QUY TRÌNH LẬP BẢNG TỶ GIÁ TẠI BAOVIET BANK Thảo luận số vấn đề BAOVIET Bank Lựa chọn quy trình tác nghiệp thơng thường Doanh nghiệp tổ chức anh/ chị mà anh/chị tham gia vào Hãy mơ tả quy trình theo bước cơng việc thực Theo anh/ chị quy trình có bất cập hay nhược điểm cho cơng tác quản lý Vì sao? Theo anh/chị quy trình cần cải thiện để việc thực trở nên tốt Thập niên kỷ 21 chứng kiến thay đổi, xã hội cộng đồng người tiêu dùng có đòi hỏi cao trách nhiệm doanh nghiệp mơi trường, sách an sinh cho người lao động, an toàn thực phẩm.Thử nhìn lại cách đơn giản đủ nghĩa, việc quản trị quản lý tác nghiệp nào, đóng vai trò thành bại doanh nghiệp Khâu “tác nghiệp” liên quan đến 90-95% chu trình tạo sản phẩm Áp lực cạnh tranh thị trường tiền tệ đòi hỏi tổ chức tín dụng đặc biệt Ngân hàng phải động, sáng tạo việc đưa sản phẩm tài chính, dịch vụ tốt để chiếm lĩnh thị trường Việc quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management – BPM) chặt chẽ giúp NH không ngừng cải tiến dịch vụ phục vụ tốt khách hàng Chính khâu tác nghiệp quan trọng trình hoạt động thực tế, rút nhiều học quí báu từ khâu tác nghiệp hoạt động kinh doanh, nghiệp vụ Vì vậy, theo yêu cầu đề nêu ra, xin giới thiệu với bạn quy trình mà chúng tơi phải tn thủ, Quy trình Lập tỷ giá ngoại tệ thơng thường Phòng Quản lý vốn – Kinh doanh tiền tệ Ngân hàng TMCP Bảo Việt mà tơi làm Do Ngân hàng có nhiều khâu tác nghiệp, chí có hẳn Khối tác nghiệp tơi lấy ví dụ điển hình liên quan tới công việc Được thành lập theo giấy phép hoạt động số 328/GP-NHNN, ngày 11/12/2008 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, ngân hàng TMCP Bảo Việt (BAOVIET Bank) thức trở thành thành viên trẻ tập đồn Tài - Bảo hiểm Bảo Việt hệ thống ngân hàng thương mại Việt Nam Với cổ đông sáng lập Tập đồn Bảo Việt, Tổng Cơng ty sữa Việt Nam (Vinamilk) Cơng ty Cổ phần Tập đồn CMC số cổ đông tổ chức có uy tín khác nước, BAOVIET Bank có nhiều điều kiện thuận lợi việc phát triển quan hệ đối tác với tổ chức kinh tế ngồi nước, ứng dụng cơng nghệ ngân hàng tiến tiến hiệu để tạo nên sức mạnh cạnh tranh cho ngân hàng, tạo tiền đề để trở thành ngân hàng bán lẻ hàng đầu Việt Nam vào năm 2015 MƠ HÌNH TỔ CHỨC Mơ hình tổ chức có ảnh hưởng quan trọng đến phát triển bền vững ngân hàng thương mại, bảo đảm điều kiện thích hợp cho tăng trưởng quản lý rủi ro Vì vậy, từ đầu BAOVIET BANK tổ chức với cấu trúc tiền tiến theo nguyên tắc sau: - Tách bạch chức "tạo doanh thu", "quản lý rủi ro" tác nghiệp cấu tổ chức; - Quản lý tập trung cao Hội sở chính, theo chi nhánh thực coi điểm bán hàng; - Hội sở phải thực mạnh với máy nhân đủ lực chế vận hành hiệu để phát huy vai trò quản lý tập trung tồn hệ thống Ngân hàng BAOVIET Bank có nhiều quy trình nghiệp vụ khác nhau, sản phẩm có quy trình riêng Vì tơi xin trình bày số quy trình nghiệp vụ Phòng mà tơi làm việc Phòng Quản lý vốn Kinh doanh tiền tệ đơn vị trực tiếp thực lập tỷ giá, mua bán ngoại tệ thị trường liên ngân hàng ( thị trường 2, Ngân hàng với ngân hàng), đòi hỏi khâu hỗ trợ xác, kịp thời khơng ảnh hưởng đến uy tín ảnh hưởng lớn tới lợi ích Ngân hàng Ngồi ra, thực nghiệp vụ thực giao dịch mua bán ngoại tệ nội (giữa Hội sở với Chi nhánh)…., quản lý nguồn vốn toàn hệ thống BAOVIET Bank Dưới Quy trình Lập bảng tỷ giá BAOVIET Bank: Điều Lưu đồ nghiệp vụ: Điều Các bước thực hiện: a) Bước Cập nhật thông tin tỷ giá - Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ cập nhật thơng tin tỷ giá cơng bố thức từ Ngân hàng Nhà nước; - Cập nhật thông tin tỷ giá ngoại tệ khác từ trang web: Forexnew.com, Reuters… - Tính tỷ giá chéo cho loại tệ giao dịch BAOVIET Bank b) Bước Xây dựng tỷ giá - Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ xây dựng tỷ giá giao theo nguyên tắc: tỷ giá mua bán USD/VND giao không vượt biên độ cho phép Ngân hàng Nhà nước ngày hơm đó; - Xây dựng tỷ giá loại ngoại tệ khác so với VND: Xây dựng tỷ giá USD/VND thị trường liên ngân hàng tỷ giá giao thị trường châu Á loại ngoại tệ khác so với USD thời điểm lập Bảng Tỷ giá cộng trừ với biên độ định Biên độ thay đổi tùy thời điểm cụ thể Giám đốc Khối Kinh doanh tiền tệ định; - Nếu ngày mà tỷ giá đồng ngoại tệ biến động mạnh, Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ phải thiết lập Bảng Tỷ giá mới; c) Bước In Bảng Tỷ giá Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ in Bảng Tỷ giá trình Cấp có thẩm quyền phê duyệt d) Bước Ký Kiểm soát phê duyệt - Trưởng Phòng (Kiểm sốt viên) kiểm tra tỷ giá ký kiểm sốt, có điều chỉnh u cầu Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ chỉnh sửa lại tỷ giá - Cấp có thẩm quyền đồng ý tỷ giá phê duyệt Nếu khơng đồng ý, yêu cầu Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ chỉnh sửa e) Bước Thơng báo tỷ giá cho tồn hệ thống - Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ chuyển cho văn thư để đóng dấu Sau đó, gửi cho Đơn vị kinh doanh để cơng bố tồn hệ thống ; Trên Quy trình Lập tỷ giá bước thực hiện, nhiên trình làm việc thấy thao tác nghiệp vụ chưa chuẩn nhanh, làm nhiều thời gian ảnh hưởng đến công việc biến động tỷ giá q lớn khơng kịp điều chỉnh Tơi phân tích vài điển hình: - Thao tác thực hiện: Cơng đoạn tính nhập tỷ giá BAOVIET Bank hồn tồn thủ cơng, tính tốn update liệu không sử dụng phần mềm Việc làm nhiều thời gian, rủi ro công tác kinh doanh quản lý Cơng đoạn lãng phí thời gian Chuyên viên giao dịch ngoại tệ ( FX Dealer) chờ đợi thời gian công bố NHNN có tỷ giá thức liên ngân hàng, thường sau 8h:00 sáng NHTM hoạt động vào lúc 8h:00, chí có NH hoạt động 7h30 phút Sau FX Dealer có tỷ giá cập nhật vào excel tính tốn giá cho đồng ngoại tệ khác USD, thời gian 15 phút, in bảng tỷ giá chuyển sang hành chính, hành gủi bảng scan cho toàn hệ thống, ĐVKD tự nhập bảng tỷ giá hình Led Đvị Bộ phận PR lấy bảng tỷ giá update lên trang web công đoạn up tỷ giá qua q nhiều phận hồn tồn thủ cơng, tỷ giá chạy up lên down xuống ảnh hưởng đến tồn kinh doanh ngoại tệ hệ thống Rủi ro kinh tế cho ngân hàng lớn Bộ phận tác nghiệp kinh doanh tiền tệ nhập liệu vào phần mềm T24 - Rủi ro công nghệ, người thực hiện:  Dữ liệu hoàn toàn dựa tỷ giá NHNN giới đồng ngoại tệ khác USD Dữ liệu gốc nhập vào excel cài đặt sẵn công thức, biên độ tỷ giá nhân viên chỉnh sửa liệu biên độ cộng trừ cấp quản lý khơng thể biết sai sót xảy điều dễ hiểu  Các phận liên quan Hành chính, Phòng PR, Phòng tác nghiệp kinh doanh tiền tệ, Các Đơn vị kinh doanh update tỷ giá thức khơng thời điểm họ phải chờ đợi nhận bảng tỷ giá thức từ Hội sở chuyển xuống Trường hợp nhân viên phận nhập tỷ giá không chuẩn xác có sai sót tỷ giá đồng tiền khơng thống  Cấp có thẩm quyền khơng có mặt trực trực tiếp tạo thêm thời gian chờ đợi xem xét phê duyệt tỷ giá  Công việc giao nhận chứng từ Bảng tỷ giá phận với khơng có ký nhận, điều gây nên tình thất lạc khơng quy trách nhiệm, giao nhận Qua q trình hoạt động quản lý cơng tác lập tỷ giá, thấy cần cải tiến vài công đoạn sau: - Thay đổi phương thức nhập tỷ giá: Nhằm tránh qua nhiều cơng đoạn, lãng phí thời gian ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế Ngân hàng, Ngân hàng sử dụng phần mềm có sẵn T24 cài tự động đường link Bộ phận kinh doanh ngoại tệ tới Đơn vị kinh doanh (Bảng Led chạy hình tồn hệ thống), hệ thống phần mềm hạch toán Ngân hàng trang web Sau Chuyên viên FX Dealer nhập Cấp có thẩm quyền kiểm sốt, phê duyệt toàn hệ thống niêm yết giá thời điểm, giá Điều vừa tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, nhân viên hành chính, phận PR tâm vào công việc khác cấp thiết Ngoài ra, ĐVKD khơng phải cử nhân viên hành làm đầu mối ngồi máy fax, có lúc nhận fax không nhận trục trặc làm ảnh hưởng tới hoạt động chung đơn vị - Phân cấp hạn mức ký duyệt biên độ tỷ giá: Cần ban hành Quy định chuẩn mực biên độ tỷ giá cho phép tới cấp nhân viên, chuyên viên cấp quản lý để kiểm soát rủi ro thời gian phê duyệt rút ngắn lại - Con người: Cần đào tạo kiến thức cho nhân viên thực tác nghiệp tỷ giá, có biến động mạnh cần có thơng báo toàn hệ thống qua email phone để CN cập nhật thông tin kịp thời tránh rủi ro thất thoát cho ngân hàng Theo anh chị nội dung môn học Quản trị tác nghiệp áp dụng vào cơng việc anh/ chị Doanh nghiệp anh/ chị nay? Anh/chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? Sau học xong môn quản trị tác nghiệp thân thấy môn học giúp cho nhà quản lý có nhìn tổng quan hiểu biết sâu sắc tới phận, giúp cho công việc quản lý sát tiết kiệm mặt thời gian, chi phí q trình hoạt động kinh doanh Đặc biệt cơng tác lập kế hoạch xác với thực tế Q trình tạo sản phẩm dịch vụ việc chuyển hoá yếu tố đầu vào thành yếu tố đầu an toàn hiệu Bước sang chế thị trường cạnh tranh khốc liệt ngân hang cần đến sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng, cạnh tranh với ngân hàng bạn nước theo xu hội nhập Ngân hàng hay doanh nghiệp khác quan tâm tới tăng suất lao động với chi phí bỏ đem lại lợi nhuận lớn Điều mà nhà quản lý ln tìm tòi hướng tới Để thực điều nhà quản lý cần quan tâm tới yếu tố quan trọng làm tăng suất lao động, tăng suất dịch vụ Khơng thể khơng nói đến loại lãng phí theo quan điểm sản xuất LEAN từ tìm ngun nhân đâu cần khắc phục cách Trong loại lãng phí sản xuất LEAN áp dụng nhiều ngân hàng đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao tác, sản phẩm hỏng… Trong ngân hàng thực tế sản phẩm dịch vụ có quy trình quy trình khơng phối hợp chặt chẽ phòng ban khác, nên