ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ Lớp IS201.I24.1 Giảng viên hướng dẫn : VŨ MINH SANG HUỲNH ĐỨC HUY Sinh viên thực – Nhóm : PHAN HỒNG TÂM 14520799 NGUYỄN ĐỨC TUẤN 16521546 TP HCM, ngày 10 tháng 03 năm 2018 Quản lý tài liệu Ngày tạo : 10/03/2018 Nhóm : HBP Thời gian lưu : 10/03/2018 12:00:00 PM Lưu : Phan Hoàng Tâm Lịch sử thay đổi Người thực Ngày thực Phan Hoàng Tâm Nguyễn Đức Tuấn 10/03/2018 Phan Hoàng Tâm Nguyễn Đức Tuấn 24/03/2018 Phan Hoàng Tâm 30/03/2018 Phan Hoàng Nguyễn Đức Phan Hoàng Nguyễn Đức Phan Hoàng Tâm Tuấn Tâm Tuấn Tâm Nguyễn Đức Tuấn Phan Hoàng Tâm Nguyễn Đức Tuấn Phan Hoàng Tâm Nội dung Giới thiệu tổng quan phạm vi, mục tiêu dự án; thuật ngữ, từ viết tắt nguồn tham khảo Phỏng vấn, khảo sát trạng dự án, ghi nhận yêu cầu nghiệp vụ Bổ sung biểu mẫu & quy định liên quan đến nghiệp vụ dự án Phiên 1.0.0 2.0.0 2.0.1 08/04/2018 Phác thảo sơ đồ DFD 3.0.0 15/04/2018 Tinh chỉnh sơ đồ DFD 3.0.1 24/04/2018 3.1.0 03/06/2018 Thiết kế sơ đồ ERD Chuyển ERD sang mơ hình quan hệ Thiết kế số giao diện cho phần mềm quản lý Điều chỉnh & hoàn tất báo cáo Ngày kiểm tra Nhận xét/đánh giá Phiên 03/05/2018 20/05/2018 3.2.0 3.3.0 4.0.0 Lịch sử kiểm tra Người kiểm tra Huỳnh Đức Huy Kế hoạch dự án Trang MỤC LỤC Giới thiệu 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Từ ngữ viết tắt & thuật ngữ Tham khảo Tổng quan dự án Phạm vi & mục tiêu dự án Các bên liên quan & nhân Vai trò & trách nhiệm thành viên dự án Đặc tả yêu cầu 10 2.1 2.2 2.3 2.4 Đối tượng khảo sát 10 Nội dung khảo sát 11 Phương pháp khảo sát 15 Kết khảo sát 16 Thiết kế – Đặc tả hệ thống 24 3.1 Thiết kế thành phần xử lý 24 3.2 Thiết kế thành phần liệu 39 3.3 Thiết kế thành phần giao diện 43 Tổng kết – Đánh giá 48 Phụ lục 50 5.1 Kế hoạch vấn 50 5.2 Kết vấn 52 5.3 Tài liệu nghiệp vụ liên quan 55 Kế hoạch dự án Trang Giới thiệu 1.1 Từ ngữ viết tắt & thuật ngữ STT Từ viết tắt HCMUS – VNU Diễn giải Trường Đại học Khoa học Tự nhiên – Đại học Quốc gia TP HCM ĐH KHTN Đại học Khoa học Tự nhiên Khoa – Bộ mơn Khóa học Lớp học Gồm khoa Anh ngữ, Nhật ngữ & Hoa ngữ VD : Khoa Anh ngữ gồm khóa học A1→ A6, B1→ B6, Luyện Nghe – Nói, Văn Phạm 1→ 4, Luyện thi A/B, TOEIC 200 → 300,… Mỗi khóa học gồm lớp từ thứ 2→ 6, gồm lớp ca sáng & lớp ca chiều 1.2 Tham khảo STT Tài liệu / nguồn tham khảo http://www.cfl.hcmus.edu.vn Mô tả chi tiết Website Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên Nguyễn Lê Trung Hiếu – Sinh Học viên tham gia chương trình luyện viên Trường Đại học Khoa Học thi TOEIC trung tâm Tự Nhiên 1.3 Tổng quan dự án a Ngữ cảnh dự án Ngữ cảnh : Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên Địa : 227 Nguyễn Văn Cừ, Phường 4, Quận 5, TP HCM Website : http://www.cfl.hcmus.edu.vn Kế hoạch dự án Trang Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (tiền thân Trung tâm Ngoại ngữ Đại học Tổng hợp TP HCM), thành lập năm 1979 Theo định số 159/ĐHQG-TCCB Giám đốc Đại học Quốc gia TP HCM (ĐHQG–HCM) việc thành lập Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên thuộc ĐHQG-HCM Tại định này, Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (TTNN) nhận nhiệm vụ đào tạo ngoại ngữ Anh, Nhật Hoa, tổ chức thi cấp chứng quốc gia A, B, C Tính từ năm 1996 đến TTNN đào tạo 100 khóa, cấp 27.227 chứng quốc gia A, B, C Anh, Nhật Hoa Bên cạnh đó, TTNN liên kết đào tạo tiếng Anh cho quan đơn vị Thành phố liên kết với trung tâm ngoại ngữ khác thuộc tỉnh, thành phố khu vực phía Nam : Sóc trăng, Mỹ tho, Gò cơng… Trung tâm phối hợp tổ chức lớp đào tạo, luyện thi chứng TOEIC, TOEFL chứng quốc tế khác Về sở vật chất, Trung tâm triển khai giảng dạy hai sở : 227 Nguyễn Văn Cừ – Quận Linh Trung – Thủ Đức với phòng học đầy đủ trang thiết bị đại phục vụ giảng dạy lớp ngoại ngữ từ bản, nâng cao, luyện thi… để học viên tham dự kỳ thi chứng quốc gia A, B, C, B1, TOEIC, TOEFL, IELTS, VNU Với đội ngũ giảng viên tốt nghiệp từ Trường Đại học danh tiếng nước, giảng viên đạt chuẩn giảng dạy tiếng Anh theo quy định chứng C1, C2 hay Tesol Sự động đội ngũ giảng viên với hệ thống trang thiết bị đại sở để giúp học viên nhanh chóng đạt kết mong muốn Kế hoạch dự án Trang Ngoài ra, ký kết hợp tác IIG Việt Nam Trung tâm ngoại ngữ tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên, học viên việc định hướng học tập tiếng Anh, đánh giá mức độ đạt chuẩn, dự thi chứng quốc tế với lệ phí ưu đãi đặc biệt tương lai Do số lượng học viên đăng ký trung tâm đông liên tục thay đổi, gây khó khăn cho cơng tác quản lý, đào tạo thi cử, nên trung tâm cần hệ thống tin học tối ưu để đảm bảo quy trình hoạt động diễn nhanh chóng, xác hiệu Đặt vấn đề đó, nhóm HBP xác định xây dựng dự án quản lý hệ thống dành riêng cho Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, với mục tiêu cung cấp phần mềm hỗ trợ tốt quy trình quản lý nghiệp vụ dành cho tổ chức, phận thuộc trung tâm b Sơ đồ tổ chức Hiệu trưởng Phòng tư vấn, tuyển sinh Phòng đào tạo Khoa – Bộ mơn Phòng kế hoạch tài Phòng kỹ thuật o Hiệu trưởng : Chỉ đạo tất hoạt động trung tâm, phê duyệt ý kiến từ phòng ban bên o Phòng tư vấn, tuyển sinh : Có chức tư vấn hỗ trợ học viên ghi danh khóa học Nhân viên thuộc phần tư vấn cho học viên khóa học, lớp học mở, chuẩn đầu học phí,… Kế hoạch dự án Trang o Phòng đào tạo : Quản lý hồ sơ học viên, lập kế hoạch thi kết thúc khóa học, quản lý kết thi cử học viên o Khoa – Bộ môn : Tuyển dụng giảng viên mới, xếp lịch giảng dạy cho giảng viên, quản lý hồ sơ giảng viên, đề thi, biên soạn quản lý giáo trình trung tâm,… o Phòng kế hoạch tài : Thu học phí & lập biên lai cho học viên ghi danh khóa học, đồng thời tính tốn chi phí cần thiết cho việc giảng dạy, trì hoạt động trung tâm, báo cáo tài định kỳ hàng tháng o Phòng kỹ thuật : Cung cấp, quản lý thiết bị hỗ trợ giảng dạy & học tập, đồng thời sửa chữa xảy cố,… 1.4 Phạm vi & mục tiêu dự án a Phạm vi dự án - Quản lý tư vấn, tuyển sinh : Lập kế hoạch tuyển sinh cho khóa học mới; tiếp nhận, phân loại & lưu trữ hồ sơ đăng ký học viên - Quản lý lớp học : In danh sách học viên lớp học cho giảng viên phụ trách - Quản lý học viên : Tra cứu & cập nhật hồ sơ học viên, thơng báo kết khóa học xử lý phúc khảo học viên - Quản lý kế hoạch kiểm tra, thi cử : Sắp xếp ngày thi & phòng thi cho học viên, lưu trữ đề thi & đáp án gửi từ Khoa – Bộ môn - Quản lý giảng viên : Tuyển dụng giảng viên mới, tra cứu & cập nhật hồ sơ giảng viên, phân công giảng dạy, quản lý công tác chấm thi - Quản lý kế hoạch tài : Lập biên lai học phí, báo cáo học viên nợ học phí, tốn lương giảng viên, thống kê chi phí hoạt động hàng tháng & tính tốn lợi nhuận Tên phận Phòng tư vấn, tuyển sinh Phòng đào tạo Kế hoạch dự án Tên nghiệp vụ Lập kế hoạch tuyển sinh cho khóa học Mơ tả nghiệp vụ Xác định kế hoạch khóa học, học phí khóa học & thiết kế thời khóa biểu cho lớp học Tiếp nhận, phân loại lưu Xác nhận, lưu trữ hồ sơ học viên & trữ hồ sơ đăng ký tuyển thông tin đăng ký tuyển sinh vào hệ sinh học viên thống Tra cứu học viên Tra cứu học viên để kiểm tra cập nhật hồ sơ cá nhân Trang Cập nhật hồ sơ học viên Điều chỉnh thông tin cá nhân học viên Thống kê danh sách học viên lớp học Tra cứu lớp học để in danh sách học viên cho giảng viên phụ trách Lập kế hoạch thi kết thúc khóa học Sắp xếp ngày thi & phòng thi cho học viên, lưu trữ đề thi & đáp án gửi từ Khoa – Bộ môn Thông báo điểm thi xử Tiếp nhận thống kê điểm thi từ Khoa lý phúc khảo – Bộ môn & thông báo kết đến học viên, gửi đề nghị phúc khảo học viên Khoa – Bộ mơn & phản hồi sau có kết phúc khảo Tuyển dụng giảng viên Nhập hồ sơ giảng viên vào hệ thống Tra cứu giảng viên Tra cứu giảng viên để kiểm tra hồ sơ cá nhân thời khóa biểu giảng dạy giảng viên Khoa – Bộ môn Cập nhật hồ sơ giảng viên Điều chỉnh hồ sơ cá nhân giảng viên Phân công giảng dạy Kiểm duyệt giáo án & xếp lịch giảng dạy cho giảng viên Thực công tác chấm Chấm thi & lập thống kê điểm thi gửi thi & thống kê điểm thi Phòng đào tạo, đồng thời chấm học viên phúc khảo có Lập biên lai học phí cho học viên Thống kê học viên nợ học Phòng kế hoạch phí tài Thanh tốn lương giảng viên Báo cáo tài định kỳ hàng tháng Kế hoạch dự án Nhập thông tin tốn học phí vào hệ thống & lập biên lai toán cho học viên Lập danh sách báo cáo học viên chưa tốn học phí Tính tốn lương giảng viên & lập báo cáo thống kê Báo cáo tổng thu chi & lợi nhuận tháng Trang ❖ Không thuộc phạm vi dự án : - Quản lý sở vật chất, thiết bị kỹ thuật : Mua sắm, cấp phát trang thiết bị, dụng cụ phục vụ giảng dạy & học tập, kiểm kê tài sản vật tư trung tâm,… b Mục tiêu dự án Xây dựng phần mềm quản lý giúp đáp ứng tốt nghiệp vụ thiết yếu Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên Bao gồm quản lý tư vấn, tuyển sinh; quản lý khóa học, lớp học; quản lý học viên, giảng viên; quản lý kế hoạch kiểm tra, thi cử; quản lý kế hoạch tài Ngồi việc đáp ứng tốt quy trình nghiệp vụ quan trọng, sản phẩm dự án phải đảm bảo mặt hiệu suất thực thi; cấu trúc & nội dung sản phẩm phải mang tính khoa học; độ bảo mật & an toàn liệu cao; dễ vận hành, bảo trì phát triển; hạn chế rủi ro, Đồng thời, dự án phần mềm phải phù hợp với thời