Công tác đấu thầu của các dự án

Là một nước đang phát triển nhu cầu đầu tư xây dựng ở nước ta rất lớn bao gồm đầu tư cho cơ sở hạ tầng giao thông, thuỷ lợi, điện lực, xây dựng công nghiệp, dân dụng

các vấn đề trong ho◊t độngmua sflm của các dự án

do ngân hàng phát triển châu á tài trợ

ngân hàng phát triển châu á

Văn phòng D˚ch vụ Dự án Trung tâm(Tái bản tháng 10 năm 1995)

Tài liệu này được dịch ra từ nguyên bản tiếng Anh để phục vụ đông đảo bạn đọc hơn.Tuy nhiên, tiếng Anh vẫn là ngôn ngữ chính thức của Ngân hàng Phát triển Châu Á vàchỉ nguyên bản tiếng Anh của tài liệu này mới đáng tin cậy (nghĩa là chỉ nguyên bản tiếngAnh của tài liệu này mới được chính thức công nhận và có hiệu lực) Do vậy, bất cứ tríchdẫn nào cũng phải tham khảo nguyên bản tiếng Anh của tài liệu này

Theo Điều lệ, Ngân hàng Phát triển Châu á phải đảm bảo rằng trong quá

tr˘nh sử dụng doanh thu từ bất cứ khoản vay nào, cần phải t˙nh đến t˙nh kinhtế và hiệu quả Cuốn H√ớng dẫn Mua sflm theo các Khoản vay của Ngân hàng

Phát triển Châu á nhằm đảm bảo đáp ứng mục tiêu này Kinh nghiệm hơn 20

năm qua cho thấy thủ tục mua sflm là một công đọan th√ờng gây chậm trễnhiều cho các dự án Nhận thức đ√ợc điều này Ngân hàng đã áp dụng một sốsáng kiến hỗ trợ các bên liên quan nh√ nhân viên ngân hàng, bên vay, cơ quanthực hiện và nhà thầu để giúp họ hiểu hơn về các nguyên tflc và thủ tục muasflm Một trong các sáng kiến đó là việc lập Sổ tay các Vấn đề trong Ho◊tđộng Mua sflm Cuốn sổ tay này xem xt trên mọi b˘nh diện các quyết đ˚nhvề mua sflm do Bên mua và các Cơ quan Thực hiện trong vòng 5 năm qua, chỉra những vấn đề chủ yếu, phân t˙ch các nguyên tflc trong việc nêu các vấn đềvà đ√a ra các ˝ kiến nhận xt mang t˙nh tổng quát Hy vọng rằng những thôngtin và phân t˙ch trong cuốn Sổ tay này sẽ cung cấp kiến thức và ứng dụng tốthơn các nguyên tflc theo H√ớng dẫn Mua sflm của Ngân hàng và v˘ vậy sẽ hỗtrợ tốt hơn cho việc thực hiện dự án.

Tuy nhiên, khi sử dụng cuốn Sổ tay này cần l√u ˝ rằng nó chỉ cung cấpnhững thông tin bổ sung dễ hiểu cho H√ớng dẫn Mua sflm của Ngân hàng làtài liệu ch˙nh thức duy nhất về ch˙nh sách trong lĩnh vực mua sflm CuốnH√ớng dẫn Mua sflm xây dựng các nguyên tflc và thủ tục cơ bản cần phải chú˝ trong quá tr˘nh mua sflm hàng hóa và các h◊ng mục trong các dự án do Ngânhàng tài trợ Sổ tay này, cũng nh√ hai ấn phẩm tr√ớc đây của Ngân hàng liênquan đến vấn đề mua sflm là “Sổ tay Ch˙nh sách, Thực hiện và Thủ tục liênquan đến Mua sflm trong Ph◊m vi các Khoản vay của ADB” (1983) và “Sổ tayXt thầu” (1983)1 đều không nhằm mục đ˙ch cũng nh√ không đ√ợc php thaythế hoặc điều chỉnh H√ớng dẫn Mua sflm của Ngân hàng Nh√ đã tr˘nh bày ởtrên, hai cuốn sách này chỉ có ˝ nghĩa làm rõ và giải th˙ch một số vấn đề, ch˙nhsách và thủ tục gfln liền với ho◊t động mua sflm.

phản ánh đầy đủ quan điểm của các thành viên Ngân hàng công tác t◊i các uỷban mua sflm khác Cũng cần l√u ˝ là cuốn Sổ tay này không đ√a ra các giảipháp chflc chfln mang t˙nh mô tả các vấn đề nêu ra mà nhấn m◊nh các t˘nhhuống lựa chọn có tham khảo các nguyên tflc cơ bản của H√ớng dẫn Muasflm.

Cuối cùng, cần phải thấy rằng kinh nghiệm và đánh giá những ng√ời ch˚utrách nhiệm là yếu tố quyết đ˚nh quan trọng trong các quyết đ˚nh mua sflm.Ngoài ra, các yếu tố đặc tr√ng và duy nhất trong các tr√ờng hợp cụ thể cũngcó thể gây khó khăn khi áp dụng hay không phù hợp với các t˘nh huống nêura trong cuốn Sổ tay này.

Cuối cùng, tôi xin cảm ơn sự hỗ trợ của ≠ng Theodore H Lustig, cán bột√ vấn đã cung cấp các thông tin quan trọng cho cuốn Sổ tay này Tôi cũngxin cảm ơn các đồng nghiệp của tôi trong các vụ và văn phòng khác của Ngânhàng v˘ những ˝ kiến qu˙ giá của họ, và các nhân viên Vụ Ch˙nh sách Dự áncủa Ngân hàng Thế giới v˘ những đánh giá và nhận xt không ch˙nh thức củahọ về dự thảo của cuốn Sổ tay này.

LEWIS A HAYASHITr√ởng phòng

Văn phòng D˚ch vụ Dự án Trung tâm

4.02 Tỉ giá qui đổi để so sánh giá dự thầu9

4.21 ThuÕ nhËp khÈu vµ c¸c lo◊i thuÕ kh¸c23

6.05 Nộp tài liệu kèm theo42

8.04 Sử dụng tiêu chuẩn đánh giá508.05 Những sai lệch chủ yếu và những sai lệch phụ518.06 Những sai lệch về h˘nh thức52

8.08 Nộp bảo lãnh dự thầu muộn548.09 Giá tr˚ bảo lãnh không đủ548.10 H˘nh thức bảo lãnh dự thầu558.11 Giá tr˚ bảo lãnh dự thầu cho đấu thầu hai phong b˘

8.12 T˙nh hoàn thiện của hồ sơ dự thầu578.13 Thiếu tài liệu kèm theo59

8.15 L˚ch giao nhận hay hoàn thành618.16 Điều khoản thanh toán, đền bù thiệt h◊i và số tiền giữ l◊i63

8.18 Các công thức khác để t˙nh tr√ợt giá648.19 Thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khác65

8.22 Qui cách "t√ơng tự"66

8.25 Các vấn đề chung67

8.27 Điều chỉnh các sai lệch th√ơng m◊i688.28 Điều chỉnh các sai lệch kỹ thuật728.29 Điều chỉnh chi ph˙ xây lflp trong hợp đồng cung ứng728.30 Giá dự thầu không cân đối748.31 Sử dụng dự toán tiền đấu thầu76

11.02 Thủ tục đấu thầu hai giai đo◊n94

Mục đ˙ch cuốn Sổ tay

1.01Ngân hàng Phát Triển Châu á (Ngân hàng) cung cấp cho các bên vay

cũng nh√ các bên cung ứng và các nhà thầu cuốn H√ớng dẫn Mua sflm theo

các Khoản vay của Ngân hàng Phát Triển Châu á (bản sửa đổi cuối cùng

tháng 5 năm 1981) Tài liệu này trong Sổ tay đ√ợc gọi là H√ớng dẫn, bao gồmcác tuyên bố về các nguyên tflc và các thủ tục mua sflm mà các Bên vay củaNgân hàng phải tuân theo trong quá tr˘nh mua sflm hàng hóa và d˚ch vụ (ngoàid˚ch vụ t√ vấn) cần thiết cho việc thực hiện dự án do Ngân hàng tài trợ.H√ớng dẫn này đ√ợc áp dụng trong tất cả mọi tr√ờng hợp mà đề tài h√ớng dẫnđ√ợc qui đ˚nh rõ ràng trong H√ớng dẫn Mua sflm.

1.02Trong cuốn Sổ tay này, các tác giả đã cố gflng sử dụng những kinhnghiệm thực tế để giải th˙ch chi tiết hơn các ch˙nh sách và thông lệ của Ngânhàng Các vấn đề đ√ợc trao đổi đã đ√ợc lựa chọn từ các vấn đề đ√ợc l√u giữtrong hồ sơ của Ngân hàng Do vậy, cuốn Sổ tay này bổ sung cho H√ớng dẫnvà nhằm mục tiêu hỗ trợ việc cung cấp những kiến thức tốt hơn về ch˙nh sách,thủ tục và quy tr˘nh của Ngân hàng và v˘ vậy, giúp giảm bớt t˘nh tr◊ng hiểusai ˝ nghĩa, mâu thuẫn và quan trọng hơn cả là chậm trễ trong ho◊t động muasflm th√ờng thấy ở các dự án hiện nay.

1.03Cần l√u ˝ rằng cuốn Sổ tay này không áp dụng với những hợp đồngd˚ch vụ t√ vấn và cũng không áp dụng với tất cả các mặt mua sflm hàng hóavà d˚ch vụ

Vai trò của Ngân hàng trong Ho◊t động Mua sflm

1.04Sự khác biệt trong vai trò của một bên là Bên vay và Cơ quan Thựchiện của Bên vay và vai trò của bên kia là Ngân hàng đ√ợc tr˘nh bày rõ ràngtrong phần giới thiệu của H√ớng dẫn (đo◊n 1.03), tr˙ch dẫn nh√ sau:

“Mặc dù trách nhiệm cuối cùng về mua sflm hàng hóa và d˚ch vụ là của Bên vay, nh√ng Ngân hàng có nghĩa vụ bảo đảm rằng cáckhoản tiền vay đ√ợc sử dụng với t˙nh kinh tế và hiệu quả.”Do vậy Bên vay là “nhân vật ch˙nh” trong quá tr˘nh mua sflm, Ngân hàng là“ng√ời giám sát” Nh√ng t◊i các thời điểm khác nhau trong quá tr˘nh muasflm đó, cần phải có phê duyệt của Ngân hàng đối với các đề xuất ho◊t động

của Bên vay tr√ớc khi thực hiện, sự khác biệt thực tế giữa vai trò của hai bêncó thể trở nên không rành m◊ch, cụ thể là nếu có bất đồng về công việc phảithực hiện Trong khi Bên vay tiếp tục làm nhân vật ch˙nh, Ngân hàng đôi khil◊i xuất hiện nh√ một tác giả k˚ch bản Nh√ng điều này không hoàn toànđúng Ngân hàng chỉ viết k˚ch bản đến thời điểm quyết đ˚nh cung cấp tàich˙nh cho một hợp đồng cụ thể Bên vay luôn có ph√ơng án lựa chọn sử dụngcác nguồn tài trợ ngoài các khoản cho vay của Ngân hàng nếu các quan điểmcứng rfln không thể hoà giải đ√ợc Thực ra có nhiều tr√ờng hợp Bên vay đãlựa chọn ph√ơng án đó V˘ vậy, vấn đề thực tế là các ch˙nh sách mua sflm củaNgân hàng phải xem xt liệu khoản tiền vay có đ√ợc sử dụng hay không.1.05Khái niệm “t˙nh kinh tế và hiệu quả” đ√ợc dùng trong câu tr˙ch dẫntrên đây đôi khi đ√ợc dùng để chứng minh cho sự khởi đầu từ các ch˙nh sáchcụ thể, v.v để trao hợp đồng cho nhà thầu không có giá dự thầu thấp nhất vàkhông có hồ sơ dự thầu đáp ứng cơ bản nhất hoặc để chấp nhận sửa đổi hồ sơdự thầu sau khi mở thầu Tuy nhiên, nguyên tflc “kinh tế và hiệu quả” khôngnhằm mục tiêu h◊n chế những điều khoản của H√ớng dẫn Ng√ợc l◊i, cácnguyên tflc và thủ tục đ√ợc xây dựng trong H√ớng dẫn phản ánh mong muốntăng “t˙nh kinh tế và hiệu quả” trong ho◊t động mua sflm Trong đo◊n 1.03(b), “nhằm hỗ trợ đ◊t đ√ợc t˙nh kinh tế và hiệu quả trong mua sflm, Ngân hàngyêu cầu các Bên vay thực hiện mua sflm hàng hoá và d˚ch vụ thông qua Đấuthầu C◊nh tranh Quốc tế trừ các tr√ờng hợp đặc biệt, Ngân hàng và Bên vayđã cùng thỏa thuận một thủ tục khác hợp l˝ hơn” T˙nh kinh tế và hiệu quảđ√ợc xem là kết quả của việc thực hiện các nguyên tflc và thủ tục đấu thầuc◊nh tranh quốc tế và các ph√ơng thức mua sflm khác đ√ợc tr˘nh bày trongH√ớng dẫn.

Lựa chọn các vấn đề

1.06Các vấn đề đ√ợc tr˘nh bày trong các ch√ơng d√ới đây đ√ợc lựa chọntừ các vấn đề th√ờng xuyên xảy ra hoặc chúng phù hợp một cách cụ thể đểminh họa cho ch˙nh sách hay thông lệ của Ngân hàng Các tr√ờng hợp đ√ợcnêu ra đều dựa trên kinh nghiệm thực tế Tuy nhiên, các nguyên tflc nêu ra vànhững nhận xt về sự việc đ√ợc tr˘nh bày trong các v˙ dụ cụ thể thể hiện thônglệ hiện nay của Ngân hàng; tr√ớc đây, các quan điểm của Ngân hàng có thểrất khác nhau.

