Đang tải... (xem toàn văn)
MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH GE VIỆT NAM
Luận văn tốt nghiệp CHNG I Lí LUN CHUNG V K TON TIN LNG V CC KHON TRCH THEO LNG TI CC DOANH NGHIP. 1.1 S cn thit phi t chc cụng tỏc k toỏn tin lng v cỏc khon trớch theo lng ti cỏc doanh nghip. 1.1.1 Ni dung, ý ngha ca tin lng v cỏc khon trớch theo lng. 1.1.1.1 Nôi dung của tiền lơng và các khoản trích theo lơng. Tin lng l mt phm trự kinh t phc tp, mang tớnh lch s, nú chu nh hng mnh m bi trỡnh phỏt trin v t tng chớnh tr ca mi giai on phỏt trin ca xó hi. Trong xó hi t bn ch ngha tin lng l giỏ c ca sc lao ng, l biu hin bng tin giỏ tr ca sc lao ng v c biu hin ra bờn ngoi thnh giỏ c ca sc lao ng. Do ú nú cng vn ng lờn xung theo s tỏc ng ca cỏc qui lut th trng nh qui lut giỏ c, qui lut cung cu, qui lut cnh tranh. ở nớc ta, tin lng l thu nhp ch yu ca ngi lao ng, c ch doanh nghip chi tr cn c vo úng gúp ca h cho hot ng sn xut kinh doanh ca doanh nghip. Tuy nhiờn trong sn xut v sinh hot hng ngy ngi lao ng luụn cú nguy c gp nhng ri ro nh m au, bnh tt, tai nn khin h b suy gim, mt sc lao ng tm thi hay vnh vin. iu ny gõy rt nhiu khú khn cho ngi lao ng v doanh nghip. bo him v h tr vt cht cho ngi lao ng khi gp ri ro trờn, theo quy nh hin hnh, cỏc doanh nghip v ngi lao ng phi cựng úng gúp xõy dng qu BHYT, BHXH. Ngoi ra cỏc doanh nghip cũn phi trớch lp CPC, qu ny ghúp phn h tr cỏc hot ng on th v bo H Th Thm Lp: KT 10A-03 LuËn v¨n tèt nghiÖp vệ quyền lợi của người lao động. 1.1.1.2 Ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương. Với người lao động tiền lương là thu nhập chủ yếu để họ trang trải sinh hoạt phí, thỏa mãn các nhu cầu vật chất và tinh thần của bản thân và gia đình. Hơn nữa tiền lương còn là thước đo đóng góp của người lao động cho doanh nghiệp. Vì vậy, người lao động luôn mong muốn mình được trả công xứng đáng và có thu nhập ngày càng được nâng cao. Hơn nữa họ cũng có nhu cầu hưởng các phúc lợi khác như BHXH, BHYT, thưởng, trợ cấp, được tham gia các hoạt động đoàn thể, được bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình. Chỉ với mức lương và các phúc lợi hợp lí mới có tác dụng khuyến khích người lao động làm việc sáng tạo, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ, kỹ năng, năng lực nghề nghiệp cũng như tuân thủ kỷ luật lao động. Ngược lại với doanh nghiệp, tiền lương và các khoản trích theo lương lại là bộ phận không hề nhỏ trong toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh. Với mục đích tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, tối đa hóa lợi nhuận, các doanh nghiệp luôn tìm cách cắt giảm chi phí nhân công nhưng vẫn muốn khai thác tối đa người lao động. Bởi vậy yêu cầu đặt ra với công tác quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương tại mỗi doanh nghiệp là: tiết kiệm, hiệu quả, phải xây dựng và thực hiện được một chính sách tiền lương và phúc lợi hợp lý, vừa có tác dụng là đòn bẩy kích thích lao động vừa góp phần sử dụng tiết kiệm, hiệu quả chi phí cho doanh nghiệp. Muốn vậy các doanh nghiệp phải sử dụng tổng hợp nhiều công cụ và biện pháp quản lý khác nhau. 1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Với vai trò là một công cụ quản lý kinh tế quan trọng của doanh nghiệp, kết toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: * Tổ chức hạch toán đầy đủ, đúng đắn thời gian, số lượng, chất lượng, Hà Thị Thắm Lớp: KT 10A-03 LuËn v¨n tèt nghiÖp và kết quả lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan cho người lao động. * Tính toán phân bổ hợp lý chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản BHYT, BHXH, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng liên quan. * Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ tiền lương, cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan. 1.2 Các hình thức trả lương, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ 1.2.1 Nguyên tắc trả lương. Việc trả lương tại các đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau. Nguyên tắc: Trả lương theo số lượng và chất lao động. Nguyên tắc này khắc phục được chủ nghĩa bình quân trong phân phối thu nhập, mặt khác nguyên tắc này đòi hỏi người lao động phải có ý thức trách nhiệm với công việc của mình. Thực hiện nguyên tắc trả lương theo số lượng và chất lượng lao động đảm bảo trả lương công bằng, xứng đáng cho người lao động, giúp họ yên tâm và luôn tích cực phấn đấu làm việc. Với doanh nghiệp, trả lương theo số lượng và chất lượng lao động là nguyên tắc cơ bản và quan trọng hàng đầu để đảm bảo sử dụng tiết kiệm hiệu quả tiền lương, kích thích công nhân viên lao động làm lợi cho doanh nghiệp. Để thực hiện nguyên tắc này, doanh nghiệp cần có hệ thống kiểm soát và biện pháp quản lý chặt chẽ để hạch toán đúng đắn thời gian làm việc, khối lượng công việc và kết quả hoàn thành của từng người lao động. Nguyên tắc: Đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao mức sống cho người lao động. Quá trình sản xuất cũng là quá trình tiêu hao sức lao động, chuyển hóa chúng vào giá trị của sản phẩm, phần giá trị này được bù đắp thông qua quá trình tiêu dùng các tư liệu sinh hoạt của người lao động. Vì vậy, người lao Hà Thị Thắm Lớp: KT 10A-03 LuËn v¨n tèt nghiÖp động phải có mức thu nhập tối thiểu đảm bảo duy trì cuộc sống, thỏa mãn các nhu cầu cơ bản của con người. Hơn nữa, với mức lương không ngừng được cải thiện và nâng cao còn giúp họ có cuộc sống tinh thần phong phú, lành mạnh là những điều kiện thiết yếu để nâng cao hiệu quả, năng suất lao động. Nguyên tắc: Đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao động khác nhau trong nền kinh tế quốc dân. Việc thực hiện nguyên tắc này giúp nhà nước đảm bảo sự phát triển cân đối giữa các ngành, các vùng miền, khuyến khích ngành mũi nhọn, đồng thời chống phân hóa giàu nghèo, đảm bảo lợi ích cho người lao động. 1.1.2 Các hình thức trả lương Tầm quan trọng của tiền lương với các doanh nghiệp là không thể phủ nhận, nhưng dồng thời nó cũng là một vấn đề hết sức nhạy cảm, bởi vậy mỗi doanh nghiệp cần căn cứ yêu cầu quản lý của nhà nước, đặc điểm sản xuất kinh doanh và tính chất của công việc và trình độ quản lý của mình mà lựa chọn hình thức trả lương phù hợp. Hiện nay có hai hình thức trả lương chủ yếu: hình thức tiền lương thời gian và hình thức tiền lương theo sản phẩm. 1.2.2.1 Hình thức tiền lương thời gian Là hình thức trả lương căn cứ thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động. Được xác định bằng thời gian lao động nhân với mức lương thời gian áp dụng hình thức lương này tại doanh nghiệp có ưu điểm tính toán lương đơn giản, khối lượng tính toán ít nên cho kết quả nhanh chóng. Ngược lại, căn cứ tính lương chỉ là thời gian lao động và thang lương cấp bậc lương của người lao động, do đó việc trả lương không gắn kết với kết quả lao động, ít có tác dụng kích thích lao động. Bởi vậy các doanh nghiệp chỉ áp dụng hình thức lương thời gian với công việc chưa xây dựng được định mức lao động, chưa có đơn giá tiền Hà Thị Thắm Lớp: KT 10A-03 LuËn v¨n tèt nghiÖp lương sản phẩm; thường áp dụng với các lao động làm công tác văn phòng như: hành chính, quản trị, thống