KỸ NĂNG GIÁM SÁT MỤC TIÊU Sau học xong này, học viên có khả năng: Trình bày khái niệm tầm quan trọng hoạt động giám sát Trình bày nguyên tắc, phương pháp, hình thức bước giám sát Trình bày nguyên tắc xây dựng bảng kiểm dùng cho hoạt động giám sát I KHÁI NIỆM GIÁM SÁT Khái niệm Giám sát khâu quan trọng quy trình quản lý Giám sát tìm vấn đề tồn tại, khó khăn vướng mắc q trình thực kế hoạch hoạt động, để giải kịp thời điều chỉnh kế hoạch hoạt động Lập kế hoạch Giám sát Đánh giá Phân biệt giám sát, kiểm tra, tra Thực - Giám sát: Là hoạt động có tính hỗ trợ cộng tác đối tượng giám sát để xác định vấn đề tồn tại, khó khăn phân tích ngun nhân nó, tìm cách giải vấn đề nhằm đạt mục tiêu kế hoạch đề - Kiểm tra: Là tìm hiểu tiến độ cơng việc hiểu việc đánh giá làm được, chưa làm Kiểm tra thường thiếu tính chất hổ trợ đối tượng kiểm tra, việc xác định giải tồn - Thanh tra: Là hoạt động kiểm tra đối tượng tra việc thực thi yêu cầu pháp luật quy định nhà nước hoạt động Kết tra kết luận việc có vi phạm hay không nội quy qui định pháp luật II TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIÁM SÁT để đảm bảo chắn mục tiêu chương trình thảo luận, giải thích, xác Đảm bảo mục tiêu hoạt động phù hợp nhận đạt thống nhà quản lý, người thực người hưởng lợi tính phù hợp mục tiêu Cùng phân tích thuận lợi, khó khăn để xác định nguyên nhân khó khăn Đảm bảo giải vấn có biện pháp giải phù hợp đề khó khăn gặp phải - Phát thiếu sót kế hoạch để bổ sung, điều chỉnh kịp thời Tăng cường tính tự giác thành viên thực nhiệm vụ phân công: Giúp đỡ động viên quản lý, chăm sóc … - Giúp nhân viên y tế hoàn thành nhiệm vụ họ Khuyến khích nâng cao lực cán - Xác định nhu cầu thông tin cán y tế - Xác định kỹ cần có để chăm sóc người bệnh, tư vấn GDSK, quản lý, đào tạo giải vấn đề - Quyết định phương pháp học cho cán y tế để họ nâng cao kiến thức - Đặt chương trình giáo dục liên tục phù hợp với nhu cầu nhằm nâng cao kỹ người cán y tế - Xác định nhu cầu đặc biệt cho hậu cần hỗ trợ tài - Thảo luận đưa gợi ý cho công tác quản lý III NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA GIÁM SÁT Thái độ người giám sát: - Nghiêm túc không căng thẳng - Uốn nắn sai sót tinh thần xây dựng khơng bới móc chê bai - Dân chủ trao đổi để rút học kinh nghiệm phương án phù hợp nhằm giải vấn đề tồn - Phải đảm bảo trì hoạt động giám sát theo lịch, định kỳ - Báo cáo giám sát phải hoàn thành ngay, sau kết thúc giám sát IV PHƯƠNG PHÁP VÀ HÌNH THỨC GIÁM SÁT Phương pháp giám sát: 1.1 Giám sát trực tiếp: Người giám sát tiếp xúc hay làm việc đối tượng giám sát người liên quan để phát vấn đề tồn Trong phương pháp khơng cần nêu rõ cho đối tượng giám sát biết thực công việc giám sát Đây phương pháp cần thực giám sát hoạt động chuyên môn 1.2 Giám sát gián tiếp: Người giám sát không tiếp xúc làm với đối tượng giám sát Thu thập thông tin cần thiết qua nguồn tin khác nhau: - Các báo cáo, sổ sách ghi chép tiếp xúc với đối tượng khác -Thu thập qua băng ghi âm, ghi hình thao tác, quy trình thái độ làm việc người giám sát - Phương pháp áp dụng điều kiện khơng cho phép 2 Hình thức giám sát 2.1 Giám sát định kỳ: 2.2 Giám sát đột xuất: V CÁC BƯỚC HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT Chuẩn bị cho giám sát: 1.1 Nghiên cứu tình hình hoạt động Nghiên cứu tư liệu liên quan đến mục tiêu, đến đích tiêu chuẩn hoạt động, mức độ thực vấn đề tồn ghi báo cáo giám sát lần trước Nguồn tư liệu kế hoạch phân công nhiệm vụ chi tiết, báo cáo, qui trình , qui định …, báo cáo đánh giá nhận báo cáo giám sát lần trước 1.2 Xác định vấn đề hay nội dung trọng tâm giám sát Trên sở nghiên cứu trên, người giám sát xác định vấn đề tồn cần phải ưu tiên giám sát, đặt giả thiết tức dự kiến nguyên nhân gây vấn đề, việc cần phải giám sát, xem xét tìm ngun nhân để có biện pháp giải 1.3 Xây dựng công cụ giám