Đang tải... (xem toàn văn)
Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty. Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo. Tổ chưc việc quản lý nhân sự toàn công ty. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thức người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc . Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt. Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty. Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự. Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa BGĐ và Người lao động trong Công ty.
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ HCNS I - MỤC ĐÍCH: - Đảm bảo cho phận, cá nhân Công ty thực chức nhiệm vụ đạt hiệu công việc Các phận thực nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi Đảm bảo tuyển dụng xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược Công ty II – PHẠM VI: Áp dụng cho Phịng Hành chánh Nhân Cơng ty III – NỘI DUNG: Sơ đồ tổ chức: Ban Giám đốc TP H.chánh – N.sự TL.Nhân Thư ký HC NV Bảo vệ NV.Giao nhận Chức năng: 2.1 Thực công tác tuyển dụng nhận đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược công ty Tổ chức phối hợp với đơn vị khác thực quản lý nhân sự, đào tạo tái đào tạo Tổ chưc việc quản lý nhân tồn cơng ty 2.2 2.3 2.4 Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích – kích thức người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động 2.5 Chấp hành tổ chức thực chủ trương, qui định, thị Ban Giám đốc 2.6 Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt qui định áp dụng Cơng ty, xây dựng cấu tổ chức công ty - phận tổ chức thực 2.7 Phục vụ công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để phận khác có điều kiện hoạt động tốt 2.8 Quản lý việc sử dụng bảo vệ loại tài sản Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động phịng chống cháy nổ cơng ty 2.9 Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân 2.10 Hỗ trợ Bộ phận khác việc quản lý nhân cầu nối giửa BGĐ Người lao động Công ty Nhiệm vụ: 3.1 Thực chức 2.1 3.2 - Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu công ty phận liên quan Lên chương trình tuyển dụng cho đợt tuyển dụng tổ chức thực Tổ chức tuyển dụng theo chương trình phê duyệt Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động Quản lý hồ sơ, lý lịch CNV tồn Cơng ty Thực cơng tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng CNV Cơng ty nghỉ việc Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lương đội ngũ CNV lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể Ban Giám đốc Làm cầu nối Lãnh đạo Công ty tập thể người lao động Thực chức 2.2 Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm Tổ chức thực việc đào tạo công ty Đánh giá kết đào tạo Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động vào cơng ty lịch sử hình thành, sách, nội quy lao động Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV cơng ty 3.3 Thực chức 2.3 - Điều động nhận theo yêu cầu sản xuất kinh doanh - Lập định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán quản lý điều hành - Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc CNV - Xây dựng sách thăng tiến thay nhân - Lập ngân sách nhân - Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh chiến lược công ty - Giải khiếu nại kỷ luật CNV Công ty 3.4 3.5 - 3.6 - Thực chức 2.4 Bảo vệ lợi ích hợp pháp Công ty người lao động Xây dựng thực chế độ sách người lao động Thực việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo qui định công ty Tham gia nghiên cứu tổ chức thực phương pháp hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc Công ty Theo dõi thực chế độ cho người lao động theo qui định Công ty Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thực chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho người lao động theo đạo BGĐ Lập danh sách lao động định kỳ theo qui định quan nhà nước Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực chế độ phép năm cho người lao động Tổ chức, trình kế hoạch thực chế độ lễ tết Giao dịch với quan nhà nước để thực chế độ cho người lao động Đánh giá thực công việc