BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐÁNH GIÁ HIỆU LỰC THỰC HIỆN VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN – SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP VÀ MÔI TRƢỜNG TẠI TỔNG KHO XĂNG DẦU NHÀ BÈ – PETROLIMEX SAIGON Sinh viên thực hiện: NGUYỄN BÍCH NGỌC Ngành : QUẢN LÝ MƠI TRƢỜNG Niên khóa: 2009-2013 Tháng 06/2013 ĐÁNH GIÁ HIỆU LỰC THỰC HIỆN VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ AN TOÀN – SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP VÀ MÔI TRƢỜNG TẠI TỔNG KHO XĂNG DẦU NHÀ BÈ – PETROLIMEX SAIGON Tác giả NGUYỄN BÍCH NGỌC Khóa luận đƣợc đệ trình đề để đáp ứng u cầu cấp Kỹ sƣ ngành Quản lý môi trƣờng Giáo viên hƣớng dẫn: ThS.VŨ THỊ HỒNG THỦY Tháng 06 năm 2013 Đánh giá hiệu lực thực cải tiến hệ thống quản lý tích hợp An tồn - sức khỏe nghề nghiệp môi trƣờng Tổng kho xăng dầu Nhà Bè – Petrolimex Saigon BỘ GIÁO DỤC & ĐÀ O TẠO CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƢỜNG ĐH NƠNG LÂM TPHCM Đợc lập – Tƣ̣ – Hạnh phúc KHOA MÔI TRƢỜNG & TÀI NGUYÊN ************ ***** PHIẾU GIAO NHIỆM VỤ KLTN Khoa: MÔI TRƢỜNG & TÀI NGUYÊN Ngành: QUẢN LÝ MÔI TRƢỜNG Họ tên SV: NGUYỄN BÍCH NGỌC Mã số SV: 09149125 Khoá học: 2009- 2013 Lớp: DH09QM Tên đề tài : Đánh giá hiệu lực thực cải tiến hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp & môi trƣờng tại Tổng Kho Xăng Dầu Nhà Bè – Petrolimex Saigon Nô ̣i dung KLTN: SV phải thƣ̣c hiê ̣n các yêu cầ u sau đây:  Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor1:2009 & OHSAS 18001:2007 hệ thống tích hợp hai tiêu chuẩn  Tổng quan Tổng Kho Xăng Dầu Nhà Bè tình hình thực cơng tác quản lý an tồn, sức khỏe môi trƣờng Tổng Kho  Đánh giá hiệu lực thực hệ thống quản lý an tồn - sức khỏe - mơi trƣờng theo u cẩu tiêu chuẩn ISO 14001:2004/Cor1:2009 & OHSAS 18001:2007, quy định pháp lý yêu cầu khác có liên quan  Đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến Thời gian thực hiện: Bắ t đầ u : tháng 03/2013 Kế t thúc: tháng 06/2013 Họ tên GVHD 1: ThS VŨ THỊ HỒNG THỦY Họ tên GVHD 2: Nô ̣i dung và yêu cầ u của KLTN đã đƣợc thông qua Khoa Bộ môn Ngày … tháng ………năm 2013 Ban Chủ nhiê ̣m Khoa Ngày tháng năm 2013 Giáo viên hƣớng dẫn ThS VŨ THỊ HỒNG THỦY SVTH: Nguyễn Bích Ngọc i Đánh giá hiệu lực thực cải tiến hệ thống quản lý tích hợp An tồn - sức khỏe nghề nghiệp môi trƣờng Tổng kho xăng dầu Nhà Bè – Petrolimex Saigon LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập trƣờng, thời gian thực tập hồn thành khóa luận tốt nghiệp, em đã học đƣợc nhiều kinh nghiệm học quý báu Em xin chân thành cảm ơn tất ngƣời với thành tâm biết ơn Em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô trƣờng Đại Học Nông Lâm TP HCM, quý thầy cô Khoa Môi Trƣờng Tài Nguyên đã dạy cho em kiến thức làm hành trang để em vững bƣớc vào đời Em xin chân thành cảm ơn cô Vũ Thị Hồng Thủy – ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn em hồn thành khóa luận, trao dồi cho em học cuộc sống kinh nghiệm công việc tƣơng lai Em cảm ơn cô nhiều Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo Tổng kho xăng dầu Nhà Bè đã giúp đỡ tạo điều kiện tốt cho em thực tập học hỏi kinh nghiệm; em xin cảm ơn Hƣng, anh Cƣơng, chị Dịu tồn thể cán bợ cơng nhân viên Tổng kho đã giúp đỡ, tận tình bảo cung cấp tài liệu cần thiết cho báo cáo Trong trình học tập, tập thể DH09QM đã giúp đỡ nhiều xin chân thành cảm ơn bạn Từ tận đáy lòng mình, xin cảm ơn bố mẹ, ngƣời đã nuôi dƣỡng chấp cánh cho ƣớc mơ đƣợc bay cao, bay xa Ngƣời đã quan tâm, lo lắng cho miếng ăn, giấc ngủ Ngƣời đã cho vòng tay yêu thƣơng gia đình Xin cảm ơn tất ngƣời Chúc ngƣời thành cơng c̣c sống! TP.Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2013 Sinh viên Nguyễn Bích Ngọc SVTH: Nguyễn Bích Ngọc ii Đánh giá hiệu lực thực cải tiến hệ thống quản lý tích hợp An tồn - sức khỏe nghề nghiệp mơi trƣờng Tổng kho xăng dầu Nhà Bè – Petrolimex Saigon TÓM TẮT Khóa luận “ Đánh giá hiệu lực thực cải tiến hệ thống quản lý tích hợp An tồn – sức khỏe nghề nghiệp mơi trƣờng Tổng kho xăng dầu Nhà Bè – Petrolimex Saigon” gồm nợi dung sau: ‒ Sự tiếp cận đề tài thông qua phần giới thiệu nội dung, phƣơng pháp mục tiêu nghiên cứu đề tài ‒ Tổng quan tiêu chuẩn ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 hệ thống quản lý tích hợp  Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 14001:2004  Giới thiệu tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007  Giới thiệu hệ thống quản lý tích hợp an tồn sức khỏe nghề nghiệp mơi trƣờng  Lợi ích việc tích hợp hệ thống quản lý  Cách thực việc đánh giá cải tiến hệ thống quản lý tích hợp ‒ Tổng quan Tổng kho xăng dầu Nhà Bè     Những nét hình thành phát triển Tổng kho Cơ cấu tổ chức, quy trình cơng nghệ Tổng kho Đánh giá trạng môi trƣờng Tổng kho Đánh giá trạng quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp Tổng kho ‒ Đánh giá cải tiến hệ thống quản lý tích hợp HSE Tổng kho xăng dầu Nhà Bè  Cơ sở đánh giá tiêu chuẩn, văn pháp luật trạng hệ thống tích hợp Tổng kho  Từng yêu cầu hệ thống đƣợc xem xét, đánh giá trạng tài liệu thực thi hệ thống  Dựa việc đánh giá có lỗi hệ thống (lỗi tài liệu lỗi áp dụng) đề biện pháp cải tiến cho lỗi – Kết luận kiến nghị: Trình bày kết luận chung trạng tài liệu thực thi hệ thống quản lý tích hợp Tổng kho đề xuất kiến nghị để cải tiến hệ thống SVTH: Nguyễn Bích Ngọc iii Đánh giá hiệu lực thực cải tiến hệ thống quản lý tích hợp An tồn - sức khỏe nghề nghiệp môi trƣờng Tổng kho xăng dầu Nhà Bè – Petrolimex Saigon MỤC LỤC Chƣơng 1: ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1.TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1.2.MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI…………………………………………………………1 1.3.NHỮNG ĐÓNG GÓP MỚI CỦA ĐỀ TÀI 1.4.GIỚI HẠN VÀ PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI 1.5.PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ……………………………………………… Chƣơng 2: TỔNG QUAN TÀI LIỆU 2.1 GIỚI THIỆU VỀ TIÊU CHUẨN OHSAS 18001:2007 VÀ ISO 14001:2004 2.1.1 Giới thiệu tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 2.1.2 Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 14001:2005 2.2 GIỚI THIỆU VỀ MƠ HÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP 2.2.1 Những đặc tính mợt hệ thống quản lý 2.2.2 Cấu trúc một hệ thống quản lý 2.3 LỢI ÍCH CỦA VIỆC TÍCH HỢP CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ 2.4 CÁCH THỰC HIỆN VIỆC ĐÁNH GIÁ VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG HSE Chƣơng 3: TỔNG QUAN VỀ TỔNG KHO XĂNG DẦU NHÀ BÈ PETROLIMEX SAIGON 3.1 GIỚI THIỆU VỀ PETROLIMEX SAIGON 3.2 GIỚI THIỆU VỀ TỔNG KHO XĂNG DẦU NHÀ BÈ ……………………… 3.2.1 Lịch sử hình thành 10 3.2.2 Các giai đoạn phát triển 10 3.2.3 Vị trí địa lý 10 3.2.4 Diện tích 11 3.2.5 Cơ cấu tổ chức 11 3.3 QUY TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA TKXDNB 11 3.3.1 Quy trình xuất nhập xăng dầu 11 SVTH: Nguyễn Bích Ngọc iv Đánh giá hiệu lực thực cải tiến hệ thống quản lý tích hợp An tồn - sức khỏe nghề nghiệp môi trƣờng Tổng kho xăng dầu Nhà Bè – Petrolimex Saigon 3.3.2 Quy trình pha chế xăng dầu 12 3.4 HIỆN TRẠNG MÔI TRƢỜNG TẠI TỔNG KHO XĂNG DẦU NHÀ BÈ 13 3.4.1 Môi trƣờng khơng khí 13 3.4.2 Nƣớc thải 15 3.4.3 Chất thải rắn 16 3.5 HIỆN TRẠNG ATVSLĐ VÀ PHÕNG CHỐNG SỰ CỐ TẠI TKXDNB 16 3.5.1 Tổ chức lao động TKXDNB 16 3.5.2 Tổ chức quản lý, thực công tác ATVSLĐ 16 3.5.2.1 Tổ chức quản lý công tác ATVSLĐ 17 3.5.2.2 Tình hình thực cơng tác ATVSLĐ 17 3.5.2.3 Báo cáo định kỳ, khai báo, điều tra tai nạn lao động 20 3.6 QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP TẠI TỔNG KHO XĂNG DẦU NHÀ BÈ ……………………………………………… 21 Chƣơng 4: ĐÁNH GIÁ HIỆU LỰC THỰC HIỆN VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP AN TỒN - SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP VÀ MƠI TRƢỜNG TẠI TỔNG KHO XĂNG DẦU NHÀ BÈ 4.1.PHẠM VI CỦA HỆ THỐNG VÀ BAN MƠI TRƢỜNG – AN TỒN VÀ SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP 21 4.1.1 Phạm vi hệ thống 21 4.1.2 Ban chuyên trách môi trƣờng – an toàn sức khỏe nghề nghiệp 21 4.2.CHÍNH SÁCH VÀ VIỆC PHỔ BIẾN CHÍNH SÁCH ATSKMT 21 4.2.1 Chính sách QHSE việc phổ biến 21 4.2.2 Đánh giá hiệu lực thực cải tiến 22 4.3.HOẠCH ĐỊNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP AN TỒN – SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP VÀ MÔI TRƢỜNG 23 4.3.1.Nhận dạng khía cạnh môi trƣờng nhận dạng mối nguy, đánh giá rủi ro để xác định biện pháp kiểm soát 23 4.3.1.1 Cơ sở đánh giá 23 4.3.1.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 23 4.3.2 Yêu cầu pháp luật yêu cầu khác 24 4.3.2.1 Cơ sở đánh giá 24 SVTH: Nguyễn Bích Ngọc v Đánh giá hiệu lực thực cải tiến hệ thống quản lý tích hợp An tồn - sức khỏe nghề nghiệp mơi trƣờng Tổng kho xăng dầu Nhà Bè – Petrolimex Saigon 4.3.2.2 4.3.3 Đánh giá cải tiến hệ thống 25 Mục tiêu, tiêu an toàn – sức khỏe nghề nghiệp – môi trƣờng 26 4.3.3.1 Cơ sở đánh giá 26 4.3.3.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 26 4.4.THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU HÀNH 28 4.4.1 Nguồn lực, vai trò, trách nhiệm giải trình quyền hạn 28 4.4.1.1 Cơ sở đánh giá 28 4.4.1.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 29 4.4.2 Đào tạo, nhận thức lực 29 4.4.2.1 Cơ sở đánh giá 29 4.4.2.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 30 4.4.3 Thông tin liên lạc, tham gia hội ý 31 4.4.3.1 Cơ sở đánh giá 31 4.4.3.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 32 4.4.4 Thiết lập tài liệu hệ thống tích hợp quản lý mơi trƣờng an toàn sức khỏe nghề nghiệp 32 4.4.4.1 Cơ sở đánh giá 33 4.4.4.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 33 4.4.5 Kiểm soát tài liệu 33 4.4.5.1 Cơ sở đánh giá 33 4.4.5.2 Đánh giá cải tiến 34 4.4.6 Kiểm soát điều hành 34 4.4.6.1 Cơ sở đánh giá 34 4.4.6.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 38 4.4.7 Chuẩn bị sẵn sàng ứng phó với tình khẩn cấp 41 4.4.7.1 Cơ sở đánh giá 41 4.4.7.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 42 4.5.KIỂM TRA 44 4.5.1 Đo lƣờng theo dõi kết hoạt động hệ thống quản lý tích hợp mơi trƣờng, an tồn sức khỏe nghề nghiệp 44 SVTH: Nguyễn Bích Ngọc vi Đánh giá hiệu lực thực cải tiến hệ thống quản lý tích hợp An tồn - sức khỏe nghề nghiệp mơi trƣờng Tổng kho xăng dầu Nhà Bè – Petrolimex Saigon 4.5.1.1 Cơ sở đánh giá 44 4.5.1.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 45 4.5.2 Đánh giá tuân thủ hệ thống 45 4.5.2.1 Cơ sở đánh giá 45 4.5.2.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 46 4.5.3 Điều tra cố, không phù hợp hành động khắc phục phòng ngừa 46 4.5.3.1 Cơ sở đánh giá 46 4.5.3.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 47 4.5.4 Hồ sơ quản lý hồ sơ 48 4.5.4.1 Cơ sở đánh giá 48 4.5.4.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 49 4.5.5 Đánh giá nội bộ 49 4.5.5.1 Cơ sở đánh giá 49 4.5.5.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 50 4.6.XEM XÉT LÃNH ĐẠO 50 4.6.1.1 Cơ sở đánh giá 50 4.6.1.2 Đánh giá cải tiến hệ thống 51 Chƣơng 5: KẾT LUẬN - KIẾN NGHỊ 5.1.KẾT LUẬN 52 5.2.KIẾN NGHỊ 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC SVTH: Nguyễn Bích Ngọc vii Đánh giá hiệu lực thực cải tiến hệ thống quản lý tích hợp An tồn - sức khỏe nghề nghiệp môi trƣờng Tổng kho xăng dầu Nhà Bè – Petrolimex Saigon DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TKXDNB : Tổng kho xăng dầu Nhà Bè CTY XDKVII : Công ty xăng dầu khu vực II HTQL : Hệ thống quản lý P BV-PCCC : Phòng bảo vệ - phòng cháy chữa cháy P TCHC : Phòng Tổ chức hành Ban CLTH : Ban Chất lƣợng Tổng hợp BLĐTBXH : Bộ Lao động thƣơng binh xã hội BTNMT : Bộ Tài nguyên môi trƣờng ĐDLĐ : Đại diện lãnh đạo ATVSV : An toàn vệ sinh viên ATVSLĐ : An toàn vệ sinh lao động QCVN : Quy chuẩn Việt Nam TCVN : Tiêu chuẩn Việt Nam CTNH : Chất thải nguy hại MSDS (Material safety data sheet) : Bảng dẫn an toàn hố chất BHLĐ : Bảo hợ lao đợng CBCNV :Cán bộ công nhân viên TNLĐ : Tai nạn lao động ANCB : An ninh cảng biển KPH : Không phù hợp SVTH: Nguyễn Bích Ngọc viii nƣớc/ khơng khí/ đất - Tình hình vệ sinh khu vực 2.5 An toàn lao động - Số vụ tai nạn lao động - Số ngƣời chết, bị thƣơng nặng, nhẹ - Tổng chi phí cho tai nạn lao động - Tổng thiệt hại tai nạn lao động gây - Số lƣợng chất lƣợng trang thiết bị an toàn - Số lƣợng thiết bị chƣa đƣợc kiểm định an toàn theo lịch - Số biên vi phạm quy định an toàn 2.6 An toàn sức khỏe nghề nghiệp - Tổng số ngƣời bị mắc bệnh nghề nghiệp thời điểm cộng dồn báo cáo - Số ngƣời mắc bệnh nghề nghiệp - Số ngày nghỉ công bệnh nghề nghiệp - Số ngƣời nghỉ hƣu trƣớc tuổi bệnh nghề nghiệp - Tổng chi phí cho ngƣời bị bệnh nghề nghiệp phát sinh năm 166 PHỤ LỤC 4.5.4A: BIỂU MẪU LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC LƢU TRỮ HỒ SƠ DANH MỤC HỒ SƠ LƢU TRỮ Đơn vị: STT Tên hồ sơ Mã số Nơi lƣu Phƣơng pháp Thời gian Phƣơng pháp trữ lƣu trữ lƣu trữ hủy bỏ SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG HỒ SƠ Đơn vị: STT Loại hồ sơ Tên hồ sơ Ngƣời sử Hình thức sử dụng Ngày Ngày dụng (xem, mƣợn) mƣợn trả Kí nhận BIÊN BẢN XỬ LÝ HỒ SƠ HẾT THỜI HẠN LƢU GIỮ SỬ DỤNG Bộ phận : Ngƣời lƣu giữ : Hồ sơ hết thời hạn lƣu giữ, sử dụng : (ghi rõ tên hồ sơ – ngƣời thiếp lập – thời hạn lƣu giữ sử dụng) Ngày ……tháng…… năm…… Duyệt Ngƣời đề nghị (Ngƣời duyệt ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày xử lý hồ sơ : 167 PHỤ LỤC 4.5.5A: THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã số: BISO-TT-04 Lần ban hành: 13 Ngày bh: 17/04/2012 MỤC ĐÍCH Thủ tục đƣợc thiết lập để tiến hành tổ chức đợt đánh giá nội nhằm rà soát lại HTQL đƣợc áp dụng, phát kịp thời khắc phục điểm không phù hợp, xác định khu vực cần cải tiến thƣờng xuyên, bƣớc hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động quản lý Công ty PHẠM VI ÁP DỤNG - Đánh giá theo tiêu chuẩn ISO 9001: tất phòng ban, đơn vị toàn cty - Đánh giá theo tiêu chuẩn ISO 17025: phòng HNTT TKXDNB (trực thuộc cty) - Đánh giá theo tiêu chuẩn ISO 14001, OHSAS 18001: tất phòng ban trực thuộc TKXDNB ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT - Đánh giá nội (ĐGNB): việc xem xét chứng khách quan hoạt động thực tiễn để thẩm định phù hợp hệ thống quản lý so với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 17025, ISO 14001, OHSAS 18001 để từ đƣa biện pháp giải vấn đề không phù hợp - Kế hoạch đánh giá: tập hợp hay nhiều đánh giá đƣợc hoạch định cho khoảng thời gian định nhằm mục đích cụ thể - Bằng chứng đánh giá: hồ sơ, việc trình bày kiện hay thông tin khác liên quan đến chuẩn mực đánh giá chúng kiểm tra, xác nhận đƣợc - Điểm phát đánh giá: kết việc xem xét đánh giá chứng đánh giá thu thập đƣợc so với chuẩn mực đánh giá - Chuẩn mực đánh giá: tồn sách, thủ tục yêu cầu (yêu cầu khách hàng, yêu cầu pháp lý…) sở chi phối hoạt động HTQL Các chuẩn mực đánh giá đƣợc sử dụng để làm so sánh chứng đánh giá - Kết luận đánh giá: đầu đánh giá đoàn đánh giá cung cấp sau xem xét mục tiêu đánh giá phát trình đánh giá - Chuyên gia đánh giá (IQA): ngƣời có lực để tiến hành đánh giá, đồng thời phải độc lập khách quan với đơn vị đƣợc đánh giá 168 - NC (Non – Conformity): điểm không phù hợp so với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 17025, ISO 14001, OHSAS 18001; không thực theo yêu cầu trình thực thi quy định, thủ tục hƣớng dẫn NC đƣợc phân thành loại sau: + NC (điểm KHP nặng): thiếu sót làm ảnh hƣởng đến HTQL việc thỏa mãn yêu cầu cơng bố theo tiêu chuẩn; sách; mục tiêu … dẫn đến rủi ro nghiêm trọng (ảnh hƣởng đến thỏa mãn khách hàng gây ảnh hƣởng đến tài chính, hàng hóa, uy tín Công ty) Cụ thể nhƣ trƣờng hợp sau:  Thiếu sót