HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Ngành : Kế toán Hệ đào tạo : Từ xa Giảng viên hướng dẫn : TS. Nguyễn Đức Dũng Hà Nội2017 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv DANH MỤC BẢNG BIỂU v LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 3 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 3 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội 3 1.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu 3 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty 6 1.1.3. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty 7 1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội 8 1.2.1. Các phương thức hình thành nguyên vật liệu tại Công ty 8 1.2.2. Các phương thức sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty 10 1.2.3. Hệ thống kho tàng, bến bãi chứa đựng nguyên vật liệu tại Công ty 10 1.2.4. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty 11 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội 11 1.3.1. Tổ chức quản lý khâu thu mua 11 1.3.2. Tổ chức quản lý khâu bảo quản tại kho 13 1.3.3. Tổ chức quản lý khâu sử dụng 14 CHƯƠNG 2 16 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 16 2.1. Chứng từ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội 16 2.1.1. Chứng từ sử dụng 16 2.1.2. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 16 2.1.3. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 21 2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội 24 2.2.1. Kế toán chi tiết tại kho công trình 26 2.2.2. Kế toán chi tiết tại Phòng Kế toán Tài chính 28 2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội 31 2.3.1. Tài khoản sử dụng 31 2.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 31 2.3.3. Kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty 36 CHƯƠNG 3 37 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 37 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội và phương hướng hoàn thiện 37 3.1.1. Ưu điểm 37 3.1.2. Nhược điểm 39 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện 39 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội 40 3.2.1. Về luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu 40 3.2.2. Về công tác quản lý nguyên vật liệu tại các công trình 41 3.2.3. Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 43 3.2.4. Về Sổ kế toán tổng hợp 44 3.2.5. Về báo cáo kế toán liên quan đến nguyên vật liệu tại Công ty 50 KẾT LUẬN 52 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 54 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 55 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 56 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Giải thích ký hiệu viết tắt BTC Bộ Tài chính BCH Ban chỉ huy CT Công trình CP Cổ phần GTGT Giá trị gia tăng NVL Nguyên vật liệu TNHH Trách nhiệm hữu hạn QĐ Quyết định DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Danh mục các loại nguyên vật liệu chính 4 Biểu 2.1. Hóa đơn GTGT số 0005869 18 Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 011 19 Biểu 2.3: Phiếu nhập kho số 69 20 Biểu 2.4: Giấy đề nghị xuất kho 22 Biểu 2.5: Phiếu xuất kho số 01 23 Biều 2.6: Thẻ kho Thép 18 27 Biểu số 2.7: Sổ chi tiết vật tư thép  18 29 Biểu số 2.8: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu 30 Biểu số 2.9: Sổ Nhật ký chung 34 Biểu số 2.10: Sổ cái TK152 35 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường tất cả mọi doanh nghiệp đều quan tâm đến vấn đề là kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn để tạo tiền đề cho tái sản xuất cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Kế toán là một bộ phận quan trọng có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động tài chính doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất thể hiện dưới dạng vật hóa, nó là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, hơn nữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Vì vậy việc quản lý nguyên vật liệu là công tác không thể thiếu được trong khâu quản lý sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế ngành xây dựng cơ bản luôn không ngừng nỗ lực phấn đấu và là một ngành mũi nhọn. Tuy nhiên trong thời gian vừa qua, đầu tư XDCB còn biểu hiện tràn lan thiếu tập trung công trình dở dang, nhiều lãng phí lớn, thất thoát vốn,… Cần được khắc phục trong tình hình do việc cải tiến cơ cấu đầu tư, tăng cường quản lý chặt chẽ trong ngành xây lắp để nâng cao hiệu quả kinh tế đối với XDCB trở thành yêu cầu cấp thiết. Trong ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu rất nhiều chủng loại đa dạng và phong phú. Việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong việc quản lý và kiểm soát tài sản của doanh nghiệp. Hơn nữa còn kiểm soát một cách có hiệu quả chi phí và giá thành sản phẩm, đồng thời giúp cho việc tổ chức kế toán, tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh đảm bảo yêu cầu quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Công tác quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, thông qua công tác quản lý nguyên vật liệu có thể làm tăng hoặc giảm giá thành công trình. Ở Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội với đặc điểm lượng nguyên vật liệu sử dụng vào các công trình lại khá lớn thì buộc Công ty phải quan tâm tới việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu để có được lợi nhuận cao nhất. Trong thời gian thực tập, nhận được sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo Công ty, đặc biệt là các anh, chị trong Phòng Kế toán Tài chính Công ty, em đã được làm quen và tìm hiểu công tác thực tế tại Công ty. Em nhận thấy kế toán nguyên vật liệu trong Công ty giữ vai trò đặc biệt quan trọng và có nhiều vấn đề cần được quan tâm. Vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu về phần thực hành kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Em xin trình bày đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội” làm chuyên đề thực tập chuyên ngành của mình. Chuyên đề thực tập chuyên ngành ngoài lời mở đầu và kết luận, bao gồm 3 chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội. Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội. Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên TS. Nguyễn Đức Dũng cũng như ban Giám đốc và các anh, chị trong Phòng Kế toán Tài chính của Công ty, nhưng do nhận thức và trình độ bản thân còn hạn chế nên bài viết này của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các anh chị cho đề tài này của em được hoàn thiện hơn. CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội 1.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong các yếu tố cơ bản có quá trình sản xuất và kinh doanh tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Đặc biệt trong ngành xây dựng nguyên vật liệu chiếm 85% trong tổng chi phí khá lớn để xây dựng lên các công trình công nghiệp nhà cửa, cầu đường,… Trong đó vật liệu được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là NVL. Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù riêng về nguyên vật liệu. Tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội, chuyên thi công xây lắp nên vật liệu thường có đặc điểm là cồng kềnh, khối lượng lớn, vật liệu nhiều loại khác nhau, rất phong phú và đa dạng. Ví dụ như xi măng gồm xi măng trắng, xi măng đen. Thép gồm thép 10, thép 12… Thép 18, thép cuộn…Gạch có gạch lát, gạch đặc, gạch lỗ…Nhựa đường. Chúng được sử dụng với khối lượng khác nhau tùy theo mỗi công trình và được mua ở nhiều hình thức khác nhau cho nên việc bảo quản cũng gặp khó khăn, dễ hao hụt mất mát ảnh hưởng đến việc tính giá. Trong mỗi quá trình sản xuất, vật liệu không ngừng chuyển hóa biến đổi về mặt hiện vật và giá trị. Về hiện vật, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ thi công công trình bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu. Xét về mặt giá trị thì NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh. Khi tham gia sản xuất, vật liệu chuyển dịch toàn bộ giá trị của chúng vào giá trị công trình mới tạo ra. Công cụ dụng cụ ở công ty gồm dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, lán trại tạm thời, dàn giáo, mác, cuốc, xẻng, quần áo, mũ bảo hộ lao động… Bảng 1.1: Danh mục các loại nguyên vật liệu chính Đơn vị: Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội Địa chỉ: Số 9 – Ngõ 11963 – đường Giáp Bát – Quận Hoàng Mai – Hà Nội DANH MỤC NGUYÊN VẬT LIỆU STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT 1 CAT1 Cát xây M3 2 CAT2 Cát tô trát(cát demi) M3 3 CAT3 Cát đổ nền(cát san lấp) M3 4 CAT4 Cát đổ bê tông (cát to) M3 5 ĐA1 Đá 1x2 M3 6 ĐA2 Đá 2x4 M3 7 ĐA3 Đá granit M3 8 TC6 Thép cuộn Φ6 Kg 9 TC8 Thép cuộn Φ8 Kg 10 TC10 Thép cuộn Φ10 Kg 11 TC12 Thép cuộn Φ12 Kg 12 TC15 Thép cuộn Φ14 Kg 13 TX10 Thép xoắn Φ 10 Cây 14 TX12 Thép xoắn Φ12 Cây 15 TX14 Thép xoắn Φ14 Cây 16 TX16 Thép xoắn Φ16 Cây 17 TX18 Thép xoắn Φ18 Cây 18 TX20 Thép xoắn Φ20 Cây 19 TX22 Thép xoắn Φ22 Cây 20 TX25 Thép xoắn Φ25 Cây 21 TX28 Thép xoắnΦ28 Cây 22 TX32 Thép xoắn Φ32 Cây 23 TP14 Thép trơn Φ14 Cây 24 TP16 Thép Φ 6 HP Cây 25 TP18 Thép trơn Φ18 Cây 26 TP19 Thép trơn Φ20 Cây 27 GĐ Gạch đặc Viên 28 G2L Gạch 2 lỗ Viên 29 GR Gạch rỗng Viên 30 G4L Gạch 4 lỗ Viên 31 GM3030 Gạch men 30x30 Viên 32 XMBS Xi măng ButSon kg 33 XMCP Xi măng Chinpon kg 34 TCN0.35 Tôn cách nhiệt 0.35x1.08 M 35 TK0.3 Tôn kẽm 0.30x1.0 M 36 TP0.40 Tôn phẳng 0.40x1.2 M 37 TLD0.3 Tôn liên doanh 0.3x1.08 M 38 TLD0.35 Tôn liên doanh 0.35x1.08 M 39 TLD0.40 Tôn liên doanh 0.40x1.08 M 40 TH20201.0 Thép hộp 20x20x1.0ly Cây 41 TH20201.2 Thép hộp 20x20x1.2ly Cây 42 TH20201.4 Thép hộp 20x20x1.4ly Cây 43 TH20201.6 Thép hộp 20x20x1.6ly Cây 44 TH30301.0 Thép hộp 30x30x1.0ly Cây 45 TH30301.2 Thép hộp 30x30x1.2ly Cây 46 TH30301.4 Thép hộp 30x30x1.4ly Cây 47 TH40401.4 Thép hộp 40x40x1.4ly Cây 48 TH40401.6 Thép hộp 40x40x1.6ly Cây 49 TH50501.8 Thép hộp 50x50x1.8ly Cây 50 V4S Vê 4 sước Kg 51 V5S Vê 5 sước Kg (Nguồn: Phòng Kế toán) Việc phân loại NVL như trên nhằm tạo cơ sở để ghi chép, theo dõi NVL trên sổ sách và trong các file trên excel một cách dễ dàng và khoa học hơn theo chức năng sử dụng của NVL đối với từng công trình. Như vậy việc phân loại NVL tại công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm hoạt động và vai trò tác dụng của mỗi loại NVL, giúp công ty quản lý NVL và đánh giá hiệu quả đầu tư vào mỗi công trình được dễ dàng và chính xác hơn. Đồng thời dựa trên cơ sở này giúp công ty theo dõi được về biến động của từng loại NVL, từ đó tìm ra được phương thức quản lý, lên kế hoạch thu mua, dự trữ và sử dụng phù hợp. Tuy nhiên các loại NVL như cát, sỏi ít khi được công ty lưu trữ trong kho. 