gian ngân sách phát triển Sản phẩm dự án dựa : - Quy trình phát triển phần mềm Agile / Scrum - Công cụ thiết kế Visio, Axure - Ngôn ngữ lập trình C# NET - Hệ quản trị sở liệu SQL Server - IDE lập trình Microsoft Visual Studio Community 2015, Microsoft SQL Server 2012 Sản phẩm dự án phải đáp ứng tốt tiêu chuẩn kỹ thuật sau : - Tính đắn : Đáp ứng tốt yêu cầu đặc tả khách hàng - Tính khoa học : Về cấu trúc nội dung phần mềm - Độ tin cậy : Thực thi tốt yêu cầu nghiệp vụ - Tính hiệu : Xử lý nhanh, hiệu kinh tế cao - Tính an tồn : Dữ liệu bảo mật - Dễ bảo trì & phát triển… Kế hoạch dự án Trang 1.5 Các bên liên quan & nhân STT Họ Tên Nguyễn Khắc Cảnh Hồ Hồng Ân Bộ phận Phòng tư vấn, tuyển sinh Vai trò Liên lạc Trưởng phòng canhnk@cfl.edu.vn Phòng đào tạo Trưởng phòng anhh@cfl.edu.vn Phạm Ngọc Diệp Khoa Anh ngữ Trưởng khoa dieppn@cfl.edu.vn Nguyễn Thu Hương Phòng KHTC Trưởng phòng huongnt@cfl.edu.vn 1.6 Vai trò & trách nhiệm thành viên dự án Họ Tên STT Vai trò ▪ ▪ ▪ Phan Hồng Tâm Manager ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Nguyễn Đức Tuấn Developer ▪ ▪ ▪ Kế hoạch dự án Trách nhiệm Vạch phương hướng & phân cơng nhiệm vụ để nhóm hồn thành kịp thời mục tiêu dự án Lập kế hoạch khảo sát yêu cầu Cập nhật biểu mẫu & quy định liên quan đến dự án Thiết kế DFD cho nghiệp vụ Phòng tư vấn, tuyển sinh & Phòng đào tạo Thiết kế sơ đồ ERD Thiết kế giao diện phần mềm Tổng hợp nội dung báo cáo Nghiên cứu, vấn đối tượng thuộc ngữ cảnh dự án để xác định yêu cầu nghiệp vụ Thiết kế DFD cho nghiệp vụ Phòng Khoa – Bộ mơn & Phòng kế hoạch tài Chuyển ERD sang mơ hình quan hệ Thiết kế giao diện phần mềm Viết slide tóm tắt báo cáo Trang e Giao diện đăng ký tuyển sinh Kế hoạch dự án Trang 45 f Giao diện tra cứu & cập nhật hồ sơ học viên Kế hoạch dự án Trang 46 g Giao diện quy định h Giao diện thông tin phần mềm Kế hoạch dự án Trang 47 Tổng kết – Đánh giá Sau danh sách nghiệp vụ quan trọng hệ thống quản lý Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên TP HCM mà nhóm chúng em khảo sát, đặc tả yêu cầu, phân tích & thiết kế suốt thời gian thực đồ án môn học : Tên phận Phòng tư vấn, tuyển sinh Phòng đào tạo Khoa – Bộ môn Kế hoạch dự án Tên nghiệp vụ Lập kế hoạch tuyển sinh cho khóa học Mô tả nghiệp vụ Xác định kế hoạch khóa học, học phí khóa học & thiết kế thời khóa biểu cho lớp học Tiếp nhận, phân loại lưu Xác nhận, lưu trữ hồ sơ học viên & trữ hồ sơ đăng ký tuyển thông tin đăng ký tuyển sinh vào hệ sinh học viên thống Tra cứu học viên Tra cứu học viên để kiểm tra cập nhật hồ sơ cá nhân Cập nhật hồ sơ học viên Điều chỉnh thông tin cá nhân học viên Thống kê danh sách học viên lớp học Tra cứu lớp học để in danh sách học viên cho giảng viên phụ trách Lập kế hoạch thi kết thúc khóa học Sắp xếp ngày thi & phòng thi cho học viên, lưu trữ đề thi & đáp án gửi từ Khoa – Bộ môn Thông báo điểm thi xử Tiếp nhận thống kê điểm thi từ Khoa lý phúc khảo – Bộ môn & thông báo kết đến học viên, gửi đề nghị phúc khảo học viên Khoa – Bộ mơn & phản hồi sau có kết phúc