Đang tải... (xem toàn văn)
Đã có rất nhiều sách báo viết về phương thức và kỹ thuật quản lý dự án hiệu quả. 25 bí quyết dưới đây được đúc kết lại từ lý thuyết và kinh nghiệm quản lý của các chuyên gia AMA (American Management Association) – một tổ chức phi lợi nhuận nổi tiếng về đào tạo Quản Trị Kinh Doanh 1. Xây dựng một đội nhóm đoàn kết cùng giải quyết vấn đề. Nếu không bạn sẽ khó có thể đưa ra giải pháp đúng đắn hoặc sẽ tạo ra nhiều tranh cãi về mục tiêu của dự án 2. Hãy luôn ghi nhớ và tuân theo các mục tiêu đã đề ra trong suốt quá trình dự án 3. Xây dựng một chiến lược để đạt được tất cả các mục tiêu của dự án 4. Giám sát và kiểm tra định kỳ để bảo đảm rằng dự án luôn nằm trong mục tiêu ban đầu đã đề ra. 5. Xác định rõ các cột mốc và chuẩn đánh giá: kết quả mong muốn, các trở ngại, lập ra các chính sách sẽ giúp bạn đạt được kết quả như mong đợi
25 BÍ QUYẾT QUẢN LÝ DỰ ÁN Đã có rất nhiều sách báo viết về phương thức và kỹ thuật quản lý dự án hiệu quả. 25 bí quyết dưới đây được đúc kết lại từ lý thuyết và kinh nghiệm quản lý của các chuyên gia AMA (American Management Association) – một tổ chức phi lợi nhuận nổi tiếng về đào tạo Quản Trị Kinh Doanh 1. Xây dựng một đội nhóm đoàn kết cùng giải quyết vấn đề. Nếu không bạn sẽ khó có thể đưa ra giải pháp đúng đắn hoặc sẽ tạo ra nhiều tranh cãi về mục tiêu của dự án 2. Hãy luôn ghi nhớ và tuân theo các mục tiêu đã đề ra trong suốt quá trình dự án 3. Xây dựng một chiến lược để đạt được tất cả các mục tiêu của dự án 4. Giám sát và kiểm tra định kỳ để bảo đảm rằng dự án luôn nằm trong mục tiêu ban đầu đã đề ra. 5. Xác định rõ các cột mốc và chuẩn đánh giá: kết quả mong muốn, các trở ngại, lập ra các chính sách sẽ giúp bạn đạt được kết quả như mong đợi 6. Cập nhật thông tin từ tất cả các Stakeholders (là những người có liên quan, dính líu hoặc bị tác động bởi các hoạt động của dự án) để tránh mâu thuẫn về mặt lợi ích sau này 7. Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án – là những người có thể đóng góp những nhận định và thông tin có ích cho dự án chứ không chỉ đơn thuần là người có thể hợp tác làm việc nhóm. 8. Làm việc theo nhóm. Nếu tất cả các thành viên của một đội/nhóm làm việc độc lập, sản phẩm sau cùng sẽ không ăn khớp cũng giống như những gì nhóm đã thể hiện. 9. Hãy thực tế về số lượng dự án mà bạn hoặc tổ chức của bạn có thể đảm trách và các mục tiêu đã đề ra. 10. Lập kế hoạch dự án theo cách trả lời các câu hỏi như: phải làm những gì ? Ai làm ? Bao nhiêu ? Khi nào ? Làm như thế nào ? … 11. Đưa ra thật nhiều giải pháp lựa chọn (brainstorming), sau đó chọn ra cái tối ưu nhất dựa trên các thông số đã thiết lập ban đầu (Vd: dựa trên chi phí, thời gian, mục tiêu …) 12. Hãy thương lương khi cần những nguồn lực/tài nguyên/yếu tố có rất ít hoặc khó tìm kiếm. 13. Hãy bàn giao những phần có thể theo từng cột mốc chính của dự án, nhờ vậy mà tiến trình sẽ có thể được đo lường dễ dàng hơn 14. Đưa ra chuẩn đánh giá, định lượng, đặc tả tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến giá trị của các chuẩn này. 15. Đừng lập thời gian biểu cho bất kỳ công việc nào có thời gian nhiều hơn từ 4 đến 6 tuần. Thay vì vậy, hãy chia nhỏ ra thành nhiều tác vụ để dễ quản lý. 16. Tiếp tục đặt ra những câu hỏi. Càng có nhiều câu hỏi, bạn sẽ càng tìm ra nhiều cách giải quyết các vấn đề hoặc khám phá ra những vấn đề đối lập với những gì đã định nghĩa ban đầu. 17. Tránh sự “cám dỗ” cố gắng hoàn thành xuất sắc mọi việc – điều đó sẽ dành cho phiên bản sau của sản phẩm hoặc bộ phận dịch vụ. 18. Hãy dành thời gian dự phòng trong trường hợp xảy ra những tình huống không mong đợi hoặc những vấn đề chưa được dự tính. 19. Làm tất cả