việc đáp ứng điều khoản tiêu chuẩn nói  Thiếu sót có tính hệ thống (lặp lặp lại) việc thực theo yêu cầu tài liệu  Không áp dụng tài liệu viết  Thực cơng việc khơng qn (khi khơng có hƣớng dẫn công việc để tham khảo mà ngƣời thực thi khơng am hiểu cơng việc nên thao tác không chuẩn.) + NC phụ (điểm KHP nhẹ): thiếu sót riêng lẻ yêu cầu; việc khơng hồn thành u cầu tiêu chuẩn quy định có liên quan đến hoạt động Cty nhƣng không dẫn đến rủi ro nghiêm trọng cụ thể nhƣ:  Các hoạt động thực tế có khác biệt nhỏ so với tài liệu  Thiếu sót nhỏ việc thực hạng mục theo u cầu tiêu chuẩn nói khơng quán hoạt động thực tế + Ngoài ra, có điểm quan sát/khuyến nghị: chƣa đủ chứng khách quan để kết luận điểm KPH nên mang tính chất khuyến cáo để đơn vị lƣu ý, khơng phòng ngừa/cải tiến xảy KPH tƣơng lai LƢU ĐỒ 169 Yêu cầu hệ thống/ Yêu cầu khác Lập kế hoạch đánh giá nội Xem xét, phê duyệt kế hoạch ĐGNB Thực ĐGNB Xem xét kết ĐGNB Triển khai thực hành động khắc phục Kiểm chứng hành động khắc phục Đánh giá hiệu quả, báo cáo lƣu hồ sơ NỘI DUNG TT Trách nhiệm Ban ISO Cty Nội dung hoạt động Hồ sơ BISO1.1 Lập kế hoạch ĐGNB định kỳ - Trƣớc ngày 15/1, tầm quan trọng BM-04.1 trình kết đợt đánh giá trƣớc đó, ban ISO Cty lập Kế hoạch đánh giá nội định kỳ hàng năm (BISO-BM-04.1) cho toàn cty kế hoạch phải đảm bảo tất phòng ban, đơn vị đƣợc đánh giá tối thiểu lần/năm trình Trƣởng ban ISO cty xem xét, phê duyệt - Ngoài hoạt động ĐGNB ban ISO Cty tổ chức, đơn vị (TKXDNB, XNBL) tự tổ chức ĐGNB tất phòng ban đơn vị 170 Ban ISO Cty Ban CLTH Trƣởng ban ISO Cty/ ban CLTH Chuyên gia đánh giá IQA Đơn vị đƣợc đánh giá Chuyên gia đánh giá IQA Ban ISO Cty/ ban CLTH lần/năm Riêng XNDV đánh giá theo kế hoạch ban ISO cty lập - Ngoài kế hoạch đánh giá định kỳ, lãnh đạo cty, đơn vị đạo thực đánh giá bổ sung đột xuất phòng ban, đơn vị cần thiết 1.2 Lập kế hoạch ĐGNB chi tiết - Đối với hoạt động ĐGNB ban ISO cty tổ chức: ban ISO Cty lập thống báo kèm Kế hoạch ĐGNB chi tiết (BISO-BM-04.2), bao gồm đầy đủ nội dung sau: thời gian, chuyên gia đánh giá, đơn vị đƣợc đánh giá, tài liệu đánh giá liên quan… - Đối với hoạt động ĐGNB ban CLTH đơn vị tổ chức theo Kế hoach ĐGNB định kỳ hàng năm ban ISO cty lập từ đầu năm vào hoạt động săn xuất kinh doanh đơn vị, ban CLTH chủ động lập thống báo Kế hoạch ĐGNB chi tiết (BISO-BM-04.2), sau gửi ban ISO cty theo dõi, đôn đốc - Kế hoach ĐGNB chi tiết đƣợc trƣởng ban ISO Cty/ trƣởng ban CLTH đơn vị phê duyệt thông báo email đến chuyên gia IQA, phòng ban/đơn vị đƣợc đánh giá, đồng thời thông báo mạng nội trƣớc đợt đánh giá đƣợc bắt đầu ngày làm việc - Mọi đề nghị thay đổi kế hoạch ĐGNB chi tiết phải đƣợc bên liên quan (gồm chuyên gia IQA đơn vị đƣợc đánh giá) thơng tìn Ban ISO cty/ ban CLTH trƣớc ngày để kịp thời điều chỉnh theo dõi tiến độ Chuẩn bị đánh giá lập checklist 2.1 Đối với đoàn đánh giá - Sau nhận đƣợc kế hoạch ĐGNB chi tiết, trƣởng đoàn đánh giá phân công cụ thể nội dung đánh giá cho tất thành viên đoàn - Trƣờng hợp cần thiết, ban ISO Cty/ ban CLTH đơn vị gửi kèm phiếu NC chờ kiểm chứng thông báo điểm nhấn để đoàn đánh giá quan tâm - Trong thời gian diễn hoạt động ĐGNB, ban ISO Cty phân quyền cho đội ngũ chuyên gia IQA xem toàn hệ thống tài liệu STM Các chuyên gia đánh giá tiến hành xem xét tài liệu có liên quan đến đơn vị phụ trách, Mỗi chuyên gia đánh giá phải nắm rõ tài liệu có liên quan 171 Thông báo ĐGNB BISOBM-04.2 Chuyên gia đánh giá IQA Đơn vị đƣợc đánh giá Trƣởng đoàn đánh giá Chuyên gia đánh giá IQA Chuyên gia đánh giá IQA sau: + Thủ tục đánh giá nội sổ tay QHSE +Các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 17025, ISO 14001, OHSAS 18001 +Các tài liệu liên quan bên đƣợc đánh giá (do trƣởng đồn phân cơng) +Các phiếu NC chƣa khắc phục xong, vấn đề treo lại chờ thời gian để giải quyêt kiểm chứng lại sau chu kỳ + Các biên hợp XXLĐ có liên quan - Dựa vào tất tài liệu