Đang tải... (xem toàn văn)
Trong xu hướng phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế hiện nay, hoạt động kinh doanh nổi lên như một mắt xích quan trọng đóng góp một phần không nhỏ vào sự phát triển của đất nước. Chính vì vậy vai trò của nhà quản lý doanh nghiệp cũng đòi hỏi những yêu cầu ngày càng khắt khe hơn. Một nhà quản lý giỏi phải biết được chính xác điều mình muốn người khác làm và biết được họ đã làm như thế nào để công việc hoàn thành một cách thành công nhất với chi phí thấp nhất. Để đạt được điều đó, nhà quản lý không những phải xác định được mục tiêu rõ ràng, hoạch định chiến lược chu đáo, tổ chức hợp lý, điều hành phối hợp tốt mà còn phải có sự kiểm tra chặt chẽ tất cả các hoạt động đã và đang diễn ra trong doanh nghiệp. Một trong những nguyên tắc rất quan trọng của tổ chức quản lý và là khâu cuối cùng then chốt của quá trình tổ chức đó là phải “Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ và đúc kết kinh nghiệm”. Với kiến thức về quản lý còn hạn chế em rất mong sự đóng góp ý kiến của Thày Cô giáo cho đề tài này của em. Em xin chân thành cảm ơn! Bài tiểu luận gồm có 3 phần chính sau: I . Cơ sở lý luận II. Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả cao trong doanh nghiệp III. Thực trạng công tác kiểm tra trong doanh nghiệp hiện nay ( lấy ví dụ về Công ty May Đáp Cầu – Bắc Ninh ).
LỜI MỞ ĐẦU Trong xu hướng phát triển mạnh mẽ kinh tế nay, hoạt động kinh doanh lên mắt xích quan trọng đóng góp phần không nhỏ vào phát triển đất nước Chính vai trị nhà quản lý doanh nghiệp đòi hỏi yêu cầu ngày khắt khe Một nhà quản lý giỏi phải biết xác điều muốn người khác làm biết họ làm để công việc hồn thành cách thành cơng với chi phí thấp Để đạt điều đó, nhà quản lý phải xác định mục tiêu rõ ràng, hoạch định chiến lược chu đáo, tổ chức hợp lý, điều hành phối hợp tốt mà cịn phải có kiểm tra chặt chẽ tất hoạt động diễn doanh nghiệp Một nguyên tắc quan trọng tổ chức quản lý khâu cuối then chốt trình tổ chức phải “Có kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực nhiệm vụ, qua xử lý vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ đúc kết kinh nghiệm” Với kiến thức quản lý hạn chế em mong đóng góp ý kiến Thày Cơ giáo cho đề tài em Em xin chân thành cảm ơn! Bài tiểu luận gồm có phần sau: I Cơ sở lý luận II Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu cao doanh nghiệp III Thực trạng công tác kiểm tra doanh nghiệp ( lấy ví dụ Công ty May Đáp Cầu – Bắc Ninh ) NỘI DUNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN Khái niệm : Với tư cách chức quản lý kiểm tra hiểu trình xác định thành đạt thực tế, so sánh với tiểu chuẩn xây dựng; sở phát sai lệch nguyên nhân sai lệch đó; đồng thời đề giải pháp cho chương trình hành động nhằm khắc phục sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt mục tiêu định Sản xuất - dịch vụ Marketing Tài - kế Nhân tốn Khối lượng sản Doanh số Chi phí sản Năng suất lao động phẩm dịch vụ Chất lượng xuất - dịch vụ sản Chi phí bán hàng Dự trữ Quan hệ người phẩm - dịch vụ lao động Chi phí cho sản Chi phẩm-dịch vụ phí quảng cáo Lợi nhuận Số ngày vắng mặt chiêu thị không lý Mức độ hoàn thành Việc thực tiêu Lưu chuyển