BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QUẢNG CÁO BẰNG PHÁT NGUYỄN LÊ HỒNG NHAN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỂ NHẬN VĂN BẰNG CỬ NHÂN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH THƯƠNG MẠI Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 07/2011 Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “ Hồn thiện quy trình tổ chức kiện cơng ty trách nhiệm hữu hạng quảng cáo Bằng Phát ” Nguyễn Lê Hồng Nhan, sinh viên khóa 2007-2011, ngành Quản Trị Kinh Doanh Thương Mại, bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày _ Trần Đình Lý Người hướng dẫn (Chữ ký) Ngày tháng năm Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo Thư ký hội đồng chấm báo cáo (Chữ ký (Chữ ký Họ tên) Họ tên) Ngày tháng năm Ngày tháng năm LỜI CẢM TẠ Lời đầu tiên, tơi xin gửi lịng biết ơn chân thành sâu sắc đến ba mẹ kính yêu gia đình tạo điều kiện thuận lợi để học tập rèn luyện trường Đại học Nông Lâm Tp HCM suốt bốn năm học vừa qua Tôi xin gửi lờng biết ơn chân thành đến quý thầy cô trường Đại học Nông Lâm Tp HCM, đặc biệt thầy cô khoa Kinh tế tận tâm truyền đạt kiến thức quý báu bổ ích suốt trình tơi học tập trường Tơi xin gửi lịng biết ơn đến thầy Trần Đình Lý, giảng viên khoa Kinh Tế trường Đại học Nông Lâm Tp HCM tận tình hướng dẫn, góp ý tơi suốt q trình hồn thành luận văn Sau cùng, tơi xin chân thành cảm ơn cô chú, anh chị công tác văn phịng thương mại Cơng ty TNHH Quảng cáo Bằng Phát tận tình giúp đỡ, hướng dẫn tơi suốt q trình thực tập Do kiến thức thời gian có hạn nên luận văn khơng tránh khỏi cịn có thiếu sót hạn chế, mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý thầy cô Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Nguyễn Lê Hồng Nhan Tp HCM, tháng 07 năm 2010 NỘI DUNG TÓM TẮT NGUYỄN LÊ HỒNG NHAN Tháng 07 năm 2011 “Hoàn Thiện Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Tại Cơng Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Quảng Cáo Bằng Phát” NGUYEN LE HONG NHAN JULY, 2011 “Improving Process Events At Bang Phat Promotion Co., Ltd” Bài khóa luận trình bày đầy đủ khía cạnh lính vực tổ chức kiện, đặc biệt sâu nghiên cứu quy trình tổ chức kiện công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát Từ phân tích, nhận định tổng quan thị trường tổ chức kiện Việt Nam quy mô cung cầu, đặc điểm cung cầu, cạnh tranh thị trường tổ chức kiện, phân đoạn thị trường tổ chức kiện, với nhận định xu hướng phát triển thị trường tổ chức kiện tương lai Qua sâu nghiên cứu xung quanh hoạt động tổ chức kiện công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát ,làm rõ quy trình tổ chức kiện mà cơng ty thực thông qua kiện mà công ty tổ chức, từ đưa nhận xét, đánh giá xác thực hoạt động này.Đưa phương án đề xuất giúp cho hoạt động tổ chức kiện công ty thực đồng chuyên nghiệp, nhằm đưa công ty trở thành công ty tổ chức kiện hàng đầu Việt Nam MỤC LỤC Trang Danh mục chữ viết tắt vii Danh mục bảng viii Danh mục hình ix CHƯƠNG MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài 1.2 Mục tiêu đề tài .2 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3 Phạm vi nghiên cứu .2 1.3.1 Phạm vi không gian .2 1.3.2 Phạm vi thời gian 1.4 Phương pháp thực 1.5 Kết cấu khóa luận CHƯƠNG TỔNG QUAN 2.1 Thông tin tổng quát 2.2 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh 2.3 Mục tiêu kinh doanh công ty 2.4 Cơ cấu máy tổ chức 2.5 Kết hoạt động kinh doanh công ty thời gian từ năm 2009 - 2010 2.5.1 Những dự án tiêu biểu .8 2.5.2 