BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ NHUNG HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI Chuyên ngành: Kế toán Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN Đà Nẵng - Năm 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố cơng trình khác Tác giả luận văn Nguyễn Thị Nhung MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài .1 Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu .2 Bố cục đề tài .3 Tổng quan đề tài nghiên cứu CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC BỆNH VIỆN 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 1.1.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn .7 1.1.2 Quy trình xử lý kế toán tổ chức, đơn vị .8 1.1.3 Mối quan hệ hệ thống thông tin kế tốn với hệ thống thơng tin khác tổ chức, đơn vị 1.1.4 Tổ chức liệu kế toán điều kiện sử dụng phần mềm kế toán 10 1.1.5 Tổ chức hệ thống thông tin kế tốn theo chu trình 12 1.2 TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN 13 1.2.1 Sự cần thiết ứng dụng hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện 13 1.2.2 Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện 14 1.2.3 Mối quan hệ chu trình cơng tác kế tốn bệnh viện 19 1.2.4 Cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện 20 1.2.5 Tổ chức thông tin kế tốn theo chu trình Bệnh viện 22 KẾT LUẬN CHƯƠNG .37 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI 38 2.1 SƠ LƯỢC VỀ BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI 38 2.1.1 Giới thiệu .38 2.1.2 Cơ cấu tổ chức .39 2.1.3 Tổ chức kế toán Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam- Cu Ba Đồng Hới 41 2.1.4 Khó khăn trước xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện 44 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI .47 2.2.1 Thực trạng ứng dụng tin học cơng tác kế tốn 47 2.2.2 Thực trạng tổ chức xây dựng chứng từ quy trình ln chuyển chứng từ cơng tác kế tốn BV Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới50 2.2.3 Thực trạng công tác xây dựng mã bệnh viện 52 2.2.4 Tổ chức thông tin kế tốn theo chu trình Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới 53 2.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KẾ TOÁN KHI ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG THỂ TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI 72 2.3.1 Ưu điểm .72 2.3.2 Một số hạn chế 74 KẾT LUẬN CHƯƠNG .76 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA ĐỒNG HỚI .77 3.1 SỰ CẦN THIẾT HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 77 3.2 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HỒN THIỆN VỀ CƠNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CNTT 80 3.2.1 Hoàn thiện tổ chức thơng tin chu trình khám điều trị 84 3.2.2 Hồn thiện tổ chức thơng tin chu trình cung ứng .86 3.2.3 Hồn thiện tổ chức thơng tin chu trình viện phí 89 3.2.4 Hồn thiện tổ chức thơng tin chu trình tài 90 KẾT LUẬN CHƯƠNG .93 KẾT LUẬN CHUNG .94 TÀI LIỆU THAM KHẢO .95 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (bản sao) PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế BV : Bệnh viện BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp BCTC : Báo cáo tài BN : Bệnh nhân CNTT : Công nghệ thông tin CBVC : Cán viên chức CSDL : Cơ sở liệu CLS : Cận lâm sàng ERP : Enterprise Resource Planing (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) GTGT : Giá trị gia tăng HCSN : Hành nghiệp HTTTKT : Hệ thống thơng tin kế tốn HC : Hóa chất KCB : Khám chữa bệnh KPCĐ : Kinh phí cơng đồn PNK : Phiếu nhập khho PXK : Phiếu xuất kho TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ : Tài sản cố định TTBYT : Trang thiết bị y tế VN : Việt Nam XN : Xét nghiệm XQ : X- Quang YDC : Y dụng cụ DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Số hiệu bảng/ Tên bảng Trang sơ đồ 1.1 Các yếu tố hệ thống thơng tin kế tốn 1.2 Quy trình xử lý kế toán tổ chức, đơn vị 1.3 Quy trình xử lý thơng tin kế tốn 10 1.4 Sơ đồ khám – điều trị 23 1.5 Mối quan hệ phận hoạt động khám 24 chữa bệnh 1.6 Thủ tục thu viện phí 27 1.7 Sơ đồ dòng liệu KCB ngoại trú chu trình viện phí BV Sơ đồ dòng liệu Khám- Chữa bệnh nội trú chu 28 1.8 29 trình viện phí Bệnh Viện 1.9 Quy trình mua thuốc, vật tư y tế, vật tư văn phòng… 30 1.10 Sơ đồ cung ứng thuốc- vật tư y tế hóa chất 32 1.11 Sơ đồ dòng liệu chu trình cung ứng 33 1.12 Chu trình tài 35 2.1 Sơ đồ tổ chức quản lý BV Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới Mơ hình tổ chức máy kế tốn Bệnh viện Hữu nghị 40 2.2 41 Việt Nam- CuBa Đồng Hới 2.3 Hệ thống thông tin quản lý bệnh viện 48 2.4 Tổ chức phần mềm quản lý bệnh viện 49 2.5 Quy trình thu viện phí 51 2.6 Biên lai thu tiền tạm ứng 54 2.7 Bảng kê khám chữa bệnh nội trú 56 2.8 Biên lai thu tiền viện phí 57 2.9 Tổng hợp biên lai thu viện phí 58 2.10 Kế hoạch nhập hàng đấu thầu thuốc 59 2.11 Hợp đồng mua thuốc 60 2.12 Biên kiểm nghiệm thu thuốc 61 2.13 Phiếu nhập kho 62 2.14 Hóa đơn mua thuốc 63 2.15 Phiếu lĩnh vật tư khoa/ phòng 64 2.16 Báo cáo Nhập- Xuất- Tồn 67 2.17 Bảng chấm công khoa/ phòng 68 2.18 Bảng tính lương phụ cấp cán công nhân viên 68 2.19 Danh sách người bệnh BHYT KCB đề nghị toán 68 2.20 Thống kê tổng hợp dịch vụ kỹ thuật sử dụng quý I cho 69 người bệnh BHYT 2.21 Báo cáo chi phí KCB nội trú nhóm đối tượng theo 70 tuyến 2.12 Biên tốn chi phí KCB BHYT 71 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hệ thống thơng tin kế tốn phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản lý tổ chức, doanh nghiệp Từ năm 1990, trước Y tế có định hướng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), nhiều bệnh viện sớm đưa CNTT vào công tác quản lý Việc ứng dụng CNTT ngành y tế nhu cầu thực lớn, đặc biệt quản lý tổng thể bệnh viện, phục vụ khám chữa bệnh Theo thống kê ngành y tế, nhiều bệnh viện đầu tư, triển khai thực ứng dụng phần mềm CNTT Nó giúp tránh thất lãng phí, cơng khai minh bạch tài chính, nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, góp phần thúc đẩy bệnh viện phát triển tồn diện Hơn nữa, thơng tin nhập bệnh nhân tiếp nhận khám chữa bệnh hệ thống lưu giữ chuyển thông tin tới khoa phòng bệnh nhân điều trị mà khơng cần thao tác nhập lại, q trình điều trị bệnh nhân lưu lại phục vụ cho công tác điều trị sau (nếu bệnh nhân tái khám) Khơng Việt Nam, mà nước ngồi không ngừng nghiên cứu giải pháp ứng dụng CNTT giúp bệnh viện giảm tải nhiều bệnh nhân điều trị từ xa nhằm tiết kiệm chi phí lại Hiện Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới thực việc sử dụng CNTT hệ thống hoạt động quản lý bao gồm phận kế toán, mang lại hiệu lớn nhìn chung tồn số nhược điểm, sử dụng chưa linh hoạt, chưa khai thác triệt để, chưa tận dụng chức tối đa mà mạng nội cung cấp Vì hoạt động quản lý chưa đạt hiệu cao Hệ thống thông tin kế tốn có hạn chế định đặt u cầu phải hồn thiện để góp phần nâng cao lực hoạt động bệnh viện phục vụ người bệnh ngày tốt Với quy mô ngày lớn, lượng bệnh nhân ngày đơng đòi hỏi Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới cần hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn nhằm phục vụ cho việc quản lý hoạt động bệnh viện Chính tơi chọn đề tài “Hồn thiện tổ chức thơng tin kế toán Bệnh Viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới” để làm đề tài nghiên cứu luận văn Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa vấn đề lý luận hệ thống thơng tin kế tốn ứng dụng bệnh viện - Khảo sát đánh giá thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới - Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu mối quan hệ chặt chẽ tổ chức thông tin phận kế toán phận chức khác Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới Phạm vi nghiên cứu: luận văn dừng lại việc trình bày, mơ tả quy trình giải pháp phần mềm cơng tác kế tốn phục vụ cho quản lý bệnh viện Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích hệ thống, phân tích thành phần hệ thống thơng tin kế tốn, xem xét mối quan hệ chu trình hệ thống thơng tin kế tốn - Phương pháp vấn: Quan sát, vấn nhân viên kế toán phụ trách phận (xuyên suốt từ khâu tiếp nhận bệnh nhân đến thời điểm bệnh nhân xuất viện), vấn nhân viên phòng CNTT để tìm hiểu 85 chuyên môn bệnh nhân tập trung vào bệnh án điện tử, từ xuất báo cáo thống kê y khoa Tại khoa phòng điều trị, y tá theo dõi số tạm ứng nhập viện bệnh nhân, tính viện phí thơng qua tài khoản tạm ứng thời điểm trình điều trị Vì thơng tin nhập lần sử dụng cho trình điều trị bệnh nhân, câu hỏi đặt thông tin bệnh nhân ghi nhận sai từ ban đầu kéo theo sai sót dây chuyền, đòi hỏi cao độ xác việc nhập thông tin Để tránh việc bệnh nhân trốn viện, khoa/ phòng cần theo dõi chi phí điều trị bệnh nhân thường xuyên để đảm bảo việc thu tạm ứng ln lớn phần chi phí bệnh nhân, trường hợp bệnh nhân trốn viện, số nộp tạm ứng nhỏ phần chi phí khoa/ phòng điều trị bệnh nhân phải chịu trách nhiệm Trong trình bệnh nhân điều trị nội trú, tất thông tin số liệu thuốc, y cụ, dịch vụ kỹ thuật y tế, thủ thuật, phẫu thuật, giường bệnh… bệnh nhân theo dõi quản lý chặt chẽ (Bệnh nhân xếp giường/ phòng, bác sĩ phụ trách, y tá phụ trách tương ứng với thông tin bệnh nhân mã số vào viện thiết lập từ phận tiếp nhận) Hằng ngày, y tá hành khoa có bệnh nhân điều trị nội trú cập nhật thơng tin tổng hợp thông tin danh mục thuốc, số lượng thuốc để thực việc lĩnh thuốc từ phận kho dược bệnh viện cấp phát thuốc cho bệnh nhân Các thơng tin liên quan đến chi phí điều trị bệnh nhân thống kê đầy đủ xác, sau xuất viện chuyển đến phận kế tốn viện phí Để tránh tình trạng y tá kê thêm thuốc để nhận khơng sử dụng cho bệnh nhân, giấy lĩnh thuốc đòi hỏi có ký duyệt chặt chẽ lãnh đạo khoa, phòng phải đảm bảo kịp thời để phục vụ bệnh nhân điều trị, tránh trường hợp thiếu thuốc ảnh hưởng đến chất lượng điều trị bệnh nhân 86 Ở chu trình này, phân hệ nội trú liên kết chặt chẽ với tất phân hệ khác, phân hệ quản lý bệnh án nội trú, quản lý xuất- nhập- chuyển khoa, quản lý buồng giường, dự trù thuốc- vật tư y tế cho bệnh nhân, quản lý phẫu thuật- thủ thuật, quản lý thông tin viện phí, quản lý tủ thuốc, vật tư tiêu hao tủ trực trình điều trị bệnh nhân Từ đó, quản lý thơng tin thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao, quản lý thông tin xuất- nhập- luân chuyển- hoàn trả cấp phát dược, quản lý cấp phát thuốc cho bệnh nhân, dự trù thuốc- cảnh báo thuốc gần hết hạn, cảnh báo số tồn thuốc- vật tư tối thiểu kho Như vậy, chu trình này, tất hoạt động thực hệ thống mạng, thông tin chi dùng vật tư, thuốc men hóa chất chi dùng cho