Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin giải pháp ERP Công ty cổ phần Sông Đà - Tổng cơng ty Sơng Đà Phần I THƠNG TIN CHUNG Công ty cổ phần Sông Đà - Đơn vị Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới, đơn vị thành viên Tổng Công ty Sông Đà thành lập ngày 01/05/1983 cơng trình thủy điện Hòa Bình *, Nhiệm vụ Cơng ty: Thi cơng hạng mục cơng trình dự án thuỷ điện Hòa Bình; thủy điện Yaly; thủy điện Sơng Hinh, SêSan 4,Sê San 4a, thủy điện Hủa Na, thủy điện Sơn La, thủy điện Nậm Chiến, thủy điện Huội Quảng, thủy điện Lai Châu, thủy điện Đồng Lai Đắp đập, thi công bê tông đầm lăn, bê tông cửa nhận nước, đập tràn nhà máy, kênh dẫn nước ra, sản xuất đá xây dựng, sản xuất bê tông; Tham gia thi công cầu đường, thi công hạng mục cơng trình khai thác sản xuất đá xây dựng dự án thuỷ điện SêKaMan thựôc nước Cộng hồ dân chủ nhân dân Lào bao gồm cơng tác thi công đất, đá, bê tông hạng mục cơng trình cửa nhận nước, đập tràn, đập dâng, hầm dẫn nước, nhà máy thuỷ điện, sản xuất vật liệu đá, bê tông chuẩn bị đầu tư số dự án như: Xây dựng khu chung cư CT2 , tòa nhà thương mại hỗn hợp TM khu đô thị Văn Khê Hà Đông - TP Hà Nội, triển khai xây dựng dự án khu nhà cao cấp HH6 Nam An Khánh - Hà Nội, Triển khai xây dựng Tòa nhà Quốc Hội dự án thuỷ điện, xây dựng dân dụng, xây dựng công nghiệp Hiện công ty tham gia xây dựng nhà máy Nhiệt điện Thái Bình, cơng trình đường sắt thị tuyến Cát Linh - Hà Đông Hà Nội, dự án phong điện Bạc Liêu nhiều cơng trình khác *, Trụ sở Cơng ty: Tòa nhà TM khu đô thị Văn Khê - phường La Khê - quận Hà Đông, TP Hà Nội *, Các đơn vị trực thuộc: Cơng ty có đơn vị trực thuộc, công ty liên kết với phạm vi hoạt động rộng khắp nước nước Bao gồm: a, Khu vực Hà Nội b, Khu vực Đông Bắc - tỉnh Quảng Ninh c, Khu vực Tây Bắc - tỉnh Sơn La & tỉnh Lai Châu d, Khu vực miền Trung Tây Nguyên - Tỉnh Nghệ An & tỉnh Gia Lai e, Khu vực miền Nam - tỉnh Đồng Nai f, Khu vực đồng sông Cửu Long - Tỉnh Bạc Liêu g, Tại Nước CHDC ND Lào - tỉnh SeKong & tỉnh Attapue Phần II CHIẾN LƯỢC ỨNG DỤNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG SXKD I/ Chiến lược kinh doanh Chiến lược kinh doanh đến năm 2020 Công ty CP Sông Đà sau: Xây dựng Sông Đà trở thành đơn vị vững mạnh ngành xây dựng Việt Nam, sở hữu nguồn nhân lực chất lượng cao công nghệ xây dựng tiên tiến để có đủ lực cạnh tranh hội nhập thị trường quốc tế Có thể đảm nhận tổng thầu xây dựng dự án điện lớn (thủy điện, nhiệt điện, điện nguyên tử ), dự án phát triển hạ tầng giao thông, dự án kkhu đô thị, khu cơng nghiệp, bến cảng, khai khống sản xuất vật liệu xây dựng - Tốc độ tăng trưởng bình quân: 14 % - 15%/năm Giá trị sản lượng dự kiến năm 2020 đạt: 3.150 tỷ đồng Tổng số cán bộ, công nhận viên: 5.500 người II/ Ứng dụng CNTT quản lý doanh nghiệp Sông Đà Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin nội doanh nghiệp: Như trình bày trên, Sông Đà đơn vị trực thuộc, liên kết với địa bàn hoạt động rộng phạm vi nước nước Nghành nghề hoạt động đa dạng từ thi công xây lắp công trình