khảo Tuyển dụng giảng viên Nhập hồ sơ giảng viên vào hệ thống Tra cứu giảng viên Tra cứu giảng viên để kiểm tra hồ sơ cá nhân thời khóa biểu giảng dạy giảng viên Cập nhật hồ sơ giảng viên Điều chỉnh hồ sơ cá nhân giảng viên Phân công giảng dạy Kiểm duyệt giáo án & xếp lịch giảng dạy cho giảng viên Trang 48 Thực công tác chấm Chấm thi & lập thống kê điểm thi gửi thi & thống kê điểm thi Phòng đào tạo, đồng thời chấm học viên phúc khảo có Lập biên lai học phí cho học viên Thống kê học viên nợ học Phòng kế hoạch phí tài Thanh tốn lương giảng viên Báo cáo tài định kỳ hàng tháng Nhập thơng tin tốn học phí vào hệ thống & lập biên lai toán cho học viên Lập danh sách báo cáo học viên chưa tốn học phí Tính tốn lương giảng viên & lập báo cáo thống kê Báo cáo tổng thu chi & lợi nhuận tháng Bên cạnh đó, nhóm chúng em hồn tất việc phân tích & xây dựng thành phần xử lý, thành phần liệu & thành phần giao diện ứng với nghiệp vụ liệt kê, cho mơ hình DFD, mơ hình ERD & triển khai mơ hình quan hệ, thiết kế số giao diện tương đối bắt mắt cho phần mềm quản lý Và cuối cùng, dựa kết đạt được, nhóm tiến hành xây dựng phần mềm quản lý với số chức hoàn chỉnh đăng nhập, thay đổi mật khẩu, đăng xuất, cập nhật hồ sơ quản trị, lưu trữ thông tin đăng ký tuyển sinh, tra cứu & cập nhật hồ sơ học viên Phần mềm triển khai dựa mô hình lớp, ngơn ngữ C# Entity Framework Tuy nhiên, lý thời gian & số lượng thành viên nhóm hạn chế nên kết cuối khó tránh khỏi sai sót : nghiệp vụ quản lý lớp học đơn giản, quy tắc & điều kiện vài nghiệp vụ thiếu chưa hợp lý, sản phẩm phần mềm chưa đáp ứng hầu hết yêu cầu quan trọng Do đó, nhóm chúng em mong thầy thơng cảm sẵn lòng hướng dẫn nhiều để dự án tiếp tục xây dựng phát triển hoàn thiện tương lai Chúng em xin chân thành cảm ơn ! Kế hoạch dự án Trang 49 Phụ lục 5.1 Kế hoạch vấn Kế hoạch vấn tổng quan Hệ thống : Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên Người lập : Phan Hoàng Tâm Ngày lập : 20/03/2018 STT Chủ đề Quy trình tư vấn, tuyển sinh Quy trình quản lý lớp học Quy trình quản lý học viên Kế hoạch tổ chức kiểm tra, thi cử Quy trình quản lý giảng viên Quản lý kế hoạch tài Kế hoạch dự án Yêu cầu Nắm kế hoạch tuyển sinh cho khóa học & q trình tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ đăng ký học viên,… Nắm số lượng lớp học tối đa khóa học, sỉ số học viên theo quy định, ca học tuần,… Hiểu quy trình quản lý hồ sơ cá nhân, quản lý kết kiểm tra, thi cử học viên,… Hiểu kế hoạch tổ chức thi cử, công tác chấm thi, thời điểm công bố kết & trình xử lý phúc khảo,… Biết điều kiện tuyển dụng giảng viên mới, trình phân cơng đào tạo,… Biết hình thức nộp học phí, quy trình tốn lương giảng viên, chi phi cho hoạt động hàng tháng Trung tâm,… Thời gian 20/03/2018 20/03/2018 20/03/2018 20/03/2018 20/03/2018 20/03/2018 Trang 50 Bảng kế hoạch vấn Hệ thống : Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên Người vấn : - Trưởng phòng tư vấn, tuyển sinh - Trưởng phòng đào tạo - Trưởng Khoa – Bộ mơn Anh ngữ - Trưởng phòng kế hoạch