Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương Xác nhận quan Giám đốc Vũ Văn Huy Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương LỜI NĨI ĐẦU Trong quốc gia nào, khơng phân biệt diện tích lãnh thổ hay quan điểm trị, số lượng tài nguyên thiên nhiên, xuất phát điểm kinh tế,… có thống chung để quốc gia phát triển kinh tế- xã hội bền vững phải có yếu tố : phát triển kinh tế, thực tiến công xã hội bảo vệ tài nguyên thiên nhiên Yếu tố phát triển kinh tế nói riêng xem yếu tố tiên phát triển đất nước quy định nguồn lực người, khoa học kỹ thuật, vốn,… Trong đó, nguồn lực người mang tính chất quan trọng, định Nhất nguồn nhân lực vị trí có ảnh hưởng đến trình phát triển quan nguồn nhân lực khối Văn phòng Ở nước ta có nhiều quan lớn nhỏ khác nhau, quan Nhà nước lẫn quan tư nhân, tổ chức trị xã hội, quan hành pháp, tư pháp, quan phi phủ,… quan tổ chức văn phòng xem phận thiếu quan q trình hoạt động Quan niệm “Văn phòng máy điều hành quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi thực hành chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động quan, tổ chức” nói lên tầm quan trọng văn phòng nói riêng quan tầm quan trọng ngành quản trị văn phòng nói chung Nắm bắt nhu cầu ngày tăng cao nhân lực khối Quản trị văn phòng ( hay Văn phòng) nên trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hồ Chí Minh định thành lập Bộ mơn Lưu trữ học-Quản trị văn phòng vào năm 2000 Khoa Lịch sử quản lý Bộ môn Lưu trữ học-Quản trị văn phòng đào tạo sinh viên với mục đích cho đời sinh viên có phẩm chất trị, đạo đức; có kiến thức, kỹ thực hành nghề nghiệp, lực nghiên cứu phát triển ứng dụng khoa học công nghệ tương xứng với trình độ đào tạo; có sức khỏe; có khả sáng tạo trách nhiệm nghề nghiệp, thích nghi với mơi trường làm việc Trong q trình học tập chuyên nghành này, sinh viên trang bị kiến thức khả tư giải vấn đề, kỹ làm việc nhóm, biết cách tìm kiếm, tổng hợp tài liệu cách khoa học, giải vấn đề phát sinh công tác văn thư- quản trị văn phòng,… Và nhằm tạo điều kiện cho sinh viên tiếp cận với thực tiễn dễ dàng nhà trường đưa vào đợt thực tập trình học sinh viên Đây hội ngàn vàng để sinh viên áp dụng kiến thức học trường vào thực tế, làm quen với môi trường làm việc mới, mối quan hệ, tích lũy kinh nghiệm cho q trình làm việc sau Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương LỜI CẢM ƠN Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Lãnh Đạo, phòng ban Trung Tâm Lưu Trữ Lịch Sử Thành Phố Hồ Chí Minh tạo điều kiện thuận lợi cho em tìm hiểu thực tiễn suốt trình thực tập Trung tâm Đặc biệt, em xin gởi đến thầy Hồng Quang Cương, Phạm Nguyễn Phương Quỳnh tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hồn thành chun đề báo cáo thực tập lời cảm ơn sâu sắc Cuối em xin cảm ơn chị Trung Tâm Lưu Trữ Lịch Sử Thành Phố Hồ Chí Minh giúp đỡ, cung cấp số liệu thực tế để em hoàn thành tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đồng thời em cám ơn nhà trường tạo cho em có hội thưc tập, tiếp xúc với công việc thực tế, áp dụng kiến thức mà thầy cô giáo giảng dạy Qua công việc thực tập em nhận nhiều điều thú vị bổ ích, mẻ để giúp ích cho cơng việc sau thân Vì kiến thức thân hạn chế, q trình thực tập, hồn thiện chun đề em khơng tránh khỏi sai sót, kính mong nhận ý kiến đóng góp từ q công ty Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TÌNH HÌNH THỰC TẾ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH: 1.Khái quát UBND Trung Tâm Lưu Trữ Lịch Sử Thành Phố Hồ Chí Minh: 1.1 Lịch sử hình thành phát triển : -Thực đạo Ủy ban nhân dân Thành phố Công văn số 2310/UBND-VX ngày 27 tháng năm 2015 thành lập giao định mức biên chế, kinh phí tự chủ hoạt động Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, ngày 05 tháng năm 2015, Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quyết định số 463/QĐ-SNV việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố -Với chức hoạt động lưu trữ lịch sử Thành phố dịch vụ lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thành lập sở tách chuyển Phòng Thu thập Chỉnh lý, Phòng Khai thác - Kho Lưu trữ chuyên dụng thuộc Chi cục Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ -Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố hoạt động thức từ ngày 01 tháng năm 2015 Sau thành lập, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Trung tâm Quyết định số 19/QĐ- CCVTLT ngày 15 tháng năm 2015 +Địa trụ sở: Tầng 6, Tòa Nhà IPC, 1489, Nguyễn Văn Linh, Phường Tân Phong, Quận 7, Thành Phố Hồ Chí Minh, Tân Phong, Quận 7, Hồ Chí Minh +Điện thoại: 028 3776 0693 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn: a) Cơ cấu tổ chức: -Theo Quyết định số 463/QĐ-SNV ngày 05 tháng năm 2015 Giám đốc Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố có Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố có Giám đốc khơng 02 Phó Giám đốc -Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng, trước pháp luật thực chức trách, nhiệm vụ quyền hạn giao chức năng, nhiệm vụ Trung tâm giao phụ trách; -Các Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc phụ trách, theo dõi, đạo số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm trước Pháp luật nhiệm vụ Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chun ngành GVHD:Hồng Quang Cương phân cơng Khi Giám đốc Trung tâm vắng mặc, Phó Giám đốc Giám đốc ủy quyền điều hành hoạt động Trung tâm -Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ định việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, miễn nhiệm Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm sau có văn đồng ý Giám đốc Sở Nội vụ Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIÁM ĐỐC Tổ Cơng tác hành phục vụ phòng đọc tài liệu Tổ Cơng tác dịch vụ lưu trữ Tổ Cơng tác nghiệp vụ lưu trữ PHĨ GIÁM ĐỐC Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương b) Chức năng: -Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố đơn vị nghiệp cơng lập, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, có trụ sở đặt Tầng Tòa nhà IPC, 1489 đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận -Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố có chức giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử Thành phố, trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử Thành phố thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật -Trung tâm Lưu trữ lịch sử chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ c)Nhiệm vụ: -Đề xuất Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ để tham mưu giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử Thành phố, gồm: -Xây dựng, ban hành chương trình, kế hoạch hoạt động dài hạn định kỳ hàng năm theo chức năng, nhiệm vụ trình Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ phê duyệt tổ chức thực -Tham mưu xây dựng cà tổ chức thực Đề án liên quan đến chức năng, nhiệm vụ -Công tác tham mưu hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: + Tham mưu ban hành, tổ chức theo dõi đề xuất điều chỉnh, bổ sung Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định; + Tham mưu ban hành điều chỉnh, bổ sung xác định thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố quan, tổ chức; + Thẩm định phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố; + Tham mưu ban hành quy định thẩm quyền, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu; Quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng; Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương + Tổ chức thực thủ tục hành liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành; + Tham mưu hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu d) Quyền hạn: -Tổ chức thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật -Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử Thành phố tổ chức thực hoạt động dịch vụ lưu trữ: +Tham mưu xây dựng, tổ chức thực kế hoạch sưu tầm, thu thập hồ sơ, tài liệu dài hạn, định kỳ hàng năm; +Tổ chức thực việc phân loại, chỉnh lý chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử Trung tâm; +Tham mưu tổ chức thực xác định giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử Thành phố; +Tham mưu, tổ chức thực biện pháp nhằm bảo quản, bảo vệ an toàn nâng cao tuổi thọ tài liệu lưu trữ lịch sử Thành phố; +Thực chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc phạm vi quản lý theo quy định; +Tham mưu kế hoạch tổ chức thực công tác tu bổ phục chế, bảo hiểm, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử; +Xây dựng công cụ tra cứu, quản lý tài liệu lưu trữ +Tổ chức thực việ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; triển lãm tài liệu lưu trữ; biên soạn xuất ấn phẩm từ tài liệu lưu trữ; tổ chức phục vụ độc giả Phòng đọc, cấp chứng thực lưu trữ, san tài liệu lưu trữ, … -Liên kết, hợp tác với tổ chức nước tổ chức thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật: +Phối hợp tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ; +Thực dịch vụ soạn thảo văn bản; in ấn tài liệu, biểu mẫu; cung cấp trang thiết bị, công cụ phục vụ công tác lưu trữ; Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương +Tư vấn, tổ chức thực mơ hình Lưu trữ quan quan, tổ chức có yêu cầu; +Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ; +Cung cấp sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 2.Về cơng tác lưu trữ: 2.1 Tình hình chung cơng tác lưu trữ quan: a)Chức năng: -Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Công tác lưu trữ Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh chiếm vị trí quan trọng cơng tác lưu trữ nói chung nước ta -Cơng tác lưu trữ Trung tâm có chức sau: +Thực nhiệm vụ nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn tài liệu Lưu trữ lịch sử Thành phố tài liệu hoạt động dịch vụ lưu trữ + Phục vụ nhu cầu khác tùy theo mục đích cá nhân thông qua việc khai thác thông tin khứ có tài liệu lưu trữ Hướng tới việc phục vụ lợi ích đáng xã hội, quốc gia người +Tham gia nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động lưu trữ nhằm nâng cao hiệu việc thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu b)Nhiệm vụ: -Cung cấp kịp thời, xác đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo cán nhân viên q trình thực cơng việc có yêu cầu -Thực nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu quan -Tư vấn cho lãnh đạo việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương +Du lịch: Cung cấp dịch vụ du lịch, ngoại hối, quảng cáo…Trung tâm du lịch thành lập 15/06/1998 hoạt động có hiệu +Trung tâm thương mại: Hợp tác với số doanh nghiệp khác gồm có: Trung tâm Thương mại Biên Hòa, Trung tâm Thương mại Trường Tiền Plaza, Trung tâm Thương mại Tam Kỳ, Trung tâm phức hợp Dịch vụ thương mại Tân Phong quận Về nhiệm vụ: -Gắn bó, phục vụ khách hàng với tận tâm, nhiệt tình thấu hiểu Mang lại hài lòng lợi ích thiết thực cho khách hàng cộng đồng -Phát triển bền vững gắn với lợi ích cộng đồng Đẩy mạnh phong trào Hợp tác xã phát triển Về quyền hạn: -Tổ chức hoạt động bán lẻ, xuất nhập phân phối sản phẩm theo quy định pháp luật -Xây dựng quy định, quy chế hoạt động riêng phù hợp với chi nhánh Coop khác Liên hiệp -Tổ chức, phối hợp lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán nhân viên -Tổ chức giám sát, kiểm tra hoạt động cán nhân viên -Tuyển dụng nhân viên theo quy định riêng Coopmart phù hợp với quy định pháp luật -Điều động, bổ nhiệm nhân viên cho vị trí khác -Khen thưởng, xử phạt cán nhân viên Coop Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương Về cấu tổ chức: Đại hội Hợp tác xã thành viên Hội đồng quản trị Ban Kiểm sốt Ban Giám đốc Các Phòng ban Chuỗi Chuỗi siêu thị cửa Coopmar hàng Các đơn t Bến vị trực Thành thuộc Tổng đại lý phân phối Công ty xuất nhập Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Các xí nghiệp sản xuất Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương II.LỊCH SỬ PHÔNG: Giới hạn thời gian