Thực chức 2.5 Lập phương án, tổ chức thực Quyết định, Quy định BGĐ Giám sát việc thực theo phương án duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời trung thực tình hình diễn biến kết cơng việc thực nhiệm vụ BGĐ giao Thực chức 2.6 Đề xuất cấu tổ chức, máy điều hành Công ty Xây dựng hệ thống qui chế, qui trình, qui định cho Cơng ty giám sát việc chấp hành nội qui 3.7 - 3.8 - Thực chức 2.7 Xây dựng, tổ chức quản lý hệ thống thông tin Nghiên cứu nắm vững qui định pháùp luật liên quan đến hoạt động Công ty, đảm bảo cho hoạt động Công ty phù hợp pháp luật Phục vụ hành chánh, phục vụ số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh Xây dựng, gìn giử phát triễn mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh Tổ chức họp theo yêu cầu Côngty Tổ chức lể tân, tiếp khách hàng, đối tác trong, nước Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, bước xây dựng văn hóa riêng Công ty tạo điều kiện phục vụ tốt cho khách hàng Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trử phổ biến thông tin kinh tế, xã hội, thương mại, pháp luật, công nghệ kịp thời báo cáo BGĐ để có định kịp thời Phục vụ tốt điều kiện pháp lý hành chánh, hậu cần, an sinh để sản xuất thông suốt Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty Thực công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Cơng ty, giữ hồ sơ pháp lý Công ty Phối hợp với đơn vị khác bảo vệ quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng cơng nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế… Công ty Tiếp nhận loại công văn vào sổ công văn đến Phân loại phân phối công văn cho phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu Chuyển giao cơng văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến phận liên quan Đánh máy, photocopy văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc giao Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ Giữ bí mật nội dung cơng văn giấy tờ, tài liệu… Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định Cơng ty Giao nhận hàng hố, cơng văn tài liệu đến phận liên quan Thực chức 2.8 Quản lý hồ sơ loại tài sản công ty Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý sử dụng loại tài sản công ty phận Phối hợp nhà cung cấp tổ chức việc lắp đặt tài sản Phối hợp đơn vị bảo trì thực việc bảo trì thường xuyên bảo trì đột xuất Xử lý kịp thời công việc liên quan đến công tác bảo vệ Thực cơng tac an ninh trật tự, an tồn lao động, vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ công ty - 3.9 - Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện vào cổng, trông giữ xe cho khách đến liên hệ công tác, CBCNV Công ty Thực chức 2.9 Tham mưu cho BGĐ việc xây dựng cấu tổ chức, điều hành công ty Tham mưu cho BGĐ công tác đào tạo tuyển dụng công ty Tham mưu cho BGĐ xây dựng phương án lương bổng, khen thưởng chế độ phúc lợi cho người lao động Tham mưu cho BGĐ công tác hành chánh công ty 3.10 Thực chức 2.10 - Hỗ trợ cho phận liên quan công tác đào tạo nhân viên,cách thưc tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ phận liên quan công tác hành chánh Mô tả công việc: Bản mô tả cơng việc chi tiết cho vị trí nhằm thực theo chức nhiệm vụ Phòng HCNS quy định riêng BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHỊNG HCNS Bộ phận Chức danh Mã cơng việc Cán quản lý trực tiếp Phòng Hành chánh Nhân Trưởng phòng Hành chánh Nhân HR - HRM Ban giám đốc I / MỤC ĐÍCH: - Làm sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc đào tạo CNV Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm CNV, định mục tiêu tiêu chuẩn cho việc thực công việc Trách công việc không bị lặp lại cho người khác làm, tránh việc va chạm việc thực công việc Đánh giá việc thực công việc Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc tiêu chuẩn Trưởng phòng HCNS III/ NỘI DUNG: Trách nhiệm: - - Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV cơng ty Xây dựng sách thăng tiến thay nhân Lập ngân sách nhân Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh chiến lược công ty Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động Tổ chức thực