Kết hoạt động kinh doanh thời gian năm gần .9 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 13 3.1 Cơ sở lý luận 13 3.1.1 Khái niệm tổ chức kiện 13 3.1.2 Vai trò tổ chức kiện hoạt động phát triển doanh nghiệp 13 3.1.3 Các loại kiện .14 3.1.4 Quy trình tổng quát thực chương trình Event .16 3.1.5 Những điều cần lưu ý lập kế hoạch Event 17 3.1.4 Mơ hình phân tích SWOT .18 3.2 Phương pháp nghiên cứu .19 v CHƯƠNG KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN .20 4.1.Thực trạng hoạt động tổ chức kiện công ty 20 4.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức kiện: 20 4.2.1 Môi trường vĩ mô: 20 4.2.2 Môi trường cạnh tranh 21 4.2.3 Môi trường bên trong: 24 4.3 Quy trình tổ chức kiện công ty 24 4.4 Phân tích ma trận SWOT: 27 4.5 Đánh giá khâu quy trình tổ chức kiện 29 4.5.1 Dự toán ngân sách tổ chức kiện lập kế hoạch tổ chức kiện 29 4.5.2 Tổ chức tính toán thời gian 32 4.5.3 Danh sách khách mời 33 4.5.4 Địa điểm tổ chức kiện 34 4.5.5 Tổ chức đưa đón khách 34 4.5.6 Khách tới kiện 35 4.5.7 Không gian thực kiện 35 4.5.8 Một vài hình ảnh không gian kiện mà công ty tổ chức 35 4.5.9 Tổ chức ăn uống kiện 38 4.5.10 Những vấn đề quan tâm khác 38 4.6 Đánh giá 38 4.6.1 Đánh giá nhân .38 4.6.2 Đánh giá mặt kỹ thuật .39 4.6.3 Đánh giá công tác quản lý 39 4.7 Một số giải pháp: 40 4.7.1 Giải pháp định hướng chiến lược kinh doanh công ty .40 4.7.2 Giải pháp cho hoạt động tổ chức kiện .40 4.7.3 Giải pháp công tác tổ chức quản lý 45 4.7.4 Giải pháp nâng cao quy trình tổ chức kiện 46 4.7.5 Các giải pháp khác 46 CHƯƠNG KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 48 5.1 Kết luận .48 5.2 Kiến nghị 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO .49 vi DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TNHH Trách nhiệm hữu hạn TCSK Tổ chức kiện ĐBSCL Đồng sông Cửu Long PG Promotion girl PB Promotion boy vii DANH MỤC CÁC BẢNG Trang Bảng 2.1 Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Qua Năm 2009_2010 10 Bảng 2.2 Hiệu Quả Hoạt Động Kinh Doanh 11 Bảng 4.1 Thực Trạng Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty năm 2010 20 Bảng 4.2 Phân Loại Một Số Sự Kiện Của BPRO Và Các Công Ty Cùng Ngành 23 Bảng 4.3 Ma Trận SWOT .28 Bảng 4.4: Bảng Dự Toán Ngân Sách Tổ Chức Sự Kiện “Lễ Ký Thỏa Thuận Hợp Tác Giữa Bayer Viện Lúa ĐBSCL” 29 Bảng 4.5 Kế Hoạch Thi Công Hạng Mục .33 Bảng 4.6: Danh Sách Khách Mời Và Thư Mời “Lễ Ký Thỏa Thuận Hợp Tác Giữa BAYER Viện Lúa ĐBSCL” .34 viii DANH MỤC CÁC HÌNH Trang Hình 2.1 Sơ Đồ Bộ Máy Tổ Chức Công Ty Hình 2.2 Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Năm 2009 2010 11 Hình 4.1: Sơ Đồ Mơ Tả Quy Trình .25 Hình 4.2: Các Phương Pháp Chuẩn Bị Tổ Chức Sự Kiện .32 Hình 4.3 Thời Trang Doanh Nhân 2007 .36 Hình 4.4: Giải Thưởng Người Mẫu Việt Nam 2009 .36 Hình 4.5: Gala Wedding 2010 .37 Hình 4.6: Lễ Khánh Thành Các Đơn Vị 37 Hình 4.7: Lễ Khánh Thành Nhà Máy Bia Hà Nội – Mê Linh .38 ix CHƯƠNG MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài Ngày nay, tồn cầu hóa xu phát triển tất yếu quan hệ quốc tế đại Việt Nam gia nhập WTO điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế, mở rộng thị phần quốc tế cho doanh nghiệp Việt Nam Nhưng bên cạnh khó khăn thách thức khơng nhỏ muốn đứng vững địi hỏi doanh nghiệp nước phải tìm cho hướng đắn Vấn đề đặt cho doanh nghiệp để vượt lên chiếm ưu thị trường kinh doanh có hiệu Marketing ngày trở nên quan trọng doanh nghiệp, góp phần vào thành cơng doanh nghiệp đem đến cho doanh