bệnh nhân hệ thống ghi nhận, tổng hợp để đối chiếu với phận kho hàng, kế toán vật tư, kế tốn thu viện phí Thơng qua mức định phí xây dựng bệnh viện đối chiếu với khoản mục thu cụ thể loại hoạt động, xác định hiệu sử dụng nguồn lực loại hoạt động bệnh viện 3.2.2 Hồn thiện tổ chức thơng tin chu trình cung ứng Hiển thị lệnh duyệt hệ thống để phận nhận liệu xác định nghiệp vụ có thật, hợp lý Như việc chu trình cung ứng phải lập kế hoạch cung ứng, giai đoạn này, khoa Dược bệnh viện xây dựng danh mục thuốc, sử dụng bệnh viện hàng năm theo nhu cầu điều trị hợp lý khoa Danh mục thuốc vào danh mục kỹ thuật bệnh viện, điều kiện quy mô, danh mục năm trước sử dụng, trang thiết bị phục vụ chẩn đoán điều trị có bệnh viện, khả kinh phí ngân sách Nhà nước, ngân sách BHYT… Việc xây dựng danh mục thuốc cần phải vào danh mục chủ yếu sử dụng bệnh viện Bộ y tế ban hành, danh mục thuốc 87 bệnh viện rà soát, bổ sung, điều chỉnh hàng năm cho phù hợp với tình hình điều trị Sau xác định nhu cầu cần cung ứng bệnh viện tổ chức đấu thầu mua thuốc chọn nhà cung ứng, bệnh viện tiếp nhận thuốc bảo quản, việc nhận thuốc, kiểm định chất lượng thuốc phận kho dược bệnh viện phụ trách, thủ tục nhập kho tiến hành theo quy định chứng từ chuyển cho kế toán dược để phản ánh vào sổ chi tiết tổng hợp có liên quan Khơng nên chọn nhà cung cấp lâu năm có quen biết thân thiết kế toán người giao hàng dẫn tới khả gian lận cao dễ thực Hiện nay, việc mua thuốc bệnh viện nhà nước quản lý kiểm soát chặt chẽ, Bệnh viện hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới vậy, Bệnh viện phải xác định nhu cầu để có kế hoạch cụ thể, đồng thời việc mua thuốc phải đấu thầu để xác định giá thuốc theo quy định Việc xác định số lượng thuốc danh mục xác định nhu cầu để chuẩn bị cho trình mua thuốc chủ động đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời Nhu cầu thuốc định, chi phối nhiều yếu tố Để tiện cho việc theo dõi cụ thể chi phí phát sinh phận mua hàng, khoa Dược, phòng Vật tư… phải mở sổ theo dõi công nợ chi tiết cho đối tượng phải trả (nhà cung cấp khác nhau), cuối tháng đối chiếu tổng phát sinh mua hàng với kế tốn vật tư Việc theo dõi cơng nợ phòng kế tốn bệnh viện chi tiết theo phận mua hàng, giúp việc quản lý tốt khoản nợ phải trả, việc đối chiếu số liệu công nợ sổ phòng phát sinh đơn giản, đảm bảo báo cáo cơng nợ xác phù hợp với loại hình hoạt động phục vụ lãnh đạo bệnh viện Bộ phận kế toán kế thừa nguồn thông tin, liệu từ phận mua hàng chuyển đến, thực công tác kiểm tra chéo phận kế toán, kho hàng phận mua hàng Khi nhận hóa đơn nhà cung cấp phận kế tốn phải trả 88 nhận thông tin đơn hàng, phiếu nhập kho để đối chiếu với hóa đơn, đơn hàng phiếu nhập hệ thống, việc kiểm tra chéo giúp việc quản lý toán chặt chẽ, đảm bảo xác nhận tốn xác, với phần mềm quản lý tổng thể, việc quản lý hàng hóa, thuốc, vật tư y tế nhập kho ghi nhận Tuy nhiên, có mặt hạn chế việc kế thừa thông tin khâu Thủ tục mua hàng, kiểm nhập kho thuốc- vật tư phức tạp, nên khâu lập dự trù mua thuốc cần nghiên cứu kỹ đảm bảo số dự trù sát với thực tế sử dụng, tránh trường hợp mua thiếu phải đề xuất lắt nhắt, tránh tình trạng mua dư thừa nhiều gây lãng phí Hệ thống kiểm soát mức chi, quyền hạn người duyệt chi cho hoạt động mua hàng, vượt mức không cho phép giao dịch thực Đảm bảo kiểm soát phân quyền thực tốt Cung cấp liệu kịp thời, cảnh báo hàng tồn kho mức tối thiếu cho phép để báo cáo với phận thu mua nhằm lên kế hoạch mua hàng kịp thời Trong chu