thủy điện, nhiệt điện, phong điện; sản xuất vật liệu xây dựng; tư vấn thiết kế; kinh doanh bất động sản Các đơn vị trực thuộc công ty hoạt động độc lập, phụ trách cơng trình riêng quản lý khối lượng tài sản lớn từ 120 -:- 230 tỷ đồng Tuy nhiên đơn vị chi nhánh phải hạch toán phụ thuộc vào công ty mẹ Sông Đà tự xây dựng hệ thống quy chế, quy định nội hoàn chỉnh tất lĩnh vực để quản lý đơn vị Do vậy, yêu cầu đặt cho công ty phải xây dựng hệ thống thơng tin nội hồn chỉnh phản ánh tức thời toàn hoạt động chi nhánh cơng trường từ thi cơng, tài chính, thu vốn, cung ứng vật tư, quản lý nhân để có biện pháp quản lý, hỗ trợ kiểm sốt phù hợp Thực trạng sử dụng CNTT yêu cầu phải đầu tư giải pháp ERP: Xác định rõ tầm quan trọng việc áp dụng Công nghệ thông tin quản lý điều hành doanh nghiệp Lãnh đạo cơng ty quan tâm đầu tư chi phí, nhân lực cho Công nghệ thông tin Công ty đầu tư trang bị 01 phòng quản trị máy riêng đặt trụ sở tuyển dụng 01 chuyên viên IT phụ trách công tác Cán bộ, nhân viên cấp công ty tùy theo chức vụ phạm vi cơng việc trang bị máy tính xách tay đảm bảo hồn thành cơng việc Các phòng nghiệp vụ trụ sở công ty công trường trang bị đầy đủ thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công việc máy scan, máy in mầu, máy ảnh Công ty xây dựng trang Web riêng Thành lập riêng tổ phụ trách trang Web Phó tổng giám đốc phụ trách (\\http:www http://songda6.com.vn/) Nhiệm vụ trang Web đăng tải thông tin giới thiệu cấu tổ chức công ty, lịch sử, nhiệm vụ thơng tin thống kết sản xuất kinh doanh công ty thời kỳ Từ năm 2008, Sông Đà mua quyền phần mềm Portal Office Công ty TNHH giải pháp phần mềm Việt (VSS) đưa vào sử dụng công tác quản lý công ty Hiện Sông Đà sử dụng phiên Portal Office - Enterprise Edition Việc đưa vào sử dụng thành công phần mềm Portal Office thành công công tác quản trị Sông Đà Các Module công văn, tin nhắn, giao việc báo cáo ngày đáp ứng tương đối đầy đủ yêu cầu cơng ty thời điểm Tồn cơng văn đến công ty, văn giao dịch với đối tác thực từ hệ thống Đối với việc nộp báo cáo định kì, theo cách thơng thường, đơn vị trực thuộc lập báo cáo, in ấn, kiểm tra, ký đóng dấu gửi công ty Với đơn vị xa CHDCND Lào, phải khoảng tuần báo cáo đơn vị đến công ty Sau phòng cơng ty kiểm tra, thấy sai sót lại gửi văn để đơn vị chỉnh sửa, lại thêm vài ngày, quy trình lặp lại đến đạt u cầu thơi Quy trình tốn cơng sức, chi phí làm chậm tiến độ công việc nhiều, đặc biệt với báo cáo quan trọng báo cáo năm, báo cáo tháng mức độ xác thường khơng cao đơn vị phải lập trước để gửi cho kịp thời gian nên số liệu thường tương đối Với hệ thống Portal office, công ty chi nhánh trao đổi với tức thời Không tốn tiền vận chuyển bưu kiện, cập nhật số liệu vài phút lãnh đạo công ty biết hơm chi nhánh TP Bạc Liêu đổ m3 bê tơng, có thiếu vật tư khơng Hiện văn phòng cơng ty Sông Đà thực in ấn văn cần phải ký, đóng dấu gửi lên quan cấp trên, quan quyền Chi phí tiền điện thoại trung bình 200.000 đ/ phòng/tháng (giảm 80% so với trước áp dụng hệ thống Portal office) Theo