nghiệp động, linh hoạt kinh doanh khả tiếp cận thị trường Marketing doanh nghiệp xem công cụ để chiến thắng cạnh tranh Hoạt động quan hệ cơng chúng (Public Relations – PR) mà tổ chức kiện nhân tố quan trọng hoạt động truyền thông biến số biến số Marketing – Mix: sản phẩm , gái cả, xúc tiến hỗn hợp kênh phân phối mà doanh nghiệp đặc biệt trọng nhằm truyên tải thông điệp định vị thương hiệu tâm trí khách hàng mục tiêu Sự khủng hoảng kinh tế toàn cầu khu vực, tác động không nhỏ đến kinh tế Việt Nam Các doanh nghiệp đối mặt với khó khăn, thách thức, việc trì, giữ vững vị thị trường vấn đề trọng tâm doanh nghiệp Vì thế, hoạt động Marketing doanh nghiệp trọng hơn, đặc biệt hoạt động truyền thơng, mà hoạt động tổ chức kiện lĩnh vực quan trọng truyền thông 4.5.6 Khách tới kiện Khâu công ty thường giải hai vấn đề lớn: thời tiết chuẩn bị đón tiếp khách tới kiện Việc xem xét thời tiết khí hậu cần thiết, có ảnh hưởng trực tiếp lớn đến kiện Chuẩn bị cho đón tiếp gơm nhiều cơng việc Bên ngồi phịng tổ chức kiện nơi khách mời tiếp xúc, bố trí lối lại, phong gửi đồ nghi thức đón tiếp dịch vụ cung ứng cho khách Trong phịng kiện, đặt bố trí bàn ghế, khăn trải bàn, vật trang trí bàn, sân khấu, vật chuẩn bị chu đáo ý đến chi tiết nhỏ 4.5.7 Không gian thực kiện Thứ nhất: sân khấu, âm ánh sáng Sân khấu nằm không gian thực kiện trung tâm thực kiện Giải vấn đề sân khấu phải nằm việc giải vấn đề thuộc không gian kiện Sân khấu phải đảm bảo đủ điều kiện trang bị ký thuật, chiều cao, chiều rộng khơng gian kiện Trang trí sân khấu khu vực xung quanh phải hài hòa mang mục tiêu truyền thông Âm ánh sáng thiếu kiện Ánh sáng kiện gồm ánh sáng hoạt động kiện, ánh sáng bảo vệ, ánh sáng phục vụ kiện Mỗi loại có yêu cầu cụ thể, phải ý thiết kế lắp đặt Thứ hai: yêu cầu phong kiện Gồm yêu cầu nội thất, từ thảm trải sàn nhà, màu sắc nội thất, màu sắc chất lượng thảm, sàn nhảy, hệ thống đèn, tầm nhìn phịng, đường lên xuống sân khấu… 4.5.8 Một vài hình ảnh khơng gian kiện mà cơng ty tổ chức 35 Hình 4.3: Thời Trang Doanh Nhân 2007 Nguồn: phịng tổ chức kiện Hình 4.4: Giải Thưởng Người Mẫu Việt Nam 2009 Nguồn: phòng tổ chức kiện 36 Hình 4.5: Gala Wedding 2010 Nguồn: phịng tổ chức kiện Hình 4.6: Lễ Khánh Thành Các Đơn Vị Nguồn: phòng tổ chức kiện 37 Hình 4.7: Lễ Khánh Thành Nhà Máy Bia Hà Nội – Mê Linh Nguồn: phòng tổ chức kiện 4.5.9 Tổ chức ăn uống kiện Các kiện mà công ty tổ chức thức ăn, đồ uống công ty đặt trước theo yêu cầu 4.5.10 Những vấn đề quan tâm khác Bao gồm vấn đề hoạt động giải trí cho kiện, chụp ảnh, quay phim kiện, trang trí thiết bị phịng kiện, quà chia tay…đều có tác động mạnh vào kiện Công ty chuẩn bị chu đáo vấn đề 4.6 Đánh giá 4.6.1 Đánh giá nhân Nhân nguồn lực quan trọng công ty dịch vụ không riêng với cơng ty tổ chức kiện Mặc dù đội ngũ nhân viên công ty đội ngũ nhân viên trẻ, có hạn chế mặt kinh nghiệm, đặc biệt trình độ chun mơn tổ chức kiện thực khơng có, phần chưa có trường đào tạo tổ chức kiện chuyên nghiệp, phần số nhân viên làm trái ngành không với chuyên môn đào tạo trường đại học, nên công ty thời gian chi phí đào tạo nhân viên, mặt khác người tổ chức kiện lâu năm công ty người dựa vào kinh nghiệm lâu năm để truyền đạt cho hệ vào công ty Nghề tổ chức kiện nghề ngồi địi hỏi lực 38 tổ chức kiện, ý tưởng sáng tạo đòi hỏi có sức khoẻ nên nhiều khâu địi hỏi sức khoẻ phải bền bỉ dẻo dai, nhiên cơng ty nay, ngồi phận kỹ thuật việc đảm nhận vị trí chủ chốt lại nữ giới đảm trách, suất lao động giảm