BỘ NỘI VỤ  Số: 14/2006/QĐ-BNV CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc  Ngày 06 Tháng 11 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Căn Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 26 tháng 02 năm 1998 Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung số điều Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 29 tháng năm 2003; Căn Nghị định số 115/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 Chính phủ chế độ cơng chức dự bị; Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 Chính phủ tuyển dụng, sử dụng quản lý cán bộ, công chức đơn vị nghiệp Nhà nước; Nghị định số 117/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 Chính phủ tuyển dụng, sử dụng quản lý cán bộ, công chức quan nhà nước; Căn Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng năm 2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; Xét đề nghị Vụ trưởng Vụ Công chức - Viên chức, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức Điều Quyết định có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo Điều Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc BỘ NỘI VỤ Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ BỘ TRƯỞNG (Đã ký) Đỗ Quang Trung QUY CHẾ Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (Ban hành kèm theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06 tháng 11 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định nguyên tắc xây dựng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; thành phần hồ sơ cán bộ, công chức mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; trách nhiệm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; chế độ báo cáo tập huấn nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Điều Đối tượng điều chỉnh Cán bộ, công chức thuộc đối tượng điều chỉnh Quy chế bao gồm: Những người hưởng quy định khoản 1, 2, 3, khoản Điều Nghị định số 117/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 Chính phủ tuyển dụng, sử dụng quản lý cán bộ, công chức quan nhà nước làm việc quan, tổ chức sau: a) Các tổ chức thuộc Văn phòng Quốc hội thực chức năng, nhiệm vụ giúp việc Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc Ủy ban Quốc hội, Ban Ủy ban Thường vụ Quốc hội; b) Các tổ chức giúp việc Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước việc phục vụ Chủ tịch nước thực chức năng, nhiệm vụ theo quy định Hiến pháp Pháp luật; c) Các tổ chức giúp Bộ trưởng, người đứng đầu quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ thực chức quản lý nhà nước; d) Các tổ chức giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực chức quản lý nhà nước; đ) Các tổ chức giúp Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cấp thực chức năng, nhiệm vụ theo quy định Hiến pháp pháp luật; e) Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nước Những người tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch viên chức giao giữ nhiệm vụ thường xuyên đơn vị nghiệp Nhà nước quy định Điều Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 Chính phủ tuyển dụng, sử dụng quản lý cán bộ, công chức đơn vị nghiệp Nhà nước Công chức dự bị làm việc quan quy định khoản 1, 2, 3, 4, 5, khoản Điều Nghị định số 115/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 Chính phủ chế độ công chức dự bị 4 Những người quy định điểm b, c khoản khoản Điều Nghị định số 114/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 Chính phủ cán bộ, cơng chức xã, phường, thị trấn Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó giám đốc, Kế tốn trưởng cán quản lý khác doanh nghiệp nhà nước Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: "Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, cơng chức" quan, tổ chức, đơn vị giao thẩm quyền tuyển dụng quản lý cán bộ, công chức "Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức" quan, tổ chức, đơn vị giao thẩm quyền quản lý trực tiếp hồ sơ cán bộ, công chức Điều Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức Hồ sơ cán bộ, công chức tài liệu pháp lý phản ánh thông tin cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hồn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, lực, mối quan hệ gia đình xã hội cán bộ, công chức Hồ sơ gốc hồ sơ cán bộ, công chức quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức lập xác nhận lần đầu cán bộ, công chức tuyển dụng theo quy định pháp luật Điều Nguyên tắc xây dựng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Xây dựng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức trách nhiệm người đứng đầu quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức Công tác xây dựng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thực thống nhất, khoa học để quản lý đầy đủ, xác thơng tin cán bộ, công chức