Đang tải... (xem toàn văn)
Kiểm tra, kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý, kiểm tra không phải là một pha hay một giai đoạn của quản lý mà nó thực hiện tất cả các giai đoạn của quá trình này như: giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và các mục tiêu cần đạt tới..., giai đoạn tổ chức thực hiện và giai đoạn điều chỉnh các định mức và các mục tiêu. Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với quản lý, đồng thời gắn liền với mọi hoạt động. Kiểm tra kiểm soát nảy sinh và phát triển từ chính nhu cầu quản lý. Vì vậy trong thực tế vấn đề kiểm tra, kiểm soát trong quản lý rất được sự quan tâm của hầu hết các doanh nghiệp nói. Cũng như đối với các công ty lớn như đối với Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và xây dựng các thủ tục kiểm soát luôn được đặt lên hàng đầu. Trải qua quá trình hoàn thiện của minh Tổng công ty đ• xây dựng được một cơ chế quản lý, một hệ thống kiểm soát nội bộ, cũng như một hệ thống các thủ tục kiểm soát khá chặt chẽ, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn có nhiều vấn đề đặt ra cần được hoàn thiện. ở Việt Nam, trong thời kì cơ chế kế hoạch hoá tập trung, kểm tra kiểm soát đ• được quan tâm ngay từ thời kỳ xây dựng đất nước.tất nhiên trong cơ chế kế hoạch hoá, tập trung quan liêu bao cấp công tác kiểm tra và bộ máy kiểm tra cũng được tổ chức phù hợp với cơ chế đó. Nhà nước với tư cách là đơn vị chủ sở hữu kiểm tra, kiểm soát nội bộ chủ yếu được thực hiện thông qua tự kiểm tra của kế toán. kiểm tra kiểm soát thực hiện thông qua xét duyệt hoàn thành kế hoạch, xét duyệt quyết toán thông qua các vụ việc ... Hoạt động kiểm tra, kiểm soát này chưa đáp ứng được đòi hỏi của thực tiễn, biểu hiện cụ thể là kỉ cương, luật pháp bị buông lỏng, hiệu năng quản lí và hiệu quả hoạt động không cao. Từ những năm 1990, sau khi chuyển đổi cơ chế kinh tế từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế thi trường, các doanh nghiệp được đặt lên một sân chơi bình đẳng, trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi nhà quản lí cũng như các chủ thể ra quyết định khác phải được cung cấp thông tin tin cậy phục vụ cho quá trình ra quyết định. Để đáp ứng yêu cầu đó, Kiểm toán Nhà nước và Kiểm toán độc lập ra đời nhằm đảm bảo hợp lí rằng thông tin mà hệ thống kế toán cung cấp là trung thực, hợp lí. Tuy nhiên do chỉ thực hiện kiểm toán trong một thời gian ngắn nên không thể đảm bảo được mọi nghiệp vụ đều hợp lí, điều này chỉ có thể do một bộ phận khác đảm nhận, đó là hệ thống kiểm soát nội bộ. Hơn nữa, các doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình, về chi phí bỏ ra va kết quả thu được. Để đảm bảo hoạt động tất yếu mỗi đơn vị cơ sở đều tự kiểm tra mọi hoạt động của mình trong tất cả các khâu: Rà soát các nguồn lực xem xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức mình đề ra, đối chiếu và truy tìm cac thông số về sự kết hợp, soát xét lại các thông tin thực hiện đ• điều chỉnh kịp thời trên quan điểm bảo đảm hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động để đảm bảo có hiệu quả nhất. Phương thức kiểm tra, kiểm soát thường xuyên và hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp đó chính là hệ thống KSNB.
Lời mở đầu Tính cấp thiết đề tài Kiểm tra, kiểm soát chức quan trọng quản lý, kiểm tra pha hay giai đoạn quản lý mà thực tất giai đoạn trình nh: giai đoạn định hớng cần có dự báo nguồn lực mục tiêu cần đạt tới , giai đoạn tổ chức thực giai đoạn điều chỉnh định mức mục tiêu Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với quản lý, đồng thời gắn liền với hoạt động Kiểm tra kiểm soát nảy sinh phát triển từ nhu cầu quản lý Vì thực tế vấn đề kiểm tra, kiểm soát quản lý đợc quan tâm hầu hết doanh nghiệp nói Cũng nh công ty lớn nh Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội xây dựng thủ tục kiểm soát đợc đặt lên hàng đầu Trải qua trình hoàn thiện minh Tổng công ty đà xây dựng đợc chế quản lý, hệ thèng kiĨm so¸t néi bé, cịng nh mét hƯ thèng thủ tục kiểm soát chặt chẽ, nhiên bên cạnh có nhiều vấn đề đặt cần đợc hoàn thiện Việt Nam, thời kì chế kế hoạch hoá tập trung, kểm tra kiểm soát đà đợc quan tâm từ thời kỳ xây dựng đất nớc.tất nhiên chế kế hoạch hoá, tập trung quan liêu bao