Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng trong doanh nghiệp SX-TM-DV Hoàng Dũng.doc

Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng trong doanh nghiệp SX-TM-DV Hoàng Dũng

MỤC LỤC***

I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX – TM –

XD HOÀNG DŨNG 3

1.1 Lịch sử quá trình hình thành và phát triển 3

1.2 Đặc điểm 3

1.3 Sơ đồ công ty 6

II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU 4

7.1_ Kiểm soát nghiệp vụ 24

7.2_ Kiểm soát trong chu trình máy tính 28

7.2.1_ Kiểm soát chung 28

7.2.2_ Kiểm soát ứng dụng 30

VIII_ ÁP DỤNG PHẦN MỀM TTSOFT VÀO DOANH NGHIỆP 34

8.1_ Danh mục màn hình nhập liệu 34

8.2_ Tổ chức bộ máy kế toán xử lý 35

8.3_ Lưu đồ mô tả quá trình xử lý 38

8.4_ Đánh giá kiểm soát nhập liệu 40

I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX –TM – XD HOÀNG DŨNG

(Luật doanh nghiệp 1999 ra đời thay thế cho Luật công ty 1990).

Sau năm 2002, công ty có nhiều lần đăng ký thay đổi để tiếp tục phù hợp với

tình hình sản xuất kinh doanh và các văn bản Luật ( Luật doanh nghiệp 2005thay thế cho Luật doanh nghiệp 1999).

Mặc dù tình hình kinh tế - xã hội trong những năm gần đây có nhiềubiến động phức tạp, thông qua thế lực và tiềm lực của mình công ty TNHHSX – TM – XD Hoàng Dũng vẫn luôn khẳng định vị thế cùng sự phát triểnmột cách bền vững.

- Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI – XÂYDỰNG HOÀNG DŨNG

- Tên giao dịch: HOANG DUNG CO.,LTD

- Tên viết tắt: CÔNG TY TNHH HOÀNG DŨNG.

- Địa chỉ trụ sở chính: 114/27 Tô Ngọc Vân, Khu phố 1, Phường Thạnh

- Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng).

Trong đó: - Hiện kim: 1.991.250.000 đồng - Hiệnvật:1.008.750.000 đồng.

- Danh sách thành viên góp vốn:

Tên thành viênNơi đăng ký hộ khẩuthường trú đối với cánhân hoặc địa chỉ trụ sởchính đối với tổ chức

Giá trịvốn góp(triệuđồng)

Phầnvốn góp

1 Nguyễn HoàngDũng

414/54 Nơ Trang Long,Phường 13, Quận BìnhThạnh

2.400,00 80%

2 Nguyễn Kim Oanh414/54 Nơ Trang Long,Phường 13, Quận BìnhThạnh

600,00 20%

- Người đại diện theo pháp luật của công ty:

Chức danh: Giám đốc

Họ và tên: NGUYỄN HOÀNG DŨNG(Nam)

Sinh ngày: 12/07/1964Dân tộc: KinhQuốc tịch: Việt Nam.Số chứng minh nhân dân (hoặc số hộ chiếu): 020823305

Ngày cấp: 07/08/2003Nơi cấp: Công An tp Hồ Chí Minh.Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: 414/54 Nơ Trang Long, Phường

13, Quận Bình Thạnh.

Chỗ ở hiện tại: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh.

- Tên, địa chỉ chi nhánh: Xưởng sản xuất Học cụ Thiết bị trường học HoàngDũng.

Địa chỉ: 14/27 Khu phố 1, Tô Ngọc Vân, Phường Thạnh Xuân, Quận 12.