tính tốn, với hiệu hệ thống đem lại, chi phí văn phòng phẩm, thư từ liên lạc công ty giảm khoảng 2/3 Tuy nhiên Sơng Đà chưa có giải pháp ERP tổng thể cho tồn doanh nghiệp Mỗi phòng, ban công ty thực số nhiệm vụ riêng quy trình sản xuất, mức độ sử dụng Công nghệ thông tin tác nghiệp khác Phòng Kỹ thuật quản lý tiến độ, khối lượng, cơng nghệ sử dụng phần mềm Auto Cad; Project; phần mềm tính tốn lực Phòng Kinh tế lập hồ sơ dự thầu nên sử dụng phần mềm dự tốn ACITT; G8 Phòng Kế tốn thực nghiệp vụ kế tốn nên sử dụng phần mềm kế tốn SAS (Songda Account System) Phòng Nhân quản lý bảo hiểm, hồ sơ nhân nên có phần mềm riêng, phòng vật tư, giới Mỗi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phận bên cạnh (chuyện thường xuyên xẩy ra), phòng phải yêu cầu phòng quản lý số liệu cung cấp cấp xuất liệu phần mềm thông dụng (word, excell, ) sau lại nhập lại vào phần mềm để tính tốn Vì tốn thời gian, công sức số liệu không phản ánh chất (do bị chỉnh sửa) Lãnh đạo công ty muốn nắm tình trạng doanh nghiệp thời điểm phải chờ đủ báo cáo tất phòng ban, chậm chễ định, điều đặc biệt quan trọng xử lý tình cần phải có định nhanh chóng định nhận cơng trình mới, mua bán tổ hợp thiết bị (do phải nắm rõ số liệu tài chính, tiến độ cơng việc, kế hoạch sản xuất cơng ty phòng quản lý) Đồng thời, trình độ sử dụng CNTT nhân viên phòng khác nhau, thường phòng biểu mẫu báo cáo, kiểu trình bày khác, font chữ khác tính chun nghiệp khơng cao Với quy mô phát triển công ty thời gian tới (hơn nghìn tỷ sản lượng 5500 cán bộ, nhân viên) Yêu cầu cấp thiết đặt để công ty đạt mục tiêu kinh doanh phải có hệ thống thơng tin tin cậy, đồng bộ, thống Đáp ứng nhu cầu sử dụng tương lai đến năm 2020 đồng thời tích hợp sử dụng thành tảng Công nghệ thơng tin có doanh nghiệp Tức Cần phải xây dựng giải pháp ERP tổng thể cho công ty cổ phần Sông Đà Phần III KẾ HOẠCH XÂY DỰNG GIẢI PHÁP ERP CHO SÔNG ĐÀ ERP gì: ERP: Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Mục tiêu ERP: Tích hợp tất phòng ban tồn chức công ty vào chung hệ thống máy tính mà đáp ứng tất nhu cầu quản lý khác phòng ban Lý cần thiết phải thực dự án ERP: a, Cung cấp thông tin quản trị đáng tin cậy ERP giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa định dựa sở có đầy đủ thơng tin xác Nếu khơng có hệ thống ERP, cán quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác tìm thấy nhiều số liệu khác (Phòng Tài kế tốn cơng ty có số doanh thu riêng, chi nhánh trực tiếp thu vốn có số liệu riêng) Với hệ thống ERP, có kiểu thật; khơng thắc mắc, khơng nghi ngờ tất phòng ban, nhân viên sử dụng chung hệ thống thời gian thực b, Giảm lượng hàng tồn kho Phân hệ quản lý kho hàng phần mềm ERP cho phép công ty theo dõi hàng tồn kho xác xác định mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ mà giảm nhu cầu vốn lưu động đồng thời giúp tăng hiệu kinh doanh Trong thời điểm cần thiết, cơng ty điều chuyển lượng vật tư chi nhánh Hà Nội quản lý chưa có nhu cầu sử dụng cho Chi nhánh Quảng Ninh cần gấp chưa có tiền trả đối tác