Đang tải... (xem toàn văn)
Tổ chức lao động khoa học cùng các trang thiết bị văn phòng sẽ đem lại ý nghĩa vô cùng to lớn giúp cho công việc giải quyết một cách hiệu quả hơn, khoa học hơn, giảm sức lao động của con người, tiết kiệm thời gian và chi phí làm việc. Mặt khác còn đem lại sự phát triển cho cả tổ chức. Do vậy tổ chức lao động khoa học cùng các trang thiết bị trong công tác văn phòng là một xu hướng tất yếu trong thời đại hiện nay.
Lớp:ĐHLTQTVP - K1 Đại học Thành Đô Mở đầu Trong xu thế hội nhập và phát triển toàn cầu hiện nay, các cơ quan tổ chức muốn phát triển bền vững thì cần có sự tổ chức định hướng chính xác và khoa học. Công tác văn phòng trong các tổ chức cũng vậy, vì thế tổ chức lao động khoa học cùng với các trang thiết bị là điều không thể thiếu. Tổ chức lao động khoa học cùng các trang thiết bị văn phòng sẽ đem lại ý nghĩa vô cùng to lớn giúp cho công việc giải quyết một cách hiệu quả hơn, khoa học hơn, giảm sức lao động của con người, tiết kiệm thời gian và chi phí làm việc. Mặt khác còn đem lại sự phát triển cho cả tổ chức. Do vậy tổ chức lao động khoa học cùng các trang thiết bị trong công tác văn phòng là một xu hướng tất yếu trong thời đại hiện nay. Báo cáo tốt nghiệp gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về việc tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng. Chương 2: Thực trạng về việc tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị tai công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Thắng. Chương 3: Một số kiến nghị tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Thắng. Mục đích nghiên cứu đề tài này của em là tìm ra các yếu tố mới nhằm phát triển và hoàn thiện công tác văn phòng hiện nay, và học hỏi những người đi trước để làm tốt công việc mà mình đã chọn lựa. Đối tượng nghiên cứu trong đề tài này là tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác văn phòng. Phạm vi nghiên cứu là công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Thắng. Phương pháp nghiên cứu là các phương pháp: thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp… Báo cáo tốt nghiệp 1 Lớp:ĐHLTQTVP - K1 Đại học Thành Đô Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Hoàng Văn Hải cùng các thầy cô trong khoa và các cán bộ, nhân viên công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Thắng đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo tốt nghiệp này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ cò hạn chế nên trong quá trình làm bài không tránh khỏi những sai sót. Em kính mong được sự chỉ dẫn của thầy cô để em hoàn thiện đề tài “Tổ chức lao động khoa học cùng các trang thiết bị văn phòng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Thắng”. Em xin chân thành cảm ơn! Báo cáo tốt nghiệp 2 Lớp:ĐHLTQTVP - K1 Đại học Thành Đô Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VIỆC TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC VÀ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1.1. Khái niệm về tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng. Tổ chức lao động khoa học do Frederick Taylor khởi xướng vào đầu thế kỷ 20 ban đầu chỉ nhằm sự hợp lý hóa các dây truyền sản xuất, sự vận hành ở các nhà máy. Kết quả bước đầu là giảm được số người làm việc, thời gian làm việc, giảm chi phí, giảm nguyên liệu lãng phí mà vẫn đạt được năng suất lao động và chất lượng cần có. Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng còn là việc ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật và mặt bằng vào trong công việc. Như vậy tổ chức lao động khoa học được coi là tổng hợp tất cả các biện pháp dựa trên những thành tựu khoa học công nghệ, và những kinh nghiệm tiên tiến được vận dụng một cách có hệ thống trong quá trình sản xuất xã hội nhằm kết hợp một cách tối ưu giữa kỹ thuật và con người trong quá trình sản xuất nhằm bảo đảm sử dụng thời gian và nguyên vật liệu một cách có hiệu quả nhất, bảo đảm không ngừng tăng năng suất lao động, bảo đảm sức khỏe và khả năng sáng tạo của con người, góp phần từng bước biến lao động trở thành nhu cầu sống số một của con người. Đối tượng của tổ chức lao động khoa học là con người và điều kiện lao động. Con người là chủ mọi hành động, hành vi trong xã hội vì con người là động vật cao cấp, con người có tư duy suy nghĩ, do đó tổ chức lao động trong mỗi tổ chức thì cần xét đến đầu tiên là yếu tố con người. Trước hết phải nâng cao nhận thức cề công tác văn phòng và các trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho mỗi cán bộ công nhân viên bởi có nhận thức đúng về công việc của mình thì mới Báo cáo tốt nghiệp 3 Lớp:ĐHLTQTVP - K1 Đại học Thành Đô làm việc một cách có hiệu quả, trình độ chuyên môn nghiệp vụ được nâng cao thì mới đáp ứng được yêu cầu của công việc đề ra. Điều kiện lao động của tổ chức lao động khoa học là xét đến các mối quan hệ giữa con người với môi trường làm việc, mối quan hệ giữa con người với con người, mối quan hệ giữa con người với đối tượng lao động. Mối quan hệ giữa con người với môi trường làm việc được biểu hiện qua các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm không khí, ánh sáng, màu sắc, tiếng ồn, vệ sinh. Mối quan hệ giữa con người với con người thể hiện thông qua mối quan hệ giữa nhân viên với lãnh đạo, giữa nhân viên với nhân viên. Mối quan hệ giữa con người với đối tượng lao động là các công việc nhiệm vụ được giao, các trang thiết bị công cụ lao động. 1.2. Ý nghĩa của việc tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác văn phòng. Công tác văn phòng là tổ chức các yếu tố con người và vật chật chất, biến đổi theo hoạt động văn phòng. Nếu các yếu tố đó được tổ chức khoa học, hợp lý thì sẽ đem lại giá trị rất lớn sau: Tạo tiền đề phát triển cho tổ chức việc tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng sẽ giúp cho tổ chức ngày càng vững mạnh hơn, khoa học hơn, công việc được giải quyết một cách nhanh chóng hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí hơn. Điều đó góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển và hoàn thiện hơn. Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng còn góp phần cải cách bộ máy cơ cấu tổ chức cồng kềnh, tập trung quyền hạn, nhân lực để giải quyết các vấn đề chủ yếu then chốt, góp phần giảm biên chế của hoạt động hành chính. Bên cạnh đó tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng còn tiết kiệm được chi phí của tổ chức và của khách hàng, đồng thời rút ngắn thời gian giải quyết công việc, giảm phiền hà cho công dân và cho khách hàng. Báo cáo tốt nghiệp 4 Lớp:ĐHLTQTVP - K1 Đại học Thành Đô Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng còn giúp cho hoạt động trong công tác văn phòng được duy trì một cách thường xuyên và kiểm soát một cách chặt chẽ. Các hoạt động của tổ chức được duy trì thì cần phải có những yếu tố vật chất nhất định, do vậy công tác hậu cần phải được quan tâm để cho hoạt động của tổ chức được diễn ra thường xuyên là liên tục. Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng còn làm tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của tổ chức. Nguồn lực của tổ chức được tồn tại dưới nhiều dạng như nhân lực, vật lực, trí lực vì thế cần phải biết khai thác bằng những cách khác nhau để đem lại hiệu quả cao nhất. Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng còn góp phần nâng cao năng suất lao động, tạo điều kiện để mỗi cá nhân chủ động, tự giác, trong công việc, phát huy được những sáng kiến trong giải quyết công việc, từ đó làm tăng năng suất lao động của tổ chức. Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng không chỉ hướng tới việc nâng cao năng suất lao động mà còn đặc biệt quan tâm đến tình trạng sức khỏe của người lao động và các biện pháp tái sản xuất sức lao động. Sức khỏe của con người vô cùng quan trong nó có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc, có thể làm tăng hoặc giảm năng suất lao động. Vì vậy mà mỗi tổ chức cần quan tâm đến sức khỏe của cán bộ công nhân viên mình và có những biện pháp tái tạo lại sức lao động cho phù hợp với tổ chức của mình sẽ góp phần phát triển tổ chức một cách vững mạnh. Với những ý nghĩa vô cùng quan trọng của việc tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng mà tổ chức cần sớm quan tâm và thực hiện để công tác văn phòng ngày càng đạt được hiệu quả cao, góp phần thiết thực vào việc phát triển tổ chức. 1.3. Một số nội dung của tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng. Báo cáo tốt nghiệp 5 Lớp:ĐHLTQTVP - K1 Đại học Thành Đô Trước hết tổ chức cần hoàn thiện mặt bằng làm việc của cơ quan mình qua vị trí làm việc, môi trường làm việc. Đối với vị trí làm việc của các phòng ban, bộ phận nên bố trí theo dây truyền giải quyết công việc, các phòng ban, bộ phận có quan hệ công việc thường xuyên thì nên bố trí gần nhau . Nên bố trí diện tích phòng làm việc cho phù hợp với số lượng người làm việc và công việc của từng người. Theo kết quả nghiên cứu của các nhà tâm lý học thì người lao động và năng suất lao động phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố môi trường, do đó vấn đề nhà lãnh đạo quan tâm là đầu tư cơ sở vật chất sao cho thỏa đáng. Trong văn phòng mỗi vị trí làm việc của nhân viên là đầu mối thông tin do đó tổ chức lao động khoa học cần quan tâm là bố trí vị trí làm việc của mỗi nhân viên và quan tâm đến bàn làm việc của họ. Bởi lẽ mỗi cán bộ, nhân viên trong văn phòng khi thực hiện công việc hàng ngày đều có sự liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận và xử lý thông tin, các thông tin được tiếp nhận có nhiều hình thức khác nhau trực tiếp hoặc gián tiếp, mỗi thông tin đề phải được xử lý riêng, các thông tin được ước tính và lượng hóa tần số truy cập để người ta căn cứ vào đó người ta sắp xếp vị trí làm việc và các trang thiết bị hợp lý. Trong mỗi tổ chức tùy theo tính chất công việc và vị trí làm việc để có hình thức tổ chức nơi làm việc cho phù hợp với mỗi người như vị trí làm việc độc lập, thoải mái, tiện lợi thì bản thân cán bộ công nhân viên cũng thấy bản thân mình quan trọng và từ đó họ có trách nhiệm, tinh thần làm việc tốt hơn, đồng thời tạo ra hứng thú trong công việc. Đối với bàn làm việc nên lựa chọn những bàn làm việc có nhiều ngăn tủ đê thuận lợi cho việc sắp xếp hồ sơ, văn bản sao cho phù hợp, thuận lợi ngay trong tầm tay, thuận tiện cho việc sử dụng, nên hạn chế việc duy chuyển trong văn phòng đê tiết kiệm thời gain tra tìm tài liệu. Đối với môi trường làm việc: Báo cáo tốt nghiệp 6 Lớp:ĐHLTQTVP - K1 Đại học Thành Đô Về không khí gồm có nhiệt độ, độ ẩm, nên tạo không khí trong phòng làm việc thoáng đãng, mát mẻ, trong lành bằng các cách như: lắp máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió, xây dựng phòng có nhiều cửa sổ, bố trí nhiều cây cảnh trong phòng làm việc và cây bên ngoài phòng. xây dựng hướng nhà thoáng mát, bố trí các phòng sao cho phù hợp với công việc, tránh độ ẩm cao đối với các máy móc thiết bị và các văn bản tài liệu. Độ ẩm trong phòng nên để khoảng 40 – 50 %, nhiệt độ mùa hè khoảng 16 – 22 o c mùa đông khoảng 20 – 28 o c. Nếu nhiệt độ trong phòng quá cao sẽ gây ra tâm lý