Đang tải... (xem toàn văn)
Thuốc là một loại hàng hoá đặc bịêt có vai trò quan trọng trong đời sống của con người. Thuốc sức khoẻ con người là ra đời nhằm chăm sóc sức khoẻ cho con người giúp con người đẩy lùi và chiến thắng bệnh tật. Do vậy nhu cầu về thuốc là không thể thiếu được trong đời sống xã hội. Ngày nay cùng với sự phát triển của đât nước, xã hội điều kiện sống của người dân được nâng lên, thu nhập cao hơn dân trí cao hơn và như thế nhu cầu về mặt hàng Dược ngày càng tăng. Nó có khả năng có mặt ở khắp mọi nơi dân cư sống và mọi người luôn cần và mong muốn có thuốc để chăm sóc bảo về sức khoẻ dù ít hay nhiều. Trong điều kiện mới, nghành thương mại đã phát triển mạnh mẽ, không những đáp ứng ngày một nhu cầu tăng về hàng hoá của thị trường trong nước mà còn thúc đẩy quan hệ giao lưu buôn bán với các nước trong khu vực và trên thế giới. Bằng việc mua bán, bảo quản và dự trữ vật tư, hàng hoá ngành thương mại đã thực hiện tốt chức năng lưu chuyển hàng hoá của mình, trong đó các đơn vị kinh doanh thương mại đã thực sự trở thành kênh phân phối quan trọng nối liền sản xuất và tiêu dùng. Đối với các doanh nghiệp thương mại, nhất là các doanh nghiệp thương mại quốc doanh, đẩy mạnh, hiệu quả kinh doanh, làm chủ giá cả và thị trường vốn là những nhiệm vụ và mục tiêu hàng đầu. Để thực hiện tốt điều đó, các doanh nghiệp bên cạnh việc hoàn thiện bộ máy quản lý sao cho phù hợp với cơ chế mới còn cần phải tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá. Bởi vì việc tổ chức đúng đắn khoa học hạch toán lưu chuyển hàng hoá có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng công tác kế toán, giúp cho doanh nghiệp xử lý và nắm bắt thông tin kịp thời, từ đó đưa ra quyết định xử lý đúng đắn. Nhận thức được vai trò của công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp thương mại nói chung và tại Công ty Dược phẩm trung ương I nói riêng, được trang bị kiến thức lý luận ở trường, sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn: Phùng Thị Lan Hương và các cán bộ phòng kế toán Công ty em đã hoàn thành báo cáo chuyên đề: Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Dược phẩm trung ương I. Đề tài em trình bày với 3 kết cấu như sau: Chương I: Lý luân cơ bản về hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Chương II: Thực tế công tác lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Dược phẩm trung ương I . Chương III: Phương hướng hoàn thiện công tác lưu chuyển hàng hoá và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty Dược phẩm trung ương I. Chương I: Lý luân cơ bản về hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ
Lời mở đầu. Thuốc là một loại hàng hoá đặc bịêt có vai trò quan trọng trong đời sống của con ngời. Thuốc sức khoẻ con ngời là ra đời nhằm chăm sóc sức khoẻ cho con ngời giúp con ngời đẩy lùi và chiến thắng bệnh tật. Do vậy nhu cầu về thuốc là không thể thiếu đợc trong đời sống xã hội. Ngày nay cùng với sự phát triển của đât nớc, xã hội điều kiện sống của ngời dân đợc nâng lên, thu nhập cao hơn dân trí cao hơn và nh thế nhu cầu về mặt hàng Dợc ngày càng tăng. Nó có khả năng có mặt ở khắp mọi nơi dân c sống và mọi ngời luôn cần và mong muốn có thuốc để chăm sóc bảo về sức khoẻ dù ít hay nhiều. Trong điều kiện mới, nghành thơng mại đã phát triển mạnh mẽ, không những đáp ứng ngày một nhu cầu tăng về hàng hoá của thị trờng trong nớc mà còn thúc đẩy quan hệ giao lu buôn bán với các nớc trong khu vực và trên thế giới. Bằng việc mua bán, bảo quản và dự trữ vật t, hàng hoá ngành thơng mại đã thực hiện tốt chức năng lu chuyển hàng hoá của mình, trong đó các đơn vị kinh doanh thơng mại đã thực sự trở thành kênh phân phối quan trọng nối liền sản xuất và tiêu dùng. Đối với các doanh nghiệp thơng mại, nhất là các doanh nghiệp thơng mại quốc doanh, đẩy mạnh, hiệu quả kinh doanh, làm chủ giá cả và thị trờng vốn là những nhiệm vụ và mục tiêu hàng đầu. Để thực hiện tốt điều đó, các doanh nghiệp bên cạnh việc hoàn thiện bộ máy quản lý sao cho phù hợp với cơ chế mới còn cần phải tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá. Bởi vì việc tổ chức đúng đắn khoa học hạch toán lu chuyển hàng hoá có ý nghĩa