công tác hành chánh theo chức nhiệm vụ theo yêu cầu Ban Giám đốc Xây dựng quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị công ty Xây dựng kế hoạch tổ chức, giám sát việc thực an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt qui định áp dụng Công ty, xây dựng cấu tổ chức công ty - phận tổ chức thực Đề xuất cấu tổ chức, máy điều hành Công ty Xây dựng hệ thống qui chế, qui trình, qui định cho Cơng ty giám sát việc chấp hành nội qui Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược máy tổ chức hoạt động công ty Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân Tham mưu cho BGĐ việc xây dựng cấu tổ chức, điều hành công ty Tham mưu cho BGĐ công tác đào tạo tuyển dụng công ty Tham mưu cho BGĐ xây dựng phương án lương bổng, khen thưởng chế độ phúc lợi cho người lao động Tham mưu cho BGĐ công tác hành chánh công ty Hỗ trợ Bộ phận khác việc quản lý nhân cầu nối BGĐ Người lao động Công ty Hỗ trợ cho phận liên quan công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ phận liên quan công tác hành chánh Quyền hạn: - - Quản lý tồn nhân viên Phịng HCNS Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân cơng cơng việc tồn nhân viên phịng Giám sát việc thực cơng việc, tiến độ nhân viên phòng, đánh giá việc thực công việc nhân viên trực thuộc Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên phịng Giải khơng giải đề xuất cá nhân hay phận khác dựa nội qui, qui định Công ty pháp luật hành Được quyền thừa lệnh GĐ công ty xử lý CNV vi phạm nội quy công ty phải bảo đảm chấp hành luật lao động Được quyền kiểm tra chất vấn Trưởng phận liên quan phát sinh vấn đề có liên quan đến thiệt hại cơng ty Tham gia trưởng đơn vị xây dựng máy bao gồm chức danh, lương, biên chế nhân đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu Thừa uỷ nhiệm BGĐ truyền đạt chủ trương, thị BGĐ, nhà nước để CNV am hiểu thực Yêu cầu phận Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp liệu thức để Phịng hồn thành nhiệm vụ BGĐ giao p dụng biện pháp tức thời để đề phòng ngăn chận vụ việc gây hậu nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích Công ty người lao động Xử lý sai phạm CNV nội qui Công ty pháp luật Nhà nước Ký, y số giấy tờ hành chánh BGĐ uỷ quyền Tạm thời đình cơng tác CNV theo ủy nhiệm BGĐ thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định Công ty không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lơi kéo CNV làm điều sai trái, gây thiệt hại người cho Công ty v.v Ký thông báo thực nhiệm vụ chun mơn Phịng HCNS Thừa ủy nhiệm BGĐ truyền đạt đạo, thị đến phận, tổ chức phối hợp điều khiển phận thực theo nội dung đạo, thị BGĐ Báo cáo uỷ quyền: - - Báo cáo cho Ban Giám đốc công tác hành chánh nhân theo nhiệm vụ giao định kỳ tuần, tháng, quí, tháng, năm báo cáo trường hợp đột xuất nhiệm vụ Ban Giám đốc giao Khi vắng mặt uỷ quyền lại cho nhân viên Phịng thực 4 Tiêu chuẩn: 4.1 Trình độ học vấn/chuyên môn: - Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên - Vi tính văn phịng tương đương B trở lên 4.2 Kỹ năng: - Kỹ lãnh đạo nhân viên - Kỹ lập kế hoạch - Kỹ tổ chức giám sát công việc - Kỹ phân tích, tổng hợp, làm báo cáo - Kỹ giao tiếp tốt 4.3 Kinh nghiệm: - Ít năm kinh nghiệm cơng tác quản trị nhân hành chánh - Ít năm kinh nghiệm vị trí tương đương 4.4 Phẩm chất cá nhân: - Có khả chịu áp lực cao công việc - Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình cơng tác - Sáng tạo cơng việc Điều kiện làm việc: 5.1 Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật nghỉ 5.2 Địa điểm làm việc: văn phòng công ty 5.3 Phương tiện làm việc: - Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ - 01 máy vi tính - Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung cơng ty BẢNG MƠ TẢ CƠNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO TRÌ Bộ phận Chức danh Mã cơng việc Phịng Hành chánh nhân Nhân viên bảo trì HR - MS Cán quản lý trực tiếp TP HCNS I / MỤC ĐÍCH: - Làm sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc đào tạo CNV Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm CNV, định mục tiêu tiêu chuẩn cho