Đang tải... (xem toàn văn)
Công thức và hàm excel 2007 Anh - Việt của Paul Mcfedries (phần III)
Chapter 13 - ANALYZING DATA WITH TABLES Chương 13 - Phân tích dữ liệu với các Table Excel’s forte is spreadsheet work, of course, but its row-and-column layout also makes it a natural flat-file database manager. In Excel, a table is a collection of related information with an organizational structure that makes it easy to find or extract data from its contents. (In previous versions of Excel, a table was called a list.) Specifically, a table is a worksheet range that has the following properties: Dĩ nhiên rằng, sở trường của Excel là làm việc với các bảng tính, nhưng các bố cục hàng và cột của nó cũng làm cho nó trở thành một trình quản lý cơ sở dữ liệu phẳng. Trong Excel, một Table là một tập hợp thông tin liên quan, cấu trúc có tổ chức, nhằm giúp dễ dàng tìm kiếm hoặc trích xuất dữ liệu nội dung của nó. (Trong các phiên bản trước của Excel, một Table được gọi là một List.) Cụ thể, một Table là một dãy bảng tính có những đặc điểm sau đây: • Field — A single type of information, such as a name, an address, or a phone number. In Excel tables, each column is a field. Một loại thông tin như là tên, địa chỉ, số điện thoại . Trong Excel, mỗi cột là một Field. • Field value — A single item in a field. In an Excel table, the field values are the individual cells. Một mục đơn trong một field. Trong một Table của Excel, các Field Value là các ô đơn lẻ. • Field name — A unique name you assign to every table field (worksheet column). These names are always found in the first row of the table. Một tên duy nhất mà bạn gán cho mỗi Field của Table (cột trong bảng tính). Những tên này luôn luôn được tìm thấy trong hàng đầu tiên của Table. • Record — A collection of associated field values. In Excel tables, each row is a record. Một tập hợp kết hợp các Field Value. Trong Table của Excel, mỗi hàng là một Record. • Table range — The worksheet range that includes all the records, fields, and field names of a table. Một vùng bảng tính bao gồm tất cả các Record, Field, và Field Name của một Table. For example, suppose that you want to set up an accounts receivable table. A simple system would include information such as the account name, account number, invoice number, invoice amount, due date, and date paid, as well as a calculation of the number of days overdue. Figure 13.1 shows how this system would be implemented as an Excel table. Ví dụ, giả sử rằng bạn muốn thiết lập một bảng gồm các khoản phải thu. Một hệ thống đơn giản thường bao gồm những thông tin như tên tài khoản, mã tài khoản, số hóa đơn, giá trị hóa đơn, thời hạn thanh toán, ngày thanh toán, cũng như những phép tính số ngày quá hạn. Hình 13.1 minh họa một hệ thống như vậy sẽ được thực thi dưới dạng Table của Excel như thế nào. Figure 13.1 - Tables.xlsx Excel tables don’t require elaborate planning, but you should follow a few guidelines for best results. Here are some pointers: Table của Excel không yêu cầu phải lên một kế hoạch chi tiết, nhưng bạn nên theo những hướng dẫn sau đây để có được kết quả tốt nhất. Đây là một số điểm chính: • Always use the top row of the table for the column labels. Luôn luôn dùng hàng trên cùng của Table để làm các tiêu đề cột. • Field names must be unique, and they must be text or text formulas. If you need to use numbers, format them as text. Các Field Name phải là duy nhất, và chúng phải là text hoặc là công thức ở dạng text. Nếu bạn cần dùng các con số, hãy định dạng chúng thành dạng text. • Some Excel commands can automatically identify the size and shape of a table. To avoid confusing such commands, try to use only one table per worksheet. If you have multiple related tables, include them in other worksheets in the same workbook. Một số lệnh trong Excel có thể làm cho kích thước và hình dạng