Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I.NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3 1.1. Khái niệm về công tác hoạch định : 3 1.2. Vai trò của hoạch định : 3 1.3. Ý nghĩa của hoạch định : 4 1.4. Các hình thức của hoạch định : 5 1.5. Phương pháp hoạch định : 6 CHƯƠNG II.VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁCHOẠCH ĐỊNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 8 2.1.Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Ủy ban nhân dân phường Đống Mác : 8 2.1.1. Vài nét về Ủy ban nhân dân phường Đống Mác : 8 2.1.2. Chức năng , nhiệm vụ của văn phòng : 9 2.2. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Ủy ban nhân dân phường Đống Mác : 10 2.2.1. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định chức năng , nhiệm vụ : 10 2.2.2. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định bộ máy văn phòng tại Ủy ban : 10 2.2.3. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định quản lý nhân sự : 12 2.2.4. Vai trò của văn phòng công tác hoạch định trong hệ thống quy chế : 14 KẾT LUẬN 17 DANH MỤC THAM KHẢO 18
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU NỘI DUNG CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 1.1 Khái niệm công tác hoạch định : .3 1.2 Vai trò hoạch định : .3 1.3 Ý nghĩa hoạch định : .4 1.4 Các hình thức hoạch định : 1.5 Phương pháp hoạch định : CHƯƠNG II VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁCHOẠCH ĐỊNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 2.1.Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Ủy ban nhân dân phường Đống Mác : 2.1.1 Vài nét Ủy ban nhân dân phường Đống Mác : .8 2.1.2 Chức , nhiệm vụ văn phòng : .9 2.2 Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Ủy ban nhân dân phường Đống Mác : 10 2.2.1 Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định chức , nhiệm vụ : 10 2.2.2 Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định máy văn phòng Ủy ban : .10 2.2.3 Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quản lý nhân : 12 2.2.4 Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định hệ thống quy chế :.14 KẾT LUẬN 17 DANH MỤC THAM KHẢO 18 LỜI MỞ ĐẦU Trước tình hình đổi đất nước năm gần , với phát triển khoa học kỹ thuật , xã hội không ngừng lên , cơng tác văn phòng có vị trí quan trọng hoạt động tham mưu , giúp việc lãnh đạo ngày khẳng định vai trò , vị việc thực hiệu hoạt động lãnh đạo quan cấp Kỹ hoạch định quản trị văn phòng mơn chun nghành đòi hỏi phải có vốn kiến thức , đào tạo chuyên môn nghiệp vụ phải có kinh nghiệm việc thực kỹ áp dụng vào thực tế tương lai Trong thời gian vừa qua , em vừa trường Đại học Nội Vụ Hà Nội , khoa Quản trị văn phòng tổ chức cho kiến tập để nhằm nâng cao chất lượng đào tạo , mục tiêu đào tạo để sinh viên nắm vững kiến thức , nghiệp vụ chun mơn lý thuyết thực hành quan Được đồng ý Nhà Trường Khoa quản trị văn phòng em có điều kiện kiến tâp Ủy ban nhân phường Đống Mác, quận Hai Bà Trưng , thành phố Hà Nội Qua thời gian kiến tập Ủy ban , em nhận thấy việc thân có kỹ nghành văn phòng , đặc biệt kỹ hoạch dịnh quản trị văn phòng vơ cần thiết cho cơng việc người cán Văn phòng tương lai Vì , em thấy đề tài khảo sát , đánh giá vai trò văn phòng công tác hoạch định đề tài đáng để nghiên cứu , tìm hiểu áp dụng vào thực tiễn… Tính cấp thiết : Lý em chọn đề tài “ Khảo sát , đánh giá vai trò văn phòng tỏng cơng tác hoạch định “ em nhận thấy tầm quan trọng hoạch định cơng tác văn phòng quan Theo em biết : Tất nhà quản trị nói chung , đặc biệt nhà quản trị văn phòng nói riêng phải thực công tác hoạch định Thông qua hoạch định , nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức hoạt động cần thiết nhằm đạt thành công thời gian ngắn hạn dài hạn … Lịch sử nghiên cứu vấn đề : - Những thuyết lịch sử tiếng nghành Quản trị văn phòng vị giáo sư tiếng : James Stoner Stephen Robbins nghiên cứu chức quản trị : Hoạch dịnh ( Planning ) – Tổ chức ( Organizing ), Điều khiển ( Leading ) Kiểm tra ( Controlling ) - Bài “ Hoạch định tổ chức công tác hành “ trang web : Bàigiảng.com , …vv Đối tượng phạm vi nghiên cứu : - Đối tượng nghiên cứu : Ủy ban nhân nhân phường Đống Mác – quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu : Văn phòng hành Ủy ban nhân dân phường Đống Mác - Thời gian nghiên cứu : Từ năm 2013 đến năm 2016 Phương pháp nghiên cứu : - Phương pháp phân tích - Phương pháp đánh giá - Phương pháp so sánh - Phương pháp tổng hợp Bố cục : Chương I : Những vấn đề chung công tác hoạch định Chương II : Nội dung hoạch định quan Qua tập lớn “ Khảo sát , đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan UBND phường Đống Mác “ , em mong giúp người đọc hiểu thêm chức quan trọng môn , để từ người đọc áp dụng vào thực tiễn đời sống , giúp ích công việc học tập Trong thời gian nghiên cứu hồn thành tập lớn thân có nhiều cố gắng tránh khỏi thiếu sót hạn chế định Vì em mong nhận góp ý cán văn phòng , thầy mơn để tập lớn em hoàn thiện … NỘI DUNG CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 1.1 Khái niệm cơng tác hoạch định : - Hoạch định chức quan trọng trình quản trị , yêu cầu quản trị phải làm từ đầu Hoạch định bao gồm tất cơng việc có liên quan đến chuẩn bị cho hoạt động tổ chức tương lai - Hoạch định có đặc trưng : Hoạch định gắn liền với dự báo , phải chấp nhận độ sai lệch định Hoạch định hướng tới tương lai sở đánh giá khứ Tùy theo độ dài mục tiêu mà có hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn Ví dụ : Chuẩn bị ( xác định ) tuần tới , tháng tới , năm tới phải làm việc , đầu tư dự án , chương trình , biện pháp cần thực Hoạch định trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp , phương án tốt để thực mục tiêu khoảng thời gian định 1.2 Vai trò hoạch định : - Thực tốt chức hoạch định giúp nhà quản trị phát hội , lường trước , tránh né bất trắc tương lai, vạch hành động cách hữu hiệu nhận thức rõ tượng không chắn rủi ro trình hoạt động tổ chức - Hoạch định góp phần vào cải thiện vị cạnh tranh tổ chức nhờ vào việc cập nhật đổi mới, trì ổn định , cải thiện cách hiệu hoạt động tổ chức - Hoạch định tốt giúp thiết lập nên khuôn khổ mang tính định hướng cho việc thực chức vai trò thành viên tổ chức - Sự phối hợp tốt : Hoạch định cung cấp tảng cần thiết cho phối hợp hoạt động tổ chức Một kế hoạch rõ ràng hỗ trợ cho việc định rõ trách nhiệm phận phối hợp hoạt động phận - Tập trung suy ngẫm tương lai : Thực chức hoạch định thúc đẩy nhà quản trị suy nghĩ tương lai cân nhắc nguồn lực cần thiết hội tảng rủi ro mà tổ chức đương đầu - Kích thích tham gia : Xây dựng thực thi kế hoạch đòi hỏi tham gia tất thành viên tổ chức tăng cường hợp tác họ Sự