Phát triển đội ngũ công việc cá bán hàng dịch vụ đối tiền tệ nhân cán quản lý với người Bảng kê số điểm thiết yếu doanh nghiệp cần tập trung kiểm tra Vai trò tác dụng kiểm tra - Kiểm tra chức cuối quản lý song khơng phải cơng đoạn cuối Nó thực suốt trình kinh doanh việc, công đoạn sản xuất – dịch vụ kết cuối chu kỳ kinh doanh Vì vậy, kiểm tra tạo cứ, chứng cụ thể rõ ràng phục vụ cho việc hoàn thiện định quản lý đồng thời góp phần đơn đốc cho việc thực kế hoạch với hiệu cao Trong thực tế, kế hoạch tốt khơng thực theo ý muốn Các nhà quản lý cấp họ mắc sai lầm kiểm tra cho phép họ chủ động phát hiện, sửa chữa sai lầm trước chúng trở nên nghiêm trọng để hoàn thành theo kế hoạch đề - Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý người lãnh đạo, nhờ kiểm tra nhà quản lý kiểm tra yếu tố ảnh hưởng tới thành công doanh nghiệp Điều quan trọng quyền kiểm tra có nghĩa nhà quản lý bị vơ hiệu hố Ngày với nhu cầu mở rộng dân chủ doanh nghiệp kiểm tra khuyến khích chế độ uỷ quyền, hợp tác mà khơng làm giảm khả kiểm tra người lãnh đạo Trong hệ thống quản lý tập trung cũ, nhà quản lý xác định tiêu chuẩn phương pháp để đạt tiêu chuẩn Trong hệ thống mới, nhà quản lý thông báo hệ tiêu chuẩn họ cho phép nhân viên vận dụng khả sáng tạo để qui định phương pháp giải vấn đề Điều cho phép nhà quản lý theo sát tiến nhân viên mà không can thiệp vào công việc ảnh hưởng đến sáng tạo họ - Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát đối phó với thay đổi môi trường Thị trường biến động, đối thủ cạnh tranh liên tục giới thiệu sản phẩm, dịch vụ để thu hút khách hàng, vật liệu công nghệ liên tục phát minh sách Nhà nước ln điều chỉnh ban hành Vì kiểm tra giúp nhà quản lý ln nắm tranh tồn cảnh mơi trường có phản ứng thích hợp trước vấn đề hội ảnh hưởng đến sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp Ví dụ có khác biệt khả nhận biết đòi hỏi khách hàng sản phẩm mới, chất lượng khả rút ngắn chu kỳ tạo phân phối sản phẩm đến người tiêu dùng Nhiều nhà kinh doanh vào năm 1980 cho "tốc độ tiêu chuẩn hàng đầu định thành công doanh nghiệp" Tuy nhiên nay, nhiều nhà quản lý nhận khách hàng không chờ đợi tốc độ mà sản phẩm dịch vụ người tiêu dùng hoá Kazuo Morohoshi – Giám đốc trung tâm kinh tế Toyota cho rằng: “ Chúng ta nhận sản phẩm cho đông đảo quần chúng không đáp ứng đủ Vào kỷ 21 người tiêu dùng cần sản phẩm phù hợp với họ” Người chiến thắng doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu đa dạng người tiêu dùng với tốc độ nhanh - Kiểm tra tạo tiền đề cho trình hồn thiện đổi quản lý hoạt động Với việc đánh giá hoạt động kiểm tra khẳng định gía trị định thành công doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh Những giá trị tiêu chuẩn hố để trở thành chuẩn mực cho hành vi thành viên doanh nghiệp Đồng thời kiểm tra giúp nhà quản lý cải tiến hoạt động doanh nghiệp qua việc xác định vấn đề hội cho doanh nghiệp Ví dụ: Kiểm tra hoạt động tiêu thụ sản phẩm giúp phát điều chưa phù hợp sản phẩm với yêu cầu người tiêu dùng… Từ doanh nghiệp có thay đổi, giải pháp cần thiết cơng nghệ, nguyên liệu, thị trường mục tiêu… Như vậy, kiểm tra góp phần làm cho hoạt động khơng ngừng hồn thiện đổi