1.3_ Sơ đồ công ty

II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU2.1_ Quá trình bán hàng

2.1.1_Hoạt động xét duyệt

Xét duyệt đơn đặt hàng :

Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng đượcđưa lên cho giám đốc xử lý xét duyệt và lập hợp đồng Hợp đồng được lậpthành hai bản, 1 bản đưa cho khách hàng, 1 bản kèm theo đơn đặt hàng đưasang cho phó giám đốc

Tại đây phó giám đốc lập danh mục bảng kê hàng hóa cần cung cấp.Lập xong bảng kê được đưa sang cho quản lý phân xưởng, đơn đặt hàng vàhợp đồng được đưa sang phòng kế toán

Xét duyệt vật tư :

Khi nhận được bảng kê hàng hóa, quản lý phân xưởng kiểm tra vật tưđồng thời lập phiếu đề xuất vật tư Sau đó bảng kê hàng hóa đưa sang chothủ kho, còn phiếu đề xuất vật tư đưa sang cho giám đốc xử lý xét duyệt vậttư rồi chuyển cho phòng kế toán.

2.1.2_ Cung cấp hang hóa:

NHÀ KHO

CHO THUÊPHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG PHÓGIÁM

ĐỐCCỔNG 1

VƯỜN HOABẢO VỆ

PHÒNG GIÁM

ĐỐCXƯỞNG

XƯỞNG SƠN

KHO BÁN THÀNH PHẨM

XƯỞNG MỘC

KHO NGUYÊN VẬT LIỆU

XƯỞNG NHỰA

XƯỞNG LẮP RÁPKHO

BÃI XE

WC

Thủ kho sau khi nhận được bảng kê hàng hóa sẽ đối chiếu với sốlượng vật tư trong kho và lập phiếu xuất kho (2 liên) Căn cứ vào bảng kêhàng hóa và phiếu xuất kho thủ kho nhập liệu vào bảng tính Excel số lượnghàng hóa xuất kho để cập nhật vào tập tin hàng hóa đã lưu trong máy Sauđó bảng kê hàng hóa được lưu lại theo số thứ tự, bên cạnh đó phiếu xuất khođược đưa sang bộ phận giao hàng

Bộ phận giao hàng cầm theo phiếu xuất kho, sau khi giao đủ số lượngbộ phận giao hàng đưa phiếu xuất kho cho khách hàng ký, đưa khách hànggiữu 1 liên , 1 liên còn lại đã được khách hàng ký đem về đưa cho phòng kếtoán

2.1.3_ Hoạt động ghi nhận

Tại phòng kế toán, phiếu đề xuất vật tư từ giám đốc đưa sang đượclưu tại đây theo số thứ tự Kế toán dựa vào phiếu xuất kho cùng với đơn đặthàng và hợp đồng, đối chiếu lập hóa đơn bán hàng (3 liên) Liên 1 lưu lạitheo số thứ tự, 2 liên còn lại đưa cho khách hàng ký, sau đó 1 liên đưa kháchhàng giữ, liên còn lại đưa lại về phòng kế toán Căn cứ vào các chứng từ(hóa đơn bán hàng , phiếu xuất kho, cùng với đơn đặt hàng và hợp đồng) kếtoán nhập liệu vào phần mềm, cập nhật số liệu và các tập tin hàng hóa vàkhách hàng Các chứng từ được lưu lại theo số thứ tự.

2.2_ Quá trình thu tiền:

2.2.1_ Xác nhận nội dung thu tiền

Khi khách hang trả tiền, thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhập thôngtin khách hàng vào phần mềm, truy xuất số hóa đơn ứng với khoản tiền đãnhận, đối chiếu Sau đó nhận tiền, lập phiếu thu tiền (3 liên) Liên 1 lưu lạitại cùi, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại có chữ kí của khách hang kếtoán chi tiết giữ lại

2.2.2_ Nhận tiền

Thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhận tiền của khách hàng, đóng dấu đã thutiền và kí xác nhận lên phiếu thu

2.2.3_ Ghi nhận/theo dõi

Kế toán dựa vào phiếu thu, cập nhật số liệu vào phần mềm, truy xuấtvà đối chiếu với dữ liệu trong phần mềm Sau đó phiếu thu tiền được lưu lạitheo số thứ tự.

III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHUTRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP

1Hợp đồngmua bánhàng hóa.