của một Table tự động điều chỉnh. Để tránh nhầm lẫn những lệnh như vậy, bạn cố gắng chỉ sử dụng một Table trong một trang tính (worksheet). Nếu bạn có nhiều Table liên quan với nhau, bạn hãy để chúng trong từng trang tính của cùng một bảng tính (workbook). • If you have nonlist data in the same worksheet, leave at least one blank row or column between the data and the table. This helps Excel to identify the table automatically. Nếu bạn có một dữ liệu mà không phải là một Table trong cùng một trang tính, hãy chừa ra ít nhất một hàng trống hoặc một cột trống giữa dữ liệu của bạn với Table. Điều này giúp cho Excel dễ dàng tự động nhận ra một Table. • Excel has a command that enables you to filter your table data to show only records that match certain criteria. (See “Filtering Table Data,” later in this chapter, for details.) This command works by hiding rows of data. Therefore, if the same worksheet contains nonlist data that you need to see or work with, don’t place this data to the left or right of the table. Excel có một lệnh cho phép bạn lọc dữ liệu trong Table để chỉ thấy những Record theo những tiêu chuẩn nhất định (xem phần “Lọc dữ liệu trong Table”, ở phần sau của chương này, để biết thêm chi tiết). Lệnh này làm việc bẳng cách ẩn đi một số hàng trong dữ liệu. Do đó, nếu trong cùng một trang tính mà có chứa một dữ liệu thường và bạn cần phải thấy được để làm làm việc với nó, bạn đừng đặt dữ liệu này ở bên phải hay bên trái của Table. You can download the workbook that contains this chapter’s examples here: Bạn có thể tải về bảng tính với những ví dụ trong chương này tại đây: Example Files 13.1. Converting a Range to a Table Chuyển đổi một dãy thành một Table Excel has a number of commands that enable you to work efficiently with table data. To take advantage of these commands, you must convert your data from a normal range to a table. Here are the steps to follow: Excel có một số lệnh cho phép bạn làm việc hiệu quả với Table dữ liệu. Để tận dụng những lệnh này, bạn phải chuyển đổi dữ liệu của bạn từ một dãy bình thường thành một Table. Đây là các bước để theo: 1. Click any cell within the range that you want to convert to a table. Nhấp vào bất kỳ ô nào trong dãy mà bạn muốn chuyển đổi thành một Table. 2. You now have two choices: Bạn có hai lựa chọn: • To create a table with the default formatting, choose Insert, Table (or press Ctrl+T). Để tạo một Table với những định dạng mặc định, bạn chọn Insert, Table (hoặc nhấnCtrl+T). • To create a table with the formatting you specify, choose Home, Format as Table, and then click a table style in the gallery that appears. Để tạo một Table với những định dạng do bạn chỉ định, bạn chọn Home, Format as Table, và rồi nhấn vào một kiểu Table trong thư viện. 2 Excel displays the Create Table dialog box. The Where Is the Data for Your Table? box should already show the correct range coordinates. If not, enter the range co-ordinates or select the range directly on the worksheet. Excel hiển thị hộp thoại Create Table. Thường thì hộp Where Is the Data for Your Table? đã trình bày sẵn tọa độ chính xác. Nếu không, bạn nhập tọa độ dãy vào hoặc chọn trực tiếp dãy trên trang tính. 3 If your range has column headers in the top row (as it should), make sure the My Table Has Headers check box is activated. Nếu dãy của bạn có các tiêu đề cột trên hàng trên dùng (thường là có), hãy chắc chắn rằng hộp kiểm My Table Has Headers được kích hoạt. 4 Click OK. Nhấn OK. When you convert a range to a table, Excel makes three changes to the range, as shown in Figure 13.2: Khi bạn chuyển đổi một dãy thành một Table, Excel sẽ thay đổi ba thứ sau trong dãy, như minh họa ở hình 13.2: • It formats the table cells. Nó định dạng các ô trong Table. • It adds drop-down arrows to each field header. Nó thêm các mũi tên drop-down (như khi bạn chọn AutoFilter) vào mỗi tiêu đề Field. • In the Ribbon, you see a new Design tab under Table Tools whenever you select a cell within the table. Trên thanh Ribbon, bạn thấy có thêm một tab Design nằm bên dưới Table Tools mỗi khi bạn chọn bất kỳ một ô nào trong Table. Figure 13.2 - Tables.xlsx If you ever need to change the table back to a range, select a cell within the table and choose Design, Convert to Range. Nếu bạn lại muốn chuyển đổi Table trở lại thành một dãy bình thường, bạn chọn một ô bất kỳ trong Table, rồi chọn Design, Convert to Range. 