Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Cấu trúc đề tài 2 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 3 1.1. Khái niệm về Công tác soạn thảo văn bản 3 1.1.1 Khái niệm về Văn bản 3 1.1.2. Khái niệm công tác soạn thảo văn bản 4 1.2 Quy trình soạn thảo văn bản 4 1.2.1. Xác định nội dung văn bản 5 1.2.2. Xác định loại văn bản 5 1.2.3. Phạm vi ứng dụng 5 1.2.4. Thu thập xử lý thông tin 6 1.2.5. Xây dựng bản thảo 6 1.2.6. Soạn thảo văn bản 6 1.2.7. Duyệt và ký văn bản 7 1.2.8. Nhân bản và phát hành văn bản 7 1.3. Vai trò của công tác soạn thảo văn bản 7 1.4. Khái quát về Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên. 9 1.4.1. Lịch sử hình thành 9 1.4.2. Cơ cấu tổ chức 10 1.4.3. Chức năng nhiệm vụ 10 Tiểu kết: 11 Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 12 2.2. Thực trạng về Công tác soạn thảo văn bản tại Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên. 12 2.2.1. Thực trạng về xác định nội dung soạn thảo văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên. 12 2.2.2. Thực trạng về xác định loại văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 13 2.2.3. Thực trạng thu thập và xử lý thông tin trước khi soạn thảo văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 14 2.2.4. Thực trạng về việc xây dựng bản thảo trước khi soạn thảo văn bản hoàn chỉnh của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên. 14 2.2.5 Thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên ở công ty. 15 2.2.7. Thực trạng duyệt và ký văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên. 16 2.2.8. Thực trạng nhân bản và phát hành văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 17 Tiểu kết: 18 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 19 3.1. Đánh giá về công tác soạn thảo văn bản của Sở 19 3.1.1. Ưu điểm 19 3.1.2. Hạn chế 19 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản 21 3.2.1 Về trang thiết bị 21 3.2.2 Về kỹ thuật soạn thảo văn bản 21 3.3.3 Về cán bộ thực hiện công tác soạn thảo văn bản 22 3.3.4 Nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán bộ,nhân viên trong cơ quan 22 Tiểu kết: 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤCVÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên giảng dạy: TS Vũ Ngọc Hoa Mã phách: HÀ NỘI - 2017 PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Mã phách Họ tên sinh viên: Phùng Sơn Hà Ngày sinh: Mã sinh viên: 1607LTHA035 Lớp: 1607LTHA Khoa: Văn thư – Lưu trữ Tên đề tài: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤCVÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên hướng dẫn: TS Vũ Ngọc Hoa Sinh viên kí tên Phùng Sơn Hà PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) Điểm thống Chữ ký xác cán chấm thi CB chấm thi CB chấm thi thi nhận số số Bằng số Bằng chữ cán nhận thi LỜI CẢM ƠN Trong suốt q trình học mơn này, với giảng dạy, hướng dẫn Giảng viên môn, phần hiểu rõ phương pháp làm tiểu luận cho tốt khoa học Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, xin gửi đến Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho tiếp cận với mơn học mà theo chúng hữu ích sinh viên việc nghiên cứu, thực tiểu luận, khóa luận Đó mơn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học” Tiếp đến, xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp, buổi trò chuyện, trao đổi kiến thức, thảo luận môn cảm ơn cán Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cung cấp thông tin để thực tốt tiểu luận Nếu khơng có hướng dẫn, giúp đỡ tơi khó hoàn thành tiểu luận Một lần xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 08 tháng 08 năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Mọi thông tin số liệu đề tài nghiên cứu tiểu luận hoàn toàn trung thực ghi rõ nguồn gốc Hà Nội, ngày 08 tháng năm 2017 Tác giả MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN .3 1.1 Khái niệm Công tác soạn thảo văn 1.1.1 Khái niệm Văn 1.1.2 Khái niệm công tác soạn thảo văn 1.2 Quy trình soạn thảo văn 1.2.1 Xác định nội dung văn 1.2.2 Xác định loại văn 1.2.3 Phạm vi ứng dụng 1.2.4 Thu thập xử lý thông tin 1.2.5 Xây dựng thảo .6 1.2.6 Soạn thảo văn 1.2.7 Duyệt ký văn 1.2.8 Nhân phát hành văn 1.3 Vai trị cơng tác soạn thảo văn 1.4 Khái quát Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên .9 1.4.1 Lịch sử hình thành .9 1.4.2 Cơ cấu tổ chức 10 1.4.3 Chức nhiệm vụ 10 Tiểu kết: .11 Chương THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN .12 2.2 Thực trạng Công tác soạn thảo văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 12 2.2.1 Thực trạng xác định nội dung soạn thảo văn cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 12 2.2.2 Thực trạng xác định loại văn cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 13 2.2.3 Thực trạng thu thập xử lý thông tin trước soạn thảo văn cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 14 2.2.4 Thực trạng việc xây dựng thảo trước soạn thảo văn hoàn chỉnh cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 14 2.2.5 Thực trạng soạn thảo văn cán bộ, nhân viên công ty 15 2.2.7 Thực trạng duyệt ký văn cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên .16 2.2.8 Thực trạng nhân phát hành văn cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên .17 Tiểu kết: .18 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 19 3.1 Đánh giá công tác soạn thảo văn Sở 19 3.1.1 Ưu điểm .19 3.1.2 Hạn chế 19 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu soạn thảo văn 21 3.2.1 Về trang thiết bị 21 3.2.2 Về kỹ thuật soạn thảo văn 21 3.3.3 Về cán thực công tác soạn thảo văn 22 3.3.4 Nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán bộ,nhân viên quan 22 Tiểu kết: .23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .26 PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện hoạt động quan , tổ chức vấn đề soạn thảo quản lý văn quan, tổ chức vấn đề quan trọng cần quan tâm cách mức Văn vừa nguồn pháp luật vừa công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho hoạt động quan, tổ chức diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý giải cơng việc quan, tổ chức Chính việc quan tâm mức đến công tác soạn thảo quản lý văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý quan, tổ chức Trong hoạt động giao tiếp văn phương tiện quan trọng nhằm ghi lại truyền đạt thông tin cách nhanh chóng Văn hành hình thành niều lĩnh vực, hoạt động sống người Hiểu tầm quan trọng Văn qua công tác soạn thảo văn cần trọng, ta khẳng định: Soạn thảo văn góp phần quan trọng hoạt động quản lý quan quan, tổ chức, góp phần vào phát triển quan, tổ chức Qua thời gian học tập, rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị kiến thức định công tác soạn thảo văn Nhưng học phải đôi với hành, kiến thức lý thuyết học lớp phải áp dụng vào thực tế Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế đề tài nên chọn đề tài nghiên cứu “Công tác soạn thảo ban hành văn Sở giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên” Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích Trau dồi khả soạn thảo văn thông dụng thường ban hành Cơ quan Hành Nhà nước, đặc biệt văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 2.2 Nhiệm vụ Nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên Đề xuất phương hướng giải pháp nhằm tăng cường độ xác thể thức nội dung văn ban hành quan Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo văn - Về không gian: Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên - Về thời gian: Các văn hành thông dụng ban hành Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên như: Quyết định, Công văn đi, Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành đề tài này, tơi có sử dụng số phương pháp nghiên cứu phù hợp với nội dung yêu cầu Gồm số phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu văn bản, tài liệu; - Phương pháp quan sát thực tế; - Phương pháp vấn; Cấu trúc đề tài Ngoài phần : Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham khảo; Phụ lục bố cục đề tài nghiên cứu bao gồm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác soạn thảo văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 1.1 Khái niệm Công tác soạn thảo văn 1.1.1 Khái niệm Văn Văn đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Tùy theo góc độ nghiên cứu mà ngành đưa khái niệm khác văn Dưới góc độ ngơn ngữ học, Bùi Khắc Việt- tác giả sách Kỹ thuật ngôn ngữ soạn thảo văn quản lý nhà nước có đưa khái niệm: “ Văn sản phẩm lời nói, thể hình thức viết Tuy nhiên, văn đơn tổng số từ ngữ, câu nói ghi lên giấy mà kết tổ chức có ý thức trình sáng tạo, nhằm thực mục tiêu đó”[42;10] Trong sách Tiếng Việt thực hành nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh Hồng Dân có đề cập: “ Văn thể hoàn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung, thống cấu trúc, độc lập giao tiếp, dạng tồn điển hình văn dạng