từ tuyển dụng vào quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến khỏi quan, tổ chức, đơn vị nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu thực sách cán bộ, công chức Hồ sơ cán bộ, công chức quản lý, sử dụng bảo quản theo chế độ tài liệu mật Nhà nước quy định, người quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý văn nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, xác chịu trách nhiệm tính trung thực thơng tin hồ sơ kê khai, cung cấp Những tài liệu cán bộ, công chức kê khai phải quan có thẩm quyền quản cán bộ, cơng chức quan có thẩm quyền khác xác minh, chứng nhận Điều Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm tài liệu sau: Quyển "Lý lịch cán bộ, cơng chức" tài liệu bắt buộc có thành phần hồ sơ cán bộ, cơng chức để phản ánh toàn diện thân, mối quan hệ gia đình, xã hội cán bộ, cơng chức Quyển lý lịch cán bộ, công chức tự kê khai quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận 2 Bản "Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức" tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt thân cán bộ, công chức mối quan hệ gia đình xã hội cán bộ, công chức Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức quy định khoản Điều tài liệu bổ sung khác cán bộ, công chức quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác minh, chứng nhận Bản "Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức" tài liệu cán bộ, công chức khai bổ sung theo định kỳ theo yêu cầu quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức Bản bổ sung lý lịch quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận Bản "Tiểu sử tóm tắt" tài liệu quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý cán bộ, cơng chức tóm tắt từ Quyển lý lịch cán bộ, công chức quy định khoản Điều để phục vụ cho bầu cử, bổ nhiệm có yêu cầu Bản giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp văn có liên quan đến nhân thân cán bộ, công chức; loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo cán bộ, công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng trình độ đào tạo chun mơn, lý luận trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ quan có thẩm quyền chứng nhận, Trường hợp, văn chứng cấp tiếng nước phải dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định pháp luật Các định việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, cán bộ, công chức Các tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ theo yêu cầu quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền Các nhận xét đánh giá quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền cán bộ, cơng chức (hằng năm, hết nhiệm kỳ, bầu cử bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật sau đợt công tác, tổng kết học tập ) Bản kê khai tài sản theo quy định pháp luật 10 Đơn, thư kèm theo văn thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền vấn đề liên quan đến cán bộ, công chức gia đình cán bộ, cơng chức phản ánh đơn thư Không lưu thành phần hồ sơ đơn, thư nặc danh; đơn, thư chưa xem xét, kết luận quan có thẩm quyền 11 Những văn khác có liên quan trực tiếp đến q trình cơng tác quan hệ xã hội cán bộ, công chức 12 Đối với cán bộ, công chức bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy đủ tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ cán bộ, cơng chức Những thành phần hồ sơ cán bộ, công chức quy định khoản 1, 2, khoản Điều Bộ Nội vụ thống ban hành Điều Mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Các mẫu biểu phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm: Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, cơng chức: sổ ghi tiêu chí theo hồ sơ gốc cán bộ, công chức phục vụ công tác quản lý Sổ giao, nhận hồ sơ cán bộ, công chức: sổ theo dõi hồ sơ cán bộ, công chức quan, tổ chức, đơn vị khác chuyển đến quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chuyển giao cho quan, tổ chức, đơn vị khác tiếp tục quản lý Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức: sổ theo dõi người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức: phiếu liệt kê đầy đủ thành phần, số lượng tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức chuyển giao hồ sơ cho quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức: phiếu dùng cho người đến nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức nào, lưu thành phần hồ sơ cán bộ, cơng chức Mục lục tài liệu bảng ghi danh mục thành phần tài liệu có hồ sơ cán bộ, công chức Mục lục tài liệu lưu thành phần hồ sơ cán bộ, công chức Niêm phong hồ sơ tem dán ngồi bì hồ sơ cán bộ, cơng chức dùng để bảo mật hồ sơ cán bộ, công chức trình vận chuyển Bì hồ sơ túi chứa tất tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ, quy trình sử dụng, khai thác hồ sơ; tra cứu, giải