số khâu, ảnh hưởng tới chất lượng kiện Mặt khác, ảnh hưởng thói quen sinh hoạt người dân Việt nên thói quen lao động cịn chưa chun nghiệp, kỹ làm việc nhóm cịn yếu ảnh hưởng nhiều đến nhóm khác 4.6.2 Đánh giá mặt kỹ thuật Mặc dù tổ chức kiện tính đến khoảng năm năm, chủ động tách thành ngành kinh doanh dịch vụ riêng biệt khoảng bốn năm nay, phần chủ động tài chưa linh hoạt bên tổ chức dịch vụ quảng cáo, tài đủ lớn khơng giúp cho cơng ty việc tốn trước cho dịch vụ th kèm, mà cịn giúp cho cơng ty mở rộng quy mô hoạt động, đảm bảo cho hoạt động giao dịch kiện diễn dễ dàng Các máy móc thiết bị giúp cho cơng tác tổ chức rõ ràng nhiên tổ chức kiện cơng ty máy móc kỹ thuật thiếu, dịch vụ kiện lớn phải huy động ngồi, gây khó khăn việc bố trí tổ chức kiện, với mong muốn đại hố máy móc kỹ thuật giúp cho kiện diễn cách chuyên nghiệp 4.6.3 Đánh giá công tác quản lý Công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát công ty quản lý theo phương thức dọc sơ đồ trình bày, quản lý trực tiếp, có nghĩa quản lí theo phương pháp từ giám đốc trưởng phịng, từ trưởng phịng với nhân viên, thơng tin chuyển ngược lại hướng ngược lại theo từ nhân viên lên trưởng phòng, từ trưởng phòng lên giám đốc (đó quản lí dọc), cịn quản lí trực tiếp có nghĩa giám đốc truyền thơng tin xuống nhân viên ngược lại nhân viên phản hồi lại thông tin với giám đốc mà không thông qua trưởng phịng Cách quản lí cơng ty có lợi tình hình quản lí trực tiếp nắm rõ tình hình nhân viên trực tiếp tuyên chuyển công tác, mặt trái vấn đề cách làm lộn xộn, làm lẫn lộn quyền hạn chức chức vụ này, điều gây bất lợi q trình quản lí thơng tin khó thống ý kiến, mà điều quan trọng kiện lớn 39 4.7 Một số giải pháp: 4.7.1 Giải pháp định hướng chiến lược kinh doanh công ty Tiếp tục trì hoạt động ổn định thị trường TP HCM, mở rộng thêm thị trường với quy hoạch phát triển Hà Nội đến năm 2012, tăng cường nỗ lực Công ty để xâm nhập khu vực thị trường lân cận Vốn yếu tố quan trọng giúp Cơng ty mở rộng quy mơ kinh doanh Vì vậy, Cơng ty tập trung khai thác sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn phát triển vốn, phấn đấu giảm tốt đa vốn vay Đảm bảo vũng quay vốn nhanh, thu hồi vốn hiệu Về phương hướng dài hạn công ty tiếp tục thương hiệu mạnh lĩnh vực truyền thông tổ chức kiện Công ty tiếp tục phát triển mạng trện thị trường Hà Nội TP Hồ Chí Minh lĩnh vực mạnh truyền thông tổ chức kiện cố gắng thúc đẩy lĩnh vực khác phát triển như: đào tạo ca sĩ, người mẫu… lĩnh vực mẻ đầy hưa hẹn Tăng cường liên kết hợp tác với khách hàng đối tác tin cậy, nhà cung ứng thị trường Hà Nội TP Hồ Chí Minh để dành lợi cạnh tranh với đối thủ Tăng cường đầu tư trang thiết bị, khoa học công nghệ Vì lĩnh vực địi hỏi cao công nghệ giúp công ty tăng cường khả cạnh tranh Cơng ty cần tìm hiểu vân dụng tốt ảnh hưởng nhân tố khách quan mơi trường vĩ mơ như: văn hóa, luật pháp… yếu tố có tác động mạnh mẽ tới hoạt động kinh doanh lĩnh vực công ty 4.7.2 Giải pháp cho hoạt động tổ chức kiện  Phát triển thêm số dịch vụ tổ chức kiện công ty Sau số kiện tổ chức thành công, bỡ ngỡ ban đầu bị loại bỏ, thay vào trưởng thành công ty kinh nghiệm đội ngũ nhân viên cao dần lên, dự báo năm tới kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện mở rộng kinh doanh số dịch vụ tổ chức kiện: +) Phát triển kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện trời 40 Ngành nghề có định hướng hoạt động kiện công ty, chưa vào hoạt động thực sự, ban điều hành công ty đề phương thức kinh doanh vậy, chưa có định hướng cụ thể Tổ chức kiện khác với tổ chức kiện phịng nhiều, khơng có không gian kiện mà cách thức tổ chức, cách thức chuẩn bị Ban đầu công ty nghĩ rằng, tổ chức ngồi trời khó tổ chức phạm vi hoạt động cơng ty bó hẹp hai tỉnh Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, mà hai tỉnh khơng gian chật hẹp, khó tổ chức kiện ngồi trời được, nhiên suy nghĩ thay đổi khơng gian kiện khơng tổ chức bãi đất trống rộng, mà tổ chức tồ nhà rộng, không tổ chức kiện nơi thành phố mà mở rộng tổ chức kiện ngoại thành, ngoại tỉnh, nơi có lợi địa điểm tức lựa chọn địa điểm lí tưởng, lại khó khăn vấn đề vận chuyển khó khăn cho khách mời tham dự phải lại Với kiện tổ chức ngồi trời, cơng ty định không mua sắm hệ thống lều bạt mà định thuê ngoài, tổ chức kiện trời bao gồm tổ chức lễ động thổ, khởi công, tương lai tổ chức kiện đa dạng phong phú hơn, tổ chức cắm trại cho thiếu nhi, hoạt động nghệ thuật trời nghệ sĩ, ca sĩ v.v… Đây “mảnh đất” giàu tiềm thu lợi nhuận tương lai, cơng ty tham khảo số trang web cho thuê lều bạt tổ chức kiện, hệ thống nhà lều kết cấu đại kích thước tối thiểu 14mR x 32mD x 6.5mC đảm bảo cho hoạt động kiện có từ 200 -800 khách, hoạt động có quy mơ lớn, với hình thức tổ chức kiện ngồi trời thách thức lớn đội ngũ nhân viên cơng ty, sáng tạo địi hỏi cao, phần trang trí phơng sân khấu kiện, chương trình phải đa dạng hơn, cơng tác chuẩn bị nhiều thứ địa điểm tổ chức khán phịng có, kế hoạch vật dụng tổ chức kiện trời đặt sau: Hệ thống nhà lều lắp ráp kích thước để đảm bảo cho từ 100-2000 khách tuỳ thuộc vào quy mô buổi lễ, hệ thống sàn sân khấu động theo kích thước sức chịu tải trọng tối đa tấn, chiều cao tối đa 1.5m 41 Cơng ty thi cơng đa dạng hệ thống phông sân khấu theo yêu cầu thực tế khách hàng với hình thức phơng có mái che, phơng chuyển động (mở, tách, cuốn) Hiện cơng ty cho th lều bạt có dàn khung khơng gian đại đỡ phơng lắp đặt thiết bị, mặt sàn động kích thước 1m x2m chất liệu: thép gỗ Vì vậy, u cầu lều bạt ngồi trời khơng mối bận tâm năm trước đây, việc cần kíp cơng ty tìm nhân viên giàu kinh nghiệm, lành nghề để thiết kế trang trí cho phù hợp, ngồi vị trí địa điểm kéo theo hàng loạt vấn đề khác thay đổi cho phù hợp với địa điểm, công ty nên tập tổ chức kiện nhỏ sau tổ chức kiện lớn +) Phát triển dịch vụ kinh doanh tư vấn tổ chức kiện: Ở Việt Nam có ngành nghề dịch vụ tư vấn quảng cáo, chưa có dịch vụ tư vấn trọn gói cho tổ chức kiện, dự báo ngành nghề tổ tư vấn tổ chức kiện phát triển tương lai khơng xa, cơng ty có nhu cầu tổ chức kiện ngày cao, lại không muốn thuê công ty tổ chức kiện mà muốn thân họ tổ chức (hiện nay, công ty thuộc loại nhiều, trường hợp hay xảy ra), họ hiểu mục đích kiện diễn đem lại cho họ mối lợi tốt công ty tổ chức kiện nhiều, nhiên không xét vấn đề trình độ chun mơn cơng ty, mà xét kỹ tổ chức kiện họ khơng có kinh nghiệm (vì năm cơng ty có kiện tổ chức ra), cần chuyên gia tư vấn tổ chức kiện Từ luận điểm chứng minh ngành nghề kinh doanh phát triển tương lai, công ty không thiết phải lập công ty tư vấn dịch vụ tổ chức kiện riêng quảng cáo, mà phịng ban hệ thống tổ chức kiện cơng ty, tổ chức viên có kinh nghiệm đảm trách nhiệm vụ này, công ty tư vấn cho khách hàng làm để tổ chức kiện tốt họ, tư vấn cho họ từ bước dự trù ngân sách dựa theo mục đích kiện lập kế hoạch tổ chức kiện, tư vấn địa điểm tổ chức kiện, thời gian chuẩn bị, thời gian kiện nên diễn đạt mục đích mà đơn vị tổ chức kiện, trang trí khán phịng