quan trọng đối với chất lợng công tác kế toán, giúp cho doanh nghiệp xử lý và nắm bắt thông tin kịp thời, từ đó đa ra quyết định xử lý đúng đắn. Nhận thức đợc vai trò của công tác hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp thơng mại nói chung và tại Công ty Dợc phẩm trung ơng I nói riêng, đợc trang bị kiến thức lý luận ở trờng, sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hớng dẫn: Phùng Thị Lan Hơng và các cán bộ phòng kế toán Công ty em đã hoàn thành báo cáo chuyên đề: Hoàn thiện công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Dợc phẩm trung ơng I. Đề tài em trình bày với 3 kết cấu nh sau: Chơng I: Lý luân cơ bản về hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại. Chơng II: Thực tế công tác lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Dợc phẩm trung ơng I . Chơng III: Phơng hớng hoàn thiện công tác lu chuyển hàng hoá và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty Dợc phẩm trung ơng I. 1 Chơng I: Lý luân cơ bản về hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ I.Khái quát chung. 1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thơng mại trong cơ chế thị trờng. Từ lâu thơng mại đã ra đời phát triển do có sự phân công lao động xã hội và chuyên môn hoá sản xuất. Thơng mại khâu trung gian nối liền sản xuất và tiêu dùng, thực hiện nhiệm vụ quan trọng là lu thông hàng hoá. Bởi vậy, trong xã hội nếu còn sản xuất, còn tiêu dùng thì còn lu thông hàng hoá. Theo nghĩa hẹp, hoạt động thơng mại là việc thực hiện một hoặc nhiều hành vi thơng mại của thơng nhân là phát sinh quyền và nghĩa vụ giữ các thơng nhân với nhau hoặc giữa thơng nhân với các bên có liên quan, bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thơng mại và các hoạt động xúc tiến thơng mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội khác. Trên góc độ vĩ mô, hoạt động kinh doanh thơng mại là hợp đồng lu thông hàng hoá trên thị trờng buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia. Do đó, chức năng cơ bản của thơng mại là mua bán, trao đổi hàng hoá, cung cấp dịch vụ để phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân. Hoạt động kinh doanh thơng mại có một số đặc điểm chủ yếu sau đây: - Về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thơng mại là lu chuyển hàng hoá. lu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua, bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. - Về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thơng mại gồm các loại vật t, sản phẩm có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. - Về phơng thức lu chuyển hàng hoá: Quá trình lu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thơng mại có thể theo một trong hai phơng thức là lu chuyển hàng hoá bán buôn và lu chuyển hàng hoá bán lẻ. Trong đó lu chuyển bán buôn là lu chuyển hàng hoá với số lợng lớn cho mạng lới bán lẻ cho ngời sản xuất hay cho xuất nhập khẩu. Hàng hoá lu chuyển trong khâu bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông hàng hoá, cha chuyển sang ngời tiêu dùng. Còn lu chuyển hàng hoá bán lẻ là lu chuyển hàng hoá với số lợng nhỏ hơn, trực tiếp bán thẳng tới ngời sử dụng (cơ quan, xí nghiệp, dân c ). Đầy là giai đoạn cuối cùng của quá trình vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. - Về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thơng mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau nh tổ chức Công ty bán buôn, Công ty bán lẻ, Công ty kinh doanh tổng hợp, Công ty môi giới . - Về sự vận động của hàng hoá: Sự vận động của hàng hoá trong kinh doanh thơng mại cũng không giống nhau, tuỳ thuộc vào từng nguồn hàng và ngành hàng (hàng hoá lu chuyển trong nớc hàng xuất nhập khẩu, hàng nông lâm sản, thực phẩm .). Đối vói doanh nghiệp thơng mại, chi phí thu mua và thời gian lu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng. Vì thế tổ chức vận chuyển hàng hoá hợp lý sẽ làm giảm bớt các khâu trong vận động hàng hoá, tiết kiệm thời gian và giảm bớt chi phí lu thông hàng hoá. 2 Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay, nhu cầu về hàng hoá rất phong phú đa dạng và ngày một tăng cả số lợng lẫn chất lợng. Sản xuất phát triển mạnh