tham gia người mang lại cho tổ chức lợi tạo lập tảng chuyên môn kiến thức rộng việc xây dựng kế hoạch Điều làm cho nhân viên hào hứng thực kế hoạch mà họ tham gia xây dựng - Hệ thống kiểm tra hiệu : Kế hoạch tổ chức cung cấp tảng cho tiến trình kiểm tra Hoạch định thiết lập mục tiêu tiêu chuẩn, nhờ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra 1.3 Ý nghĩa hoạch định : - Hoạch định tảng quản lý, giúp nhà quản lí có tư hệ thống để tiên liệu tình quản lý - Hoạch định trước giúp tổ chức chủ động , sẵn sang ứng phó với thay đổi mơi trường bên Việc hoạch định định trước làm ? Làm ? Ai làm ? Làm đâu ? Vì cầu nối để đến đích quan, tổ chức - Hoạch định giúp tổ chức tập trung vào mục tiêu sách đặt Sự đóng góp hoạch định kế hoạch phụ trợ hồn thành mục đích mục tiêu sở Do cần xác định tập trung mục tiêu, sách để hồn thành - Hoạch định sở để tiến hành hoạt động kiểm tra , giám sát Khơng có kế hoạch khơng thể kiểm tra Vì kiểm tra giữ cho hoạt động theo tiến trình cách điều chỉnh sai lệch so với kế hoạch Kiểm tra mà khơng có tiêu chuẩn , nhiệm vụ khơng biết muốn đâu Do đó, kế hoạch cung cấp tiêu chuẩn kiểm tra 1.4 Các hình thức hoạch định : a.Hoạch định từ xuống : - Đây hình thức hoạch định thường thấy doanh nghiệp quốc doanh thời bao cấp Cấp cao tổ chức xây dựng kế hoạch trước sau cấp theo cấp cuối - Ưu điểm : Đảm bảo tính thống kế hoạch , giữ vững định hướng đảm bảo vai trò điều tiết cấp cấp qua kế hoạch - Nhược điểm : Kế hoạch thường không sát với thực tế , khó thực , phải điều chỉnh thường xuyên , kích thích tính động sáng tạo cấp , hoạt động cách thụ động hiệu b Hoạch định từ lên : - Đây hình thức ngược lại so với hình thức thứ - Ưu điểm : Kế hoạch thường sát với thực tế , phát huy tính chủ động sáng tạo cấp dưới, khai thác tiền sở - Nhược điểm : Không đảm bảo tính thống kế hoạch , khó giữ vững định hướng chung , làm giảm vai trò điều tiết cấp cấp thông qua kế hoạch c.Hoạch định theo quy trình hai xuống lên : Quy trình thực sau : - Vào đầu năm ( thường tháng 11 12 năm trước ) cấp xây dựng kế hoạch cho cấp hướng dẫn việc lập kế hoạch cho cấp - Cấp vào kế hoạch cấp khác để xây dựng cho cấp gửi cho cấp để xem xét định - Sau cấp gửi trả lại cho cấp tổ chức thực - Ưu điểm : Đây hình thức vận dụng cách phổ biến Nó đảm bảo việc kế hoạch thực cách thống Giữ vững định hướng cấp Khơng hạn chế tính chủ động , sáng tạo cấp , kế hoạch sát với thực tiễn - Nhược điểm : Mất nhiều thời gian, công sức, lỡ hội 1.5 Phương pháp hoạch định : a.Xác định mục tiêu yêu cầu : Khi phải làm công việc , điều mà phải quan tâm : - Tại bạn phải làm công việc ? - Nó có ý nghĩa với tổ chức , phận bạn ? - Hậu bạn không thực chúng ? Why ( Tại ) 1W 5W Khi bạn thực cơng việc điều bạn nên xem xét why với nội dung Xác định yêu cầu , mục tiêu giúp bạn hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối b Xác định nội dung công việc : - 1W = What ? Nội dung cơng việc ? - Chỉ bước thực cơng việc giao - Bước sau “ kết “ bước trước theo trật tự logic , khoa học c.Xác định đối tượng , địa điểm , thời gian : W= Who ( đối tượng ) , W= Where ( địa điểm) , W = When ( thời gian ) ? - Ai người thực - Ai làm việc ? - Ai kiểm tra ? - Ai hỗ trợ phối hợp thực ? - Ai chịu trách nhiệm ? - Đơn vị thực - Địa điểm thực đâu - Thời gian , d Xác định cách thức thực : H = How ( ) ? - Xác định quy trình thực cơng việc - Phương pháp , thủ tục thực công việc - Tài liệu , văn hướng dẫn thực ( cách thức thực công việc ) ? - Tiêu chuẩn thực ? - Nếu có máy móc , thiết bị , cơng nghệ cách thức vận hành ? e.Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm sốt : - Cơng việc có đặc tính ? - Làm để đo lường đặc tính ? - Đo lường dụng cụ , máy móc , cơng nghệ - Có điểm kiểm sốt điểm kiểm soát trọng yếu ? Phương pháp kiểm tra ( check ) liên quan đến nội dung sau: - Có bước công việc cần phải kiểm tra Thơng thường có cơng việc cần số lượng tương tự bước phải kiểm tra - Tần suất kiểm tra ? Việc kiểm tra thực lần hay thường xuyên ( lần ? ) - Ai tiến hành kiểm tra ? f Xác định nguồn lực thực : - Tài ? - Sức lao động ? - Trang thiết bị máy móc ? - Công nghệ ? - Thông tin , quan hệ … CHƯƠNG II VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁCHOẠCH ĐỊNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỐNG MÁC 2.1.Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Ủy ban nhân dân phường Đống Mác : 2.1.1 Vài nét Ủy ban nhân dân phường Đống Mác : Tên quan : Trụ sở Ủy ban nhân dân phường Đống Mác Địa : số Đống Mác , quận Hai Bà Trưng , TP Hà Nội Trụ sở UBND phường Đống Mác nằm phía Đơng Nam quận Hai Bà Trưng , phường Đống Mác có vị quan trọng phát triển kinh tế , văn hóa , xã hội , an ninh quốc phòng Là phường giáp ranh với phường Phạm Đình Hổ ( phía Bắc ), phường Bạch Đằng ( phía Đơng ) , phường Đồng Nhân ( phía Tây ), phường Thanh Lương Thanh Nhàn ( phía Nam ) Hệ thống trị phường kiện toàn đầy đủ hoạt động tốt, Đảng ủy – Hội đồng nhân dân - Ủy ban Mặt trận tổ quốc, ban nghành đồn thể, tổ chức trị xã hội tổ chức chặt chẽ từ phường tới khu dân cư, tổ dân phố Các thành viên hệ thống trị ln nòng cốt việc lãnh đạo , tổ chức , vận động nhân dân thực nhiệm vụ trị , xây dựng phát triển kinh tế - xã hội , bảo đảm an ninh trị , trật tự an toàn xã hội địa bàn phường , đẩy mạnh thực phong trào thi đua yêu nước , vận động lớn Đảng Nhà nước Ngoài , cấu tổ chức trụ sở UBND phường Đống Mác , văn phòng UBND phận giúp việc cho UBND trình điều hành , lãnh đạo quan với hai chức tham mưu hậu cần Tham mưu giúp UBND phường mặt tổ chức , điều hành công việc lãnh đạo , đạo , quản lý , tổ chức lịch làm việc phận phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày ban nghành , tổ chức buổi làm việc , hội họp chuyến công tác , chuẩn bị tài liệu cho Đảng ủy , HĐND UBND đảm bảo điều kiện làm việc cho Ủy ban … 2.1.2 Chức , nhiệm vụ văn phòng : a Chức : Văn phòng UBND phận giúp việc cho UBND trình điều hành , lãnh đạo quan với hai chức tham mưu hậu cần Tham mưu giúp UBND xã mặt tổ chức , điều hành công việc lãnh đạo , đạo , quản lý , tổ chức lịch làm việc phận phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày ban nghành , tổ chức buổi làm việc , hội họp chuyến công tác chuẩn bị tài liệu cho Đảng ủy , HĐND UBND đảm bảo điều kiện làm việc cho Ủy ban b Nhiệm vụ : Văn phòng UBND phường có số nhiệm vụ sau : - Giúp lãnh đạo xây dựng chương trình cơng tác tồn nhiệm kỳ, hàng năm, tháng, q, tuần - Theo dõi nắm tình hình ban chức báo cáo tiến độ thực công việc cho chủ tịch UBND phường , giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấp giấy giới thiệu trả lời giải đề nghị , kiến nghị nhân dân - Chuẩn bị tài liệu cần thiết họp