tài Phân tích viên : - Phan Hồng Tâm - Nguyễn Đức Tuấn Vị trí / phương tiện : - Phòng tư vấn, tuyển sinh - Phòng đào tạo - Văn phòng khoa Anh ngữ - Phòng kế hoạch tài Thời gian : 9h – 9h30 ngày 20/03/2018 Mục tiêu : Nắm quy trình nghiệp vụ số phòng ban thuộc trung tâm Lưu ý : - Sắp xếp địa điểm, thời gian báo trước mục đích vấn - Chọn đối tượng hiểu biết lĩnh vực quan tâm - Chuẩn bị danh sách chủ đề muốn vấn - Tạo không khí thân thiện, thoải mái - Biết cách dẫn dắt tóm tắt nội dung quan trọng Chi tiết buổi vấn : - Giới thiệu - Tổng quan trung tâm - Tổng quan buổi vấn Thời gian ước lượng : - phút - phút - phút - Chủ đề : Quy trình tư vấn, tuyển sinh - phút - Chủ đề : Quy trình quản lớp học - phút - Chủ đề : Quy trình quản lý học viên - phút Kế hoạch dự án Trang 51 - Chủ đề : Kế hoạch tổ chức kiểm tra, thi cử - phút - Chủ đề : Quy trình quản lý giảng viên - phút - Chủ đề : Quản lý kế hoạch tài Quan sát tổng quan - phút Phát sinh ngồi dự kiến Vì thời gian hạn chế nên số câu hỏi vấn chưa đề cập đến Thái độ trả lời vấn đáng tin cậy 5.2 Kết vấn Bảng câu hỏi & ghi nhận trả lời Ngày vấn : 20/03/2018 Người vấn : Trưởng phòng phận thuộc trung tâm Chủ đề - Chủ đề : Quy trình tư vấn tuyển sinh Kế hoạch dự án Câu hỏi - Câu hỏi : Anh vui lòng cho biết họ tên, chức vụ & thời gian công tác Trung tâm ? Ghi nhận - Trả lời : Nguyễn Khắc Cảnh – Trưởng phòng tư vấn, tuyển sinh, năm công tác Trung tâm - Câu hỏi : Mỗi khóa Trung tâm tiếp nhận học viên ? - Trả lời : Khoảng 500 học viên/khóa - Câu hỏi : Trung tâm tổ chức chiêu sinh vào thời điểm ? - Trả lời : Đầu tháng 3, 5, 7, 9, 11 - Câu hỏi : Thời gian đào tạo khóa học ? - Trả lời : Tối thiểu tuần - Câu hỏi : Một học viên đăng ký - Trả lời : Hoàn toàn Tùy theo lực Trang 52 nhiều khóa học lúc hay khơng ? - Câu hỏi : Có u cầu trình độ học viên đăng ký tuyển sinh hay khơng ? - Câu hỏi : Học viên có bắt buộc phải tốn học phí đăng ký tuyển sinh không ? - Chủ đề : Quy - Câu hỏi : Thầy vui trình quản lý lớp học lòng cho biết họ tên, chức vụ & thời gian công tác Trung tâm ? - Chủ đề : Quy trình quản lý học viên Kế hoạch dự án & cách xếp thời gian học viên - Trả lời : Không, miễn học viên đủ lực để học thi đạt - Trả lời : Khơng, học viên toán sau đăng ký - Trả lời : Hồ Hồng Ân – Trưởng phòng đào tạo, năm công tác Trung tâm - Câu hỏi : Số lượng lớp tối đa khóa học ? - Trả lời : Tùy theo khóa học Trung bình 10 lớp/khóa - Câu hỏi : Một lớp học quy định tối đa học viên ? - Trả lời : Tối đa 50 học viên/lớp - Câu hỏi : Thời khóa biểu lớp xếp ? - Trả lời : Các lớp mở từ T2 → T6, gồm lớp ca sáng & lớp ca chiều - Câu hỏi : Đối tượng phép kiểm tra hồ sơ học viên ? - Trả lời : Hiệu trưởng nhân Phòng tuyển sinh, Phòng đào tạo, Khoa – Bộ môn - Câu hỏi : Thời gian lưu trữ hồ sơ & kết thi học viên ? - Trả lời : Tối đa năm Trang 53 - Chủ đề : Kế hoạch - Câu hỏi : Thời điểm tổ chức kiểm tra, thi tổ chức thi kết thúc khóa cử học ? - Chủ đề : Quy trình quản lý giảng viên - Chủ đề : Quản lý kế hoạch tài - Câu hỏi : Thời gian công bố