mọi thứ mà bạn có thể để giữ cho các tác vụ theo đúng lịch trình, một sự sai lầm nào đó ở đây có thể làm sa lầy dự án hiện tại 20. Luôn cảnh giác các rào cản “phong tỏa” trong quá trình dự án (roadblocks) và hãy hướng đến hoạt động chuyên nghiệp (pro-active), đừng phản ứng lại chúng mà hãy giúp các thành viên trong dự án hoàn thành nhiệm vụ của họ. 21. Xem như các thành viên trong nhóm đang thực hiện các nhiệm vụ quan trọng, do đó, họ sẽ không thể cố gắng liên tục để thực hiện thêm các công việc khác. 22. Đề cử ra những thành viên có thể thực thi nhiều vai trò khác nhau trong qui trình quản lý dự án. 23. Đừng để các thành viên đợi đến “sát nút” mới bắt đầu thực hiện nhiệm vụ. Khi đó, nếu vấn đề phát sinh, sẽ không còn thời gian trống để sửa chữa và sẽ bị trễ hạn bàn giao. 24. Hãy luôn ghi nhớ 3 lần sức ép: hoàn thành dự án theo đúng tiến độ, kinh phí, mục tiêu và mong đợi của khách hàng. 25. Hãy ghi nhận lại kết quả của các dự án: xem xét lại cả nhóm làm việc và các nhiệm vụ thực thi. 10 bước để cứu nguy một Dự án ( Bình chọn: 3 -- Thảo luận: 1 -- Số lần đọc: 483) Khi một Dự án bị "sa lầy", chúng ta nên cứu nó hay để cho nó chết? Và làm sao để cứu ? Trước hết, chúng ta phái xác định lại vấn đề. Gopai Kapur, Chủ tịch Trung tâm Quản trị Dự án ở San Ramon, bang Califomia, Mỹ chia sẻ kinh nghiệm: "Khi một dự án gặp khó khăn, bạn cần phải quan sát những dấu hiệu mang tính chất quyết định về chiến lược. Bạn phải có một cái nhìn từ một vị trí cao hơn". Mặc dù Giám đốc Dự án có thể là người đầu tiên phát hiện dấu hiệu của những vấn để nghiêm trọng, nhưng chưa hắn là người đưa ra được một hành động thích hợp. Trong cuốn sách "Sự gỡ rối tai hại : Cứu nguy những Dự án phần mềm" (tạm dịch), nhà xuất bản Addison-Wesley , năm 2006, tác giả E.M. Beunatan viết như sau: các Giám đốc Dự án thường tin rằng họ có thể tự giải quyết vấn đề, hoặc thậm chí họ có thể hoàn toàn không biết gì về tính nghiêm trọng của vấn đề? Beunatan hiện là Chủ tịch của Advanced Project Solutions Inc, một Công ty chuyên tư vấn và cung cấp dịch vụ cho các dự án phần mềm ở Nonhfield, bang Illinois, Mỹ. Một số Giám đốc Dự án thậm chí còn không muốn thừa nhận thất bại, và do vậy họ không thèm đếm xỉa đến việc tái đánh giá dự án. Thường thì nhà đầu tư sẽ quyết định xem dự án có cần phải được đánh giá lại hay không. Beunatan cho rằng quá trình tái đánh giá này không kéo dài quá hai tuần lễ ở những dự án có quy mô vừa và lớn. ông đưa ra mười bước khả dĩ áp dựng cho công tác này. 1. Ngừng dự án Những nhà tài trợ, Giám đốc Dự án hay những nhà đầu tư chính là những người có thể yêu cầu ngừng thực hiện dự án. Việc này nhằm hạn chế thiệt hại và thu hút sự chú ý của mọi người. "Bạn cần sự hợp tác toàn diện của mọi người. Nếu vẫn tiếp tục thực hiện Dự án song hành với việc tìm giải pháp khắc phục khó khăn thì bạn sẽ không có được sự chú ý của mọi người", Beunatan nói. Theo Pete Gibson, cựu giám đốc dự án một trung tâm hải quân, Bộ Quốc phòng Mỹ, tất cả những người tham gia dự án đều phái được biết rõ tại sao Dự án bị ngừng. Nếu họ hiểu những gì đang xảy ra và được giao quyền đưa ra những quyết định đúng đắn, họ sẽ làm tốt vai trò của mình. Sự mù mờ, không minh bạch chỉ làm cho họ thêm nghi vấn và dễ làm hỏng công việc. 2. Xác định mức độ của vấn đề Hãy chọn một người không dính dáng gì đến hậu quả thiệt hơn của Dự án. Người này có thể là một chuyên viên tư vấn hay là một lãnh đạo cao cấp ở một bộ phận khác của Công ty. Các Dự án lớn có thể đòi hỏi phải có cả một đội thẩm định. Thẩm định viên phái là người có đầy đủ quyền hành để có thể làm việc chặt chẽ với Giám đốc Dự án mà không cám thấy mình bị đe dọa, vì người này có thể