mẽ nên thơng mại trong đó cũng không ngừng đợc mở rộng. Thơng mại đã trở thành một nghành kinh tế độc lập trong cơ cấu kinh tế đóng góp không nhỏ vào tổng sản phẩm xã hội. Hơn thế thơng mại còn tạo điều kiện thúc đẩy lu chuyển hàng hoá kịp thời, khuyến khích sản xuất, chấn hng mối quan hệ hàng hoá- tiền tệ, góp phần mở rộng giao lu quốc tế. Điều này cho phép đất nớc ta tận dụng đợc lợi thế so sánh, từng bớc đa nền kinh tế hội nhập với thế giới và trong khu vc. 2. ý nghĩa nhiệm vụ của hạch toán lu chuyển hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại. a. Lu chuyển hàng hoá là gì. Nh đã nói ở trên, hoạt động thơng mại là hoạt động trung gian đa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Các đơn vị kinh doanh thơng mại chính là một kênh phân phối quan trọng thực hiện chức năng lu chuyển hàng hoá. Vậy lu chuyển hàng hoá là quá trình đa hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng thông qua các phơng thức mua bán và đợc thực hiện bởi các đơn vị kinh doanh thơng mại. Đối với các doanh nghiệp thơng mại, hoạt động lu chuyển hàng hoá là hoạt động chủ yếu và thờng xuyên bao gồm hai quá trình mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hoá. Quá trình mua hàng ở các doanh nghiệp là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ hình thái vốn bằng tiền sang hình thái vốn hàng hoá. Quá trình này hoàn tất khi hàng mua đã đợc kiểm nghiệm nhập kho hoặc chuyển bán thẳng và tiền mua hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Quá trình bán hàng là quá trình vận động vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ và hình thànhh kết quả tiêu thụ. Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá đã giao cho ngời mua và đã thu tiền hàng và đợc chấp nhận thanh toán. b. ý nghĩa nhiệm vụ của hạch toán lu chuyển hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại. Theo cơ chế kinh tế hiện nay các doanh nghiệp có quyền tự chủ về hoạt động kinh doanh của mình tăng lợi nhuận giảm chi phí luôn là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp trong nền kinh tế nói chung và của các doanh nghiệp nói riêng. Thu nhập của các doanh nghiệp thơng mại hình thành do có sự chênh lệch giữa giá bán và giá mua hàng hoá. Thu nhập đó là bao nhiêu lại phụ thuộc số lợng hàng hoá tiêu thụ, giá cả hàng hoá và các yếu tố khác nh thị trờng tiêu thụ, thị hiếu ngời tiêu dùng. Đây cũng là nguồn bù đắp tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ. Vì vậy việc kiểm tra số lợng hàng hoá bán ra và giá cả của chúng có ý nghĩa quan trọng đối với việc xác đinh kết quả bán hàng trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp tìm đợc nguồn hàng tốt giảm đợc chi phí mua hàng cũng nh chi phí quản lý, đánh giá hàng tồn kho một cách khoa học chính là cơ sở cho việc nâng cao doanh thu và lợi nhuận. 3 Qua đó có thể thấy rằng việc mua, bán dự trữ hàng hoá là những hoạt động phức tạp, đòi hỏi công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá phải đợc tổ chức một cách hợp lý. Bởi vì đó không chỉ là điều kiện để quản lý chặt chẽ hàng hoá, đảm bảo an toàn cho hàng hoá mà còn có ý nghĩa quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong đơn vị thơng mại cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ để cung cấp thông tin cho nhà quản lý ra quyết định hữu hiệu, đó là: - Tổ chức tốt công tác lu chuyển chứng từ và sổ kế toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu qủa. - Phân bổ hợp lý chi phí thu mua cho số hàng đã bán và hàng tồn kho cuối kỳ. - Phản ánh kịp thời số lợng hàng bán, ghi nhận đúng doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu khác có liên quan tới số lợng hàng bán. - Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hoá. - Lựa chọn phơng pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp. - Xác định đúng kết quả tiêu thụ hàng hoá và thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ. - Theo dõi, thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng. Tóm lại, với t cách là một công cụ, một bộ phận của quản lý hạch toán, hạch toán lu chuyển hàng hoá trong đơn vị kinh doanh thơng mại có vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, sự vận