1.07Tiêu chuẩn lựa chọn các vấn đề nêu trên cho thấy rõ là không phảitất cả mọi t˘nh huống đều đ√ợc đề cập đến Do vậy, cuốn Sổ tay này khôngthể coi là lời giải th˙ch cho tất cả mọi kh˙a c◊nh của ho◊t động mua sflm đ√ợcnêu trong H√ớng dẫn Vấn đề là một chủ đề cụ thể không đ√ợc đ√a ra bànkhông có nghĩa rằng nó không b˚ coi là một vấn đề trong hồ sơ của Ngân hàng;chúng ta không nên hiểu rằng các ch˙nh sách của Ngân hàng về chủ đề cụ thể

đó là những ch˙nh sách không quan trọng, ch⁄ng h◊n nh√ các qui đ˚nh vềquảng cáo hay thanh toán tr√ớc.

Tr˘nh bày nội dung

1.08 Các vấn đề nêu ra đ√ợc tr˘nh bày theo m√ời tiêu đề ch˙nh trong đócó hai ngo◊i lệ (Thủ tục không tiêu chuẩn) theo một tr˘nh tự các ho◊t độngmua sflm tiêu biểu V˘ vậy, mục đầu tiên là “Kế ho◊ch Sơ bộ về Mua sflm” vàhai mục cuối là “Trao Hợp đồng” và “Bác bỏ Tất cả các Đơn dự thầu” Trongkhi trao đổi về vấn đề cụ thể, “nguyên tflc” chủ đ◊o đ√ợc nêu đầu tiên, sau đólà một hay hai “v˙ dụ” trong đó tóm tflt sự việc Kết thúc phần trao đổi là“nhận xt” nêu l˝ do kết luận của Ngân hàng và có thể bao gồm những ˝ kiếnliên quan.

2.0 Kế ho◊ch Sơ bộ về Mua sflm

2.01 Ph√ơng thức Mua sflm

(a) Nguyên tflc: Kế ho◊ch mua sflm, ph√ơng thức mua sflm, có nghĩalà Đấu thầu C◊nh tranh Quốc tế (ICB) hay các ph√ơng thứckhác, đ√ợc trao đổi sơ bộ giữa Bên vay kể cả Cơ quan Thựchiện và Ngân hàng trong thời gian thẩm đ˚nh dự án Hợpđồng thỏa thuận đ√ợc đ√a vào nội dung Hiệp đ˚nh Vay vốn,bao gồm các kế ho◊ch khác nhau và tài liệu kèm theo Hiệpđ˚nh Vay vốn v˘ thế sẽ là thoả thuận cơ sở về các vấn đềmua sflm Do đó, Ngân hàng sẽ không dễ dàng chấp nhậnđề xuất sửa đổi kế ho◊ch chuẩn b˚ đã đ√ợc nhất tr˙ Tuynhiên, trong một vài tr√ờng hợp, Ngân hàng nhận thấy t˘nhh˘nh có thể thay đổi hoặc bỏ qua những suy xt quan trọng.(b) V˙ dụ: Một khoản vay cho nông nghiệp gồm một phần lớn là t˙ndụng để cải t◊o khoảng 50 nhà máy chế biến t√ nhân Bênvay sẽ sử dụng vốn vay này cho các nhà máy thông quatrung gian là các ngân hàng đ˚a ph√ơng Thiết b˚ sẽ muasflm là thiết b˚ chế biến và thiết b˚ sản xuất đặc chủng.Trong khi thẩm đ˚nh vốn vay, các bên thỏa thuận giao toànbộ công việc mua sflm cho một công ty nhà n√ớc, sau khikhảo sát nhu cầu của từng nhà máy, áp dụng thủ tục ICB vàMua sflm Quốc tế (IS) Sau đó th˘ Cơ quan Thực hiện thấyrằng kế ho◊ch mua sflm đ√ợc thỏa thuận trên không thực tếv˘ các nhà máy đều muốn tự lựa chọn các thiết b˚ để đảmbảo t˙nh t√ơng th˙ch với các thiết b˚ hiện có; Cơ quan Thựchiện đã yêu cầu Ngân hàng chấp nhận thay đổi thủ tục Sau

khi tiến hành xem xt chi tiết thực tế và các ph√ơng án lựachọn, Ngân hàng đồng ˝ để các nhà máy tự mua sflm thiếtb˚, theo ph√ơng thức mua sflm sở hữu hay theo thủ tục phùhợp với IS, đây là cách thức mua sflm tốt nhất để thực hiệndự án.

(c) Nhận xt: Khi đồng ˝ thay đổi thủ tục, Ngân hàng nhận thấykhông phải tất cả các vấn đề nảy sinh trong việc sử dụngkhoản vay mua sflm trong tr√ờng hợp cụ thể này đã đ√ợcxem xt vào thời điểm thẩm đ˚nh khoản vay V˘ vậy Ngânhàng đồng ˝ cho áp dụng điều khoản trong đo◊n 3.08 củaH√ớng dẫn theo đó cho php “các bên vay phụ đ√ợc muasflm trực tiếp” trong các tổ chức t˙n dụng trung gian.2.02 Các gói Mua sflm

Thỏa thuận sơ bộ về các gói hợp đồng đấu thầu riêng rẽ và về việckết hợp nhiều kế ho◊ch và nhiều bộ phận trong cùng một bộ hồ sơ dự thầuth√ờng đ◊t đ√ợc trong khi thẩm đ˚nh khoản vay (Dự toán và ph√ơng thức muasflm cũng đ√ợc thỏa thuận đồng thời.) Tuy nhiên, tr√ớc khi bflt đầu ho◊t độngmua sflm, Bên vay phải tr˘nh lên Ngân hàng để xin phê duyệt hồ sơ đ√ợc gọichung là “kế ho◊ch mua sflm” Hồ sơ này bao gồm (i) danh mục hàng hóa sẽmua sflm; (ii) các gói mua sflm dự kiến; và (iii) danh mục các hợp đồng côngtr˘nh xây dựng dự kiến, cùng với một chỉ số về qui mô các hợp đồng Về kh˙ac◊nh này, do t˘nh h˘nh thay đổi, sai sót hay bỏ sót, có thể cần phải sửa đổi bảnthỏa thuận ban đầu đã k˝ khi thẩm đ˚nh khoản vay Thỏa thuận của Ngânhàng đối với những điều chỉnh trên cũng không phải là khó khăn lớn

3.0Sơ tuyển Nhà thầu

3.01 Các vấn đề chung

(a) Một trong những nguyên tflc mua sflm là chỉ trao hợp đồng chonhà thầu nào mà Bên mua thỏa mãn v˘ nhà thầu đó có năng lực để đáp ứngmọi nghĩa vụ theo hợp đồng đề xuất (Xem đo◊n 2.47 của H√ớng dẫn) Bênmua phải lựa chọn để kiểm tra năng lực của nhà thầu tr√ớc khi tiến hành mờithầu (sơ tuyển) hoặc sau khi nhận hồ sơ dự thầu phù hợp với th√ mời thầu (hậutuyển) Khi không áp dụng sơ tuyển nhà thầu, phải tiến hành hậu tuyển trongkhuôn khổ xt thầu Theo H√ớng dẫn của Ngân hàng (đo◊n 2.08), “ cần phảitiến hành sơ tuyển đối với hầu hết các hợp đồng công tr˘nh xây dựng, hợp đồngch˘a khóa trao tay và hợp đồng sản xuất những h◊ng mục giá tr˚ cao và phức

t◊p về kỹ thuật để đảm bảo rằng chỉ có các hãng có năng lực về kỹ thuật và tàich˙nh mới đ√ợc mời nộp hồ sơ dự thầu” Cần phải xem xt một số vấn đề đãgặp liên quan đến thủ tục sơ tuyển.

(b) Cần phải tiến hành thủ tục hậu tuyển tr√ớc khi trao hợp đồng chonhà thầu ch√a đ√ợc sơ tuyển tr√ớc theo đo◊n 2.43 và 2.47 của H√ớng dẫn quiđ˚nh rằng “chỉ trao hợp đồng cho nhà thầu có hồ sơ dự thầu đ√ợc xác đ˚nh làcó giá dự thầu thấp nhất và đáp ứng các tiêu chuẩn phù hợp về năng lực vàtrách nhiệm tài ch˙nh (nhấn m◊nh thêm vào) Thủ tục hậu tuyển đ√ợc tr˘nh bàytrong Phần 5 d√ới đây

3.02 Sơ tuyển Liên doanh

(a) Nguyên tflc: Các công ty th√ờng tham gia vào các liên doanh đểkết hợp chuyên môn để thực hiện các công việc phức t◊pvề kỹ thuật Trong các tr√ờng hợp khác, mục tiêu thành lậpliên doanh là để kết hợp các nguồn lực tài ch˙nh, quản l˝ vànhân sự nhằm đáp ứng các yêu cầu đối với hợp đồng lớn.Trong cả hai tr√ờng hợp, mục tiêu là để t◊o ra một thực thểcó khả năng kỹ thuật và tài ch˙nh lớn hơn so với từng đốitác riêng rẽ.

(b) V˙ dụ: Khi đánh giá các thông số sơ tuyển do liên doanh nộp, Cơquan Thực hiện sử dụng điểm tối đa cho từng đối tác đểđánh giá liên doanh nh√ một tổng thể.

(c) Nhận xt: Khi xem xt báo cáo đánh giá của Cơ quan Thực hiện,Ngân hàng kết luận rằng cách thức đúng là phải cộng điểmcủa mỗi đối tác theo từng tiêu ch˙ đánh giá riêng thànhđiểm cho liên doanh Điều này có nghĩa là cộng giá tr˚ rònghay vốn l√u động của tất cả đối tác để đánh giá năng lực tàich˙nh t˘m ra kinh nghiệm của họ trên cơ sở thông tin của tấtcả các đối tác Làm theo cách khác có thể phủ nhận mụcđ˙ch thành lập liên doanh đ√ợc nêu trong phân đo◊n (a) trênđây.

3.03 Xung đột lợi ˙ch

(a) Nguyên tflc: Theo điều khoản trong đo◊n 5.04 và 5.05 của H√ớngdẫn về Sử dụng T√ vấn của Ngân hàng Phát triển Châu á vàcác Bên vay của Ngân hàng (tháng 4 năm 1978), các côngty tham gia t√ vấn dự án không đ√ợc tham gia, không liênkết hoặc không là thành viên tham gia vào các công việckhác của dự án bằng bất cứ h˘nh thức nào (kể cả đấu thầu

một phần của dự án) Mọi ngo◊i lệ phải đ√ợc dựa trên hoàncảnh đặc biệt.

(b) V˙ dụ: Một công ty đã tham gia vào tiến hành một phần nghiêncứu khả thi cho việc khảo sát đ˚a vật l˝ trên không nêu câuhỏi liệu có đ√ợc php đấu thầu thực hiện khảo sát haykhông? Câu trả lời là công ty đó không đ√ợc tham gia đấuthầu trừ khi công ty đó đ√a ra một thiết kế đối với nghiêncứu “độc quyền” theo mọi cách, có nghĩa là nó bao gồmnhững đặc điểm, qui tr˘nh hay thiết b˚ mà chỉ công ty đó cóthể cung cấp mà các công ty c◊nh tranh khác không thể cóđ√ợc Đây là tr√ờng hợp mà công ty đó đ√ợc php đấuthầu.

(c) Nhận xt: Những tr√ờng hợp t√ơng tự nh√ v˙ dụ trên đây khôngphải là phổ biến Do vậy, những công ty có thể vừa làm t√vấn vừa làm nhà thầu hay nhà cung cấp hoặc những công tytham gia t√ vấn nh√ng họ liên kết với các công ty khác đểđóng vai trò nh√ nhà cung ứng hay nhà thầu cần phải thấyrằng công ty đó hay các thành viên của họ sẽ không đ√ợcphp tham gia vào dự án với t√ cách nhà thầu hay nhà cungứng một khi họ đ√ợc chấp nhận làm t√ vấn Tuy nhiên,công ty t√ vấn đ√ợc tham gia t√ vấn trong tất cả mọi giaiđo◊n của dự án, có nghĩa là tham gia chuẩn b˚, thiết kế vàthực hiện dự án (xem phần này trong đo◊n 5.06 của H√ớngdẫn Sử dụng T√ vấn).

3.04 Nộp Muộn Đơn xin Sơ tuyển

(a) Nguyên tflc: V˘ mục đ˙ch tăng t˙nh c◊nh tranh, Cơ quan Thực hiệnphải nhận đơn và thông tin bổ sung do các nhà thầu nộp saungày đ√ợc qui đ˚nh nộp đơn trừ khi việc nhận đơn b˚ trởng◊i lớn do tiến độ hoàn thành thủ tục sơ tuyển.

(b) V˙ dụ: Hai công ty nộp thông tin bổ sung theo yêu cầu xt đơndo Cơ quan Thực hiện tiến hành sau khi hoàn thành việcđánh giá Thông tin đ√ợc chấp thuận Trong các tr√ờnghợp khác, thông tin nộp muộn sẽ b˚ coi là l˝ do mà đơn củanhà thầu b˚ lo◊i.