II- NHỮNG YÊU CẦU CẦN THIẾT ĐỂ KIỂM TRA ĐẠT HIỆU QUẢ CAO TRONG DOANH NGHIỆP : Một số điều kiện để kiểm tra có hiệu quả: - Theo quan điểm Robert J Mockless : Kiểm tra quản lý cố gắng có hệ thống để xác định tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch , thiết kế hệ thống tinh giản phản hồi, so sánh thực với tiêu chuẩn, xác định đo lường mức độ sai lệch thực việc điều chỉnh để đảm bảo nguồn lực sử dụng cách có hiệu việc thực mục tiêu Ta phân chia thành bước sau: Kết thực tế Đo lường kết thực tế Kết mong muốn So sánh thực với tiêu chuẩn Xác định sai lệch Thực Chương trình Phân tích ngun điều chỉnh điều chỉnh nhân sai lệch Bên cạnh để kiểm tra có hiệu cần phải tạo chuẩn bị đầy đủ điều kiện sau: + Có chuẩn mực cần thiết chúng phải trình bày dễ hiểu dễ sử dụng + Có cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ tất lĩnh vực, mặt, khâu hoạt động + Có phương pháp, trình độ đánh giá phối hợp, tổng hợp mức độ hoàn thành cơng việc với báo cáo, biểu đồ tài + Loại trừ số liệu không cần thiết + Tiến hành đồng hoạt động, phát sai lệch, xem xét nguyên nhân xử lý cần thiết Các yêu cầu cần thiết kiểm tra : 2.1 Hệ thống kiểm tra cần thiết kế theo kế hoạch nguyên tắc cụ thể: - Các hệ thống kiểm tra cần phải phản ánh kế hoạch mà chúng theo dõi Thông qua hệ thống kiểm tra nhà quản trị phải nắm diễn biến trình thực kế hoạch Các kế hoạch chương trình có đặc trưng thống nhất, nhiên thơng tin để kiểm tra tiến trình thực chương trình marketing khác nhiều so với thông tin cần thiết kiểm tra kế hoạch sản xuất - Trong trình xác định hệ thống kiểm tra cần đảm bảo tuân theo nguyên tắc sau: + Nguyên tắc kiểm tra điểm thiết yếu: đòi hỏi xác định khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm tra thiết yếu để tập trung ý vào khu vực điểm + Nguyên tắc địa điểm kiểm tra: phải tiến hành nơi hoạt động + Nguyên tắc số lượng nhỏ nguyên nhân: nêu rõ hội ngẫu nhiên định, số lượng nhỏ nguyên nhân gây đa số kết Đây nguyên tắc quan trọng tạo sở khoa học cho nhà quản lý họ cố gắng xác định khu vực hoạt động thiết yếu điểm thiết yếu Đồng thời đòi hỏi xem xét kỹ nguyên nhân gây nên để có biện pháp điều chỉnh hiệu + Nguyên tắc tự kiểm tra: đòi hỏi tinh thần tự giác cá nhân cao, người, phận phải tự kiểm tra tốt 2.2 Hệ thống Kinh tế cần phù hợp với tổ chức ngư ời doanh nghiệp: - Hệ thống kinh tế phải phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp ví dụ :1 doanh nghiệp nhỏ phải có hệ thống kinh tế khác với doanh nghiệp lớn Một dây chuyền sản xuất hàng loạt phải có hệ thống kinh tế khác với dây chuyền sản xuất đơn - Hệ thống kinh tế phải phản ánh cấu tổ chức, bảo đảm có người chịu trách nhiệm trước hoạt động chịu trách nhiệm điều chỉnh có sai lệch - Hệ thống kinh tế phải phù hợp với vị trí cơng tác cán quản trị Ví dụ nhà quản trị cấp cao quan tâm tới công cụ kinh tế tổ chức Nhưng người trực tiếp giám sát công việc lại cần ngân quỹ phi tiền tệ số lao động, số sản phẩm sản xuất được, số % nguyên liệu bị lãng phí - Hệ thống kinh tế phải phù hợp với trình độ cán bộ, cơng nhân bầu khơng khí doanh nghiệp Ví dụ hệ thống kinh tế ngặt nghèo áp dụng vào số tổ chức ngư ời có trình độ tay nghề cao có quyền tham gia đáng