cấp công tác kiểm tra máy kiểm tra đợc tổ chức phù hợp với chế Nhà nớc với t cách đơn vị chủ sở hữu kiểm tra, kiểm soát nội chủ yếu đợc thực thông qua tù kiĨm tra cđa kÕ to¸n kiĨm tra kiĨm so¸t thực thông qua xét duyệt hoàn thành kế hoạch, xét duyệt toán thông qua vụ việc Hoạt động kiểm tra, kiểm soát cha đáp ứng đợc đòi hỏi thực tiễn, biểu cụ thể kỉ cơng, luật pháp bị buông lỏng, hiệu quản lí hiệu hoạt động không cao Từ năm 1990, sau chuyển đổi chế kinh tÕ tõ c¬ chÕ tËp trung bao cÊp sang chế thi trờng, doanh nghiệp đợc đặt lên sân chơi bình đẳng, môi trờng cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi nhà quản lí nh chủ thể định khác phải đợc cung cấp thông tin tin cậy phục vụ cho trình định Để đáp ứng yêu cầu đó, Kiểm toán Nhà nớc Kiểm toán độc lập đời nhằm đảm bảo hợp lí thông tin mà hệ thống kế toán cung cấp trung thực, hợp lí Tuy nhiên thực kiểm toán thời gian ngắn nên đảm bảo đợc nghiệp vụ hợp lí, điều phận khác đảm nhận, hệ thống kiểm soát nội Hơn nữa, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm hoạt động mình, chi phí bỏ va kết thu đợc Để đảm bảo hoạt động tất yếu đơn vị sở tự kiểm tra hoạt động tất khâu: Rà soát nguồn lực xem xét lại dự báo, mục tiêu định mức đề ra, đối chiếu truy tìm cac thông số kết hợp, soát xét lại thông tin thực đà điều chỉnh kịp thời quan điểm bảo đảm hiệu nguồn lực hiệu kinh tế cuối hoạt động để đảm bảo có hiệu Phơng thức kiểm tra, kiểm soát thờng xuyên hiệu doanh nghiệp hệ thống KSNB Mục đích nghiên cứu: Qua trình học tập tìm hiểu thực tế Tổng Công ty Xng dầu ViƯt Nam vỊ hƯ thèng kiĨm so¸t néi bé, em đà nhận thấy yếu tố tích cực mặt hạn chế công tác kiểm tra, KSNB Tổng công ty Vậy để có hệ thống KSNB hoạt động đem lại hiệu cao cần phải xây dựng hoàn thiện hệ thống KSNB nh nào? Để trả lời cho câu hỏi em đà chọn đề tài Xây dựng hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội TCT Xăng Dầu Việt Nam - Petrolimex làm đề tài thực tập với mong muốn hoàn thiện đợc hiểu biết thân hệ thống kiểm soát nội thủ tục Nội dung chuyên đề gồm: Lời mở đầu Phần nội dung Chơng 1: LÝ ln chung vỊ hƯ thèng KSNB Ch¬ng 2: Thực trạng công tác KSNB Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Chơng3: Phơng hớng giải pháp xây dựng hoàn thiện hệ thống thủ tục KSNB Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Phần kết luận Phơng pháp nghiên cứu trình bày Trong đề tài này, em đà dùng phơng pháp nghiên cứu sau: So sánh số liệu nghiên cứu đề tài mặt tuyệt đối lẫn tơng đối nhằm đa kết luận tăng trởng phát triển Tổng công ty trình hội nhập lên đất nớc Đồng thời với việc so sánh em dùng phơng pháp phân tích đà học để phân tích kỹ hiệu thủ tục kiểm soát đà đợc áp dụng trong, từ nhằm tìm tòi phát u điểm nhợc điểm hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty Đối tợng phạm vi nghiên cứu: Đối tợng phạm vi nghiên cứu đề tài: Hệ thống kiểm soát nội thủ tục kiểm soát Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam PETROLIMEX Phần nội dung Chơng I Lí luận chung hệ thống Kiểm soát néi bé 1.1 lý ln chung vỊ kiĨm so¸t néi 1.1.1 Kiểm tra, kiểm soát hệ thống quản lý Kiểm tra trình xem xét, đo lờng chấn chỉnh việc thực nhằm đảm bảo cho mục tiêu, kế hoạch đợc hoàn thành cách có hiệu quả.Còn kiểm soát xem xét để nắm bắt hoạt động phát hiện, ngăn chặn trái với qui định đặt phạm vi a Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lí, chức quản lí Quản lí trình định hớng tổ chức thực hớng đà định sở nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu cao Kiểm tra giai đoạn hay pha quản lí mà đợc thực tất giai đoạn trình b Kiểm tra, kiểm soát đợc thực khác đơn vị cá nhân tuỳ thuộc vào nguồn ngân sách, vào quan hệ quản lí máy nhà nớc, vào loại hình hoạt động, vào truyền thống văn hoá, kinh tế, xà hội nớc Về mặt cấp quản lí, kiểm tra cấp vĩ mô (do nhà nớc thực trực tiếp gián tiếp) khác với kiểm tra cấp vi mô Về loại hình hoạt động, kiểm tra, kiểm soát hoạt động nghiệp hớng tới hiệu quản lí khác với hoạt động kinh doanh hớng tới hiệu vốn, lao động, tài nguyên Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hoá, xà hội, kiĨm tra, kiĨm so¸t kh¸c sù kh¸c trình độ dân trí, trình độ quản lí, tính kỉ cơng truyền thống pháp luật c Kiểm tra, kiểm soát phát triển với