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần tư vấn điện và xây dựng Đông Á 1.4.1. Đặc điểm chung Niên độ kế toán (kỳ kế toán năm) bắt đầu từ ngày 0101 và kết thúc vào ngày 3112 của năm. Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ số 482006QĐBTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của bộ trưởng bộ tài chính. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Đồng Việt Nam (VNĐ). Hình thức sổ kế toán áp dụng Để phù hợp với quy mô, đặc điểm và tổ chức của công ty, phòng kế toán đã áp dụng hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bộ hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Thẻ kho Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp CT gốc Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng TH chi tiết Bảng cân đối số PS Sổ cái Báo cáo Kế toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 12 Líp: 51B5KT Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Quan hệ hỗ trợ ) Trình tự luân chuyển chứng từ trong công ty Hằng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các đơn vị trực thuộc công ty lập các chứng từ và chuyển lên phòng kế toán. Vì có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên từ chứng từ gốc phải lên Bảng tổng hợp chứng từ gốc, sau đó lập chứng từ ghi sổ. Nếu nghiệp vụ phát sinh trong tháng thì sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để ghi trực tiếp vào chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ sẽ vào sổ cái. Sau khi số liệu kiểm tra trùng khớp với nhau thì bảng cân đối số phát sinh dùng làm cơ sở lập báo cáo kế toán. Đối với các tài khoản có mở sổ hoặc sổ kế toán chi tiết, chúng được dùng để làm căn cứ lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ cái thông qua Bảng cân đối số phát sinh. Cuối tháng, kế toán trưởng cân đối tất cả các số liệu xong sẽ căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối để lập báo cáo tài chính. Phương pháp tính thuế GTGT phải nộp. Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 13 Líp: 51B5KT Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao theo đường thẳng theo quyết định số 2062003 QĐ BTC của Bộ Tài Chính Phương pháp tính giá hàng tồn kho, xuất kho là phương pháp giá thực tế đích danh 1.4.2. Tổ chức bộ máy kế toán 1.4.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Hiện tại Công ty đang tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung: Công ty có phòng kế toán tập trung gồm kế toán trưởng và bốn kế toán viên, thực hiện toàn bộ công việc phát sinh trong toàn công ty. Các đội thi công công trình được bố trí các nhân viên kế toán theo dõi từng công trình xuống tận công trình để thu thập, kiểm tra các chứng từ đầu vào để tập hợp về công ty để xử lý Sơ đồ 1.4 Sơ đồ bộ máy kế toán (Nguồn: Phòng kế toán) Ghi chú Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng 1.4.2.2. Giới thiệu sơ lược các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán a. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hơp Là người có trách nhiệm, quyền hạn cao nhất tại phòng kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp phân công, chỉ đạo công tác kế toán tại công ty. Yêu cầu các bộ phận cung cấp đủ số liệu trong hợp đồng kinh tế. Tổ chức luân chuyển chứng từ, thiết kế mẫu sỗ kế toán sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý, giám sát hoạt động, ký duyệt soạn thảo hợp đồng mua bán, lập kế hoạch vay vốn và kế hoạch chi tiền mặt tiền lương. Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp) Kế toán công nợ thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán vật tư kiêm thủ kho Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 14 Líp: 51B5KT Cuối mỗi tháng mỗi quý kế toán trưởng chịu trách nhiệm hoàn thiện các báo cáo gửi về công ty. b. Kế toán công nợ thanh toán: Là thành viên làm việc dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, theo dõi các phiếu thu tiền mặt, tiền gửi và tiền vay ngân hàng. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh công nợ và các khoản cho cán bộ nhân viên theo chế độ của công ty. c. Kế toán vật tư kiêm thủ kho: Thuộc quyền quản lý của phòng vật tư theo dõi tình hình Nhập Xuất Tồn vật tư hằng ngày.Lập phiếu nhập kho, xuất kho, thanh toán, tính giá vật tư dùng cho thủ công, xây dựng. Cuối tháng lên bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn nguyên vật liệu. Ngoài ra, kế toán vật tư còn tham gia vào công tác kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ định kỳ. d. Kế toán ngân hàng Theo dõi tiền gửi Ngân hàng, căn cứ cứ vào giấy báo Nợ, báo Có, tiền tạm ứng, các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản chi phí khác ở công ty. Cuối tháng, lên bảng kê để đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan. e. Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt: Theo dõi, quản lý tiền mặt tại công ty, tình hình thu chi tiền mặt vào sổ quỹ là người liên hệ, giao nhận và lưu trữ chứng từ, tín phiếu có giá trị theo lệnh của kế toán trưởng và giám đốc Công ty. 1.4.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 1.4.3.1. Tổ chức vận dụng chứng từ sử dụng Để theo dõi tình hình, nhập xuất nguyên vật liệu doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Có những chứng từ do doanh nghiệp tự lập như phiếu nhập kho,… cũng có những chứng từ do các đơn vị khác lập, giao cho doanh nghiệp như hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT và có những chứng từ mang tính chất bắt buộc như thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… cũng có chứng từ mang tính chất hướng dẫn như biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, … Tuy nhiên, cho dù sử dụng loại chứng từ nào thì doanh nghiệp cũng cần tuân thủ trình tự lập, phê duyệt và lưu chuyển chứng từ để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp, các loại chứng từ theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu bao gồm: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 15 Líp: 51B5KT Chứng từ nhập + Hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn giá trị gia tăng + Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm nghiệm Chứng từ xuất + Phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Chứng từ theo dõi quản lý + thẻ kho + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ + Biên bản kiểm kê hàng tồn kho 1.4.3.2. Tổ chức vận dụng tài khoản sử dụng. Để hạch toán nguyên vật liệu, CCDC kế toán sử dụng các tài khoản: TK 152: Nguyên vật liệu TK 153: Công cụ dụng cụ 1.4.3.3. Tổ chức vận dụng sổ kế toán. Bảng phân bổ NVL,CCDC gt; Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Chứng từ ghi sổ gt; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ gt; Sổ cái TK 152, TK153. Sơ đồ phần hành NVL,CCDC: Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bộ hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Thẻ kho Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp CT gốc Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng TH chi tiết Bảng cân đối số PS Sổ cái Báo cáo Kế toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 16 Líp: 51B5KT Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Quan hệ hỗ trợ 1.4.3.4. Tổ chức báo cáo kế toán Báo cáo của công ty được lập vào ngày 3112 hàng năm Các loai báo cáo tài chính gồm: + Bảng cân đôi tài khoản Mẫu số B01DNN + Bảng cân đối kế toán – Mẫu Số F01DNN + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh –Mẫu số B02DNN + Thuyết minh báo cáo tài chính –Mẫu số B09DNN Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 17 Líp: 51B5KT + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03DN N + Báo cáo quyết toán thuế TNDN + Thực hiện nghĩa vụ với nhà nước 1.4.4. Tổ chức kiểm tra công tác kế toán Ban giám đốc, các cấp quản lý có liên quan có thể tiến hành kiểm tra,kiểm soát công tác kế toán hàng tháng,quý hoặc kiểm tra đột xuất.Đây là quá trình kiểm tra việc chấp hành các quy chế, chính sách, chế độ trong công tác kế toán,việc lập báo cáo tài chính có tuân thủ theo chuẩn mực kế toán do nhà nước ban hành hay không,từ đó đưa ra quyết đinh xử lý. Các cơ quan kiểm tra gồm: Nội bộ công ty, Chi cục thuế thành phố Hà Nội , các Công ty kiểm toán được thuê về để kiểm toán Cơ sở kiểm tra: Các chế độ, chuẩn mực kế toán đã được Nhà nước ban hành và quy chế của doanh nghiệp Nội dung kiểm tra: Kiểm tra tình hình doanh thu, lợi nhuận, thuế, hệ thống chứng từ, tài khoản, sự vận dụng chế độ chuẩn mực kế toán... Phương pháp kiểm tra + Phương pháp kiểm toán chứng từ  Kiểm toán cân đối  Đối chiếu trực tiếp  Đối chiếu logic + Phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ  Kiểm kê  Thực nghiệm  Điều tra 1.5. Phương hướng phát triển trong công tác kế toán tại công ty cổ phần tư vấn điện và xây dựng Đông Á Về việc luân chuyển chứng từ Do đặc điểm và địa bàn hoạt động của Công ty rộng, các công trình nằm ở các nơi, vì vậy các chứng từ, thông tin về các công trình gửi về phòng kế toán chậm. Sau khi nhận được chứng từ, kế toán phải tiến hành sắp xếp, phân loại một lượng chứng từ khá lớn. Như vậy, dễ dẫn đến nhầm lẫn, thiếu sót nhất là ở những kỳ tiến độ thi công gấp rút, thi công nhiều công trình và chi phí nguyên vật liệu lớn. Để khắc phục tình trạng này Công ty nên thúc dẩy nhân viên kế toán ở các công trình định kỳ gửi số liệu thu thập về phòng kế toán. Như vậy sẽ cung cấp kịp thời các báo cáo khi có yêu cầu. Về bộ máy kế toán: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 18 Líp: 51B5KT Công ty cần phải tăng thêm một số nhân viên kế toán nữa để giảm bớt tình trạng mỗi nhân viên kế toán còn phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán nhằm đảm bảo hoàn thành khối lượng công viêc cũng như chất lượng công việc kế toán. PHẦN THỨ HAI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG ĐÔNG Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 19 Líp: 51B5KT 2.1. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần tư vấn điện và xây dựng Đông Á 2.1.1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ 2.1.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Đặc điểm NVL Nguyên vật liệu có hai đặc điểm sau: Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Khi tham gia vào sản xuất, giá trị của nó được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đặc điểm của CCDC. Giá trị: Trong quá trình tham gia sản xuất giá trị công cụ dụng cụ được chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Hình thái: Tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Giá trị sử dụng: Đối với công cụ dụng cụ thì giá trị sử dụng tỉ lệ nghịch với thời gian sử dụng. Theo quy định hiện hành những tư liệu sau đây không phân biệt theo tiêu chuẩn thời gian sử dụng và giá trị thực tế kế toán vẫn phải hạch toán như là công cụ dụng cụ: + Các loại bao bì để dựng vật tư hàng hóa trong quá trình thu mua, bảo quản dự trữ và tiêu thụ. + Các loại bao bì kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng. + Các lán trại tạm thời, đà giáo, ván khuôn, giá lắp, chuyên dùng cho sản xuất lắp đặt. + Những dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ, hoặc quần áo, giày dép chuyên dùng để lao động.  Yêu cầu quản lý NVL, CCDC Tập trung quản lý chặt chẽ, có hiệu quả vật liệu trong quá trình thu mua dự trữ bảo quản và sử dụng. Báo cáo thực tập tốt nghiệp Th.S. Đường Thị Quỳnh Liên SVTH: Lê Thị Sương 20 Líp: 51B5KT Trong quá trình sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán nguyên vật liệu chặt chẽ và khoa học là công cụ quan trọng để quản lý tình hình thu mua nhập, xuất, bảo quản sử dụng vật liệu. Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm kê định kỳ nhằm ngăn chặn các hiện tượng tiêu cực. 2.1.1.2. Phân loại NVL, CCDC Do đặc điểm là một công ty xây dựng nên NVL của công ty chủ yếu là xi măng, thép các loại, đá, cát các loại, gỗ cốt pha, thép tấm làm cốt pha…Do thi công trên địa bàn rộng, các công trình mà công ty nhận thi công nằm phân tán không tập trung, do vậy vật liệu của công ty mua về thường được nhập trực tiếp tại hiện trường các công trình. Ngoài ra còn có một số vật liệu phải gia công chế biến như thép, cốt pha…thì Công ty sẽ tổ chức gia công tại từng công trình, chi phí gia công đó được tính vào chi phí sản xuất chung. Để thuận lợi cho việc quản lý các loại NVL một cách hiệu quả, công ty phải thực hiện phân loại NVL, CCDC:  Nguyên, vật liệu chính: Xi măng, cát, đá, gạch, sắt, thép, gỗ... Xi măng: Xi măng trắng, xi măng đen. Cát: Cát đen, cát vàng, cát mịn, cát thô. Đá: đá dăm, đá ngô, đá hộc, đá ba... Gạch: Gạch A đặc, gạch 2 lỗ, gạch chỉ, gạch ốp, gạch lát, gạch chân tường... Sắt: sắt tròn, sắt ống. Thép: Thép tròn (6, 8, 10), thép vuông ( 10x 10, 10 x 15), thép chữ thập. Bê tông: Bê tông khí, bê tông bọt, bê tông tấm, bê tông cột.  Nguyên liệu, vật liệu phụ: Sơn: Sơn cửa sắt, sơn tường. Chất phụ gia: Vôi, ve, bột bả...