sao, bữa tiệc tổ chức nào?, tất khâu tổ chức kiện cần tư 42 vấn, khâu kiện cần phải tư vấn cho đơn vị tổ chức kiện Tuy nhiên, tư vấn cho kiện khó, tư vấn khâu tổ chức kiện lại khó khăn hơn, địi hỏi nhà tư vấn phải có trình độ chun môn nghiệp vụ tổ chức kiện cao có nhiều kinh nghiệm nghề, điều địi hỏi trình độ đội ngũ nhân viên tổ chức kiện, tư vấn viên phải nâng cao trình độ tay nghề, khơng học hỏi nước mà phải tham khảo tài liệu quốc tế, chí phải tổ chức cho tư vấn viên tổ chức kiện học hỏi cọ xát với chun gia nước ngồi, cơng ty tư vấn tổ chức kiện quốc tế  Nâng cao trình độ tổ chức kiện cho đội ngũ nhân viên Đội ngũ nhân viên công ty thực quan trọng, phần cốt yếu thành cơng Trong q trình thực tập cơng ty qua tìm hiểu thấy rằng, đội ngũ nhân viên vào làm việc từ trình độ đại học, cao đẳng khối ngành nghề chưa có đào tạo tổ chức kiện Vì nghề dịch vụ mẻ Việt Nam nên tổ chức kiện chưa đào tạo cách chuyên nghiệp Số ứng viên muốn tham gia tổ chức kiện cơng ty có số người có kinh nghiệm lĩnh vực này, đa phần sinh viên trường từ khối ngành nghề đào tạo khác nên gây khó khăn vấn đề sử dụng tổ chức tổ chức viên Bên cạnh mặt mạnh đội ngũ tổ chức viên trẻ nhiệt tình sáng tạo động mặt trái tốn đáng lo cho cơng ty phịng nhân có định bổ sung tổ chức viên kinh nghiệm làm việc mơi trường chưa có nên thời gian tài cơng ty vấn đề đào tạo Mặt khác đào tạo tổ chức viên công ty chưa chuyên nghiệp gây khó khăn việc sau sử dụng tổ chức kiện, tính chưa chuyên nghiệp khâu đào tạo công ty chỗ việc tuyển dụng xong xi tuyển dụng vịng phịng nhân công ty ứng viên bổ sung vào phòng khâu tổ chức kiện, sau kèm cặp trưởng phòng phòng khâu tổ chức tổ chức kiện phải thời gian tổ chức viên nắm bắt công việc, không thống với khâu tổ chức kiện công ty làm công việc không đồng Nghĩa tổ chức viên nắm vững chuyên môn mà khơng hiểu khâu tổ chức kiện có quan hệ với mắt xích, việc 43 biểu gặp tổ chức kiện có quy mơ lớn tổ chức viên lúng túng Vì vậy, khâu bồi dưỡng, nâng cao, quản lý tổ chức viên quan trọng Công ty BPRO công ty kinh doanh tổ chức kiện năm trở lại việc khơng ngừng nâng cao trình độ cho đôi ngũ nhân viên cần thiết Để nâng cao nghiệp vụ cho tổ chức viên việc quan trọng phải lựa chọn tổ chức viên có lực tổ chức kiện Đây bước khâu viên tuyển chọn, nên không lựa chọn phòng nhân mf vấn ứng viên nên có quan sát trưởng phòng khâu tổ chức kiện Việc làm mang đến cho công ty nhân viên có khả thực nghề tổ chức kiện mà nghề phải địi hỏi có lao động, nghiêm túc, đầy sáng tạo phải thực chăm chỉ, nhanh nhạy xử lý tình Vì vậy, ứng viên có phẩm chất có kinh nghiệm, có khả chưa phát huy, khơng bỏ sót để hồn thiện dần đội ngũ tổ chức viên Bước thứ hai việc nâng cao trình độ cho đội ngũ tổ chức viên bồi dưỡng nghiệp vụ cho họ Để làm việc trước hết phải lựa người có chuyên môn nghiệp vụ giỏi công ty người có tay nghề lành nghề tổ chức bồi dưỡng viên nhằm cho tổ chức viên tuyển chọn hiểu tồn cơng việc phải làm tỏ chức kiện, làm cho tổ chức viên hiểu tổng quát công việc phải làm để có phối hợp nhịp nhàng giúp đỡ lẫn trình tổ chức Cũng nghiệp vụ bồi dưỡng cho tổ chức viên xác định rõ lực thành viên bố trí hợp lý so với lúc tuyển chọn để có định thuyên chuyển phù hợp với khả tổ chức viên Sau tổ chức viên bố trí ổn định phịng event, trưởng phòng người trực tiếp kèm cặp tiếp tổ chức viên vòng tuần để tổ chức viên quen với môi trường công việc, đồng thời nâng cao ý thức công việc tổ chức viên Tổ chức viên hiểu nghiệp vụ tổ chức viên có