việc giải công việc hàng ngày ủy ban - Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo , quản lý văn , tiếp dân làm công tác văn thư , đánh máy đề xuất công việc giải hàng ngày - Tổ chức điều hành họp , hội nghị , ghi biên hội nghị - Chuẩn bị ban hành văn để quản lý , tổ chức thực - Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ UBND để phục vụ cho việc tra tìm nhanh chóng thuận tiện - Tổ chức công tác văn thư , quản lý văn quan văn bên ngồi quan gửi đến 2.2 Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Ủy ban nhân dân phường Đống Mác : 2.2.1 Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định chức , nhiệm vụ : Việc hoạch định chức , nhiệm vụ giúp văn phòng đạt mục tiêu hiệu : - Tổ chức máy văn phòng khoa học , gọn nhẹ , chức - Từng bước cơng nghệ hóa cơng tác văn phòng , tin học hóa văn phòng ; sử dụng mạng LAN , Internet , Wireless … - Trang bị thiết bị đại : máy tính , máy fax , máy photocopy, máy in , … Các máy móc đại giảm thiểu chi phí, sức lực , đem lại suất cao hoạt động - Khơng ngừng hồn thiện kỹ nghiệp vụ - Tạo tiền đề để phát triển cho công ty : +Nâng cao suất lao động văn phòng , giúp cho lãnh đạo khỏi cơng việc hành mang tính vụ , tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán , nhân viên văn phòng , tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu cao + Thực tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phòng Khi văn phòng thực chức văn phòng góp phần tạo cho nhân viên có thái độ tích cực cơng việc 2.2.2 Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định máy văn phòng Ủy ban : Cơ cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác văn phòng bố trí để đảm nhận nhiệm vụ cơng tác văn phòng Các phận chủ yếu cấu tổ chức văn phòng Ủy ban bao gồm : - Bộ phận hành văn thư : Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận xử lý , bảo quản , chuyển giao văn ngồi quan , tổ chức cơng tác lễ tân , khách tiết bảo mật , quản lý sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư 10 - Bộ phận tổng hợp : Gồm số nhân viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương đường lối sách cấp , lĩnh vực chun mơn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng công tác lãnh đạo , điều hành hoạt động , theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng đề xuất phương án giải - Bộ phận lưu trữ : Sưu tầm tài liệu có, liên quan đến hoạt động quan , phân loại đánh giá , chỉnh lý tài liệu thực lưu trữ tài liệu theo quy định nghành cho yêu cầu quan , tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ , khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho phận quan - Bộ phận tài vụ : Dự trù kinh phí cho hoạt động quan , tổ chức thực việc cấp phát theo dõi sử dụng kinh phí phận quan - Bộ phận tổ chức nhân : Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hoạt động : tuyển dụng , bố trí sử dụng , đào tạo , bồi dưỡng lao động , theo dõi , đánh giá lao động , tổ chức công tác khen thưởng , kỷ luật , quản lý hồ sơ nhân - Bộ phận bảo vệ : Tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động quan , bảo vệ môi trường , cảnh quan đơn vị , kiểm tra đôn đốc phận chấp hành quy định bảo vệ an ninh trật tự phạm vi quan Là quan nhà nước , Ủy ban nhân dân phường Đống Mác có phân cơng rõ ràng cụ thể cơng tác văn phòng cho nhân viên Các phận văn