(c) Nhận xt: Nộp muộn thông tin sơ tuyển khác nhau về cơ bản sovới nộp muộn hồ sơ dự thầu Việc chấp nhận thông tin củanhà thầu để sơ tuyển không gây h◊i cho các nhà thầu khácv˘ thông tin của các nhà thầu khác không đ√ợc sử dụng nh√lợi thế của nhà thầu nộp muộn, trong khi trong giai đo◊nđấu thầu, luôn xảy ra khả năng thông tin về giá đ√ợc công

bố khi mở thầu có thể đ√ợc nhà thầu nộp hồ sơ dự thầumuộn sử dụng để điều chỉnh giá của m˘nh Trong giai đo◊nsơ tuyển, v˘ mục đ˙ch khuyến kh˙ch c◊nh tranh nên Cơ quanThực hiện chấp nhận nộp chậm thông tin bổ sung trongchừng mực nào đó Trừ khi có những qui đ˚nh khác trongth√ mời sơ tuyển, những thông tin mà Cơ quan Thực hiệnnhận đ√ợc sau khi đệ tr˘nh bản đề xuất về các nhà thầu đủtiêu chuẩn hay không đủ tiêu chuẩn cho Ngân hàng sẽkhông đ√ợc xem xt đến Tuy nhiên, các thông số trong hồsơ sơ tuyển của nhà thầu sẽ đ√ợc Cơ quan Thực hiện vàNgân hàng xem xt nếu đ√ợc nhận vào ngày Cơ quan Thựchiện xác nhận là ngày hết h◊n nộp đơn Theo cách đó, v˙dụ những thay đổi trong t˘nh tr◊ng tài ch˙nh hay kinhnghiệm ho◊t động (liên quan đến công ty hay thiết b˚ đềxuất) sau ngày đó sẽ không đ√ợc xt đến khi đánh giá tiêuchuẩn của nhà thầu (Xem đo◊n 5.06 về cập nhật thông tinsơ tuyển nhất đ˚nh khi đã nộp hồ sơ dự thầu).

3.05Không tiến hành thủ tục sơ tuyển

(a) Nguyên tflc: Các hợp đồng “sản xuất các h◊ng mục giá tr˚ cao hayphức t◊p về kỹ thuật” là một trong các lo◊i hợp đồng phảithực hiện thủ tục sơ tuyển (Xem đo◊n 3.01 trên đây) Bỏqua việc sơ tuyển nhà thầu đối với các hợp đồng lo◊i này cóthể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng trong giai đo◊n xtthầu.

(b) V˙ dụ: Không thực hiện sơ tuyển cho một hợp đồng mua thiết b˚tr˚ giá 30 triệu đôla cho một nhà máy sản xuất Thay vàođó, Cơ quan Thực hiện dùng giai đo◊n đầu trong qui tr˘nhđấu thầu hai giai đo◊n để tiến hành kiểm tra t√ cách nhàthầu theo thủ tục hậu tuyển Hồ sơ mời thầu không đ√a rayêu cầu nào về t√ cách Trong giai đo◊n xt thầu, Cơ quanThực hiện đề xuất sử dụng cùng một tiêu chuẩn về năng lựctài ch˙nh đã đ√ợc dùng cho các hợp đồng giá tr˚ lớn hơnnhiều của dự án Ngân hàng nhận thấy những tiêu chuẩnnày không phù hợp với các hợp đồng nhỏ Việc phải trunghòa các quan điểm của Cơ quan Thực hiện và Ngân hàng vềsố l√ợng và đặc t˙nh của nhà thầu đủ t√ cách đã gây ra chậmtrễ cơ bản trong việc hoàn thành qui tr˘nh đấu thầu (Xemđo◊n 11.04).

(c) Nhận xt:

(i) Qui tr˘nh đấu thầu hai giai đo◊n không thay thế đ√ợc chothủ tục sơ tuyển Đấu thầu hai giai đo◊n đ√ợc sử dụng với

“các hợp đồng lớn và phức t◊p” (đo◊n 2.44 của H√ớng dẫn),hầu hết các tiêu chuẩn đó đã đ√ợc dùng trong các hợp đồngnói trên trong đó nhất thiết phải tiến hành sơ tuyển (“cách◊ng mục giá tr˚ cao và phức t◊p về kỹ thuật”) V˘ vậy, thủtục sơ tuyển th√ờng đ√ợc tiến hành khi áp dụng ph√ơngthức đấu thầu hai giai đo◊n Hoãn kiểm tra t√ cách nhà thầusang giai đo◊n đấu thầu có nghĩa là sẽ ch˚u áp lực nhiều hơnvề thời gian, nhà thầu mất nhiều chi ph˙ hơn cho việc chuẩnb˚ hồ sơ dự thầu thậm ch˙ ngay cả khi nhà thầu có thể đ√ợcnhận thấy là không đủ t√ cách và gây chậm trễ cho giaiđo◊n xt thầu.

(ii) Tuy nhiên nếu tiến hành hậu tuyển, các nhà thầu đủ t√ cáchcó thể nhanh chóng rơi vào t˘nh tr◊ng khó khăn hơn nếu hồsơ mời thầu không qui đ˚nh tiêu chuẩn về năng lực Mọikhác biệt trong quan điểm về sự đầy đủ các tiêu chuẩn sẽdẫn đến việc xt thầu quá chậm trễ Khi áp dụng thủ tục sơtuyển, Ngân hàng thỏa thuận tr√ớc các tiêu chuẩn (xemđo◊n 3.06 d√ới đây); bao gồm các tiêu chuẩn trong hồ sơmời thầu nếu áp dụng thủ tục hậu tuyển, Ngân hàng sẽ cóthể xem xt các tiêu chuẩn đó khi xem xt hồ sơ mời thầu.Tr˘nh nộp lên Ngân hàng

3.06 Th√ mời sơ tuyển

Yêu cầu tr˘nh nộp “th√ mời sơ tuyển và tất cả tài liệu liên quan (kểcả đề xuất ph√ơng pháp và tiêu ch˙ sơ tuyển)” lên Ngân hàng để phê duyệtth√ờng b˚ Cơ quan Thực hiện bỏ qua không thực hiện (Xem đo◊n 4.03 củaH√ớng dẫn) Kết quả là, Ngân hàng buộc phải yêu cầu thông tin bổ sung đểđánh giá các thông số do nhà thầu nộp khi xem xt Khuyến ngh˚ Sơ tuyển, đặcbiệt là về ph√ơng pháp và tiêu chuẩn áp dụng Nhằm mục đ˙ch có đ√ợc phêduyệt sớm của Ngân hàng và để tránh nhu cầu phải sửa l◊i Đề ngh˚ Sơ tuyểndo những khác biệt trong ph√ơng pháp và tiêu chuẩn đánh giá của hai bên nênCơ quan Thực hiện cần phải tuân theo thủ tục của Ngân hàng.

3.07 Đề ngh˚ Sơ tuyển

Tài liệu mà Ngân hàng yêu cầu để diễn giải cho Đề ngh˚ Sơ tuyểnđ√ợc nêu trong đo◊n 4.03 (c) của H√ớng dẫn Những yêu cầu này th√ờng hayb˚ bỏ qua V˘ vậy, phê duyệt của Ngân hàng b˚ chậm l◊i cho đến khi cung cấpđủ các tài liệu nói trên, chậm trễ này hoàn toàn có thể tránh khỏi nếu nhữngyêu cầu trên đ√ợc chú trọng hơn.

4.0 Chuẩn b˚ hồ sơ mời thầu

4.01 Lo◊i tiền dự thầu

Nguyên tflc:Theo điều khoản t◊i đo◊n 2.22 của H√ớng dẫn, hồ sơ mờithầu phải nêu rõ những lo◊i tiền tệ có thể chào giá dự thầu.Những lo◊i tiền tệ này th√ờng là tiền tệ của quốc gia củanhà thầu đó hoặc bằng một lo◊i “tiền tệ th√ơng m◊i quốctế” đ√ợc qui đ˚nh trong hồ sơ mời thầu Cách tốt nhất đểtránh nhầm lẫn hay không nhất tr˙ trong khi đánh giá hoặctrong đàm phán về hợp đồng là đ√a phân đo◊n (a) đến (c),đo◊n 2.22 của H√ớng dẫn vào hồ sơ mời thầu (và thêm phânđo◊n (d) với các hợp đồng xây dựng) Trong hoàn cảnh đó,xem thêm đo◊n 2.24 của H√ớng dẫn về tiền tệ thanh toánvà tỉ giá qui đổi (Xem đo◊n 8.14 về sai số do chênh lệch tỉgiá)

4.02 Tỉ giá qui đổi để so sánh giá dự thầu

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh ngày áp dụng để xácđ˚nh tỉ giá qui đổi mà giá dự thầu đ√ợc chào bằng ngo◊i tệsẽ đ√ợc chuyển đổi thành nội tệ Ngày đ√ợc cho php theođo◊n 2.23 của H√ớng dẫn là những ngày sẽ đ√ợc áp dụng.Đây có thể là (i) ngày mở thầu; hoặc (ii) ngày quyết đ˚nhtrao thầu hoặc ngày cuối cùng của thời h◊n hiệu lực thầu làngày xảy ra sớm hơn.

(b) V˙ dụ: Xem đo◊n 8.03 về các v˙ dụ và tr˘nh bày chi tiết.4.03 Bảo lãnh Dự thầu

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh lo◊i bảo lãnh dự thầuyêu cầu (t˙n phiếu hay bảo lãnh của ngân hàng), số tiền quyđ˚nh (phần trăm của giá dự thầu hay một khoản tiền cốđ˚nh) và lo◊i h˘nh bảo lãnh dự thầu.

(b) V˙ dụ: Xem đo◊n 8.07 đến 8.11 về v˙ dụ và tr˘nh bày về sai số.Chú ˝ là Nhận xt trong đo◊n 8.10 về yêu cầu phải có bảolãnh do ngân hàng đ˚a ph√ơng cấp hay xác nhận

4.04 Thời h◊n dự thầu

(a) Nguyên tflc: H√ớng dẫn qui đ˚nh thời h◊ndự thầu tối thiểu là ˙tnhất 60 ngày đối với hợp đồng cung ứng và 90 ngày đối vớihợp đồng xây dựng và hợp đồng ch˘a khóa trao tay.

Tuy nhiên, ngo◊i lệ của qui tflc này có thể áp dụng chonhững tr√ờng hợp đặc biệt nhất đ˚nh nh√ trong các v˙ dụsau.

(b) V˙ dụ:

(i) Để bảo đảm thực hiện đúng tiến độ dự án, Cơ quan Thựchiện đã yêu cầu Ngân hàng phê duyệt thời h◊n dự thầu là 30ngày đối với các hợp đồng xây dựng Sau khi xem xt tiếnđộ dự án và qui mô hợp đồng, Ngân hàng kết luận 30 ngàylà không đủ thời gian để chuẩn b˚ hồ sơ dự thầu nh√ng đồng˝ rút ngfln thời h◊n dự thầu là 60 ngày.

(ii) Cơ quan Thực hiện đã yêu cầu Ngân hàng phê duyệt hồ sơmời thầu qui đ˚nh thời h◊n dự thầu là 14 ngày cho d˚ch vụsửa chữa tàu (âu c◊n) Mặc dù Ngân hàng nhận thấy hồ sơdự thầu cho các d˚ch vụ nh√ vậy th√ờng đ√ợc hoàn tất trongmột thời h◊n ngfln nh√ng Ngân hàng không phê duyệt đềxuất 14 ngày mà l◊i phê duyệt thời h◊n dự thầu là 30 ngày.(c) Nhận xt: Trừ các tr√ờng hợp ngo◊i lệ và đấu thầu l◊i, Ngân hàngkhông phê duyệt thời h◊n dự thầu ngfln hơn thời h◊n tốithiểu đ√ợc qui đ˚nh trong đo◊n 2.35 của H√ớng dẫn (Xemđo◊n 10:03 (b) về đấu thầu l◊i).

4.05 Hồ sơ dự thầu điện báo

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ dự thầu điện báo không đ√ợc xt đến và dovậy hồ sơ dự thầu đó bằng văn bản cũng không đ√ợc xtđến.

(b) V˙ dụ: Cơ quan Thực hiện nhận đ√ợc một hồ sơ dự thầu bằngtelex bao gồm một số chi tiết của hồ sơ dự thầu và ghi rằnghồ sơ bằng văn bản hiện đang b˚ l√u giữ ta˚ hải quan đ˚aph√ơng Hồ sơ telex đ√ợc đọc t◊i lễ mở thầu Sau đó, Cơquan Thực hiện nhận đ√ợc hồ sơ bằng văn bản nh√ng cónhiều điểm quan trọng khác với hồ sơ telex Tuy nhiên, Cơquan Thực hiện vẫn chấp nhận hồ sơ dự thầu đó.

(c) Nhận xt: Cơ quan Thực hiện phải bác bỏ hồ sơ telex đó màkhông cần đọc hồ sơ t◊i lễ mở thầu Hồ sơ dự thầu bằngvăn bản phải đ√ợc coi nh√ hồ sơ nộp muộn (xem d√ới đây).Cho dù không có câu hỏi nào đ√ợc đặt ra t◊i lễ mở thầu,Ngân hàng nhận thấy rằng không chấp nhận việc xem xtmột hồ sơ telex V˙ dụ trên cho thấy một trong những l˝ do

để không xem xt hồ sơ telex là nếu hồ sơ bằng văn bảnkhác với hồ sơ telex, không thể xác đ˚nh bản nào có giá tr˚.Thời gian đấu thầu là đủ để tất cả các nhà thầu có thể nộphồ sơ dự thầu bằng văn bản đúng h◊n tr√ớc lễ mở thầu.4.06 Hồ sơ dự thầu nộp muộn

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải nêu rõ rằng những hồ sơ dựthầu nộp muộn sẽ không đ√ợc chấp nhận thậm ch˙ nếuviệc nộp muộn đó không phải do lỗi của nhà thầu.

(b) V˙ dụ: Một hồ sơ dự thầu b˚ nộp muộn v˘, theo nh√ nhà thầu giảith˙ch, công ty d˚ch vụ vận chuyển hồ sơ đáng nhẽ ra phảigiao hồ sơ 5 ngày tr√ớc khi mở thầu đã không giao đ√ợchồ sơ đúng h◊n tr√ớc lễ mở thầu mà chậm mất 4 ngày Hồsơ b˚ bác bỏ v˘ l˝ do nộp muộn theo điều khoản ghi tronghồ sơ mời thầu.

(c) Nhận xt: Việc áp dụng qui đ˚nh là các hồ sơ dự thầu nộp muộnsẽ b˚ bác bỏ là do có sự e ng◊i rằng nhà thầu nộp hồ sơmuộn đã biết đ√ợc giá dự thầu đọc t◊i lễ mở thầu tr√ớc khihoàn thành hồ sơ dự thầu của m˘nh V˘ thực tế là Cơ quanThực hiện không thể xác minh nguyên nhân nộp hồ sơ dựthầu muộn do nhà thầu đ√a ra, giải pháp thực tế duy nhất làđể nhà thầu hoàn toàn ch˚u trách nhiệm về việc nộp hồ sơtheo thời h◊n Điều ngo◊i lệ duy nhất mà Cơ quan Thựchiện có thể xem xt là các tr√ờng hợp khi hồ sơ dự thầuđ√ợc nộp cho Cơ quan Thực hiện đúng h◊n nh√ng khôngđến tay cán bộ tổ chức mở thầu do sơ suất của cán bộ Cơquan Thực hiện Nếu dự kiến tr√ờng hợp ngo◊i lệ này xảyra, cần phải ghi rõ trong hồ sơ mời thầu (Xem đo◊n 6.08)4.07 Tài liệu kèm theo

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh rõ những tài liệu nàođ√ợc yêu cầu kèm theo hồ sơ dự thầu Ngoài ra, hồ sơ mờithầu phải qui đ˚nh nếu nhà thầu không cung cấp theo yêucầu các tài liệu kèm theo hồ sơ dự thầu sẽ b˚ coi là l˝ do đểbác bỏ hồ sơ đó.

(b) V˙ dụ: (Xem đo◊n 8.13 d√ới đây)

(c) Nhận xt: Có rất nhiều tr√ờng hợp Cơ quan Thực hiện và Ngânhàng phải quyết đ˚nh nếu nhà thầu không cung cấp bất kỳ

hay tất cả tài liệu yêu cầu kèm theo hồ sơ dự thầu t◊o rakhác biệt quan trọng (hồ sơ dự thầu b˚ bác bỏ) hay khác biệtnhỏ có thể đ√ợc sửa chữa sau khi mở thầu Có thể tránhđ√ợc t˘nh tr◊ng này bằng cách qui đ˚nh rõ trong hồ sơ mờithầu là những hồ sơ dự thầu không có tài liệu kèm theo sẽb˚ bác bỏ.

Đ˚a điểm giao nhận

4.08 Ch˙nh sách của Ngân hàng

(a) Nguyên tflc: Việc so sánh hồ sơ dự thầu phải đ√ợc thực hiện dựatrên cơ sở giá CIF hay C&F đối với các nhà thầu n√ớc ngoàivà giá t◊i nhà máy hay giá t◊i kho đối với nhà thầu trongn√ớc Chi ph˙ vận tải nội đ˚a đến chân công tr˘nh phải đ√ợcCơ quan Thực hiện t˙nh vào giá dự thầu nhằm mục đ˙chđánh giá (Xem đo◊n 4.34 và 8.27 (c) d√ới đây) Cho mụcđ˙ch hợp đồng, Cơ quan Thực hiện có thể giành quyền chỉđ˚nh cảng dỡ hàng (FOB), cảng đến (CIF hay C&F) hoặcchân công tr˘nh là đ˚a điểm giao nhận hàng Nếu nhữngđiều kiện hợp đồng này đ√ợc lựa chọn, hồ sơ mời thầu phảiyêu cầu nhà thầu báo giá đến một trong ba đ˚a điểm giaonhận trên nh√ng việc đánh giá hồ sơ dự thầu phải dựa trêngiá CIF hoặc C&F do nhà thầu chào bằng các giá tr˚ khácnhau nếu t˙nh chi ph˙ vận tải nội đ˚a đến đ˚a điểm th˙ch hợp.Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh đ˚a điểm mà ph◊m vi bảohiểm có hiệu lực (Cơ quan Thực hiện có thể có ch˙nh sáchvề “floater” theo đó hàng hoá đ√ợc bảo hiểm từ cảng dỡhàng hay cảng đến cho đến tận chân công tr˘nh và trongthời gian l√u bãi t◊i công tr˘nh Cần phải tránh bảo hiểmhai lần).

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu do Cơ quan Thực hiện đ√a ra để mua sflmphân bón không qui đ˚nh giá dự thầu sẽ đ√ợc đánh giá trêncơ sở giá FOB hay CIF Cơ quan Thực hiện đề xuất xt giádự thầu dựa trên giá FOB nh√ng Ngân hàng yêu cầu đánhgiá dựa trên giá CIF.

(c) Nhận xt:

(i) So sánh giá dự thầu trên cơ sở giá CIF hay C&F là ch˙nhsách không thay đổi của Ngân hàng đã đ√ợc áp dụng nhấtquán từ tr√ớc tới nay Nếu Bên vay có l˝ do riêng lựa chọncơ sở đánh giá khác trong những tr√ờng hợp cụ thể, phải

xác đ˚nh hợp đồng liên quan trong giai đo◊n thẩm đ˚nhkhoản vay và để thu xếp khoản vay từ nguồn tài ch˙nh kháckhông phải từ Ngân hàng.

(ii) So sánh giá dự thầu trên cơ sở giá CIF hoặc C&F không bfltbuộc Cơ quan Thực hiện phải k˝ hợp đồng trên cơ sở đó;theo qui đ˚nh trong phân đo◊n (a) trên đây, hồ sơ mời thầuphải yêu cầu các nhà thầu báo giá t√ơng ứng với các đ˚ađiểm giao nhận khác nhau nếu Cơ quan Thực hiện muốngiữ ph√ơng án k˝ hợp đồng không phải dựa trên giá CIFhay C&F.

(iii) L˝ do phải so sánh giá dự thầu dựa trên đ˚a điểm giao nhậnlà cảng đến là v˘ giá FOB không cho Cơ quan Thực hiệnthấy chi ph˙ nhập khẩu thực tế V˘ chi ph˙ vận tải hàng hoátừ các nơi trên thế giới là khác nhau nên giá dự thầu đáp ứngcơ bản và có giá thấp nhất dựa trên giá FOB (ở đây đ√ợc gọilà “giá dự thầu thấp nhất”) có thể không phải là giá dự thầuthấp nhất dựa trên việc giao nhận t◊i cảng đến V˘ vậy, giáFOB không phải là th√ớc đo giá chuẩn.

4.09 Các điều khoản h◊n chế về vận tải biển

(a) Nguyên tflc: Ngân hàng sẽ không phê duyệt hồ sơ mời thầu vớinhững điều khoản về vận tải biển hay các điều khoản bảohiểm h◊n chế và sẽ không cung cấp tài ch˙nh cho phần vậntải và bảo hiểm của hợp đồng có những điều khoản h◊n chế.(b) V˙ dụ: Bên vay yêu cầu đ√a một điều khoản vào trong hồ sơ mờithầu, điều khoản này yêu cầu nhà thầu thflng thầu chỉ sửdụng d˚ch vụ vận tải của n√ớc đó đối với thiết b˚ đ√ợc xácđ˚nh Ngân hàng đồng ˝ rằng ch˙nh phủ có quyền làm nh√vậy nh√ng từ chối không phê duyệt hồ sơ mời thầu Bênvay quyết đ˚nh tài trợ cho hợp đồng bằng nguồn vốn riêngcủa m˘nh.

(c) Nhận xt: Có hai l˝ do để Ngân hàng quyết đ˚nh nh√ vậy:(i) Theo Điều lệ của Ngân hàng, Ngân hàng phải đảm bảo rằng

tất cả các n√ớc thành viên của m˘nh đều có quyền b˘nhđ⁄ng tham gia c◊nh tranh vào ho◊t động do Ngân hàng tàitrợ bằng vốn vay “Ho◊t động đ√ợc tài trợ” không chỉ baogồm hàng hóa cần thiết cho dự án mà còn bao gồm d˚ch vụvận tải hàng hóa và bảo hiểm Theo đó, tất cả các n√ớcthành viên đều có cơ hội c◊nh tranh cung cấp d˚ch vụ vậntải và bảo hiểm.

(ii) Biểu giá vận tải biển của các công ty d˚ch vụ của Nhà n√ớchay do Nhà n√ớc kiểm soát th√ờng không giống với biểugiá hiện có trên th˚ tr√ờng thế giới; nên rất khó, nếu khôngphải là không thể đối với các nhà cung ứng để căn cứ t˙nhchi ph˙ vận tải vào thời điểm vận tải khác nhau trên th˚tr√ờng quốc tế V˘ vậy, họ th√ờng phải t˙nh dự phòng tronggiá dự thầu để bảo đảm cho m˘nh tr√ớc những biến độnggiữa giá th˚ tr√ờng và giá của công ty d˚ch vụ do Cơ quanThực hiện qui đ˚nh Thậm ch˙ mặc dù Ngân hàng không tàitrợ cho vận tải, Cơ quan Thực hiện phải nêu rõ biểu giá nhàthầu phải áp dụng để t˙nh chi ph˙ vận tải biển nếu sử dụngcác điều khoản h◊n chế về vận tải biển trong hồ sơ mời thầucó những điều khoản h◊n chế Biểu giá này phải đ√ợc nhânviên Ngân hàng xem xt và chứng nhận là hợp l˝ và phùhợp.

(iii) Một ph√ơng án để qui đ˚nh biểu giá là yêu cầu các nhà thầubáo giá trên cả hai cơ sở là giao nhận hàng FOB và CIF (hayC&F) để Cơ quan Thực hiện quyết đ˚nh k˝ hợp đồng theomột trong hai lo◊i giá Giá dự thầu sẽ đ√ợc đánh giá trêncơ sở giá CIF (hay C&F), cho dù Cơ quan Thực hiện cuốicùng sẽ quyết đ˚nh k˝ hợp đồng theo giá đó hay theo giáFOB.

Cơ sở Trao thầu

4.10 Các vấn đề chung

Việc hồ sơ mời thầu không qui đ˚nh rõ cơ sở xt thầu để trao hợpđồng là một l˝ do quan trọng dẫn đến sự không rõ ràng và bất đồng trong quátr˘nh xt thầu T˘nh tr◊ng này th√ờng do hai vấn đề sau gây ra.

4.11 So sánh giá bỏ thầu theo khối l√ợng hay h◊ng mục

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải ghi rõ cơ sở trao thầu theo hồsơ mời thầu bao gồm khối l√ợng hay phần việc riêng biệt sẽlà giá dự thầu thấp nhất cho mỗi khối l√ợng hay phần việchoặc tổng giá dự thầu thấp nhất cho toàn bộ khối l√ợng.T√ơng tự nh√ vậy, nếu xt mỗi h◊ng mục riêng biệt để traothầu riêng, điều này phải đ√ợc ghi rõ trong hồ sơ mời thầu.(Xem đo◊n 8.01)

(b) V˙ dụ: (Xem đo◊n 8.01 d√ới đây về các v˙ dụ)

(c) Nhận xt: Nói chung, Cơ quan Thực hiện cần phải giành quyềnquyết đ˚nh trao thầu riêng biệt với từng phần việc hay khốil√ợng hoặc kết hợp, với điều kiện trao thầu riêng rẽ khônggây ra những vấn đề kỹ thuật do không t√ơng th˙ch.4.12 Khối l√ợng từng phần

(a) Nguyên tflc: Trong việc mua sflm hàng hóa, v˙ dụ nh√ phân bón,Cơ quan Thực hiện sẽ có lợi thế hơn nếu có thể mời thầucho từng khối l√ợng nhỏ hơn so với toàn bộ khối l√ợng ghitrong hồ sơ mời thầu, với điều kiện là giá dự thầu đó là giácho từng khối l√ợng nhỏ với chi ph˙ vận tải hợp l˝ Hồ sơmời thầu phải nêu rõ khả năng chấp nhận giá dự thầu chotừng khối l√ợng nhỏ Hồ sơ mời thầu cũng phải qui đ˚nhquyền trao thầu cho từng khối l√ợng đã đ√a ra của Cơ quanThực hiện Phải yêu cầu các nhà thầu ghi rõ số l√ợng hànghóa tối thiểu mà nhà thầu có thể nhận đặt hàng ở mức giáđã chào.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu gọi thầu cho 30.000 triệu tấn phân bón vàqui đ˚nh rằng những hồ sơ dự thầu chào thầu d√ới khốil√ợng trên sẽ không đ√ợc xem xt Giá dự thầu thấp nhấtlà cho 20.000 triệu tấn theo đó đã b˚ bác bỏ.

(c) Nhận xt:

(i) Hàng hóa đ√ợc mua sflm với số l√ợng lớn sẽ đ√ợc vận tảimột cách kinh tế nhất do việc k˝ hợp đồng thuê bao cả tàu.V˘ vậy, cần phải mua sflm những hàng hoá đó theo tải trọngtàu để tránh chi ph˙ vận tải quá cao Tuy nhiên, không cósự chênh lệch giá giữa một hay nhiều tải trọng tàu V˘ thếkhông có l˝ do g˘ bên mua l◊i từ chối đề xuất một khốil√ợng tối thiểu đ√ợc qui đ˚nh (v˙ dụ 10.000 triệu tấn) nếugiá có lợi Đặc biệt khi mua phân bón, giá dự thầu thấpth√ờng là của những khối l√ợng ˙t hơn tổng khối l√ợng yêucầu, bên mua có cơ hội mua khối l√ợng đặt hàng với giáthấp nhất, và chấp nhận giá cao hơn cho những khối l√ợngkhông đ√ợc h√ởng giá dự thầu thấp nhất V˘ vậy, Cơ quanThực hiện phải chú ˝ nêu rõ trong hồ sơ mời thầu (i) giá dựthầu cho khối l√ợng ˙t hơn 5.000 triệu tấn hay 10.000 triệutấn sẽ b˚ bác bỏ, hơn là giá dự thầu cho khối l√ợng ˙t hơntổng khối l√ợng sẽ b˚ bác bỏ; (ii) giá dự thầu sẽ đ√ợc sosánh trên cơ sở giá chào cho khối l√ợng tối thiểu đ√ợc qui

đ˚nh; và (iii) bên mua có quyền trao hợp đồng cho khốil√ợng ˙t hơn khối l√ợng mời thầu.

(ii) Thủ tục này cũng đ√ợc áp dụng cho việc mua sflm các hànghoá khác nh√ những tấm nhôm, nh√ng thông th√ờng khốil√ợng tối thiểu đ√ợc qui đ˚nh l◊i ˙t hơn tải trọng tàu ıu tiên lựa chọn của ng√ời sử dụng

4.13 Các vấn đề chung

(a) Việc mua sflm các thiết b˚ để bán cho nông dân do các tổ chứct˙n dụng nông thôn thực hiện đôi khi phụ thuộc vào yêu cầu của ng√ời sử dụng,có nghĩa là ch˙nh những ng√ời nông dân sẽ sử dụng thiết b˚ Khi ng√ời nôngdân có cơ hội lựa chọn thiết b˚ họ muốn mua trong số những nhãn hiệu vàchủng lo◊i khác nhau, cơ quan t˙n dụng không quyết đ˚nh giá dự thầu thấpnhất, theo thủ tục mua sflm thông th√ờng mà sẽ chọn ra một vài nhà thầu,th√ờng từ ba đến năm nhà thầu đ√ợc coi là “những nhà cung ứng ch˙nh thức”trên cơ sở giá dự thầu thấp nhất Số l√ợng nhà thầu đ√ợc ch˙nh thức công nhậnphải đ√ợc nêu rõ trong hồ sơ mời thầu.

(b) Việc cho php ng√ời nông dân đ√ợc lựa chọn thiết b˚ có thể làmột yếu tố hiệu quả trong thủ tục mua sflm nếu nh√ ng√ời nông dân có sự sosánh hợp l˝ giữa các thiết b˚ đ√a ra Họ có thể làm đ√ợc điều này khi họ cókinh nghiệm sử dụng một hay nhiều nhãn hiệu hay chủng loa˚ đ√ợc đ√a rahoặc khi họ có thể tiếp xúc với những chuyên gia hiểu biết về thiết b˚ hay đãcó kinh nghiệm sử dụng những thiết b˚ đó V˘ kinh nghiệm sử dụng một lo◊ithiết b˚ có thể sẽ b˚ l◊c hậu do những thay đổi trong thiết kế và v˘ kinh nghiệmcủa ng√ời nông dân chỉ có lợi chỉ khi họ đã từng mua đúng lo◊i thiết b˚ đó, kếthợp với việc ng√ời nông dân có thể √u tiên lựa chọn mua thiết b˚ nói chungchỉ mang l◊i lợi ˙ch nếu mua sflm các lo◊i thiết b˚ có tuổi sử dụng t√ơng đốingfln, nh√ máy xới điện hay máy ko lo◊i nhỏ Các thiết b˚ có tuổi sử dụngdài hơn không phù hợp lflm với thủ tục mua sflm này v˘ một lo◊i thiết b˚ màng√ời nông dân đã quen sử dụng có thể sẽ không còn đ√ợc sử dụng nữa khicần phải thay thế và lúc đó những chủng lo◊i máy mới sẽ đ√ợc nhà sản xuấtđó hay những nhà sản xuất khác đ√a ra Nếu các đối t√ợng sử dụng khác nhaucó lựa chọn khác nhau về k˙ch th√ớc, công suất hay t˙nh năng t√ơng tự củathiết b˚ thay cho yêu cầu về nhãn hiệu hay chủng lo◊i th˘ phải xem xt việc đểng√ời sử dụng trực tiếp mua thiết b˚ hơn là tổ chức mua tập trung.

(c) Nếu sự lựa chọn đ√ợc đ√a ra cho ng√ời sử dụng là một trong cácnhãn hiệu, th˘ ph√ơng thức mua sflm đó có một vấn đề nội t◊i Bất kỳ nhà sảnxuất nào ở một n√ớc nào đó nếu không áp dụng h˘nh thức bán hàng tr√ớc sẽhết sức khó khăn khi để ng√ời nông dân tự chọn thiết b˚ của m˘nh Chỉ bằng

nỗ lực bán hàng nhanh với giá c◊nh tranh cao th˘ mới giải quyết đ√ợc khó khănnày.

(d) Việc thu xếp chi tiết các thủ tục mua sflm có √u tiên lựa chọn củang√ời sử dụng có thể khác nhau đáng kể, nh√ng vẫn ch√a đủ kinh nghiệm đểquyết đ˚nh ph√ơng thức nào hiệu quả nhất Trong giai đo◊n thẩm đ˚nh khoảnvay, các yếu tố đ√ợc đề cấp đến trong đo◊n này và các đo◊n sau cần phải đ√ợcxem xt cận thẩn Cũng cần phải xem xt ph√ơng thức “bên vay l◊i tự muasflm” thay v˘ tổ chức mua sflm tập trung (Xem đo◊n 3.08 của H√ớng dẫn)4.14 Số l√ợng Tối thiểu

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải nêu rõ số l√ợng mua sflm tốithiểu từ các nhà thầu đ√ợc coi là “nhà cung ứng đ√ợc cấpphp” hoặc nếu biết rằng bản thân uy t˙n là điều kiện đủ đểnộp thầu th˘ Cơ quan Thực hiện có thể dứt khoát từ chốiviệc đ√a ra những bảo đảm nh√ vậy Trong tr√ờng hợp thứhai, các nhà thầu sẽ đ√ợc yêu cầu đ√a ra số l√ợng tối thiểuhọ có thể cung cấp và chào giá t√ơng ứng với các khốil√ợng cung cấp khác nhau Khi đó, hồ sơ mời thầu phải nêurõ cơ sở so sánh giá dự thầu khi xt thầu, v˙ dụ là giá dựthầu cho tổng khối l√ợng.

(b) V˙ dụ:

(i) Hồ sơ mời thầu động cơ và máy ko qui đ˚nh rằng “khôngcó sự đảm bảo về số l√ợng hàng hoá mà nhà cung ứng sẽmua”.

(ii) Hồ sơ mời thầu tối thiểu 100 máy bơm từ mỗi nhà cung ứngch˙nh thức.

(c) Nhận xt:

(i) Lựa chọn giữa hai ph√ơng án tr˘nh bày trên đây tuỳ thuộcvào nhiều yếu tố, trong đó có số l√ợng các nhà thầu đã tiếpth˚ sản phẩm ở n√ớc đó và m◊ng l√ới tổ chức đ◊i l˝ phânphối sản phẩm của các nhà thầu; việc các tổ chức t˙n dụngđặt hàng và thanh toán; khả năng xâm nhập th˚ tr√ờng; quimô đầu t√ cần thiết để thành lập và duy tr˘ một đ◊i l˝, v.v.Ph√ơng án nào cũng có thể thực hiện đ√ợc Tuy nhiên, cầnphải l√u ˝ rằng việc bảo đảm mua đ√ợc một số l√ợng nhấtđ˚nh lo◊i hàng hoá nào đó làm cho ng√ời nông dân bỏ lỡ cơhội mua đ√ợc thiết b˚ họ muốn, có nghĩa là những ng√ời đã

đặt hàng sau khi toàn bộ số l√ợng hàng đó có nhãn hiệu nổitiếng b˚ bán hết Họ buộc phải mua những thiết b˚ còn l◊ihoặc tổ chức t˙n dụng phải mua một số l√ợng tối thiểu hànghoá mà không biết chflc là có bán đ√ợc cho ng√ời nông dânhay không.

(ii) Theo kế ho◊ch bán hàng theo yêu cầu của ng√ời sử dụng,nhà thầu th√ờng nhận trách nhiệm tổ chức hay duy tr˘ mộtm◊ng luới d˚ch vụ bán hàng, sửa chữa và bảo tr˘ thiết b˚.Điều này đòi hỏi nỗ lực và chi ph˙ của nhà cung ứng có thểcòn ch√a có cơ sở t◊i n√ớc đó Việc yêu cầu nhà thầu ghirõ số l√ợng tối thiểu họ có thể cung cấp và chào giá t√ơngứng với các khối l√ợng cung cấp khác nhau nếu không thểbảo đảm số l√ợng tối thiểu sẽ mua, sẽ cho php nhà thầut˙nh toán chặt chẽ hơn về lợi ˙ch và chi ph˙ của họ Cần phảixem xt việc này nh√ một ph√ơng án đ√a ra khối l√ợng tốithiểu sẽ mua và nh√ vậy tránh đ√ợc rủi ro cho Cơ quanThực hiện và bất lợi cho ng√ời sử dụng liên quan đến tráchnhiệm mua một khối l√ợng hàng hoá xác đ˚nh từ mỗi nhàcung ứng ch˙nh thức (Xem phân đo◊n (i) trên đây).4.15 Giá dự thầu

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải nêu rõ giá dự thầu đ√ợc chàophải bao gồm mọi chi ph˙ nh√ trong chi ph˙ bán lẻ (hay “chiph˙ khách hàng”) bán cho ng√ời nông dân.

(b) V˙ dụ:

(i) Hồ sơ mời thầu nêu rõ giá đ√ợc chào phải là “đơn giá theođó (nhà thầu) sẽ giao thiết b˚ đến tận tay (khách hàng)”.(ii) Hồ sơ mời thầu yêu cầu nhà thầu chào giá với các khoản

riêng nh√ chi ph˙ vận tải FOB, vận tải bằng đ√ờng biển, bảohiểm, vận tải nội đ˚a và các chi ph˙ nội đ˚a khác.

(c) Nhận xt:

(i) V˙ dụ thứ nhất yêu cầu chào giá bán lẻ Giá này không chỉbao gồm mọi chi ph˙ vận tải, hải quan, v.v mà còn có cảhoa hồng của đ◊i l˝ hay lợi nhuận Đây là giá ng√ời muaquan tâm.

(ii) Trong v˙ dụ thứ hai, điều không rõ ràng là giá yêu cầu là giábao gồm mọi khoản chi ph˙ nh√ trong giá bán lẻ và nếu

không, ng√ời nông dân làm cách nào để biết giá m˘nh sẽphải trả tr√ớc khi quyết đ˚nh mua.

(iii) Sau khi có nhiều kinh nghiệm hơn với ph√ơng thức muasflm này, cần phải xem xt các vấn đề khác Trong đó cócác vấn đề nh√ sau:

- liệu ng√ời nông dân có biết lựa chọn giữa các nhãn hiệuvà chủng lo◊i thiết b˚ khác nhau nếu tr√ớc đó họ khôngcó kinh nghiệm về các chủng lo◊i thiết b˚ c◊nh tranh;- liệu có thể giới thiệu những nhãn hiệu hàng hóa mới một

khi chỉ có một hoặc hai nhà sản xuất có cơ sở sản xuấtt◊i n√ớc đó;

- khi nào tổ chức t˙n dụng cần phải tham gia vào mua vàphân phối thiết b˚ sau khi nhà sản xuất đ√ợc công nhậnch˙nh thức;

- liệu tổ chức t˙n dụng có phải áp dụng tiêu chuẩn kỹ thuậtđể xt thầu hay chỉ xem xt giá Nếu áp dụng tiêu chuẩnkỹ thuật, tổ chức t˙n dụng có ˝ kiến về chất l√ợng, theol˝ thuyết, đây thực ra là quyền của những ng√ời nôngdân;

- kế ho◊ch thanh toán cho bên cung ứng nh√ thế nào, việcxem xt các khả năng qui đổi ngo◊i tệ của n√ớc đó (cầnthiết nếu áp dụng ph√ơng pháp hoàn trả đối với ho◊tđộng giải ngân của Ngân hàng) và nhu cầu thanh toánngay một cách hợp l˝ cho nhà cung ứng;

- liệu có cần thiết lập quan hệ bằng hợp đồng giữa bênnhập khẩu hay đ◊i l˝ và tổ chức t˙n dụng theo đó bênnhập khẩu hay đ◊i l˝ giữ l◊i thiết b˚ “làm tin” và tổ chứct˙n dụng bảo đảm bằng danh nghĩa cho đến khi thiết b˚đ√ợc giao cho nông dân; cách này đã đ√ợc đề xuất trongmột tr√ờng hợp.

4.16 Hồ sơ Dự thầu Thay thế

(a) Nguyên tflc: Trừ khi hồ sơ mời thầu về hợp đồng cung ứng có cácđiều khoản khác về việc chấp nhận và đánh giá hồ sơ dựthầu thay thế, hồ sơ dự thầu thay thế chỉ đ√ợc xt đến khihồ sơ dự thầu cơ sở (hay hồ sơ dự thầu ch˙nh) đ√ợc đánh giálà hồ sơ dự thầu đáp ứng cơ bản và có giá dự thầu thấp nhất.

Khi đánh giá các hợp đồng xây dựng, các ph√ơng án thaythế về tiến độ công việc, ph√ơng pháp xây dựng hay vật liệusẽ đ√ợc dùng trong xây dựng sẽ đ√ợc đánh giá, nếu chấpnhận về kỹ thuật và không kể đến t˙nh đáp ứng của hồ sơ dựthầu đối với tất cả các giải pháp kỹ thuật.

(b) V˙ dụ: (Xem đo◊n 8.32 d√ới đây)(c) Nhận xt:

(i) Có nhiều cách đối với hồ sơ dự thầu thay thế Những cáchnày sẽ đ√ợc tr˘nh bày chi tiết hơn trong đo◊n 8.32 ở đây,khi chuẩn b˚ hồ sơ mời thầu, điểm quan trọng là vai trò củahồ sơ dự thầu thay thế phải đ√ợc nêu rõ trong hồ sơ mờithầu để đảm bảo cho các nhà thầu biết rằng liệu hồ sơ dựthầu thay thế có đ√ợc xem xt không và đ√ợc xem xt trongnhững hoàn cảnh nào và để tránh sự không rõ ràng trong khixt thầu.

(ii) L˝ do áp dụng các tiêu chuẩn khác nhau về hồ sơ dự thầuthay thế do nhà thầu đề xuất đối với hợp đồng cung ứng vàhợp đồng xây dựng th√ờng là các đề xuất về ph√ơng phápxây dựng hay về vật t√ t√ơng tự nh√ng không đ√ợc t˙nh đếnkhi đề xuất các giải pháp kỹ thuật Chừng nào Cơ quanThực hiện và các t√ vấn đồng ˝ về kỹ thuật với hồ sơ dựthầu thay thế, những hồ sơ dự thầu thay thế này phải đ√ợcxem xt thậm ch˙ nếu nó khác với những điều khoản về quicách kỹ thuật trong hồ sơ dự thầu Đấu thầu đối với hợpđồng cung ứng th˘ khác Giả sử là Cơ quan Thực hiện vàcác t√ vấn biết rất rõ về thiết b˚ và vật t√ hiện có và đã môtả trong phần qui cách kỹ thuật về những kết luận về thiếtb˚ và vật t√ phù hợp nhất cho dự án V˘ thế, trong nhiềutr√ờng hợp cần phải tuân theo các qui cách kỹ thuật tr√ớckhi xem xt ph√ơng án thay thế Trong thực tế, các ph√ơngán thay thế do nhà thầu đề xuất đối với các hợp đồng xâydựng th√ờng hay đ√ợc chấp nhận hơn so với các ph√ơng ánthay thế đối với hợp đồng cung ứng.

Sai lệch so với Hồ sơ Mời thầu4.17 Các vấn đề chung

Những sai lệch so với những điều khoản của hồ sơ mời thầu (Chỉ dẫncho nhà thầu, Biểu mẫu dự thầu và Biểu giá, Các điều kiện của hợp đồng và

Qui cách Kỹ thuật) th√ờng đ√ợc chia thành hai lo◊i ch˙nh Những sai lệch chủyếu của nhà thầu là do “sự không đáp ứng cơ bản” và dẫn đến hồ sơ dự thầub˚ bác bỏ Ng√ợc l◊i, các hồ sơ dự thầu có những sai lệch phụ đ√ợc coi là “đápứng cơ bản” và v˘ vậy đ√ợc đánh giá và xem xt để trao thầu Vấn đề là phảixác đ˚nh những sai lệch nào là những “sai lệch chủ yếu” và những “sai lệchphụ” Phần lớn các vấn đề nảy sinh khi xt thầu về những tr√ờng hợp có sailệch có thể tránh đ√ợc bằng cách dự đoán tr√ớc các sai lệch có thể xảy ra vàqui đ˚nh trong hồ sơ mời thầu những sai lệch có thể dẫn đến hồ sơ dự thầu b˚bác bỏ Cách thức liên quan đến những sai lệch th√ờng xuyên xảy ra sẽ đ√ợctr˘nh bày d√ới đây và trong Phần 8.

4.18T˙nh hoàn thiện của hồ sơ dự thầu

(a) Nguyên tflc: Nếu Cơ quan Thực hiện dự đ˚nh từ chối những hồ sơdự thầu không hoàn thiện, điều này phải đ√ợc nêu trong hồsơ mời thầu Nếu các hồ sơ không hoàn thiện không đ√ợcxem xt, th˘ hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh rõ số l√ợng tốithiểu các h◊ng mục đ√ợc chào giá trong hồ sơ dự thầu haygiá tr˚ tối thiểu của h◊ng mục đ√ợc chào giá và những hồ sơdự thầu không đáp ứng những yêu cầu tối thiểu đó sẽ b˚lo◊i Hồ sơ mời thầu cũng phải nêu rõ những hồ sơ dự thầukhông đầy đủ nh√ng vẫn đáp ứng các yêu cầu tối thiểu nóitrên vẫn đ√ợc đánh giá theo cách nào.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu yêu cầu các nhà thầu chào giá cho phụkiện thay thế ngoài giá thiết b˚ nh√ng không nêu rằng cáchồ sơ dự thầu không hoàn thiện sẽ b˚ bác bỏ Cơ quan Thựchiện đề xuất bác bỏ hai hồ sơ dự thầu mặc dù rất hấp dẫn v˘hai hồ sơ này không chào giá cho phụ kiện thay thế Ngânhàng không đồng ˝; trong hồ sơ mời thầu không qui đ˚nhhồ sơ dự thầu không có phần phụ kiện thay thế sẽ b˚ bác bỏnên Ngân hàng kết luận là dự toán giá phụ kiện thay thế sẽđ√ợc cộng vào giá thiết b˚ nhằm mục đ˙ch so sánh giá đểthành giá dự thầu và hồ sơ dự thầu đó sẽ đ√ợc xem xt.(Xem thêm v˙ dụ trong đo◊n 8.12).

(c) Nhận xt:

(i) Giá thành cho phụ kiện thay thế do Ngân hàng yêu cầucộng vào giá dự thầu trong v˙ dụ trên đây sẽ do Cơ quanThực hiện hay t√ vấn dự t˙nh theo giá phụ kiện trong các hồsơ dự thầu khác mà không cần hỏi ˝ kiến của nhà thầu đó.(ii) Khi chuẩn b˚ hồ sơ mời thầu, cần xem xt cẩn thận việc xử

l˝ nh√ thế nào khi lo◊i những hồ sơ dự thầu không hoànthiện Vấn đề là việc bỏ sót một bộ phận quan trọng tr˚ giácao của thiết b˚ hay một phần t√ơng đối nhỏ Nếu hồ sơ mờithầu có điều khoản về không chấp nhận những hồ sơ dựthầu không hoàn thiện, vẫn có khả năng những hồ sơ dựthầu tốt b˚ bác bỏ do việc bỏ sót những chi tiết không làmảnh h√ởng đến giá hay chất l√ợng h◊ng mục ch˙nh.(iii) Phải cẩn thận khi chuẩn b˚ hồ sơ mời thầu, cụ thể là về phụ

kiện thay thế V˙ dụ, yêu cầu chào giá “phụ kiện thay thếsau hai năm” cho php nhà thầu lập một danh mục phụ kiệnthay thế đầy đủ Nếu nhà thầu biết rằng giá chào cho phụkiện thay thế cũng đ√ợc xem xt khi xt thầu, đ√ơng nhiênnhà thầu đó sẽ có chiều h√ớng lập một danh mục ngfln vàgiá thành thấp hơn.

(iv) Việc yêu cầu các nhà thầu nộp danh mục phụ kiện thay thếvới tổng giá tr˚ theo phần trăm (th√ờng là 10%) giá tr˚ thiếtb˚ là không rõ ràng Không có cách nào để so sánh khốil√ợng của danh mục đó nhằm mục đ˙ch đánh giá và cũngkhông xếp h◊ng đ√ợc nhà thầu nếu tất cả các nhà thầu đềuđ√a ra cùng một tỉ lệ phần trăm theo giá tr˚ thiết b˚ trong hồsơ dự thầu.

(v) Ph√ơng pháp tốt nhất để có đ√ợc giá phụ kiện thay thế cùngvới giá dự thầu thiết b˚ là để Cơ quan Thực hiện (do t√ vấnhỗ trợ) lập danh mục các phụ kiện thay thế theo đó các nhàthầu bflt buộc báo giá và sẽ đ√ợc xem xt khi xt thầu.Ngoài ra, các nhà thầu có thể đ√ợc yêu cầu nộp bảng giáphụ kiện thay thế bổ sung dự kiến nh√ng bảng giá các phụkiện bổ sung này không đ√ợc sử dụng nhằm mục đ˙ch xtthầu.

(vi) Nếu không có danh mục bflt buộc, th˘ báo giá cho phụ kiệnthay thế sẽ không đ√ợc sử dụng nhằm mục đ˙ch xt thầu v˘danh mục phụ kiện do các nhà thầu khác nhau đ√a rath√ờng không so sánh đ√ợc và chênh lệch giá rất lớn Dovậy, việc xem xt giá thành phụ kiện khi xt thầu th√ờng cóchiều h√ớng làm sai lệch giá dự thầu đối với phần thiết b˚,trừ tr√ờng hợp cùng có tỉ lệ giá thành thiết b˚; tuy nhiên,không nên áp dụng ph√ơng pháp này do l˝ do tr˘nh bày t◊iphần (iv) trên đây.

4.19 L˚ch biểu giao nhận

(a) Nguyên tflc: L˚ch biểu giao nhận thiết b˚ nhập khẩu phải đ√ợc ghirõ trong hồ sơ mời thầu Cần xem xt ba yếu tố, đó là l˚chbiểu tối √u, thời h◊n giao nhận sớm nhất và chậm nhất cóthể và tiêu chuẩn đánh giá l˚ch biểu giao nhận do nhà thầuđề xuất (Xem đo◊n 8.15 d√ới đây tr˘nh bày về đánh giál˚ch biểu giao nhận) L˚ch biểu phải đ√ợc dựa trên tiến độthực hiện dự án.

(b) V˙ dụ: Xem đo◊n 8.154.20 L˚ch biểu thanh toán

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu không đ√ợc qui đ˚nh rằng các hồ sơdự thầu đề xuất l˚ch biểu thanh toán khác với l˚ch biểu tronghồ sơ mời thầu sẽ b˚ bác bỏ mà các hồ sơ đó sẽ đ√ợc điềuchỉnh (Xem đo◊n 8.27 về ph√ơng pháp điều chỉnh nhữnghồ sơ dự thầu đó) Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh ph√ơngpháp điều chỉnh nh√ thế nào nếu khác biệt về l˚ch biểuthanh toán.

(b) V˙ dụ: Cơ quan Thực hiện đề xuất bác bỏ một hồ sơ dự thầu v˘l˚ch biểu thanh toán đ√ợc đề xuất khác với qui đ˚nh của hồsơ mời thầu Ngân hàng không phê chuẩn đề ngh˚ này màyêu cầu điều chỉnh hồ sơ dự thầu và tiếp tục xem xt (Phầnđiều chỉnh chiếm khoảng 2% giá dự thầu).

(c) Nhận xt: V˘ mối liên quan về tài ch˙nh do các l˚ch biểu thanhtoán khác nhau có thể đ√ợc t˙nh một cách khá ch˙nh xác,nên ph√ơng pháp logic đối với một l˚ch biểu thanh toánkhác với qui đ˚nh của hồ sơ mời thầu là điều chỉnh giá dựthầu theo chi ph˙ bổ sung mà việc chấp nhận l˚ch biểu donhà thầu đề xuất có thể mang l◊i cho Cơ quan Thực hiện.Cách này cho php không bác bỏ những hồ sơ dự thầu cóthể rất có lợi thế đó Trong khi t˙nh toán giá tr˚ điều chỉnh,phải áp dụng tỉ lệ lãi suất cao nhất của Ngân hàng đối vớicác khoản vay hay tỉ lệ cho vay l◊i cao nhất đối với cáckhoản ch˙nh phủ cho Cơ quan Thực hiện vay l◊i.

4.21 Thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khác(a) Nguyên tflc:

(i) Hồ sơ mời thầu mua sflm thiết b˚ phải qui đ˚nh rõ giá dự

thầu không bao gồm thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khácđối với hàng nhập khẩu, và đối với hàng hóa sản xuất trongn√ớc, chỉ bao gồm những lo◊i thuế đã đ√ợc trả liên quanđến việc nhập khẩu nguyên vật liệu hay các nguyên liệuđ√ợc sử dụng để sản xuất ra hàng hóa.

(ii) Hồ sơ mời thầu đối với các hợp đồng xây dựng phải quiđ˚nh rõ rằng giá dự thầu bao gồm thuế nhập khẩu và cáclo◊i thuế khác mà nhà thầu và nhân viên của m˘nh có nghĩavụ phải trả, trừ những lo◊i thuế phải trả liên quan đến việcnhập khẩu thiết b˚ để thực hiện hợp đồng và sẽ đ√ợc tái xuấtsau khi hoàn thành công tr˘nh Ngoài ra, nếu nhà thầu phảiđóng các lo◊i thuế khác do quốc t˚ch hay theo những điềukhoản khác, những điều khoản về xt giá dự thầu trong hồsơ mời thầu phải ghi rõ giá dự thầu sẽ b˚ điều chỉnh baonhiêu để lo◊i trừ tác động do những khác biệt trên và do vậyđảm bảo các hồ sơ dự thầu đ√ợc xem xt một cách côngbằng.