trình này, có phân hệ quản lý thiết bị y tế đóng vai trò hỗ trợ, đảm bảo tính tổng thể hệ thống thơng tin bệnh viện, quản lý nhập trang thiết bị y tế từ nhà cung cấp, quản lý việc cấp phát- điều chuyển- sử dụng TTBYT khoa phòng, quản lý việc sửa chữa, bảo dưỡng, lý, tính khấu hao TTBYT, quản lý kết kiểm kê, báo cáo thống kê TTBYT Để đảm bảo thuốc phục vụ bệnh nhân điều trị quản lý tốt, hàng ngày khoa, phòng lên danh mục, số lượng thuốc theo y lệnh Bác sĩ trình trưởng khoa ký, sau trình khoa dược, trưởng khoa dược duyệt trình phiếu duyệt đến phòng dược đề nghị nhận thuốc, người xuất người nhận ký xác nhận Công việc thực hàng ngày, riêng ngày thứ 5, nhận thuốc ngày để sử dụng cho ngày cuối tuần 89 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức thơng tin chu trình viện phí Thơng tin phòng ban liên kết với nhau, kết nối liệu bệnh nhân phát sinh chi phí nhiều khoa phòng Phân hệ kết nối với tất phân hệ chuyên môn: khám bệnh, cận lâm sàng, dược, dịch vụ khác…được cài đặt phòng tài vụ điểm thu viện phí bệnh viện, quản lý viện phí ngoại trú, quản lý viện phí nội trú, cơng khai tài người bệnh, tốn bảo hiểm y tế, in hóa đơn, kê viện phí Để thực cơng tác phân hệ cần thơng tin từ khoa phòng phát sinh chi phí điều trị cho bệnh nhân Nhờ vậy, phòng kế tốn quản lý chặt chẽ thu chi viện phí tồn bệnh viện, loại bỏ việc viết tay, tránh sai sót, tất thực xử lý máy nên rút ngắn thời gian toán viện, tất chi phí chương trình tổng hợp in phiếu toán viện Với hoạt động thu viện phí phòng kế tốn, hồ sơ bệnh nhân quản lý thơng qua mã số bệnh nhân mã số vào viện, hệ thống giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện cho phép lưu tất liệu có liên quan đến hồ sơ bệnh án thơng tin có liên quan đến hoạt động điều trị cho bệnh nhân dựa mã bệnh nhân, mã số vào viện Thông tin phục vụ hoạt động thu viện phí bao gồm thơng tin như: tên loại xét nghiệm dịch vụ kỹ thuật, tên thuốc dịch truyền bệnh nhân định thực hiện, số lần, đơn giá, ngày thực hiện, khoa/ phòng nào… Ngồi chức quản lý thu viện phí cho phép khai báo đối tượng bệnh nhân tỷ lệ toán cụ thể theo đối tượng bệnh nhân tỷ lệ chi trả 100%, 30%, 20%, 5%, miễn phí… Mọi thơng tin cần có chứng từ gốc đính kèm đảm bảo chi phí bệnh nhân hợp lý thực phát sinh Đầu tư thiết bị kết nối liệu kết khoa cận lâm sàng tới phòng ban khác để việc theo dõi tập hợp chi phí thuận lợi hơn, giảm thủ tục, 90 hạn chế sơ hở cho cá nhân gian lận Đảm bảo việc phân cấp phân quyền khoa, khoa nhập, sữa liệu chi phí bệnh nhân phát sinh khoa mình, chi phí phát sinh khoa khác xem Đảm bảo việc thực nhiệm vụ theo quy định bệnh viện Kịp thời cung cấp liệu thơng tin cho kế tốn tổng hợp Cảnh báo chi phí phát sinh bệnh nhân vượt mức tạm ứng trước 3.2.4 Hồn thiện tổ chức thơng tin chu trình tài Hệ thống thơng tin kế tốn chưa hồn chỉnh, phân hệ kế tốn tổng hợp phải cập nhật q nhiều thông tin từ phận khác mà chưa thực việc chuyển số liệu hoàn toàn máy tính Khả kết nối, chuyển giao sở liệu phân hệ, phần mềm hệ thống thơng tin kế tốn yếu, chưa xây dựng mã chuẩn nên chưa phát huy hết ưu điểm việc ứng dụng quản lý phần mềm tổng thể tồn bệnh viện Kiểm sốt tính hợp lý chứng từ trước nhập vào hệ thống, trình tự luân chuyển chứng từ Hằng ngày, chứng từ phát sinh nghiệp vụ phải cập nhật xác, thời điểm, sau chuyển lên phòng kế tốn tổng hợp cuối Mọi thơng tin liên quan đến tài ghi nhận xác tự động thông qua hệ thống mạng máy tính tồn bệnh viện đảm bảo phân cấp phân quyền hệ thống Quản lý tốt mức