công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần chè Kim Anh.DOC

công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần chè Kim Anh

Lời mở đầu

Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu đợc của qúa trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp Giá trị nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷtrọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Vì vậy, quản lý tốt khâuthu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất l-ợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanhnghiệp Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là một bộ phận của hạch toán kếtoán trong doanh nghiệp, đảm nhận nhiệm vụ theo dõi tình hình biến độngcủa từng chủng loại vật liệu khác biệt Công tác này đặc biệt có ý nghĩa đốivới các doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu Nếu hạch toánchi tiết nguyên vật liệu không đợc thực hiện tốt gây nên tình trạng thiếu vậtliệu sẽ làm ngừng qúa trình sản xuất; nếu gây chậm trễ hay nhầm lẫn choqúa trình cung cấp từng loại nguyên vật liệu cũng có thể gây đình trệ choquá trình sản xuất.

Xuất phát từ vai trò quan trọng trên của hạch toán chi tiết nguyên vậtliệu, kết hợp với những tài liệu thực tế của công tác tổ chức kế toán tạiCông ty Cổ phần chè Kim Anh, tôi đã hoàn thành chuyên đề “ Hoàn thiệncông tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần chè KimAnh ”.

Mục đích của chuyên đề này là xem xét những vấn đề lý thyết cơ bản vềnguyên vật liệu và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong thực trạng tổchức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở một đơn vị hoạt động sản xuấtkinh doanh cụ thể, từ đó có những đánh giá và mạnh dạn đa ra một số đềxuất phù hợp với đặc điểm và tình hình cụ thể của Công ty với mong muốngóp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác hạch toán nguyên vậtliệu nói riêng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị nói chung Nội dung của chuyên đề cơ bản bao gồm 3 phần:

- Phần I: Những vấn đề chung về nguyên vật liệu và công tác hạch toánchi tiết NVL.

- Phần II: Thực trạng công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Côngty Cổ phần chè Kim Anh.

Chuyên đề kế toán trởng – Nguyễn Hạnh Lê Nguyễn Hạnh Lê

- PhÇn III: Ph¬ng híng hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËtliÖu trong C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh.

Đó là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh: sắtthép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, dự ántrong doanh nghiệp đóng dày, vải trong doanh nghiệp may mặc, chè búptrong doanh nghiệp chế biến chè

b Đặc điểm:

Là một bộ phận của đối tợng lao động NVL có 2 đặc điểm cơ bản sau: - NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham giavào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộhoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sảnphẩm Do đó trong quản lý NVL chỉ quản lý về mặt giá trị xuất dùng màkhông xét mặt lợng hình thái của NVL.

- Giá trị của NVL đợc chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới làmra.

Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chứchạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.

2 Nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu.

Để cung cấp cđầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản

lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện đợc các nhiệmvụ sau đây:

Chuyên đề kế toán trởng – Nguyễn Hạnh Lê Nguyễn Hạnh Lê

- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng,chất lợng và giá thành thực tế của NVL nhập kho.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lợng và giá trị NVL

nhập kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL.

- Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí

sản xuất kinh doanh.

- Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trị NVL tồn kho, pháthiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp cóbiện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.

II Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lợng, chất lợngcủa từng thứ (từng danh điểm) theo từng kho và từng ngời phụ trách vậtchất Trong thực tế hiện nay có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết NVL sauđây:

1 Phơng pháp thẻ song song.

* Tại kho: Theo phơng pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập,

xuất NVL để ghi Thẻ kho (mở theo từng danh điểm NVL trong từng kho).Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL về mặt sốlợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Cuối tháng, thủ kho phải tiếnhành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danhđiểm vật liệu.

* Tại phòng kế toán: Kế toán NVL mở Thẻ kế toán chi tiết NVL cho

từng danh điểm NVL tơng ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dungtơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hằng ngày, hoặc địnhkỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhânviên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu, ghi đơn giá hạch toán vào vàtính ra số tiền Sau đó lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ vàđối chiếu với thẻ kho

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căncứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập – Nguyễn Hạnh Lê xuất - tồn khovề mặt giá trị của từng loại NVL Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với sốliệu ở phần kế toán tổng hợp.

Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán NVL còn mởsổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ Phơng pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu vàphát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho củatừng danh điểm NVL kịp thời, chính xác Tuy nhiên, phơng pháp này chỉ sửdụng đợc khi doanh nghiệp có ít danh điểm NVL.

Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song songnh sau:

Bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn kho vật liệu tồn kho vật liệu

Tháng… năm… năm… năm…

Tồn đầutháng

Nhập trongtháng

Xuất trongtháng

Tồn cuốithángSố l-

Số ợng

Số ợng

Số ợng

Thẻ kế toán chi tiết vật liệu

Số thẻ … năm… Số tờ… năm…Tên vật t:

Số danh điểm:Đơn vị tính:Kho:

Chứng từTríchyếu

Số ợng

Số ợng

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song

Chuyên đề kế toán trởng – Nguyễn Hạnh Lê Nguyễn Hạnh Lê

Phiếu nhập kho

-5-Thẻ khoPhiếu xuất kho

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL

Kế toán tổng hợpThẻ

hoặcsổ chitiết vật

liệu

Ghi h»ng ngµy §èi chiÕu Ghi cuèi th¸ng

2 Phơng pháp đối chiếu luân chuyển.

Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVLvà số lơng chứngtừ nhập, xuấtNVL không nhiều thì phơng pháp thích hợp để hạch toán chitiết NVL là phơng pháp đối chiếu luân chuyển.

Theo phơng pháp này:

* Tại kho: Giống phơng pháp thẻ song song ở trên.

* Tại phòng kế toán: Kế toán chỉ mở Sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo

từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danhđiểm NVL và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kêxuất vật liệu và dựa vào các bảng kê này để ghi vào Sổ luân chuyển NVL.Khi nhận đợc thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lợng nhập, xuất củatừng thẻ kho với Sổ luân chuyển NVL, đồng thời từ Sổ đối chiếu luânchuyển NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu.

Nh vậy, phơng pháp này giảm nhẹ khối lợng công việcghi chép của kếtoán, nhng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nêntrong trờng hợp số lợng chứng từ nhập, xuất của từng anh điểm NVL khánhiều thì công việc kiểm tra, đối chiéu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa làảnh hởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.

Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp đối chiếuluân chuyển nh sau:

Bảng kê nhập ( xuất ) vật liệu

Danhđiểm vật

Số lợngchứng từ

Sổ đối chiếu luân chuyển

Năm:… năm… Kho:… năm…

Số d đầuTháng 1

Luân chuyển Tháng 1Số d cuốiTháng 2

Chuyên đề kế toán trởng – Nguyễn Hạnh Lê Nguyễn Hạnh Lê

Số ợng

SốtiềnSố l-

Số ợng

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp đối chiếu luân chuyển

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu

3 Phơng pháp số d.

Với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời cósố lợng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều thì phơng pháp hạchtoán chi tiết NVL thích hợp nhất là phơng pháp số d.

Theo phơng pháp này:

* Tại kho: Thủ kho ngoài việc ghi thẻ kho nh các phơng pháp trên thì

cuối kỳ còn phải ghi lợng NVL tồn kho từ Thẻ kho vào Sổ số d.

* Tại phòng kế toán: Kế toán dựa vào số lợng nhập, xuất mà kế toán

nhận đợc khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày một lầnPhiếu

nhập kho

Thẻ kho

Phiếuxuất kho

Bảng kênhập vật liệu

Sổ đối chiếuluân chuyển

Bảng kê xuấtvật liệu

Sổ kếtoántổnghợp

vềvậtliệu

(kèm theo Phiếu giao nhận chứng từ) và giá hạch toán để tính giá thành tiềnNVL nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đố ghi vào Bảng luỹ kế nhập – Nguyễn Hạnh Lêxuất - tồn kho (bảng này đợc mở theo từng kho) Cuối kỳ tiến hành tínhtiểntên Sổ số d với tồn kho trên Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho Từ bảngnày kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL để đối chiếu với Sổ kếtoán tổng hợp về vật liệu.

Phơng pháp này tránh đợc việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việcghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhng việc kiểm tra, đốichiếu và phát hiên sai sót gặp nhiều khó khăn Vì vậy, phơng pháp này đòihỏi nhân vien kế toán và thẻ kho phải có trình độ chuyên môn cao

Mẫu sổ và Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp số d nh sau:

Số d đầunăm

Tòn khocuối tháng 1

Tồn khocuối tháng 2Số l-

Số ợng

Số ợng

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp số d

Chuyên đề kế toán trởng – Nguyễn Hạnh Lê Nguyễn Hạnh Lê

-9-nhập kho

Thẻ khoPhiếu

xuất kho Sổ sốd

Phiếu giao nhậnchứng từ nhập

Bảng luỹ kế nhập,xuất, tồn kho vật liệu

Sổ kếtoántổnghợp

vềvậtliệuPhiếu giao nhận

chứng từ xuất

Ghi trong th¸ng Ghi cuèi th¸ng

§èi chiÕu

phÇn II

Thùc tr¹ng c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸nchi tiÕt nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty cæ

phÇn chÌ Kim Anh

I Kh¸i qu¸t chung vÒ c«ng ty

1 Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh.