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Để nhằm nhận biết từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và tạo điều kiện cho công tác quản lý, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu ra thành những loại sau: Nguyên vật liệu chính + Xi măng: có hai loại là PCB30, PCB40 với các Công ty sản xuất như Tam Điệp, Bỉm Sơn, Hoàng Long, Hoàng Thạch, Hải Phòng,… + Thép: có các loại như phi 6, 8, 10, 12, 16, 22, 25, 28, 32 với các Công ty sản xuất như Hòa Phát, Việt – Đức, Việt – Ý,… + Đá: 1x2, 3x4, 4x6, đá dăm,… + Cát: cát vàng, cát đen, cái mịn + Gạch: gạch xây, gạch ngói + Sỏi: cuội, 1x2, 2x4,… + Que hàn: loại 3 ly, 4 ly,...của Việt Đức, Trung Tín,… Nguyên vật liệu phụ + Phụ gia cho bê tông: Mighty RD (Lít), Sikroad SPR (Lít), Basf (kg),… + Bulông ốc vít, đinh các loại,… + Bột màu, sơn,… Nhiên liệu Dùng để cung cấp phục vụ cho các loại máy thi công, xe thi công như các loại xăng, dầu Diezel, dầu Thủy lực, nhớt, mỡ bò,… Phụ tùng thay thế Là các loại chi tiết phụ tùng của các loại máy móc, thiết bị, xe thi công như các loại vòng bi, ắc quy, dây xích, dây curoa,… Phế liệu thu hồi Bao gồm các đoạn, mẩu sắt, thép, vỏ bao xi măng, gỗ thừa,… 1.1.3. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Tính giá NVL là một công tác rất quan trọng trong việc tổ chức kế toán NVL. Việc kế toán NVL của Công ty tuân thủ theo chuẩn mực kế toán số 02 Hàng tồn kho, theo chuẩn mực này NVL luân chuyển trong công ty phải được tính theo giá thực tế. Đối với NVL nhập kho Giá thực tế của NVL được xác định theo từng nguồn nhập dựa vào các chứng từ phản ánh chi phí thực tế phát sinh. Theo chuẩn mực 02, giá thành NVL được tính theo giá gốc bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí có liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái sẵn sàng sử dụng Các loại NVL của công ty toàn bộ là mua ngoài. Theo đó công ty xác định giá trị thực tế NVL nhập kho theo công thức sau. Giá thực tế NVL mua ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn (chưa có VAT) + Các loại thuế không được hoàn lại + Chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng Các khoản giảm trừ Trong đó: Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức. Các khoản giảm trừ: bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua. Đối với NVL xuất kho Công ty sử dụng phương pháp thực tế đích danh để tính giá NVL xuất kho. Kế toán nguyên vật liệu sẽ phải đợi thủ kho xuất lên giấy tờ xuất kho cho lô hàng mua ngày nào, giá nào thì kế toán nguyên vật liệu mới có thể phản ánh lên sổ chi tiết theo giá đó. 1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội 1.2.1. Các phương thức hình thành nguyên vật liệu tại Công ty Tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội nguồn nhập nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, nguyên vật liệu tự chế và thuê gia công không có, nguyên vật liệu nhận từ các đơn vị tham gia liên doanh cũng không có. Nguyên vật liệu phục vụ cho công tác sản xuất thi công của Công ty chủ yếu là mua ngoài. Đây là điều kiện khá thuận lợi cho công tác thu mua nguyên vật liệu. Bởi nơi thu mua sẽ ảnh hưởng đến giá cả thu mua nguyên vật liệu, từ đó sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, thu nhập và lợi nhuận. Những ảnh hưởng trên có quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, nếu nơi cung cấp nguyên vật liệu của Công ty ở xa ngoài những chi phí chung như nhà kho, bến bãi Công ty còn phải trả khoản chi phí vận chuyển, nếu ở gần thì chi phí vận chuyển thấp, giá thành của sản phẩm thấp, sản phẩm được khách hàng tin dùng được nhiều lợi nhuận và thu nhập bình quân đầu người cao, tạo nhiều công ăn việc làm cho CBCNV. Còn nếu chi phí vận chuyển, cộng các chi phí liên quan cao thì nó sẽ đội giá thành của sản phẩm lên, sản phẩm không đủ sức cạnh tranh với thị trường về giá cả thì dẫn đến tình trạng sản phẩm của Công ty sản xuất ra không được khách hàng tin dùng, dẫn đến lợi nhuận giảm và thu nhập bình quân ngườitháng giảm xuống. Do đó, vấn đề mua sản phẩm ở đâu và như thế nào đó cũng là vấn đề cần quan tâm ở Công ty. Các đơn vị thường xuyên cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty: Công ty TNHH Thanh Phụng (Phụ gia cho bê tông) Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Thành Đại (Sắt, thép các loại ) Công ty CP Xây lắp và Sản xuất Cơ khí Phú Cường (Phụ tùng thay thế) Công ty TNHH Thương mại Phát triển Thu Mai (Xi măng các loại) Công ty CP Xi măng Hoàng Mai, Công ty Xi măng Hoàng Thạch, Công ty CP Xi măng Hà Tiên, Công ty CP Xi măng và Xây dựng Quảng Ninh, Công ty TNHH MTV Xi măng Thanh Sơn, Ngoài ra với sản phẩm sắt, thép công ty cũng có các nhà phân phối như: Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát, Công ty CP Thép Pomia, Công ty CP Gang Thép Thái Nguyên, Công ty Sản xuất Thép Úc SSE, Riêng với sản phẩm là các loại đá thì công ty phải tiến hành thu mua ở xa là các mỏ khai thác đá như mỏ đá của các Công ty uy tín như sau: Công ty TNHH Đại Đồng Tiến ở Yên Bái; Công ty CP Xuất Nhập khẩu Khoáng sản Ninh Bình; 1.2.2. Các phương thức sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và tư vấn xây dựng, sản phẩm của Công ty thường là những công trình như cầu, cống, đường giao thông, các công trình dân sinh,…có quy mô vừa, nhỏ và mang tính đơn chiếc, thời gian thi công thì tùy thuộc và từng công trình có lúc kéo dài hàng năm cũng có khi là vài tháng. Nên phương thức sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty là xuất thẳng đến chân các công trình, hạng mục công trình để tiến hành thi công các công trình, hạng mục công trình và được tập kết tại chân các công trình, hạng mục công trình. Vì vậy, việc tổ chức quản lý, bảo quản nguyên vật liệu ở Công ty cũng gặp không ít những khó khăn nhất định. 1.2.3. Hệ thống kho tàng, bến bãi chứa đựng nguyên vật liệu tại Công ty Do điều kiện của nền kinh tế thị trường nên Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội có nhiều thuận lợi như trong việc thu mua các loại nguyên vật liệu. Với chính sách giao khoán các công trình, hạng mục công trình đến từng đội thi công nên Công ty không cần bố trí một hệ thống kho, bãi mà chủ yếu là tận dụng những khoảng trống ngay dưới chân công trình, hạng mục công trình để tập kết nguyên vật liệu mua về hoặc tiến hành làm nhà kho, bãi ngay tại chân công trình. Khi công trình đi vào sản xuất thi công là có thể xuất nguyên vật liệu sử dụng ngay mà không phải mất thời gian, công sức cho việc vận chuyển nguyên vật liệu. Tuy nhiên, thực tế này lại đặt ra những yêu cầu phải quản lý thật tốt nguyên vật liệu để tránh hao hụt, thất thoát và mất mát. 1.2.4. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty Tất cả nguyên vật liệu định kỳ mua vào đầu năm và cuối năm tổ chức kiểm kê ở kho các công trường để kịp thời phát hiện ra những nguyên vật liệu bị mất phẩm chất, hỏng để có biện pháp xử lý kịp thời đối với nguyên vật liệu đó, không đưa nguyên vật liệu bị kém chất lượng và mất phẩm chất vào sản xuất thi công công trình. Có như vậy, Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội mới luôn sản xuất thi công ra những công trình, hạng mục công trình có chất lượng cao, giảm bớt chi phí sản xuất thi công, hạ giá thành sản phẩm xây dựng và nâng cao uy tín của Công ty. Ngoài ra, trong quá trình sản xuất thi công, các đội thi công đã tổ chức công tác thu hồi phế liệu các loại như các đầu sắt, thép, gỗ không sử dụng, vỏ bao xi măng,…nhằm góp phần làm giảm giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho Công ty. 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội 1.3.1. Tổ chức quản lý khâu thu mua Tất cả nguyên vật liệu định kỳ mua vào đầu năm và cuối năm tổ chức kiểm kê ở kho để kịp thời phát hiện ra những nguyên vật liệu bị mất phẩm chất, hỏng để có biện pháp xử lý kịp thời đối với nguyên vật liệu đó, không đưa nguyên vật liệu bị kém chất lượng và mất phẩm chất vào sản xuất thi công. Có như vậy, Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội mới luôn sản xuất thi công ra những công trình có chất lượng cao, giảm bớt chi phí sản xuất thi công, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao uy tín của Công ty. Công ty yêu cầu bộ phận phụ trách phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Công ty đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách. chủng loại và giá cả. Các hoá đơn vật tư hàng hoá mua về đều có hoá đơn đỏ của Bộ Tài chính, một số mặt hàng không có hóa đơn đỏ thì phải có hóa đơn bán lẻ,… Tuỳ từng loại vật liệu mà có những hình thức cân, đong, đo đếm khác nhau. Việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu được tiến hành từ thấp đến cao, từ ngoài vào trong. Trước hết, nhân viên tiếp nhận phải xem xét kích thước, tình trạng vật tư có phù hợp với những điều kiện quy định trong hợp đồng giao hàng hay không. Do có sự thống nhất trong hợp đồng nên khi giao hàng diễn ra hết sức thuận lợi. Phòng Kế toán Tài chính Công ty cũng yêu cầu bộ phận Kế toán tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy, trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả, không lãng phí, sử dụng đúng mục đích. Phòng Kinh tế Kỹ thuật Là cơ quan tham mưu cho giám đốc, trực tiếp chỉ đạo toàn sản xuất kinh doanh. Phòng Kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất. Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất. Đồng thời tiến hành triển khai kế hoạch sản xuất từng quý, tháng, năm điều hành trực tiếp hàng ngày theo tiến độ kỹ thuật. Nói chung là xác định mức cung ứng vật tư vật liệu cho nhu cầu sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, thành phẩm nhập kho, theo dõi tiêu thụ sản xuất. Vì vậy để nắm bắt tình hình nguyên vật liệu Nhập Xuất diễn ra hàng ngày phòng kế toán có thể thông qua phòng này xem xác định việc Nhập Xuất dùng trong ngày có diễn ra đúng với những gì thống kê của Công ty đã thể hiện trên các phiếu Nhập Xuất nguyên vật liệu, công cụ Công ty hay không Phòng Kỹ thuật Thi công Có nhiệm vụ giám sát chất lượng mỹ thuật, an toàn, tiến độ thi công các công trình của toàn công ty. Tham gia nghiên cứu tính toán các công trình đấu thầu, khảo sát, thiết kế, tính khối lượng sửa chữa nâng cấp các công trình nội bộ. Theo dõi số lượng, chất lượng toàn bộ nguyên vật liệu. Thu thập thông tin và phổ biến các quy trình quy phạm mới. Chủ trì xem xét sáng kiến cải tiến, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật. Tổ chức hướng dẫn đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ của phòng với đơn vị trực thuộc. 1.3.2. Tổ chức quản lý khâu bảo quản tại kho  Bộ phận kho (Thủ kho): Nói đến công tác quản lý vật tư thì không thể nói đến vai trò của thủ kho. Bởi thủ kho ngoài nhiệm vụ quản lý và bảo quản tốt nguyên vật liệu có trong kho, còn phải cập nhật sổ sách hàng ngày, theo dõi số hiện có và tình hình nhập xuất nguyên vật liệu ở trong kho về mặt số lượng, hàng ngày ghi chép vào sổ kho, khi hết báo cho phòng kế hoạch, vật tư đi mua. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vào phiếu nhập kho theo đúng tên hàng, chủng loại hàng, đơn giá và cộng số tồn cuối ngày. Sắp xếp hàng hóa thật khoa học, cho thật dễ kiểm kho và nhập xuất đảm bảo luân chuyển hàng hòa hợp lý, nhập trước xuất trước, chú ý chất lượng hàng hóa. Một số mặt hàng có thời hạn sử dụng cần phát hiện thời hạn sử dụng của lô hàng để tránh bị tồn ứ, quá thời hạn sử dụng. Đề xuất mua hàng hoá, vật tư, ... với Phòng Kế toán Tài chính để có lượng hàng hóa, vật tư, hàng hóa thiết yếu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Thường xuyên hoặc định kỳ kiểm kê kho và đối chiếu số liệu kho với kế toán. Công tác an toàn phòng cháy chữa cháy và chống mối, mọt, chống dột. 1.3.3. Tổ chức quản lý khâu sử dụng  Bộ phận Kế toán: Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện mức tiêu hao nguyên vật liệu phát hiện kịp thời những trường hợp sử dụng nguyên vật liệu sai mục đích, lãng phí. Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua tình hình thanh toán với người bán người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế thiệt hại. Bộ phận Kế toán trong Công ty cần tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý nguyên vật liệu, bảo đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu được đảm bảo hai nguyên tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.  Bộ phận thi công sản xuất: Khi nhận nguyên vật liệu để thực hiện thi công lắp ráp, sản xuất phải sơ bộ kiểm tra chất lượng, quy cách (nứt vỡ, không đạt yêu cầu kỹ thuật). Sau khi nhận phải có trách nhiệm bảo quản giữ gìn nếu xảy ra mất mát hư hỏng ở khâu nào thì khâu đó chịu trách nhiệm. Sản phẩm làm xong phải đưa vào nơi quy định, xếp nguyên vật liệu gọn gàng hoặc để vào trong kho. Nếu đi công trình sử dụng không hết nguyên vật liệu phải có trách nhiệm bảo quản, tránh gây trầy xước, hỏng hóc, sau đó về nhập lại kho khi dùng công trình thừa để có thể tái sử dụng cho các công trình khác. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 2.1. Chứng từ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội 2.1.1. Chứng từ sử dụng Phiếu nhập kho: Nhằm xác nhận số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng,… Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho tại các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp làm căn cứ để hạch toán chi phí,… Thẻ kho. Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (do bên bán cung cấp); Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa: xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư trước khi nhập kho. Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa: nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản,… Các chứng từ này phải đảm bảo đúng theo quy định hiện hành trong việc đảm bảo đủ thông tin về ngày tháng, chữ ký, của những người liên quan, số hiệu. 2.1.2. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Khi vật liệu, công cụ dụng cụ về đến chân công trình thống kê đội xuất trình các chứng từ cần thiết để nghiệm thu vật liệu trước khi nhập kho thông qua Ban kiểm nghiệm (bao gồm người phụ trách cung tiêu, kỹ thuật viên, người giao hàng). Sau khi tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu dựa vào các chứng từ gốc Ban kiểm nghiệm sẽ lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư dưới sự chứng kiến của nhân viên thống kê và thủ kho. Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Là một văn bản dùng để phản ánh số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu nhập kho là thừa hay thiếu, chất lượng nguyên vật liệu là tốt hay xấu sau đó lấy biên bản làm căn cứ nhập kho Căn cứ vào kết quả Biên bản kiểm nghiệm vật tư để lập Phiếu nhập kho. Cụ thể đối với nguyên vật liệu: Khi mua hàng, đơn vị được bên bán hàng giao hàng cùng hóa đơn GTGT. Biểu 2.1. Hóa đơn GTGT số 0005869 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3001 (Liên 2: Giao khách hàng) Ký hiệu: TN16P Ngày 04 tháng 11 năm 2016 Số: 0005869 Đơn vị bán hàng: Công ty thép Thái Nguyên Địa chỉ: Chi nhánh Cầu Giấy – Hà nội Số tài khoản: Điện thoại: 043 8588553 MST: 01001062001 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị mua hàng: Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội Địa chỉ: Số 9 – Ngõ 11963 – đường Giáp Bát – Quận Hoàng Mai – Hà Nội Số tài khoản: 45010004488866 tại ngân hàng BIDV MST: 0101483434 Hình thức thanh toán: CK STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép 10 Kg 5.000 15.900 79.500.000 2 Thép 12 Kg 6.500 15.930 103.545.000 3 Thép 16 Kg 5.500 15.600 85.800.000 4 Thép 18 Kg 4.300 15.630 67.209.000 Cộng tiền hàng 336.054.000 Thuế suất 10% Tiền thuế 33.605.400 Tổng tiền thanh toán 369.659.400 Người mua hàng Người bán hàng Số tiền bằng chữ: Ba trăm sáu mươi chín triệu sáu trăm năm mươi chín nghìn bốn trăm đồng chẵn.. Khi hàng về tới kho, căn cứ vào hóa đơn số 5869 ngày 4 tháng 11 năm 2016 của công ty Thép Thái Nguyên, ban kiểm nghiệm tiến hành lập biên bản kiểm tra Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 011 Đơn vị: Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội Địa chỉ: Số 9 – Ngõ 11963 – đường Giáp Bát – Quận Hoàng Mai – Hà Nội Mẫu số: 03VT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Số: 011BBKN Ngày 04 tháng 11 năm 2016 Căn cứ Hóa đơn GTGT Số 5869 ngày 04 tháng 11 năm 2016 của Công ty thép Thái Nguyên. Ban kiểm nghiệm gồm Ông: Hoàng Đức Tài Trưởng ban. Ông: Lê Minh Nhàn Ủy viên. Bà : Nguyễn Thị Hạnh Ủy viên Ông Vi Xuân Bằng Thủ kho Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên, quy cách ĐVT Số lượng theo HĐ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Đạt Không đạt 1 Thép 10 Kg 5.000 5.000 0 2 Thép 12 Kg 6.500 6.500 0 3 Thép 16 Kg 5.500 5.500 0 4 Thép 18 Kg 4.300 4.300 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Đạt yêu cầu chất lượng. Trưởng ban KN Phân xưởng VT NL Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào hóa đơn 5869 và biên bản kiểm nghiệm vật tư số hàng thực tế đã về, phòng kỹ thuật vật tư viết phiếu nhập kho ngày 04112016 – Số PN69. Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho Biểu 2.3: Phiếu nhập kho số 69 Đơn vị: Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội Địa chỉ: Số 9 – Ngõ 11963 – đường Giáp Bát – Quận Hoàng Mai – Hà Nội Mẫu số:01 – VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày 04 tháng 11 năm 2016 Số: PN69 Nợ: TK152 Có: TK331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Quốc Văn Theo số: HĐ5869 của Công ty thép Thái Nguyên, Biên bản kiểm nghiệm số 011BBKN ngày 04112016 Nhập tại kho: Vật liệu. Đội XD 2 TT Tên, quy cách vật liệu, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Thép 10 1410 Kg 5.000 5.000 15.900 79.500.000 2 Thép 12 1411 Kg 6.500 6.500 15.930 103.545.000 3 Thép 16 1420 Kg 5.500 5.500 15.600 85.800.000 4 Thép 18 1421 Kg 4.300 4.300 15.630 67.209.000 5 Cộng 336.054.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ ): Ba trăm ba mươi sáu triệu không trăm năm mươi tư nghìn đồng chẵn.. Phụ trách (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 2.1.3. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho gồm 3 liên. Người đi nhận vật tư mang giấy đề nghị xuất kho để xin xuất vật tư. Thủ kho căn cứ vào quyết định của đội trưởng và theo tiến độ thi công để xuất vật liệu. Thủ kho giữ lại một liên phiếu xuất kho để vào thẻ kho, một liên gửi cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng đưa từ kho đến nơi sử dụng. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng chủ yếu cấu thành nên giá trị công trình xây dựng. Bởi vậy, kế toán xuất kho nguyên vật liệu trong Công ty phải phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng cũng như các đối tượng tập hợp chi phí. Để tiện theo dõi, em xin lấy số liệu xuất kho cho công trình nhà khách Hồ Tây, công trình được khởi công ngày 1222016, dự kiến hoàn thành vào quý 3 năm 2014. Ngày 5 tháng 11 năm 2016, bộ phận vật tư đề nghị xuất kho công trình nhà khách Hồ Tây. Tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội, việc áp dụng phương pháp tính giá xuất kho thực tế theo phương pháp nhập trước xuất trước. Thép 10 Nhập kho trong tháng 112016: Ngày 04112016 nhập 5.000kg, đơn giá 15.900đkg. Xuất kho trong tháng 112016: + Phiếu xuất kho số 01 ngày 05112016 (Biểu 2.11) xuất 3.100kg. = 3.100kg x 15.900đkg = 49.290.000đ Biểu 2.4: Giấy đề nghị xuất kho Đơn vị: Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội Địa chỉ: Số 9 – Ngõ 11963 – đường Giáp Bát – Quận Hoàng Mai – Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Ngày 05 tháng 11 năm 2016 Họ và Tên : Nguyễn Minh Đức Đội XD số 2 Lý do xuất: Thi công công trình Nhà Khách Hồ Tây Xuất tại kho : XD Số 2 STT Tên, quy cách vật tư Số lượng Đơn vị tính Ghi chú 1 Thép 10 3.100 Kg 2 Thép 12 3.500 Kg 3 Thép 16 4.000 Kg 4 Thép 18 4.300 Kg Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi đề nghị xuất kho được ký duyệt, bộ phận vật tư đem đến bộ phận kho, thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo yêu cầu, và xuất theo khối lượng thực tế có tại kho. Kế toán kho tiến hàng lập phiếu xuất kho PXK 0111. Biểu 2.5: Phiếu xuất kho số 01 Đơn vị: Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội Địa chỉ: Số 9 – Ngõ 11963 – đường Giáp Bát – Quận Hoàng Mai – Hà Nội Mẫu số: 01 – VT PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05 tháng 11 năm 2016 Số: PXK 0111 Nợ: 621HT Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Minh Đức Địa chỉ: Đội XD số 2 . Lý do xuất: Thi công công trình Nhà Khách Hồ Tây Xuất tại kho : XD Số 2 STT Tên và quy cách NVL ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép 10 Kg 3100 15.900 49.290.000 2 Thép 12 Kg 3500 15.930 55.755.000 3 Thép 16 Kg 4000 15.600 62.400.000 4 Thép 18 Kg 4300 15.630 67.209.000 Cộng 234.654.000 Bằng chữ: Hai trăm ba mươi tư triệu, sáu trăm lăm mươi tư nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội Để bảo quản, quản lý và theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu theo giá thực tế, kế toán Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội, thực hiện phương pháp ghi thẻ song song. Đặc điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ việc hạch toán các nghiệp vụ kế toán của thủ kho và việc ghi chép kế toán tại Phòng Kế toán Tài chính, trên cơ sở đó mà giám sát được tình hình cung cấp cũng như tình hình sử dụng nguyên vật liệu của Công ty tại các công trình, hạng mục công trình. Theo phương pháp ghi thẻ song song này, thì quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội, như sau: Nguyên tắc hạch toán: Ở kho: Ghi chép, theo dõi về mặt số lượng (hiện vật) của từng loại nguyên vật liệu. Ở Phòng Kế toán Tài chính: Ghi chép, theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị từng loại vật tư nguyên vật liệu Trình tự ghi sổ :   Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (Nguồn: Phòng Kế toán Tài chính) Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ theo phương pháp thẻ song song Ở kho: Hàng ngày việc hạch toán nguyên vật liệu đều được thực hiện trên thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng loại nguyên vật liệu. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất để ghi số lượng thực nhập, thực xuất để ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho sắp xếp trong hòm thẻ theo loại vật tư, để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra đối chiếu. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn ghi trên sổ thẻ kho với số tồn trên thực tế. Hàng ngày sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập , xuất kho cho Phòng Kế toán Tài chính, kèm theo giấy giao nhận chứng từ nhập kho. Ở Phòng Kế toán Tài chính: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết nguyên vật liệu cho từng loại nguyên vật liệu cho đúng với thẻ kho của thủ kho để theo dõi về mặt giá trị và số lượng. Hàng ngày khi nhận các chứng từ nhập, xuất kế toán phải kiểm tra chứng từ, tính thành tiền, phân loại chứng từ. Từ những chứng từ nhận được kế toán vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho, sổ chi tiết. Mặt khác kế toán tổng hợp chứng từ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn, đối chiếu số liệu trên sổ cái các tài khoản. 2.2.1. Kế toán chi tiết tại kho công trình Thủ kho tại các công trường sử dụng Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu hàng ngày. Mỗi loại nguyên vật liệu, CCDC được mở một thẻ kho theo dõi riêng. Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu hợp lý, hợp lệ, hàng ngày thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho, mỗi phiếu nhập kho, xuất kho được ghi vào một dòng và chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và tính được chỉ tiêu tồn kho của từng loại nguyên vật liệu, CCDC trong ngày, và được tính theo công thức sau: Nguyên vật liệu tồn kho = Nguyên vật liệu tồn kho đầu ngày + Nguyên vật liệu nhập kho trong ngày Nguyên vật liệu xuất kho trong ngày Biều 2.6: Thẻ kho Thép 18 THẺ KHO Tờ số: 01 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thép 18 Đơn vị tính: Kg Tên kho: XD Số 2 Chi tiết công trình: Công trình nhà khách Hồ Tây Số TT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn tháng 112016 1.100 1 PN69 4112016 Nhập kho công ty thép chưa thanh toán 4.300 5.400 2 PXK0111 5112016 Xuất kho công trình nhà khách Hồ Tây 4.300 1.100 3 PN72 10112016 Nhập kho lô hàng thép chưa thanh toán 1.200 2.300 4 PXK711 12112016 Xuất kho công trình nhà khách Hồ Tây 2.000 300 5 PN80 24112016 Nhập kho NVL chưa thanh toán 2.000 2.300 Cộng tháng 112016 7.500 7.800 800 Hà Nội, ngày 30 tháng 11 năm 2016 Thủ kho Kế toán trưởng 2.2.2. Kế toán chi tiết tại Phòng Kế toán Tài chính Định kỳ 07 ngày thủ kho gửi chứng từ lên Phòng Kế toán Tài chính.Căn cứ vào các chứng từ ban đầu như: Hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, thẻ kho,…. Kế toán tiến hành vào sổ chi tiết tài khoản 152. Bộ phận kế toán nguyên vật liệu sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Sổ chi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu là số lượng và giá trị. Căn cứ vào các chứng từ từ nhập, xuất nguyên vật liệu như đã trình bày ở trên kế toán nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu để ghi vào sổ chi tiết, minh họa sổ chi tiết nguyên vật liệu: Thép  18, sổ tổng hợp chi tiết NVL. Biểu số 2.7: Sổ chi tiết vật tư thép  18 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ, CCDC Tháng 11 năm 2016 Tài khoản: 152. Tên kho: XD2 Tên quy cách vật tư: Thép 18 Đơn vị tính: kg Ngày, Tháng Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL Đơn giá Thành tiền SL Đơn giá Thành tiền SL Đơn giá Thành tiền Đầu kỳ 1.100 15.630 17.193.000 0411 PN69 Nhập kho 4.300 15.630 67.209.000 5.400 15.630 84.402.000 0511 PXK0111 Xuất kho 4.300 15.630 67.209.000 1.100 15.630 17.193.000 ….. 2511 PXK2511 Xuất kho 1.500 15.630 23.445.000 800 15.630 12.504.000 Cuối kỳ 7.500 15.630 117.225.000 7.800 15.630 121.914.000 800 15.630 12.504.000 Hà Nội, ngày 30 tháng 11 năm 2016 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Căn cứ vào các sổ chi tiết NNL, CCDC kế toán tiền hành lập sổ tổng hợp chi tiết NVL, CCDC theo từng tháng Biểu số 2.8: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 11 năm 2016 TK(152): Nguyên vật liệu STT Tên vật tư ĐVT Tồn kho đầu kỳ Nhập kho trong kỳ Xuất kho trong kỳ Tồn kho cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Thép 10 Kg 1.220 19.398.000 7.150 113.685.000 7.600 120.840.000 770 12.243.000 2 Thép 12 Kg 755 12.027.150 8.200 130.626.000 6.500 103.545.000 2.455 39.108.150 3 Thép 16 kg 1.050 16.380.000 7.500 117.000.000 6.600 102.960.000 1.950 30.420.000 4 Thép 18 Kg 1.100 17.193.000 7.500 117.225.000 7.800 121.914.000 800 12.504.000 5 Xi măng Tấn 32 42.080.000 120 157.800.000 140 184.100.000 12 15.780.000 6 Cát đen M3 10 950.000 625 87.875.000 325 46.375.250 310 57.950.000 7 Gạch xây Viên 88.500 75.225.000 125.500 108.808.500 185.530 160.854.510 28.170 24.423.390 … … … … … … … … … Cộng 889.526.750 1.298.936.550 1.326.927.460 861.535.840 