khó chịu, nóng bức, ngột ngạt làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc, nếu nhiệt độ trong phòng quá thấp sẽ gây cảm lạnh, ho cho nhân viên và ảnh hưởng đến sức khỏa của họ. Về màu sắc cũng ảnh hưởng đến tâm lý của con người, vì thế nên căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng mà có sự kết hợp các màu cho phù hợp. Nên phối hợp hài hòa với các vật dụng trong phòng và dựa vào tâm sinh lý của người làm việc. Trong văn phòng nên dùng màu vàng nhạt, xanh nhạt, màu trắng để tạo ra cảm giác mát mẻ dễ chịu, đồng thời cũng nên dựa vào không gian và diện tích của phòng màu lựa chọn các tông màu sắc cho phù hợp. Về ánh sáng gồm có ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo. Ánh sáng có sự ảnh hưởng tới mắt của con người, gây ra mỏi mắt, gây ra tình trạng căng thảng, cáu gắt, không tập trung nếu ánh sáng chiếu trực tiếp vào người. Biện pháp để khắc phục tình trạng trên là tránh sử dụng đòng thời ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo. Buổi sáng nên sử dụng ánh sáng tự nhiên vì ánh sáng lúc này rất dịu mát sẽ tọa cho cơ thể cảm giác thoải mái, dễ chịu. Buổi trưa nên sử dụng ánh sáng nhân tạo vì buổi trưa ánh sáng tự nhiên rất gay gắt gây ra khó chịu cho con người. Vào mùa hè thì nên sử dụng nhiều ánh sáng tự nhiên. Trong phòng làm việc nên bố trí các bóng đèn phù hợp với các vị trí làm việc, sao cho vừa đủ ánh sáng, không sáng quá cũng không tối quá, nên để ánh sáng chiếu từ trên trần nhà xuống dưới phòng làm việc. Về tiếng ồn: tiếng ồn có sự ảnh hưởng đến sự tập trung trong công việc, ảnh hưởng đến thần kinh náo bộ và thính giác của nhân viên. Tiếng ồn trong Báo cáo tốt nghiệp 7 Lớp:ĐHLTQTVP - K1 Đại học Thành Đô phòng làm việc gồm có tiếng ồn của con người, máy móc thiết bị. Tiếng ồn từ bên ngoài như tiếng xe cộ, tiếng nói của con người…Biện pháp để khắc phục tiếng ồn là xây dựng độ dầy cho tường, làm của kính cách âm, xây dựng phòng làm việc xa nơi ồn ào, tổ chức đề ra nguyên tắc đi nhẹ nói khẽ, bố trí các tấm vách cách âm trong phòng làm việc, thường xuyên bảo dưỡng bảo trì máy móc thiết bị, bố trí các trang thiết bị hợp lý thuận tiện cho nơi làm việc.tiếng ồn trong phòng làm việc cho phép là 50 – 60 đêxiben, đối với phòng như hội họp thì khoảng 40 đêxiben. Thứ hai là đầu tư, cải tiến các trang thiết bị làm việc trong văn phòng. những thiết bị thường được sử dụng trong văn phòng gồm có trang thiết bị chính và các trang thiết bị phụ. Các trang thiết bị chính như: máy in, máy photo, máy fax, máy vi tính, máy hủy tài liệu Các trang thiết bị phụ như: tủ, giá đựng tài liệu, các văn phòng phẩm (giấy, bút, ghim ), bàn ghế, bình lọc nước… Những mặt tích cực, thuận lợi của các trang thiết bị trên đối với tổ chức là: Khi sử dụng các trang thiết bị đó sẽ giúp cho công việc được giải quyết một cách nhanh chóng hơn, thuận lợi hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí, đi lại, liên lạc. Bên cạnh đó việc thu thập và xử lý thông tin được một cách nhanh chóng hơnnhuw mạng internet, máy fax, máy scan, kết nối mạng khi hội họp trong tổ chức khi không làm việc cùng với nhau. Có sự trợ giúp của các trang thiết bị thì con người làm việc sẽ thấy thoải mái hơn, hiệu quả hơn như sử dụng máy điều hòa nhiệt độ, máy tính nối internet. Các trang thiết bị như tủ đựng tài liệu, file, giá, túi…giúp cho nhân viên dễ dàng trong việc bảo quản và tra tìm tài liệu. Có bảng nghi nhớ giúp cho nhân viên hoàn thành công việc đúng thời gian. Các vật dụng văn phòng khác như gim, kẹp, bút, giấy… giúp cho nhân viên giải quyết công việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, và là vật dụng không thể thiếu ở các bộ phận phòng ban. Những mặt hạn chế của