- Căn cứ xác lập hợpđồng: chịu sự điềuchỉnh của văn bảnquy phạm pháp luậtnào nào của Nhànước, thông thườnglà Luật thương mại2005, Luật dân sự2005, thông tư 134,…; nhu cầu của cácbên.

- Ngày, tháng, nămký hợp đồng; tên,

Để bảo đảm cácquan hệ kinh tếđược thiết lậpvà thực hiệngiữa các bêntham gia ký kếthợp đồng Ởđây là việc muabán hàng hóavà thực hiệnviệc mua bánhàng hóa theothỏa thuận có

Phógiámđốc

địa chỉ, số tài khoảnvà ngân hàng giaodịch của các bên, họ,tên người đại diện,người đứng tên đăngký kinh doanh;- Đối tượng của hợpđồng tính bằng sốlượng, khối lượnghoặc giá trị quy ướcđã thoả thuận;

- Chất lượng, chủngloại, quy sách, tínhđồng bộ của sảnphẩm, hàng hoáhoặc yêu cầu kỹthuật của công việc;- Giá cả;

- Bảo hành;

- Điều kiện nghiệmthu, giao nhận;

- Phương thức thanhtoán;

- Trách nhiệm do viphạm hợp đồng kinhtế;

có căn cứ hợplý, có cơ sở hợppháp.

Để bảo vệ cácquyền và lợiích hợp pháp,đề cao tráchnhiệm của cácbên trong quanhệ kinh tế(quan hệ muabán hàng hóanày).

- Thời hạn có hiệulực của hợp đồng;- Các biện pháp bảođảm thực hiện hợpđồng;

- Các thoả thuậnkhác.

2Bảng kêhànghóa.(chứng từnội bộ)

- Tên, địa chỉ củacông ty, mã số thuế.- Tên chứng từ“Bảng kê hàng hóa”.- Ngày, tháng lậpbảng kê.

- Tên, địa chỉ đơn vị,cá nhân đặt hàng;ngày, tháng giaohàng.

- Tên, quy cách, sốlượng, sản phẩm(hàng hóa).

- Xác nhận củangười lập, xác nhậncủa người có tráchnhiệm, quyền hạn.

Thông tin, kiểmtra, đối chiếu,xác nhận:

- Thông báocho quản lýphân xưởng,các bộ phận sảnxuất đặc điểm,quy cách sảnphẩm, hàng hóacần sản xuất.- Làm căn cứđể quản lý phânxưởng kiểm travật tư và đềxuất kịp thờilên Ban giámđốc.

- Làm căn cứPhógiámđốc

Quản lýphânxưởng

để bộ phận sảnxuất lên kếhoạch sản xuất.- Xác nhận tínhhợp lệ của hoạtđộng sản xuấtcủa bộ phận sảnxuất.

3Phiếu đềxuất vậttư.

(chứng từnội bộ)

- Tên, địa chỉ củacông ty, mã số thuế.- Tên chứng từ“Phiếu đề xuất vậttư”.

- Họ tên người đềnghị, bộ phận, lý dođề nghị.

- Số thứ tự, tên quycách hàng hoá vậttư, đơn vị tính, sốlượng, ghi chú, - Ngày, tháng, nămlập phiếu.

- Xác nhận của bộphận đề nghị.

Thông tin, kiểmtra, đối chiếu,xác nhận:

- Thông báocho ban giámđốc, bộ phậnmua hàng đặcđiểm, quy cáchhàng hóa, vật tưcần mua về đểthực hiện hợpđồng.

- Làm căn cứđể bộ phận muahàng mua đượchàng hóa phùhợp, đầy đủ.- Xác nhận tính

Quản lýphânxưởng

Giámđốc

hợp lệ của hoạtđộng mua hàngcủa bộ phậnmua hàng.- Là cơ sở đểxác nhận tráchnhiệm và kiểmsoát quá trìnhquản lý hàngtồn kho (vậttư).

4Phiếuxuất kho.(chứng từnội bộ)

- Tên, địa chỉ củacông ty, mã số thuế.- Căn cứ lập (mẫu số02 vt,…)

- Tên chứng từ“Phiếu xuất kho”.- Ngày, tháng, nămlập phiếu.