việc thực công việc Trách công việc không bị lặp lại cho người khác làm, tránh việc va chạm việc thực công việc Đánh giá việc thực công việc Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc tiêu chuẩn Nhân viên bảo trì III/ NỘI DUNG: Trách nhiệm: - - - Nhận phiếu sửa chữa từ phận, chuyển TP HCNS, sau nhận lại phiếu sửa chữa tiến hành sửa chữa Trường hợp chưa sửa chữa báo cho người sử dụng biết, sửa chữa Sau sửa chữa xong, việc sửa chữa sử dụng dịch vụ th ngồi phải lập biên sửa chữa nghiệm thu Sau nghiệm thu xong, chuyển biên nghiệm thu cho TP xem xét, sau photo cho phịng kế tốn để chuẩn bị kế hoạch toán Đới với việc lắp đặt tài sản: Khi nhận giấy đề nghị phận, hay thông tin từ TP cần lắp đặt loại tài sản, trang thiết bị tổ chức lắp đặt theo yêu cầu Trường hợp cần mua thiết bị – tài sản phải tiến hành báo giá (ít 03 đơn vị báo giá), sau duyệt giá xong tiến hành lắp đặt Lập biên bàn giao tài sản với người sử dụng Sau lắp đặt xong, đối tài sản không cần nghiệm thu tiến hành lập biên lắp đặt nghiệp thu Đối với loại tài sản cần nghiệm thu, nghiệm thu sau tài sản sử dụng ổn định (10-30 ngày) Sau nghiệm thu xong, chuyển biên nghiệm thu cho TP xem xét, sau photo cho phịng kế toán để chuẩn bị kế hoạch toán Lập phiếu lí lịch máy thiết bị cập nhật thông tin theo yêu cầu phiếu lí lịch máy Lập danh sách tài sản theo biểu mẫu công ty, cập nhật thường xuyên loại tài sản Đề biện pháp ngăn ngừa hư hỏng cho loại máy móc cơng ty Kiểm tra loại tài sản hàng tháng theo biểu mẫu cơng ty - Thừa uỷ quyền Trưởng phịng HCNS giám sát công việc bảo vệ giao nhận Lập lịch bảo trì loại tài sản cơng ty, phối hợp đơn vị bảo trì thực việc bảo trì thường xuyên bảo trì đột xuất Lập kế hoạch công tác kế hoạch chuyên môn theo u cầu Trưởng phịng Thực cơng việc khác Trưởng phịng phân cơng Quyền hạn: - Không giải trường hợp đề xuất mua, sửa chữa tài sản trang thiết bị không quy định, thơng tin cho Trưởng phịng xin ý kiến giải Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn theo quy định công ty Đề xuất việc mua tài sản trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Báo cáo uỷ quyền: - Báo cáo công tác tuần, tháng, quý năm cho Trưởng phòng Thực báo cáo chun mơn theo u cầu Trưởng phịng Uỷ quyền cơng việc cho nhân viên phịng thực thay vắng mặt Tiêu chuẩn: 9.1 Trình độ học vấn/chun mơn: - Trình độ tương đương Phổ thông trung học trở lên 9.2 Kỹ năng: - Biết sử dụng vi tính văn phịng word, excel 9.3 Kinh nghiệm: - Ít năm kinh nghiệm vị trí lắp đặt bảo trì thiết bị 9.4 Phẩm chất cá nhân: - Có sức khoẻ tốt, nhanh nhẹn - Trung thực 10 Điều kiện làm việc: 10.1 Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật nghỉ 10.2 Địa điểm làm việc : văn phịng cơng ty 10.3 Phương tiện làm việc: - Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ - 01 máy vi tính - Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung công ty BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ Bộ phận Chức danh Mã công việc Cán quản lý trực tiếp Phòng Hành chánh nhân Nhân viên Bảo vệ HR - SS TP HCNS I / MỤC ĐÍCH: - Làm sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc đào tạo CNV Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm CNV, định mục tiêu tiêu chuẩn cho việc thực công việc Trách công việc không bị lặp lại cho người khác làm, tránh việc va chạm việc thực công việc Đánh giá việc thực công việc Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc tiêu chuẩn nhân viên bảo vệ III/ NỘI DUNG: 11 Trách nhiệm: - - Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập khỏi công ty Sổ theo dõi tài sản xuất nhập gồm cột sau: ngày, người giữ tài sản, tên tài sản, qui cách, đơn vị, số lượng, nhập/xuất, ghi Ghi sổ sách xác trường hợp xuất nhập vật tư, hàng hố khỏi Cơng ty Mọi tài sản xuất khỏi cơng ty phải có phiếu xuất giấy đồng ý cho xuất Ban Giám đốc, TP HCNS - - - - - - Trường hợp xuất khơng có giấy (đột xuất) người xuất phải ký vào cột ghi sổ theo dõi xuất nhập tài sản Kiểm tra dấu chữ ký người có đủ thẩm quyền ký xác nhận giấy tờ hóa đơn xuất nhập Hàng tuần, bảo vệ lập báo cáo nhập xuất tài sản