thích nội dung tiêu chí dùng hồ sơ cán bộ, cơng chức Các loại mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quy định Điều Bộ Nội vụ thống ban hành Chương II CHẾ ĐỘ, TRÁCH NHIỆM VÀ THẨM QUYỀN QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Mục CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Điều Lập hồ sơ cán bộ, công chức Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có định tuyển dụng lần đầu, quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, cơng chức có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, cơng chức kê khai lý lịch, hoàn chỉnh thành phần hồ sơ gốc theo quy định khoản 1, khoản 2, khoản 4, khoản khoản Điều Quy chế Người đứng đầu quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, cơng chức có trách nhiệm tổ chức thẩm tra xác minh tính trung thực tiêu chí thơng tin cán bộ, cơng chức tự kê khai đóng dấu xác nhận quan, tổ chức, đơn vị để đưa vào quản lý Điều Bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức Định kỳ hàng năm chậm ngày 15 tháng 01 năm sau theo yêu cầu quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai thông tin phát sinh kỳ có liên quan đến thân, quan hệ gia đình xã hội năm trước để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định khoản Điều Quy chế Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức có trách nhiệm sưu tầm, thu thập tài liệu có liên quan đến cán bộ, công chức thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức Các tài liệu thu thập phải bảo đảm tính trung thực ghi rõ họ tên, đơn vị người cung cấp tài liệu; họ tên người trích sao, nguồn gốc trích sao, ngày trích phải quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác nhận Hồ sơ cán bộ, cơng chức bị hư hỏng, thất lạc, việc lập lại hồ sơ thay phải người đứng đầu quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức định thực Việc sửa chữa liệu thông tin hồ sơ cán bộ, công chức phải người đứng đầu quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ, cơng chức định sau có kết thẩm tra, xác minh theo quy định pháp luật Trường hợp thông tin hồ sơ cán bộ, cơng chức khơng thống tài liệu, vào hồ sơ lập lần đầu cán bộ, công chức tuyển dụng vào quan, tổ chức, đơn vị Nhà nước để xác định Điều 10 Chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức Cán bộ, công chức điều động, luân chuyển đến quan, tổ chức, đơn vị khác bổ nhiệm chức vụ thuộc quan khác quản lý, hồ sơ cán bộ, cơng chức chuyển cho quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ quản lý Cán bộ, công chức biệt phái đến quan, tổ chức, đơn vị khác, quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chụp 01 hồ sơ cán bộ, công chức để quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức theo dõi Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức phải tuân thủ quy định sau: a) Kiểm tra tài liệu, ghi phiếu chuyển hồ sơ; b) Niêm phong hồ sơ; c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ; d) Lập biên bàn giao hồ sơ Cán bộ, công chức không làm việc quan, tổ chức, đơn vị, việc chuyển giao lưu giữ hồ sơ thực sau: a) Đối với cán bộ, công chức nghỉ hưu, nghỉ sức, việc bị kỷ luật buộc thơi việc, nhận sơ yếu lý lịch, định liên quan Hồ sơ gốc quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức lưu giữ; b) Đối với cán bộ, công chức từ trần gia đình cán bộ, cơng chức nhận sơ yếu lý lịch Hồ sơ cán bộ, cơng chức quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ; c) Đối với cán bộ, công chức chuyển khỏi quan, tổ chức, đơn vị Nhà nước nhận sơ yếu lý lịch thân Hồ sơ gốc quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ chuyển giao cho quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý quan, tổ chức, đơn vị có yêu cầu văn Việc chuyển giao hồ sơ phải cán bộ, công chức phân công làm công tác tổ chức cán thuộc quan, tổ chức đơn vị tiếp nhận cán bộ, công chức thực Trường hợp khoảng cách xa nơi tiếp nhận, hồ sơ cán bộ, cơng chức chuyển theo đường bưu điện Điều 11 Tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức Cách thức tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức thực sau: a) Cán bộ, công chức điều động, luân chuyển bổ nhiệm chức vụ thuộc quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, cơng chức khác, quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức tiếp nhận cán bộ, công chức phải yêu cầu quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ cán bộ, cơng chức đó; b) Cán bộ, công chức biệt phái đến quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, cơng chức khác, quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức yêu cầu quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức gửi hồ sơ để theo dõi Thời gian tiếp nhận hồ sơ 30 ngày kể từ ngày cán bộ, cơng chức có định điều động, ln