tài liệu: -Hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Coopmart năm 1989 đến 2010 2.Khối lượng tài liệu: 2290 mét giá tài liệu 3.Thành phần nội dung tài liệu 3.1:Thành phần tài liệu: - Tài liệu hành chính: gồm loại tài liệu: định, quy chế, quy định, thông cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn… -Tài liệu kế tốn, hóa đơn chứng từ: chứng từ xuất nhập hàng hóa, hóa đơn mua bán trang thiết bị,… 3.2:Nội dung tài liệu: -Phản ánh trình hoạt động Hợp tác xã từ thành lập đến hết năm 2010 hoạt động mua bán lẻ, xuất nhập việc đầu tư xây dựng xí nghiệp sản xuất 4.Tình trạng phơng: -Hồ sơ tình trạng sử dụng tốt, bảo quản với sở vật chất đáp ứng yêu cầu lưu trữ tài liệu Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương PHỤ LỤC PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHÔNG LIÊN HIỆP HỢP TÁC XÃ MUA BÁN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH(COOPMART) PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU - Căn vào lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; - Căn tình hình thực tế tài liệu phông; - Căn yêu cầu tổ chức, xếp khai thác sử dụng tài liệu, Tài liệu phông Hợp tác xã mua bán Thành phố hồ chí minh(coopmart) phân loại theo phương án Thời gian – Mặt hoạt động, cụ thể sau: A HÀNH CHÍNH-TỔNG HỢP: Cơng tác hành chính: ●Các văn gửi đến chủ trương Đảng, sở pháp luật I ●Văn gửi đến để biết: chuyển đổi tên quan, trụ sở, chữ ký,… ●Các văn xây dựng chế độ, quy định, hướng dẫn quan ●Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết ●Kế hoạch, báo cáo công tác quý, tháng, năm ●Sổ sách ghi chép lãnh đạo Công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo: ●Văn chung ●Hồ sơ chia tách, sáp nhập ●Hồ sơ điều động, bổ nhiệm, luân chuyển ●Hồ sơ gốc cán ●Hồ sơ kỷ luật cán ●Hồ sơ tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng 3.Tài liệu lao động, tiền lương,gồm: ●Văn chung ●Kế hoạch năm, tháng Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành ●Nâng lương ●Hợp đồng lao động Công tác thi đua, khen thưởng, gồm: ●Văn chung ●Văn quan công tác thi đua khen thưởng ●Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua khen thưởng ●Hồ sơ khen thưởng cấp Công tác Quy hoạch, kế hoạch 6.Công văn đi-đến Công tác tài chính, kế tốn, tài sản: ●Văn cơng tác tài chính, kế tốn, tài sản ●Tài liệu xây dựng chế độ, sách quan ●Báo cáo tài hàng năm, quý, tháng ●Báo cáo đánh giá tài sản cố định ●Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn ●Báo cáo đối chiếu cơng nợ ●Hồ sơ đấu thầu mua sắm tài sản ●Hồ sơ kiểm tra cơng tác tài kế tốn Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên GVHD:Hoàng Quang Cương Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương PHỤ LỤC MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU ĐÃ ĐƯỢC CHỈNH LÝ PHÔNG COOPMART Hộp/Cặp số Hồ sơ Tiêu đề hồ sơ số Thời Số hạn bảo tờ quản 11 Hồ sơ việc điều động cán Nguyễn Anh(đang công tác coop 70 năm Nguyễn Kiệm) làm việc coop Cống Quỳnh 12 Hồ sơ việc điều động cán Lê Vân(đang công tác coop Nguyễn 70 năm Kiệm) làm việc coop Cống Quỳnh Tập lưu văn 40 01 13 02 14 15 03 16 Vĩnh viễn Tập lưu văn đến: gửi để biết (đổi tên quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông năm báo chữ ký …) 20 Hồ sơ hội nghị thi đua năm 2000 36 Vĩnh viễn Báo cáo công tác khen thưởng 20 năm thực quý năm 2000 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên 30 Ghi Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương TỜ KẾT THÚC Mục lục hồ sơ năm 2000 chỉnh lý có thời hạn bảo quản năm, 20 năm, 70 năm vĩnh viễn với tổng số ĐVBQ thống kê là: ĐVBQ (Viết chữ: sáu đơn vị bảo quản) Trong đó: * Số ĐVBQ có thời hạn bảo quản năm là: 01 ĐVBQ * Số ĐVBQ có thời hạn bảo quản 20 năm là: 01 ĐVBQ * Số ĐVBQ có thời hạn bảo quản 70 năm là: 02 ĐVBQ * Số ĐVBQ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn năm là: 02 ĐVBQ Hồ sơ năm 2000 chứa 03 Hộp Bắt đầu từ hộp số: 01 đến hộp số: 03 