Đang tải... (xem toàn văn)
Hiện nay trong rất nhiều cơ quan tổ chức nói chung và Công Ty nói riêng ,các văn bản sắp xếp còn lộn xộn.Tình hình này dẫn đến tình trạng tài liệu thì quản lý tốt không mất mát nhưng cán bộ nhân viên vốn đã rất bận rộn nay vừa phải quản lý toàn bộ hồ sơ văn bản đi đến của đơn vị vừa phải phục vụ các chuyên viên tìm sử dụng tài liệu khi cần thiết .
Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV LỜI MỞ ĐẦU Trong sống ngày ,có mn vàn điều biết học hỏi.Chính thuật ngữ ‘ học hành’ hình thức ln bốn chữ gắn liền với đời người Trong nói học hành bước đệm quan trọng cần thiết để có nghiệp tốt hai mặt kết hợp với cách hài hòa.Ngay từ hình thức giáo dục đào tạo hình thành vấn đề học đôi với hành ,lý luận liên hệ với thực tiễn nhà giáo dục quan tâm Các nhà tư tưởng nhà học giả cho học đơi với hành lý thuyết khẳng định bổ sung đầy đủ đồng thời công tác thực tiễn thực cách khoa học ,bài kết ‘ học’ ‘hành’ mang lại thật cao sâu sắc Chủ Tịch Hồ Chí Minh nói ‘gắn nội dung giáo dục với thực tiễn Việt Nam ,học đôi với hành ,lý luận phải liên hệ với thực tiễn ,học tập phải liên hệ với lao động’ Trường Đại Học Thành Đô với mong muốn tạo điều kiện cho sinh viên nâng cao tầm hiểu biết đưa kiến thức học vào thực tế tổ chức đợt thực tập thực tế cho sinh viên năm cuối nhằm giúp sinh viên tìm hiểu thực tế vận dụng lý thuyết học từ giảng đường vào thực tiễn Đợt thực tập sinh viên tổ chức Trong thời gian thực tập thông qua trao đổi với cán nhân viên Công Ty thông qua khảo sát thực tế kết hợp kiến thức học nhà trường định chọn đề tài ‘ Công tác văn thư lưu trữ quan đơn vị’ mà cụ thể Công Ty CP Y Dược Thăng Long Để tơi hồn thành báo cáo tốt nghiệp cách hồn thiện nhanh Tôi giúp đỡ nhiệt tình GVHDTT bạn sinh viên nhóm thực tập 1.Mục đích, lý chọn đề tài ý nghĩa đề tài SVTH:Nguyễn Thị Phúc ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV Trong hoạt động ngày để thực chức nhiệm vụ ,các quan phải ban hành văn cho quan đơn vị cá nhân đồng thời quan đơn vị tổ chức ,cá nhân khác gửi đến Văn quan ban hành gọi văn Còn văn quan cá nhân gửi tới gọi văn đến công văn đến Và hầu hết hoạt động quan tài liệu ghi lại văn chứng chứng minh cho tồn phát triển quan Nó ln chứa đựng thơng tin ngun liệu cho hoạt động mới.Mặt khác khơng văn có nội dung chứa đựng thơng tin thuộc bí mật Nhà Nước bí mật quan Do cần quản lý chặt chẽ Vận dụng kiến thức học để thực hành kỹ nghiệp vụ ,rèn luyện tay nghề tạo thuận lợi cho cơng tác sau Bên cạnh đề tài cịn giúp rèn luyện thói quen nghiên cứu khoa học sinh viên ,giúp họ có phong cách học tập ,sáng tạo chủ động hài hòa Khi thực đề tài qua bước tìm hiểu nghiên cứu sinh viên có nhìn chun sâu lý luận công tác văn thư lưu trữ ,hướng cho sinh viên tầm quan trọng công tác việc xác định tài liệu cho hoạt động Công Ty.Qua sinh viên nhìn nhận cách sâu sắc mục tiêu đề tài ,phân tích vị trí cơng tác đề tài hệ thống lý luận cần nghiên cứu hoạt động quan Ý nghĩa mặt thực tiễn: Hiện nhiều quan tổ chức nói chung Cơng Ty nói riêng ,các văn xếp cịn lộn xộn.Tình hình dẫn đến tình trạng tài liệu quản lý tốt không mát cán nhân viên vốn bận rộn vừa phải quản lý toàn hồ sơ văn đến đơn vị vừa phải phục vụ chuyên viên tìm sử dụng tài liệu cần thiết Đề tài thực tình trạng chung CT đơn vị cụ thể Vì đề tài mang tính thực tiễn cao ,phản ánh có đóng góp SVTH:Nguyễn Thị Phúc ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV định cho thực tiễn Như với mục đích đề tài thực đề tài vơ bổ ích cần thiết cho sinh viên 2.Mục tiêu đề tài Nhận thức vai trò công tác lưu trữ tầm quan trọng nó.Bằng kiến thức học trường với việc tìm hiểu nghiên cứu hướng dẫn tận tình GV Mục tiêu đề tài hướng vào điểm sau: Một là: Khảo sát thành phần ,nội dung hình thành cơng tác lưu trữ CT Hai là:Mô tả cụ thể chi tiết quy trình cơng tác lưu trữ CT Ba là:giúp cho cán ,nhân viên CT có tài liệu tốt ,cách xếp làm việc khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho khai thác sử dụng sau 3.Nhiệm vụ nghiên cứu Được xây dựng qua khảo sát thực tế đề tài phải thể nhận thức cách nhìn nhận vấn đề sinh viên việc xác định thành phần tài liệu cách khoa học Mặt khác phải nêu rõ phân tích thực trạng nguyên