Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 1 3. Phương pháp nghiên cứu 1 4.Lịch sử nghiên cứu 1 5.Mục tiêu nghiên cứu 2 6. Giải thuyết nghiên cứu 2 7. Đóng góp 2 8. Cấu trúc đề tài 2 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ĐẠI HỌC QUỐC GIAHÀ NỘI 3 1.Khái quát về lịch sử hình thành của Đại học Quốc gia Hà Nội. 3 2.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đại học Quốc gia Hà Nội. 4 2.1 Vị trí và chức năng của Đại học Quốc gia Hà Nội. 4 2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Đại học Quốc gia Hà Nội. 4 2.3Cơ cấu tổ chức của Đại học Quốc gia Hà Nội. 5 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI ĐẠI HỌC QUÓC GIA HÀ NỘI 6 2.1. Vai trò trong công tác thu thập căn cứ,xử lýthông tin 6 2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu 11 2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp 13 2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 14 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 17 3.1. Nhận xét, đánh giá 17 3.1.1. Ưu điểm 17 3.1.2. Nhược điểm 17 3.1.3. Nguyên nhân 18 3.2. Các giải pháp 19 KẾT LUẬN 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài “Khảo sát , đánh giá vai trò văn phòng công tác hoạch định Đại học Quốc Gia Hà Nội” đề tài cá nhân em Đây đề tài em thực hiện, số liệu thu thập kết phân tích đề tài trung thực, đề tài không trùng với đề tài khoa học Em xin chịu trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng đề tài Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Sinh viên LỜI CẢM ƠN Trong kỳ học vừa qua, quan tâm xếp khoa Quản trị văn phòng, em có điều kiện tìm hiểu tiếp cận với môn học Kỹ hoạch định Quản trị Văn phòng Đây thực mơn học giúp em có hội trau dồi, nghiên cứu sâu chun ngành học Đề tài kết q trình học mơn học q trình khảo sát, đánh giá thực tế vai trò quan trọng Văn phòng Đại học Quốc Gia Hà Nội công tác hoạch định Qua đây, em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Quản trị văn phòng, giảng viên hướng dẫn Ths Lâm Thu Hằng cán văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội nhiệt tình hướng dẫn, bảo, giúp đỡ, tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đề tài Dù cố gắng thời gian khảo sát thực tế nhiều hạn chế nên đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót Chính vậy, em mong nhận giúp đỡ,hướng dẫn thầy để báo cáo em hồn thiện có nhìn đắn để áp dụng công việc tương lai Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 4.Lịch sử nghiên cứu .1 5.Mục tiêu nghiên cứu Giải thuyết nghiên cứu Đóng góp Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ĐẠI HỌC QUỐC GIAHÀ NỘI 1.Khái quát lịch sử hình thành Đại học Quốc gia Hà Nội 2.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Đại học Quốc gia Hà Nội 2.1 Vị trí chức Đại học Quốc gia Hà Nội 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Đại học Quốc gia Hà Nội 2.3Cơ cấu tổ chức Đại học Quốc gia Hà Nội CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI ĐẠI HỌC QUÓC GIA HÀ NỘI 2.1 Vai trò cơng tác thu thập cứ,xử lýthông tin 2.2 Vai trò cơng tác xác định mục tiêu 11 2.3 Vai trò cơng tác xây dựng giải pháp .13 2.4 Vai trò cơng tác tổ chức thực mục tiêu .14 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 17 3.1 Nhận xét, đánh giá .17 3.1.1 Ưu điểm .17 3.1.2 Nhược điểm .17 3.1.3 Nguyên nhân .18 3.2 Các giải pháp 19 KẾT LUẬN 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Trong giai đoạn đẩy mạnh cơng nghiệp hóa - đại hóa, kinh tế nước ta tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững quan tổ chức xây dựng chiến lược dài cho tổ chức quan để đạt mục tiêu đề Hiện nay, với hoạt động văn phòng, cơng tác hoạch định yếu tố thiếu gắn liền với hoạt động quan, tổ chức giữ vị trí quan trọng, định đến thành bại các doanh nghiệp, tổ chức nghiệp nhà nước lớn nhỏ Chính vậy, thông qua khảo sát đánh giá hiểu rõ tầm quan trọng văn phòng cơng tác hoạch định để rút đánh giá, giải pháp để lựa chọn hướng giải pháp tối ưu cho quan tổ chức Là sinh viên Quản trị văn phòng em hiểu vai trò quan trọng văn phòng cơng tác hoạch định quan tổ chức Đó lí em chọn nghiên cứu đề tài “Khảo sát , đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Đại học Quốc Gia Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu 2.Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu mà tiểu luận hướng tới vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan Đại học Quốc Gia Hà Nội -Phạm vi nghiên cứu đề tài quan Đại học Quốc Gia Hà Nội, Tòa nhà Điều hành số 144 Xuân Thủy Cầu Giấy Hà Nội Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp khảo sát -Phương pháp nghiên cứu tài liệu -Phương pháp đánh giá,phân tích tổng hợp 4.Lịch sử nghiên cứu Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định yếu tố quan trọng hoạt động quan tổ chức Tuy nhiên chưa có nghiên cứu chuyên sâu cách toàn diện vai trò văn phòng cơng tác hoạch định 5.Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu làm rõ vai trò văn phòng cơng tác hoạch định - Khảo sát , đánh giá thực tiễn, ưu điểm nhược điểm cơng tác hoạch định Văn phòng Đại học Quốc Gia Hà Nội - Đưa giải pháp để nâng cao vai trò văn phòng công tác hoạch định Giải thuyết nghiên cứu Chứng minh khẳng định văn phòng giữ vai trò quan trọng thiếu công tác hoạch định quan tổ chức Đóng góp Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu hoạt động công tác hoạch định văn phòng Cấu trúc đề tài Chương 1: Khái quát Đại học Quốc Gia Hà Nội Chương 2: Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Đại học Quốc gia Hà Nội Chương 3: Nhận xét, đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác hoạch định Văn phòng Đại học Quốc Gia Hà Nội CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1.Khái quát lịch sử hình thành Đại học Quốc gia Hà Nội Đại học Đông Dương thành lập theo Quyết định số 1514a ngày 16/5/1906 Tồn quyền Đơng Dương, đặt trụ sở số 19 phố Lê Thánh Tơng, quận Hồn Kiếm, thành phố Hà Nội (thời Pháp thuộc phố Boulevard Bobillot) Trên sở Đại học Đông Dương, Trường Đại học Quốc gia Việt Nam thành lập, khai giảng khoá vào ngày 15/11/1945 chủ toạ Chủ tịch Hồ Chí Minh Đây trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực thành lập thể Việt Nam Dân chủ Cộng hồ Trụ sở Trường đặt số 19 phố Lê Thánh Tông, Hà Nội ĐHQGHN thành lập sở tổ chức, xếp lại trường đại học lớn Hà Nội: Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội I Trường Đại học Sư phạm Ngoại ngữ Hà Nội (theo Nghị định số 97/CP ngày 10/12/1993 Chính phủ) ĐHQGHN hoạt động theo Quy chế Tổ chức hoạt động Thủ tướng Chính phủ ban hành theo Quyết định số 477/QĐ-TTg ngày 05/9/1994 Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN - tên giao dịch tiếng Anh: Vietnam National University, Hanoi; viết tắt VNU) sở giáo dục đại học công lập bao gồm tổ hợp trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên thuộc lĩnh vực chuyên môn khác nhau, tổ chức theo hai cấp để đào tạo trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ; trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ có cấu đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao, tập trung vào lĩnh vực khoa học, công nghệ cao số lĩnh vực kinh tế xã hội mũi nhọn; có chương trình, nội dung, phương pháp đào tạo, nghiên cứu khoa học tiên tiến; có đội ngũ cán giảng dạy, nghiên cứu trình độ cao; có đội ngũ cán quản lý chuyên nghiệp đồng bộ; kết hợp chặt chẽ đào tạo với nghiên cứu khoa học triển khai ứng dụng, ngành khoa học tự nhiên, xã hội nhân văn, khoa học công nghệ để đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao bồi dưỡng nhân tài khoa học, công nghệ; định hướng phát triển thành đại học nghiên cứu ngang tầm với đại học có uy tín khu vực giới 2.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Đại học Quốc gia Hà Nội 2.1 Vị trí chức Đại học Quốc gia Hà Nội - ĐHQGHN sở giáo dục công lập bao gồm tổ chợp trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên thuộc lĩnh vực chuyên môn khac nhau, tổ chức theo hai cấp để đào tạo trình độ giáo dục đại học, trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực chất lương cao, nhà nước ưu tiên đầu tư phát triển - ĐHQGHN có tư cách pháp nhân, có dấu hình Quốc huy tài khoản riêng, đầu mối giao tiêu ngân sách kế hoạch - ĐHQGHN chịu quản lý nhà nước Bộ Giáo dục Đào tạo giáo dục đào tạo, Bộ Khoa học Công nghệ khoa học công nghệ, Bộ, ngành khác Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội nơi ĐHQGHN đặt trụ sở lĩnh vực phân cơng theo quy định Chính phủ phù hợp với pháp luật 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Đại học Quốc gia Hà Nội Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển ĐHQGHN Tổ chức hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế theo quy định cảu pháp luật; đào tạo, bồi dưỡng nhân tài khoa học; chuyển giao tri thức cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ phát triển kinh tế - xã hội hội nhập quốc tế Quản lý, điều hành chia sẻ nguồn lực, sở vật chất dùng chung ĐHQGHN, bảo đảm tính hữu cơ, đồng hiệu quả; huy động nguồn lực xã hội để xây dựng ĐHQG thành sở giáo dục đại học bước đạt chuẩn quốc tế khu vực Nghiên cứu cung cấp luận khoa học nhằm góp phần xây dựng định hướng chủ trương, sách, chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội đất nước; đề xuất thực hện chương trình nghiên cứu khoa gọc trọng điểm quốc gia theo quy định Thực chế độ thông tin, báo cáo Thủ tướng Chính phủ, Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Khoa học Cơng nghệ, bộ, ngành có liên quan theo quy định; chịu kiểm tra, Thanh tra Bộ giáo dục Đào tạo, Khoa học Cơng nghệ,Thanh tra Chính phủ, ngành có liên quan Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội nơi ĐHQGHN đặt trụ sở theo quy định Được quyền tự chủ cao hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chính, quan hệ quốc tế tổ chức máy theo Quy chế tổ chức hoạt động Đại học quốc gia sở giáo dục đại học thành viên có chế tài đặc thù Thủ tướng Chính phủ quy định Được thí điểm mở ngành, chuyên ngành đào tạo mới, danh mục ngành, chuyên ngành đào tạo dã quy định, nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội thực sở có đủ điều kiện theo quy định, báo cáo Bộ Giáo dục Đào tạo theo dõi, kiểm tra Được phê duyệt trương chình liên kết đào tạo với nước ngồi trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ tổ chức Đại học quốc gia theo quy định pháp luật 2.3Cơ cấu tổ chức Đại học Quốc gia Hà Nội Hiện nay, ĐHQGHN có cấp quản lý hành chính: 1) ĐHQGHN đầu mối Chính phủ giao tiêu ngân sách kế hoạch hàng năm; có tư cách pháp nhân, có dấu mang hình Quốc huy Chủ tịch Hội đồng ĐHQGHN, Giám đốc Phó Giám đốc ĐHQGHN Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm 2) Các trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên; khoa trực thuộc; trung tâm nghiên cứu khoa học công nghệ; tổ chức phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học triển khai ứng dụng; sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; bệnh viện, nhà xuất bản, tạp chí khoa học trực thuộc ĐHQGHN đơn vị sở có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng 3) Các khoa, phòng nghiên cứu tương đương thuộc trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên đơn vị trực thuộc ĐHQGHN CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI ĐẠI HỌC QC GIA HÀ NỘI Cơng tác Hành văn phòng quan xem khơng khác "quản gia" Nhiệm vụ người quản lý hành văn phòng đảm bảo tất "phần chìm" hoạt động văn phòng phải xếp chuẩn bị nơi, chỗ, đạt yêu cầu sử dụng Hiện nay, Văn phòng có nhiều cách hiểu khác, văn phòng hiểu theo nghĩa rộng máy giúp việc cho quan theo nghĩa hẹp Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan Xem xét tới chức năng, nội dung đặc điểm hoạt động văn phòng Văn phòng định nghĩa sau: Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan ,đơn vị, nơi thu thập , xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan tổ chức Hoạch định cơng việc q trình xác định mục tiêu nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hành nhằm bảo đảm cho hệ thống hành quan tổ chức thực chức nhiệm vụ để đạt mục tiêu chung tổ chức 2.1 Vai trò cơng tác thu thập cứ,xử lýthông tin Trong hoạt động quản lý quan tổ chức thơng tin đóng vai trò vơ quan trọng, làm ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động nói chung cơng tác hoạch định nói riêng tồn quan đơn vị Trong nhà quản trị văn phòng cầu nối trung gian thơng tin hoạt động quan Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến phận làm công việc liên quan đến công tác văn thư, thiên chức thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại cơng văn giấy tờ hình thành hoạt động Văn phòng Tuy nhiên , nhiệm vụ Văn phòng phận thuộc Văn phòng- phòng Hành đảm nhiệm Bên cạnh đó, Văn phòng đảm nhiệm nhiều cơng việc khác, cán làm cơng tác văn phòng Các trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên sở đào tạo - nghiên cứu Thủ tướng Chính phủ định thành lập, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn hai trường đại học trọng điểm hệ thống giáo dục đại học Việt Nam Các khoa, trung tâm nghiên cứu, đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội đơn vị có tư cách pháp nhân độc lập, có dấu tài khoản riêng Các khoa, phòng nghiên cứu thuộc trường đại học, viện nghiên cứu trực thuộc trường Để làm tốt cơng tác hoạch định, Văn phòng làm cơng tác thu thập cứ, thơng tin có liên quan qua bước sau: a) Xây dựng tổ chức nguồn tin: Căn vào yêu cầu lãnh đạo quản lý thông tin, tiến hành xây dựng tổ chức nguồn tin Tìm cách hiểu cách xác yêu cầu người lãnh đạo yêu cầu, nội dung hoạch định: - Yêu cầu cung cấp cứ, thơng tin vấn đề gì? - Phạm vi ,thông tin cần phải cung cấp? - Thời gian cho phép để thu thập chuẩn bị thơng tin - Hình thức cung cấp tin (Bằng văn chụp tài liệu báo cáo trực tiếp) b) Thu thập cứ, thông tin: * Nguồn thu thập bao gồm: - Thông tin, từ văn bản, bao gồm: Văn từ cấp từ nơi khác gửi đến (còn gọi công văn đến) văn quan ban hành (còn gọi cơng văn đi) Đây nguồn thơng tin thức, quan trọng hàng đầu Tiêu biểu kể đến: + Các văn Đảng, Nhà nước, Thủ tướng phủ VD: Ngày 27 tháng năm 1995, Thủ tướng phủ có định số 72/TTg địa điểm Đại học Quốc gia Hà Nội Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Theo định này, diện tích đất để quy hoạch xây dựng Đại học Quốc gia Hà Nội 1000 ha, nằm phạm vi đất Nông trường 1A thuộc Huyện Thạch Thất, tỉnh Hà Tây (nay Hà Nội) + Thông tin từ Bộ giáo dục đào tạo + Thông tin báo cáo hoạt động quan, đơn vị có liên quan trường đại học thành viên Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Trường Đại học Ngoại ngữ, Trường Đại học Công nghệ, Trường Đại học Kinh tế,Trường Đại học Giáo dục,Trường Đại học Việt - Nhật + Thông tin từ tổ chức, quan bên ngồi khác tổ chức thơng tấn, báo chí ngồi nước phản ánh tình hình, kiện, biến động xu hướng phát triển kinh tế, văn hóa xã hội có liên quan đến ngành giáo dục - Thơng tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vơ tuyến truyền hình, internet, thu thập thơng tin qua mạng nội đại học Quốc gia… - Thông tin truyền miệng: qua trao đổi trực tiếp, buổi họp, qua điện thoại, trao đổi trực tiếp với người có thơng tin - Thơng tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp số liệu … * Phương pháp lấy tin: - Đọc ghi chép - Sao chụp phần toàn văn bản, tài liệu - Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất - Đo đạc, quan sát, so sánh đối chiếu thông tin Khi thực cơng tác thu thập cứ, thơng tin, Văn phòng ghi rõ xuất xứ để tiện cho lãnh đạo phận quản lý xác minh, tra tìm cần thiết Tiếp Văn phòng xem xét, nghiên cứu, phân tích xử lý thơng tin, cứ, thu thập qua yếu tố sau: - Tập hợp hệ thống hố thơng tin theo vấn đề, lĩnh vực: - Phân tích kiểm tra độ xác thơng tin, tính hợp lý tài liệu, số liệu: xác định độ tin cậy nguồn tin, lý giải mâu thuẫn 10 thơng tin (nếu có) chọn thơng tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý xác tài liệu, số liệu Ngồi ý số điểm sau: Tính