trình phát triển lịch sử hoạt động quản lí theo xu hớng từ đơn giản đến phức tạp, từ hoạt động riêng rẽ đến phối hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát tiến tới hoạt động độc lập: Khi nhu cầu kiểm tra, cha nhiều cha phức tạp, kiểm tra, đợc thực đồng thời với chức quản lí khác ngời, máy thống nhất, nhu cầu phát triển tới mức độ cao, kiểm tra cần tách hoạt động độc lập thực hệ thống máy chuyên môn độc lập Kiểm tra, kiểm soát có đóng góp lớn hoạt động đơn vị, thể ở: - Phát hiện, sửa chữa sai lầm - Hớng dẫn điều khiển đơn vị hành lang pháp lí - Bảo vệ tài sản, tiền vốn - Tạo niềm tin cho ngời quan tâm - Theo sát đối phó với thay đổi môi trờng - Tạo chất lợng tốt cho hoạt động đơn vị tạo chu kì đầu t nhanh chóng nhờ đảm bảo thực chơng trình, kế hoạch có hiệu qu¶ cao 1.1.2 B¶n chÊt HƯ thèng KSNB a Định nghĩa hệ thống KSNB Nh đà biết, kiểm tra, kiểm soát chức quản lí Nhng kiĨm tra thêng mang tÝnh thø bËc hµnh chÝnh (cấp với cấp dới) kiểm soát cấp với cấp dới, kiểm soát nội doanh nghiệp thờng đợc dùng với nghĩa KSNB nhiều KSNB việc tự thân doanh nghiệp thiết lập tiến hành thủ tục bớc kiểm soát nhằm điều hành hoạt động Hoạt động KSNB có hiệu chúng hình thành hệ thống Trong văn đạo kiểm toán quốc tế, hệ thống KSNB đợc định nghĩa hệ thống sách, biện pháp kiểm soát thủ tục kiểm soát nhằm mục đích sau: Bảo vệ tài sản sổ sách kế toán Bảo đảm tính tin cậy thông tin Bảo đảm trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan đến hoạt động đơn vị Bảo đảm hiệu hoạt động hiệu quản lí Các sách KSNB bao gồm tất sách quản lí nhân sự, quản lí tiền lơng, vật t, tài sản, sách tài chính, kế toán, sách hoạt động đơn vị Các biện pháp kiểm soát biện pháp đợc tiến hành để xem xét khẳng định biện pháp quản lí khác có đợc tiến hành hiệu thích hợp hay không Các thủ tục kiểm soát: Đó nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Chính việc tuân thủ nguyên tắc tự đà tạo nên hiệu kiểm soát Về mục đích hệ thống KSNB: Bảo vệ tài sản sổ sách: Tài sản công ty bao gồm tài sản hữu hình (nh tiền mặt, vật t, TSCĐ), tài sản vô hình nh tài liệu quan trọng, uy tín doanh nghiệp tài sản công ty bị trộm cắp, bị tham ô biện pháp kiểm soát thích hợp Việc bảo vệ tài sản sổ sách trở nên ngày quan trọng từ hệ thống máy tính đợc sử dụng, số lợng lớn thông tin đĩa từ bị lấy cắp bị phá hoại chúng không đợc cẩn trọng bảo vệ Bảo đảm tính tin cậy thông tin: Ban quản trị cần phải có đợc thông tin xác, kịp thời để đa định điều hành Hệ thống KSNB đợc xác lập nhằm đảm bảo thông tin cung cấp cho ban quản trị đáng tin cậy Bảo đảm trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan đến hoạt động đơn vị: Hệ thống KSNB nhằm đảm bảo hợp lí qui định qui định khác bên liên quan đến hoạt động công ty đợc tuân thủ Bảo đảm hiệu hoạt động hiệu quản lí: Các trình kiểm soát tổ chức có tác dụng ngăn ngừa lặp lại không cần thiết nỗ lực lÃng phí lĩnh vực kinh doanh, ngăn cản cách sử dụng hiệu nguồn tiềm Dấu hiệu để nhËn biÕt sù tån t¹i cđa hƯ thèng KSNB - Sự tồn sách thủ tục thĨ hiƯn qui chÕ KSNB - Sù vËn hµnh qui chế hoạt động đơn vị - Tính liên tục vận hành qui chế thực tế b Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Có nhiều cách phân loại khác phận hệ thống KSNB, chẳng hạn chia thành KSNB kế toán kiểm soát nội hành chính.Nhng thông thờng hệ thống KSNB đợc cấu thành yếu tố sau: Các yếu tố bên trong: o Môi trờng kiểm soát: Một tổ chức có đợc kiểm soát hiệu hay không phụ thuộc vào thái độ phận quản lí Bộ phận quản lí tạo môi trờng chung, nhờ xác lập thái độ toàn đơn vị hệ thống kiểm soát Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn yếu tố có tính chất môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động tính hữu hiệu sách, thủ tục kiểm soát đơn vị Các nhân tố liên quan đến thái độ hành động ngời quản lí cấp cao trình kiểm soát mà nhân tố chủ yếu là: o Quan điểm, phong cách điều hành t cách nhà quản lý cao cấp: Các nhà quản lý cao cấp ngời định điều hành hoạt động đơn vị, quan điểm, đờng lối quản trị, nh t cách họ vấn đề trung tâm môi trờng kiểm soát Phong cách quản lý nhà quản lý chia làm hai loại: + Nhà quản lí táo bạo mạnh dạn, ngời sẵn sàng mạo hiểm để đổi lấy lợi nhuận cao Đối với doanh nghiệp này, khả gặp rủi ro lớn, sách