nhân thử vận dụng số lý thuyết để xác định thành phần tài liệu CT.Từ thấy hợp lý hay khơng có mâu thuẫn với tình hình hoạt động dẫn đến tính thiết thực hay khơng việc xác định thành phần tài liệu 4.Phương pháp nghiên cứu Để thực nhiệm vụ đề tài ,báo cáo dựa vào phương pháp đọc,liệt kê,phân tích ,đánh giá cơng tác lưu trữ CT Phương pháp nghiên cứu tình hình thực tế:Trong q trình làm báo cáo tốt nghiệp tơi sử dụng phương pháp tìm hiểu tư liệu,tìm hiểu thực tế,phân tích tổng hợp SVTH:Nguyễn Thị Phúc ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV 5.Bố cục báo cáo Phần 1.Mở đầu Phần 2.Nội dung Phần 3.Kết luận Có thể hệ thống lại kết báo cáo ta chia đề cương sau: Chương I Lý luận chung cơng tác lưu trữ Chương II.Qúa trình phát triển Công Ty thực trạng công tác lưu trữ CT Chương III.Một số nhận xét kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ CT Để hoàn thành đề tài báo cáo tơi nhận giúp đỡ tận tình GVHD,bên cạnh phải kể đến cán CT.Tơi xin chân thành cảm ơn! Mặc dù có nhiều cố gắng khả kinh nghiệm thân thời gian hạn chế nên đề tài báo cáo cịn nhiều thiếu sót hạn chế ,tơi mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô bạn Hà nội,ngày 15tháng năm 2011 Sinh viên Nguyễn Thị Phúc PHẦN NỘI DUNG Chương I.Lý luận chung công tác lưu trữ SVTH:Nguyễn Thị Phúc ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV 1.1.Những vấn đề chung công tác lưu trữ 1.1.1 Khái niệm cơng tác lưu trữ gì? Lưu trữ việc lựa chọn ,giữ lại tổ chức khoa học văn bản,tư liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan,cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ Tài liệu cần giữ lại để tra cứu tổ chức thành đơn vị tài liệu nhằm phục vụ cho bảo quản khai thác cách thuận tiện Các đơn vị gọi phông lưu trữ Phơng lưu trữ tồn tài liệu hình thành trình hoạt động quan Nhà Nước,một tổ chức trị-xã hội,một đơn vị vũ trang …được đưa vào bảo quản kho định Văn tư liệu hình thành trình hoạt động quan đồn thể,xí nghiệp …có khối lượng lớn đa dạng.Đó đối tượng công tác lưu trữ tài liệu tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ tài liệu hình thành trình hoạt động quan Nhà Nước đơn vị vũ trang tổ chức trị-xã hội-văn hóa đưa vào bảo quản kho lưu trữ để sử dụng vào mục đích phục vụ xã hội người 1.1.2 Đặc điểm công tác lưu trữ Ở nước ta công tác lưu trữ quản lý theo nguyên tắc tập trungthống nhất.Nguyên tắc thể hai mặt: -Tập trung toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản mạng lưới phòng,kho lưu trữ từ Trung Ương đến địa phương quản lý thống Cục lưu trữ Nhà Nước -Cục lưu trữ Nhà Nước tập trung đạo quản lý thống tổ chức quan lưu trữ,pháp chế lưu trữ nghiệp vụ lưu trữ SVTH:Nguyễn Thị Phúc ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV Nguyên tắc tập trung-thống quản lý công tác lưu trữ sở để tài liệu lưu trữ sử dụng có hiệu phát huy cách tốt nhất,tác dụng Hiện nay,ở nước ta nhiều nguyên nhân khác nhau,một số phận tài liệu lưu trữ quốc gia bị phân tán số quan nghiên cứu,bảo tàng,thư viện hệ thống kho lưu trữ tổ chức hoàn chỉnh,các văn Nhà Nước hoạt động lưu trữ chưa xác lập hành lang pháp lý vững làm sở cho quản lý có hiệu cơng tác lưu trữ.Việc thực nguyên tắc tập trung-thống quản lý công tác lưu trữ đặt cho Nhà Nước ngành lưu trữ nhiều vấn đề cần nghiên cứu giải Công tác lưu trữ bao gồm khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học sử dụng tài liệu lưu trữ là:Phân loại tài liệu lưu trữ,xác định giá trị tài liệu,bổ sung tài liệu vào phòng,kho lưu trữ,thống kê kiểm tra tài liệu,xây dựng công cụ tra cứu khoa học,bảo quản tài liệu Xây dựng hệ thống lý luận khoa học công tác lưu trữ áp dụng vào thực tiễn để áp dụng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ.Do đó,cơng tác nghiên cứu khoa học nghiệp vụ lưu trữ nội dung quan trọng công tác lưu trữ Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ương đến địa phương,có đạo chặt chẽ nghiệp lưu trữ Điều đòi hỏi phải có quy định chặt chẽ thể chế hóa hệ thống văn luật,dưới luật.Các quan lưu trữ có trách nhiệm nghiên cứu,ban hành trình Nhà Nước ban hành văn 1.2 Tổ chức cơng tác lưu trữ 1.2.1 Khái niệm tổ chức công tác lưu trữ gi? Là công chức chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ hệ thống quản lý nhà nước quản lý nghiệp giúp lãnh đạo phòng,ban triển SVTH:Nguyễn Thị Phúc ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV khai,hướng dẫn theo dõi đôn đốc việc thi hành chế độ quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ thuộc phạm vi thẩm quyền 1.2.2 Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ -Thông báo tài liệu lưu trữ:Việc thông báo tài liệu lưu trữ cho quan,đơn vị có nhu cầu thơng tin hình thức tổ chức sử dụng tài liệu mang tính tích cực chủ động.Hình thức sử dụng tài liệu giúp cho quan đơn vị thông báo nắm nội dung tài liệu -Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ:Đây hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính truyền thống,được áp dụng rộng rãi -Triển lãm tài liệu lưu trữ:Đây hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác tun truyền văn hóa,giáo dục -Cấp phát chứng nhận lưu trữ,các lục trích lục tài liệu lưu trữ -Viết đăng báo phát truyền hình:Đây hình thức sinh động,hấp dẫn có tính thuyết phục cơng tác tun truyền vận động -Công bố tài liệu lưu trữ:Nội dung công bố tài liệu lưu trữ bao gồm:chọn đề tài,xác định thể loại hình thức cơng bố,lựa chọn truyền đạt nội dung 1.2.3 Những yêu cầu công tác lưu trữ 1.2.3.1.Tính mật Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật nhà nước.Kẻ thù dùng thủ đoạn để đánh cắp,đánh tráo khai thác tài liệu nhằm chống phá Nhà Nước ta mặt.Vì bảo đảm an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ giữ gìn bí mật quốc gia nhiệm vụ quan trọng.Tính mật địi hỏi cơng tác lưu trữ phải tiến hành theo nguyên tắc,chế độ chặt chẽ 1.2.3.2 Tính khoa học SVTH:Nguyễn Thị Phúc ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV Tài liệu lưu trữ chứa đựng khối lượng thơng tin lớn,có giá trị đời sống trị xã hội Đất Nước.Để đảm bảo an toàn tổ chức sử dụng có hiệu lượng thơng tin ấy,địi hỏi khâu nghiệp vụ phân loại,xác định giá trị tài liệu phải tiến hành theo phương pháp khoa học có tính hệ thống với nhiều biện pháp tỉ mỉ 1.2.3.3 Tính chất nghiệp vụ Cơng tác lưu trữ gắn liền với hoạt động kinh tế,xã hội ngành cụ thể Chương II.Thực trạng tổ chức hoạt động công tác lưu trữ CT CP Y Dược Thăng Long SVTH:Nguyễn Thị Phúc ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV 2.1 giới thiệu khái quát công tác lưu trữ CT CP Y Dược Thăng Long 2.1.1 Lịch sử hình thành CT Cơng Ty YD Thăng Long CT tư nhân thành lập năm 2007.Có địa Nhà B6-số 31-Dịch Vọng-Cầu giấy-Hà Nội.Là chi nhánh CT TNHHMTV Dược Sài Gòn nên quy mô CT quan tâm,với không gian làm việc thoải mái,rộng rãi ngày đầu tư đại.CT thành lập nên vấn đề xâm nhập thị trường cịn gặp nhiều khó khăn đối tượng khách hành tin cậy.Nhưng với cố gắng cửa TCT CT chi nhánh năm quan CT có thành đáng kể.CT Y Dược Thăng Long thành lập hoạt động dựa theo tôn lấy sản phẩm dịch vụ tiến độ làm kim nam cho công tác quản lý điều hành đảm bảo kinh doanh phát triển tăng thu nhập cao cho cán nhân viên đóng góp vào ngân sách nhà nước ngày tăng Về vấn đề đội ngũ nhân viên,CT coi trọng vấn đề người chiến lược phát triển CT.Hiện với đội ngũ nhân viên trẻ giàu kinh nghiệm,năng động nhiệt tình ham học hỏi sản phẩm dịch vụ làm hài lịng q khách Cơng ty Y CP Y Dược Thăng Long địa nhà B6-số 31-Dịch VọngCầu giấy-Hà Nội.ĐT/FAX:042285253 Sơ đồ tổ chức cấu máy CT SVTH:Nguyễn Thị Phúc ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV 2.1.2 Chức nhiệm vụ công tác lưu trữ CT CP Y Dược Thăng Long Công tác lưu trữ hoạt động xã hội có chức chủ yếu sau đây: +Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh an toàn tài liệu lưu trữ +Tổ chức sử dụng có hiệu phục vụ cho nhu cầu xã hội Hai tổ chức có liên quan chặt chẽ với nhau.Thực tốt chức thứ tạo điều kiện vật chất chủ yếu để thực chức thứ hai.Như công tác lưu trữ CT có nhiệm vụ phải làm sau đây: -Công tác lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời,đầy đủ,chính xác thơng tin cần thiết phục vụ cho hoạt động CT -Làm tốt công tác văn thư lưu trữ giúp cho việc giải công việc CT nhanh chóng,chất lượng đường lối chế độ +Phải tổ chức tài liệu cách khoa học,sáng tạo nhằm thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu cần thiết 2.2 Thực trạng tổ chức hoạt động