Đang tải... (xem toàn văn)
Nhiều lời phàn nàn về các cuộc họp - Họp tốn thời gian, tốn năng lượng và các nguồn lực khác - Họp thật là buồn tẻ - Họp là nơi tụ tập để mọi người phát biểu hoặc không nói gì và sau đó chẳng ai chấp thuận - Họp là rất cần thiết khi bạn chẳng muốn đạt được bất cứ điều gì
1 BÀI 2 MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM 2 MỤCTIÊU CỦA BÀI HỌC •Bài học cung cấp một số kiến thức và kỹ năng cần thiết để: •Học viên nhận thức được cách thức tổ chức, lên kế hoạch và tiến hành một cuộc họp nhóm. •Học viên biết cách xử lý một số rắc rối thông thường trong khi họp nhóm. •Học viên biết vận dụng một số phương pháp để làm việc nhóm, thúc đẩy các cuộc thảo luận nhóm hiệu quả và chất lượng. 3 NỘI DUNG 1. Vấn đề họp nhóm 2. Xử lý những rắc rối thông thường gặp của các cuộc họp nhóm 3. Phương pháp S.T.O.P. (Situation – Target – Options – Plan) trong làm việc nhóm 4. Phương pháp Brainstorming 5. Phương pháp Greenlighting 4 1. VẤN ĐỀ HỌP NHÓM Nhiều lời phàn nàn về các cuộc họp -Họp tốn thời gian, tốn năng lượng và các nguồn lực khác -Họp thật là buồn tẻ -Họp là nơi tụ tập để mọi người phát biểu hoặc không nói gì và sau đó chẳng ai chấp thuận -Họp là rất cần thiết khi bạn chẳng muốn đạt được bất cứ điều gì 5 1.1. MỘT CUỘC HỌP BỊ PHÁ HỎNG NHƯ THẾ NÀO? 6 nhân tố phá hoại cuộc họp nhóm: •Một người nói quá nhiều • Bàn quá lâu về một vấn đề •Mơ hồ, bảo thủ hoặc né tránh chủ đề •Lan man từ chủ đề này sang chủ đề khác •Tập trung công kích, chê bai người khác • Các thành viên không hoàn thành các mục tiêu công việc làm hoạt động của nhóm bị chậm lại 6 1.2 CHUẨN BỊ CHO CUỘC HỌP Mỗi cuộc họp nên có •Người lãnh đạo cuộc họp •Người điều hành •Người ghi chép nội dung, diễn biến cuộc họp (biên bản họp nhóm) o Xác định ngày, giờ, địa điểm họp cụ thể và thông báo cho các thành viên o Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan đến chủ đề cuộc họp o Chuẩn bị giấy lật để ghi ý kiến đóng góp của những người tham dự o Chuẩn bị bảng trắng (giấy trắng khổ rộng) để ghi những “bản phác thảo” hoạt động khi các thành viên nhóm làm việc cùng nhau để hình thành và chọn lọc ý tưởng 7 • Đối với một nhóm tự quản, nên luân chuyển vai trò càng nhiều càng tốt giữa các thành viên. Việc chia sẻ vai trò sẽ giúp cuộc họp ngày càng hiệu quả và bớt mệt mỏi. •Trong cuộc họp nhóm, việc khuyến khích tự do cho tất cả mọi người là điều cần thiết nhưng chỉ nên thực hiện với những người tham gia có mục đích, phương hướng và có năng lực. 8 1.3 CÁC THÀNH VIÊN NÊN KẾT HỢP NHƯ THẾ NÀO TRONG QUÁ TRÌNH HỌP Tập trung tinh thần: Sự tập trung tinh thầncủa các thành viên trong cuộc họp là điều quan trọng nhất để tạo nên thành công của các nhóm. Chia sẻ ý kiến: •Nếu bạn không tham gia tích cực vào cuộc họp và chia sẻ ý kiến của mình thì nhóm sẽ không được hưởng lợi từ những gì bạn nghĩ. • Đối với những người rụt rè tới mức không bao giờ tham gia vào cuộc họp, người điều hành cầ n có cơ chế khuyến khích những người này phải đóng góp nhiều ý kiến hơn. 9 Lắng nghe: •Lắng nghe và hiểu người khác là điều rất quan trọng. Bạn phải kiểm soát được khoảng thời gian bạn lắng nghe trong cuộc họp. •Hãy cố gắng cân bằng sự tham gia của mình trong cuộc họp bằng cách cân bằng thời gian nghe và thời gian đóng góp ý kiến. 10 Thỏa hiệp: •Nguyên tắc chỉ đạo khi làm việc theo nhóm là bạn sẽ “giành được một số thứ và mất một số thứ”. •Sự đồng thuận của một nhóm có nghĩa là một quyết định đưa ra được toàn nhóm chấp nhận. Điều đó không hẳn vì nó là một quyết định hoàn hảo. • Đôi khi những gì nhóm của bạn muốn không hẳn là những gì bạn muốn. Nhưng n ếu như quyết định của nhóm đều dựa trên những nguyên tắc và giá trị đã được thỏa hiệp, bạn hãy đồng tình với cả nhóm. Tất cả mọi quyết định đều sẽ được chỉnh sửa, do vậy bạn sẽ còn nhiều cơ hội để đóng góp ý kiến. . hành một cuộc họp nhóm. •Học viên biết cách xử lý một số rắc rối thông thường trong khi họp nhóm. •Học viên biết vận dụng một số phương pháp để làm việc nhóm, . khi làm việc theo nhóm là bạn sẽ “giành được một số thứ và mất một số thứ”. •Sự đồng thuận của một nhóm có nghĩa là một quyết định đưa ra được toàn nhóm