nói Ngân hàng câu hỏi phục vụ ĐGNB (BISO-HD-04), chuyên gia IQA phải chuẩn bị kỹ bảng Checklist đánh giá nội (BISO-BM-04.3), ghi việc cần kiểm tra, ý để đảm bảo đánh giá đƣợc đầy đủ hạng mục đƣợc yêu cầu 2.2 Đối với đơn vị đƣợc đánh giá: - Trƣởng đơn vị đƣợc đánh giá có trách nhiệm phổ biến tinh thần nội dung ĐGNB cho tất CBCNV đơn vị để chuẩn bị cho đợt đánh giá - Bố trí nhân viên chuẩn bị đầy đủ tài liệu, hồ sơ, nơi làm việc tạo điều kiện cho đoàn đánh giá thực nhiệm vụ - Trƣởng/ phó đơn vị đƣợc đánh giá phải xếp công việc để tham dự họp khai mạc kết thúc đánh giá Thực đánh giá: - Trƣởng đồn đánh giá chủ trì họp khai mạc (trƣớc khi) bế mạc (sau khi) đánh giá - Trƣởng đoàn đánh giá tổ chức điều hành đánh giá theo kế hoạch chi tiết đề - Các chuyên gia đánh giá có nhiệm vụ đánh giá hạng mục theo checklist chuẩn bị trƣớc - Trong trình đánh giá, chuyên gia phải tìm phù hợp để chứng minh cho hoạt động cần đánh giá, nhiên khơng tìm thấy ghi nhận lại điểm KPH Xem xét kết đánh giá 4.1 Sau đánh giá hoàn tất, chuyên gia phải kiểm tra lại toàn kết đánh giá đƣợc thực hiện, có điểm KPH phải mơ tả lại điểm KPH mức độ nặng nhẹ vào phiếu báo cáo khắc phục – phòng ngừa KPH (BISO172 BISOHD-04 BISOBM-04.3 BISOBM-07.1 Trƣởng đoàn đánh giá Đơn vị đƣợc đánh giá Trƣởng đoàn đánh giá Ban ISO/ CLTH Đơn vị đƣợc đánh giá BM-07.1), ghi điều khoản ISO tƣơng ứng, ngày đánh giá, ký tên xác nhận Ghi chú: - Mỗi phiếu ghi cho điểm KPH ứng với điều khoản tiêu chuẩn ISO để thuận tiện cho việc thống kê, theo dõi kiểm chứng sau - Khi mô tả NC, chuyên gia đánh giá không đƣợc suy diễn mà phải có chứng cụ thể (có chứng khách quan) 4.2 Trƣởng đoàn đánh giá tập hợp, thống kê kết đánh giá đoàn thông báo lại điểm mạnh yếu với điểm KPH/quan sát đƣợc phát cho lãnh đạo đơn vị đƣợc đánh giá Sau đó, trƣởng đồn u cầu lãnh đạo đơn vị đƣợc đánh giá ký tên để xác nhận Ghi chú: - Trƣờng hợp đoàn đánh giá đơn vị đƣợc đánh giá không thống điểm KPH đƣợc phát Đại diện lãnh đạo cty/ đơn vị ngƣời định cuối - Trong trƣờng hợp điểm KPH đơn vị khác gây đồn đánh giá ghi nhận lại, sau chuyển cho Đại diện lãnh đạo cty/đơn vị xem xét, định Triến khai hành động khắc phục NC 5.1 Ngay sau kết thúc đánh giá, trƣởng đoàn tập hợp gửi phiếu NC lập với checklist ban ISO Cty / ban CLTH đơn vị để xem xét tính hợp lý NC Khi kiểm tra tính hợp lệ NC, ban iso/CLTH gửi lại đơn vị đƣợc đánh giá đơn vị có trách nhiệm khắc phục NC 5.2 Lãnh đạo đơn vị đƣợc đánh giá phải tổ chức khơng chậm trễ việc phân tích ngun nhân gây KPH đề hành động khắc phục kịp thời, hƣớng đến loại trừ nguyên nhân gốc rễ gây KPH 5.3 Đơn vị đƣơc đánh giá đơn vị có trách nhiệm khắc phục NC ghi lại nguyên nhân, hành động khắc phục (gồm: nhân sự, biện pháp xử lý, đơn vị phối hợp…) thời hạn hoàn thành vào phiếu, ký tên xác nhận chuyển ban iso/ ban CLTH vòng 10 ngày làm việc, kể từ ngày đơn vị nhận đƣợc phiếu NC 173 BISOBM-07.1 BISOBM-07.2 Ban ISO/ CLTH Ban ISO Cty Ban CLTH Các phòng ban, đơn vị liên quan Ban ISO Cty/ ban CLTH Ban iso cty, ban CLTH 5.4 Ban ISO Cty/ ban CLTH đơn vị tiến hành sà soát lại tất nội dung, nếu: - Các phiếu ghi khơng đạt u cầu gửi trả lại phận liên quan để ghi lại - Nếu có trƣờng hợp NC đƣợc phát đơn vị nhƣng thuộc trách nhiệm khắc phục đơn vị khác báo cáo đại diện lãnh đạo cty để yêu cầu đơn vị gốc gây KPH khắc phục - Nếu phiếu NC ghi chép phù hợp, ban iso/ CLTH đơn vị cập nhập vào Bảng thống kê theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa KPH (BISO-BM-07.2) 5.5 Đối với hoạt động ĐGNB ban ISO cty tổ chức: ban iso cty gửi phiếu NC cho phận liên quan để tổ chức khắc phục; đồng thời, gửi cho ban CLTH đơn vị để theo dõi, đô đốc nhắc nhở đơn vị tiến hành khắc phục, lƣu lại ban ISO cty Đối với hoạt động ĐGNB ban CLTH đơn vị tổ chức: ban CLTH đơn vị gửi phiếu NC cho phận liên quan để tổ chức khắc phục để theo dõi, đôn đốc nhắc nhở đơn vị tiến hành