13.2. Basic Table Operations Các thao tác cơ bản với Table After you’ve converted the range to a table, you can start working with the data. Here’s a quick look at some basic table operations: Sau khi bạn đã chuyển đổi dãy thành một Table, bạn có thể bắt đầu làm việc với dữ liệu. Sau đây là sơ lược một vài thao tác cơ bản với Table: • Selecting a record — Move the mouse pointer to the left edge of the leftmost column in the row you want to select (the pointer changes to a right-pointing arrow) and then click. You can also select any cell in the record and then press Shift+Space. Chọn một Record (một hàng trong Table) — Di chuyển con trỏ chuột sang mép phải của cột cuối cùng bên trái trong hàng mà bạn muốn chọn (con trỏ sẽ đổi thành một mũi tên hướng sang phải) và nhấn chuột. Bạn cũng có thể chọn bất kỳ ô nào trong Record rồi nhấn Shift+Space. • Selecting a field — Move the mouse pointer to the top edge of the column header (the pointer changes to a downward-pointing arrow). Click once to select just the field’s data; click a second time to add the field’s header to the selection. You can also select any cell in the field and then press Ctrl+Space to select the field data; press Ctrl+Space again to add the header to the selection. Chọn một Field (một cột trong Table) — Di chuyển con trỏ chuột đến mép trên cùng của tiêu đề cột (con trỏ sẽ đổi thành một mũi tên hướng xuống). Nhấn một cái để chỉ chọn dữ liệu của Field; nhấn thêm một lần nữa để thêm tiêu đề của Field vào vùng chọn. Bạn cũng có thể chọn bất kỳ ô nào trong Field rồi nhấn Ctrl+Space để chọn dữ liệu của Field, nhấn Ctrl+Space thêm một lần nữa để thêm tiêu đề của Field vào vùng chọn. • Selecting the entire table — Move the mouse pointer to the upper-left corner of the table (the pointer changes to an arrow pointing down and to the right) and then click. You can also select any cell in the table and press Ctrl+A. Chọn toàn bộ Table — Di chuyển con trỏ chuột đến góc trên cùng bên trái của Table (con trỏ sẽ đổi thành một mũi tên hướng xuống và nghiêng sang phải) rồi nhấn chuột. Bạn cũng có thể chọn bất kỳ ô nào trong Table rồi nhấn Ctrl+A. • Adding a new record at the bottom of the table — Select any cell in the row below the table, type the data you want to add to the cell, and press Enter. Excel 2007’s new AutoExpansion feature expands the table to include the new row. This also works if you select the last cell in the last row of the table and then press Tab. Thêm một Record (hàng) mới vào cuối một Table — Chọn bất kỳ ô nào ở một hàng ngay sát bên dưới Table, nhập dữ liệu vào mà bạn muốn thêm vào ô, và nhấn Enter. Chức năng AutoExpansion của Excel 2007 tự động mở rộng Table để chứa thêm hàng mới. Nó cũng tự động thêm một hàng mới vào nếu bạn đứng ở ô cuối cùng trong hàng cuối cùng của Table mà nhấn phím Tab. • Adding a new record anywhere in the table — Select any cell in a record below which you want to add the new record. In the Home tab, choose Insert, Insert Table Rows Above. Excel inserts a blank row above the selected cell into which you can enter the new data. Thêm một Record (hàng) mới vào bất kỳ nơi nào trong Table — Chọn bất kỳ ô nào trong một hàng ở dưới cái hàng mà bạn muốn thêm một hàng mới vào. Trong tab Home, chọn Insert, Insert Table Rows Above (để nhanh hơn, bạn có