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 11 năm 2016 Giám đốc (Ký, họ tên) 2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội 2.3.1. Tài khoản sử dụng Tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội, kế toán sử dụng TK 152 – Nguyên vật liệu, để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm các loại nguyên vật liệu trong kho của Công ty. Kết cấu và nội dung TK 152 – Nguyên vật liệu: Bên Nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp liên doanh hoặc nhập từ các nguồn khác; Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn liên doanh; Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá; Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 152 được mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, tuỳ theo yêu cầu quản lý của Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội như 152 – thép 10, 12, 16… 2.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Để hạch toán tổng hợp, Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Với việc tổ chức hạch toán theo phương pháp này, Công ty đã kiểm soát được thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho trên sổ kế toán. Tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội sử dụng hình thức ghi sổ kế toán là hình thức Nhật ký chung. Vì vậy, khi hạch toán tổng hợp nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu kế toán sử dụng sổ tổng hợp là sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK152. Hàng ngày, theo chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu được gửi về từ các công trình kế toán tiến hành nhập số liệu vào sổ Nhật ký chung. Đến cuối tháng, kế toán hành lọc số liệu trên sổ Nhật ký chung để vào sổ cái TK152. Phiếu nhập, phiếu xuất sau khi đã ghi Nhật ký chung sẽ được dùng để ghi vào Sổ cái nguyên vật liệu. Định kỳ, Kế toán đối chiếu giữa Sổ cái với Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu. Cuối năm, căn cứ vào Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành lập các Báo cáo tài chính. Trường hợp mua nguyên vật liệu chưa trả tiền cho nhà cung cấp nghiệp vụ kế toán xảy ra thường xuyên chủ yếu ở Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội. Do đó, kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán qua tài khoản 331 bằng việc lập các sổ chi tiết thanh toán với người bán. Mỗi người bán cho Công ty đều phải lập một sổ chi tiết, tránh tình trạng nhầm lẫn giữa các nhà cung cấp, qua sổ chi tiết này kế toán có thể kiểm tra giám sát các khoản đã trả, theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp tránh bị chiếm dụng vốn, kiểm soát được nợ phải trả từ đó có biện pháp cân đối tài Nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là với công trình xây dựng thì chất lượng của các công trình, hạng mục công trình phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu. Việc quản lý nguyên vật liệu phải chặt chẽ sẽ giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch mua nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình từng tháng, từng quý, từng năm đảm bảo tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm xây dựng và nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn khoảng 60% 70% chi phí sản xuất của các công trình xây dựng. Phương pháp phân bổ nguyên vật liệu mà Công ty đang áp dụng là phương pháp phân bổ trực tiếp nghĩa là nguyên vật liệu được xuất dùng cho công trình, hạng mục công trình nào thì được tính trực tiếp vào chi phí công trình, hạng mục công trình đó. Căn cứ vào các phiếu xuất kho cho công trình, kế toán tiến hành nhập số liệu vào sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Biểu số 2.9: Sổ Nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG (Trích) Tháng 11 năm 2016 ĐVT: Đồng NTGS Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái STT dòng SH TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang 3.665.027.000 3.665.027.000 0211 PC115 0211 Thanh toán tiền mua CCDC X X X 4 5 6 153 133 111 12.110.000 1.211.000 13.321.000 411 PN69 0411 Nhập kho NVL chưa thanh toán X X 7 8 152 133 331 336.054.000 33.605.400 369.659.400 511 PXK0111 0511 Xuất kho NVL X X 9 10 621 152 234.654.000 234.654.000 0511 PXK0211 0511 Xuất kho CCDC X X 11 12 627 153 12.110.000 12.110.000 … … … … … … … … … 2511 PXK2511 2511 Xuất kho NVL X X 28 29 621 152 93.535.000 93.535.000 … … … … … … … … … Cộng chuyển sang trang sau 5.337.980.000 5.337.980.000 Hà Nội, ngày 30 tháng 11 năm 2016 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu số 2.10: Sổ cái TK152 SỔ CÁI 152 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152 Tháng 11 năm 2016 Đơn vị tính: Đồng NT GS CT Diễn giải NKC TK ĐƯ Số tiền SH NT Trang số TT dòng Nợ Có Số dư ĐK 889.526.750 Số phát sinh 411 PN69 0411 Nhập kho NVL chưa thanh toán 5 7 331 336.054.000 511 PXK 0111 511 Xuất kho NVL 5 8 621 234.654.000 … … … … … … … … … 2511 PXK 2511 2511 Xuất kho NVL 6 28 621 93.535.000 Cộng số PS 1.298.936.550 1.326.927.460 Số dư CK 861.535.840 Hà Nội, ngày 30 tháng 11 năm 2016 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 2.3.3. Kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty Kiểm kê là hoạt động mà mỗi kỳ kế toán công ty cần tiến hành để kiểm soát từng loại nguyên vật liệu theo số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất có sự phù hợp giữa sổ kế toán và số liệu thực tế trong kho tránh thất thoát, gian lận của thủ kh