độ hoàn thành cơng việc kế tốn phận bao gồm kế tốn tiền mặt, kế tốn viện phí- cơng nợ phải thu, kế tốn cơng nợ phải trả, kế toán tổng hợp Giữa phận liên quan ảnh hưởng tới nhau, giao dịch xảy bút tốn hạch tốn tương ứng tăng hàng tồn kho ( phân hệ quản lý kho), công nợ phải trả tăng lên ( từ phân hệ 91 mua hàng)… tạo tự động ghi vào sổ phụ kế tốn Hệ thống tích hợp cho phép giảm thời gian nhập liệu, số liệu kết chuyển đến sổ, phận liên quan luôn xác Cuối kỳ, kế tốn tổng hợp thực việc khóa sổ phân hệ sổ tổng hợp để hồn tất việc tốn cho kỳ Phân hệ cung cấp báo cáo theo quy định nhà nước báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý lãnh đạo bệnh viện Đối với kế toán tổng hợp: liên kết số liệu từ phân hệ kế tốn chi tiết, cơng nợ phải thu, cơng nợ phải trả, chi phí hoạt động, mua hàng, hạch toán tiền lương khoản phải trả cơng nhân viên, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Thực bút tốn khóa sổ, kết chuyển, phân bổ Tích hợp thơng tin từ phân hệ khác chuyển tới, tổng hợp liệu từ tất phân hệ kế toán khác để lên báo cáo kế tốn tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo chế độ hành Đối với kế toán lương khoản trích theo lương hàng tháng phải vào bảng chấm công, Bệnh viện tiến hành kế hoạch chấm công theo dấu vân tay trả lương qua thẻ ATM cho nhân viên, việc áp dụng cách thực chấm công tạo lợi ích không nhỏ việc quản lý chặt chẽ giấc nhân viên đảm bảo tính xác cơng tác tính lương Căn vào số liệu… kế toán toán tiến hành hạch toán cập nhật vào phần mềm kế toán Phân hệ quản lý nhân xếp hợp lý quy trình quản lý nhân tiền lương, làm giảm chi phí quản lý, đồng thời giảm thiểu sai sót gian lận hệ thống tính lương Đối với kế toán tiền mặt: Thực chức lập chứng từ gồm phiếu thu, phiếu chi, sử dụng báo cáo nợ, báo cáo có ngân hàng, in chứng từ từ mẫu, xét duyệt nghiệp vụ trước lúc chi trả, theo dõi khoản công nợ phải thu, phải trả… kế toán tiền mặt theo dõi mức tạm ứng bệnh nhân, đảm bảo bệnh nhân phải đóng trước mức tạm ứng lớn tổng 92 chi phí bệnh nhân điều trị để phòng trường hợp bệnh nhân trốn viện mà khơng tốn xảy ra… lập báo cáo tổng hợp tình hình thu chi, tồn quỹ hàng ngày, thời gian nhà quản lý, cấp yêu cầu Phân hệ tài quản lý hiệu kiểm sốt chu kỳ luân chuyển tiền tệ BV, đảm bảo khả tốn tiền mặt, khoản cơng nợ chi phí khác, khoản chi lớn nên tốn chuyển khoản Kế tốn cơng nợ phải thu, phải trả: Ghi nhận công nợ phải thu, phải trả từ phân hệ nghiệp vụ Kế tốn cơng nợ phải thu quản lý công nợ phải thu chi tiết theo đối tượng bệnh nhân (đối tượng BN BHYT, thu viện phí, miễn phí, dịch vụ…), hóa đơn, biên lai thu viện phí, đối tượng (BHYT, khám chữa bệnh hợp đồng theo quan, tổ chức), quản lý theo hạn mức toán đối tượng, quy định quản lý hạn mức thời gian nợ Kế tốn cơng nợ phải trả quản lý cơng nợ theo hạn tốn đối tượng, hóa đơn mua hàng, quy định quản lý hạn mức thời gian nợ Tổng hợp phát sinh khách hàng (bệnh nhân), nhà cung cấp theo tài khoản Kế tốn viện phí: nhận liệu từ phân hệ- tiếp nhận bệnh nhân, định xét nghiệm, thực y lệnh… Quản lý liệu điều trị bệnh nhân, tổng hợp chi phí, xác định đối tượng toán nhận tiền toán viện phí, tổng hợp báo cáo bàn giao cho kế toán tổng hợp Song song với việc tổ chức chứng từ nhằm quản lý tốt khoản thu Bệnh viện trọng đến việc tổ chức chứng từ nhằm ghi nhận kịp thời đầy đủ khoản chi phát sinh bệnh viện Tương ứng với nội dung chi cho nhân viên, chi chuyên môn nghiệp vụ, chi mua sắm, sữa chữa tài sản cố định chi quản lý hành