chuyển, biệt phái bổ nhiệm chức vụ quan, tổ chức đơn vị khác Hồ sơ tiếp nhận phải bảo đảm yêu cầu sau: a) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) xác nhận tình trạng tài liệu nhận vào phiếu chuyển hồ sơ gửi trả phiếu cho nơi giao hồ sơ; b) Vào sổ nhận hồ sơ; c) Lập số hồ sơ; d) Phân loại tài liệu; đ) Lập phiếu liệt kê tài liệu; e) Lập phiếu kiểm soát hồ sơ; g) Vào sổ đăng ký hồ sơ; h) Lập biên giao nhận Điều 12 Nghiên cứu, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức Đối tượng nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức: a) Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức để phục vụ yêu cầu công tác; b) Trong trường hợp cần thiết, đồng ý người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức, cán bộ, cơng chức nghiên cứu tồn phần hồ sơ đề nghị quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cung cấp sơ yếu lý lịch để phục vụ cho việc giao dịch hành thân; c) Người quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức phải có mục đích cụ thể, rõ ràng bảo đảm thủ tục theo quy định khoản Điều Các quy định nghiên cứu hồ sơ cán bộ, cơng chức: a) Có giấy giới thiệu quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ ai, vấn đề Các yêu cầu phải ghi cụ thể Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức quy định khoản Điều Quy chế phải người đứng đầu quan tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý; b) Chỉ nghiên cứu nơi lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức; c) Chỉ xem tài liệu (hoặc phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công vụ giao; d) Không làm sai lệch nội dung hình thức hồ sơ cán bộ, cơng chức như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt tài liệu có hồ sơ; đ) Được chụp lại tài liệu liên quan thành phần hồ sơ cán bộ, công chức người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cho phép Nhiệm vụ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức: a) Cung cấp đầy đủ tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức theo Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức phê duyệt; b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ trả phải bảo đảm cho mượn vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định khoản Điều Quy chế này; c) Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phê duyệt Điều 13 Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Việc lưu giữ hồ sơ gốc cán bộ, công chức phải thực đầy đủ bước: Lập số hồ sơ, phân loại tài liệu, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức phải bảo đảm yêu cầu sau: a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản khơng bị nhàu nát thất lạc hồ sơ; b) Tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức phải xếp riêng thành nhóm theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ để bì hồ sơ; c) Ngồi bì hồ sơ ghi thông tin cán bộ, công chức để phục vụ cho cơng tác tìm kiếm, lưu giữ họ tên, bí danh, quê quán, số hồ sơ Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, cơng chức thực sau: a) Kiểm tra xử lý để bảo đảm tài liệu lưu thành phần hồ sơ tài liệu thức, tin cậy có giá trị pháp lý; b) Loại bỏ tài liệu trùng, thừa giữ lại loại tài liệu Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát ) phải có biện pháp phục chế chép lại nội dung lưu đồng thời với cũ; c) Trường hợp cần hủy tài liệu thành phần hồ sơ cán bộ, công chức phải thành lập Hội đồng hủy hồ sơ cán bộ, công chức Hội đồng hủy hồ sơ cán bộ, công chức người đứng đầu quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, cơng chức định Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên ghi rõ lý hủy, quan, có thẩm quyền cho phép hủy hồ sơ cán bộ, công chức, danh mục tài liệu hủy, ngày nơi hủy Biên hủy phải lưu thành phần hồ sơ cán bộ, công chức Điều 14 Bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Cơ sở vật chất trang thiết bị bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm: a) Khu vực bảo quản hồ sơ nơi cất lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức Khu vực bảo quản hồ sơ phải bảo đảm đủ diện tích theo quy định đáp ứng yêu cầu môi trường, an ninh, an tồn, khơ ráo, thống khí Khu vực bảo quản hồ sơ cần tách biệt gần với khu vực nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức; b) Trang thiết bị phương tiện bảo quản hồ sơ gồm: tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật) giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thơng gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm mốc, mối, mọt, chuột, dán bảo đảm hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ lâu dài Chế độ bảo quản định kỳ hồ sơ cán bộ, công chức thực sau: a) Định kỳ hàng tháng đột xuất tiến hành kiểm tra làm vệ sinh toàn diện khu vực lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức; b) Hàng