công ty chuyển Tổ trưởng bảo vệ kiểm tra, sau báo cáo cho TP HCNS Khi khách đến liên hệ giao dịch Bảo vệ hỏi rõ lai lịch khách sau liên hệ văn phịng người cần gặp Nếu phận văn phịng cơng ty đồng ý tiếp bảo vệ đề nghị khách đăng ký xuất trình giấy tờ tùy thân trước vào cơng ty Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào vị trí khách CNV dừng xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khách – CNV lấy lại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ngồi Khi có thư báo, bưu phẩm, quà tặng Nhân viên bảo vệ nhận từ tay người đưa đến đồng thời chuyển đến phận văn thư Công ty xử lý Giúp đỡ phận cá nhân nơi công tác phạm vi thời gian cho phép Trường hợp phân ca trực cho địa điểm bảo vệ phải lập biên bàn giao ca Biên bàn giao ca phải thể nội dung: số lượng chìa khoá giao, ngày giao, tên người giao – người nhận, trường hợp phát sinh ca trực, trường hợp cần giải tiếp theo… Lập sổ theo dõi CNV khách gồm cột sau: ngày, họ tên, phận/cơ quan, đến/đi, nội dung công việc, ghi Sổ theo dõi CNV khách để theo dõi khách hàng đến, khách hàng khỏi công ty, CNV đến muộn, CNV sớm, CNV từ phận khác sang liên hệ công tác, CNV công tác xong trở về, CNV công tác, CNV công tác trở về, CNV từ nhà công tác luôn, sau vơ cơng ty trễ… Mỗi trường hợp phải ghi riêng Thứ bảy hàng tuần, bảo vệ photo sổ theo dõi CNV khách chuyển Trưởng phòng HCNS.ø Trường hợp bảo vệ phân công làm ca, đổi cho người khác phải chuyển giao đầy đủ sổ ghi chép đây, chìa khố, phương tiện làm việc v.v Quản lý chìa khố phận, chìa khố chính, ghi rõ số khố bàn giao sổ trực ban phân công Liên hệ quan lân cận địa phương để hợp đồng phối hợp cần thiết (khi có uỷ nhiệm lãnh đạo) Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát CNV xâm phạm tài sản nội qui Công ty, báo cáo Tổ trưởng bảo vệ, Tổ trưởng bảo vệ có trách nhiệm báo cáo cho TP HCNS xem xét xử lý Kiểm tra thiết bị PCCC đầu tháng, nội dung kiểm tra gồm: bình PCCC cịn sử dụng khơng? Có vị trí khơng? Có hướng dẫn sử dụng khơng? Biên kiểm tra chuyển TP HCNS kiểm tra - - - - Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời có cố xảy biết bảo dưỡng sửa chữa hư hỏng thông thường thiết bị PCCC Phòng chống phát kịp thời tượng cháy nổ để xử lý đồng thời thơng báo cho quan có chức phối hợp giải kịp thời Chủ động phát để phòng chống hành vi phá hoại đe dọa phá hoại sở vật chất, kỹ thuật công ty Thông báo Trưởng phận sản xuất, TP HCNS biết trường hợp phạm pháp qủa tang theo luật pháp Việt Nam có hành vi phá hoại, trộm cắp, lừa đảo, gian lận… để chiếm đoạt tài sản gây rối làm an tồn trật tự Cơng ty để giải kịp thời Khơng tự ý bỏ vị trí gác, trực, không lơ chây lười, không ngủ làm việc, không hút thuốc vàsử dụng chất ma túy, không đánh bạc làm việc, không uống rượu, bia làm việc Bảo vệ không đọc báo làm việc, không làm ảnh hưởng đến CNV phận khác làm việc Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc tuân thủ biện pháp an toàn lao động, PCCN nội quy Công ty Kiên không cho nhân viên khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ… vào Công ty Thực công việc khác Trưởng phịng phân cơng 12 Quyền hạn: - - Được quyền bắt giữ lập biên kịp thời bắt trường hợp phạm pháp qủa tang theo luật pháp Việt Nam có hành vi phá hoại, trộm cắp, lừa đảo, gian lận… để chiếm đoạt tài sản gây rối làm an tồn trật tự Cơng ty, Từ chối khơng cho người, phương tiện vào cổng không theo qui định Yêu cầu CNV, khách xuất trình giấy tờ, hoá đơn hàng hoá quy định Lập biên nhân viên vi phạm nội qui lao động Sau gửi đến Trưởng phận liên quan để giải quyết, đồng thời báo cáo cho TT bảo vệ Lập biên trường hợp CNV vi phạm qui định Công ty 13 Báo cáo uỷ quyền: - Báo cáo công tác tuần, tháng, quý năm cho TT bảo vệ Thực báo cáo chuyên môn theo yêu cầu TT bảo vệ Uỷ quyền lại cho nhân viên khác sở đồng ý TT bảo vệ 14 Tiêu chuẩn: 14.1 Trình độ học vấn/chun mơn/kiến thức: - Trình độ tương đương Phổ thông trung học trở lên 14.2 Kỹ năng: - Nghiệp vụ bảo vệ giao tiếp - Nghiệp vụ ứng phó tình khẩn cấp - Nghiệp vụ cấp cứu người bị nạn - Nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy - Võ thuật chiến đấu, cách sử dụng cơng cụ hỗ trợ 14.3 Kinh nghiệm: - Ít năm kinh nghiệm vị trí bảo vệ 14.4 Phẩm chất cá nhân: - Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn 15 Điều kiện làm việc: 15.1 Thời gian làm việc: theo phân công công ty 15.2 Địa điểm làm việc : văn phịng cơng ty, chi nhánh công ty (theo phân công) 15.3 Phương tiện làm việc: cung cấp côn, gậy, đồng phục, thẻ nhân viên BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN TIẾP TÂN Bộ phận Chức danh Mã cơng việc Cán quản lý trực tiếp Phịng Hành chánh nhân Nhân viên tiếp tân HR -RS TP HCNS I / MỤC ĐÍCH: - Làm sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc đào tạo CNV Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm CNV, định mục tiêu tiêu chuẩn cho việc thực công việc Trách công việc không bị lặp lại cho người khác làm, tránh việc va chạm việc thực công việc - Đánh giá việc thực công việc Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc tiêu chuẩn nhân viên tiếp tân III/ NỘI DUNG: 16 Trách nhiệm: - - - - - - Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng: nhận đăng ký nhận sự, trình ký, lập thơng báo tuyển dụng, liên hệ trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho thư ký HC đăng báo, nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình TP, lập – gởi thư mời test theo yêu cầu TP, điện thoại báo ứng viên ngày test, chuẩn bị test – phòng test, chuyển test cho TP, lên danh sách kết test, thông báo ứng viên không đạt thư, lên danh sách vấn, thơng báo ứng viên phịng vấn điện thoại thư, tổ chức vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu lịch nhận việc, lập giấy nhận việc Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế tốn tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên thử việc Quản lý hồ sơ, lý lịch CNV tồn Cơng ty: lưu hồ sơ CNV file theo phận Lập danh sách CNV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng Quản lý hồ sơ lý lịch ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách vấn Thủ tục tuyển dụng, hồ sơ đợt tuyển dụng loại chức danh lưu giữ riêng theo thứ tự danh sách Quản lý hồ sơ CNV nghỉ việc: tất CNV nghỉ việc lưu theo thứ tự thời gian, CNV nghỉ việc rút lại hồ sơ phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách CNV nghỉ việc theo thời gian, danh sách CNV nghỉ việc tương tự danh sách CNV thời Quản lý việc đào tạo công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ sở đào tạo, làm thủ tục cho CNV đào tạo, lưu cấp – chứng đào tạo CNV, đánh giá kết đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo Quản lý văn phịng phẩm cơng ty: nhận đề xuất VPP, lập đề xuất mua VPP lần/tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại số lượng VVP tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP, tồn VPP Quản lý phân phát biểu mẫu liên quan đến hành chánh nhân sự: lưu biểu mẫu máy, in biểu mẫu lưu bìa cịng biểu mẫu theo phận, hàng tuần chủ động thông - - - - tin cho phận tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần photo biểu mẫu theo yêu cầu tự làm thủ tục toán Đề xuất phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp cho người lao động tổ chức thực Lập định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu Trưởng phòng thực thủ tục liên quan Thực chấm công cho nhân viên văn phịng lập bảng tổng kết cơng, cơng tăng ca, chuyển cho CNV ký tên, chuyển TP duyệt, chuyển P.Kế tốn để tính lương cho nhân viên Trong q trình chấm công, phát nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất Trưởng phòng hướng xử lý Quản lý nghỉ phép CNV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo trường hợp CNV nghỉ vô kỷ luật (không phép) cho TP HCNS Quản lý nghỉ việc CNV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển TP ký, lưu đơn xin nghỉ việc, sau nhận biên bàn giao cơng việc, trình TP xem biên bàn giao, đơn xin nghỉ việc (của tất CNV tháng) từ 01 – 05 tháng sau, sau TP xác định phương án trả lương nghỉ việc cho CNV, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận (bản photo có đóng dấu HCNS) cho Phịng kế tốn để trả lương Tiếp nhận