C«ng ty Cæ phÇn chÌ Kim Anh cã trô së t¹i x· Mai §×nh – NguyÔn H¹nh Lª huyÖn

Sãc S¬n thµnh phè Hµ Néi Tªn giao dÞch :

Kim Anh Tea Stock-holding company.

Tel: 04.8843222-8843263, Fax: 04.8840724.Website: http://www.Kimanhtea.com

Nhà máy chè Vĩnh Long đợc thành lập năm 1959 ở Hà Nội chuyênsản xuất chè hơng tiêu dùng nội địa Ngày 15/5/1980, Bộ Nông nghiệp vàCông nghiệp thực phẩm quyết định sáp nhập hai nhà máy chè Kim Anh vànhà máy chè Vĩnh Long thành nhà máy chè xuất khẩu Kim Anh, trụ sở tạixã Mai Đình – Nguyễn Hạnh Lê huyện Sóc Sơn – Nguyễn Hạnh Lê Hà Nội

Tháng 2/1990 nhà máy chè xuất khẩu Kim Anh đợc đổi tên thànhnhà máy chè Kim Anh Ngày 18/12/1995, nhà máy chè Kim Anh đợc đổitên thành Công ty chè Kim Anh thuộc Tổng công ty chè Việt Nam Từ năm1995 đến năm 1999, công ty đã có những bớc tiến đáng kể những sản phẩmmang mác Kim Anh Tea Company đã trở nên quen thuộc với ngời tiêudùng Việt Nam và còn xuất hiện ở nhiều nớc: Hồng Kông, Canada, ĐôngÂu, Chính bởi sự đa dạng về chủng loại, phong phú về mẫu mã và chất l-ợng của nó Tuy vậy, đến năm 1999 Nhà nớc có chủ trơng tổ chức sắp xếplại DNNN lớn thuộc các ngành, lĩnh vực chủ chốt với mục đích tăng hiệuquả kinh tế nhà nớc đồng thời nâng cao tăng trởng kinh tế, do đó công tychè Kim Anh là DNNN đầu tiên thuộc ngành chè đợc chọn để tiến hành cổphần hoá Sau 6 tháng chuẩn bị các bớc tiến hành ngày 3/7/1999 Bộ nôngnghiệp và phát triển nông thôn quyết định số 99/QĐBNN - TCCB chínhthức chuyển công ty chè Kim Anh thành công ty cổ phần chè Kim Anh.Chuyển sang cổ phần với số vốn điều lệ là 9,2 tỷ đồng đợc chia thành92.000 cổ phần trong đó cổ phần nhà nớc chiếm 30%, tỷ lệ cổ phần bán chongời lao động trong công ty là 48%, bán cho đối tợng bên ngoài là 22%.

Chuyên đề kế toán trởng – Nguyễn Hạnh Lê Nguyễn Hạnh Lê

Hội đồngquản trị

soátĐại hội đồng

cổ đông

Giám đốcđiều hành

Phó giám đốcnguyên liệuPhó giám đốc

kinh doanh

Phòngkinh tế thị trờng

Phòngtàichínhkế toán

Phònghànhchínhtổng hợp

phẩm PX chếbiếnNhà máy

chè Đại Từ

Nhà máychè Định

HoáXởng chè

NgọcThanh

Để thấy rõ cơ cấu sản xuất của công ty cổ phần chè Kim Anh ta sẽxem xét sơ đồ cơ cấu sản xuất tại Công ty cổ phần chè Kim Anh:

Tổ saohơng

Tổ vậnchuyển

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán

Công ty cổ phần chè Kim Anh là công ty có quy mô không lớn, mọihoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu tập trung tại công ty Nên để thuậntiện cho việc cung cấp thông tin kế toán, công ty tổ chức kế toán theo môhình tập trung vào một phòng kế toán trung tâm Còn ở các bộ phận trựcthuộc có các nhân viên kinh tế.

thủ quỹKế toán tập hợp chi

phí và tính giá thành sản phẩmKế toán tài sản

cố định,VLP,công nợ

Kế toán l ơng Phòng HCTH)

II Thực trạng công tác hạch toán chi tiết nguyênvật liệu tại công ty cổ phần chè kim anh

1 Đặc điểm chung.