kết thi ? - Trả lời : tuần sau thi - Câu hỏi : Thời gian phúc khảo điểm thi ? - Trả lời : Ngay sau công bố kết thi - Câu hỏi : Cô vui lòng cho biết họ tên, chức vụ & thời gian công tác Trung tâm ? - Trả lời : Phạm Ngọc Diệp – Trưởng khoa Anh ngữ, năm công tác Trung tâm - Câu hỏi : Hiện nay, Khoa Anh ngữ có giảng viên ? - Trả lời : Tổng cộng 15 giảng viên - Câu hỏi : Yêu cầu trình độ giảng viên tuyển dụng vào Trung tâm ? - Trả lời : Tốt nghiệp trình độ Đại học trở lên chuyên môn ứng tuyển có chứng ngoại ngữ quốc tế tương đương - Câu hỏi : Một giảng viên khoa Anh ngữ đảm nhiệm giảng dạy lớp/tuần ? - Trả lời : Mỗi giảng viên đảm nhiệm 2-3 lớp/tuần - Câu hỏi : Chị vui lòng - Trả lời : Nguyễn Thu cho biết họ tên, chức vụ Hương – Trưởng phòng & thời gian cơng tác kế hoạch tài chính, Trung tâm ? năm công tác Trung tâm - Câu hỏi : Học viên nộp học phí hình thức ? Kế hoạch dự án - Trả lời : tuần sau khóa học kết thúc - Trả lời : Nộp trực tiếp Phòng kế hoạch tài Trung tâm chuyển tiền vào số tài khoản ACB, BIDV Trung tâm Trang 54 - Câu hỏi : Hàng tháng, Trung tâm phí cho hoạt động & tổng chi phí khoảng ? - Trả lời : Ngồi chi phí sinh hoạt điện, nước & Internet, Trung tâm phí cho hoạt động khác thi cử, họp hội, phong trào, ngoại khóa,… → trung bình khoảng 50 triệu đồng phải thống kê định kỳ hàng tháng Lưu ý : Câu hỏi & trả lời tóm tắt ngắn gọn so với vấn 5.3 Tài liệu nghiệp vụ liên quan a Lập kế hoạch tuyển sinh cho khóa học BM1 : Kế hoạch khóa học Khóa học : …………………………… Ngày khai giảng : … /… /……… Ngày tuyển sinh : … /… /……… Ngày kết thúc : … /… /……… Số ca quy định : …… Học phí : ………………… Mã lớp Sỉ số Thứ Ca học Phòng học QĐ1 • • • • • : Mỗi khóa học có mã Thời gian đào tạo khóa học tuần Một khóa tối đa 10 lớp học Mỗi lớp học có mã Một lớp học tối đa 50 học viên b Tiếp nhận, phân loại lưu trữ hồ sơ đăng ký tuyển sinh học viên BM2 : Phiếu đăng ký tuyển sinh Khóa học : ……………… Ngày đăng ký : … /… /……… CMND : ………………… Họ tên : ………………… Ngày sinh : …./…./…… Giới tính : ……………… Di động : ……………… Email : ………………… Địa : ……………………………………………………………………………… Lớp đăng ký : 1)……………………………………………………… 2)……………………………………………………… Kế hoạch dự án Trang 55 QĐ2 : • Mỗi hồ sơ học viên lưu trữ • Số lượng lớp đăng ký phải đủ theo quy định khóa học c Tra cứu học viên BM3 : Danh sách học viên CMND Họ tên Ngày sinh Giới tính Di động Điểm d Cập nhật hồ sơ học viên BM4 : Hồ sơ học viên CMND : ………………… Họ tên : ………………… Ngày sinh : …./…./…… Giới tính : ……………… Di động : ……………… Email : ………………… Địa : ……………………………………………………… …………………… QĐ4 : • Học viên không điều chỉnh CMND e Tra cứu lớp học BM5 : Danh sách lớp học Lớp học : ……………………………… CMND Họ tên Ngày sinh Khóa học : …………………………… Giới tính Di động Điểm f Lập kế hoạch thi kết thúc khóa học BM6 : Lịch thi Khóa học : …………………………… Ngày thi : … /… /……… CMND Họ tên Phòng thi QĐ6 : • Khoảng cách ngày kết thúc khóa học & ngày thi tuần • Khơng xếp lịch thi cho học viên nợ học phí Kế hoạch dự án Trang 56 g Tuyển dụng giảng viên BM7 : Chi tiết tuyển dụng Ngày