thờng không ổn định dẫn đến hoạt động doanh nghiệp khó vào nề nếp + Nhà quản lí rụt rè, họ giữ thái độ thận trọng đa định Những doanh nghiệp thờng bị bỏ lỡ thời ảnh hởng đến hiệu hoạt động đơn vị Qui mô mức độ hoạt động phân tán từ ảnh hởng đến cấu quyền lực đơn vị vấn đề tiêu biểu đặc thù quản lí ảnh hởng quan trọng ®Õn hƯ thèng KSNB o C¬ cÊu tỉ chøc C¬ cấu tổ chức máy quản lí tổng hợp phận đợc chuyên môn hoá với trách nhiệm, quyền hạn định có mối liên hệ mật thiết với nhau, nhằm thực chức quản lí Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng đạo kiểm soát hoạt động đơn vị Một cấu tổ chức hợp lí đảm bảo thông suốt phân công, phân nhiệm, uỷ quyền phê chuẩn, ngăn ngừa vi phạm sách, thủ tục kiểm soát, loại bỏ đợc hoạt động không phù hợp dẫn đến sai lầm gian lận Đối với doanh nghiệp Việt Nam nay, điều kiện yếu tố khác hệ thống KSNB cha hoàn thiện cha vững mạnh cấu tổ chức hợp lí phận quan trọng hỗ trợ công tác KSNB o Chính sách nhân Chính sách nhân bao gồm toàn phơng pháp quản lí nhân chế độ đơn vị việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thởng, kỉ luật nhân viên Con ngời yếu tố quan trọng tổ chức nào, nhân tố định thắng lợi hoạt động Đó khía cạnh quan trọng hệ thống KSNB Một đội ngũ nhân viên có lực đáng tin cậy hạn chế nhiều trình kiểm soát khác mà đảm bảo đạt đợc mục tiêu hệ thống KSNB Ngợc lại, đội ngũ nhân viên không trung thực lực đơn vị có thiết kế trì hệ thống KSNB đắn chặt chẽ không phát huy đợc hiệu Vì sách nhân vô quan trọng, sách nhân đắn phải đảm bảo: Sử dụng ngời, việc, tạo điều kiện để ngời phát huy sở trờng Phải có sách rõ ràng tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, khen thởng, kỉ luật cá nhân, phận Động viên khích lệ kịp thời bí thành công sách nhân o Công tác kế hoạch dự toán Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu t, sửa chữa tài sản cố định đặc biệt kế hoạch tài bao gồm ớc tính cân đối tình hình tài chính, kết hoạt động luân chuyển tiền tơng lai Lập kế hoạch chức quan trọng công tác quản lí, cho biết phơng hớng hoạt động, giảm tác động thay đổi, tránh đợc lÃng phí, d thừa quản lí Nếu việc lập thực kế hoạch đợc tiến hành khoa học nghiêm túc, trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu.Chính nhà quản lý phải quan tâm xem xét tiến độ thực kế hoạch, định kỳ so sánh số liệu thực số liệu kế hoạch Đây khía cạnh mà kiểm toán viên quan tâm, đặc biệt áp dụng thủ tục phân tích o Uỷ ban kiểm toán Tại số quốc gia lớn- chẳng hạn nh Mỹ- công ty cổ phần có quy mô lớn thờng thành lập uỷ ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị Uỷ ban 10 vốn ngân sách, vốn tự bổ sung vốn vay.kế hoạch đầu t mua sắm TSCĐ năm 2000 nh sau: Đối với tài sản mua kế hoạch, trớc trình Tổng công ty định, công ty lập dự toán nguồn vốn tài trợ cho việc đầu t Tổng Công ty lập kế hoạch dự toán sửa chữa lớn TSCĐ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh cđa Tỉng C«ng ty Tỉng C«ng ty cịng lập dự toán chi tiết sửa chữa lớn cho xe, máy, thiết bị * Thủ tục đầu t, mua sắm TSCĐ Tổng Công ty văn qui định thủ tục mua sắm TSCĐ nhng thực tế thủ tục đợc thực chặt chẽ Khi có kế hoạch mua sắm, đầu t, Công ty phải gửi tờ trình giám đốc lập cho Tổng công ty xin xét duyệt việc đầu t, mua sắm ®ã nªu râ mơc ®Ých sư dơng, thêi gian sư dụng dự tính, nguồn vốn tài trợ Tổng công ty sau xem xét nhu cầu công ty, đồng ý, Chủ tịch HĐQT định phê duyệt dự án đầu t, mua sắm Sau có định Tổng công ty, việc đầu t mua sắm đợc giao cho Phòng Kỹ thuật - Đầu t Phòng Kỹ thuật - Đầu t tìm nhà cung cấp kí hợp đồng mua bán với nhà cung cấp Sau thực việc mua bán phải có biên lí hợp đồng, hoá đơn bán hàng Xe, máy, thiết bị mua đợc kiểm tra thông số kĩ thuật, Phòng Kỹ thuật - Đầu t chuẩn bị tài liệu hớng dẫn sử dụng Khi bàn giao cho phận sử dụng phải có biên bàn giao xe, máy, thiết bị Ngoài có chứng từ khác nh hoá đơn thu phí bảo hiểm, biên lai thu lệ phí trớc bạ 62 Đồng thời công ty phải gửi công văn cho Tổng công ty đề nghị định tăng tài sản Sau có định tăng tài sản, toàn chứng từ đợc chuyển xuống phòng kế toán để kế toán ghi thẻ tài sản, sổ chi tiết sổ tổng hợp TSCĐ Qui trình mua sắm, đầu t luân chuyển chứng từ nh sau: Sơ đồ 5: Qui trình mua sắm, đầu t TSCĐ luân chuyển chứng từ Nhu cầu