kê, kế toán… và phải theo dõi ghi chép chính xác thời gian lao động và mức lương thời gian của người lao động. Tiền lương thời gian với đơn giá lương thời gian cố định được gọi là lương thời gian đơn, được xác định theo công thức sau: Tiền lương tháng = mức lương ngày x số ngày làm việc thực tế Mức lương ngày =(LTT * hệ số + phụ cấp)/22 LTT: mức lương tối thiểu do nhà nước quy định. Hệ số: hệ số lương được xác định cho từng người lao động căn cứ vào trình độ, khả năng và thời gian lao động của họ. Phụ cấp: các khoản phụ cấp có tính chất lương. Để khắc phục hạn chế của hình thức tiền lương thời gian, khuyến khích người lao động, người ta có thể kết hợp tiền lương thời gian giản đơn với chế độ thương, tạo nên lương thời gian có thưởng. Lương thời gian có thưởng = lương thời gian giản đơn + thưởng. 1.2.2.2 Hình thức lương sản phẩm Là hình thức trả lương căn cứ vào khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành đảm bảo các yêu cầu chất lượng quy định và đơn giá tiền lương tính cho một sản phẩm và công việc hoàn thành đó. Đây là hình thức trả lương đảm bảo nguyên tắc tr¶ lương theo số lượng và chất lượng lao động. gắn thu nhập về lương với kết quả sản xuất của mỗi công nhân. Do đó khuyến khích công nhân ra sức học tập nâng cao trình độ, tay nghề, phát huy sáng tạo, cải tiến kỹ thuật, sử dụng tốt máy móc, thiết bị nâng cao năng suất lao động. Đồng thời thúc đẩy công tác quản lý tại doanh nghiệp nhât là quản lý lao động, nâng cao tính tự chủ, chủ động của công nhân. Tuy nhiên, việc tính toán tiền lương phải trả tương đối phức tạp, phải hạch toán, quản lý được kết quả lao động của công nhân để có căn cứ tính lương. Hà Thị Thắm Lớp: KT 10A-03 LuËn v¨n tèt nghiÖp Hình thức trả lương này được áp dụng với công nhân sản xuất tại các doanh nghiệp đã xây dựng được đơn giá sản phẩm. 1.2.3 Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. 1.2.3.1 Quỹ tiền lương * Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương tính theo người lao động của doanh nghiệp, do doanh nghiệp quả lý vào chi trả. Quỹ tiền lương bao gồm: + Tiền lương trả theo thời gian, trả theo sản phẩm, lương khoán. + Các loại phụ cấp làm thêm giờ, thêm ca, phụ cấp độc hại … + Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ qui định. + Tiền lương trả cho người lao động ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan như: đi học, hội nghị, tập quân sự … + Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên … Quỹ lương phản ánh phần lớn chi phí nhân công mà doanh nghiệp đã bỏ ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh, bởi vậy việc quản lý và chi tiêu quỹ lương phải đảm bảo tiết kiệm hợp lý, nhằm phục vụ tốt cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu chi phí, giá thành và lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp để phục vụ cho công tác hạch toán và phân tích tiền lương, làm cơ sở cho việc quản lý quỹ tiền lương thì tiền lương có thể được chia ra thành tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho thời gian họ làm nhiệm vụ chính của mình, bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo. Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện các nhiệm vụ khác do doanh nghiệp điều động, như hội họp, tập quân sự, nghỉ phép năm theo chế độ … Tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất gắn liền với quá Hà Thị Thắm Lớp: KT 10A-03 LuËn v¨n tèt nghiÖp trình sản xuất, phụ thuộc vào năng suất chất lượng sản phẩm do đó trong công tác kế toán tổng hợp chi phí thành giá tiền lương chính thường được hạch toán trực tiếp cho các đối tượng tính giá thành. Tiền lương chính thường được hạch toán trực tiếp cho các đối tượng tính giá thành. Tiền lương phụ của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn với quá trình sản xuất, không có mối quan hệ trực tiếp với năng suất lao động nên thường phải phân bố gián tiếp cho các đối tượng tính giá thành. 