tuyển dụng : … /… /……… Khoa – Bộ môn : ………………… Người vấn : ………… CMND : ………………… Họ tên : ………………… Ngày sinh : …./…./…… Giới tính : ……………… Di động : ……………… Email : ………………… Địa : ……………………………………………………………………………… Trình độ / Bằng cấp : ………………………………… QĐ7 • • • : Mỗi hồ sơ giảng viên lưu trữ Giảng viên phải đạt từ trình độ Đại học trở lên Mỗi giảng viên thuộc Khoa – Bộ môn h Tra cứu giảng viên BM8 : Danh sách giảng viên Khoa – Bộ môn : ………………………… CMND Họ tên Ngày sinh Giới tính Di động Trình độ i Cập nhật hồ sơ giảng viên BM9 : Hồ sơ giảng viên Khoa – Bộ môn : ……………………………………… CMND : ………………… Họ tên : ………………… Ngày sinh : …./…./…… Giới tính : ……………… Di động : ……………… Email : ………………… Địa : ……………………………………………… Trình độ : ……………… QĐ9 : • Giảng viên khơng điều chỉnh CMND • Giảng viên không điều chỉnh Khoa – Bộ môn Kế hoạch dự án Trang 57 j Lập kế hoạch phân công giảng dạy BM10 : Lịch giảng dạy Ngày lập : … /… /……… Khoa – Bộ Môn : ………… Khóa học : ……………… CMND Họ tên Mã lớp học Thứ Ca Phòng QĐ10 : • Một giảng viên phụ trách giảng dạy nhiều lớp học • Một giảng viên không giảng dạy nhiều lớp trùng lịch học (thứ/ca) k Thực công tác chấm thi & thống kê điểm thi học viên BM11 : Thống kê điểm thi Khóa học : …………………………… Ngày thống kê : … /… /……… CMND Họ tên Điểm thi QĐ11 : • Một học viên có điểm thi • Học viên vắng thi bị lưu điểm l Lập biên lai học phí cho học viên BM12 : Biên lai học phí Khóa học : …………………………… CMND : ……………………………… Số tiền phải tốn : ……………… Còn nợ : ……………………………… Ngày toán : … /… /……… Họ tên : ………………………………… Đã nộp : ……………………………… QĐ12 : • Ngày tốn học phí phải sớm ngày kết thúc khóa học • Học viên khơng nợ q ½ tổng học phí tốn Kế hoạch dự án Trang 58 m Thống kê học viên nợ học phí BM13 : Báo cáo nợ học phí Khóa học : …………………………… CMND Họ tên Ngày lập : … /… /……… Tổng học phí Còn nợ n Thanh tốn lương giảng viên BM14 : Thống kê lương Lương tháng : ……………………… Ngày lập : … /… /……… CMND Họ tên Tổng lương Lương trừ Lương thưởng Thành lương QĐ14 : • Mỗi giảng viên có bảng lương • Tổng lương = Lương sở * Hệ số lương • Thành lương = Tổng lương – Lương trừ + Lương thưởng o Báo cáo tài định kỳ hàng tháng BM15 : Báo cáo tài Tháng : … /……… STT Tên sinh hoạt Tổng phí sinh hoạt : …………… Tổng lương giảng viên : ………… Ngày lập : … /… /……… Thời gian Chi phí Tổng học phí : …………… Lợi nhuận : …………… ––––– HẾT ––––– Kế hoạch dự án Trang 59 ... yếu Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên Bao gồm quản lý tư vấn, tuyển sinh; quản lý khóa học, lớp học; quản lý học viên, giảng viên; quản lý kế hoạch kiểm tra, thi cử; quản lý. .. khoa quản lý Quản lý lưu trữ thi, tư liệu, tài liệu chuyên ngành thuộc đơn vị Chịu trách nhiệm quản lý tài chính, quản lý số liệu tài sản, quản lý quỹ tiền mặt, chứng từ tài khoản trung tâm Đôn... trước cập nhật Trang 17 Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Mô tả công việc Điều kiện bắt đầu Thông tin đầu vào Kết đầu Nơi sử dụng Các quy tắc, điều kiện Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Mô tả công việc Điều