phòng có phối hợp hài hòa với , nhiên khối lượng công việc nhiều , cần phải thực đồng thời đồng khối lượng công việc đạt hiệu cao nhịp nhàng công việc Ngồi chức phận có chức giám sát cơng việc Các cơng việc khơng bị bó hẹp phạm vi mà ln liên hệ chặt chẽ với , hoạt động theo dây chuyền , mắt xích với Quy trình làm việc văn phòng thực tương đối hiệu , chất lượng Theo quan sát tìm hiểu , quy trình tổ chức họp UBND 11 phường Đống Mác có hình thức đa dạng phong phú , quy mô lớn , bàn bạc nhiều vấn đề , kết thúc có kỷ yếu khuyến cáo thành phần thực tốt , có nguyên tắc chung họp , nội dung tổ chức họp chia làm giai đoạn rõ ràng : Tổ chức thực công việc trước họp ( sở vật chất , kinh phí , giấy mời , đón tiếp đại biểu , kế hoạch tài , …) ; Thực công việc họp diễn ( Bao quát khu vực họp , hỗ trợ trang thiết bị cho họp ,…) ; Tổ chức thực công việc sau hội họp ( Lập hồ sơ họp, họp rút kinh nghiệm , ) Ngồi , quy trình tổ chức chuyến công tác UBND phường Đống Mác chuẩn bị kỹ , chia làm giai đoạn cụ thể : Giai đoạn :Chuẩn bị trước chuyến ( Cơ sở vật chất , phương tiện , nơi ăn , tài liệu , … ) ; Giai đoạn : Tổ chức công việc chuyến công tác ( Theo dõi chuyến để hỗ trợ kịp thời , xử lý vấn đề phát sinh , … ) ; Giai đoạn : Tổ chức công việc sau chuyến công tác ( Lập hồ sơ , tốn chi phí , bàn giao sở vật chất phương tiện thiết bị , họp rút kinh nghiệm sau chuyến đi) Bên cạnh , tồn số hạn chế : cán văn phòng chưa thực đào tạo kỹ lưỡng ; Công tác tham mưu văn phòng chưa thực hiệu , … 2.2.3 Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quản lý nhân : Do Ủy ban nhân dân phường Đống Mác hoạt động theo quy mô nhỏ nên văn phòng UBND có quy mơ nhỏ Văn phòng làm việc UBND có : cán phụ trách tất hoạt động liên quan đến hành văn phòng văn thư – lưu trữ => Số lượng phù hợp với quy mơ văn phòng, đáp ứng đủ cơng việc văn phòng Trong khoảng thời gian ba năm từ năm 2013-2016, văn phòng tổ chức hành có nhiều lần thay đổi số lượng nhân Có nhân viên nghỉ việc tuyển dụng thêm, khơng có trường hợp tun chuyển hay cắt giảm biên chế 12 Chất lượng, trình độ nhân văn phòng nhìn chung tốt Trình độ học vấn có cao đẳng đại học quy nghề nghiệp Hàng năm, vào trình độ đội ngũ cán nhân viên, yêu cầu công tác quản lý, phát triển văn phòng nói riêng cơng ty nói chung, nhu cầu đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ nhân sự, văn phòng xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trình độ: -Kế hoạch đào tạo bồi dưỡng đổi nghề, nâng cao trường ngành, dài hạn, ngắn hạn -Kế hoạch lớp bồi dưỡng ngắn hạn, với nội dung cập nhận nghiệp vụ, dịch vụ mới, bồi dưỡng thêm trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ nhân Nhân viên văn phòng khơng ngừng rèn luyện học tập để nâng cao trình độ Với chế độ tính lương theo hệ số phức tạp công việc, theo hệ số chất lượng phát triển nhân viên cách toàn diện phẩm chất, tinh thần, họ hăng hái tham gia vào khóa đào tạo mong có đủ kiến thức cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ, đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, ý chí tiến thủ… cơng việc gắn liền với lương thưởng Tổ chức thực việc bố trí, xếp lại lượng nhân viên phù hợp với mơ hình văn phòng giúp cho phát triển lực cá nhân nhân viên Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng ủy ban : -Hồn thiện cơng tác nguồn