bệnh viện xây dựng hệ thống chứng từ trình tự luân chuyển chứng từ tương đối phù hợp Như vậy, kết cho thấy nghiệp vụ kinh tế phát sinh bệnh viện tổ chức lập, ghi nhận 93 đầy đủ, số hạn chế khâu cập nhật liệu phòng, phòng khám cận lâm sàng chưa cập nhật kết thông tin qua hệ thống phần mềm mà phải qua thủ cơng, điều làm hạn chế chất lượng thơng tin cung cấp, việc tổ chức chứng từ hợp lý, chặt chẽ bệnh viện góp phần quan trọng việc kiểm sốt thu chi bệnh viện, qua tăng cường công tác quản lý nguồn thu, khoản chi, đem lại hiệu cho việc sử dụng nguồn lực bệnh viện KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua trình tìm hiểu nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý bệnh viện nói chung cơng tác kế tốn nói riêng, tác giả đánh giá ưu, nhược điềm bệnh viện đưa số ý kiến đề xuất hồn thiện cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng hệ thống thông tin Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới 94 KẾT LUẬN CHUNG Tiến tới nâng cao chất lượng sống người, vấn đề khám chữa bệnh trọng Để nâng cao chất lượng chăm sóc khám chữa bệnh nhân, phát triển ngành y tế tương lai cần phải có phương hướng giải pháp cụ thể, ngành y tế đặt yêu cầu phải ứng dụng CNTT xu hướng tất yếu góp phần nâng cao lực hoạt động bệnh viện phục vụ người bệnh ngày tốt Qua nghiên cứu thực đề tài, tác giả hệ thống hóa lý luận kế tốn, hệ thống thơng tin, giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, đưa vấn đề thực trạng ứng dụng thơng tin kế tốn bệnh viện Việt Nam Cu Ba Đồng Hới, từ đề xuất số giải pháp góp phần hồn thiện cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng thông tin, nâng cao hiệu quản lý, hoạt động chăm sóc khám chữa bệnh bệnh viện 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Thị Thùy Anh (2011), Hồn thiện cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Bệnh viện C Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ [2] Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), “Tiếp cận chu trình- hướng hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện cơng”, Tạp chí Khoa học & công nghệ Đại học Đà Nẵng, số 50 [3] Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể, Tạp chí Khoa học & cơng nghệ Đại học Đà Nẵng, số 58 [4] Lê Kim Ngọc (2010), Tổ chức hạch toán sở y tế với việc tăng cường quản lý tài ngành y tế Việt Nam, Luận án tiến sĩ [5] Nguyễn Mạnh Toàn - Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất Tài [6] Phan Xuân Trung (2008), Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện YKHOA.NET, Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 1: Giao diện hình đăng ký khám bệnh Phụ lục 2: Giao diện hồ sơ chi tiết theo dõi bệnh nhân Phụ lục 3: Bảng kê chi tiết viện phí người bệnh điều trị Phụ lục 4: Báo cáo thống kê Phụ lục 5: In loại sổ, thẻ kế toán chi tiết Phụ lục 6: In báo cáo tài ... thơng tin nhân sự, hệ thống thông tin sản xuất, bán hàng…) cung cấp liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán từ liệu này, hệ thống thơng tin kế tốn xử lý chúng thành thơng tin hữu ích cung... tập tin hệ thống sở liệu kế tốn Theo tính chất liệu chứa tập tin, tập tin hệ thống sở liệu kế tốn phân thành tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, tập tin biến động, tập tin tồn tập tin. .. nghiệp kỳ định Hai chức hệ thống thông tin kế tốn thơng tin kiểm tra Mục tiêu hệ thống: Cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời tình hình tài tổ chức, đơn vị, bao gồm thông tin tài sản, nguồn vốn, trình