khách quan: chất lượng cách tiếp cận sử dụng để tạo tính khách quan nguồn, phạm vi thảo luận, bàn bạc liên quan đến Tính khái qt: thơng tin có phạm vi rộng vài trường hợp lựa chọn thí điểm? Tính phù hợp: liệu có kịp thời, có phù hợp có hàm ý sách khơng? Tính sẵn có: tồn Nguồn gốc cứ: có thực tế khơng? Có đáng tin cậy khơng? Tính thực tiễn: liệu nhà hoạch định có tiếp cận tình thái có ích liệu hàm ý sách nghiên cứu có khả thi đủ điều kiện không? Đây nhiệm vụ vơ khó khăn, phức tạp nhiệm vụ khẳng định vị trí, vai trò tồn khơng thể thiếu Văn phòng quan, tổ chức Ngày này, đứng trước nhu cầu thông tin ngày lớn lãnh đạo với tốc độ phát triển nhanh chóng cơng nghệ thơng tin đòi hỏi Văn phòng phải phát huy vai trò chủ động tích cực cơng tác tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý 2.2 Vai trò cơng tác xác định mục tiêu Hoạch định phương thức xử lý giải vấn đề cách có kế hoạch cụ thể từ trước Hoạch định có liên quan tới mục tiêu cần phải đạt được, cầng phương tiện để đạt Nó bao gồm việc xác định rõ mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể, quán với mục tiêu đó, triển khai hệ thống kế hoạch để thống phối hợp hoạt động Xác định mục tiêu thành phần quan trọng thiếu Trong tổ chức hệ thống mục tiêu bao gồm mục tiêu tổ chức 11 mục tiêu phận Các mục tiêu cần phải phù hợp với Mỗi chức quản trị hướng mục tiêu, chức hoạch định giữ vai trò chủ đạo, mục tiêu tảng hoạch định Văn phòng phận văn phòng tham mưu cho lãnh đạo Đại học Quốc Gia vấn đề tổng hợp, chương trình, kế hoạch cho quan, có vai trò cơng tác xác định mục tiêu cho hoạch định Văn phòng tham mưu cho đại học Quốc gia Hà Nội việc xác định rõ mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể, quán với mục tiêu đó, triển khai hệ thống kế hoạch để thống phối hợp hoạt động Cụ thể: Nghiên cứu, phân tích hoạch định Hoạch định mục tiêu cho văn phòng, khối, đơn vị văn phòng, chí cho cá nhân văn phòng dựa mục tiêu Đại học Quốc Gia Đánh giá mục tiêu Lựa chọn ấn định mục tiêu Tập hợp nhu cầu xác định mục tiêu nghiệp vụ hành phải làm: Xác định thời điểm chuyển giao nhu cầu Xác định thẩm quyền chuyển giao nhu cầu Xác định thống hình thức biểu mẫu sử dụng Xác định hệ thống thông tin ghi nhận phản hồi thông tin Việc văn phòng tham mưu cho cơng tác hoạch định mục tiêu Đại học Quốc gia Hà Nội góp phần vào việc lựa chọn mục tiêu đắn, phù hợp, tránh mắc phải việc lựa chọn mục tiêu sai lầm, xa rời với thực tế, vạch hướng cụ thể giúp Đai học Quốc gia thực nhiệm vụ, chức hoạch định mục tiêu phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn cho hoạt động, cơng tác có liên quan Cơng tác xác định mục tiêu có vai trò quan trọng việc thực mục tiêu hoạt động quan, tổ chức Khi thực 12 công tác hoạch định mà không xác định mục tiêu dẫn đến thất bại nặng nề 2.3 Vai trò cơng tác xây dựng giải pháp Nhờ hoạch định, tổ chức nhận tận dụng hội môi trường giúp nhà quản trị ứng phó với bất định thay đổi yếu tố môi trường Từ kiện khứ tại, hoạch định suy tương lai Ngồi đề nhiệm vụ, dự đốn biến cố xu hướng tương lai, thiết lập giải pháp lựa chọn giải pháp phù hợp.Văn phòng ln ln phải trọng xây dựng giải pháp cho q trình hoạch định phận phụ trách chịu trách nhiệm cho hiệu công tác hoach định.Sau xác định mục tiêu hoạch định, cán văn phòng tiến hành xây dựng giải pháp để thực mục tiêu đề Trong trình hoạch định cơng tác hoạt động, văn phòng cần dự đốn tình phát sinh, phân tích tình hình đưa giải pháp thực cho phù hợp Quy trình thực cơng tác xây dựng giải pháp Đại học Quốc gia Hà Nội thực qua bước: -Phát triển tiền đề hoạch định: Đưa dự báo, giả thiết vấn đề phát sinh công tác hoạch định Xác định yêu cầu mục tiêu hoạch định: + Nội dung hoạch định gì? + Cơng tác hoạch định u cầu gì? Có khó khăn gì? + Việc thực mục tiêu có ý nghĩa quan? +Xác định địa điểm thực công việc +Xác định thời gian cơng việc: cơng việc thực nào, kết thúc… Để xác định thời gian công việc, cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng công việc +Xác định đối tượng giúp hợp tác quan cần để đạt mục tiêu người thực công việc: người hỗ trợ, hợp tác với ai, người kiểm tra, người chịu trách nhiệm, +Xác định nguồn lực cần có để đạt mục tiêu: nhân lực, tài 13 chính, hệ thống cung ứng, sở vật chất, hạ tầng, phương pháp thực + Phương pháp thực hiện: Hoạch định điều cần làm để đạt mục tiêu, xếp ưu tiên công việc quan trọng cấp thiết Xác định giải pháp: Khi xác định mục tiêu việc xây dựng giải pháp tối ưu việc làm không thực nhằm đạt mục tiêu Nếu khơng xây dựng giải pháp phù hợp, đắn quan khó đạt mục tiêu đề ra, không tận dụng hội phát triển khó tránh khỏi rủi ro Vì vậy, vai trò Văn phòng việc xây dựng giải pháp không nhỏ, mang tầm quan trọng thiết thực, giúp cơng tác hoạch định Đại học Quốc Gia hoạt động có hiệu quả, hoàn thành nhiệm vụ giao mục tiêu đề trường.Trong tình xảy cơng tác hoạch định có giải pháp khác Và tùy vào tính chất công việc cần hoạch định mà cán văn phòng đưa giải pháp hoạch định khác Đánh giá so sánh giải pháp: Sau xây dựng giải pháp, lãnh đạo văn phòng chuyên viên xem xét điểm mạnh điểm yếu giải pháp sở tiền đề mục tiêu phải thực Lựa chọn giải pháp tối ưu: Sau đánh giá, so sánh giải pháp, văn phòng chọn giải pháp tối ưu để tham mưu cho lãnh đạo Đại học Quốc Gia Việc lựa chọn hay nhiều giải pháp bàn bạc thống dựa yêu cầu cơng việc cần hoạch định Nếuchánh văn phòng u cầu công việc gấp, theo hạn định sát nút ưu tiên số một, văn phòng hay quan dồn sức cho kịp thời hạn quy định 2.4 Vai trò cơng tác tổ chức thực mục tiêu Sau xác định mục tiêu lựa chọn giải pháp tối ưu cho tình xảy thì nhiệm vụ văn phòng cơng tác tổ chức thực mục tiêu Đối với công tác này, Văn phòng bám sát vào mục tiêu, hệ thống giải pháp xây dựng định hình nội dung sau để tiến hành thực mục tiêu: - Cân đối khả nhiệm vụ, lựa chọn giải pháp tối ưu 14 + Đánh giá khả đáp ứng, lên phương án giải Đó dự báo, giả thiết môi trường, sách áp dụng, kế hoạch có Đại học Quốc Gia.Đánh giá xác điều kiện tiền đề trên, dự báo biến động phát triển Để đảm bảo người lập kế hoạch hiểu đánh giá điều kiện tiền đề hoạch định, lãnh đạo văn phòng phải có trách nhiệm giải thích tạo điều kiện cho đơn vị, phận khác hiểu rõ chúng Với ý nghĩa đó, việc bàn bạc kỹ lưỡng văn phòng để xây dựng lựa chọn giải pháp thích hợp cần thiết + Cân nhắc với áp lực từ môi trường để chọn giải pháp tối ưu, thay đổi, biến động lại có giải pháp khác -Đánh giá so sánh giải pháp: Sau xây dựng giải pháp, lãnh đạo văn phòng chuyên viên xem xét điểm mạnh điểm yếu giải pháp sở tiền đề mục tiêu phải thực Trong trường hợp có mục tiêu hầu hết yếu tố để so sánh lượng hóa được, việc đánh giá so sánh giải pháp tương đối dễ dàng Nhưng thực tế lại thường gặp hoạch định có chứa nhiều biến động, nhiều mục tiêu nhiều yếu tố khơng lượng hóa Trong trường hợp vậy, việc đánh giá so sánh giải pháp thường gặp nhiều khó khăn -Lựa chọn giải pháp tối ưu: Sau đánh giá, so sánh giải pháp, văn phòng chọn giải pháp tối ưu Đơi khi, việc phân tích đánh giá giải pháp cho thấy có hai hay nhiều giải pháp thích hợp lãnh đạo Đại học Quốc Gia định thực số giải pháp, không giải pháp tối ưu Đơi có biến động bất ngờ, xảy không nằm phạm vi hoạch định quan, văn phòng Trong trường hợp này, văn phòng trường nhanh chóng nắm bắt tình huống, phân tích, đánh giá, đề xuất giải pháp trước mắt lâu dài cho lãnh đạo, ngồi tìm biện pháp giải triệt để + Phản hồi thông tin với phận để thống biện pháp hành động, 15 hay thỏa thuận cách giải - Xây dựng kế hoạch thức theo tiêu chí sau: + Văn hóa kế hoạch giải pháp + Bảo đảm tính thức kế hoạch + Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu doanh nghiệp + Kế hoạch hành phải ngắn gọn, xác, rõ ràng Việc tổ chức thực mục tiêu có hiệu giúp cho cơng tác hoạch định thành công tốt đẹp Tạo thuận lợi cho lãnh đạo quan việc đạo, đôn đốc, kiểm tra, giám sát trình làm việc nhân viên mang lại hiệu cao công việc, đạt mục đích, kế hoạch đề giúp quan ln hồn thành nhiệm vụ Tiểu kết Tóm lại, Văn