công tác lưu trữ CT 2.2.1 Sự đạo CT công tác lưu trữ Ở vào thời kỳ ‘ bùng nổ thông tin’ quan kinh tế hay xã hội quan tâm đến việc thu thập,phân tích xử lý thơng tin để đưa định sáng suốt kịp thời mang lại hiệu cao cho CT.Hiện biết hoạt động văn phịng có vị trí đặc biệt tổ chức nào.Tuy nhiên để tăng cường phát huy vai trị cơng tác văn phịng địi hỏi lãnh đạo quan đơn vị tổ chức đạo công tác cách khoa học.Nắm bắt tầm quan trọng CT ln có đạo kịp thời nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ ngày khoa học hơn,linh hoạt hơn,gọn nhẹ SVTH:Nguyễn Thị Phúc 10 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV lưu trữ.Trong q trình lựa chọn tài liệu có thông tin lặp lại để đưa vào bảo quản kho lưu trữ,mỗi loại tài liệu phải xem xét cụ thể loại bỏ hợp lý.Tránh sai sót khơng đáng có q trình giải cơng việc 2.2.2.3 Qúa trình bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ Bổ sung tài liệu công tác sưu tầm,thu thập thêm làm phong phú hoàn chỉnh tài liệu vào kho lưu trữ quan,các kho lưu trữ nhà nước trung ương địa phương theo nguyên tắc phương pháp thống nhất.giải tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không nghành lưu trữ mà nhiều nghành khác.Tài liệu lưu trữ ngồi ý nghĩa trị có tầm quốc gia cịn có giá trị thực tiễn cao nghành.Nếu để tài liệu mát,thất lạc không tổ chức việc bổ sung kịp thời thành phần phông lưu trữ ngày nghèo,khả phục vụ ngày bị hạn chế Công tác bổ sung tài liệu đòi hỏi phải tiến hành thường xuyên,thiết thực kịp thời.Khi bổ sung tài liệu cần ý đến khả sử dụng chúng thực tế.Khi bổ sung tài liệu cần ý đến khả sử dụng chúng phạm vi rộng,trong điều kiện mở rộng việc tiện kỹ thuật đại Ở công ty YD Thăng Long nguồn bổ sung chủ yếu tài liệu giải xong khâu văn thư hành lập hồ sơ lựa chọn nộp vào lưu trữ quan theo quy định nhà nước.Ngoài cần tiến hành thu thập ,bổ sung tài liệu cũ lại đơn vị tổ chức cá nhân quan đồng thời tiếp nhận tài liệu có giá trị giao nộp nhượng lại cho lưu trữ Trong trình hoạt động cán lưu trữ kịp thời bổ sung quy định pháp luật,những sửa đổi liên quan đến nghành SVTH:Nguyễn Thị Phúc 14 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV nghề.Luôn chủ động công tác bổ sung tài liệu,thực tốt tuyên truyền vận động quan,cán nhân viên giao nộp tài liệu lại cho lưu trữ.Trong trình xử lý tài liệu số tài liệu hết giá trị sử dụng cán nhân viên hủy bỏ bổ sung tài liệu cần thiết Trong văn Nhà Nước công tác lưu trữ đặc biệt pháp lệnh lưu trữ quốc gia có quy định trách nhiệm tổ chức công tác bổ sung tài liệu.Theo cơng tác tiến hành phòng,các kho lưu trữ đạo chung nghiệp vụ cục lưu trữ nhà nước Để tổ chức tốt công tác bổ sung cần lưu ý điểm sau: -Các quan quản lý công tác lưu trữ lập kế hoạch tổ chức thực kế hoạch bổ sung tài liệu -Trong trình bổ sung tài liệu tài liệu nhập vào kho lưu trữ phải kèm theo mục thống kê.Trên sở cán nghiệp vụ tiến hành kiểm tra số lượng tài liệu thực tế -Phải chủ động công tác bổ sung tài liệu.Thực tốt việc tuyên truyền,vận động quan cán nhân viên giao nộp tài liệu quý cho Nhà Nước 2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ CT Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tồn cơng văn bảo đảm giữ gìn ngun vẹn,an tồn,lâu bền tài liệu lưu trữ.Bảo quản tài liệu lưu trữ công việc có ý nghĩa quan trọng.Đây cơng việc khó khăn đặc biệt điều kiện lịch sử,địa lý,khí hậu nước ta nói chung cơng ty YD Thăng Long nói riêng Cơng ty ln cung cấp trang thiết bị tốt cho công việc lưu trữ.Ngồi bảo quản tài liệu lưu trữ cặp bìa,hộp theo tiêu chuẩn cơng ty cịn trang thiết bị thêm tủ đựng gồm nhiều ngăn kéo rộng SVTH:Nguyễn Thị Phúc 15 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV không sâu.Chúng phải bảo vệ tài liệu hình thức mà cịn phải chế tạo từ vật liệu bền mặt hóa học mà khơng gây hại cho giấy Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học,quản lý việc xuất-nhập tài liệu theo quy định chặt chẽ.Trước đưa vào bảo quản kho tài liệu phải xếp cặp,trong hộp.Mỗi cặp,hộp dán nhãn có ghi đầy đủ thơng tin để thống kê tra tìm Tài liệu CT xếp lên giá theo trật tự số lưu trữ ghi hộp phông lưu trữ Nguyên tắc xếp lên giá từ trái qua phải,từ xuống khoang giá theo hướng người đứng xếp quay