động và chu chuyển hàng hoá cũng nh hiệu qủa sử dụng vốn lu động của doanh nghiệp, để từ đó có cơ sở tăng doanh thu, lợi nhuận cùng nhiều chỉ tiêu tài chính khác. Kế toán lu chuyển hàng hoá phải đợc xây dựng theo những chuẩn mực kế toán chung. Đó là những quy định, hớng dẫn của pháp luật và chế độ (quyết định 1141-TCQDKT ban hành ngày1/11/1995) và gần đây nhất là những điều luật mới nh Luật Thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp . Đồng thời kế toán doanh nghiệp cần có sự vận dụng linh hoạt, sáng tạo để đạt hiệu quả nhất với doanh nghiệp của mình (nh chọn phơng pháp tính gía hàng nhập, xuất, phơng pháp phân bổ chi phí, hình thức tổ chức sổ kế toán ). Dù đợc tổ chức ra sao thì công tác kế toán, đảm bảo thực hiện những chức năng quan trọng của kế toán trong nền kinh tế thị trờng. 3. Nội dung của hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. Quá trình lu chuyển hàng hoá bao gồm các khâu mua và bán hàng không qua khâu chế biến, thực chất là quá trình vận động vốn kinh doanh. nghiệp vụ mua, bán đó lại liên quan đến việc thanh toán với các nhà cung cấp, các khách hàng, các hình thức thanh toán đối với từng nguồn hàng, mặt hàng. Hơn nữa, do hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại có đặc điểm là rất đa dạng và đợc bảo quản tại nhiều kho bãi, địa bàn tiêu thụ lại phân tán nên trong quá trình 4 hạch toán lu chuyển hàng hoá có thể hạch toán chi tiết theo từng cửa hàng, kho hàng hoặc từng mặt hàng. Nội dung của hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ bao gồm: - Hạch toán chi tiết hàng hoá: Là việc theo dõi chi tiết các loại hàng hoá mua vào, xuất bán và tồn kho doanh nghiệp. - Hạch toán quá trình mua hàng: - Hạch toán quá trình bán hàng; - Hạch toán và xác định kết quả tiêu thụ: hạch toán giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết qủa. II. Hạch toán quá trình mua hàng. Thu mua hàng hoá là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại. Thực chất của quá trình này là sự vận động vốn kinh doanh từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thái vốn hàng hoá. Các loại hàng hoá thu mua đợc phân chia theo ngành hàng là: - Hàng vật t, thiết bị. - Hàng công nghệ phẩm, tiêu dùng. - Hàng lơng thực, thực phẩm chế biến. 1. Các phơng thức mua hàng. Việc thu mua hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại đợc tiến hành theo nhiều phơng thức khác nhau. Tuy nhiên, tuỳ theo điều kiện cụ thể, đặc điểm sản xuất kinh doanh và loại hình kinh doanh mà các doanh nghiệp lựa chọn những phơng thức thích hợp nhất nhằm đạt hiệu quả tối u. Các phơng thức mua hàng thờng đợc chọn là: - Phơng thức chuyển hàng: Theo phơng thức này, bên mua và bên bán phải ký kết hợp đồng kinh tế, trong đó quy định rõ về chủng loại, quy cách, số l- ợng, giá cả của hàng hoá, phơng thức thanh toán, địa điểm giao nhận (do bên mua quyết định ). Căn cứ vào hợp đồng đã ký, bên bán vận chuyển hàng cho bên mua tới địa điểm ghi trong hợp đồng. - Phơng thức nhận hàng trực tiếp tại kho bên bán: Theo phơng thức này, doanh nghiệp mua hàng uỷ nhiệm cho cán bộ của mình trực tiếp đến nhận hàng tại kho bên bán và ký xác nhân trên các chứng từ giao hàng. Ngời nhận hàng phải có trách nhiệm áp tải hàng đa về kho của doanh nghiệp kèm theo chứng từ mua hàng. Khi hàng hoá về, doanh nghiệp làm thủ tục kiểm nghiệm, nhập kho hàng hoá. Phòng kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và ghi sổ thanh toán. - Phơng thức mua hàng theo hình thức khoán: Theo phơng thức này, doanh nghiệp phải lập hợp đồng khoán với cán bộ thu mua, trong đó quy định rõ số lợng, chủng loại, quy cách, chất lợng, giá cả, . địa điểm giao nhận hàng hoá. Sau đó doanh nghiệp tạm ứng tiền cho cán bộ thu mua chịu trách nhiệm mua và đa hàng về nơi quy định. Doanh nghiệp chỉ nhập kho số hàng đó và thanh toán tiền hàng khi nhận thấy điều kiện phù hợp với những gì đã ghi trong 5 hợp đồng khoán. Cuối cùng doanh nghiệp tiến hành thanh toán với cán bộ thu mua. Ngoài những phơng thức mua hàng nói trên, các doanh nghiệp còn có thể áp dụng phơng thức mua hàng khác nh: phơng thức đặt hàng, đổi hàng, mua hàng nông sản 2. Tính giá hàng hoá mua vào. Trong kinh doanh thơng