(iii) Nếu Cơ quan Thực hiện muốn nêu trong hợp đồng mua sflmhàng hóa là nhà thầu có nghĩa vụ phải trả thuế nhập khẩuvà các lo◊i thuế khác, giá dự thầu sẽ đ√ợc tăng thêm theođúng giá tr˚ mà nhà thầu đã dự t˙nh riêng để trả thuế nhậpkhẩu và các lo◊i thuế khác, theo những điều khoản của hồsơ mời thầu Trong tr√ờng hợp này, việc xt thầu sẽ dựatrên giá dự thầu không kể thuế nhập khẩu và các lo◊i thuếkhác.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu đối với hợp đồng xây dựng qui đ˚nh rằngđơn giá sẽ bao gồm “mọi chi ph˙ để thực hiện công tr˘nh, lệph˙ cảng, thuế nhập khẩu, thuế thu nhập, thuế bán hàng vàtất cả các lo◊i thuế khác đánh vào nhà thầu “ và “nhà thầu (và) các nhân viên n√ớc ngoài phải ch˚u trách nhiệm trảthuế thu nhập ” Chỉ có duy nhất một nhà thầu tuân theoqui đ˚nh trên nh√ng giá dự thầu của nhà thầu này là mộttrong số các giá dự thầu cao nhất Các hồ sơ dự thầu khácở chừng mực nào đó đều không tuân theo điều khoản vềthuế nên không thể dựa trên một cơ sở chung để so sánh giádự thầu Cơ quan Thực hiện và Ngân hàng đã mất vài thángđể xây dựng một cơ sở để so sánh các hồ sơ dự thầu đáp ứngđó bằng cách điều chỉnh giá dự thầu theo giá tr˚ cần thiết đểcộng thêm phần chênh lệch so với các điều khoản qui đ˚nhtrên đây trong hồ sơ mời thầu.

(c) Nhận xt:

(i) Điều chỉnh giá dự thầu trong khi xt thầu bằng cách √ớct˙nh giá tr˚ cần thiết để cộng thêm phần thuế nhập khẩu vàcác lo◊i thuế khác vào giá dự thầu là một giải pháp rất khóthực hiện, trong tr√ờng hợp tốt nhất có thể gây ra phản đốitừ các nhà thầu mà điều này th√ờng mất rất nhiều thời gian;và trong tr√ờng hợp xấu nhất có thể buộc phải đấu thầu l◊i.(ii) Để tránh t˘nh tr◊ng chậm trễ và mất ổn đ˚nh vốn có của việcđiều chỉnh giá dự thầu trong những tr√ờng hợp trên, cầnphải bác bỏ ra những hồ sơ dự thầu không tuân theo cácđiều khoản của hồ sơ mời thầu và phải qui đ˚nh rõ trong hồsơ mời thầu là Cơ quan Thực hiện sẽ thực hiện đúng theoqui đ˚nh.

(iii) Nếu Cơ quan Thực hiện muốn lựa chọn k˝ hợp đồng muasflm hàng hóa theo giá bao gồm thuế nhập khẩu và các lo◊ithuế khác, Cơ quan Thực hiện cần phải qui đ˚nh rõ trong hồsơ mời thầu, yêu cầu các nhà thầu nộp cùng hồ sơ dự thầudự toán riêng về thuế nhập khẩu và các lo◊i thuế khác vàthông báo cho các nhà thầu biết dự toán này sẽ đ√ợc đ√avào hợp đồng; tuy nhiên, theo cách này th˘ các khoản thuếnhập khẩu và các lo◊i thuế khác đối với hàng nhập khẩu sẽđ√ợc t˙nh riêng khi so sánh giá dự thầu.

4.22 Đền bù thiệt h◊i

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh rằng hồ sơ dự thầu nàokhác với các điều khoản về đền bù thiệt h◊i sẽ đ√ợc điềuchỉnh để xt thầu bằng cách cộng thêm giá tr˚ tối đa đ√ợcqui đ˚nh trong hồ sơ mời thầu vào giá dự thầu Giá tr˚ tối đath√ờng đ√ợc ghi rõ trong điều khoản của hồ sơ mời thầu.(b) V˙ dụ: Trong nhiều tr√ờng hợp, hồ sơ mời thầu không nêu rõ các

giải pháp cụ thể đối với những sai lệch không tuân theo cácđiều khoản về đền bù thiệt h◊i Điều khoản này th√ờng cósfin nh√ng không có qui đ˚nh rõ ràng về các giải pháp đốivới những sai lệch đó trong khi xt thầu.

(c) Nhận xt: V˘ mức độ điều chỉnh th√ờng là 10% giá dự thầu (xemđo◊n 8.27), các nhà thầu bỏ qua điều khoản này với hy vọngCơ quan Thực hiện sẽ chấp nhận sai lệch đó mà không xửph◊t sẽ tuân theo điều khoản này nếu biết rằng việc không

tuân theo qui đ˚nh có thể sẽ làm tổn h◊i đến thành công củam˘nh trong cuộc c◊nh tranh, v˘ khi đó giá dự thầu của họ sẽb˚ tăng lên nhằm mục đ˙ch so sánh.

4.23 Tiền giữ l◊i

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu có điều khoản về tiền giữ l◊i là mộttỉ lệ phần trăm của giá tr˚ thanh toán đ√ợc qui đ˚nh phải quiđ˚nh rõ những giải pháp đối với những sai lệch về điềukhoản này.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu th√ờng ˙t khi qui đ˚nh rõ những giải pháp.(c) Nhận xt: Nhận xt trong phần về đền bù thiệt h◊i trên đây cũngth˙ch hợp đối với số tiền giữ l◊i Xem đo◊n 8.27 về điềuchỉnh khi xt thầu.

4.24 Tr√ợt giá

(a) Nguyên tflc: Khi hồ sơ mời thầu mời thầu theo giá cố đ˚nh, hồsơ mời thầu phải qui đ˚nh những hồ sơ dự thầu √ớc đ˚nhtrong hợp đồng một điều khoản về tr√ợt giá sẽ b˚ coi là hồsơ dự thầu không đáp ứng cơ bản và sẽ b˚ bác bỏ.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu gọi thầu theo giá cố đ˚nh Một hồ sơ dựthầu đề xuất về tr√ợt giá đã b˚ Cơ quan Thực hiện bác bỏ vàNgân hàng phê duyệt quyết đ˚nh này của Cơ quan Thựchiện.

(c) Nhận xt: Không thể so sánh giá dự thầu có các điều khoản vềtr√ợt giá với giá dự thầu cố đ˚nh khi mời thầu theo giá cốđ˚nh Mọi √ớc t˙nh của Cơ quan Thực hiện về tỉ lệ tr√ợt giácó thể là cần thiết dựa trên giả đ˚nh về tỉ lệ l◊m phát trongt√ơng lai t◊i nhiều quốc gia Cũng không b˘nh đ⁄ng với cácnhà thầu chào giá nhất đ˚nh nếu Cơ quan Thực hiện tránhcho các nhà thầu khác khỏi các rủi ro tự nhiên V˘ vậy,những sai lệch so với điều khoản về giá cố đ˚nh trong hồ sơmời thầu phải đ√ợc giải quyết theo cách khác so với nhữnghồ sơ dự thầu đ√ợc tr˘nh bày trên đây và phải b˚ bác bỏ.4.25 Thầu phụ

(a) Nguyên tflc: Hồ sơ mời thầu hợp đồng xây dựng phải ghi rõ mứcđộ hợp đồng thầu phụ cho php và có đ√ợc ghi tên các thầuphụ dự kiến trong hồ sơ dự thầu hay không.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu không qui đ˚nh về mức độ hợp đồng thầuphụ cho php Một nhà thầu đề xuất giao hợp đồng thầuphụ đối với toàn bộ các h◊ng mục ch˙nh của công tr˘nh Hồsơ dự thầu đó b˚ bác bỏ.

(c) Nhận xt : Trong tr√ờng hợp đặc biệt này, việc bác bỏ hồ sơ dựthầu đó là đúng v˘ ch˙nh nhà thầu đó đủ tiêu chuẩn dự thầuchứ không phải thầu phụ là ng√ời sẽ thực hiện phần lớncông tr˘nh Tuy nhiên, trong tr√ờng hợp khác, việc nàykhông rõ ràng Hồ sơ mời thầu phải qui đ˚nh qui tflc chủđ◊o về thầu phụ cho toàn bộ hợp đồng nhằm vừa h√ớng dẫncác nhà thầu tiềm năng trong việc chuẩn b˚ hồ sơ dự thầuvừa xây dựng cơ sở để xt thầu.

Qui cách kỹ thuật

4.26 Các vấn đề chung

Qui cách kỹ thuật là một phần của hồ sơ mời thầu Qui cách kỹ thuậtphải miêu tả rõ ràng những đặc điểm về vật t√ hay thiết b˚ phải mua là nhữngđặc điểm quan trọng để quyết đ˚nh xem một hồ sơ dự thầu có đáp ứng về cơbản đối với những qui cách đ√a ra hay không Sự thiếu ch˙nh xác về qui cáchth√ờng t◊o ra những trục trặc trong quá tr˘nh xt thầu và những bất đồng giữacác bên tham gia xt thầu nh√ Cơ quan Thực hiện, t√ vấn, cơ quan phê duyệtcủa Ch˙nh phủ và Ngân hàng V˘ vậy, hồ sơ mời thầu phải nêu danh mục cácđặc điểm (v˙ dụ, công suất, mã lực, đặc điểm xây dựng chủ yếu, v.v.) mà Cơquan Thực hiện coi là không thể thiếu để đáp ứng các yêu cầu và phải qui đ˚nhrằng mọi sai lệch không tuân theo các đặc điểm đó sẽ b˚ coi là l˝ do để bácbỏ hồ sơ dự thầu Những sai lệch so với những qui cách kỹ thuật không đ√ợcliệt kê sẽ b˚ coi là những sai lệch nhỏ Có ba vấn đề cụ thể th√ờng xuất hiệnsẽ đ√ợc tr˘nh bày sau đây.

4.27Qui cách h◊n chế

(a) Nguyên tflc: Qui cách kỹ thuật phải đ√ợc tr˘nh bày theo h˘nh thứccho php c◊nh tranh thực sự Do vậy, qui cách kỹ thuậtkhông đ√ợc nêu ra các đặc điểm mà chỉ có một hoặc mộtsố ˙t các nhà cung cấp có thể đáp ứng.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu gọi thầu một cần cẩu di động có công suấtchỉ có duy nhất một trong số m√ời ba nhà thầu có thể đ√ara Kết hợp với một số đặc điểm đ√ợc qui đ˚nh khác, quicách về công suất này b˚ coi là qui cách h◊n chế Khônghợp đồng nào đ√ợc trao và phải tiến hành đấu thầu l◊i.

(c) Nhận xt: Có thể tránh đ√ợc sự chậm trễ do phải đấu thầu l◊i nếuthận trọng xem xt cách tr˘nh bày về qui cách kỹ thuật Trừkhi cả Cơ quan Thực hiện và t√ vấn rất hiểu biết về th˚tr√ờng của một lo◊i thiết b˚ nào đó, cần phải đặc biệt chútrọng đến việc xác đ˚nh t˙nh th˙ch hợp trong khi đ√a ra quicách Điều này có thể thực hiện thông qua việc kiểmnghiệm từ catalô, t√ vấn từ nhà sản xuất hay trong các hợpđồng lớn hơn, có thể tổ chức hội thảo tiền đấu thầu.4.28 Qui cách “t√ơng tự”

(a) Nguyên tflc: H√ớng dẫn (đo◊n 2.20) qui đ˚nh có thể áp dụng nhãnhiệu hay số hiệu catalô và tiêu chuẩn cụ thể trong phần quicách nếu viết thêm “hay t√ơng tự” Ng√ợc l◊i, nếu khôngcó chữ “hay t√ơng tự”, nhà thầu có thể hiểu rằng chỉ nhữnghồ sơ dự thầu phù hợp với miêu tả trong hồ sơ mời thầu sẽđ√ợc chấp nhận và Cơ quan Thực hiện sẽ bác bỏ những hồsơ dự thầu có qui cách t√ơng tự.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu mời cung cấp một lo◊i đ√ờng ống đ√ợcsơn bằng một lo◊i vật liệu sơn đặc thù theo tiêu chuẩn đ√ợcban hành hay các tiêu chuẩn t√ơng tự cho cùng lo◊i vật liệusơn đã đ√ợc chọn là lo◊i vật liệu phù hợp nhất với điều kiệnđất nền t◊i hiện tr√ờng Hồ sơ mời thầu không qui đ˚nh sẽchấp nhận lo◊i sơn t√ơng tự Một nhà thầu đ√a ra lo◊i đ√ờngống đ√ợc sơn bằng lo◊i sơn khác h⁄n về cơ bản và giá dựthầu của nhà thầu này đ√ợc xem là thấp nhất Cơ quanThực hiện kiến ngh˚ chấp nhận hồ sơ dự thầu này v˘ coi lo◊isơn đ√a ra t√ơng tự với qui cách nêu trong hồ sơ mời thầuvà trao hợp đồng cho nhà thầu có giá dự thầu thấp nhất.Ngân hàng không đồng ˝ v˘ nhận thấy vật liệu sơn đ√ợc quiđ˚nh đ√ợc bán rộng rãi và nh√ vậy qui cách không phải làqui cách h◊n chế và việc Cơ quan Thực hiện không qui đ˚nhsẽ chấp nhận lo◊i đ√ờng ống đ√ợc sơn bằng lo◊i sơn khácnh√ng “t√ơng tự “ Kết luận là mặc dù vật liệu sơn thay thếcó giá tr˚ riêng của nó nh√ng hồ sơ dự thầu đó không đápứng về cơ bản và b˚ bác bỏ.