quyết định rằng Giám đốc Dự án có trách nhiệm liên đới trong những hậu quả đã và đang xảy ra. 3. Đánh giá tình trạng của Dự án Để hiểu rõ hiện trạng của Dự án, chuyên gia thẩm định cần tiếp xúc với các nhà đầu tư Dự án và các thành viên quản lý. Người này cũng phải xem xét lại hồ sơ dự án để đánh giá quá trình triển khai. Một số dự án gặp trắc trở vì những người thấu hiểu nguyên nhân của sự trắc trở thường giữ thái độ im lặng hơn là nêu rõ các vấn đề để mọi người cùng tìm giải pháp khắc phục. Do vậy, chuyên gia thẩm định bắt buộc phải tìm hiểu những tin tức xấu về dự án. Họ phải khuyến khích mọi người giúp họ nhận biết những khiếm khuyết của Dự án. 4. Thẩm định khả năng của những người thực hiện Dự án Chuyên gia thẩm định cũng phải xem xét đến tính năng động và kỹ năng của những người tham gia thực hiện Dự án cũng như khả năng lãnh đạo của Giám đốc Dự án. Một vấn đề thường thấy là Giám đốc Dự án không có kinh nghiệm về lĩnh vực kỹ thuật. Thay vì thuyên chuyển vị Giám đốc đó, chúng ta có thể đề xuất bổ nhiệm thêm một Giám đốc chuyên trách về kỹ thuật. 5. Tái xác định những mục tiêu tối thiểu Đa số các dự án trở nên tệ hại vì chúng đã bị phức tạp hóa thái quá bởi những yêu cầu ngày càng nhiều đến nỗi những người trong dự án không thể hình dung họ đang xây dựng cái gì. Chuyên gia thẩm định cần làm việc với nhà đầu tư để thiết lập những yêu cầu tối thiểu cho Dự án. Bạn có thể chia những yêu cầu này thành ba nhóm: thiết yếu, rất quan trọng và bình thường. Và dành ưu tiên hàng đầu cho những yêu cầu thiết yếu. Nếu nhà đầu tư còn do dự, chưa chịu từ bỏ những yêu cầu còn lại, bạn có thể thuyết phục họ bằng cách cho họ biết bạn sẽ tiếp tục thực hiện các yêu cầu còn lại sau khi đã thực hiện tốt những yêu cầu thiết yếu. 6. Xem xét tính khả thi của những mục tiêu Sau khi đã xác định các yêu cầu thiết yếu, việc đánh giả tính khả thi của những yêu cầu này phải được tiến hành đúng quy trình, bảo đảm rằng nhà đầu tư sẽ đồng ý với những mục tiêu mới, thời gian thực hiện, và ngân sách. Bạn cũng cần phải tái thẩm định tính khả thi về mặt kỹ thuật và thăm dò sự tin tưởng ở những người thực hiện Dự án. Chuyên gia thẩm định có thể đề nghị hủy bỏ dự án nếu phát hiện những trở ngại nghiêm trọng không thể khắc phục . 7. Sắp xếp lại nhân sự Chuyên gia thẩm định cần phải xem xét thành tích, kỹ năng và động lực của những người thực hiện Dự án dựa trên những yêu cầu mới . Những cuộc đối thoại thẳng thắn, cởi mở sẽ giúp mọi người hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ mới của họ để hoàn tất Dự án một cách thành công. 8. Phân tích những rủi ro Chuyên gia thẩm định, Giám đốc Dự án, những thành viên chủ chốt trong nhóm thực hiện Dự án và nhà đầu tư cần phải liệt kê và đánh giá hậu quả của những rủi ro có thể xảy ra theo mức độ nghiêm trọng. Sau đó , mọi người sẽ đưa ra kế hoạch cụ thể để giảm thiểu những rủi ro đó. 9. Lập kế hoạch triển khai Kế hoạch triển khai sẽ là phương tiện cho việc khôi phục Dự án, cung cấp nền tảng cho việc thiết lập những kế hoạch hành động chi tiết tại mỗi giai đoạn. 10. Thực hiện một hệ thống cảnh báo sớm Để bảo đảm cho dự án tránh được "vết xe đổ" trước đó, cần phải thu thập các dữ liệu trong quá trình thực hiện, định kỳ xem xét tình trạng của Dự án, xác định những nguy cơ ảnh hưởng đến Dự án và thiết lập quy trình điều chỉnh các sai sót một cách kịp thời. . 25 BÍ QUYẾT QUẢN LÝ DỰ ÁN Đã có rất nhiều sách báo viết về phương thức và kỹ thuật quản lý dự án hiệu quả. 25 bí quyết dưới đây được đúc kết lại từ lý. 3. Đánh giá tình trạng của Dự án Để hiểu rõ hiện trạng của Dự án, chuyên gia thẩm định cần tiếp xúc với các nhà đầu tư Dự án và các thành viên quản lý.