thể dùng Shortcut menu với phím phải chuột, trong đó cũng có lệnh này). Excel sẽ thêm một hàng mới vào ở trên ô đang chọn để bạn nhập thêm dữ liệu mới. • Adding a new field to the right of the table — Select any cell in the column to the right of the table, type the data you want to add to the cell, and press Enter. AutoExpansion expands the table to include the new field. Thêm một Field (cột) mới vào bên phải của Table — Chọn bất kỳ ô nào ở cột ngay sát bên phải của Table, nhập dữ liệu vào mà bạn muốn thêm vào ô, và nhấn Enter. Chức năng AutoExpansion của Excel 2007 tự động mở rộng Table để chứa thêm Field mới. • Adding a new field anywhere in the table — Select any cell in a column to the right of which you want to add the new field. In the Home tab, choose Insert, Insert Table Columns to the Left. Excel inserts a blank field to the left of the selected cell. Thêm một Field (cột) mới vào bất kỳ nơi nào trong Table — Chọn bất kỳ ô nào trong một cột ở bên phải cái cột mà bạn muốn thêm một cột mới vào. Trong tab Home, chọn Insert, nsert Table Columns to the Left (để nhanh hơn, bạn có thể dùng Shortcut menu với phím phải chuột, trong đó cũng có lệnh này). Excel sẽ thêm một cột mới vào ở bên trái ô đang chọn. • Deleting a record — Select any cell in the record you want to delete. In the Home tab, choose Delete, Delete Table Rows. Xóa một Record (hàng) — Chọn bất kỳ ô nào trong hàng mà bạn muốn xóa. Trong Home tab, chọn Delete, Delete Table Rows (cũng có thể dùng Shortcut menu với phím phải chuột). • Deleting a field — Select any cell in the field you want to delete. In the Home tab, choose Delete, Delete Table Columns. Xóa một Field (cột) — Chọn bất kỳ ô nào trong cột mà bạn muốn xóa. Trong Home tab, chọn Delete, Delete Table Columns (cũng có thể dùng Shortcut menu với phím phải chuột). • Displaying Table Totals — If you want to see totals for one or more fields, click inside the table, choose the Design tab, and then click to activate the Total Row check box. Excel adds a Total row at the bottom of the table. Each cell in the Total row has a drop-down list that enables you to choose the function you want to use: Sum, Average, Count, Max, Min, and more. Hiển thị các thống kê của Table — Nếu bạn muốn xem những thống kê cho một hoặc nhiều Field, bạn nhấn vào bên trong Table, chọn tab Design, rồi kích hoạt hộp kiểm Total Row. Excel thêm một dòng Total vào dưới cùng của Table. Mỗi ô trong dòng Total này có một danh sách drop-down, cho phép bạn chọn hàm mà bạn muốn dùng: Sum, Average, Count, Max, Min, v.v . • Formatting the table — Excel comes with a number of built-in table styles that you can apply with just a few mouse clicks. Click inside the table, choose the Design tab, and then choose a format in the Table Styles gallery. You can also use the check boxes in the Table Style Options group to toggle various table options, including Banded Rows and Banded Columns. Định dạng Table — Excel có một số mẫu định dạng Table mà bạn có thể áp dụng với vài cái nhấn chuột. Nhấn vào bên trong Table, chọn tab Design, rồi chọn một kiểu định dạng trong thư viện Table Styles. Bạn cũng có thể sử dụng những hộp kiểm trong nhóm Table Style Options để thêm bớt những tùy chọn định dạng, bao gồm cả Banded Rows và Banded Columns. • Resizing the table — Resizing the table means adjusting the position of the lower-right corner of the table: move the corner down to add records; move the corner right to add fields; move the corner up to remove records from the table (the data remains intact, however); move the corner left to remove fields from the table (again, the data remains intact). The easiest way to do this is to click-and-drag the resize handle that appears in the table’s lower-right cell. You can also click inside the table and then click Design, Resize Table. Định lại kích thước Table — Định lại kích thước Table có nghĩa là điều chỉnh vị trí của ô nằm ở góc dưới cùng bên phải của Table: di chuyển ô này xuống để thêm Record (hàng); di chuyển sang phải để thêm Field (cột); di chuyển lên trên để bỏ bớt Record (nhưng dữ liệu phải còn nguyên vẹn); di chuyển sang trái để bỏ bớt Field (nhưng dữ liệu cũng phải còn nguyên vẹn). Cách dễ nhất để làm việc này là nhấn và rê cái nút định cỡ (resize handle) xuất hiện ở ô dưới cùng bên phải của Table. Bạn cũng có thể nhấn vào bên trong bảng rồi nhấn Design, Resize Table. • Renaming a table — You’ll see later on that Excel 2007 enables you to reference table elements directly. Most of the time these references include the table name, so you should consider giving your tables meaningful and unique names. To rename a table, click inside the table and then choose the Design tab. In the Properties group, edit the Table Name text box. Đổi tên một Table — Trong các bài sau, bạn sẽ thấy Excel 2007 cho phép bạn tham chiếu trực tiếp đến các phần tử trong Table. Phần lớn các lần tham chiếu có bao gồm tên của Table, do đó bạn nên đặt cho Table của bạn cái tên có ý nghĩa và duy nhất. Để đổi tên một Table, bạn nhấn vào bên trong Table và chọn tab Design, trong nhóm Properties, sửa lại Table Name. 13.3. Sorting a Table Sắp xếp một Table One of the advantages of a table is that you can rearrange the records so that they’re sorted alphabetically or numerically. This feature enables you to view the data in order by customer name, account number, part number, or any other field. You even can sort on multiple fields, which would enable you, for example, to sort a client table by state and then by name within each state. Một trong những lợi thế của một Table là bạn có thể sắp xếp lại các thông tin, cho nên chúng thường được sắp xếp thứ tự theo ABC hay theo số. Tính năng này cho phép bạn xem dữ liệu theo tên khách hàng, theo số tài khoản, theo từng phần, hay theo bất kỳ một Field nào. Thậm chí, bạn có thể sắp xếp theo nhiều Field, ví dụ như bạn có thể sắp xếp một bảng theo tên của từng trạng thái, rồi trong mỗi trạng thái đó lại sắp xếp theo từng cái tên. For quick sorts on a single field, you have two choices to get started: Để sắp xếp nhanh một Field đơn, bạn có thể lựa chọn một trong hai cách sau để bắt đầu: • Click anywhere inside the field and then click the Data tab. Nhấn vào bất kỳ nơi nào trong Field và chọn tab Data. • Pull down the field’s drop-down arrow. Nhấn nút mũi tên drop-down của Field. For an ascending sort, click Sort A to Z (or Sort Smallest to Largest for a numeric field, or Sort Oldest to Newest for a date field); for a descending sort, click Sort Z to A (or Sort Largest to Smallest for a numeric field, or Sort Newest to Oldest for a date field). Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, bạn chọn Sort A to Z (hoặc Sort Smallest to Largest cho các Field chứa số, hoặc Sort Oldest to Newest cho các Field chứa ngày tháng); còn để sắp xếp theo thứ tự giảm dần, bạn chọn Sort Z to A (hoặc Sort Largest to Smallest cho các Field chứa số, hoặc Sort Newest to Oldest cho các Field chứa ngày tháng). NOTE: How Excel sorts the table depends on the data. Here’s the order Excel uses in an ascending sort: Excel sắp xếp Table như thế nào còn tùy thuộc vào loại dữ liệu. Sau đây là cách Excel sử dụng để sắp xếp theo thứ tự tăng dần: • Numbers: Largest negative to largest positive Các số: Từ số âm lớn nhất đến số dương lớn nhất • Text: Space ! “ # $ % & ‘ ( ) * + , - . / 0 through 9 (when formatted as text) : ; < = > ? @ A through Z (Excel ignores case) [ \ ] ^ _ ‘ {, } ~ Các ký tự hoặc chữ (theo thứ tự sau): Space (khoảng trắng) ! “ # $ % & ‘ ( ) * + , - . / 0 cho đến 9 (khi định dạng theo kiểu text) : ; < = > ? @ A cho đến Z (Excel bỏ qua chữ thường, chữ hoa) [ \ ] ^ _ ‘ {, } ~ • Logical: FALSE before TRUE Giá trị Logical: FALSE rồi mới đến TRUE • Error: All error values are equal Lỗi: Tất cả các lỗi đều như nhau • Blank: Always sorted last (ascending or descending) Ô rỗng: Luôn luôn sắp xếp sau cùng (tăng dần cũng như giảm dần) For more complex sorts on multiple fields, follow these steps: Đối với những sắp xếp phức tạp hơn trong nhiều Field, bạn theo các bước sau: 1. Select a cell inside the table. Chọn một ô bên trong Table. 