nhân lực Nâng cao trình độ đội ngũ cán làm công tác kế hoạch để đáp ứng yêu cầu công việc Nắm vững định hướng phát triển ủy ban -Hồn thiện cơng tác thù lao lao động, cơng tác khen thưởng, khuyến khích nhân viên cần có ý tưởng mới, sáng tạo đảm bảo yếu tố khách quan, xác -Hồn thiện công tác tuyển dụng nhân Để tuyển dụng nguồn lao động có chất lượng cao văn phòng công ty cần thu hút lao động từ nhiều nguồn -Đào tạo phát triển nguồn nhân lực thích hợp xác 13 -Tăng cường hoạt động đánh giá thực cơng việc 2.2.4 Vai trò văn phòng công tác hoạch định hệ thống quy chế : Quy chế hoạt động văn quan, tổ chức thể quy tắc, quy định, quy trình, thủ tục thực cơng việc quan, tổ chức Xây dựng thực tốt quy chế làm việc ủy ban việc làm quan trọng, có ý nghĩa định việc nâng cao chất lượng hoạt động ủy ban , nhằm thực tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo vai trò lãnh đạo tập trung , phát huy tốt trách nhiệm cá nhân, người đứng đầu giải tốt mối quan hệ công tác * Vai trò quy chế hoạt động quan: -Đảm bảo nguyên tắc hoạt động -Là sở giúp lãnh đạo quan điều hành hoạt động quan -Là sở giúp lãnh đạo quan kiểm tra, giám sát hoạt động Việc ban hành nội quy quy chế, giúp nâng cao hiệu hoạt động quan Quy chế hoạt động văn phòng văn thể quy tắc, quy định, cách thức, quy trình, thủ tục thực cơng việc văn phòng *Nội dung văn quy chế hoạt động văn phòng gồm: Thứ nhất, quy chế cần thể nguyên tắc hoạt động quản lý văn phòng Trong nội dung quy chế cần thể rõ nguyên tắc quản lý theo thứ bậc hành văn phòng doanh nghiệp Ngun tắc cần quy định rõ quan hệ quản lý lãnh đạo văn phòng với lãnh đạo phận văn phòng với nhân viên văn phòng Thứ hai, quy chế cần thể rõ chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ phối hợp công việc phận văn phòng Thứ ba, quy chế phải quy định cụ thể cách thức, quy trình thủ tục thực cơng việc văn phòng Thứ tư, quy chế cần phải thể quy tắc, quy định thời gian 14 làm việc, quy tắc, quy định văn hóa, ứng xử, giao tiếp, ăn mặc văn phòng *Vai trò, ý nghĩa hoạch định xây dựng quy chế hoạt động văn phòng: - Quy chế hoạt động giúp văn phòng hoạt động thống - Quy chế hoạt động giúp hoạt động văn phòng có quy tắc, có kỉ luật góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng - Quy chế hoạt động sở để nhà quản trị văn phòng giám sát, kiểm tra hoạt động văn phòng - Quy chế văn thư-lưu trữ giúp hoạt động ủy ban thực theo quy định quan cấp - Giúp cho hoạt động quản lý công ty hiệu Hiện nay, việc áp dụng quy chế cơng ty văn phòng tổ chức hành nói riêng cơng ty nói chung tốt Nhân viên công ty chấp hành làm theo nội dung quy chế, quy định *Tuy nhiên bên cạnh hạn chế: -Nội dung quy định quy chế rờm rà, khó hiểu -Việc thiếu quy chế, xây dựng tổ chức thực quy chế không tốt thường dẫn đến tình trạng phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên không vào hướng dẫn cấp - Nguyên tắc dân chủ tập trung chưa áp dụng thường xuyên chưa thực lấy quy chế làm sở giải công việc ,… => Từ thực tế việc xây dựng thực quy chế làm việc cơng ty rút số vấn đề sau: - Một là, trình xây dựng thực quy chế làm việc phải nhận thức đúng, đầy đủ nguyên tắc làm việc.Phân biệt rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận Cần phải phân định rõ chức lãnh đạo cán bộ, phát huy vai trò lãnh đạo, tăng cường đồn kết thống nội - Hai là, cấp