khắc phục; lƣu lại ban CLTH 5.6 Các phòng ban, đơn vị liên quan phải tổ chức hành động khắc phục phòng ngừa nhƣ đề ra, lƣu hồ sơ sau nhận lại Phiếu báo cáo hành động khắc phục, phòng ngừa KPH (BISO-BM-07.1) BISO-TTKiểm chứng hành động khắc phục Khi đến thời hạn kiểm chứng, ban ISO Cty/ ban 07 CLTH đơn vị đến đơn vị liên quan kiểm chứng yêu cầu đơn vị gửi kết thực hành động KPPN đơn vị theo trình tự nội dung đƣợc quy định Thủ tục Hành động khắc phục – phòng ngừa KPH (BISO-TT-07) Đánh giá hiệu báo cáo lƣu hồ sơ 7.1 Ngay sau kết thúc đợt đánh giá, ban iso cty /ban CLTH đơn vị tổng hợp lập báo cáo kết đánh giá nội (BISO-BM-04.4) 7.2 Báo cáo kết ĐGNB đƣợc gửi đến phòng ban nghiệp vụ Riêng báo cáo kết ĐGNB đơn vị lập gửi ban ISO cty để theo dõi, cập nhập 7.3 Ban CLTH đơn vị cập nhập HĐKPPN vào 174 Bảng thống kê theo dõi HĐKPPN KPH (BISO-BM-07.2) đơn vị sau đợt đánh giá gửi ban iso cty để thống kê, theo dõi 7.4 Ban iso cty cập nhập HĐKPPN vào Bảng thống kê theo dõi HĐKPPN KPH (BISOBM-07.2) cho toàn cty sau đợt ĐGNB cty/ đơn vị nhƣ sau đợt kiểm chứng, báo cáo đại diện lãnh đạo cty trƣờng hợp khắc phục nhiều lần chƣa xong khuynh hƣớng tập trung lỗi hệ thống để có biện pháp xử lý 7.5 Đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm đánh giá lại mức độ hiệu hành đơng khắc phục phòng ngừa KPH thực phiếu đóng, làm sở để hoạch định chƣơng trình cải tiến hệ thống quản lý cho Công ty/ đơn vị 7.6 Ban ISO cty / ban CLTH đơn vị đơn vị đánh giá phải lƣu lại đầy đủ hồ sơ ĐGNB hành động khắc phục theo yêu cầu Quy định công tác lƣu trữ CTXDKVII CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN Quy định liên quan: Quy định công tác lƣu trữ CTXDKVII Thủ tục liên quan: BISO-TT-07: Hành động khắc phục – phòng ngừa khơng phù hợp Hƣớng dẫn đƣợc áp dụng: BISO-HD-04: Ngân hàng câu hỏi phục vụ cho đánh giá nội Biểu mẫu áp dụng: BISO-BM-04.1: Kế hoạch đánh giá nội định kỳ BISO-BM-04.2: Kế hoạch đánh giá nội chi tiết BISO-BM-04.3: Checklist đánh giá nội BISO-BM-04.4: Báo cáo kết đánh giá nội BISO-BM-07.1: Phiếu báo cáo khắc phục – phòng ngừa KPH BISO-BM-07.2: Thống kê, theo dõi hành động khắc phục – phòng ngừa KPH 175 PHỤ LỤC 4.6A: THỦ TỤC XEM XÉT LÃNH ĐẠO CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II THỦ TỤC XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO Mã số: BISO-TT-03 Lần ban hành: 06 Ngày bh: 15/12/2011 MỤC ĐÍCH Thủ tục đƣợc thiết lập nhằm đảm bảo HTQL QHSE đƣợc lãnh đạo xem xét, đánh giá mức độ thích hợp, tính hiệu định thay đổi, cải tiến cần thiết PHẠM VI ÁP DỤNG - Áp dụng tất phòng ban trực thuộc Cty đơn vị (đối với hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001) - Áp dụng phòng HNTT trực thuộc TKXDNB (với hệ thống quản lý chất lƣợng phòng thử nghiệm theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025) - Áp dụng tất phòng/kho trực thuộc TKXDNB (với hệ thống quản lý mơi trƣờng an tồn – sức khỏe nghề nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 14001, OHSAS 18001) ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT - MR (Management review)-Xem xét lãnh đạo: hành động đƣợc tiến hành để đảm bảo thích hợp, thỏa đáng hiệu lực HTQL QHSE nhằm đạt đƣợc mục tiêu xác lập - Lãnh đạo công ty: giám đốc cty ngƣời đƣợc giám đốc cty ủy quyền - Đại diện lãnh đạo (ĐDLĐ): ngƣời đƣợc bổ nhiệm điều hành hệ thống quản lý chất lƣợng chung Cty/ hệ thống quản lý an toàn, sức khỏe nghề nghiệp môi trƣờng TKXDNB LƢU ĐỒ Lập kế hoạch xem xét lãnh đạo (1) Thu thập thông tin chuẩn bị nội dung họp XXLĐ (2) Tiến hành họp xem xét (3) Thông báo kết họp XXLĐ (4) Tổ chức triển khai thực ý kiến đạo, báo cáo kết cho lãnh đạo176 lƣu hồ sơ (5) NỘI DUNG TT Trách nhiệm Nội dung hoạt động Hồ sơ Ban iso cty/ BISO-BMLập kế hoạch xem xét lãnh đạo ban CLTH 1.1 Trong trình hoạt động, giám đốc (hoặc 03.1 ngƣời đƣợc ủy quyền) cty /đơn vị trực tiếp xem xét vấn đề có liên quan