c, Chuẩn hóa thơng tin nhân Phân hệ quản lý nhân cung cấp xác thơng tin nhân ngành nghề đào tạo, bảo hiểm, bậc lương, lịch sử công tác cán bộ, công nhân viên cho lãnh đạo nhà quản lý quan công ty nhưn chi nhánh thời điểm d, Công tác kế tốn xác Phân hệ kế tốn phần mềm ERP giúp công ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch tốn thủ cơng Phân hệ kế tốn giúp nhân viên kiểm toán nội cán quản lý cao cấp kiểm tra tính xác tài khoản Hơn nữa, phân hệ kế toán thiết kế tốt hỗ trợ qui trình kế toán biện pháp kiểm soát nội chất lượng e, Quản lý thông tin khách hàng: Với hệ thống ERP, đơn hàng khách hàng theo lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng giao hàng cho khách hàng phận Tài xuất hóa đơn Chẳng bạn lấy thơng tin từ chung hệ thống nhận thông tin rải rác từ hệ thống khác phòng ban Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng cách dễ dàng, giúp phối hợp phận kinh doanh, kho giao hàng địa điểm khác thời điểm f, Chuẩn hóa tăng hiệu suất sản xuất Áp dụng hệ thống hoạch định sản xuất hiệu làm giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm g, Qui trình kinh doanh xác định rõ ràng Giúp phân công công việc rõ ràng giảm bớt rối rắm vấn đề liên quan đến hoạt động tác nghiệp hàng ngày công ty Xác định quy mô cho dự án ERP: Theo kiến nghị nhà tư vấn, với định hướng Sông Đà đến năm 2020 quy mô doanh nghiệp 5.500 người tức số lượng trực tiếp sử dụng hệ thống ERP khoảng 350 người (cơ quan công ty quan chi nhánh trực thuộc); chi phí cho hệ thống ERP khoảng 1,5% - 2% doanh thu cho năm đầu Với doanh thu Sông Đà năm 2012 1.270 tỷ; dự án ERP Sơng Đà có giá trị khoảng: 20 - 25 tỷ đồng (920 nghìn USD -:- 1.200 triệu USD) Gồm: • Chi phí quyền • Chi phí triển khai chuyển giao hệ thống • Chi phí bảo hành bảo trì hệ thống • Chi phí cho phần cứng hạ tầng truyền thơng • Chi phí nội DN (các khoản phát sinh thay đổi cấu trúc, tiền lương, tiền thưởng nhân viên, tiền làm thêm ) • Chi phí mở rộng kết nối tương lai Quy trình xây dựng ERP: Hệ thống ERP Sông Đà xây dựng theo quy trình sau: 4.1 4.2 4.3 Lập danh sách nhiệm vụ chính, thời gian người thực Xác định thời gian triển khai ERP (Khoảng năm) Chuẩn bị tài nguyên: Lập kế hoạch sử dụng chuẩn bị tài nguyên cần 4.4 4.5 4.6 4.7 thiết để vận hành hệ thống Lịch trình: Xác định mốc thời gian cụ thể cho tiểu dự án Tìm kiếm nhà cung cấp giải pháp Chuẩn hóa hệ thống mạng: Hệ thống mạng cần xây dựng đồng với ERP Đầu tư hệ thống phần cứng đủ khả đáp ứng yêu cầu người sử dụng 4.8 4.9 thời gian tối thiểu cần nâng cấp Đào tạo sử dụng Chuyển đổi tải liệu: Chuyển đổi toàn liệu vào hệ thống (dữ liệu kế toán, định mức đơn giá nội bộ, nhân sự, vật tư ) 4.10 Xây dựng quy trình hoạt động cho hệ thống Yêu cầu hệ thống ERP cho CT CP Sông Đà ERP Sơng Đà giải pháp cho tồn hoạt động điều hành tác nghiệp công ty Do cần phải đáp ứng số yêu cầu cho module sau: 5.1 Quản lý điều hành: cần đáp ứng tính chính: Cơng văn Thiết lập quản lý qui trình xử lý Công văn đến, Công văn đi, Văn nội bộ; Tự động hóa q trình ln