mặt vào giá Khi đưa tài liệu phục vụ,khai thác,sử dụng phải kiểm tra chất lượng địa lý vật chất tài liệu.Tại phòng đọc phải thực nghiêm chỉnh nội quy bảo vệ an toàn tài liệu Hàng năm nhân viên lưu trữ kiểm tra lại chất lượng số lượng tài liệu Kết kiểm tra ghi thành văn ghi rõ số lượng có theo thống kê,số lượng tài liệu mơi nhập thêm năm,số lượng tài liệu bị hư hỏng,số lượng tài liệu thiếu.Khi phát thấy tài liệu bị hư hỏng cán lưu trữ phải đưa tu bổ,phục chế Tuy nhiên bên cạnh mặt đạt cán lưu trữ cịn có số hạn chế như:Đơi kiểm tra mang tính hình thức,đối phó.Sắp xếp tài liệu cịn lộn xộn,chưa mang tính khoa học cao gây khó khăn cho q trình tìm tài liệu cần thiết.Cán lưu trữ cần phải ý trang thiết bị bảo quản tài liệu,cần lau chùi,kiểm tra thường xuyên hàng năm cần có kiến nghị lên BLĐ CT để bổ sung thêm trang thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu công việc ngày hiệu cao 2.2.2.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu kho lưu trữ tồn cơng tác nhằm bảo đảm cung cấp cho quan nhà nước xã hội thông SVTH:Nguyễn Thị Phúc 16 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị,kinh tế,văn hóa,xã hội,tun truyền giáo dục quyền lợi đáng cơng dân Sử dụng tài liệu lưu trữ phòng,kho lưu trữ mặt hoạt động thông tin khoa học.Mọi hoạt động phòng,các kho lưu trữ hướng vào mục tiêu cuối tổ chức sử dụng tốt có hiệu tài liệu lưu trữ.Việc sử dụng tài liệu lưu trữ phải dựa nguyên tắc quy định nhằm đáp ứng công việc cách nhanh Chương III Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ CT CP Y Dược Thăng Long 3.1 Phương hướng nhiệm vụ CT thời gian tới SVTH:Nguyễn Thị Phúc 17 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV Trong trình hoạt động CT ln phấn đấu để CT ngày phát triển để khẳng tên tuổi mình.Một vấn đề quan tâm lãnh đạo CT phát triển đồng máy cấu CT khơng thể thiếu đổi phận công tác lưu trữ Công tác lưu trữ phận gần gũi có quan hệ mật thiết với lãnh đạo,quản lý đơn vị hoạt động.Do văn phòng trợ giúp cho nhà quản trị công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ thân mật thường xuyên.Mối quan hệ xuất phát từ đặc điểm quản lý thông tin,phần khác việc cung cấp điều kiện vật chất kỹ thuật phục vụ cho trình quản lý điều hành tổ chức Là phận trung gian thực việc nối ghép mối quan hệ quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu người đứng đầu tổ chức.Đây hoạt động diễn phong phú nên thời gian tới nhà lãnh đạo không cho văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận,sắp đặt mối quan hệ mà có nhiều người đứng đầu có tổ chức ủy nhiệm cho văn phòng trực tiếp xem xét giải theo yêu cầu quản lý Là phận thực nhiệm vụ mang tính thường xuyên liên tục tổ chức.Khác với phận khác,văn phịng khơng đảm nhận việc thu thập,xử lý cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo định điều hành tổ chức mà cung cấp điều kiện vật chất,phương tiện kỹ thuật cho trình quản lý nên phận văn phịng ln trang thiết bị them kỹ thuật đại nhằm gắn liền với hoạt động quan tổ chức Như với chức trên,văn phòng ngày quan tâm đặc biệt trang thiết bị đại,cơ sở vật chất cải thiện hơn.CT có sách ưu đãi cán văn phịng nhằm taọ thúc đẩy để nhân viên làm việc đem lại hiệu tốt hơn.Bên cạnh CT mở thêm khóa đào tạo cho cán văn thư tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi kinh nghiệm để đưa chất lượng hiệu công việc ngày cao SVTH:Nguyễn Thị Phúc 18 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV Bên cạnh mặt đạt CT khắc phục yếu hạn chế khơng đáng có mà CT gặp phải.Với đặt CT cố gắng để ngày đem lại hiệu cho công việc 3.2 Một số giải pháp,kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ CT 3.2.1.Đổi tư nhận thức vị trí,vai trị,chức năng,nhiệm vụ cơng tác lưu trữ Có thể nói nghành cơng tác lưu trữ thời gian qua chưa quan tâm mờ nhạt so với ngành khác.Một ngun nhân dẫn đến tình trạng là: -Các quan tổ chức không ý đến phận văn phịng -Ngành cơng tác văn thư lưu trữ chưa đào tạo chuyên sâu nghiệp vụ nên cán nhân viên làm việc văn phòng hiểu sơ qua làm việc theo học hỏi nhìn mà làm không hiểu sâu công việc làm -Với chế làm việc nay,ngành văn phịng người theo học cần phải có tổ chức quản lý tốt hệ thống thơng tin.Phải nói hoạt động quản lý liên quan đến việc thu nhận,phân tích,xử lý thơng tin,truyền đạt thơng tin.Nhân viên cán văn thư nói chung ngành lưu trữ nói riêng cần đổi tư nhận thức vị trí,vai trị,chức nhiệm vụ công tác lưu trữ Phải xem công tác lưu trữ phận thiếu cơng CT Nhìn nhận cơng tác lưu trữ hoạt động phải vào hoạt động nghiên cứu chuyên sâu.Cán công tác lưu trữ phải đào tạo chun sâu khơng ngừng nâng cao tay nghề,trình độ SVTH:Nguyễn Thị Phúc 19 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV Ở văn phòng quan đơn vị hàng ngày có nhiều văn đến đồng thời để điều hành lãnh đạo quan đơn vị mối quan hệ quản lý.Các quan đơn vị phải soạn thảo ban hành nhiều loại văn 3.2.2 Tăng cường mối quan hệ phối hợp chặt chẽ công tác lưu trữ với CT Tất làm việc văn phòng nhận định hoạt động quan,tổ chức muốn trì hoạt động phát triển,các đơn vị phịng ban phải ln có mối quan hệ cơng tác,tác động qua lại lẫn nhau.Trong hoạt động CT tác động thể phần qua quan hệ công tác văn phịng với phịng ban khác.Có kết hợp lãnh đạo kiểm tra quan hệ phối hợp -Quan hệ phòng ban đơn vị trực thuộc +Văn phịng có trách nhiệm thơng tin,liên lạc phòng ban,các đơn vị với ban lãnh đạo CT việc bố trí xếp lịch làm việc thơng báo kết luận,tổng kết vấn đề có liên quan đến chun mơn phịng ban công việc đơn vị trực thuộc +giữa văn phịng với ban có quan hệ phối hợp thống đạo triển khai công việc,hướng dẫn biện pháp tổ chức thực đơn vị trực thuộc -Quan hệ với GĐ Ban lãnh đạo CT +Văn phòng giúp GĐ Ban lãnh đạo CT sơ kết,tổng kết,đánh giá kết hoạt động,tình hình kết thực kế hoạch sản xuất kinh doanh đơn vị phòng ban +giúp GĐ Ban lãnh đạo CT theo dõi tập hợp kết bình xét thi đua tập thể,cá nhân hàng tháng,quý năm SVTH:Nguyễn Thị Phúc 20 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV +Tham mưu với lãnh đạo phối hợp với cơng đồn chăm lo đời sống tổ chức thăm hỏi cán nhân viên -Quan hệ văn phòng với ngành quan trực thuộc +Văn phịng đầu mối liên hệ thơng tin GĐ cơng ty,PGĐ phịng ban cấp để triển khai chủ trương,kế hoạch cấp trên,giúp phòng ban vận dụng,cụ thể hóa để tổ chức sản xuất kinh doanh xây dựng công ty ngày vững mạnh Như quan hệ văn phịng cơng ty với phịng ban cơng ty,với phịng ban quan tổ chức bên ngồi vừa có quan hệ lãnh đạo kiểm tra vừa có quan hệ phối hợp làm việc.Điều làm cho văn phòng thực chức cách hiệu 3.2.3.Đầu tư ứng dụng trang thiết bị,phương tiện đại công tác lưu trữ văn phòng Nhằm nâng cao hiệu công việc đem lại môi trường làm việc cho cá nhân CT.Mỗi cá nhân với tư cách cá thể có nhu cầu tâm sinh lý khác nhau.Để đáp ứng nhu cầu nhân viên CT cố gắng cung cấp trang thiết bị góp phần tạo động thúc đẩy cá nhân nhằm tích cực phấn đấu cho mục tiêu chung tập thể Với tâm CT tồn thể cơng nhân viên,trong thời gian qua CT đầu tư thêm hệ thống máy tính đại.CT ý đến nhu cầu làm việc nhân viên nên trang bị dụng cụ làm việc phù hợp với tâm sinh lý người cụ thể.Nhằm khuyến khích họ làm việc đưa lại hiệu cao Bộ phận văn thư lưu trữ văn phịng thường xử lý luồng thơng tin đầu vào qua sổ công văn đến luồng thông tin đầu qua sổ cơng văn đi.Cịn nội đơn vị,cơ quan doanh nghiệp,qua công văn nhân thành nhiều để gửi tới phòng ban quan đơn vị SVTH:Nguyễn Thị Phúc 21 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV Bộ phận lưu trữ phân loại lưu trữ văn phù hợp với phơng lưu trữ quan doanh nghiệp Hiện nhờ máy vi tính việc nối mạng để xử lý nguồn thông tin đầu vào nội ‘LAN’ với mạng rộng bên ‘WAN’ để xử lý luồng thông tin đầu ra.Tất công văn giấy tờ thông tin phần lớn xử lý truyền mạng với hệ thống mạng.Để nhanh chóng xử lý thông tin đầu vào,đầu CT,BGĐ đầu tư nối máy tính thành mạng để tiện liên hệ làm việc với nhau.Tất nhiên nối mạng máy tính có khóa mật để bảo vệ thơng tin Là doanh nghiệp có nhiều công văn nên CT trang bị tủ đựng hồ sơ với ngăn rõ ràng,gọn nhẹ khoa học đảm bảo dễ dàng lúc tìm tài liệu Như bước đầu CT nỗ lực để tạo tiền đề cho hoạt động CT phát triển với hệ thống trang thiết bị đại 3.2.4 Nâng cao phẩm chất trị,trình độ chun mơn cho cán cơng tác văn phịng Với mục tiêu phát triển CT tồn diện,BGĐ ln quan tâm đến trình độ chun mơn khơng ngừng nâng cao phẩm chất cho cán nhân viên Công ty mở tạo lớp học ngoại khóa,sinh