kỹ làm việc chuyên nghiệp đồng thời rèn luyện tinh thần lao động trách nhiệm nghề nghiệp cho tổ chức viên, ưu điểm việc tuyển chọn theo mơ công ty tiết kiệm 44 khoản chi phí, tiết kiệm thời gian đào tạo áp dụng phương thức tuyển chọn Bước thứ ba: Bồi dưỡng kiến thức cho tổ chức viên thường xuyên định kỳ Một câu hỏi đặt là: phải bồi dưỡng kiến thức ch tổ chức viên thường xuyên định kỳ, có tốn thời gian tiền bạc công ty Trong giải pháp nhằm nâng cao hoàn thiện đội ngũ nhân viên công ty dịch vụ tổ chức kiện này, phần làm cho công ty phát triển, chuyên nghiệp hơn, phần quan sát tổ chức kiện Tuy có tốn thời gian tiền bạc cơng ty lại thu tiện ích cho công việc Việc nâng cao kiến thức cho tổ chức viên phần đòi hỏi tổ chức kiện hôm tổ chức kiện cho cơng ty khách hàng thành cơng, thành công kiện khác không bảo đảm khơng có sáng tạo đảm bảo thành công tuyệt đối, kiến thức tổ chức kiện bổ sung Vì kiện, nhu cầu kiện thay đổi theo nhu cầu thời gian, tài chủ thể tổ chức kiện Sự đòi hỏi chuyên nghiệp ngày cao nên áp lực cho công ty tổ chức kiện ngày tăng, địi hỏi đội ngũ tổ chức kiện viên phải cập nhật kiến thức cách thường xuyên, không kiến thức nước mà phải học hỏi tài liệu nước để đáp ứng nhu cầu mong muốn khách hàng Bổ sung kiến thức cách định kỳ việc trưởng phòng tổ chức kiện viên ngồi lại với vào cuối tháng để nêu lên vấn đề tổ chức kiện cần bổ sung, đồng thời điều chỉnh thiếu sót lỗi mắc phải thuộc kỹ kiện làm cho khách hàng, để tổ chức kiện viên thay đổi cho phù hợp với kiện khách hàng 4.7.3 Giải pháp công tác tổ chức quản lý Như nói trên, cơng tác quản lí tổ chức kiện cơng ty BPRO cịn nhiều lộn xộn, nhấn mạnh lại ngành tách hoạch toán độc lập với dịch vụ quảng cáo nên quản lí cịn chồng chéo, cơng tác quản lí đơn giản hiệu quả, cần quản lí theo phương pháp dọc, mà khơng cần quản lí trực 45 tiếp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lí cho cấp lãnh đạo, mạnh dạn nhìn nhận vào thiếu sót quản lí có điều chỉnh hợp lí, cơng ty nên điều chỉnh lương thưởng hợp lí để tạo điều kiện cho đội ngũ nhân viên phát huy tác dụng, áp dụng sách quản lí “gia đình” Nhật Bản, tạo lịng tin yêu nhân viên với công ty, tạo tình cảm người, nhân viên người quản lí khơng có khoảng cách vị trí người làm th ơng chủ, tạo nhiệt tình nhân viên với cơng ty, cơng tác quản lí đơn giản hơn, kích thích suất lao động sức sáng tạo cống hiến mẻ cho cơng ty, quản lí đơn giản hiệu 4.7.4 Giải pháp nâng cao quy trình tổ chức kiện Trong kiện tổ chức, công ty cố gắng lên kế hoach chi tiết khâu quy trình Đặc biệt khâu dự toán ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện Vì khâu khâu tiên thành bại kiện Công ty cố gắng đầu tư trang thiết bị, vật tư, cơng nghệ để thực hầu hết khâu quy trình Từ đó, giúp cơng ty nâng cao uy tín lĩnh vực tổ chức kiện 4.7.5 Các giải pháp khác Do tổ chức kiện dịch vụ nên công ty tổ chức kiện đơn vị cung ứng dịch vụ đó, cơng ty tổ chức kiện tổ chức kiện nói chung cơng ty TNHH quảng cáo Bằng Phat( nói riêng người sản xuất cần có sách Marketing, sách truyền thơng để khuyếch trương tên tuổi công ty công ty sản xuất, kinh doanh dịch vụ khác Việc khuyếch trương thương hiệu không mở rộng thị phần thị trường tổ chức kiện mà mặt khác cịn tăng uy tín, tạo sức cạnh tranh công ty với công ty tổ chức kiện khác Việc tăng cường khả Marketing nói chung xúc tiến hỗn hợp nói riêng phải làm cách cẩn thận để đạt hiệu cao nhất, ví dụ cơng ty quảng cáo cho thân bìa tạp chí, quảng cáo truyền hình…hoặc