phòng ln đóng vai trò đầu mối thông tin quan, thực nhiệm vụ thu nhập, xử lý, cung cấp thông tin, xác định mục tiêu, xây dựng giải pháp, tổ chức thực mục tiêu cho quan đơn vị, cá nhân văn phòng Giúp tham mưu cho lãnh đạo, giảm bớt gánh nặng công việc cho lãnh đạo, giúp rà soát kiểm soát việc thực mục tiêu hướng, góp phần khơng nhỏ vào việc hoàn thành mục tiêu lớn nhỏ quan Hồn thành tốt nhiệm vụ Văn phòng giúp cho quan hoàn thành mục tiêu mà lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội đề ngược lại 16 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Trong việc hoạch định kế hoạch công tác cho quan phận văn phòng ln có họp để thống đưa ý kiến chung việc xác định cho kế hoạch, xác định mục đích thực cơng việc điều đảm bảo tính khách quan, phát huy khả năng, lực công chức văn phòng, ý kiến tham mưu cho lãnh đạo, trình lên lãnh đạo quan để lựa chọn đưa giải pháp cuối tốt - Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định lãnh đạo cán chuyên viên thực nghiêm túc, hiệu - Bên cạnh vai trò văn phòng quan việc xây dựng biện pháp tổ chức thực mục tiêu kế hoạch thể cụ thể Cán văn phòng tổ chức tham mưu cho lãnh đạo xây dựng biện pháp để hồn thành cơng việc tốt nhất, tránh lãng phí thời gian tiền - Lãnh đạo văn phòng ln sát theo dõi giám sát việc thực mục tiêu để đạt tới mục tiêu chung tổ chức - Công tác hoạch định thực đầy đủ, quy trình - Đội ngũ chuyên viên trẻ văn phòng tạo linh hoạt, nhanh nhạy tầm nhìn cách ứng biến với tình bất ngờ - Văn phòng phát huy hiệu vai trò cơng tác hoạt định để tận dụng tối đa có nguồn lực quan, khai thác triệt để mạnh quan, nắm bắt hội phát triển góp phần vào thúc phát triển quan 3.1.2 Nhược điểm Mặc dù có nhiều ưu điểm tồn vài khuyết điểm cần khắc phục như: - Công tác xây dựng giải pháp để thực mục tiêu, phương pháp, kiểm tra đánh giá chưa điều chỉnh sát 17 -Sự phân cơng cơng việc xảy tình trạng người phải đảm nhiệm nhiều việc ảnh hưởng đến tiến độ thực công tác hoạch định -Các nhân viên quan tồn số cá nhân chưa tích cực, nhiệt tình công việc, dẫn đến việc giải vấn đề sinh viên bị giải chậm chễ -Tiến độ thực mục tiêu bị chậm chễ, tốn nhiều thời gian so với dự kiến thái độ hời hợt, ỷ lại, đùn đẩy trách nhiệm cảu số cán chuyên viên công tác hoạch định - Chất lượng số hoạch định đưa chưa xác thực,thiếu thực tế dẫn tới khơng đạt mục tiêu đề - Sự đồng thuận, thống định hoạch định đưa thấp, nhiều mâu thuẫn nội -Công tác tham mưu đạt hiệu thời gian chưa cao -Trình độ chun mơn chun viên hạn chế 3.1.3 Nguyên nhân - Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan chưa quan tâm mức -Một số cán chuyên viên thực công tác hoạch định chưa có nhận thức đắn , đầy đủ trách nhiệm bẩn thân -Đội ngũ nhân viên văn phòng trẻ thiếu kinh nghiệm lý việc trình độ chun mơn chưa cao - Cán , chun viên văn phòng thực cơng tác hoạch định có hạn, mà cơng việc bị tải không đáp ứng đủ nên mớixảy tình trạng bị chồng chéo, ảnh hưởng khơng tốt đến cơng tác hoạch định - Do thiếu sót chủ quan nên phương pháp, kiểm tra đánh giá diễn chưa nghiêm túc, khơng có quy trình cụ thể - Việc chất lượng số hoạch định đưa khơng đảm bảo tính khả thi cán làm công tác hoạch định chủ quan, chưa tìm hiểu rõ nội dung hoạch định chưa thu thập đầy đủ 18 3.2 Các giải pháp - Văn phòng cần định lượng, xác định rõ ràng mục tiêu - Xác định cụ thể cách thức thực công việc tối ưu, hiệu -Xác định cụ thể, hợp lí nguồn lực để phân cơng thực cơng việc đủ, tiến độ - Xác định phương pháp kiểm tra,đánh giá sát cho phận cá nhân thực công tác hoạch định -Chú trọng tổ chức lớp tập huấn nâng cao chất lượng công tác tham mưu trình độ chun mơn cán bộ, cơng chức văn phòng Bản thân cán bộ, chuyên viên văn phòng cần thường xuyên trau dồi kiến thức, tham gia đào tạo lớp đào tạo kỹ cho nhà quàn lý để hoàn thiện thân.Việc tham mưu cần phải thực cách cẩn thận, kĩ lưỡng, thông tin tham mưu đến lãnh đạo phải thơng tin xác phục vụ cho q trình thực cơng việc quan -Xây dựng nguyên tắc phương pháp