hoạt tập thể đồng thời quan tâm giúp đỡ sống ngày không đảm bảo tốt công việc mà đảm bảo vấn đề khác như:Đạo đức nghề nghiệp Trong công tác BGĐ ý đến yêu cầu nguyện vọng cán nhân viên,tổ chức hoạt động từ thiện phận văn phịng đóng vai trị quan trọng việc tổ chức hoạt động,thực đưa lại kết chất lượng hiệu cao.Bên cạnh khơng ngừng trau dồi kiến thức nghiệp vụ phận thực trở thành chun gia có trình độ lực hiểu biết rộng rãi phải có kỹ năng,kỹ xảo thực hành làm trợ thủ đắc lực cho hoạt động quản lý,lãnh đạo SVTH:Nguyễn Thị Phúc 22 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV Trong thời đại ngày nay,các chức phận văn phòng thành tựu khoa học hệ thống tiên tiến hỗ trợ.Tuy nhiên công nghệ kỹ thuật cao học đại với hệ thống tiên tiến thay chức đặc biệt động,sáng tạo phận văn phòng.Để đáp ứng nhu cầu công việc BGĐ tạo điều cho nhân viên nâng cao trình độ chun mơn mở lớp đạo tạo chun mơn nghiệp vụ ngắn hạn,đi học lớp đào tạo chuyên sâu nghiệp vụ nghề vụ đảm bảo đưa lại kết Cùng với cố gắng CT cán văn phịng ln cố gắng để làm tốt cơng việc giao 3.2.5 Tăng cường đánh giá công tác kiểm tra hoạt động công tác lưu trữ CT Hoạt động tổ chức người xã hội hoạt động có ý thức.Trước hành động tổ chức người phải xác định rõ chủ trương kế hoạch tiến hành tổ chức hoạt động thăng lợi ý định chủ trương kế hoạch thực tiễn.Song thực tiễn luôn vận động,phát triển theo quy luật khách quan nên dự kiến ban đầu chuẩn bị nghiên cứu kỹ có thiếu sót sơ hở chí sai lầm.Như kiểm tra hoạt động văn phịng việc xem xét,đánh giá kết trình vận động văn phịng nhằm làm cho hoạt động ngày hoàn thiện đạt hiệu cao Kiểm tra chức hoạt động nhà quản trị văn phịng.Tính chất quan trọng kiểm tra hoạt động văn phòng thể hai mặt:Một kiểm tra công cụ quan trọng giúp nhà quản lý phát thiếu sót sai lầm để khắc phục điều chỉnh kịp thời.Mặt khác thông qua kiểm tra hoạt động văn phòng thực tốt giảm bớt nảy sinh sai sót.Kiểm tra không giai đoạn cuối trình hoạt động hệ thống khâu sau chu trình quản lý.Kiểm tra khơng phải hoạt động đan xen trình liên tục thời gian SVTH:Nguyễn Thị Phúc 23 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV bao quát khơng gian.Nó yếu tố thường trực nhà quản trị nơi lúc Kiểm tra nhu cầu nhằm hoàn thiện định quản lý.Kiểm tra đảm bảo cho kế hoạch thực với hiệu cao.Trong thực tế kế hoạch tốt khơng ý muốn.Các nhà quản trị cấp họ mắc sai lầm.Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý người lãnh đạo tổ chức quan,doanh nghiệp.Nhờ kiểm tra nhà quản trị kiểm sốt yếu tố ảnh hưởng đến thành công tổ chức quan doanh nghiệp.Điều quan trọng quyền kiểm sốt có ý nghĩa nhà quản trị bị vơ hiệu hóa,hoạt động.Ngày với nhu cầu mở rộng dân chủ tổ chức quan đơn vị,kiểm tra khuyến khích chế độ ủy quyền,hợp tác mà khơng làm giảm khả kiểm sốt người lãnh đạo Kiểm tra giúp tổ chức doanh nghiệp đơn vị theo sát đối phó với thay đổi môi trường.Chức kiểm tra giúp nhà quản trị ln nắm tranh tồn cảnh mơi trường.Kiểm tra tạo điều kiện phối hợp nhịp nhàng hoạt động quan,đơn vị tạo nên hệ thống thường xuyên liên tục.Đồng thời phát nhân tố làm ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức 3.2.6 Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác lưu trữ 3.2.6.1 Đối với Công Ty Công tác lưu trữ vấn đề khắc phục kịp thời để đáp ứng nhu cầu công việc.Do xin đưa vài kiến nghị mà trước hết đưa vài nguyên nhân dẫn đến việc tồn hạn chế trên: Do chế chung cơng tác tổ chức,cơng tác cán cịn bất cập chưa bố trí cán làm cơng tác văn thư chuyên trách cách tuyệt đối mà làm kiêm nhiệm.Mặt khác cách tổ chức doanh nghiệp kinh doanh SVTH:Nguyễn Thị Phúc 24 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV có khác quan hành nơi mà vấn đề hành chính,cơng tác văn thư,giấy tờ thực cách thấu đáo để triệt để Từ nguyên nhân để đưa công tác lưu trữ CT vào nề nếp có khoa học,đúng yêu cầu pháp luật quy định,tôi xin đề xuất số giải pháp sau: +Cơng ty cần có văn quy định chi tiết cơng tác lưu trữ,trong tốt có chế tài cụ thể kèm theo nhằm đưa cán chun viên thực cơng việc cách tự giác nghiêm túc +Cập nhật thực chặt chẽ pháp luật công tác lưu trữ +Tuyên truyền phổ biến rộng rãi cho cán giúp cho việc nắm bắt quy định đó,nâng cao tinh