1.2.3.2 Quỹ BHXH Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích lập theo tỷ lệ qui định trên tổng quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực …) của người lao động thực tế phát sinh trong tháng. Theo qui định hiện hành, các doanh nghiệp phải tính và nộp BHXH cho cơ quan bảo hiểm xã hội theo tỉ lệ trích là 20%, trong đó 15% do doanh nghiệp nộp được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% còn lại do doanh nghiệp nộp thay người lao động và được trừ vào thu nhập của họ. Quỹ BHXH do cơ quan BHXH quản lý, được sử dụng để hỗ trợ người lao động và gia đình họ trong trường hợp họ tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn, bệnh nghề nghiệp, về hưu, trợ cấp tử tuất … 1.2.3.3 Quỹ BHYT Quỹ BHYT cũng được hình thành trên cơ sở trích lập tổng quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp ( trách nhiệm, khu vực …) theo tỉ lệ qui định. Tỉ lệ trích theo quy định hiện hành là 3%, toàn bộ do doanh nghiệp tính và nộp cho cơ quan BHYT, nhưng chỉ có 2% doanh nghiệp thực chất phải nộp và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% doanh nghiệp nộp hộ người lao động và được trừ vào thu nhập của họ. Quỹ BHYT do cơ quan BHYT quản lý, được chi dùng để trợ giúp người lao động chi trả các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc men khi họ ốm đau bệnh tật . Nhằm tạo nên mạng lưới bảo vệ sức khỏ toàn Hà Thị Thắm Lớp: KT 10A-03 LuËn v¨n tèt nghiÖp cộng đồng. 1.2.3.4 KPCĐ: Công đoàn là một tổ chức đoàn thể đại diện cho người lao động, được thành lập để bảo vệ quyền lợi cho người lao động đồng thời hướng dẫn và điều chỉnh thái độ của người lao động với công việc. Để có nguồn kinh phí cho hoạt động công đoàn các doanh nghiệp hàng tháng phải tính và trích lập theo tỉ lệ qui định trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng nhằm hình thành kinh phí công đoàn. Tỉ lệ trích KPCĐ theo qui định hiện hành là 2%, toàn bộ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhưng một phần nộp cho công doàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu. Ngoài chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp còn xây dựng các chế độ khuyến khích vật chất khác như thưởng cá nhân, thưởng tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh … Nếu các khoản tiền thưởng này có nguồn từ quỹ lương thì nó cũng là một bộ phận cùng với tiền lương và BHYT, BHXH, KPCĐ hình thành nên tổng chi phí nhân công của doanh nghiệp. Do đó quản lý lao dộng tiền lương không chỉ cần hạch toán, cung cấp và phân tích thông tin về tiền lương mà cũng cần quan tâm đến tất cả các chỉ tiêu trên. 1.3 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 1.3.1 Chứng từ hạch toán lao động, tính lương và trợ cấp BHXH 1.3.1.1 Chứng từ hạch toán lao động. Hạch toán lao động là hạch toán về số lượng, thời gian và kết quả lao động. Hạch toán lao động là công việc đầu tiên quan trọng của công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Trên cơ sở nắm được số lượng lao động, thời gian và kết quả lao động kế toán mới có căn cứ để tính lương, BHYT, BHXH, KPCĐ và các khoản trợ cấp BHXH chính xác. Bởi vậy các chứng từ hạch toán lao dộng là các tài liệu đầu tiên và quan trọng Hà Thị Thắm Lớp: KT 