- Số chứng từ.

- Ghi nhận vào sổsách kế toán (Nợ:… Có:……)

- Họ tên người nhậnhàng, địa chỉ (bộphận).

- Lý do xuất.

Thông tin, cơsở ghi nhận kếtoán, kiểm tra,đối chiếu, xácnhận:

- Thông báo

cho Ban giámđốc, bộ phậnbán hàng, bộphận kế toánđặc điểm, quycách, số lượnghàng hóa xuấtra.

- Là căn cứ đểkế toán ghi

thủ khoBộ phậngiaohàng

- Xuất tại kho (ngănlô).

- Số thứ tự; tên nhãnhiệu, qui cách, phẩmchất vật tư (sảnphẩm, hàng hóa);mã số; đơn vị tính;Số lượng (yêu cầu,thực xuất); đơn giá;thành tiền.

- Xác nhận củangười lập phiếu,người nhận hàng,thủ kho, giám đốc.

nhận vào sổsách kế toánbiến động củahàng tồn kho vàcác tài khoảnkhác có liênquan.

- Là căn cứ xácnhận tính hợplệ, hợp phápcủa hàng hóađược xuất ra,phục vụ chocông tác quảnlý hàng tồnkho, công táckiểm soát nộibộ của công ty.- Là căn cứ xácnhận sự chuyểngiao (quyền sởhữu, quyềnkiểm soát) hànghóa giữa ngườibán và ngườimua, làm cơ sở

lập hóa đơn vàthu tiền.

- Phục vụ chocông tác kiểmtra, đối chiếuviệc ghi nhậnsổ sách của kếtoán, của thủkho, đối chiếuvới đơn đặthàng của kháchhàng và hợpđồng.

5Hóa đơnbán hàng

- Tên hóa đơn “HÓA ĐƠN GIATRỊ GIA TĂNG”.- Căn cứ lập (mẫu số01 GTKT – 3LL)- Số hóa đơn.- Số liên

- Ngày, tháng, nămlập háo đơn.

- Tên, địa chỉ, số tàikhoản, điện thoạicủa đơn vị bán hàng

Thông tin, cơsở ghi nhận kếtoán, kiểm tra,đối chiếu, xácnhận:

- Chủ yếu phụcvụ cho mụcđích xác nhậnmang tính chấtpháp lý và làmcơ sở ghi nhậndoanh thu và

Kế toántrưởng(kế toántổnghợp)

Kế toánchi tiết(thủquỹ)

(công ty HoàngDũng).

- Họ tên, đơn vị, địachỉ, số tài khoản,hình thức thanhtoán, mã số thuế củakhách hàng.

- Số thứ tự, Tênhàng hóa, dịch vụ,đơn vị tính, sốlượng, đơn giá,thành tiền, tổngcộng tiền hàng.- Thuế suất GTGT,tiền thuế, tổng cộngtiền thanh toán.- Xác nhận củangười mua hàng, củangười bán hàng, củathủ trưởng đơn vị.

các các tàikhoản liên quan(tiền, khoảnphải thu, thuếGTGT,…),cùng mục đíchkiểm tra củakiểm toán viênđộc lập, cơquan thuế.- Ngoài ra, đâycòn là cơ sởquan trọng đểđối chiếu kếtoán giữa kếtoán tổng hợpvà chi tiết.

6Phiếu thu - Tên, địa chỉ củacông ty.

- Căn cứ lập (mẫu số01 tt,…)

- Tên chứng từ

Thông tin, cơsở ghi nhận kếtoán, kiểm tra,đối chiếu, xácnhận:

Thủ quỹ(Kêtoán chitiết )

Thủ quỹ(kê toánchi tiết)

“Phiếu thu”.

- Ngày, tháng, nămlập phiếu.

- Số chứng từ.

- Ghi nhận vào sổsách kế toán (Nợ:… Có:……)

- Họ tên người nộptiền, địa chỉ (bộphận).

- Lý do nộp.

- Số tiền (bằng số,bằng chữ).