quý báo cáo kiểm tra chất lượng, tình trạng hồ sơ vấn đề có liên quan đến hồ sơ cán bộ, công chức; c) Hàng năm, phun thuốc chống mối, mọt; làm vệ sinh hồ sơ bảo dưỡng phương tiện trang bị để bảo quản hồ sơ Điều 15 Chế độ bảo mật hồ sơ cán bộ, công chức Hồ sơ cán bộ, công chức bảo quản theo chế độ quản lý tài liệu mật theo quy định pháp luật Người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chịu trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ, công chức bảo đảm quy định chế độ bảo mật tài liệu Điều 16 Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Thời điểm báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quy định sau: a) Định kỳ vào ngày 30 tháng 01 năm sau, quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức có trách nhiệm báo cáo cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức đơn vị với người đứng đầu quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức theo phân cấp quản lý cán bộ, công chức; b) Định kỳ vào ngày 15 tháng 02 năm sau Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ (sau gọi chung Bộ, ngành) Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau gọi chung tỉnh) có trách nhiệm báo cáo tình hình thực công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Bộ, ngành, tỉnh Bộ Nội vụ để tổng hợp theo dõi; c) Định kỳ hàng năm, Bộ Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ tình hình thực trạng cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Bộ, ngành tỉnh Nội dung báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức gồm: a) Đánh giá việc thực Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quan, tổ chức, đơn vị; b) Báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ cán bộ, công chức quan, đơn vị đánh giá kết việc nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ cán bộ, công chức quan, tổ chức, đơn vị; c) Tình trạng trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ; d) Số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức; đ) Kinh phí bảo đảm thực công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; e) Kiến nghị đề xuất giải pháp đổi nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ năm Điều 17 Chế độ bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Bộ Nội vụ xây dựng nội dung, chương trình, kế hoạch tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Bộ, ngành tỉnh Căn vào chương trình, kế hoạch Bộ Nội vụ theo yêu cầu nghiệp vụ, người đứng đầu Bộ, ngành tỉnh tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý Bộ, ngành tỉnh Điều 18 Chế độ quản lý hồ sơ điện tử công tác quản lý cán bộ, công chức Tổ chức xây dựng sở liệu thông tin cán bộ, công chức làm sở để quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, cơng chức phạm vi tồn quốc Trang bị sử dụng công cụ tin học để quản lý, khai thác hồ sơ phục vụ công tác xây dựng quản lý đội ngũ cán bộ, công chức bao gồm: a) Máy vi tính, mạng máy tính với phần mềm quản lý thống để khai thác sở liệu cán bộ, công chức phục vụ công tác thống kê yêu cầu quản lý đội ngũ cán bộ, công chức; b) Máy quét, máy ảnh kỹ thuật số, video để đưa hình ảnh, văn tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức vào phương tiện, thiết bị lưu trữ, bảo quản phục vụ công tác nghiên cứu khai thác hồ sơ cán bộ, công chức; c) Từng bước nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức thông qua mạng máy vi tính cơng cụ khác để tránh tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ gốc Phần mềm quản lý cán bộ, công chức Bộ Nội vụ thống quy định Mục TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Điều 19 Trách nhiệm quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức Người đứng đầu quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, cơng chức chịu trách nhiệm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quan, tổ chức, đơn vị Người đứng đầu quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xem xét định nội dung sau: a) Lựa chọn người đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để bố trí làm chuyên trách công tác hồ sơ cán bộ, công chức; b) Tổ chức cho cán bộ, công chức kê khai, thẩm tra làm thủ tục xác nhận hồ sơ gốc, hồ sơ cán bộ, công chức xây dựng lại bị thất lạc hư hỏng tài liệu khác theo quy định pháp luật; c) Đề nghị quan có thẩm quyền xem xét, xác định lại, sửa chữa lại tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức; d) Thông báo cho cán bộ, công chức biết kết luận xác minh liệu thông tin hồ sơ cán bộ, công chức tự khai khơng thống khơng xác; đ) Hủy bỏ tài liệu thừa, trùng lặp, nội dung liên quan hồ sơ; e) Xử lý kỷ luật đề nghị quan có thẩm quyền xem xét, xử lý kỷ luật tổ chức, đơn vị cá nhân có sai phạm kê khai, quản lý bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Người