xảy tình trạng chờ đợi, tơi lấy vài ví dụ điển hình: - Trong trình vận chuyển tiền từ quỹ đến phòng giao dịch ngày đảm bảo cung đường ngắn nhất, tiết kiệm chi phí thời gian để đáp ứng yêu cầu khách hàng Trong khâu vận chuyển đơi cần kết hợp với cơng việc khác có đoạn đường qua Lưu kho tiền ngân hàng cần yếu tố an toàn hiệu Các Chi nhánh phải tuân thủ theo quy định hạn mức số dư tiền cuối ngày để đảm bảo an tồn lợi ích kinh tế Ngân hàng cần ban hành hạn mức số dư tiền mặt quỹ để tránh lãng phí chi phí khơng đáng có xảy - Đối với Quy trình cho vay khách hàng: Cần rút ngắn thời gian chờ đợi, qua nhiều khâu tái tẩm định, UBTD, ỦY ban ALCO ( quản lý tài sản nợ tài sản có) hồ sơ khách hàng phải tái thẩm nhiều làm cho nhân viên tín dụng khơng làm việc khác q tâm vào hồ sơ khách hàng, không phê duyệt làm cho Khách hàng không hài lòng cung cách phục vụ chờ nhiều thời gian công sức chuẩn bị hồ sơ cho Ngân hàng - Đối với trường hợp quản lý thương hiệu BAOVIET Bank, khơng có chuẩn mực bảng hiệu, logo mở Chi nhánh, Phòng Giao dịch xảy sai sót logo, kích thước làm cho sản phẩm hỏng lưu kho nhiều bảng hiệu dùng Nên BAOVIET Bank cần có chuẩn mực sử dụng nhãn hiệu, logo - Quá trình huy động tiết kiệm với Khách hàng cần đào tạo nhân viên chuyên nghiệp, tránh thời gian khâu thao tác nghiệp vụ - Khi triển khai sản phẩm vào thị trường, cần phải nghiên cứu kỹ sản phẩm dành cho loại hình khách hàng nào, kế hoạch dự kiến số người sử dụng, thiết kế sản phẩm sao, đầu mối chịu trách nhiệm, BAOVIET Bank cần phải theo quy trình chuẩn sản phẩm mới, ngân hàng cho sản phẩm thể BVIP làm cho tổn thất nặng nề kinh phí sản phẩm khơng dùng được, gây nên tranh cãi phận Khâu lập kế hoạch cần rõ ràng chi tiết - Phân bổ nguồn lực cần phải điều chỉnh hàng năm tuyển dụng không đồng làm cho phận thừa người, phận thiếu người, tác động đến suất làm việc khơng hiệu - Xây dựng mơ hình điều tiết vận chuyển tiền tới đơn vị kinh doanh hiệu tốn - Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, lên kế hoạch kinh doanh Ngân hàng sát sử dụng cách hiệu nguồn lực Trong q trình học mơn tơi nghĩ có nhiều kiến thức áp dụng vào q trình làm việc Ngân hàng Tuy nhiên thời gian hạn hẹp liệt kê thêm vào thảo luận nên xin phép mô ta vài công đoạn, nghiệp vụ Ngân hàng áp dụng giảng Tôi hy vọng, với kiến thức truyền đạt từ giảng viên tài liệu cấp vận dụng nhiều cho công việc BAOVIET Bank Tài liệu tham khảo: - Quản trị tác nghiệp – MBA-Grigg - Quy trình lập bảng tỷ giá – Tài liệu BAOVIET Bank ... lý nguồn vốn toàn hệ thống BAOVIET Bank Dưới Quy trình Lập bảng tỷ giá BAOVIET Bank: Điều Lưu đồ nghiệp vụ: Điều Các bước thực hiện: a) Bước Cập nhật thông tin tỷ giá - Chuyên viên Giao dịch... phút, in bảng tỷ giá chuyển sang hành chính, hành gủi bảng scan cho tồn hệ thống, ĐVKD tự nhập bảng tỷ giá hình Led Đvị Bộ phận PR lấy bảng tỷ giá update lên trang web công đoạn up tỷ giá qua... điểm cụ thể Giám đốc Khối Kinh doanh tiền tệ định; - Nếu ngày mà tỷ giá đồng ngoại tệ biến động mạnh, Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ phải thiết lập Bảng Tỷ giá mới; c) Bước In Bảng Tỷ giá Chuyên