- Số chứng từ gốckèm theo.

- Xác nhận của giámđốc, kế toán trưởng,người nộp tiền,người lập phiếu, thủquỹ.

Chủ yếu để xácnhận và làm cơsở cho việc ghinhận kế toán(tăng tiền hoặcgiảm khoảnphải thu), đồngthời cũng xácnhận cho việcthực hiện nghĩanghĩa vụ thanhtoán tiền muahàng của ngườimua hàng.- Ngoài ra,phiếu thu cũngphục vụ chomục đích kiểmtra, đối chiếucông nợ của kếtoán các khoảnphải thu, kiểmtra quỹ tiền mặtcủa thủ quỹ.

IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊNNGOÀI PHÒNG KẾ TOÁN

1.

Lưu đồ mô tả quá trình xử lý của chu trình bán hàng (bên ngoài phòng kế toán)Phó giám đốcQuản lý phân xưởngGiám đốc

Khách hàng

Đơn đặt hàng

Xử lý đơn đặt hàng, lập hợp

Đơn đặt hàng

Bảng kê hàng hóaĐơn đặt

hàng +hợp đồng

Bảng kê hàng hóa

Kiểm tra vật tư + lập phiếu đề

xuất vật tư

Bảng kê hàng hóa

Phiếu đề xuất vật tư

Xử lý xét duyệt vật

Phiếu đề xuất vật tư

C

Lưu đồ mô tả quá trình xử lý của chu trình bán hàng (bên ngoài phòng kế toán)Phòng kế toánThủ kho Bộ phận giao hàng

Đối chiếu lập phiếu xuất kho

Bảng kê hàng hóa

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho (2 liên)

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho (2 liên)

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho (2 liên)

Giao hàng , đưa khách

hàng ký

Nhập số liệu xuất kho vào

Cập nhật số liệu

Tập tin hàng hóa

Bảng kê hàng hóa

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho (2 liên)

Phiếu đề xuất vật tưPhiếu xuất

kho (đã ký)

Đối chiếu lập hóa đơn bán

Phiếu xuất kho+ đơn đặt

hàng + hợp đồng

Hóa đơn bán hàngHóa đơn bán

hàngHóa đơn bán hàng (3 liên)

Khách hàng

Nhập liệu vào phần mềm

Cập nhật số liệu, chứng từ

Tập tin khách

Phiếu xuất kho+ đơn đặt hàng + hợp đồng + hóa

đơn BH

Hóa đơn BH (khách hàng

đã ký)

Khách hàng

Phiếu xuất kho (đã ký)

Tập tin hàng hóa

N

V_ MÔ TẢ TÀITài khoản

cấp, tên gọi cụ thểtừng cấp

Đối tượng theodõi chi tiết củaTK (nếu có)

- Cấp 1: tài khoản 111– tiền mặt.

- Cấp 2: Tài khoản1111 Tiền mặt ViệtNam.

112 Tiền gửi ngân hàng Mở 2 cấp:

- Cấp 1: tài khoản 112– Tiền gửi ngân hàng.- Cấp 2:

+ Tài khoản 1121 Tiền Việt Nam.

+ Tài khoản 1122 Ngoại tệ.

Tài khoản 1123 Vàng, bạc, kim khíquý, đá quý.

-131 Phải thu khách hàng Mở 2 cấp:

- Cấp 1: Phải thukhách hàng.

- Cấp 2:

+ Tài khoản 1311:Phải thu khách hàngsản xuất.

+ Tài khoản 1312:Phải thu khách hàngxây dựng.

Khách hàng.

155 Thành phẩm Mở 1 cấp: Tài khoản

155: Thành phẩm Thành phẩm333 Thuế và các khoản

phải nộp Nhà nước Mở 3 cấp:- Cấp 1: Tài khoản 333- Thuế và các khoảnphải nộp Nhà nước.- Cấp 2:

+ Tài khoản 3331 Thuế giá trị gia tăngphải nộp.

+ Tài khoản 3334 Thuế thu nhập doanhnghiệp.