2. Choose Data, Sort. Excel displays the Sort dialog box, shown in Figure 13.3. Chọn Data, Sort. Excel hiển thị hộp thoại Sort như minh họa ở hình 13.3. Figure 13.3 3. Use the Sort By list to click the field you want to use for the overall order for the sort. Dùng danh sách Sort By để chọn Field mà bạn muốn dùng để sắp xếp toàn bộ dữ liệu theo nó. 4. Use the Order list to select either an ascending or descending sort. Dùng danh sách Order để chọn một kiểu sắp xếp (tăng dần hay giảm dần) 5. (Optional) If you want to sort the data on more than one field, click Add Level, use the Then By list to click the field, and then select a sort order. Repeat for any other fields you want to include in the sort. (Tùy chọn) Nếu bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo nhiều hơn một Field, bạn nhấn Add Level rồi chọn Field cho mục Then By, và rồi chọn cách sắp xếp. Lập lại bước này cho bất kỳ Field nào bạn muốn bao gồm trong việc sắp xếp này. NOTE: In previous versions of Excel, you could specify only a maximum of three sorting levels. In Excel 2007, you can specify up to 64 sorting levels. Trong những phiên bản trước của Excel, bạn chỉ có thể sắp xếp tối đa là theo 3 cấp độ. Trong Excel 2007, bạn có thể sắp theo đến 64 cấp độ. CAUTION: Be careful when you sort table records that contain formulas. If the formulas use relative addresses that refer to cells outside their own record, the new sort order might change the references and produce erroneous results. If your table formulas must refer to cells outside the table, be sure to use absolute addresses. Hãy cẩn thận khi bạn sắp xếp những Record (hàng) có chứa công thức trong Table. Nếu các công thức dùng loại địa chỉ tương đối để tham chiếu đến những ô nằm ngoài Table, sự sắp xếp có thể làm thay đổi các tham chiếu và dẫn kết những kết quả sai. Nếu công thức trong Table của bạn có tham chiếu đến những ô ở ngoài Table, hãy chắc chắn bạn sử dụng loại địa chỉ tuyệt đối. 6. (Optional) Click Options to specify one or more of the following sort controls: (Tùy chọn) Nhấn Option để xác định một hay nhiều kiểu sắp xếp sau: • Case Sensitive — Activate this check box to have Excel differentiate between uppercase and lowercase during sorting. In an ascending sort, for example, lowercase letters are sorted before uppercase letters. Kích hoạt hộp kiểm này để yêu cầu Excel phân biệt sự khác nhau giữa chữ thường và chữ hoa khi sắp xếp. Ví dụ, trong một sắp xếp tăng dần, những chữ thường luôn luôn được sắp xếp trước những chữ hoa. • Orientation — Excel normally sorts table rows (the Sort Top to Bottom option). To sort table columns, activate Sort Left to Right. Bình thường, Excel sắp xếp theo từng dòng (tùy chọn Sort Top to Bottom). Để sắp xếp theo cột, bạn kích hoạt mục Sort Left to Right. 2 Click OK. Excel sorts the table. Nhấn OK. Excel sắp xếp Table cho bạn. [...]