kể vào trình định bị thất bại - Hệ thống kinh tế phải đơn giản tạo tự hội tối đa cho người quyền sử dụng kinh nghiệm, khả khéo léo để hồn thiện cơng việc giao 10 2.3 Kiểm tra phải đảm bảo tính khách quan, xác linh hoạt: Mặc dù việc quản trị tất yếu phải bao gồm nhiều yếu tố chủ quan việc đánh giá người, hoạt động kiểm tra phải mang tính khách quan xác Dựa tiêu chuẩn rõ ràng thích hợp Tránh thái độ định kiến cách đánh giá cảm tính mà khơng có luận vững để minh chứng Đồng thời đòi hỏi hệ thống kinh tế phải thích ứng với biến đổi khơng lường trư ớc ( kế hoạch, chi phí ) đảm bảo cho việc tiến hành đo lư ờng, đánh giá, điều chỉnh hoạt động cách có hiệu 2.4 Kiểm tra phải có điều chỉnh việc thực hiện: Điều chỉnh thể giá trị tác dụng kiểm tra, việc kiểm tra coi có tác dụng sai lệch so với kế hoạch điều chỉnh thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức điều hành thích hợp Q trình điều chỉnh phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Chỉ điều chỉnh thật cần thiết - Điều chỉnh mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xâú 11 - Phải tính tới hậu sau điều chỉnh - Tránh để lỡ thời , tránh baỏ thủ - Tuỳ điều kiện mà kết hợp cácphương phápđiều chỉnh cho hợp lý III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA TRONG DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY ( Lấy ví dụ cơng ty may Đáp Cầu- Băc ninh): Công ty may Đáp Cầu doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam, thành lập năm 1967 gồm 3200 cán cơng nhân viên Bộ máy tổ chức gồm có: + Ban giám đốc cơng ty + phịng nghiệp vụ giúp việc ban giám đốc + xí nghiệp may xưởng phụ trợ Hiện nay, thực quy trình giao nhiệm vụ theo cấp: Cơng ty giao nhiệm vụ cho đơn vị phịng, xí nghiệp Đơn vị giao nhiệm vụ cho tổ, tổ giao nhiệm vụ cho cá nhân Trong nhiệm vụ giao lại chia làm ba loại, nhiệm vụ phải thực quý, tháng tuần Sau nhận nhiệm vụ công ty giao ngư ời đứng đầu đơn 12 vị chức đơn vị, chức tổ để phân giao nhiệm vụ cụ thể cho tổ cơng tác đơn vị Từ người đứng đầu tổ lại giao nhiệm vụ cho cá nhân Việc thực quy trình giao nhiệm vụ tạo chủ động điều hành cho ngư ời đứng đầu đơn vị tổ Đối với người đứng đầu tổ công tác Việc kiểm tra tiến hành thờng xuyên trực tiếp hàng ngày thông qua việc kiểm tra số liệu kết đạt đư ợc cá nhân Do đó, cấp người quản lý phát bất hợp lý cần phải điều chỉnh kịp thời Từ đánh giá chất lượng cơng tác cá nhân để tìm cá nhân tiêu biểu, điển hình phát cá nhân trì trệ, chậm tiến Đối với người đứng đầu đơn vị Việc kiểm tra tiến hành theo hai phương pháp: - Kiểm tra trực tiếp: thực thông qua việc báo cáo kết thực nhiệm vụ người đứng đầu tổ công tác cá nhân tổ 13 - Kiểm tra gián tiếp: Người đứng đầu đơn vị kiểm tra thông qua số liệu sổ sách thống kê hàng tuần, hàng tháng Việc kiểm tra theo dõi hoạt động diễn công ty số liệu thống kê đến sau hàng tuần phải qua cấp quản lý trung gian nên việc đánh giá kết chất lượng công tác cá nhân không kịp thời hiệu không cao Đối với ng ười đứng đầu công ty Việc kiểm tra người đứng đầu công ty tiến hành theo phương pháp kiểm tra báo cáo kết thực nhiệm vụ người đứng đầu đơn vị theo tháng theo quý Việc kiểm tra có nhược điểm lớn không giám sát trực