+ Tài khoản 3335 Thuế thu nhập cánhân.

+ Tài khoản 3336 Thuế tài nguyên.

+ Tài khoản 3337 Thuế nhà đất, tiền thuêđất.

+ Tài khoản 3338 Các loại thuế khác.+ Tài khoản 3339 -Phí, lệ phí và cáckhoản phải nộp khác.- Cấp 3:

+ Tài khoản 33311 Thuế giá trị gia tăngđầu ra.

-+ Tài khoản 33381 –Thuế môn bài.

511 Doanh thu bán hàngvà cung cấp dịch vụ

Mở 3 cấp

- Cấp 1: Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng

và cung cấp dịch vụ.- Cấp 2: Tài khoản5112- Doanh thu báncác thành phẩm.

- Cấp 3:

+ Tài khoản 51121:Doanh thu bán cácthành phẩm hoạt độngsản xuất.

+ Tài khoản 51122:Doanh thu bán cácthành phẩm hoạt độngxây dựng.

632 Giá vốn hàng bán Mở 2 cấp:

- Cấp 1: Tài khoản 632-Giá vốn hàng bán.- Cấp 2:

+ Tài khoản 6321: Giávốn thành phẩm sảnxuất.

+ Tài khoản 6322: Giávốn thành phẩm xâydựng.

Chi tiết chotừng thànhphẩm sản xuấtvà xây dựng

VI_ LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊNTRONG PHÒNG KẾ TOÁN

2.

7.1_Kiểm soát nghiệp vụ

trìnhNhận diệnrủi ro

Thủ tục kiểmsoát đang ápdụng

Đánh giá

hưởngĐề xuấtBán

Hoạt độngtiếp nhậnđơn đặthàng và xétduyệt bánchịu:

Doanhnghiệp chấpnhận nhữngđơn đặt hàngkhông có khảnăng thanhtoán.

Ghi nhậnsai thông tinvề hàng hóa(bao gồm mãhàng, sốlượng hàng,mặt hàng…);khách hàng(bao gồm mãkhách hàng,tên kháchhàng, địa chỉkhách

hàng…) khinhập liệuthông tin.

- Phòng kinhdoanh tiếp nhậnđơn đặt hàng.Đơn đặt hàng dodoanh nghiệp tựthiết kế, nhiều khitheo mẫu củakhách hàng(thông thường làhợp đồng hoặcgiấy đề nghị muahàng).

- Đơn đặt hàngđược giám đốccủa đơn vị xétduyệt trước khichuyển cho phógiám đốc.

- Căn cứ vào cácchính sách bánhàng của đơn vị,phó giám đốc lậplệnh bán hàng(bản kê danh sáchhàng hóa sẽ cungcấp),

- Sau khi lệnh bánhàng đã đượcgiám đốc xétduyệt, sẽ chuyển 1liên cho phòng kếtoán, 1 liên cho bộphận kho, 1 liênchuyển lên giámđốc xem xét, 1liên lưu tại phòng,1 liên giao chokhách hàng xác

- Bộ phậnxét duyệtcủa côngty chưa ràsoát, nhậndạng kỹđối tượngkháchhàng hoặcđánh giásai kháchhàng.

- Bộphận khaibáo khaithông tinkhông hợplệ, khôngtrung thực.

- Không có sựđối chiếu,kiểm tra xemgiá trị đơn đặthàng có nằmtrong hạnmức tín dụngcho phép củacông ty haykhông.

- Sự xác minhcác thông tinhơp lệ về sựđặt hàng củakhách hàng(mã kháchhàng, tên, địachỉ…) mangtín ước lệ,không kĩcàng.

- không có sựđối chiếu, sosánh thông tinmà kháchhàng cungcấp về hànghóa (sốlượng, mẫumã, quycách…) cũngnhư so sánhgiữa giá trênđơn đặt hàngcủa kháchhàng vớibảng giá của

- Khôngthu đượcnợ.-Lỗ donợ khóđòi.

-Cungcấp saihàng hóa.

-Giao saikháchhàng.