các trang thiết bị trên là: việc sử dụng máy tính có kết nối mạng sẽ thu thập được thông tin nhanh hơn, nhiều hơn nhưng lại gây Báo cáo tốt nghiệp 8 Lớp:ĐHLTQTVP - K1 Đại học Thành Đô ra khó khăn cho việc phải lựa chọn các thông tin. Việc sử dụng các trang thiết bị còn gây ảnh hưởng tới sức khỏe của con người về tiếng ồn của máy móc thiết bị. Nếu lạm dụng quá nhiều vào các trang thiết bị như internet sẽ gây ra tính ỷ lại cho nhân viên . Quá trình tiếp xúc với máy vi tính sẽ tạo ra mỏi mắt, ảnh hưởng đến náo bộ, cơ thể mệt mỏi, tiếp xúc nghe nhiều điện thoại sẽ ảnh hưởng đến thính giác. Việc sử dụng mạng internet để tìm thông tin, bảo quản thông sẽ có thể sẽ dẫn đến tình trạng bị mất thông tin hoặc bị lộ thông tin. Khi dùng các trang thiết bị như mạng máy tính, máy scan, máy điện thoại thì không thể nhận biết được cảm xúc của người nhận thông tin. Các trang thiết bị như bàn ghế không phù hợp với người sử dụng sẽ gây ra không thoải mái, mệt mỏi… Thực trạng của việc sử dụng các trang thiết bị tại các tổ chức hiện nay là: Các tổ chức đều có những sự đầu tư nhất định về các trang thiết bị để phục vụ cho công việc của tổ chức mình. Dựa vào quy mô, tính chất của tổ chức mà có sự đầu tư cho thỏa đáng. Tuy nhiên tại các tổ chức hiện nay thì việc sử dụng các trang thiết bị vẫn còn nhiều hạn chế như: chưa sử dụng hết tính năng của các trang thiết bị gây ra sự lãng phí. Các máy móc thiết bị hiện đại quá cũng gây ra khó khăn cho người sử dụng trong khi nhân viên thì chưa có đủ trình độ kỹ thuật để sử dụng tốt các trang thiết bị đó. Đôi khi còn sử dụng các trang thiết bị đó vào nhu cầu cá nhân, chưa có ý thức bảo quản các trang thiết bị, sử dụng quá tải các trang thiết bị sẽ gây ra làm nóng máy, hư hỏng như máy điện thoại, máy vi tính… Để giải quyết tình trạng trên thì có các biện pháp như sau: nên bố trí các trang thiết bị sao cho phù hợp với công việc và sức khỏe của người sử dụng, nâng cao yw thức bảo quản các trang thiết bị cho cán bộ công nhân viên. Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, đào tạo nâng cao trình độ kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên. Thường xuyên bảo dưỡng, bảo trì, vệ sinh trang thiết bị để trang thiết bị được sử dụng lâu bền hơn. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phòng, của từng nhân viên để trang bị các trang bị các trang thiết bị và các văn phòng phẩm tránh dư thừa, lãng phí. Đưa ra các nội quy cụ thể để sử dụng Báo cáo tốt nghiệp 9 Lớp:ĐHLTQTVP - K1 Đại học Thành Đô các trang thiết bị cho phù hợp. Đưa ra các phương tiện bảo vệ sức khỏe cho nhân viên như tấm kính che mắt. Dựa vào trình độ của từng nhân viên mà bố trí các trang thiết bị để sao cho sử dụng một cách hợp lý nhất. Đồng thời cũng căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của cơ quan và căn cứ vào nguồn kinh phí của cơ quan để mua sắm các trang thiết bị. Có bản hướng dẫn cách sử dụng các trang thiết bị đó. Bên cạnh đó các tổ chức nên có sự phân công và hợp tác trong công việc để phát huy được thế mạnh của từng cá nhân trong tập thể, có kế hoạch xây dựng định mức lao động cho phù hợp với thực tế. Các tổ chức nên quan tam chú trọng nhiều hơn nữa trong việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức mình để đáp ứng được công việc, nhiệm vụ. Báo cáo tốt nghiệp 10 . tổ chức lao động khoa học tại công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Thắng. Trong công tác văn phòng của công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Thắng hầu hết đã trang. tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị văn phòng. Chương 2: Thực trạng về việc tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị tai công ty trách nhiệm hữu