ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Ở ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI HÀ NỘI, THÁNG 3/2010 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Số: 686/QĐ-ĐHQGHN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 25 tháng 02 năm 2010 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy định Công tác văn thư, lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội GIÁM ĐỐC ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Căn Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001 Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Căn Nghị định số 07/2001/NĐ-CP, ngày 01/02/2001 Chính phủ Đại học Quốc gia; Căn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Căn Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Căn Quy định tổ chức hoạt động Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành theo Quyết định số 600/TCCB ngày 01/10/2001 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội; Xét đề nghị Chánh Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành Quy định Công tác văn thư, lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 01/03/2010 thay Quyết định số 147/QĐ-VP ngày 04/10/2002 ban hành Quy định công tác văn thư – lưu trữ Quyết định số 1393/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 14/4/2008 ban hành Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Đại học Quốc gia Hà Nội Điều Chánh Văn phòng, Trưởng ban chức Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm thi hành Quyết định GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Như điều (để thực hiện); - Lưu: VP (đã ký) GS TS Mai Trọng Nhuận QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Ban hành kèm theo Quyết định số 686/QĐ-ĐHQGHN ngày 25 tháng 02 năm 2010 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Văn quy định tổ chức, quản lý nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN); áp dụng ĐHQGHN đơn vị thành viên, đơn vị trực thuộc (sau gọi đơn vị) Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị; lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng dấu văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Điều Trách nhiệm tổ chức, quản lý, thực công tác văn thư lưu trữ Trách nhiệm Giám đốc ĐHQGHN việc quản lý công tác văn thư lưu trữ a) Tổ chức ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư lưu trữ theo quy định pháp luật hành b) Tổ chức kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư lưu trữ đơn vị; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư lưu trữ theo thẩm quyền c) Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức văn thư, lưu trữ; sơ kết, tổng kết quản lý công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ Chánh Văn phòng có trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc ĐHQGHN tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ ĐHQGHN trực tiếp tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng ĐHQGHN Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Mọi cán bộ, viên chức trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm chỉnh Quy định quy định khác pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Điều Bộ máy tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Đại học Quốc gia đơn vị Tổ chức a) Phòng Hành Tổng hợp thuộc Văn phòng tổ chức văn thư, lưu trữ ĐHQGHN Văn phòng b) Tại đơn vị có Phòng Hành tổng hợp Phòng Hành Tổ chức thành lập phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc phòng c) Tại đơn vị lại bố trí 01 cán chuyên trách kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ Chức a) Phòng Hành Tổng hợp thuộc Văn phòng ĐHQGHN có chức giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Giám đốc ĐHQGHN tổ chức quản lý thực công tác văn thư, lưu trữ ĐHQGHN; thực công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng b) Bộ phận, cán làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc đơn vị có trách nhiệm tham