tài sản Chủ tịch HĐQT Phòng giới Chủ tịch HĐQT Kế toán TSCĐ Lu trữ Nghiệp vụ tài sản Quyết định CSH -Mua sắm -Bàn giao -Hồ sơ kĩ thuật Quyết định tăng TSCĐ -Thẻ TSCĐ -Sổ chi tiết -Sổ tổng hợp Ban Kỹ thuật - Đầu t, sau kiểm kê, có diện tài sản ghi tăng tài sản theo dõi tình trạng kĩ thuật tài sản Thứ hai quản lí TSCĐ nơi sử dụng: TSCĐ sau bàn giao cho phận sử dụng công nhân trực tiếp quản lí gọi xe trởng, máy trởng Khi giao TSCĐ có biên giao xe, máy, thiết bị kèm theo điều kiện ràng buộc ngời quản lí trực tiếp phải chịu trách nhiệm toàn tình hình tài sản đồng thời có chế độ khen thởng kịp thời Ngời quản lí trực tiếp phải có chế độ bảo quản, bảo dỡng TSCĐ theo qui định 63 Ban Kỹ Thuật Dỗu t thờng xuyên kiểm tra việc bảo quản, sử dụng tài sản xe trởng, máy trởng, có kế hoạch định kỳ sửa chữa lớn TSCĐ cân đối dự trữ loại vật t chủ yếu để thay thế, sửa chữa TSCĐ Hàng tháng có họp Giám đốc với phòng ban, đội trởng sản xuất để Giám đốc nắm bắt kịp thời công tác quản lí, sử dụng tài sản Do biện pháp quản lí nên TSCĐ Tổng Công ty đợc giám sát thờng xuyên lực cuả TSCĐ, đợc sửa chữa, bảo dỡng kịp thời nhờ hiệu sử dụng tài sản đợc nâng cao Thứ ba thủ tục lý, nhợng bán TSCĐ: Hàng năm, vào kế hoạch lý, nhợng bán TSCĐ lập từ đầu năm, Giám đốc công ty viết tờ trình gửi Chủ tịch hội đồng quản trị xin lý, nhợng bán TSCĐ nêu rõ trạng tài sản Khi nhận đợc định cho lý Tổng Công ty, công ty phải lập hội đồng lý TSCĐ Hội ®ång lý sau thùc hiÖn viÖc lý lập biên lý TSCĐ có giám đốc kế toán trởng kí Sau công ty có công văn gửi Tổng công ty yêu cầu định giảm TSCĐ Sau nhận đợc định giảm TSCĐ Tổng công ty, Ban Kỹ thuật Đầu t chuyển toàn chứng từ lí, nhợng bán TSCĐ xuống phòng kế toán để ghi giảm tài sản huỷ thẻ TSCĐ Thủ tục lý, nhợng bán TSCĐ luân chuyển chứng từ nh sau: 64 Sơ đồ 6: Thủ tục lí, nhợng bán TSCĐ luân chun chøng tõ C«ng ty Tỉng c«ng ty Héi đồng lí Tổng Công ty Kế toán Lưu trữ Tờ trình xin lí Quyết định lí Biên lí Quyết định giảm tài sản -Huỷ thẻ TSCĐ -Ghi sổ TSCĐ Thứ t hệ thống sổ chi tiết TSCĐ: công ty mở sổ chi tiết TSCĐ cho loại TSCĐ phận sử dụng Phòng kế toán theo dõi giá trị TSCĐ (nguyên giá, hao mòn, giá trị lại), Ban Kỹ thuật - Đầu t theo dõi tình trạng kĩ thuật TSCĐ Thứ năm kiểm kê TSCĐ: Ngoài việc theo dõi thờng xuyên trình sử dụng TSCĐ, hàng năm Tổng Công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ mặt để so sánh với sổ sách mặt khác để đánh giá thực trạng tài sản, đánh giá lực sản xuất TSCĐ để có kế hoạch bảo dỡng, sửa chữa, lí nhợng bán TSCĐ từ nâng cao hiệu sử dụng tài sản Trớc kiểm kê, từ ngày 10-15 tháng 12 yêu cầu phận hoàn thiện sổ sách Giám đốc đa phơng án kiểm kê nêu rõ thành phần hội đồng kiểm kê, thời gian kiểm kê, yêu cầu khái quát việc kiểm kê, trách nhiệm phận Phơng án kiểm kê đợc lập chung cho kiểm kê TSCĐ, kiểm kê vật t, kiểm kê quĩ, kiểm kê công nợ Việc kiểm kê chi tiết đợc thực tài sản, sau lập phiếu kiểm kê đa kết luận trạng tài sản 65 Biểu 11: Phiếu kiểm kê tài sản cố định Tổng Công ty Xăng dầu Việt nam Cộng hoà xà hội chủ ghĩa Việt Nam Độc lập-tự do-hạnh phúc Phiếu kiểm kê tài sản cố định 10 ngày tháng năm 2004 Đơn vị kiểm kê:Tổng Công ty Xăng dầu Việt Số đăng kí: 29K-5617 nam Kí hiệu: ZIN 130 Tên tài sản: ô tô Ben Số động : 556647 Nớc sản xuất: Liên xô Số máy, khung: 338218 Tình trạng kĩ thuật Các phận Chi tiết kiểm kê kì trớc Động cơ: hoạt động Động hoạt động bình thờng Gầm Gầm bình thờng Buồng lái Các hệ thống đầy đủ, chi tiết, ắc qui tốt, ghế đệm tốt đèn trần, xi nhan, lăng téc, đèn pha , còi 24V, gơng, đèn hậu ngăn, ổ, chổi gạt ma, công tắc mát, rơ le, cảm ứng đủ Hệ thống điện Kiểm kê kì Động bị hỏng xec-măng chờ mua vật t để thay Gầm bình thờng Cabin gỉ hệ thống khác đầy đủ chi tiết, ắc qui tốt Hệ thống đèn, còi, chổi gạt m a, rơ-le,hệ thống đề hoạt động tốt Từ phiếu kiểm kê cho tài sản, ban kiểm kê lập báo cáo kiểm kê xe máy, thiết bị mặt kĩ thuật báo cáo kiểm kê chi tiết TSCĐ mặt giá trị 66 Biểu 12: Danh sách thiết bị kiểm kê Tổng Công ty Xăng dầu Việt nam Danh sách thiết bị kiểm kê Kiểm kê ngày tháng năm 2004 TT Chủng loại máy Số l- Chi îng Xe Kamaz 5511 24 Xe maz s¬ mi 02 Xe zin 130 02 đuôi mooc 40 01 Thứ bảy thủ tục tính khấu hao TSCĐ: kiểm soát việc trính khấu hao TSCĐ từ tính xác giá thành công trình nhiệm vụ quan trọng Tổng công ty trích khấu hao theo định số 1062/TC/QĐ/CSTC, công ty phải đăng kí định mức trích khấu hao với Cục quản lí vốn tài sản nhà nớc Mỗi tháng vào máy hoạt động, vào công suất hoạt động đơn vị trích khấu hao lên kế hoạch trích khấu hao cho khấu hao năm mức khấu hao đà đăng kí Cuối năm có báo cáo tình hình trích khấu hao TSCĐ 67 Chơng III Phơng hớng giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam - petrolimex 3.1 Tính tất yếu phải hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội 3.1.1 Yêu cầu việc hội nhập phát triển kinh tế Việt Nam Nền kinh tế Việt Nam từ sau năm 1986 ®· chun tõ nỊn kinh tÕ kÕ ho¹ch hãa tËp trung sang kinh tế thị trờng có quản lý Nhà nớc Cơ chế quản lý kinh tế có đổi sâu sắc đà tác động lớn tới doanh nghiệp Các doanh nghiệp đợc Nhà níc giao qun tù chđ s¶n xt kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập nghĩa lấy thu bù chi để tăng tích lũy tái sản xuất mở rộng Để đạt đợc hiệu sản xuất kinh doanh cao vấn đề phức tạp đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý phù hợp với thay đổi thị trờng nh thay đổi doanh nghiệp Và vấn đề hiệu kinh doanh gắn liền với vấn đề hiệu quản lý doanh nghiệp, doanh nghiệp phải biết tự hoàn thiện thông qua việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Và yêu cầu đặt hàng đầu cho loại hình doanh nghiệp doanh nghiệp nhà nớc nh Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam Bên cạnh đó, công đổi đất nớc, với xu toàn cầu hóa ®· ®Ỉt cho nỊn kinh tÕ níc ta nhiỊu hội bên cạnh kéo theo nhiều thách thức Với đặc điểm Tổng công ty có quy mô lớn, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam không nằm ngoại lệ Để tồn phát triển 68 thị trờng ngày mở rộng quốc tế, tính cạnh tranh lại thể cao thhì hiệu kinh tế vấn đề đặt hàng đầu Nắm bắt đợc vấn đề này, suốt trình đổi Tổng công ty đà có chiến lợc phát triển lâu dài, nhằm đáp ứng đợc yêu cầu đòi hỏi thị trờng qua thời kỳ khác nhau, 3.1.2 Yêu cầu đặt với Tổng công ty Yêu cầu mục tiêu hàng đầu Tổng công ty trở thành Tổng công ty Xăng dầu có quy mô lớn với công nghệ đại đủ sức cạnh tranh không thị trờng nớc mà cạnh tranh với kinh tế dầu mỏ giới Với đặc điểm u tài nguyên thiên nhiên phong phú, khoáng sản thiên nhiên tiềm tàng mỏ dầu đợc khai thác Các vấn đề Tổng công ty chỗ đầu t công nghệ hợp lý với chế quản lý hiệu phù hợp với yêu cầu thị trờng nớc Điều đợc thể rõ qua chiến lợc phát triển lâu dài Tổng công ty: Về mặt đầu t công nghệ: Hiện công nghệ nớc ta thuộc vào dạng phát triển, vốn đầu t cha cao Tổng công ty đà đặt vấn đề đầu t hoàn toàn tất công nghệ mà chiến lợc phải đầu t công nghệ cho hợp lý Còn mặt chế quản lý, chiến lợc Tổng công ty đợc thể rõ thông qua chế hoàn thiện cấu tổ chức hệ thống kiểm soát nội Việc hoàn thiện phải đảm bảo yêu cầu sau: Tính tối u: khâu cấp quản lí thiết lập mối liên hệ hợp lí với số lợng cấp quản trị doanh nghiệp Tính linh hoạt: cấu tổ chức phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy doanh nghiệp nh môi trờng 69 Tính tin cậy lớn: cấu tổ chức quản lí phải đảm bảo tính xác thông tin đợc sử dụng doanh nghiệp nhờ bảo đảm phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận doanh nghiệp Tính kinh tế: cấu tổ chức máy quản lí phải sử dụng chi phí quản lí đạt hiệu cao Tiêu chuẩn để xét yêu cầu mối tơng quan chi phí dự định bỏ với kết thu đợc 3.2 Quan điểm, nguyên tắc, định hớng hoàn thiện xây dựng hệ thống kiểm soát nội o Nguyên tắc hoạt động liên tục Hệ thống kiểm soát nội đợc xây dựng phải hoạt động liên tục thể vận hành liên tục qui chế kiểm soát trênhoạtđộng đơn vị o Nguyên tắc huy động Hệ thống kiểm soát nội phải huy động đợc toàn cán công nhân viên đơn vị, tất cấp vào trình kiểm soát ngời, phận tự kiểm soát tốt Nguyên tắc huy động phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động đơn vị Đặc điểm đơn vị bao gồm yếu tố sau: - Qui mô hoạt động đơn vị - Mức độ phân tán mặt địa lí - Chính sách quản lí - Trình độ nhân viên - Các lĩnh vực hoạt độngcủa đơn vị o Nguyên tắc tinh giảm: tiết kiệm tổ chức hoạt động hệ thống kiểm soát nội 70 o Hiêu hoạt động: Đòi hỏi với nguồn lực định cho hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống phải mang lại hiệu