10A-03 LuËn v¨n tèt nghiÖp được sử dụng trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, chúng còn được gọi là các chứng từ hạch toán ban đầu, gồm ba nhóm: • Chứng từ hạch toán số lượng lao động: là “sổ danh sách lao động của doanh nghiệp” sổ này phản ánh toàn bộ số lượng lao động trong doanh nghiệp của từng phòng ban, tổ đội, công việc theo trình độ, tay nghề. • Chứng từ hạch toán thời gian lao động: Hạch toán thời gian lao động là hạch toán về việc sử dụng thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các chứng từ dùng hạch toán thời gian lao động là: 1) Bảng chấm công: MS01a-LĐTL (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC). Do bộ phận sử dụng lao động lập, để phản ánh theo dõi số ngày công làm việc thực tế, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH … làm căn cứ cho việc tính trả lương, BHXH trả thay cho từng người lao động và quản lý lao động trong doanh nghiệp. 2) Bảng chấm công làm thêm giờ: MS02b-LĐTL (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC). 3) Do bộ phận có hoạt động làm thêm giờ lập, dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù, tính và thanh toán lương cho người lao động. 4) Phiếu báo làm thêm giờ: MS 07-LĐTL (QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT) do cá nhân người lao động thêm giờ lập. 5) Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH: MS 03-LĐTL (QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT) do cơ quan y tế lập riêng cho từng người lao động, nhằm cung cấp số ngày được nghỉ và hưởng các khoản trợ cấp BHXH, BHYT. • Chứng từ hạch toán kết quả lao động. Để hạch toán kết quả lao động các doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ : Hà Thị Thắm Lớp: KT 10A-03 LuËn v¨n tèt nghiÖp 1) Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành: MS05- LĐTL (QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT) Do người giao việc lập nhằm xác nhận số sản phẩm và công việc hoàn thành làm căn cứ cho việc tính và thanh toán tiền lương, tiền công. Sau khi lập, phiếu này phải được chuyển cho phòng lao động tiền lương ký duyệt trước khi chuyển cho kế toán để trở thành chứng từ hợp pháp. 2) Hợp đồng giao khoán: MS08_LĐTL(QĐ số 15/2006/QĐ- BTC). Là văn bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận giao khoán, dùng để xác nhận khối lượng, nội dung công việc khoán, trách nhiệm và quyền lợi của các bên trong hợp đồng. 3) Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán: MS09- LĐTL (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC). Là chứng từ dùng để xác nhận số lượng, chất lượng công việc và giá trị hợp đồng đã thực hiện, là căn cứ để hai bên thanh toán và chấm dứt hợp đồng. 1.3.1.2 Chứng từ tính lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội. Theo qui định hiện nay nhà nước cho phép doanh nghiệp được trả lương cho người lao động theo tháng hoặc tuần. Trên cơ sở các hình thức trả lương của doanh nghiệp áp dụng và kết quả hạch toán ban đầu, kế toán phải tính lương và các khoản trợ cấp BHXH cho từng người lao động, sau đó tổng hợp cho từng tổ đội, phòng ban. Trong một số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng cơ bản thường áp dụng hình thức lương khoán cho tập thể người lao động, kế toán phải tính lương và trả lương cho từng việc khoán, đồng thời phải hướng dẫn chia lương cho từng thành viên trong nhóm theo các phương pháp chia lương thích hợp để đảm bảo công bằng hợp lý. Kết quả tính và tình hình thanh toán lương và các khoản trợ cấp BHXH được thể hiện qua các chứng từ sau. Hà Thị Thắm Lớp: KT 10A-03