đứng đầu quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức định kỳ hàng năm (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm tra việc thực quy định quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quy định Quy chế báo cáo với quan, tổ chức, đơn vị cấp trực tiếp Điều 20 Trách nhiệm quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Chấp hành đạo, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ công tác hồ sơ cán bộ, công chức quan cấp trên, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc quan, tổ chức, đơn vị trực thuộc Tổ chức thực quy định bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng, lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định Điều 9, 10, 11, 12, 13, 14 15 Quy chế Giao nộp đầy đủ, kịp thời cho quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cấp tài liệu liên quan đến hồ sơ cán bộ, công chức cơng tác đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý quan, tổ chức, đơn vị cấp Điều 21 Trách nhiệm cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý khai thác hồ sơ cán bộ, công chức Tổ chức tốt việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ cán bộ, cơng chức bảo đảm kịp thời, xác Tổ chức tốt việc xếp, bảo quản hồ sơ Cung cấp số liệu, tư liệu nhanh chóng, xác Nghiên cứu, phát vấn đề chưa rõ mâu thuẫn hồ sơ cán bộ, công chức vấn đề nảy sinh công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức xem xét, xử lý Đôn đốc, thu thập đầy đủ thành phần tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý quan, tổ chức, đơn vị Tổ chức phục vụ nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức 8 Thực nguyên tắc bảo mật hồ sơ, phát kiến nghị với người có thẩm quyền vấn đề phát sinh công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức để có biện pháp giải kịp thời Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Điều 22 Trách nhiệm cán bộ, công chức hồ sơ cá nhân Tất cán bộ, cơng chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ theo hướng dẫn theo yêu cầu quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức Cán bộ, công chức quyền nghiên cứu hồ sơ quan, tổ chức, đơn vị lưu giữ hồ sơ trừ tài liệu quy định khoản 10 Điều Quy chế Cán bộ, công chức có kiến nghị, điều chỉnh, bổ sung thơng tin hồ sơ phải báo cáo với người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức xem xét, giải báo cáo người đứng đầu quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, cơng chức xem xét, định Mục THẨM QUYỀN QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Điều 23 Thẩm quyền Bộ, ngành tỉnh việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý Bộ, ngành tỉnh Hướng dẫn, tra, kiểm tra việc thực quy định quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý Bộ, ngành tỉnh Điều 24 Thẩm quyền Bộ Nội vụ việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Thực chức quản lý nhà nước công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Trực tiếp quản lý hồ sơ bổ nhiệm cán bộ, công chức giữ chức vụ lãnh đạo Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm hồ sơ bổ nhiệm cán bộ, công chức vào ngạch chuyên viên cao cấp tương đương Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 25 Trách nhiệm Bộ Nội vụ Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc Bộ, ngành Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực Quy chế Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nước Điều 26 Trách nhiệm Vụ Tổ chức cán Bộ, ngành Sở Nội vụ tỉnh Vụ Tổ chức cán Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu giúp Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức triển khai thực quy định Quy chế Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc phạm vi Bộ, ngành tỉnh quản lý 2 Tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh công tác quản lý công tác hồ sơ cán bộ, công chức Bộ, ngành, tỉnh theo định kỳ hàng năm để báo cáo Bộ Nội vụ theo quy định điểm b, khoản Điều 16 Quy chế Trong q trình thực hiện, có vấn đề vướng mắc đề nghị Vụ Tổ chức cán Bộ, ngành Sở Nội vụ tỉnh phản ánh Bộ Nội vụ để nghiên cứu, giải quyết./ BỘ NỘI VỤ BỘ TRƯỞNG (Đã ký) Đỗ Quang Trung ... chỉnh Quy chế quy định nguyên tắc xây dựng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; thành phần hồ sơ cán bộ, công chức mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; trách... quản lý hồ sơ cán bộ, công chức" quan, tổ chức, đơn vị giao thẩm quy? ??n quản lý trực tiếp hồ sơ cán bộ, công chức Điều Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức Hồ sơ cán bộ, công chức tài liệu pháp lý. .. Mục THẨM QUY? ??N QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Điều 23 Thẩm quy? ??n Bộ, ngành tỉnh việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý Bộ, ngành