kiểm tra, đánh giá công tác hoạch định Đại học Quốc Gia để việc hoạch định đạt kết cao phát huy cách hiệu - Các chế tài liên quan đến hoạch định, có khen thưởng, kỷ luật phải thiết lập cách cơng khai hoạch định có chất lượng chất lượng Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm, tinh thần cầu tiến cán bộ, chuyên viên văn phòng cá nhân, đơn vị làm công tác hoạch định quan 19 Tiểu kết Khơng phủ nhận vai trò quan trọng cảu văn phòng cơng tác hoạch định Đại học Quốc Gia Hà Nội, cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan đạt thành tựu có giá trị cơng tác hoạch định.Tuy nhiên, sai sót, khuyết điểm tồn tác động từ bên bên Để công tác hoạch định Đại học Quốc Gia nói riêng đươn vị quan nói chung hoàn thiện hướng théo mục tiêu đặt cần phải đưa giải pháp khắc phục điểm yếu phát huy tối đa điểm mạnh, thành tự đạt được.Những giải pháp em đề cập góp phần cải thiện khuyết điểm tồn nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định 20 KẾT LUẬN Trong kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Việt Nam quan tổ chức thiếu phận văn phòng phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo quan khiến nhà quản trị văn phòng chủ động việc điều hành tổ chức thực hiện, gắn kết mối quan hệ công tác đơn vị, phòng ban khác quan, tổ chức, giúp nhà quản trị văn phòng phối hợp hiệu nguồn lực văn phòng quan Văn phòng với vai trò cửa ngõ thu thập xử lý thông tin truyền tải đến cấp lãnh đạo theo chức nhiệm vụ để lãnh đạo nắm tình hình cách xác, kịp thời, giúp xác định mục tiêu , xây dựng giải pháp, tầm quan trọng văn phòng cần cân nhắc, tập trung nhiều quan Qua trình khảo sát thực tế vai trò văn phòng quan trình tổ chức hoạch định quan em nhận thấy để làm tốt công việc trên, vai trò văn phòng khơng nhỏ, văn phòng giúp cho quan thu thập thơng tin xây dựng để từ làm sở cho bước hoạch định sau này, việc lập phải cụ thể, xác, thuyết phục Giúp quan xác định mục tiêu, mục tiêu yếu tố tiên để thực việc hoạch định, mục tiêu văn phòng tổ chức xây dựng từ mục tiêu chung đến mục tiêu cụ thể, từ mục tiêu cần phải làm trước mắt đến mục tiêu lâu dài cho tổ chức, bên cạnh mục tiêu đề cho hoạch định phải phù hợp với tình hình thực tế quan Có thể thấy vai trò văn phòng việc hoạch định quan tổ chức quan trọng, văn phòng phận đóng vai trò lớn xây dựng kế hoạch hoạt động, kế hoạch lịch trình cơng tác, kế hoạch cho kiện, chương trình cụ thể quan Qua ưu điểm, nhược điểm thấy qua q trình khảo sát đánh giá, em có đề xuất số giải pháp thực nhằm nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Đại học Quốc Gia Hà Nội, giải pháp mang lại cách nhìn cho lãnh đạo cán bộ, 21 chuyên viên làm việc Đại học Quốc Gia nói chung cán bộ, chuyên viên văn phòng Đại học Quốc Gia nói riêng, giúp quan tiếp tục hồn thiện, bước đắn, bám sát hồn thành mục tiêu cao nhất, giúp văn phòng quan khẳng định vai trò cơng tác hoạch định 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO - GS.TS Nguyễn Thành Độ, 2005 Giáo trình Quản trị văn phòng Hà Nội, NXB Lao động - Xã hội - Cổng thông tin điện tử http://www.vnu.edu.vn/home/ - TS Nguyễn Thị Ngọc An, 2006 Giáo trình Quản trị Hành chánh Văn phòng - Tập giảng mơn Kỹ hoạch định – Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Một số nguồn tin tham khảo Google công tác hoạch định 23 ... trò văn phòng cơng tác hoạch định Đại học Quốc gia Hà Nội Chương 3: Nhận xét, đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác hoạch định Văn phòng Đại học Quốc Gia Hà Nội CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ĐẠI HỌC QUỐC... Đại học Quốc gia Hà Nội 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Đại học Quốc gia Hà Nội 2.3Cơ cấu tổ chức Đại học Quốc gia Hà Nội CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI ĐẠI HỌC... phòng em hiểu vai trò quan trọng văn phòng cơng tác hoạch định quan tổ chức Đó lí em chọn nghiên cứu đề tài Khảo sát , đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Đại học Quốc Gia Hà Nội làm