chuyển cơng văn theo luồng quy trình xử lý;Tự động gửi email thơng báo tới người liên quan quy trình xử lý Cơng văn; Cho phép theo dõi tồn bộ: Q trình xử lý Cơng văn; Đóng góp ý kiến, nhận xét; Tài liệu đính kèm; Cơng văn liên quan; Cho phép xuất công văn thành tin; Không giới hạn khả lưu trữ; Tra cứu nhanh, xác theo nhiều tiêu chí khác Tài liệu Cho phép quản lý chia sẻ kho tài liệu dùng chung Upload, Download tài liệu dễ dàng;Khả bảo mật truy cập download tài liệu; Lưu trữ tất định dạng tài liệu, quản lý đơn giản tựa trình quản lý thư mục tệp Windows; Phân nhóm tài liệu theo cấu trúc thư mục phân quyền người sử dụng Dự án Tạo lập, lên kế hoạch cho dự án, chiến dịch; Cung cấp thông tin thiết yếu dự án chiến dịch thực hiện, cho phép đính kèm tài liệu liên quan theo dự án; Tự động gửi mail thông báo dự án cập nhật; Quản lý, theo dõi giai đoạn, công việc, điện thoại, hẹn, thông tin thành viên, người liên hệ, thuộc dự án; Gantt chart theo công việc, theo đối tác, theo giai đoạn Công việc Cấu trúc phân cấp: Dự án – Tiểu dự án – Công việc (cấu trúc đa cấp giúp phân nhỏ công việc tới cấp) – Nhật ký cơng việc ; Khả đính kèm nhiều tài liệu theo công việc; Gantt chart theo dự án, đối tác người sử dụng; Tích hợp đồ tư (mind map); Thiết lập chế độ cảnh báo, nhắc nhở, gửi thông báo qua email, sms; Tạo lập kế hoạch cho công việc chia sẻ công việc hay giao việc dễ dàng; Cho phép người liên quan ghi riêng với công việc ; Tuân chuẩn giao diện (tương tự outlook) đơn giản cho người sử dụng Các tính khác 5.2 Quy trình sản xuất: - Xác lập qui trình sản xuất - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu - Kế hoạch sản xuất - Theo dõi tiến độ - Kế hoạch nghuyên vật liệu, giá thành 5.3 Kế toán: - Phiếu kế toán; - Chứng từ ngồi bảng; - Chứng từ thơng báo thuế: - Bút tốn phân bổ, kết chuyển - Các tính khác 5.4 - Nhân sự: Hoạch định; Tuyển dụng; Hồ sơ nhân sự; 5.5 - Quản lý vật tư tài sản: Yêu cầu mua; Hóa đơn mua; Nhật ký cung cấp; Báo cáo tồn kho; Cân đối điều chuyển Và module khác theo yêu cầu sử dụng Đối với hệ thống ERP này, công ty tiến hành lập hồ sơ mời thầu cung cấp ưu tiên chọn giải pháp nhà cung cấp nước để tiết kiệp chi phí có chế độ hậu tốt Hết Tài liệu tham khảo: 1) Management Information System 2) http://songda6.com.vn/ 3) http://gscom.vn/portal/20091204402/chuyende-erp/10-dieu-can-biet-ve- 4) erp.html http:// SinnovaSoft.com.vn 5) Các tài liệu khác 10 11 ... thành tảng Công nghệ thông tin có doanh nghiệp Tức Cần phải xây dựng giải pháp ERP tổng thể cho công ty cổ phần Sông Đà Phần III KẾ HOẠCH XÂY DỰNG GIẢI PHÁP ERP CHO SÔNG ĐÀ ERP gì: ERP: Enterprise... toàn liệu vào hệ thống (dữ liệu kế toán, định mức đơn giá nội bộ, nhân sự, vật tư ) 4.10 Xây dựng quy trình hoạt động cho hệ thống Yêu cầu hệ thống ERP cho CT CP Sông Đà ERP Sơng Đà giải pháp cho... toán phụ thuộc vào công ty mẹ Sông Đà tự xây dựng hệ thống quy chế, quy định nội hoàn chỉnh tất lĩnh vực để quản lý đơn vị Do vậy, yêu cầu đặt cho công ty phải xây dựng hệ thống thơng tin nội hồn