(c) Nhận xt: Theo v˙ dụ trên, không nên đợi đến lúc mở thầu mớiquyết đ˚nh xem qui cách “t√ơng tự” có đ√ợc chấp nhận haykhông Điều này phải đ√ợc quyết đ˚nh khi chuẩn b˚ hồ sơmời thầu Trong v˙ dụ trên, rất có thể các nhà thầu khác,

những ng√ời chào giá đúng theo qui cách cũng đ√a ra lo◊iđ√ờng ống đ√ợc sơn bằng lo◊i vật liệu thay thế và đ√a ra giádự thầu thấp Do vậy, quyết đ˚nh chấp nhận giá dự thầuthấp đã t◊o ra sự bất b˘nh đ⁄ng giữa các nhà thầu đáp ứng.Cần phải kiểm tra kỹ hơn về vật liệu sơn hiện có trên th˚tr√ờng tr√ớc khi đ√a ra qui cách trong hồ sơ mời thầu 4.29 Qui cách vận hành và chi tiết

(a) Nguyên tflc: Khi chuẩn b˚ qui cách kỹ thuật, việc quan trọng làphải quyết đ˚nh từ ban đầu liệu các qui cách vận hành hayqui cách chi tiết có đ√ợc nêu lên hay không Khi kết hợpcả hai lo◊i qui cách này thành một lo◊i qui cách, khi xtthầu rất khó xác đ˚nh hồ sơ dự thầu nào đáp ứng và hồ sơdự thầu nào không đáp ứng qui cách Mặt khác, một khi hồsơ mời thầu nêu rõ qui cách chi tiết th˘ hồ sơ dự thầu sẽđ√ợc xem xt theo đúng qui cách chi tiết đó.

(b) V˙ dụ: Hồ sơ mời thầu nêu qui cách chi tiết đối với thiết b˚ vậnchuyển đất, kể cả mã lực tối thiểu cho php của động cơ.Hồ sơ mời thầu cũng qui đ˚nh yêu cầu vận hành về năngsuất Một nhà thầu có giá dự thầu thấp nhất đ√a ra lo◊i thiếtb˚ có công suất động cơ thấp hơn 25% công suất qui đ˚nhvà cho rằng đủ đáp ứng yêu cầu về năng suất đ√ợc qui đ˚nh.Cơ quan Thực hiện thuyết phục là đề xuất của nhà thầu làđúng và đề ngh˚ trao hợp đồng cho nhà thầu đó Ngân hàngkhông đồng ˝ v˘ nhận thấy là Cơ quan Thực hiện đã đ√a cáctiêu chuẩn về vận hành vào quá tr˘nh xt thầu mà trong hồsơ mời thầu không cho biết đó là những tiêu chuẩn đánh giámặc dù đã qui đ˚nh năng suất yêu cầu Theo đó, hồ sơ dựthầu có giá thấp nhất đã b˚ bác bỏ và trao hợp đồng cho nhàthầu có hồ sơ tuân theo qui cách về công suất động cơ và cógiá dự thầu thấp nhất.

(c) Nhận xt: Chấp nhận những hồ sơ dự thầu sai lệch so với qui cáchlà một cách thức làm thiệt h◊i các nhà thầu khác bất kể giátr˚ kỹ thuật của lo◊i thiết b˚ do nhà thầu có giá dự thầu thấpđ√a ra Nếu Cơ quan Thực hiện có quyết đ˚nh rõ ràng làmuốn mua những thiết b˚ có giá thấp nhất và đ◊t tiêu chuẩnvận hành nhất đ˚nh th˘ phải nêu những qui cách vận hànhhơn là những qui cách chi tiết và để cho nhà thầu tự xácđ˚nh công suất của động cơ.

Kinh nghiệm ho◊t động4.30 Các vấn đề chung

(a) Hồ sơ mời thầu mua sflm các thiết b˚ điện hay cơ kh˙ h◊ng nặngth√ờng yêu cầu nhà thầu cung cấp tài liệu chứng minh là thiết b˚ nhà thầu đ√ara ho◊t động tốt trong một khoảng thời gian xác đ˚nh Yêu cầu này nhằm mụcđ˙ch xây dựng một tiêu chuẩn về độ bền của thiết b˚ Đồng thời cũng yêu cầucác tiêu chuẩn về kinh nghiệm của nhà thầu về thiết kế và sản xuất thiết b˚.Kinh nghiệm đầu tiên - quá tr˘nh vận hành tốt tr√ớc đó của lo◊i thiết b˚ - làmột vấn đề cần đ√ợc xem xt khi xt thầu; thứ hai là kinh nghiệm của nhà thầucần đ√ợc xem xt riêng, sau khi nộp hồ sơ dự thầu hay trong quá tr˘nh sơ tuyển (Xem đo◊n 3.05).

(b) Sử dụng các thủ tục sơ tuyển nhà thầu đối với các hợp đồng đ√ợcnêu trong đo◊n 2.08 của H√ớng dẫn (hợp đồng xây lflp hay hợp đồng ch˘a khóatrao tay và những hợp đồng sản xuất các thiết b˚ phức t◊p về kỹ thuật hay giáthành cao) có hai lợi thế ch˙nh Lợi thế thứ nhất là làm đơn giản hóa quá tr˘nhxt thầu v˘ kinh nghiệm của nhà thầu đã đ√ợc tiêu chuẩn hóa và số l√ợng cácnhà thầu có hồ sơ dự thầu đ√ợc xem xt đã giảm xuống Lợi thế thứ hai nhằmvào các nhà thầu có tiềm lực Chỉ những nhà thầu đ√ợc sơ tuyển mới phải đầut√ thời gian và tiền b◊c để chuẩn b˚ hồ sơ dự thầu chi tiết và các tài liệu liênquan.

4.31 Tiêu chuẩn vận hành

(a) Nguyên tflc: Tiêu chuẩn qui đ˚nh trong hồ sơ mời thầu đ√ợc sửdụng trong việc đánh giá độ bền của thiết b˚ do nhà thầuđ√a ra phải rõ ràng, thực tế và trong một chừng mực nhấtđ˚nh, phải linh ho◊t.

(b) V˙ dụ:

(i) Hồ sơ mời thầu yêu cầu nhà thầu cung cấp tài liệu chứngminh rằng họ có ˙t nhất ba năm kinh nghiệm thiết kế cáctr◊m điện, và thiết b˚ đ√a ra “phải” ho◊t động tốt trong vòng˙t nhất là 12 tháng t◊i một nơi thử nghiệm khác Có hai vấnđề lớn nảy sinh Thứ nhất, liệu kinh nghiệm chuẩn b˚ mặtbằng và các bản vẽ lflp đặt có thể hiện đ√ợc kinh nghiệm“thiết kế” không; thứ hai là liệu quá tr˘nh vận hành 8 thángcó đ√ợc chấp thuận hay không mặc dù đã qui đ˚nh là 12tháng Nh√ vậy là sẽ mất khoảng một năm để giải quyếtcác vấn đề trên đáp ứng sự thỏa mãn của Cơ quan Thực hiệnvà Ngân hàng; bỏ lỡ 16 tháng từ ngày mở thầu cho đến ngàyk˝ hợp đồng.

(ii) Hồ sơ mời thầu cung cấp máy nn kh˙ qui đ˚nh các nhà thầuphải chứng minh kinh nghiệm thiết kế thiết b˚ có tuổi thọho◊t động là 20 năm bằng 3 năm vận hành liên tục Hồ sơmời thầu cũng yêu cầu vận hành thiết b˚ t◊i một nơi thửnghiệm khác trong “8.000 giờ” mà không có trục trặc lớnnào xảy ra với các bộ phận đ√ợc nêu trong hồ sơ mời thầu.Nh√ vậy là sẽ mất một vài tháng để giải quyết các vấn đềphát sinh từ các yêu cầu trên và giải đáp các ˝ kiến của nhàthầu và các nhà thầu c◊nh tranh nhằm xác đ˚nh độ tin cậycủa thiết b˚.

(c) Nhận xt:

(i) Trong v˙ dụ thứ nhất, trong khi xem xt các thông số vềnăng lực nhà thầu, rõ ràng là chỉ có rất ˙t công ty sản xuấtthiết b˚ cho tr◊m điện có kinh nghiệm thiết kế v˘ trong hầuhết các tr√ờng hợp, thiết kế tr◊m điện do công ty t√ vấnthiết kế thực hiện chứ không phải do nhà sản xuất thiết b˚(cũng nh√ trong tr√ờng hợp trên) Điều này cần phải đ√ợcxác đ˚nh rõ sớm hơn nếu nhà thầu đ√ợc sơ tuyển và phảiđ√ợc xem xt khi chuẩn b˚ hồ sơ mời thầu.

(ii) Trong v˙ dụ thứ nhất, yêu cầu kinh nghiệm vận hành, tr√ớchết cần phải quyết đ˚nh xem nhà thầu và Cơ quan Thực hiệncó hiểu nghĩa của từ “phải” là những thiết b˚ không vậnhành tốt trong vòng 12 tháng sẽ b˚ bác bỏ, theo đề ngh˚ củaCơ quan Thực hiện Cần phải có yêu cầu rõ ràng hơn tronghồ sơ mời thầu Phải qui đ˚nh rõ là việc không chứng minhđ√ợc độ tin cậy của thiết b˚ sẽ là l˝ do để bác bỏ các hồ sơdự thầu, v˙ dụ các hồ sơ dự thầu chào thiết b˚ không vậnhành tốt trong vòng 12 tháng sẽ b˚ bác bỏ.

(iii) Trong hồ sơ mời thầu máy nn kh˙, tiêu chuẩn về năng lựcnhà thầu và độ tin cậy của thiết b˚ đ√ợc kết hợp chung nênrất khó đánh giá riêng biệt Tiêu chuẩn về kinh nghiệmthiết kế và sản xuất phải đ√ợc t˙nh theo chiều dài kinhnghiệm yêu cầu và t˙nh năng của lo◊i thiết b˚ đó, v˙ dụ “10năm kinh nghiệm thiết kế và sản xuất máy nn kh˙ lo◊i cócông suất tối thiểu là ”.

(iv) Trong hồ sơ mời thầu, yêu cầu về kinh nghiệm vận hànhphải đ√ợc nêu t◊i một chỗ Nh√ vậy câu “vận hành liên tụctrong 3 năm” (khoảng 26.000 giờ) sẽ rõ ràng hơn còn“8.000 giờ” là một yêu cầu mâu thuẫn Ngoài ra, yêu cầu

“8.000 giờ” vận hành mà không b˚ trục trặc lớn cần phải t˘mhiểu về các nguyên nhân gây ra trục trặc trong quá tr˘nh vậnhành thiết b˚ để xác đ˚nh xem nguyên nhân là do thiết b˚hỏng hay do các nguyên nhân nào khác Cuối cùng, vấn đềlà lo◊i thiết b˚ đ√ợc vận hành thực tế để chứng minh chothiết kế đồng bộ về mọi mặt có phải ch˙nh là lo◊i thiết b˚đ√ợc chào trong hồ sơ dự thầu hay không Hơn 8.000 giờvận hành mà nhà thầu nêu ra bao gồm cả thời gian chonhững d˚ch vụ sửa chữa nhỏ tr√ớc và sau ch√a Do vậy, cầnphải quyết đ˚nh xem toàn bộ thời gian vận hành đã đ√ợct˙nh ch√a, hay chỉ là thời gian tr√ớc khi tiến hành sửa chữahay là thời gian tiếp theo Hầu hết các vấn đề này sẽ khôngnảy sinh nếu l√u ˝ nhiều hơn đến các tác động thực tế củatiêu chuẩn độ bền đã đ√ợc qui đ˚nh.

(v) V˙ dụ trên và nhiều tr√ờng hợp t√ơng tự cho thấy các tiêuchuẩn h◊n chế không rõ ràng, mâu thuẫn, thiếu thực tế haykhông cần thiết về kinh nghiệm vận hành đ√ợc nêu trong hồsơ mời thầu đã gây ra nhiều khó khăn và ˝ kiến trái ng√ợctrong quá tr˘nh xt thầu Có thể cải thiện bằng những cáchsau:

- tách riêng tiêu chuẩn về kinh nghiệm nhà thầu (để xácđ˚nh năng lực nhà thầu) ra khỏi tiêu chuẩn về thiết b˚ nhàthầu đề xuất (để xác đ˚nh t˙nh năng phù hợp với quicách);

- tiến hành sơ tuyển nhà thầu theo đúng thủ tục (xem đo◊n4.30 (b) trên đây);

- yêu cầu các công ty xin sơ tuyển nộp danh mục các côngtr˘nh lflp đặt lo◊i thiết b˚ t√ơng tự đang ho◊t động cùngvới đơn xin sơ tuyển;

- Nếu tiến hành sơ tuyển, thu thập thông tin từ các chủ đầut√ các công tr˘nh nêu trên về thời gian vận hành của thiếtb˚ và về các vấn đề nảy sinh tr√ớc khi hoàn thành hồ sơmời thầu; và xác đ˚nh tiêu chuẩn sẽ nêu trong hồ sơ mờithầu liên quan đến thông tin thu đ√ợc Trong khi một sốvấn đề không tránh khỏi sẽ nảy sinh trong quá tr˘nh xtthầu thậm ch˙ nếu thực hiện tất cả các b√ớc trên, nh√ngsố l√ợng các vấn đề sẽ giảm đáng kể, cách giải th˙ch sẽđơn giản hơn và thời gian để xt thầu sẽ ngfln hơn.