- Thôngtin về giácả giữakháchhàng vàđơn vịnhiều khikhôngđồng nhấttạo sựmâuthuẫn,gây mấtuy tín chodoanhnghiệp

- Xét duyệtkỹ càng đốitượng muahàng trước khiđi đến quyếtđịnh cung cấphàng hóa.

- Bộ phậnghi chép cầnxem xét kỹtrước đốitượng hànghóa, kháchhàng, có thểđối chiếuthường xuyêngiữa sổ sáchvà hệ thống kếtoán.

- Đối chiếu,so sánh chi tiếtgiữa thông tinnhận được vàthông tin cungcấp lại chokhách hàng - lưu trữ đơnđặt hàng cũ ,ghi số đơn đặthàng mới củakhách hàng cũsau khi có sựsữa chữa đểtiện lợi choviệc theo dõicông nợ

nhận mặt hàng đã

Hoạt độngxuất, giaohàng, lậpchứng từgửi hàng,chứng từvận chuyển:

Xuất kho,giao hàng cóthể khôngđúng đốitượng nhậndo thông tinvề kháchhàng bị khaibáo khôngchính xác.Xuất kho,giao hàng cóthể sai sốliệu, sai mặthàng, kiểudáng do lúckhai báo vềthông tinhàng hóa bịsai, thiếuchính xác.

Thời giangiao hàng cóthể bị sailệch, hoặc bịchậm so vớithời gian ghitrên hợpđồng.

- Bộ phận khokiểm tra, xem xétlệnh bán hàng từphòng kinh doanhxem đã được xétduyệt chưa, nếuchưa có chữ ký vàdấu đã xét duyệt,bộ phận khochuyển ngược lạiphòng kinh doanh - Nếu đã được xétduyệt, quản lýxưởng sẽ liệt kênhững mặt hàngcần phải xuất,(chứng từ giaohàng) chuyển lêncho phòng kếtoán.

- Kế toán chi tiếtlập phiếu xuất kho(2 liên), 1 liênchuyển cho ngườigiao hàng, 1 liêncho khách hànggiữ.

- Khi nhận hàngtừ kho, nhân viêngiao hàng cần sosánh các mặt hàngthực nhận vớichứng từ gửi hàng(phiếu giao hàng),nếu có chênh lệch

- Do mấthàng

- Do giaonhầm chokháchhàng.

- Do sơsuất củathủ kho,nhân viêngiao hàng.

- Do tiếnđộ sản xuấtcủa côngty chậmbởi nhữngyếu kémvề mặt kỹthuật.

- Côngnghệ cònnon kém.

- Ý thứcđạo đứccủa nhânviên giao

- Sơ sài trongviệc đối chiếuchi tiết về sốlượng hànggiao, đặc điểmvề mặt hàngcủa quản lýkho.

- Đồng nhấtgiữa phiếugiao hàng vớichứng từ vậnchuyển khiđơn vị đi, giaohàng chokhách hàng,tạo ra sai sótvề số lượng,quy cách, chấtlượng hànghóa, thời hạn - Không có sựkiểm tra đốichiếu về tínhchính xác trênhóa đơn bánhàng do kếtoán chi tiếtlập như sốlượng, sốlượng, thôngtin về kháchhàng cũng nhưkiểm tra các

- Làmmất hànghóa.

- Kháchhàng bịxáo trộn - Làmmất uy tíncủa côngty.

- Khôngđáp ứngđược yêucầu củakháchhàng.

- Giaohàng trễ,phát sinhchi phí,mất uy tíncủa

- Làmmất máttài sảncủa côngty, ảnh

- Rà soát kỹđối tượng nhậnhàng hóa.

- Đối chiếu,kiểm tra sốlượng giao.

- Đầu tư kỹthuật côngnghệ sản xuất.

- Quản lýchặt chẽ quátrình sản xuấtđể đáp ứngtiến độ sảnxuất.

- Thắt chặtthời gian giaohàng, đảm bảouy tín chodoanh nghiệp.

- Có thể đầutư thêm côngnghệ nhằm