mưu tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Nhiệm vụ 3.1 Phòng Hành Tổng hợp thuộc Văn phòng có nhiệm vụ: a) Giúp Chánh Văn phòng xây dựng - Các văn ĐHQGHN quy định hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ quy định pháp luật; - Kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt để tổ chức thực kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị, tổ chức trực thuộc ĐHQGHN; - Kế hoạch trình Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt để đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với đơn vị ĐHQGHN quan hữu quan hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, viên chức b) Phối hợp với Ban Thanh tra việc giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ c) Thực thống kê văn thư lưu trữ theo quy định pháp luật d) Tổ chức thực nhiệm vụ văn thư quan/đơn vị - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; - Giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; - Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, viên chức; - Bảo quản, sử dụng dấu theo quy định pháp luật; - Lập hồ sơ văn lưu để nộp vào lưu trữ theo quy định hành e) Tổ chức thực nhiệm vụ lưu trữ hành: hàng năm tiến hành thu thập, bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ g) Tổ chức sơ kết, tổng kết quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi ĐHQGHN 3.2 Nhiệm vụ phận văn thư, lưu trữ đơn vị: thực nhiệm vụ điểm c, d, e khoản 3.1 Điều theo quy định cụ thể Thủ trưởng đơn vị Điều Cán văn thư cán lưu trữ Cán làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Tùy thuộc vào khối lượng công việc, Văn phòng ĐHQGHN trường đại học thành viên phải có 01 cán làm công tác văn thư 01 cán làm công tác lưu trữ; 01 cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ đơn vị lại Cán làm công tác văn thư lưu trữ phải có trình độ đại học quy trở lên, đào tạo chuyên ngành công tác văn thư, lưu trữ Cán kiêm nhiệm làm cơng tác văn thư, lưu trữ phải có giấy chứng nhận qua lớp bồi dưỡng kiến thức ngắn hạn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp Điều Kinh phí sở vật chất cho hoạt động văn thư lưu trữ Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt kinh phí để thực nhiệm vụ quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ toàn ĐHQGHN, tổ chức hoạt động nghiệp vụ trang bị thiết bị chuyên dùng cho công tác văn thư lưu trữ Văn phòng theo đề nghị Chánh Văn phòng Thủ trưởng đơn vị phê duyệt kinh phí thực hoạt động nghiệp vụ trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ đơn vị theo đề nghị Trưởng phòng Hành – Tổng hợp, Trưởng phòng Hành Tổ chức (sau gọi chung Trưởng phòng Hành chính) Điều Bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác văn thư lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư lưu trữ ĐHQGHN đơn vị phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước ĐHQGHN Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Các văn hành ĐHQGHN ban hành bao gồm: Quyết định (cá biệt), thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy triệu tập, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển loại khác Điều Thể thức văn Thể thức văn thực theo quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn cụ thể hố mẫu văn (Phụ lục I), bảng phông chữ, cỡ chữ (Phụ lục II), mẫu trình bày văn (Phụ lục III) Điều Soạn thảo văn Căn vào tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Giám đốc ĐHQGHN Thủ trưởng đơn vị giao cho đơn vị soạn thảo chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan soạn thảo Người giao chủ trì soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: a) Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo b) Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan c) Soạn thảo văn d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Giám đốc ĐHQGHN Thủ trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh thảo e) Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đề