thần trách nhiệm,ý thức tự giác làm theo quy định công ty +Trong việc ban hành văn cần có kiểm tra chặt chẽ thể thức,thực việc lưu văn cách nhanh chóng tránh tình trạng để dồn sau ngồi lưu thể +Tăng cường cho cán tham gia khóa học ngắn hạn,dài hạn cơng tác lưu trữ.Hoạt động quản lý cần phải tiến hành đồng bộ,khẩn trương đạt hiệu cao.Có nghĩa phải chạy đua với thời gian.Công văn giấy tờ công việc quan trọng chuyển giao giải nhanh chóng kịp thời góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan không gây tổn thất cho quan Tránh tình trạng để văn thất lạc,mất mát hư hỏng lộ bí mật.Chính quy định Nhà Nước ban hành đảm bảo an toàn văn bản,tài liệu.Những văn cần tổ chức cụ thể hóa thực nghiêm túc 3.2.6.2.Đ ối với Nhà Nước SVTH:Nguyễn Thị Phúc 25 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV Phải kiểm tra chặt chẽ công tác lưu trữ văn phòng.Cần tuyên truyền phổ biến rộng rãi nghị định ban hành Công tác ban hành phải đôi với việc thực chúng vào thực tế.Đồng thời phải kiểm tra sát việc thực kết đạt Ln có quy định sửa đổi để công tác lưu trữ ngày tốt Kết luận Trong thời gian thực tập thời gian đủ dài để khảo sát cách sâu sắc toàn diện mặt hoạt động quan.Tuy nhiên khoảng thời gian q báu giúp tơi có nhìn cách thực tế quan,doanh nghiệp tư nhân,về chức nhiệm vụ tổ chức SVTH:Nguyễn Thị Phúc 26 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV máy nó.Và điều quan trọng tơi tiếp cận với cơng tác văn phịng,cơng tác hành văn thư công việc gắn với sau trường Cũng đợt thực tập này, tơi có hội vận dụng kiến thức học giảng đường cách thực tế nhất.Qua bước đầu có so sánh,đối chiếu bổ sung cho lý luận thực tiễn.Vốn kiến thức lý luận thân bồi đắp thực tế đợt thực tập quý báu tơi, giúp tơi có nhìn khách quan,tồn diện nghề nghiệp Mặt khác có may mắn thực tập với cán văn thư có trình độ chun mơn cao lịng say mê nghề nghiệp giúp tơi hồn thiện mơi trường cơng sở.Cùng với q trình khảo sát làm việc tìm hiểu ngành nghề giúp tơi có nhìn rộng mở nghề nghiệp lựa chọn hội khả làm việc tương lai Tơi xin chân thành cảm ơn tới BLĐ Công Ty,các anh chị văn phịng giúp đỡ tơi hồn thành đợt thực tập này./ LỜI CẢM ƠN Thực tập tốt nghiệp khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ giáo dục SVTH:Nguyễn Thị Phúc 27 ĐHLT-QTVP-K1 Báo cáo thực tập Khoa QTVP TTTV Thực phương châm Trường Đại Học Thành Đô tổ chức đợt thực tập cho sinh viên ngành có ngành Quản trị văn phịng thơng tin thư viện Được đồng ý nhà trường tiếp nhận CT em có đợt thực tập với chuyên ngành quản trị văn phòng Tuy thời gian thực tập khơng nhiều thực có ý nghĩa thân em,nó giúp em trưởng thành nhiều.Đó hội cho em thâm nhập thực tế,làm quen với chun mơn cụ thể hóa phần lý thuyết học.Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà Nước quan từ ý thức trách nhiệm cán văn phòng trẻ chúng em lớn Để hoàn thành báo cáo,em xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy cô giáo chuyên ngành tạo điều kiện thuận lợi cho em có mơi trường học tập tốt,hoàn thành tốt phần tiếp thu lý thuyết lớp làm tảng cho đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn cán Văn phòng phòng ban khác tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực tập.Báo cáo thực tập thành sau thời gian dài học lý thuyết sau thực đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình thấy giáo.Song kiến thức cịn hạn chế thời gian viết ngắn nên báo cáo em có nhiều hạn chế khơng tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy cô giáo Xin chân thành cảm ơn./ Hà nội,ngày 15 tháng năm 2011 SVTH:Nguyễn Thị Phúc 28 ĐHLT-QTVP-K1 ... lưu trữ. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ phải dựa nguyên tắc quy định nhằm đáp ứng công việc cách nhanh Chương III Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ CT CP Y Dược. .. luận chung cơng tác lưu trữ Chương II.Qúa trình phát triển Cơng Ty thực trạng công tác lưu trữ CT Chương III .Một số nhận xét kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ CT Để hồn thành... gắng để ng? ?y đem lại hiệu cho công việc 3.2 Một số giải pháp ,kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ CT 3.2.1.Đổi tư nhận thức vị trí,vai trị,chức năng,nhiệm vụ cơng tác lưu trữ Có thể