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2018 Người lập Nguyễn Thị Ngọc Quyên Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương PHỤ LỤC CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ Độc lập – Tự – Hạnh phúc THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Số: …/QĐ-TTLTLS Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2018 QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Căn Luật Lưu trữ năm 2011; Căn Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN, ngày 01 tháng năm 2009 việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2008; Căn vào định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Theo đề nghị Tổ trưởng Tổ Cơng tác Hành phụ vụ phòng đọc, QUYẾT ĐỊNH: Điều Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: Ông Lê Hồng Thanh, Phó Giám đốc: Chủ tịch Hội đồng; Bà Đặng Thị Yến Linh , Tổ trưởng Tổ Công tác hành phục vụ phòng đọc: Thư ký Hội đồng; Ơng Phạm Thanh Sơn, Tổ trưởng Tổ Cơng tác nghiệp vụ lưu trữ: Ủy viên; Điều Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tham mưu cho Chi cục trưởng Cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh loại tài liệu hết giá trị Điều Tổ trưởng Tổ cơng tác Hành ơng bà có tên điều chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành Nới nhận: GVHD:Hoàng Quang Cương GIÁM ĐỐC - Như điều 3; - Lưu: VT Vũ Văn Huy Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương PHỤ LỤC UBND THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc LIÊN HIỆP HTX THƯƠNG MẠI TP HCM BẢNG KÊ DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ CỦA LIÊN HIỆP HTX THƯƠNG MẠI TP HCM Bó số Tập số Tiêu đề hồ sơ tài liệu loại 01 01 Tài liệu gửi để biết, khác phông, trùng Trùng thừa 02 Văn không dấu không chữ ký 01 Tài liệu hết giá trị (bản sao, thư mời Hết giá trị họp, khơng dấu có chữ ký, ) 02 Hồ sơ dự thảo kế hoạch tổ chức tết Hết giá trị nguyên đán 01 Tài liệu gửi để biết Trùng 02 Báo, tạp chí Khơng có giá trị 03 Phiếu thu (biểu mẫu chưa dùng) Không có giá trị 02 03 TỜ KẾT THÚC Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Lý loại Không có giá trị Ghi Báo cáo thực tập chuyên ngành Danh mục tài liệu gồm có: - Số bó: 03 bó - Số lượng tài liệu hủy là: 1028m Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên GVHD:Hoàng Quang Cương Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hồng Quang Cương PHỤ LỤC 8: MỘT SỐ HÌNH ẢNH TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TP HCM Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên Báo cáo thực tập chuyên ngành Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên GVHD:Hoàng Quang Cương Báo cáo thực tập chuyên ngành Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên GVHD:Hoàng Quang Cương Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD:Hoàng Quang Cương TÀI LIỆU THAM KHẢO Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Nghị định số 01/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; Thông tư số 09 /2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; Quyết định số 128/QĐ - VTLTNN ngày 01 tháng năm 2009 Cục Văn thư lưu trữ nhà nước việc ban hành quy định “ Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Bội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp luu hồ sơ vào luu trữ quan;10 CVCC.TS Phan Đình Nham - PGS.TSKH Bùi Loan Thùy, Lưu trữ học đại cương, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Quyên ... lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố có Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố có Giám đốc khơng q 02 Phó Giám đốc -Giám đốc Trung. .. tác lưu trữ Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh chiếm vị trí quan trọng cơng tác lưu trữ nói chung nước ta -Cơng tác lưu trữ Trung tâm có chức sau: +Thực nhiệm vụ nghiệp lưu trữ thu... hồn thiện phông lưu trữ Dựa vào chức năng, nhiệm vụ quy định Trung tâm lưu trữ lịch sử tiến hành công tác lưu trữ quan lưu trữ lịch sử +Lưu trữ quan: ● Lưu trữ quan hoạt động lưu giữ, bảo quản