xuất chuyên viên, đơn vị soạn thảo ý kiến xử lý lãnh đạo ĐHQGHN hay lãnh đạo đơn vị ghi rõ phiếu trình (Phụ lục IV) Căn vào đối tượng nhận, người soạn thảo văn dự kiến số lượng văn cần nhân để người ký văn định Bản thảo phải theo mẫu quy định, rõ ràng, đẹp, thể thức văn Điều 10 Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người ký duyệt xem xét, định Điều 11 Đánh máy, nhân Đánh máy nguyên văn thảo, theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát thấy có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo người duyệt thảo Người đánh máy phải chịu trách nhiệm giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân số lượng thời gian quy định; ghi tên chữ viết tắt số lượng văn sau ký hiệu đơn vị nhận lưu văn Việc đánh máy, in, nhân tài liệu mật phải tiến hành nơi đảm bảo bí mật, an tồn lãnh đạo ĐHQGHN, lãnh đạo đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu quy định Văn mật giao cho người có lực phẩm chất tin cậy đánh máy Người đánh máy in nhân số quy định Sau in ấn, nhân phải kiểm tra lại huỷ dư thừa in, chụp hỏng Phải thực chế độ bảo mật tài liệu văn trình ký thảo giấy văn điện tử lưu máy Điều 12 Thẩm định, kiểm tra văn trước ký ban hành Đối với văn ĐHQGHN a) Trưởng ban chức năng/cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn Trước trình lãnh đạo ĐHQGHN ký thức, lãnh đạo ban chức phải ký nháy vào sau dấu chấm hết "./." b) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn ĐHQGHN Trước trình lãnh đạo ĐHQGHN ký thức, Chánh Văn phòng phải ký nháy vào bên phải sát với chức danh người ký văn c) Bộ phận pháp chế thuộc Văn phòng ĐHQGHN chịu trách nhiệm thẩm định mặt pháp lý văn có phạm vi điều chỉnh chung toàn ĐHQGHN văn quan trọng Dự thảo văn đơn vị soạn thảo tài liệu có liên quan (nếu có) phải gửi Văn phòng chậm 05 ngày để thẩm định trước trình Giám đốc ĐHQGHN ký ban hành Văn thẩm định mặt pháp lý phải có chữ ký nháy phụ trách phận pháp chế, trình bày bên phải cạnh "Nơi nhận:" d) Văn thừa uỷ quyền Giám đốc ĐHQGHN, lãnh đạo ban ký thừa lệnh (TL.) hay thừa uỷ quyền (TUQ.) phải có chữ ký nháy Trưởng Phòng Hành Tổng hợp thuộc Văn phòng để đảm bảo hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Đối với văn đơn vị a) Lãnh đạo đơn vị chuyên môn (phòng, ban chức năng) phải chịu trách nhiệm trước luật pháp Thủ trưởng đơn vị độ xác nội dung văn ký nháy vào sau dấu chấm hết "./." phần nội dung văn b) Lãnh đạo phòng Hành người giao trách nhiệm phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn đơn vị Trước trình Thủ trưởng đơn vị ký văn bản, lãnh đạo Phòng Hành phải ký nháy vào bên phải sát với chức danh Thủ trưởng đơn vị Điều 13 Ký văn Thẩm quyền ký a) Giám đốc ĐHQGHN có thẩm quyền ký tất văn ĐHQGHN Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách b) Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc Phó Giám đốc vắng, Giám đốc uỷ quyền cho cán lãnh đạo cấp (Chánh Văn 10 phòng, Trưởng Ban) ký thừa uỷ quyền (TUQ.) số văn Việc giao ký thừa uỷ quyền phải thể văn giới hạn thời gian định Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký c) Chánh Văn phòng thừa lệnh (TL.) Giám đốc ĐHQGHN ký văn bản, giấy tờ giao dịch thông thường thuộc lĩnh vực hành chính; thơng báo vấn đề chung tồn ĐHQGHN, văn d) Trưởng ban chức thừa lệnh (TL.) ký văn bản, giấy tờ, thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ giao số loại văn theo uỷ quyền cụ thể Giám đốc ĐHQGHN đ) Các văn dịch tiếng nước Giám đốc ĐHQGHN uỷ quyền cho Trưởng (Phó trưởng) ban Quan hệ quốc tế ký e) Phó Chánh Văn phòng, Phó Trưởng Ban chức ký văn thuộc chức đơn vị Chánh Văn phòng, Trưởng Ban phân công g) Thủ trưởng đơn vị ký toàn văn đơn vị ban hành Cấp trưởng đơn vị giao cho cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phụ trách Dưới dòng "KT CHÁNH VĂN PHỊNG" "KT HIỆU TRƯỞNG …" ghi rõ chức danh "PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG" "PHÓ HIỆU TRƯỞNG …" Các văn