đến lĩnh vực đƣợc phân cơng phụ trách định kỳ lần/năm vào thời gian trƣớc 30/6 30/11 1.2 Ban iso cty / ban CLTH lập Kế hoạch xem xét lãnh đạo (BISO-BM-03.1), trình lãnh đạo phụ trách ký duyệt Kế hoạch bap gồm nội dung xem xét, đơn vị có nội dung cần xem xét 1.3 Ban iso cty/ ban CLTH thông báo kế hoạch xem xét lãnh đạo đến đơn vị, phòng ban liên quan tham gia việc xem xét Ghi chú: - Cuộc họp ban iso/ ban CLTH tổ chức xem xét vấn đề liên quan đến hệ thống quản lý sâu xem xét vấn đề cộm cần đạo lãnh đạo cty/đơn vị - Cuộc họp XXLĐ đơn vị tổ chức trƣớc họp cty, kết luận họp đơn vị đƣợc gửi cty nội dung đầu vào để lãnh đạo cty xem xét - Cuộc họp giao ban, sơ tổng kết Cty/đơn vị tổ chức giám đốc/phó giám đốc phụ trách chủ trì xem xét hoạt động lĩnh vực chun mơn đó… đƣợc xem nhƣ hợp xem xét lãnh đạo Các biên bản/ thông báo kết luận hợp phải gửi Ban iso cty/ban CLTH để nắm bắt thông tin điều chỉnh hệ thống kịp thời - Các họp định kỳ Ban ISO/ CLTH (do trƣởng Ban ISO/CLTH chủ trì) đƣợc xem nhƣ họp xem xét lãnh đạo nhƣng không cần phải tuân theo thủ tục Lãnh đạo Thu thập thông tin, chuẩn bị nội dung họp phòng ban XXLĐ liên quan 2.1 Lãnh đạo phòng ban/ cá nhân liên quan có nhiệm vụ tập hợp đầy đủ tƣ liệu cần thiết cho việc xem xét, bao gồm nội dung: - Đối với HTQL theo tiêu chuẩn ISO 9001: sách mục tiêu; kết đợt đánh giá nội bên ngoài; khiếu nại phản hồi khách hàng; việc thực trình 177 phù hợp sản phẩm; tình trạng hành động khắc phục phòng ngừa; hành động từ xem xét lãnh đạo lần trƣớc, thay đổi ảnh hƣởng đến HTQL; đề nghị cho việc cải tiến đơn vị - Đối với hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 17025: nội dung theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001, có nội dung kết so sánh liên phòng/ thử nghiệm thành thạo; hoạt động kiểm soát chất lƣợng; báo cáo ngƣời quản lý giám sát - Đối với HTQL theo tiêu chuẩn ISO 14001, OHSAS 18001: nội dung theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001, bao gồm nội dung kết lần tƣ vấn; kết hoạt động mơi trƣờng/ an tồn sức khỏe nghề nghiệp tổ chức; mức độ mục tiêu tiêu đạt đƣợc; tình trạng thay đổi kể việc triển khai yêu cầu pháp luật yêu cầu khác liên quan tới khía cạnh mơi trƣờng 2.2 Lãnh đạo phòng ban đƣợc xem xét phải chuẩn bị kỹ nội dung mà lãnh đạo cty/ đơn vị phân công báo cáo, gửi trƣớc báo cáo ban iso/CLTH để tập hợp trình lãnh đạo cty/đơn vị trƣớc khai mạc họp 2.3 Lãnh đạo phòng ban khác chuẩn bị ý kiến tham gia, bao gồm việc đề xuất cải tiến Lãnh đạo cty/ Tiến hành họp xem xét đơn vị, lãnh 3.1 Lãnh đạo cty/ đơn vị chủ trì họp xem đạo xét lãnh đạo hệ thống quản lý phòng ban Cty/ đơn vị liên quan 3.2Lãnh đạo phòng ban tham gia việc xem xét, gồm: - ĐDLĐ báo cáo kết hoạt động liên quan đến hệ thống quản lý - Lãnh đạo phòng ban liên quan báo cáo kết triển khai thực phòng ban - Các thành viên dự họp nhận diện xem xét sai sót hệ thống, nêu biện pháp khắc phục, phòng ngừa, đề xuất cải tiến nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu hệ thống quản lý Thƣ ký Thông báo kết họp XXLĐ: họp Thƣ ký họp lập thông báo kết luận họp với xác nhận lãnh đạo Cty/ đơn vị gửi thông báo cho phòng ban liên quan nội dung hợp bao gồm định hành 178 Trƣởng phòng ban liên quan động liên quan đến: - Việc nâng cao tính hiệu hệ thống quản lý cải tiến trình hệ thống - Cải tiến sản phẩm chất lƣợng dịch vụ liên quan đến yêu cầu khách hàng, - Giải nhu cầu nguồn lực Tổ chức triển khai thực ý kiến đạo, báo cáo kết cho lãnh đạo lƣu hồ sơ 5.1 Trƣởng phòng ban liên quan phải tổ chức thực nội dung công việc theo phân công lãnh đạo cty/đơn vị Các đề xuất cải tiến thực theo Quy chế quản lý hoạt động sáng kiến, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ CTXDKVII (số 1806/QĐ-XDKVII ngày 24/05/2007) Kết thực báo cáo lãnh đạo hợp XXLĐ kỳ 5.2 Các phòng ban liên quan phải lƣu tất hồ sơ có liên quan đến hoạt động XXLĐ 179 180