loại công văn vào sổ công văn đến Phân loại chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển) đến phận liên quan Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao cơng văn Quản lý báo chí, phân phối báo chí theo quy định công ty Nhận báo từ người giao báo/bảo vệ, ghi mã số báo, ghi vào sổ theo dõi loại báo, sau chuyển báo cho người nhận Đánh máy, photocopy, bảo quản văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc giao Quản lý tổng đài theo qui định Công ty, cụ thể lập sổ theo dõi gọi di động – liên tỉnh, nhận gọi, chuyển gọi đến người có liên quan, gọi điện thoại cho CNV Công ty theo yêu cầu Ghi nhận thông tin khách, CNV chuyển thông tin theo yêu cầu Lập sổ thông tin gồm cột: ngày, nội dung, người nhận, kết Nhận fax chuyển cho phận liên quan Khi chuyển phải ghi vào sổ giao công văn Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký HC tổ chức chuẩn bị cho họp công ty Lập lịch làm việc Manager hàng tuần, theo dõi thơng tin lịch làm việc cho cá nhân có nhu cầu Ghi lịch làm việc Manager lên bảng Khi bảo vệ vắng mặt, theo dõi quản lý xe CNV khách trước cửa VP (móc dây xích khoá) Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi tổ chức tiếp khách Thực công việc khác Trưởng phịng phân cơng 17 Quyền hạn: - Giải phạm vi cho phép vướng mắc, khiếu nại người lao động công việc phụ trách Đề xuất với Trưởng phòng biện pháp, phương pháp cải tiến quản lý hành chánh văn phòng Quyền chủ động giải vấn đề phát sinh hành chánh văn phòng 18 Báo cáo uỷ quyền: - Báo cáo công tác tuần, tháng, quý năm cho Trưởng phòng Thực báo cáo chuyên mơn theo u cầu Trưởng phịng Báo cáo cơng việc cho Trưởng phịng, trường hợp vắng mặt uỷ quyền lại cho nhân viên phòng thực thay 19 Tiêu chuẩn: 19.1 Trình độ học vấn/chun mơn: - Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên ngành quản trị kinh doanh, quản lý công nghiệp, quản trị nhân sự, lao động tiền lươngï, hành chánh văn phòng - Vi tính văn phịng tương đương loại B trở lên 19.2 Kỹ năng: - Kỹ giao tiếp tốt - Tin học văn phịng thành thạo 19.3 Kinh nghiệm: - Ít năm kinh nghiệm vị trí quản lý nhân sự, hành chánh 19.4 Phẩm chất cá nhân: - Trung thực, nhiệt tình cơng tác 20 Điều kiện làm việc: 20.1 Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật nghỉ 20.2 Địa điểm làm việc: văn phịng cơng ty 20.3 Phương tiện làm việc: - Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ - 01 máy vi tính - Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung cơng ty BẢNG MƠ TẢ CƠNG VIỆC THỨ KÝ HÀNH CHÁNH Bộ phận Chức danh Mã công việc Cán quản lý trực tiếp Phòng Hành chánh nhân Thư ký Hành chánh HR - ADS TP HCNS I / MỤC ĐÍCH: - Làm sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc đào tạo CNV Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm CNV, định mục tiêu tiêu chuẩn cho việc thực công việc Trách công việc không bị lặp lại cho người khác làm, tránh việc va chạm việc thực công việc Đánh giá việc thực công việc Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc tiêu chuẩn thứ ký hành chánh Công ty III/ NỘI DUNG: 21 Trách nhiệm: - - Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực cơng việc, tình hình cơng tác vệ sinh tuần kiểm tra lần theo mẫu Phòng HCNS (2/4/6 buổi sáng) Lập danh sách dụng cụ, giấy sinh hàng tháng Xác định định mức dụng cụ vệ sinh phận, tổ chức mua, cấp phát theo dõi việc sử dụng Quản lý việc thu gom rác, hợp đồng rác Lập sơ đồ thùng rác cho văn phòng, cách thức lưu chuyển rác, thời hạn hợp đồng rác Hàng tuần lập biên kiểm tra việc thu gom tác công ty, báo cáo TP HCNS Làm thủ tục đăng báo liên hệ với quan nhà nước để thực hoạt động hành chánh văn phòng - - - - - - - Quản lý thực hợp đồng giữ xe Theo dõi số lượng xe trung bình gởi hàng tháng, theo dõi thời hạn hợp đồng, cách thức giữ xe, tư vấn áp dụng biện pháp giữ xe an tồn cho CNV Cơng ty Hàng tháng lập biên kiểm tra việc giữ xe công ty Quản lý mối quan hệ với quan quyền địa phương, tổ chức xã hội nghề nghiệp Lập danh sách quan quyền đia phương theo biểu mẫu danh sách nhà cung ứng Ghi thời gian phải xây dựng mối quan hệ Quản