sát: Xây dựng bảng danh mục nội dung cần giám sát (cộng cụ giám sát) cho thích hợp với mục tiêu giám sát đề Công việc giúp người giám sát có cơng cụ phù hợp chủ động giám sát Khơng bỏ sót nội dung cân nhắc từ trước (tuy nhiên trình thực giám sát bổ sung thêm 1.4 Lập kế hoạch, lịch trình giám sát: Người giám sát cần lập kế hoạch địa điểm, thời gian gặp gỡ, trao đổi với đối tượng giám sát người có liên quan Mẫu lịch trình giám sát Những người Các hoạt động Thời gian Địa điểm liên quan 2 Quan sát trao đổi trực tiếp Thực thao tác chuyên môn quy trình cơng việc, thời gian tiến hành, thái độ cư xử, cách định giải vấn đề so sánh với yêu cầu chuyên môn, quy trình kỹ thuật chuẩn điểm đánh giá Chú trọng đến vấn đề yếu kém, thiếu sót, tâm tư nguyện vọng tinh thần, thái độ công việc người giám sát Cùng trao đổi để đối tượng giám sát trình bày thêm qua thống kết giám sát biện pháp khắc phục Phân loại vấn đề tồn có tính hệ thống hay tính thời để đưa giải pháp khắc phục đồng hay tức thời trao đổi hướng dẫn trực tiếp người giám sát Hướng dẫn Hướng dẫn vấn đề kỹ thuật chuyên môn hay quy trình cơng việc, mà đối tượng giám sát khắc phục ngay, hình thức đào tạo trực tiếp, giúp người giám sát khắc phục thiếu sót cơng việc Người giám sát thực thao tác kỹ thuật, quy trình cơng việc, làm mẫu cho người giám sát học Động viên hỗ trợ Người giám sát phải tôn trọng giữ gìn mối quan hệ tốt với người giám sát, xây dựng mối quan hệ công tác hỗ trợ thành viên dễ dàng khắc phục vấn đề yếu công việc đạt hiệu 5 Hỗ trợ hậu cần Sau xác định thiếu sót, bất cập công tác hậu cần, phương tiện, sở hạng tầng, trang thiết bị vật tư …, bàn bạc với thành viên có liên quan có kế hoạch giải phù hợp Việc hỗ trợ, vật chất cụ thể, mà văn đề nghị chế, thay đổi qui trình … Kết luận kết giám sát Các vấn đề xác định giám sát thông tin thu thập giám sát cần phân tích sơ đề có kết luận ngắn gọn kết giám sát, đồng thời nguyên nhân giải pháp nêu thống việc khắc phục thiếu sót VI CƠNG VIỆC SAU GIÁM SÁT - Tập hợp phân tích số liệu giám sát - Nêu rõ vấn đề cần xác định, quy mô vấn đề nguyên nhân - Xây dựng giải pháp cụ thể cho việc giải vấn đề theo thứ tự ưu tiên xúc - Điều chỉnh bổ sung kế hoạch (nếu cần) - Tiếp tục theo dõi, đạo hỗ trợ việc thực hoạt động nêu - Báo cáo lên cấp trao đổi trực tiếp với tổ chức người quản lý trực tiếp kết sau giám sát yêu cầu đạo phối hợp để giải vấn đề - Lưu trữ tài liệu báo cáo giám sát để làm tài liệu tham khảo VII XÂY DỰNG CÔNG CỤ GIÁM SÁT Khái niệm bảng kiểm giám sát: Là bảng liệt kê nội dung giám sát cần tiến hành, để người giám sát có cơng cụ chủ động việc giám sát Nó giúp cho người giám sát tiến hành cộng việc dễ dàng, khơng bỏ sót nội dung giám sát theo mục tiêu đề sở để tổng hợp số liệu, phân tích kết giám sát Nguyên tắc xây dựng bảng kiểm - Cần phải dựa vào qui định chức nhiệm vụ nhân viên y tế qui định chuyên môn thống - Phải dựa vào hoạt động giám sát ưu tiên lựa chọn - Cấu trúc bảng kiểm có mục: nội dung, mục đích đánh giá (giám sát) cuối bảng có phần xác đinh mức độ đạt hay chưa đạt yêu cầu tiêu chuẩn nội dung giám sát 3 Cách viết bảng kiểm giám sát 3.1 Tiêu đề bảng kiểm Tiêu đề bảng kiểm phải phù hợp với nội dung cần giám sát, ví dụ: giám sát qui trình kỹ thuật tiêm bắp thịt (tiêm mơng), giám sát việc ghi chép hồ sơ biểu mẫu điều dưỡng … 3.2 Nội dung bảng kiểm Nội dung bảng kiểm thiết kế phải dựa mục tiêu cụ thể việc giám sát, sở yêu cầu kỷ thuật chuyên môn, tiêu kế hoạch y tế đặt ra, quy trình kỷ thuật thao tác chuẩn, tinh thần thái độ giao tiếp …(mô tả yêu cầu công việc với người thực hiện) 3.3 Đánh giá: Chỉ phân thành hai bậc có khơng (hoăc đạt, không đạt) cho bước hoạt động bảng kiểm - Đạt: nội dung đánh dấu mục có sai sót vài nội dung không quan trọng - Không đạt: có nội dung quan trọng khơng đạt u cầu sai sót nhiều nội dung