mại, số lợng hàng hoá lu chuyển chủ yếu là mua ngoài từ nơi sản xuất. Đơn vị cũng có thể nhập khẩu (đối với bán buôn ). Hoặc có thể thu mua từ các đơn vị bán buôn (đối với bán lẻ hàng hoá ). Do đó trị gía thực tế hàng hoá mua vào đợc tính theo từng nguồn nhập. Kể từ ngày 1/1/1999 Luật thuế GTGT đợc chính thức đợc thực thi ở nớc ta. Theo đó, trị giá thực tế hàng hoá mua còn tuỳ thuộc vào phơng pháp tính Thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng. Đối với doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, trong gía mua ghi trên hoá đơn không bao gồm Thuế GTGT đầu vào. Còn đối với doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp trực tiếp thì trong giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả Thuế GTGT đầu vào. Trong trờng hợp doanh nghiệp mua hàng của đơn vị áp dụng phơng pháp tính Thuế GTGT là phơng pháp trực tiếp, trên hoá đơn bán hàng không ghi rõ tiền thuế mà chỉ ghi tổng giá thanh toán (bao gồm cả Thuế GTGT ) thì doanh nghiệp không đợc khấu trừ Thuế GTGT đầu vào. Giá thực tế nhập kho sẽ đợc tính dựa trên tổng giá thanh toán. Nh vậy thực chất là giá hàng hoá mua vào có bao gồm Thuế GTGT của nhà cung cấp. Riêng chi phí thu mua, do có liên quan đến cả số lợng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ nên cần đợc phân bổ cho cả hàng tiêu thụ và cha tiêu thụ. Vấn đề này sẽ đề cập đến ở những phần tiếp theo. 3. Hạch toán chi tiết hàng hoá. Hạch toán chi tiết hàng hoá phải theo dõi cụ thể cho từng mặt hàng, nhóm hàng, ở từng kho hàng, quầy hàng trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Do đó tổ chức công tác hạch toán chi tiết hàng hoá cần đợc kết hợp chặt chẽ giữa kho hàng, quầy hàng và phòng kế toán của doanh nghiệp nhằm mục đích giảm bớt 6 Giá thực tế hàng hoá thu mua trong nước = Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí sơ chế hoàn thiện Chi phí thu mua hàng hoá Giảm giá hàng mua + + - Giá thực tế hàng hoá nhập khẩu Giá mua hàng hoá nhập khẩu (CIF) Thuế nhập hàng Chi phí thu mua nhập Giảm giá hàng mua = + + - Giá thực tế hàng thuế hoặc tự gia Giá mua hàng hoá xuất gia công Chi phí liên quan đến việc gia công = + trùng lặp khi ghi chép sổ sách kế toán, tăng cờng kiểm tra giám sát của kế toán đối với hạch toán các nghiệp vụ ở kho hàng, phục vụ công việc đối chiếu thờng xuyên số liệu ghi trên sổ kế toán với số thực tế kiểm kê. Đây là công cụ quản lý hàng hoá có hiệu quả cần thực hiện ở mỗi doanh nghiệp. Trong thực tế, đơn vị có thể lựa chọn một trong 3 phơng pháp hạch toán chi tiết sau: Phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ số d, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 3.1. Phơng pháp thẻ song song. a. Đặc điểm. - Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh về mặt số lợng tình hình nhập, xuất, tồn kho, theo lô hàng hoặc theo từng mặt hàng. Cuối tháng, thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm hàng hoá. - Tại quầy hàng: Nhân viên bán hàng trực tiếp ghi chép theo một trong hai phơng pháp hạch toán về mặt giá trị hoặc hạch toán về mặt số lợng. Nếu hạch toán về mặt giá trị, nhân viên bán hàng phải mở sổ nhận hàng và thanh toán. Còn nếu hạch toán về mặt số lợng và giá trị thì nhân viên bán hàng phải mở thẻ quầy hàng để theo dõi tình hình biến động theo từng mặt hàng. - Phòng kế toán: Kế toán mở thẻ kế toán chi tiết cho từng loại hàng hoá t- ơng ứng với thẻ kho mở tại kho. Thẻ này có nội dung tơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị của hàng hoá. b. Ưu nhợc điểm điều kiện vận dụng: - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản - Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng. Việc kiểm tra đối chiếu thờng tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra. - Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hoá, nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thờng xuyên Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp thẻ song song. 7 Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết hàng hoá Bảng kê tổng hợp Nhập- Xuất-Tồn hàng hoá Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ. Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 3.2. Phơng pháp sổ số d. a. Đặc điểm. - Tại kho: Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất, thủ kho ghi thẻ kho giống nh phơng pháp thẻ song song. - Tại quầy hàng: Hạch toán giống phơng pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: Địnhkỳ kế toán kho hàng phải xuống kho để theo dõi kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán). b. Ưu nhợc điểm và điều kiện vận dụng: - Phơng pháp này có u điểm giảm bớt công việc ghi chép - Nhợc: Phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng thứ Mặt khác, phơng pháp này còn khó phát hiện những sai sót. Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp sổ số d. 8 Bảng kê chứng từ nhập Phiếu nhập Bảng luỹ kế Nhập- Xuất-Tồn Thẻ kho Sổ số dư, Phiếu xuất Bảng kê chứng từ xuất Kế toán tổng hợp hàng hoá Bảng tổng hợp nhập xuất tồn ---- Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu kiểm tra. 3.3 Phơng pháp sổ số đối chiếu luân chuyển. a. Đặc điểm. - Tại kho: Thủ kho tiến hành ghi thẻ kho giống nh các phơng pháp trên. - Tại quầy hàng hạch toán giống nh hai phơng pháp trên. - Tại phòng kế toán: không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng loại hàng hoá theo từng kho. Sổ này chỉ đợc ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất, phát sinh trong tháng cuả từng loại hàng hoá, mỗi thứ ghi trên một dòng sổ. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lợng hàng hoá trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và lấy số tiền của từng loại hàng hoá trên sổ này để đối chiếu với sổ kế toán tổng hơp. b. Ưu nhợc điểm và điều kiện vận dụng: Theo phơng pháp này công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm hàng hoá đợc giảm nhẹ nhng toàn bộ công việc tính toán kiểm tra đều dồn hết vào ngày cuối tháng nên dễ xảy ra chậm trễ trong hạch toán và lập báo cáo hàng tháng. Điều kiện vận dụng phơng pháp này cũng giống nh phơng pháp sổ số d. Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 9 Thẻ kho ôChứng từ nhập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ. Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 4. Hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng. Để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm các loại hàng hoá, tuỳ theo điều kiện cụ thể và đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp, kế toán sử dụng một trong hai phơng pháp hạch toán. - Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp: theo dõi, phản ánh một cách thờng xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá trên sổ kế toán. Sự biến động, tăng, giảm, số hiện có đợc ghi chép cập nhật trên sổ kế toán. Phơng pháp này thờng áp dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. - Phơng pháp kiểm kê định kỳ: là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, trên các TK phản ánh hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiềm kê cuối kỳ, xác định giá trị hàng hoá dựa vào kết quả kiểm kê. Phơng pháp này có độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép. Vì thế phơng pháp kiểm kê định kỳ chỉ thích hợp đơn vị kinh doanh những chủng loại vật t, giá trị thấp thờng xuyên xuất dùng xuất bán. Mỗi phơng pháp hạch toán hàng hoá nói trên đều có những đặc điểm riêng về TK và trình tự hạch toán. Nhiệm vụ của kế toán là xác định phơng pháp hạch toán thích hợp và thực hiện nhất quán trong kỳ kinh doanh. 4.1 TKsử dụng: Kế toán sử dụng các TK sau: * TK156- Hàng hoá: Dùng để phản ánh giá trị hiện có của + Hàng tồn kho, tồn quầy (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ) + Hàng tồn kho, tồn quầy và nhập trong kỳ báo cáo theo giá trị nhập kho thực tế (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ). Nội dung kết cấu của TK156 nh sau: - Bên Nợ: + Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng gia thực tế hàng hoá tại kho, quầy bao gồm cả giá mua và chi phí thu mua (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ). + Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy cuối kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ). - Bên Có: 10 Trị giá thực tế hàng hoá xuất Trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ Trị giá hàng hoá nhập khẩu trong kỳ Trị giá hàng hoá tồn cuối kỳ = + -