bản, giấy tờ giao dịch vụ uỷ quyền cho Trưởng (hoặc phó) phòng ban chức ký thừa lệnh (TL.) h) Chữ ký người có thẩm quyền khơng nên dài hay ngắn Chữ ký nháy cần nhỏ, gọn Trách nhiệm người ký văn a) Người ký văn phải chịu trách nhiệm văn nội dung kèm theo văn (nếu có) b) Khi ký văn khơng dùng bút chì, bút dạ, không dùng mực đỏ thứ mực dễ phai Điều 14 Bản văn Các hình thức gồm: y chính, trích lục Thể thức quy định sau: - Hình thức sao: y trích sao, lục; - Thể thức văn bản: Tên quan, đơn vị văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có 43 - Tên quan, tổ chức, In thường cá nhân nhận văn bản, - Như trên; 11 - ……… ; - Lưu: VT, TCCB.V.30 10 Dấu mức độ khẩn 11 Chỉ dẫn phạm vi lưu In thường Đứng, đậm hành XEM XONG TRẢ LẠI 12 Chỉ dẫn dự thảo văn DỰ THẢO 13 Ký hiệu chữ viết tắt In thường tên người đánh máy, nhân số lượng Đứng V.30 11 14 Địa quan, tổ chức; In thường địa email, website; số điện thoại, số telex, số fax Đứng Số: XX 336 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội 11 15 In hoa Đứng In hoa Đứng, đậm Đứng, đậm HOẢ TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN LƯU HÀNH NỘI BỘ DỰ THẢO LẦN 13 13 13 ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX email: website: Phụ lục văn - Từ “phụ lục” số thứ In thường Đứng, đậm Phụ lục I tự phụ lục - Tiêu đề phụ lục In hoa Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 14 44 16 Số trang 17 Hình thức In thường In hoa Đứng 1, 2, Đứng, đậm SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC 14 14 45 Phụ lục III MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN (Kèm theo Quy định Công tác văn thư lưu trữ ban hành Quyết định 686/QĐ-ĐHQGHN ngày 25/02/2010 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội) Lề cm Time New Roman 12 Bold, Caps Lock ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Bold Số: Độc lập - Tự - Hạnh phúc  13  Hà Nội, ngày /QĐ-ĐHQGHN tháng năm 14 Italic Time New Roman 13 QUYẾT ĐỊNH (Time New Roman 14 Bold, Caps Lock) Thành lập Hội đồng… (Time New Roman 14 Bold) GIÁM ĐỐC ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI (Time New Roman 12 Bold, Caps Lock) Tab 1,27 cm Căn ; Xét đề nghị ., (Time New Roman 14) 46 QUYẾT ĐỊNH: (Time New Roman 13 Bold, Caps Lock) (Time New Roman 14 Bold) (Time New Roman 14 ) Lề phải cm Lề trái cm Điều Điều Điều ./ Nơi nhận: (12 Italic, Bold) GIÁM ĐỐC - Như Điều 3; - Lưu: VT, …V.XX (Time New Roman 11) (Time New Roman 12 Bold, Caps Lock) Nguyễn Văn A… (Time New Roman 14 Bold) Lề 1,5 – cm 47 Phụ lục IV MẪU PHIẾU TRÌNH (Ban hành kèm theo Quy định Công tác văn thư lưu trữ ban hành Quyết định 686 /QĐ-VP ngày 25/02/2010 Giám đốc Đại học Quốc gia HN) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI BAN……………… 51 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 200…52 TỜ TRÌNH Kính gửi: Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội Vấn đề trình: Tóm tắt vấn đề trình: Kiến nghị chuyên viên theo dõi giải quyết: Ý kiến lãnh đạo đơn vị: 51 52 Tên đơn vị ban hành văn Năm ban hành văn 48 Tài liệu đính kèm: Kính trình lãnh đạo ĐHQGHN định TRƯỞNG BAN………… (Ký tên, họ tên) Ý kiến lãnh đạo ĐHQGHN: 49 Phụ lục V MẪU TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN (Kèm theo Quy định Công tác văn thư lưu trữ ban hành Quyết định QĐĐHQGHN ngày /02/2010 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội) SAO Y BẢN CHÍNH 56 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 53 ————— Số: Nơi nhận: - ……… ; 54 /SY Hà Nội57, ngày tháng 58 55 QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ 59 -……… ; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT Trần Văn A Tên quan, đơn vị thực văn Số 55 Ký hiệu 56 Hình thức sao: y chính, trích 57 Địa danh 58 Thời gian văn 53 54 59 năm 20… Ghi quyền hạn, chức vụ người ký 50 Phụ lục VI PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Quy định Công tác văn thư lưu trữ ban hành Quyết định 686/ QĐĐHQGHN ngày 