cần thường xuyên tiến hành kiểm tra việc xây dựng tổ chức thực quy chế để làm rõ ưu điểm kịp thời giải 15 việc làm chưa đúng, thiếu sót việc làm vi phạm quy chế, lợi dụng chức quyền, lợi dụng danh nghĩa để giải cơng việc theo mục đích cá nhân, vi phạm nguyên tắc Ủy ban - Ba là, nhân viên phải nêu cao ý thức trách nhiệm, chấp hành nghiêm quy định quy chế giải cơng việc phải đặt lợi ích chung lợi ích cá nhân, ln có phối hợp chặt chẽ, vận dụng xử lý linh hoạt mối quan hệ - Bốn là, trình xây dựng, thực quy chế phận tham mưu giúp việc cần thường xuyên giúp cấp rà soát phát điều cần sửa đổi bổ sung, kịp thời đưa vào quy chế nội dung phù hợp đặc biệt thấy cấp giải công việc chưa với quy chế cần phải kịp thời góp ý, đề xuất tham mưu để giúp lãnh đạo chấn chỉnh, sửa chữa không mắc sai lầm Đối với nhân viên phân công lãnh đạo cấp cần phải biết lắng nghe xử lý tốt thơng tin để có định xác, đắn 16 KẾT LUẬN Cơng tác hành văn phòng , cơng tác hoạch định nghiệp vụ cần thiết, quan trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước Nó giúp Uỷ ban nhân dân phường giải nhanh chóng, xác kịp thời tránh sai sót xảy Đặc biệt tình hình đất nước trước yêu cầu xây dựng tiến hơn, đại Làm tốt nghiệp vụ Văn phòng giúp cho chủ tịch , phó chủ tịch phận chuyên mơn có liên quan thực theo dõi tồn chương trình kế hoạch tình hình thực chủ trương đường lối Đảng Nhà nước Qua báo cáo kịp thời xác giúp cho lãnh đạo quan nắm tình hình công việc quan để chủ trưởng quan có biện pháp kế hoạch giải kịp thời xác thơng tin cần thiết để phục vụ cơng tác quản lý quan Do cơng tác Hành văn phòng – Hoạch định văn phòng đòi hỏi cán viên chức phải có trình độ chun mơn, nghiệp vụ định đặc biệt có tâm huyết với nghề đem lại hiệu cao công việc Qua thời gian kiến tập nghề Ủy ban nhân dân phường Đống Mác thân học thực tế sâu sắc vốn kiến thức nghiệp vụ hoạch định văn phòng phong cách làm việc cán văn phòng giúp em có thêm nhiều kiến thức để trở thành nhà quản trị tương lai 17 DANH MỤC THAM KHẢO Bài giảng Quản trị văn phòng – Thạc sĩ Phạm Thị Ngân Giáo trình Quản trị hành văn phòng – Tiến sĩ Nguyễn Thị Ngọc An Tài liệu tham khảo môn : Quản trị hành văn phòng trang web : kenhsinhvien.vn Bài giảng mơn Quản trị văn phòng Học viện Bưu Chính Viễn Thơng Bài giảng mơn Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tài liệu môn Quản trị hành văn phòng trang web : kiemtailieu.com Những thuyết lịch sử tiếng nghành Quản trị văn phòng vị giáo sư tiếng : James Stoner Stephen Robbins nghiên cứu chức quản trị : Hoạch dịnh ( Planning ) – Tổ chức ( Organizing ) , Điều khiển ( Leading ) Kiểm tra ( Controlling ) Bài Hoạch định tổ chức cơng tác hành trang web : Bàigiảng.com , …vv 18 ... , tìm hiểu áp dụng vào thực tiễn… Tính cấp thiết : Lý em chọn đề tài “ Khảo sát , đánh giá vai trò văn phòng tỏng cơng tác hoạch định “ em nhận thấy tầm quan trọng hoạch định công tác văn phòng. .. phòng , đặc biệt kỹ hoạch dịnh quản trị văn phòng vơ cần thiết cho công việc người cán Văn phòng tương lai Vì , em thấy đề tài khảo sát , đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định đề tài đáng... Những vấn đề chung công tác hoạch định Chương II : Nội dung hoạch định quan Qua tập lớn “ Khảo sát , đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan UBND phường Đống Mác “ , em mong giúp người