lý hoạt động đồng hồ treo tường Lập sơ đồ loại đồng hồ treo tường, thời hạn phải thay pin, định kỳ theo thời hạn pin để thay pin theo yêu cầu Quản lý hệ thống nước uống Lập sơ đồ phận cần nước uống, loại bình sử dụng, định mức sử dụng tuần, xác định số lần bên nhà cung ứng chuyển nước, lập báo cáo nước hàng tháng Lập biểu đồ lượng điện sử dụng hàng tháng báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền điện Quản lý hợp đồng thuê điện văn phòng Hàng ngày đọc báo để nắm thông tin cắt điện văn phịng Khi có thơng tin cắt điện, lập thơng báo trình TP kỳ chuyển cho phận liên quan trước ngày điện bị cắt để phận chuẩn bị công việc Dán dẫn sử dụng cho công tắc công tắc điện (ép keo trong) Lập biên kiểm tra nhà văn phịng theo biểu mẫu 02 tuần/lần, trình TP phương án sửa chữa, thay Quản lý hệ thống nước sinh hoạt (bơm nước lần/ngày, lúc 11 giờ) Quản lý hợp đồng thuê nước sinh hoạt, xử lý cố nước, báo cáo số lượng nước sử dụng văn phòng, lập biểu đồ lượng nước sử dụng hàng tháng báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền nước Quản lý sách thư viện Lập danh sách loại sách thư việc công ty, lập mã số loại sách, lập sổ cho mượn sách Quản lý loại hợp đồng Phòng HCNS Lập file để lưu loại hợp đồng theo thứ tự danh mục Danh mục hợp đồng gồm loại sau: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác, mã hợp đồng tham khảo Quản lý photo đăng ký kinh doanh có cơng chứng, hàng tháng kiểm tra số đăng ký kinh doanh cịn, để lập kế hoạch cơng chứng tiếp Số công chứng tồn 20 Chuẩn bị họp theo lịch họp tiếp tân, chuẩn bị gồm nước, ly, viết bảng, ghẻ lau bảng, lau bàn –ghế trước họp diển 30 phút Thư ký HC thông báo lịch họp sau nhận thông tin, lập thư mời họp (nếu yêu cầu) chuyển thư mời họp, chuẩn bị tài liệu phân công Trước họp diển thư ký HC có trách nhiệm nhắc lại thành viên tham gia họp Trường hợp họp thường kỳ BGĐ thư ký hỏi người chủ trì thời gian họp thơng báo lại cho thành viên khác biết Làm thủ tục mua tất loại vật tư bên thuộc trách nhiệm phòng HCNS trừ VPP tiếp tân làm thủ tục mua Photo giấy tờ theo yêu cầu BGĐ, TP HCNS Chủ động hỗ trợ tiếp tân việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư tín, fax - Chủ động hỗ trợ tiếp tân việc tổ chức lể tân, tiếp đón khách hàng Hỗ trợ tiếp tân chuyển công văn, tài liệu cho phận liên quan Thực công tác hành chánh TP Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển TP duyệt vào thứ bảy hàng tuần Thực cơng việc khác BGĐ, Trưởng phịng phân công 22 Quyền hạn: - Chủ động giải vấn đề liên quan đến công tác hành chánh giao Giải vấn đề thắc mắc nhân viên liên quan đến công tác hành chánh phạm vi nhiệm vụ Đề xuất biện pháp cải tiến liên quan đến công tác hành chánh giao 23 Báo cáo uỷ quyền: - Báo cáo cơng tác tuần, tháng, q năm cho Trưởng phịng Thực báo cáo chuyên môn theo yêu cầu Trưởng phịng Báo cáo cơng việc cho Trưởng phịng, trường hợp Trưởng phịng vắng mặt báo lại cho nhân viên phòng giải thay 24 Tiêu chuẩn: 24.1 Trình độ học vấn/chun mơn: - Có Trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực Hành văn phịng, Khoa học xã hội nhân văn., sư phạm, Lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng - Vi tính văn phịng tương đương loại B trở lên - Tiếng Anh trình độ A trở lên - Có kiến thức công tác hành chánh 24.2 Kỹ năng: - Chữ viết đẹp rõ ràng - Kỹ giao tiếp tốt - Kỹ soạn thảo công văn, thông báo tốt - Sử dụng thành thạo Word, Excel 24.3 Kinh nghiệm: - Ít năm kinh nghiệm vị trí quản lý hành chánh, thư ký, tiếp tân ... theo chức nhiệm vụ Phòng HCNS quy định riêng BẢNG MƠ TẢ CƠNG VIỆC TRƯỞNG PHỊNG HCNS Bộ phận Chức danh Mã công việc Cán quản lý trực tiếp Phòng Hành chánh Nhân Trưởng phòng Hành chánh Nhân. .. đốc công tác hành chánh nhân theo nhiệm vụ giao định kỳ tuần, tháng, quí, tháng, năm báo cáo trường hợp đột xuất nhiệm vụ Ban Giám đốc giao Khi vắng mặt uỷ quyền lại cho nhân viên Phòng thực 4... thực nhiệm vụ BGĐ giao Thực chức 2.6 Đề xuất cấu tổ chức, máy điều hành Công ty Xây dựng hệ thống qui chế, qui trình, qui định cho Công ty giám sát việc chấp hành nội qui 3.7 - 3.8 - Thực chức