25/02/2010 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội) Mẫu phiếu ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 200 PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 60 …………………………………………………… ……………………………………… Ý kiến lãnh đạo ĐHQGHN: 61 Ý kiến lãnh đạo đơn vị: 62 Ý kiến đề xuất người giải quyết: 63 60 Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan (tổ chức) ban hành trích yếu nội dung văn đến Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo ĐHQGHN (hoặc người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có) ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải 62 Ý kiến phân phối, đạo giải Lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có) ngày tháng cho ý kiến 63 Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân ngày tháng đề xuất ý kiến 61 51 Mẫu phiếu ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 64 Ý kiến lãnh đạo Ban Giám hiệu: 65 Ý kiến lãnh đạo đơn vị:66 Ý kiến đề xuất người giải quyết: 67 PHỤ LỤC VII BẢNG CHỮ VIẾT TẮT (KÝ HIỆU) TÊN LOẠI VĂN BẢN, 64 Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan (tổ chức) ban hành trích yếu nội dung văn đến Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo ĐHQGHN (hoặc người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có) ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải 66 Ý kiến phân phối, đạo giải Lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có) ngày tháng cho ý kiến 67 Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân ngày tháng đề xuất ý kiến 65 52 ĐƠN VỊ BAN HÀNH VĂN BẢN (Kèm theo Quy định Công tác văn thư lưu trữ ban hành Quyết định 686/QĐĐHQGHN ngày 25/02/2010 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội) I Bảng chữ viết tắt tên loại văn STT Tên loại văn Chữ viết tắt Báo cáo BC Biên BB Bản y SY Bản lục SL Bản trích TS Chương trình CTr Đề án ĐA Công điện CĐ Giấy chứng nhận CN 10 Giấy đường ĐĐ 11 Giấy giới thiệu GT 12 Giấy mời GM 13 Giấy nghỉ phép NP 14 Giấy uỷ nhiệm UN 15 Kế hoạch KH 16 Hợp đồng HĐ 17 Hướng dẫn HD 18 Nghị NQ 19 Phiếu gửi PG 20 Phiếu chuyển PC 21 Quyết định QĐ 22 Thông báo TB 23 Thơng cáo TC 24 Tờ trình TTr II Bảng chữ viết tắt tên đơn vị ban hành văn STT Tên đơn vị Đại học Quốc gia Hà Nội Chữ viết tắt ĐHQGHN 53 Trường Đại học Công nghệ ĐHCN Trường Đại học Khoa học Tự nhiên KHTN Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn XHNV Trường Đại học Kinh tế ĐHKT Trường Đại học Ngoại ngữ ĐHNN Trường Đại học Giáo dục ĐHGD Khoa Luật Khoa Quản trị Kinh doanh 10 Khoa Quốc tế KQT 11 Khoa Sau đại học SĐH 12 Viện Công nghệ Thông tin CNTT 13 Viện Việt Nam học Khoa học Phát triển VNH 14 Viện Vi Sinh vật Công nghệ Sinh học CNSH 15 Trung tâm Công nghệ Đào tạo Hệ thống việc làm CNĐT 16 Trung tâm Đào tạo, Bồi dưỡng Giảng viên Lý luận CT 17 Trung tâm Đảm bảo Chất lượng ĐT NCPTGD 18 Trung tâm Giáo dục Quốc phòng-An ninh 19 Trung tâm Hỗ trợ Nghiên cứu Châu Á NCCA 20 Trung tâm Nghiên cứu Phụ nữ NCPN 21 Trung tâm Nghiên cứu Tài nguyên Môi trường TNMT 22 Trung tâm Phát triển hệ thống PTHT 23 Trung tâm Hỗ trợ Đào tạo Phát triển đô thị đại học 24 Trung tâm Hỗ trợ sinh viên HTSV 25 Trung tâm Thông tin - Thư viện TTTV 26 Trung tâm Giáo dục Thể chất Thể thao 27 Trung tâm Nghiên cứu Quốc tế Biến đổi toàn cầu 28 Trung tâm Nghiên cứu Biển Đảo 29 Trung tâm Đô thị học 30 Trung tâm Truyền thông Quan hệ công chúng 31 Tạp chí Khoa học TCKH 32 Bản tin ĐHQGHN BT 33 Ban Quản lý dự án phát triển 34 Nhà Xuất ĐHQGHN 35 Nhà In ĐHQGHN KL QTKD TCT ĐBCL GDQPAN ĐT&PTĐTĐH GDTC&TT TTBĐTC TTNCB&Đ ĐTH TT&QHCC QLDA&PT NXB NI 54 Phụ lục VIII (Kèm theo Quy định Công tác văn thư lưu trữ ban hành Quyết định 686/QĐĐHQGHN ngày 25/02/2010 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội) QUY TRÌNH XỬ LÝ CƠNG VĂN TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP THUỘC VĂN PHÒNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI QUY TRÌNH VĂN BẢN ĐẾN QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI – LÃNH ĐẠO CÁC BAN CHỨC NĂNG KÝ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI – BAN GIÁM ĐỐC KÝ QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC Cán a) Phân loại: quan VNU thực bước tiếp theo; không thuộc Nhà điều hành gửi trả lại bưu tá chuyển CB2 để chuyển qua hòm thư đơn vị b) Vào sổ VB đến c) Trình phê CV d) Đưa văn lên mạng e) Chuyển văn có phê duyệt đến CB2 VĂN BẢN ĐẾN LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG XỬ LÝ CV Cán a) Nhận VB có phê duyệt từ CB1 b) Chuyển đến CB3 để photocopy (các VB có nhiều trang gửi ban liên quan, CV mật gửi theo chế độ mật), nhận lại gốc photo từ CB3 c) Chuyển văn đến đơn vị ĐHQGHN ký nhận trực tiếp phòng HCTH, Văn phòng ĐHQGHN d) Qua hòm thư đơn vị Nhà điều hành tạp chí, báo … Cán Photocopy ĐƠN VỊ NHẬN (Kể VP, ban chức năng) Nếu CV bị gửi nhầm, đơn vị đóng gói CV, phong bì vào phong bì trả lại nơi phát hành Đơn vị xử lý báo cáo ĐHQGHN NHẬN BẢN GỐC TẠI VĂN THƯ Danh sách CB đơn vị ban nhận CV, tài liệu phận văn thư VP ĐHQGHN (ký xác nhận văn trực tiếp từ CB2) BAN CHỨC NĂNG Tập hợp văn giải công việc liên quan thành hồ sơ hoàn chỉnh (gồm: VB gốc; đạo lãnh đạo ĐHQGHN ban; thảo LĐ ĐHQGHN, ban sửa lần cuối cùng; VB ban hành mới) lưu trữ ban năm KHO LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG 11 10 Cán LƯU TRỮ TÀI LIỆU Sau năm, ban chuyển hồ sơ Văn phòng để lưu trữ 56 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI DO LÃNH ĐẠO CÁC BAN CHỨC NĂNG KÝ Cán VP, CÁC BAN CHỨC NĂNG SOẠN THẢO VÀ KÝ Gửi in mềm a) Kiểm tra thể thức, đối chiếu mềm hardcopy b) Lấy số, vào sổ (ghi rõ nơi nhận) c) Chuyển cho CB3 photo (số lượng VB phát theo nơi nhận) d) Đóng dấu e) Đưa văn lên mạng 112 f) Chuyển văn cho CB2 Cán Photocopy Cán a) Phát văn đến cho đơn vị ĐHQGHN trực tiếp phòng HCTH Văn phòng ĐHQGHN b) Chuyển tạp chí, báo đến đơn vị qua hòm thư Nhà điều hành BƯU ĐIỆN Chuyển tới đơn vị ĐHQGHN GIAO NHẬN VĂN BẢN Danh sách CB đơn vị nhận CV phòng HCTH VP ĐHQGHN (ký nhận trực tiếp vào sổ) ĐƠN VỊ NHẬN a) Nếu CV bị gửi nhầm, đơn vị đóng gói CV, phong bì vào phong bì trả lại nơi phát hành b) Tổ chức thực 57 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI – BAN GIÁM ĐỐC KÝ Cán 1 VP, CÁC BAN CHỨC NĂNG SOẠN THẢO Lãnh đạo ban ký nháy CV, QĐ; tờ trình a) Kiểm tra thể thức văn (nếu thực bước tiếp theo, sai trả ban) b) Tiếp nhận, vào sổ ký nhận văn đến ban LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG KIỂM SỐT NỘI DUNG Trước trình BGĐ ký Cán Photocopy theo số lượng văn nơi nhận BỘ PHẬN THƯ KÝ Trình ký BGĐ nhận lại, vào sổ theo dõi VB tờ trình; chuyển lại VB cho CB1 để kiểm tra số lượng VB cần gửi, sau chuyển cho CB Cán a) Lấy số, vào sổ b) Chuyển cho CB3 để photocopy c) Nhận mềm từ đơn vị, đối chiếu với in Nếu thực bước tiếp theo, sai yêu cầu nơi gửi chuyển lại mềm d) Đóng dấu e) Đưa văn lên mạng 112 f) Chuyển VB đóng dấu cho CB2 BƯU ĐIỆN Chuyển tới đơn vị ĐHQGHN Cán a) Chuyển VB đến đơn vị ĐHQGHN phòng HCTH, Văn phòng ĐHQGHN b) Qua hòm thư đơn vị Nhà điều hành tạp chí, báo … ĐƠN VỊ NHẬN a) Nếu CV bị gửi nhầm, đơn vị đóng gói CV, phong bì vào phong bì trả lại nơi phát hành b) Triển khai thực GIAO NHẬN VĂN BẢN Danh sách CB đơn vị nhận CV phòng HCTH, VP ĐHQGHN (ký xác nhận văn trực tiếp từ CB2) ... Nội, QUY T ĐỊNH: Điều Ban hành Quy định Công tác văn thư, lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội Điều Quy t định có hiệu lực kể từ ngày 01/03/2010 thay Quy t định số 147/QĐ-VP ngày 04/10/2002 ban hành Quy. .. đốc uỷ quy n cho cán lãnh đạo cấp (Chánh Văn 10 phòng, Trưởng Ban) ký thừa uỷ quy n (TUQ.) số văn Việc giao ký thừa uỷ quy n phải thể văn giới hạn thời gian định Người uỷ quy n không uỷ quy n... mẫu hồ sơ, tài liệu, văn quy phạm pháp luật có liên quan, quy trình giải quy t, trách nhiệm đơn vị tham gia giải thủ tục hành công tác văn thư, lưu trữ Hệ thống văn pháp quy công tác văn thư lưu