... một vài công cụ để làm cho nó dễ dàng và chính xác hơn Đầu tiên, bạn hãy nhớ rằng các tên Table là môt phần của tính năng AutoComplete của Excel 2007 Có nghĩa là sau khi bạn gõ một vài ký tự đầu tiên của một tên Table, bạn sẽ thấy cái tên này trong danh sách AutoComplete, và bạn chỉ cần chọn nó, rồi nhấn phím Tab để thêm nó vào trong công thức của mình Khi bạn gõ thêm một dấu ngoặc vuông mở ([), Excel. .. bạn thay thế Table bằng tên của Table, Row bằng một specifier của hàng và Field là một specifier của field Đối với specifier của hàng, bạn có hai lựa chọn: hàng hiện hành và hàng Total (nằm dưới cùng của một Table) Hàng hiện hành là hàng có công thức nằm trong đó Ví dụ, trong một Table có tên là Inventory có một field mang tên là Standard Cost, công thức sau đây nhân giá trị của hàng hiện hành trong field... formula and press F9 Excel displays the formula result that will be the highest record number used so far Therefore, your next record number will be one more than the calculated value Bạn thay Column trong công thức ở trên bằng ký tự của cột đang chứa các con số record (ví dụ, MAX(A:A) cho Table ở hình 13.4) Rồi bạn chọn cả công thức, và nhấn F9 Excel sẽ hiển thị kết quả của công thức, nó chính là con... table Nếu field Date Paid (cột F) rỗng, có nghĩa là hóa đơn đó chưa thanh toán, nên công thức trả về FALSE Nếu đã thanh toán rồi, biểu thức logic F5 > E5 được lượng giá Nếu Date Paid (cột F) lớn hơn field Due Date (cột E), biểu thức trả về TRUE và Excel chọn record này Trong hình 13.15, ô Late Payers (A2) hiển thị FALSE bởi vì công thức lượng giá hàng đầu tiên trong Table là FALSE 13.4.4 Copying Filtered... names, but Excel offered no easy way to use defined names with tables Trong các phiên bản trước của Excel, khi bạn muốn tham chiếu đến một phần của Table trong công thức, bạn luôn phải dùng một tham chiếu ô hoặc dãy chỉ đến vùng Table mà bạn muốn dùng trong các tính toán của mình Điều đó có tác dụng, nhưng nó gặp phải cùng một vấn đề xảy ra do sử dụng các tham chiếu ô và dãy trong các công thức thông... chiếu thường làm cho các công thức khó đọc và khó hiểu Giải pháp với một công thức thông thường là thay thế các tham chiếu ô và dãy bằng những cái tên đã được định nghĩa, nhưng thường không có cách nào dễ dàng để sử dụng các tên đã được định nghĩa với các Table trong Excel That’s all changed with Excel 2007 because it now supports structured referencing of tables This means that Excel now offers a set... trick: Excel cũng tạo ra các specifier cho các cột dựa vào giá trị text có trong tiêu đề cột Mỗi specifier của cột tham chiếu đến dữ liệu trong cột đó, do đó nó không bao gồm tiêu đề hoặc tổng của cột (nghĩa là không bao gồm ô đầu tiên và ô cuối cùng của một cột trong một Table) Ví dụ, bạn có một Table có tên là Inventory và bạn muốn tính tổng những giá trị của field có tên là Qty On Hand, công thức. .. không biết chắc chắn có bao nhiêu record trong Table, và nếu Table chưa được sắp xếp theo thứ tự lúc ban đầu, có thể bạn không biết được số thứ tự của hàng tiếp theo là bao nhiêu Để tránh việc đoán mò hoặc phải tìm trong cả cột Record, bạn có thể tạo ra tổng số record một cách tự động bằntg hàm MAX() Bạn nhấn vào trong thanh công thức và gõ công thức sau (nhưng đừng có Enter): =MAX(Column:Column) Replace... với công thức, bạn thêm một cột vào dãy tiêu chuẩn và nhập công thức trong cột mới này Hãy chắc chắn rằng cái tên bạn đặt cho cột mới này không giống với bất kỳ tên field nào trong Table Khi công thức tham chiếu đến các ô trong Table, bạn sử dụng hàng đàu tiên của Table Ví dụ, để chọn tất cả các record trong Date Paid bằng với các record trong Due Date trong Table tính các khoản phải thu, bạn nhập công. .. với Excel 2007, bởi vì bây giờ nó hỗ trợ những tham chiếu có cấu trúc của Table Nghĩa là Excel 2007 cung cấp một tập hợp những cái tên được định nghĩa — hay là các specifiers, như Microsoft gọi — cho các phần tử Table khác nhau (chẳng hạn như dữ liệu, tiêu đề, và toàn bộ Table), cũng như việc tự động tạo ra các tên cho các field trong Table Bạn có thể bao gồm những cái tên này trong công thức của bạn . thể tạo ra tổng số record một cách tự động bằntg hàm MAX(). Bạn nhấn vào trong thanh công thức và gõ công thức sau (nhưng đừng có Enter): =MAX(Column:Column). trong công thức ở trên bằng ký tự của cột đang chứa các con số record (ví dụ, MAX(A:A) cho Table ở hình 13.4). Rồi bạn chọn cả công thức, và nhấn F9. Excel