cao Những hệ thống KSNB đợc chấp nhận đợc chọn lọc cách so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ớc tính nhà quản lí họ thờng quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập giảm kiểm toán viên đánh giá cấu kiểm soát nội tốt rủi ro kiểm soát thấp Tuy nhiên thực lợi ích hệthống kiểm soát nội Nhà quản lí cần đánh giá lợi ích lâu dài mà hệ thống kiểm soát nội mang lại o Tính độc lập, khách quan: Những ngời làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật có trình độ chuyên môn nghiệp vụ muốn đề cập đến phận kiểm soát độc lập việc thực đặc biệt phận kiểm toán nội Không đảm bảo yêu cầu hoạt động kiểm toán nội trở thành vô nghĩa Khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội phải ý giảm đến mức thấp hạn chế vốn có hệ thống kiểm soát nội bộ, là: Thông thờng để đánh giá hiệu hoạt động, ngời ta quan tâm đến hiệu quả,đợc so sánh chi phí hiệu việc xây dựng vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, chi phí bỏ đo lờng rõ nhng kết rõ ràng kịp thời,vì mức độ quan tâm đến hoạt động nb, chi phí bỏ đo lờng rõ nhng kết rõ ràng kịp thời,vì mức độ quan tâm đến hoạt động kiểm soát nội bộvà trì hoạt động thờng bị hạn chế Do ban lÃnh đạo Tổng công ty cần đánh giá hiệu trớc mắt lâu dài hệ thống kiểm soát nội Tính khách quan độc lập hoạt động kiểm soát nội bị hạn chế nên ban lÃnh đạo cần quan tâm đến tính độc lập nhân viên thực hoạt động kiểm soát Ban lÃnh đạo Tổng Công ty cần ý đến khả thông đồng nhân viên 71 3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội 3.3.1 Đối với việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, phải tuân thủ nguyên tắc sau: o Nguyên tắc hoạt động liên tục Hệ thống kiểm soát nội đợc xây dựng phải hoạt động liên tục thể vận hành liên tục qui chế kiểm soát trênhoạtđộng đơn vị o Nguyên tắc huy động Hệ thống kiểm soát nội phải huy động đợc toàn cán công nhân viên đơn vị, tất cấp vào trình kiểm soát ngời, phận tự kiểm soát tốt Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động đơn vị Đặc điểm đơn vị baogồm yếu tố sau: Qui mô hoạt động đơn vị Mức độ phân tán mặt địa lí Chính sách quản lí Trình độ nhân viên Các lĩnh vực hoạt độngcủa đơnvị o Nguyên tắc tinh giản: tiết kiệm tổ chức hoạt động hệ thống kiểm soát nội o Nguyên tắc hiệu quả: Đòi hỏi với nguồn lực định cho hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống phải mang lại hiệu cao Những hệ thống KSNB đợc chấp nhận đợc chọn lọc cách so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ớc tính nhà quản lí họ thờng quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập giảm kiểm toán viên đánh giá cấu kiểm soát nội tốt rủi ro kiểm soát thấp Tuy nhiên thực lợi ích 72 hệthống kiểm soát nội Nhà quản lí cần đánh giá lợi ích lâu dài mà hệ thống kiểm soát nội mang lại o Nguyên tắc độc lập: Những ngời làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật có trình độ chuyên môn nghiệp vụ muốn đề cập đến phận kiểm soát độc lập việc thực đặc biệt phận kiểm toán nội Không đảm bảo yêu cầu hoạt động kiểm toán nội trở thành vô nghĩa Khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội phải ý giảm đến mức thấp hạn chế vốn có hệ thống kiểm soát nội bộ, là: Thông thờng để đánh giá hiệu hoạt động, ngời ta quan tâm đến hiệu quả,đợc so sánh chi phí hiệu việc xây dựng vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, chi phí bá cã thĨ ®o lêng rÊt râ nhng kÕt rõ ràng kịp thời,vì mức độ quan tâm đến hoạt động nb, chi phí bá cã thĨ ®o lêng rÊt râ nhng kÕt rõ ràng kịp thời,vì mức độ quan tâm đến hoạt động kiểm soát nội bộvà trì hoạt động thờng bị hạn chế Do ban lÃnh đạo Tổng công ty cần đánh giá hiệu trớc mắt lâu dài hệ thống kiểm soát nội Tính khách quan độc lập hoạt động kiểm soát nội bị hạn chế nên ban lÃnh đạo cần quan tâm đến tính độc lập nhân viên thực hoạt động kiểm soát Ban lÃnh đạo Tổng Công ty cần ý đến khả thông đồng nhân viên 3.3.2 Xây dựng qui chế kiểm soát nội Qui chế kiểm soát nội vận hành liên tục qui chế hoạt động đơn vị sở để nhận biết tồn hệ thống kiểm soát nội Mức độ tuân thủ qui chế cho ta biÕt hiƯu lùc cđa hƯ thèng kiĨm so¸t néi bé 73 Qui chÕ kiĨm so¸t néi bé bao gåm (1) Những qui định chung: nêu lên vai trò hệ thống kiểm soát nội bộ, yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội trách nhiệm cấp, phận, cá nhân hoạt động kiểm soát nội Qui chế hoạt động sản xuất, kinh doanh củađơn vị, nêu rõ: o Lĩnh vực hoạt độngcủa đơn vị o Cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh cấu tổ chức quản lí , chức năng, nhiệm vụ, phận o Những qui định khác nh qui định thời gian làm việc, chế độ nghỉ việc, qui định an toàn lao động (2) Qui chế quản lí tài chính: Căn vào qui chế quản lí tài nhà nớc ban hành đặc thù riêng đơn vị để xây dựng qui chế quản lí tài cho đơn vị mình, bao gồm qui chế quản lí lĩnh vực: o Qui chế quản lí tiền mặt o Quichế quản lí vật t o Qui chế quản lí TSCĐ trích khấu hao TSCĐ o Qui chế quản lí sử dụng vốn, tài sản o Qui chế quản lí công nợ o Qui định xác định doanh thu, chi phí, kết kinh doanh o Qui định việc phân phối lợi nhuận o Chế độ kiểm toán, thống kê o Trách nhiệm giám đốc việc quản lí tài doanh nghiệp (3) Chính sách nhân 74 Các qui định quyền lợi , trách nhiệm,và nghĩa vụ nhân viên, qui định khen thởng, kỉ luật nhân viên qui chế u đÃi công ty đa vào (4) Công tác kế hoạch Qui định cụ thể loại kế hoạch,phơng pháp lập kế hoạch theo dõi việc lập kế hoạch ã Qui chế kiểm toán nội qui định: chức năng, nhiệm vụ, phạm vi kiểm toán nội bộ, thời gian tiến hành kiểm toán ã Nội dung, phơng pháp, trình tự kiểm toán nội ã Qui định kiểm toán viên nội bộ: qui định tiêu chuẩn kiểm toán viên nội bộ, qui định việc bổ nhiệm, bÃi nhiệm kiểm toán viên nội bộ, trách nhiệm, quyền hạn kiểm toán viên nội ã Tổ chức máy kiểm toán nội Trách nhiệm quản lí giám đốc công ty kiểm toán nội tổng công ty kiểm toán nội công ty Tất qui chế qui định qui chế qui chế kiểm soát nội nhng số qui chế xây dựng thành qui chế riêng nh qui chế quản lí tài hay qui chế kiểm toán nội qui chế quản lí tài qui định qui chế quản lí tiền mặt riêng, qui chế quản lí vật t riêng Xây dựng qui chế kiểm soát nội cần thiết cho hoạt động đơn vị cho việc kiểm soát hoạt động Những qui chế thực tế cụ thể hoá qui định, chês độ, sáchcủa nhà nớc, điều lệ hoạt động công ty đảm bảo cho hoạt động công ty tuân thủ pháp luật qui định nhà nớc Qui chế kiểm soát nội chuẩn mực để kiểm tra hoạt động qui kết trách nhiệm Nhng quan trọng cả, qui chế kiểm soát nội dẫn dắt hoạt động thành viên đơn vị 75 3.4 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội a Về phía nhà nớc (Hoàn thiện quy đinh chung thủ tục kiểm soát loại hình Tổng công ty): Đối với doanh nghiệp, Tổng công ty trực thuộc Nhà nớc nh Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam sách nhà nớc có tác động lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh Xăng dầu lại ngành có mức lợi nhuận thu cao, mức đóng góp cho nhà nớc lớn thông tin Tài Tổng công ty đối tợng quan tâm nhiều ngời, Hệ thống kiểm soát nội công ty phải đảm bảo đợc yêu cầu chung Nhà Nớc đặt mà phải đáp ứng đợc kì vọng ban lÃnh đạo Tổng công ty Để thực tốt đợc chức nhiệm vụ mình, Hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty phải xây dựng đợc hệ thống công cụ đủ mạnh Thủ tục kiểm soát nội bộ, việc xây dựng phải đợc thực Quy định chung Nhà Nớc thân Tổng công ty Do đó, yêu cầu hoàn thiện Quy dịnh chung Thủ tục kiểm soát vấn đề cần thiết để có đợc Hệ thống Kiểm soát nội hoạt động hiệu b Về phía Tổng công ty (1) Đối với cấu tổ chức máy quản lý Một cấu tổ chức hoàn thiện phải đảm bảo yêu cầu sau: Tính tối u: khâu cấp quản lí thiết lập mối liên hệ hợp lí với số lợng cấp quản trị doanh nghiệp Tính linh hoạt: cấu tổ chức phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy doanh nghiệp nh môi trờng 76 ... dựng hoàn thiện hệ thống KSNB nh nào? Để trả lời cho câu hỏi em đà chọn đề tài Xây dựng hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội TCT Xăng Dầu Việt Nam - Petrolimex làm đề tài thực tập với mong muốn hoàn. .. thủ tục ghi sổ -Kiểm tra nội sổ tổng hợp) 31 Chơng II Thực trạng hệ thống kiểm soát nội tổng Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam - petrolimex 2.1 Đặc điểm Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam -Petrolimex 2.1.1... biện pháp kiểm soát: kiểm soát trực tiếp kiểm soát tổng quát 13 Kiểm soát trực tiếp: Kiểm soát trực tiếp biện pháp kiểm soát đợc xây dựng sở đánh giá yếu tố dẫn liệu báo cáo tài Kiểm soát trực