tiếp đối tượng thực nhiệm vụ cá nhân tổ cơng tác Do đó, việc phát vấn đề phát sinh bị hạn chế bị ảnh hưởng ý chí chủ quan người báo cáo Với máy quản lý mơ hình kiểm tra cơng ty thực chưa phù hợp với kinh tế thị trư ờng Nó 14 địi hỏi thông tin, việc làm định ngư ời quản lý phải nhanh, xác phải mang tính khả thi cao Ở người đứng đầu cơng ty kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua kiểm tra người đứng đầu đơn vị theo tháng mà không thực kiểm tra trực tiếp đối tượng thực nhiệm vụ Vì mà việc đánh giá tình hình kết hoạt động thông qua số liệu thống kê không chuẩn xác Điều người đứng đầu cấp quản lý công ty cha xác định rõ chưa thiết lập hệ thống kiểm tra phù hợp, nên việc kiểm tra mức chung chung, dàn khơng khơng có tác dụng mà cịn vơ hình tiếp tay, khuyến khích sai phạm gây hiệu tổ chức Trên nguyên tắc người quản lý trực tiếp tự kiểm tra sử dụng máy để kiểm tra Do cơng ty có q nhiều cấp kiểm tra trung gian nên ngư ời đứng đầu cơng ty khơng thể nắm bắt xác, cụ thể hoạt động diễn công ty Vì để việc kiểm tra đạt hiệu cao cơng ty nên xố bỏ bớt cấp kiểm tra trung gian, đồng thời nên thiết lập mạng máy tính nội để người quản lý theo dõi tồn hoạt động 15 cơng ty theo ngày xác định rõ trách nhiệm cấp, người để đôn đốc, uốn nắn, bố trí điều chỉnh cho thích hợp 16 KẾT LUẬN Khi thiết lập vận hành tổ chức nhà quản lý phải tuân thủ, vận dụng nguyên tắc chung tổ chức, nhữ ng nguyên tắc xuất phát từ thực tiễn quản lý phù hợp với quy luật khách quan Trong "kiểm tra khâu cuối then chốt trình tổ chức thực định quản lý nhằm kiểm chứng xem q trình diễn có kế hoạch định theo nguyên tắc đề hay khơng Qua phát sai sót, chậm trễ để kịp thời sửa chữa, giải hậu ngăn ngừa hậu lớn hơn" (Theo H.Fayol) Vì vậy, nhà quản lý doanh nghiệp cần phải biết kiểm tra gì? Ở khâu nào? Trọng tâm kiểm tra đâu? Từ bình thường hố hoạt động kiểm tra thường xuyên Khi kiểm tra đột xuất có trọng điểm cần tiến hành gọn thiết phải có kết luận rõ ràng xử lý dứt điểm, từ rút kinh nghiệm cần thiết 17 MỤC LỤC Trang Lời mở đầu Nội dung I Cơ sở lý luận 1 Khái niệm .1 Vai trò - tác dụng kiểm tra II Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu Một số điều kiện cần thiết để kiểm tra có hiệu Các yêu cầu cần thiết kiểm tra .5 III Thực trạng công tác kiểm tra doanh nghiệp Lời kết luận 12 Tài liệu tham khảo - Giáo trình Tổ chức quản lý Khoa học quản lý - Giáo trình lý thuyết quản trị kinh doanh NXB Khoa học Kỹ thuật - Hà Nội - Sách khoa học quản lý hoạt động kinh doanh NXB Khoa học 18 kỹ thuật - Hà Nội - Một số tài liệu tham khảo từ Công ty May Đáp Cầu 19 ... Cơ sở lý luận II Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu cao doanh nghiệp III Thực trạng công tác kiểm tra doanh nghiệp ( lấy ví dụ Cơng ty May Đáp Cầu – Bắc Ninh ) NỘI DUNG I CƠ SỞ LÝ... HIỆN NAY ( Lấy ví dụ công ty may Đáp Cầu- Băc ninh) : Công ty may Đáp Cầu doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam, thành lập năm 1967 gồm 3200 cán công nhân viên Bộ máy... tiếp tự kiểm tra sử dụng máy để kiểm tra Do cơng ty có q nhiều cấp kiểm tra trung gian nên ngư ời đứng đầu công ty khơng thể nắm bắt xác, cụ thể hoạt động diễn cơng ty Vì để việc kiểm tra đạt