Công ty chè Kim Anh sử dụng vật liệu chính chiếm khoảng trên 80%trong tổng giá thành của sản phẩm nh: chè xanh đặc biệt, chè xanh loại một, chè xanh loại 2,… năm… chè đen loại 1, chè đen loại 2,… năm…Vật liệu phụ gồm:hơng liệu nh: sen, cúc, nhài, ngâu,… năm…nhãn nh: Thanh hơng, Hồng đào, hộpchè túi lọc,… năm…Nhiên liệu sử dụng để sấy và sao chè: than, củi,… năm…để chạymáy phát, phục vụ công tác quản lí, sản xuất: xăng, dầu,… năm…

Đối với vật liệu nhập kho: giá vốn thực tế của vật liệu sẽ là giá ghi trênhoá đơn giá trị gia tăng ( phần không thuế ) cộng với chi phí vận chuyển( nếu có ).

Đối với vật liệu xuất kho: công ty hạch toán giá thực tế theo phơng phápbình quân cả kì dự trữ.

Vì công tác hạch toán chi tiết của Công ty tập trung chủ yếu vào vật liệuchính ( chiếm tỷ trọng tuyệt đối trong danh mục NVL của Công ty ) là cácloại chè xanh, chè đen… năm…và do hạn chế của qui mô đề án nên trong đề ánnày sẽ chỉ trình bày thực trạng hạch toán vật liệu chính của Công ty làmđiển hình nghiên cứu cho toàn bộ công tác hạch toán chi tiết NVL trongđơn vị.

2.Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu.

2.1 Thủ tục nhập, xuất vật liệu.

a Thủ tục nhập kho.

Theo chế độ kế toán qui định tất cả các loại vật liệu khi về đến công tyđều phải tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho Khi vật liệu về đếnkho ngời cung cấp hoặc nhân viên tiếp liệu đem Hoá đơn mua hàng ( Xembiểu số 01) lên phòng Kế toán tài chính ( KTTT ) Phòng KTTT sẽ kiểm trahoá đơn ,đối chiếu nội dung ghi trên hoá đơn với hợp đồng mua hàng đã kíkết về chủng loại qui cách nếu đúng sẽ lập phiếu nhập kho (PNK) Sau đónhân viên tiếp liệu cầm PNK xuống kho đề nghị thủ kho cho nhập kho vậtliệu mua về.

Trớc khi cho nhập kho vật liệu phải đợc tiến hành kiểm nghiệm Bankiểm nghiệm gồm có: 1 đại diện phòng KTTT, 1 đại diện phòng kĩ thuật vàthủ kho Ban kiểm nghiệm kiểm tra số lợng vật liệu thực có, qui cách vàphẩm chất vật liệu, nếu đảm bảo thì sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật liệu( Xem biểu số 02) và kí xác nhận vào PNK rồi đề nghị thủ kho cho nhậpkho.

PNK đợc lập thành 3 liên, trong đó: 1 liên giao cho phòng KTTT giữ,1 liên giao cho nhân viên tiếp liệu giữ, 1 liên thủ kho giữ Thủ kho sử dụngPNK để ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng rồi chuyển cho kế toán.

(Mẫu PNK xem biểu số 03)

Địa chỉ: Số TK:Hình thức thanh toán: MS: 01 00103986

STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền

1 Chè xanh đặc sản kg 1.650 33.000 54.450.000Cộng tiền hàng: 54.450.000đThuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 5.454.000đTổng cộng tiền thanh toán: 59.895.000đSố tiền viết bằng chữ: Năm mơi chín triệu tám trăm chín lăm nghìn đồng chẵn.

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

Chuyên đề kế toán trởng – Nguyễn Hạnh Lê Nguyễn Hạnh Lê

( Kí, họ tên) (Kí, họ tên) ( Kí, đóng dấu, họ tên)

Biểu số 02

Công ty cổ phần chè Kim Anh

Phiếu kiểm nghiệm

Số :30Tên chè: Xanh đặc sản

NơI giao: Anh TuấnNơI nhận: Kho TháI

Số lợng: (tịnh Kg)Ngày lấy mẫu: 10/12/2001

Kết quả kiểm nghiệm

Ngoại hình:Màu sắc chè:

Thuỷ phân: 4% Bồm căng: 10% Tạp chất:Vụn nát:

Nội chất:

Hơng: ThơmVị: ĐậmNớc: Vàng sángBã: Vàng xanhQui cách đóng gói: