Đang tải... (xem toàn văn)
Như chúng ta đ• biết, đất nước ta đang trong giai đoạn quá độ tiến lên CNXH xây dựng cơ sở vật chất cho XHCN, trong những năm gần đây nền kinh tế nước ta đ• có những sự thay đổi rất cơ bản. Đại hôị Đảng lần thứ VIII cũng đ• xác định: Để tiến lên CNXH, chúng ta phải thực hiện công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Để có một cơ cấu kinh tế hợp lý, có sức mạnh và hoạt động có hiệu quả thì các nhân tố nội tại trong cơ cấu đó (các thành phần kinh tế, các laọi hình donh nghiệp) phải phát huy và hoạt động hết khả năng của mình. Để các doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả thì việc xây dựng một bộ máy quản lý l•nh đạo năng động, hợp lý là hết sức quan trọng, đòi hỏi chúng ta phải có một trình độ kiến thức cao, một cách nhìn đúng đắn về vai trò của công tác quản lý trong từng doanh nghiệp. Trong điều kiện hiện nay, với những yêu cầu của thời kỳ mới: Thời kỳ phát triển nền kinh tế hàng hoá có sự cạnh tranh gay gắt, để cho các doanh nghiệp có thể phát triển và tồn tại thì bộ máy l•nh đạo phải đủ mạnh, phải năng động. Muốn vậy, công tác xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp phải được chú trọng một cách thích đáng, vấn đề này không chỉ đặt ra cho riêng một doanh nghiệp, mà nó là vấn đề chung của toàn x• hội. Một vấn đề đáng chú ý nữa là: Trong một cơ cấu kinh tế, ở mỗi một thành phần kinh tế, mỗi loại hình doanh nghiệp lại có những đặc điểm khác nhau. Do đó việc xây dựng một cơ cấu quản lý, điều hành cũng phải khác nhau dể phù hợp với tính chất và trình độ sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Để nhận thức được những vấn đề trên, việc vận dụng lý luận đ• học trong nhà trường vào thực tiễn là việc làm không thể thiếu đối với mỗi sinh viên quản trị kinh doanh. Quá trình thực tập tốt nghiệp tại công ty xây dựng CTGT - 892, qua khảo sát thực trạng tổ chức quản lý của công ty, tôi đ• mạnh dạn nghiên cứu đề tài " Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp" nhằm hệ thống hoá những kiến thức đ• học tập vận dụng lý luận để giải quyết một vấn đề ra trong thực tiển, đông thời góp phần nhỏ bé để tìm ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty
Lời nói đầu Nh chúng ta đã biết, đất nớc ta đang trong giai đoạn quá độ tiến lên CNXH xây dựng cơ sở vật chất cho XHCN, trong những năm gần đây nền kinh tế nớc ta đã có những sự thay đổi rất cơ bản. Đại hôị Đảng lần thứ VIII cũng đã xác định: Để tiến lên CNXH, chúng ta phải thực hiện công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nớc. Để có một cơ cấu kinh tế hợp lý, có sức mạnh và hoạt động có hiệu quả thì các nhân tố nội tại trong cơ cấu đó (các thành phần kinh tế, các laọi hình donh nghiệp) phải phát huy và hoạt động hết khả năng của mình. Để các doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả thì việc xây dựng một bộ máy quản lý lãnh đạo năng động, hợp lý là hết sức quan trọng, đòi hỏi chúng ta phải có một trình độ kiến thức cao, một cách nhìn đúng đắn về vai trò của công tác quản lý trong từng doanh nghiệp. Trong điều kiện hiện nay, với những yêu cầu của thời kỳ mới: Thời kỳ phát triển nền kinh tế hàng hoá có sự cạnh tranh gay gắt, để cho các doanh nghiệp có thể phát triển và tồn tại thì bộ máy lãnh đạo phải đủ mạnh, phải năng động. Muốn vậy, công tác xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp phải đợc chú trọng một cách thích đáng, vấn đề này không chỉ đặt ra cho riêng một doanh nghiệp, mà nó là vấn đề chung của toàn xã hội. Một vấn đề đáng chú ý nữa là: Trong một cơ cấu kinh tế, ở mỗi một thành phần kinh tế, mỗi loại hình doanh nghiệp lại có những đặc điểm khác nhau. Do đó việc xây dựng một cơ cấu quản lý, điều hành cũng phải khác nhau dể phù hợp với tính chất và trình độ sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Để nhận thức đợc những vấn đề trên, việc vận dụng lý luận đã học trong nhà trờng vào thực tiễn là việc làm không thể thiếu đối với mỗi sinh viên quản trị kinh doanh. Quá trình thực tập tốt nghiệp tại công ty xây dựng CTGT - 892, qua khảo sát thực trạng tổ chức quản lý của công ty, tôi đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài " Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp" nhằm hệ thống hoá những kiến thức đã học tập vận dụng lý luận để giải quyết một vấn đề ra trong thực tiển, đông thời góp phần nhỏ bé để tìm ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty Do khả năng thực tiễn và khả năng nghiên cứu khoa học còn hạn chế, thời gian nghiên cứu có hạn, nên trong chuyên đề này, tôi không có tham vọng vận 1 dụng những lý luận đã học về quản trị kinh doanh để xây dựng một bộ áy quản lý hoàn hảo và cho tất cả các doanh nghiệp, mà chỉ có thể vận dụng cho một doanh nghiệp đó là công ty xây dựng công trình giao thông 892. Nội dung chuyên đề gồm có: - Phần lý luận có liên quan đến công tác xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. - Phần phân tích, đánh gía thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý ở công ty xây dựng công trình giao thông 892. - Phần phơng hớng và một số biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý ở công ty xây dựng công trình giao thông 892. 2 Phần thứ nhất Lý luận chung Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một yêu cầu khách quan nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng. I-/ Tổng quan về kinh doanh và quản trị kinh doanh. 1-/ Kinh doanh Có rất nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau về khái niệm này nhng hiểu một cách chung nhất thì kinh doanh là các hoạt động sản xuất ra hàng hoá và dịch vụ cần thiết cho cuộc sống hàng ngày của con ngời là mục đích sinh lợi của các chủ thể kinh doanh trên thị trờng. 2-/ Quản trị. Để làm rõ vấn đề này ta cần phân biệt giữa quản lý và quản trị. Nói đến quản lý thì ngời ta thờng nói đến tầm vĩ mô của nền kinh tế quốc dân, nó bao hàm toàn bộ nền kinh tế quốc dân mà cụ thể nó lãnh đạo mọi thành phần kinh tế mọi loại hình doanh nghiệp. Nh vậy, quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định h- ớng đến nền kinh tế quốc dân và các khâu của nó bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế xã hội, tổ chức, kỹ thuật và các biện pháp khác, để tạo những điều kiện thuận lợi nhất để phát triển sản xuất, sử dụng có hiệu quả quyền dự trữ sẵn có, tổ chức hợp lý, phối hợp và hợp đồng, nhất trí các hoạt động lao động nhằm mục đích nâng cao mức sống vật chất văn hoá cho các thành viên trong xã hội. Còn quản trị là sự điều khiển của chủ doanh nghiệp trong nội bộ doanh nghiệp của mình là sự tác động có tổ chức lên đối tợng bị quản trị nhằm đạt đợc mục tiêu đặt ra trong sự biến động của môi trờng. Quản trị kinh doanh ra đời chính là tạo ra một hiệu quả hoạt động cao hơn hẳn so với lao động của từng cá nhân riêng rẽ, của một nhóm ngời khi họ tiến hành các hoạt động lao động chung. Nói một cách khác thực chất của quản trị kinh doanh là quản trị con ngời trong doanh nghiệp thông qua đó sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của doanh nghiệp. 3 Nếu xét về mặt kinh tế xã hội của quản trị thì quản trị doanh nghiệp là vì mục tiêu lợi ích của doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại phát triển lâu dài. Trang trải vốn và lao động, bảo đảm tính độc lập và cho phép thoả mãn những đòi hỏi xã hội của chủ doanh nghiệp và của mọi nhân viên trong doanh nghiệp. Ngày nay khi nền kinh tế thế giới đã phát triển đến trình độ cao thì quản trị kinh doanh đợc coi là một khoa học thực thụ. Bởi vì đối tợng nghiên cứu của nó là các quan hệ quản trị phát sinh trong quá trình kinh doanh và đợc xử lý theo đúng các quy luật khách quan vốn có của nó. * Là một nghệ thuật bởi vì nó phụ thuộc chỉ vào cá nhân thơng nghiệp đó là tài năng, kiến thức tích luỹ kinh nghiệp khả năng bẩm sinh và nó phụ thuộc vào cả cơ may vận rủi của doanh nghiệp. * Là một nghề bởi vì đây là một hoạt động mang tính trí tuệ cao và hiệu quả của nó có ảnh hởng rất lớn đến cả quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn những hoạt động này mang hiệu quả kinh tế cao thì chủ thể quản trị kinh doanh phải có một trình độ kiến thức cao và phải đợc đào tạo một cách chu đáo và phải là một ngời có khiếu nghề nghiệp ý chí làm giàu và cả lơng tâm nghề nghiệp nữa. Nh vậy muốn điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có kết quả một cách chắc chắn thì trớc tiên chủ doanh nghiệp phải đợc đào tạo một cách chu đáo có kiến thức, tay nghề và kinh nghiệm để nhận thức và áp dụng các quy luật khách quan vào quản trị sản xuất kinh doanh. 3-/ Quản trị kinh doanh. Đây là một khái niệm mà cũng có rất nhiều các quan điểm khác nhau nhng từ cách tiếp cận vấn đề kinh doanh và quản trị ta có thể hiểu quản trị kinh doanh là sự tác động liên tục có tổ chức có hớng đích của chủ doanh nghiệp lên tập thể ngời lao động trong doanh nghiệp sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội, nhằm đạt đợc mục tiêu của doanh nghiệp theo đúng luật định và thông lệ xã hội. Từ đó ta có thể phác hoạ sơ đồ logic của khái niệm quản trị kinh doanh. 4 Nh vậy thực chất của quản trị kinh doanh chính là sự kết hợp đợc mọi sự nỗ lực chung của con ngời trong doanh nghiệp một cách khôn khéo và có hiệu quả nhất. Ngày nay quản trị kinh doanh phải trả lời đợc các câu hỏi sau: sản xuất cái gì? sản xuất nh thế nào và sản xuất cho ai? Có rủi ro nào xảy ra không? cách xử lý và cuối cùng các doanh nghiệp XHCN phải trả lời thêm một số câu hỏi nữa là sản xuất cái đó để làm gì?. 4-/ Nội dung của quản trị kinh doanh. Để làm rõ vấn đề này ta phải hiểu thế nào là doanh nghiệp và các hoạt động của doanh nghiệp - Doanh nghiệp: Có thể hiểu doanh nghiệp là một trong các chủ thể kinh doanh chủ yếu của nền kinh tế quốc dân có quy mô và vai trò to lớn so với việc kinh doanh của các cá nhân thể hiện mức vốn không thấp hơn vốn pháp định để đa vào kinh doanh. + Nh vậy doanh nghiệp là các tổ chức, các đơn vị đợc thành lập để tiến hành các hoạt động kinh doanh. Nó có quy mô đủ lớn và nó cũng có vòng đời của nó, nó cũng có thời ký phát triển, suy thoái và có thể bị diệt vong. - Các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp: Từ khái niệm ở trên, ngời ta có thể coi doanh nghiệp nh một cổ máy làm ra lợi nhuận mà hoạt động cốt lõi của nó là sản xuất và phân phối. Hoạt động sản xuất liên quan đến thị trờng đầu vào, còn hoạt phân phối nó liên quan đến thị trờng đầu ra. 5 Chủ thể doanh nghiệp Những người lao động trong doanh nghiệp Mục tiêu doanh nghiệp Luật định và thông lệ xã hội Nguồn cung ứng đầu vào Các đối thủ cạnh tranh Khách hàng Các cơ hội, các rủi ro Thị trư ờng Các đầu vào Tác động Doanh nghiệp * Quản trị kinh doanh bao gồm 4 nội dung. - Thứ nhất: Đó là sự nhận biết, áp dụng các quy luật và các nguyên tắc trong quản trị kinh doanh để trả lời 2 câu hỏi: kinh doanh là làm gì?, và muốn kinh doanh phải dựa vào đâu?. - Thứ hai: Là phải nhận thức sâu sắc hai vấn đề đó là chức năng của quản trị kinh doanh và cách thức tổ chức bộ máy doanh nghiệp để trả lời đợc câu hỏi Ai làm gì ?, làm nh thế nào ?. - Thứ ba: Là liên kết nội dung của hai quá trình trên vào thực tiễn nó bao gồm các công việc thu nhập và sử dụng thông tin để ra quyết định và xác định mục tiêu quản trị kinh doanh. Sử dụng các phơng tiệu và công cụ quản lý nhằm trả lời cho câu hỏi: Phải tiến hành kinh doanh nh thế nào? Sử dụng các công cụ nh thế nào? - Thứ t: Phải biến đổi các hoạt động kinh doanh nếu cần thiết để giữ vững sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nội dung này giúp trả lời câu hỏi: Doanh nghiệp sẽ chuyển đổi nh thế nào? sẽ đi đến đâu trong tơng lai. 5-/ Vai trò của bộ máy quản trị doanh nghiệp. Muốn nghiên cứu xây dựng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, trớc tiên chúng cần nghiên cứu quan nệm về cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp. Khi nhiều ngời cùng làm việc với nhau trong một tổ chức, để đạt tới mục tiêu chung nào đó thì phải phân cho mỗi ngời một vai trò nhất định. Một vai trò biểu thị những công việc mà mỗi ngời làm có một mục đích, mục tiêu nhất định. Sự hoạt động của họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc của họ ăn khớp nh thế nào với nỗ lực của nhóm, tại đó họ có quyền hạn cần thiết để làm nhiệm vụ và họ có những hoạt động trong hệ thống nhằm thực hiện những mục tiêu đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc quản trị quy định. Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức biểu thị sự sắp xếp theo một trật tự nào đó, các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng. * Các bộ phận và các cấp trong cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp. Các cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mốii liên hệ, quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, đợc giao những trách nhiệm 6 quyền hạn nhất định và đợc bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp Giữa cơ cấu tổ chức quản lý và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ hữu cơ với nhau Cơ sở của cơ cấu quản lý trớc hết là bản thân cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp. Đây cũng là mối quan hệ giữa chủ thể và đối tợng quản lý. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức quản lý có trình độ độc lập tơng đối vì nó phản ánh đợc lao động quản lý rất đa dạng. Phải đảm bảo thực hiện những chức năng quản lý phức tạp, nhằm thực hiện mục tiêu quản lý đã quy định. Cơ cấu tổ chức quản lý đợc hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý. + Bộ phận quản lý: Là một đơn vị riêng biệt có những chức năng quản lý nhất định. Chẳng hạn nh phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật, phòng marketting . + Cấp quản lý: Là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản lý ở một trình độ nhất định nh cấp doanh nghiệp, cấp xí nghiệp. Nh vậy rõ ràng bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn các cấp quản lý thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc. Lý luận và thực tiễn chứng minh sự cần thiết phải đảm bảo tính ăn khớp giữa các bộ phận quản lý, giữa các cấp quản lý với bộ phận quản lý và các cấp sản xuất kinh doanh. 6-/ Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Nh đã đề cập ở trên khi những ngời cùng làm việc với nhau trong một tổ chức để đạt đợc môi trờng chung nào đó thì phải phân cho mỗi ngời một vai trò mà mỗi ngời phải thực hiện, phải xây dựng một cách có chủ đích để đảm bảo đợc rằng những họat động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc, quy tắc quản lý nhất định. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định đợc bố trí theo nhiều khâu khác nhau, đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và mục đích chung đã đợc xác định của doanh nghiệp. 7 Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý, nó tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý. Một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất. Tổ chức bộ máy quản lý là một trong những điều kiện cơ bản cho sự sống còn của các doanh nghiệp nhằm giúp cho mọi ngời, mọi thành viên trong bộ máy phối hợp làm việc với nhau một cách có hiệu quả nhất trong quá trình hoàn thành các mục tiêu kế hoạch đã đề ra. Thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý gây ra nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp cho công tác quản lý, các giới có thẩm quyền trong lĩnh vực quản lý đều có hai nhận định chung sau: - Một là: Khoảng từ 75% đến 80% các vấn đề khó khăn phức tạp gây ra trong công tác quản lý phải giải quyết bắt nguồn từ những nhợc điểm của công tác tổ chức quản lý. - Hai là: Những phí phạm đáng lo ngại nhất làm cho ngời ta phải lo ngại là những phí phạm về tinh thần làm việc và năng lực của nhân viên do tổ chức kém cỏi mà ra, phần lớn những khuyết điểm mắc phải trong một tổ chức là do ngời ta coi thờng quy luật của tổ chức. Thực chất của tổ chức bộ máy là tiến hành phân công lao động và hiệu quả quản lý cao. Có hai nhóm nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp. - Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý. + Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất kinh doanh. + Tính chất và đặc điểm sản xuất, chủng loại sản xuất, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. Tất cả những nhân tô trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dung những chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản lý. - Những nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý. + Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. 8 + Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản lý, trình dộ kiến thức, tay nghề của cán bộ quản lý và hiệu suất lao động của họ. + Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của ngời lãnh đạo đối với những ngời cấp dới. + Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý cùng với sự phát triển của sản xuất đã hình thành các kiểu tổ chức quản lý khác nhau. II-/ Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp. 1-/ Cơ cấu đẳng cấp trực tiếp. 1.1. Nguyên tắc. Cơ cấu này dựa trên nguyên tắc thống nhất chỉ huy. Đờng trực tuyến phải thống nhất một ngời một, một thủ trởng cấp trên cần có một lợng giới hạn cấp dới phụ thuộc. Địa hạt của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp cần phải đợc ổn định một cách đầy đủ và chủ doanh nghiệp phải là ngời có khả năng duy nhất giải quyết các mâu thuẫn. Cơ cấu này đa đến mối quan hệ phụ thuộc. Nó có dạng một hình chóp quyền lực đi theo từ chiều cao xuống thấp. Bậc ở cấp trên nắm quyền lực và có thể uỷ quyền cho bậc thang ngay dới mình. 1.2. Sơ đồ minh hoạ. 1.3. Những u điểm và điều bất lợi. * Ưu điểm. - Đơn giản và rõ ràng do thống nhất chỉ huy. - Khả năng tách biệt một cách rõ ràng các trách nhiệm - Có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn (số ngời đối thoại hạn chế). * Bất lợi. - Có ngăn cách giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và thiếu sự phối hợp giữa chúng. - Sự cứng nhắc của tuyến. - Khó khăn trong việc khuấy động sáng tạo. - Khó khăn trong truyền thông. 9 - Thiếu các chuyên gia: Các thủ trởng phải có những năng lực đa dạng. - Có nguy cơ quan liêu bởi sự tuân thủ thận trọng của tuyến. 1.4. Sự biến thái của mô hình này * Trực tuyến theo đơn vị đại lý: Kiểu này thờng gặp ở những doanh nghiệp có các nhà máy đặt ở những vùng khác nhau. * Trực tuyến theo sản phẩm: Thờng gặp ở các doanh nghiệp sản xuất các thiết bị hoặc công nghệ khác. * Tực tuyến theo chức năng: Tổ chức theo chức năng đó là việc phân chia doanh nghiệp theo chiều ngang thành những đơn vị chuyên môn hoá trong một số nhiệm vụ nhất định kiểu này thờng gặp ở những doanh nghiệp ừa và nhỏ. 2-/ Cơ cấu trực tuyến tham mu. 10 Tổng giám đốc Thiết bị văn phòng Máy nông nghiệp Máy công nghiệp Bán hàng Nghiên cứu Sản xuất Tổng giám đốc Nhân sự Tài chính Marketting Sản xuất Đơn vị NC NC thị trrờng Phục vụ SX Quảng cáo Bán hàng Mua Tổng giám đốc Chi nhánh châu Mỹ Chi nhánh châu Âu Chi nhánh châu á Kế toán Sản xuấtBán hàng