cơng ty tổ chức kiện bật cho công ty để thu hút nhà tài trợ công ty sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ khác Việc Marketing thân khơng có xấu, điều làm tăng thêm giá trị công ty lên mà thơi 46 Ngồi ra, q trình thực tập công ty, nhận thấy sau kiện công ty chủ thể kiện khơng có liên hệ sau kiện kết thúc, khơng có giấy cảm ơn đơn vị chủ thể kiện, việc làm nhắc nhở công ty việc tồn công ty, cảm ơn đơn vị chủ thể lựa chọn dịch vụ công ty, việc làm khẳng định lựa chọn đắn họ, biến họ thành khách hàng trung thành họ, trì quan hệ khách hàng lâu dài, ngồi đơn vị tổ chức kiện công ty nên gửi giấy cám ơn tới nhà tài trợ với tư cách công ty tổ chức kiện người tổ chức, điều việc quảng bá hình ảnh cơng ty đồng thời nhằm mở rộng thị phần tổ chức kiện 47 CHƯƠNG KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 Kết luận Tổ chức kiện ngành mẻ phát triển nhanh chóng năm gần Đây ngành hứa hẹn mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp lĩnh vực dịch vụ Nhưng bên cạnh đó, phát triển khơng đồng bộ, thiếu chuyên nghiệp tổ chức, đặc biệt nhận thức không hiểu biết tầm quan trọng việc xây dựng quy trình tổ chức kiện vấn đề lớn làm cho hoạt động tổ chức kiện chưa thể vươn tới tầm cao nghành công nghiệp dịch vụ 5.2 Kiến nghị Nhà nước cần hỗ trợ cho doanh nghiệp việc tuyên truyền, quảng bá xúc tiến thương mại Đa số doanh nghiệp Việt Nam doanh nghiệp vừa nhỏ, lại chưa có điều kiện tiếp xúc với thông tin đại chúng qua mạng tồn cầu Nhà nước cần cung cấp thơng tin hỗ trợ tư vấn, huấn luyện, đào tạo, đưa công ty quảng cáo,tổ chức kiện vào khuôn khổ định đưa đường lối chung để phát triển 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách Nguyễn Tiến Dũng, 2004 Bài giảng Marketing bản, Khoa Kinh tế & Quản lý ĐHBK Hà Nội Trần Minh Đạo, 2003 Marketing bản, NXB Thống kê, 406 trang Vũ Trọng Hùng Phan Thăng, 2000 Quản trị marketing (dịch từ Marketing Management Phillip Kotler), NXB Thống kê, Hà Nội Phan Thăng, Giang Văn Chiến Vũ Thị Phượng, 1999 Marketing (lược dịch từ Marketing Essentials Phillip Kotler), NXB Thống kê, Hà Nội Philip Kotler, 1994 Những nguyên lý tiếp thị (Dịch từ Principles of Marketing Philip Kotler), Nhà xuất Thành phố Hồ Chí Minh Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Lương Phúc Thiên, 2008 Hồn thiện quy trình tổ chức kiện cơng ty TNHH Quảng Cáo MSV,Đại học tài Marketing, 64 trang Dương Tơn Tấn, 2007 Nghiên cứu q trình xây dựng định hướng chiến lược phát triển thương hiệu nước khoáng Vĩnh Hảo Luận văn tốt nghiệp đại học, khoa Kinh Tế, Đại học Nông Lâm Tp HCM, Việt Nam Tài liệu tham khảo từ hệ thống internet http://www.lantabrand.com/cat1news4944.html http://www.saga.vn/view.aspx?id=2055 http://thuvienluanvan.com/danhsach/luanvanquantrikinhdoanh.php?keyword=ho%C3 %A0n+thi%E1%BB%87n+quy+tr%C3%ACnh+t%E1%BB%95+ch%E1%BB%A9c& opt=0 49 ... ty Phịng Tổ chức kiện: Nhiệm vụ phòng tổ chức kiện: Tổ chức thực kiện công ty tổ chức kiện công ty thuê tổ chức Viết kịch , ý tưởng cho chương trình kiện Dự tốn chi phí vấn đề liên quan đến kiện. .. tập công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát, với vốn kiến thức chun mơn mình, thấy lực kinh doanh thực trạng tổ chức kiện công ty tơi chọn đề tài: “Hồn thiện quy trình tổ chức kiện công ty TNHH quảng cáo. .. quan trọng kiện lớn 4.3 Quy trình tổ chức kiện công ty Mặc dù thành lập từ năm 2006, công ty bắt đầu hoạt động kinh doanh tổ chức kiện ngay, xét quy trình tổng thể tổ chức kiện công ty chưa chuyên