viết” Dưới góc độ văn học hành học , tác giả Vương Đình Quyền có đề cập đến đến khái niệm sách Lý luận phương pháp cơng tác văn thư sau: góc độ văn học, văn hiểu theo nghĩa rộng tức là:”Văn hiểu vật mang tin ghi kí hiệu ngơn ngữ định ” ;dưới góc độ hành học văn hiểu theo ngvăn hiểu theo nghĩa hẹp tức là: Khái niệm dùng để cơng văn giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức” Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu giấy tờ sử dụng hoạt động cá nhân, tổ chức xã hội , quan nhà nước Theo nghĩa này, loại dùng giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết, định, kế hoạc, báo cáo…đều gọi văn Văn thể hoàn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung, thống cấu trúc, độc lập giao tiếp, tồn điển hình phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn khơng rõ ràng… Bên cạnh số lỗi như: lỗi vần, điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Từ làm cho người đọc khó hiểu hiểu theo nhiều cách khác làm giảm tính trang trọng, nghiêm túc hiệu tác động văn hành hoạt động giao tiếp, điều hành quản lý.Cần quan tâm đến văn phong hành trình soạn thảo văn sử dụng đắn, chuẩn mực 2.2.7 Thực trạng duyệt ký văn cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên - Nguyên tắc trình ký: Tất văn trình ký Giám đốc dạng : Quyết định, Tờ trình, Cơng văn, Báo cáo, Kế hoạch Phòng, Ban soạn thảo phải trực tiếp trình ký Giám đốc, Phó Giám đốc phân cơng phụ trách mảng để ban hành văn Thực trình ký: Hàng ngày, vào đầu sáng, Phòng, Ban phải có trách nhiệm đến phịng Văn thư kiểm tra tồn văn đi, đến từ bên văn ban hành nội Cơ quan Phòng, Ban, xếp phân loại văn theo mức độ khẩn, mật, bình thường để trình Giám đốc xử lý Các văn xử lý có ý kiến đạo Giám đốc (hoặc người Giám đốc ủy quyền) Giám đốc kiểm soát theo dõi để nhắc việc cac Phòng, Ban, Chi nhánh triển khai thực theo ý kiến đạo (nội dung ý kiến, thời gian hoàn thành) Các trường hợp cần giải trình nội dung văn trình ký, Giám đốc u cầu Trưởng, Phó phụ trách Phịng, Ban có trách nhiệm báo cáo trực tiếp Giám đốc Ký duyệt văn bản: Giám đốc Sở có quyền ký tất văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên thuộc thẩm quyền Giám đốc Các Phó Tổng Giám đốc quyền ký thay Giám đốc văn thuộc 16 lĩnh vực phân công phụ trách (theo Quy chế phân công nhiệm vụ Ban Lãnh đạo Sở) Trưởng, Phó phụ trách Phịng, Ban thừa lệnh Giám đốc ký số văn có tính chất thơng báo, hướng dẫn, đơn đốc chun mơn nghiệp vụ; trả lời, giải thích chế độ sách liên quan tới lĩnh vực, chức năng, nhiệm vụ Phòng, Ban Đối với văn này, Trưởng đơn vị trực thuộc Sở phải báo cáo Giám đốc qua Email sau ban hành Cấp Phó ký thay cấp Trưởng số văn thuộc lĩnh vực chuyên môn phân công phụ trách ủy quyền chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Ban văn ký ban hành Đồng thời phải báo cao đầy đủ, trung thực nội dung công việc, nhiệm vụ giải theo quy định 2.2.8 Thực trạng nhân phát hành văn cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên Đánh máy, nhân bản: Cán bộ, chuyên viên Sở đánh máy nguyên thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Nhân số lượng quy định mục "Nơi nhận" văn Trong trường hợp phát có lỗi thảo duyệt, cán văn thư báo lại cho người duyệt văn người thảo văn biết để kịp thời điều chỉnh Phát hành văn Sở: Văn sau ký thức chuyển cho Phịng văn thư, cán văn thư thực công việc sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn - Đóng dấu Sở dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Đăng ký vào số công văn - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn làm thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc 17 - Lưu văn phát hành: Mỗi văn lưu hai chính: Một văn lưu văn thư quan, lưu đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo Cán bộ, chuyên viên Sở soạn thảo văn hành thời gian qua đảm bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà văn soạn thảo trình ban hành văn Việc soạn thảo văn cán bộ, nhân viên Công ty dựa nguyên tắc như: Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý; nguyên tắc đảm bảo tính khoa học; nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Tiểu kết: Trên tồn nội dung Chương “ Thực trạng công tác Soạn thảo văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên ”.Trong chương nghe giới thiệu khái quát Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo văn quan Từ thực trạng công tác soạn thảo văn ta đề giải pháp nâng cao hiệu soạn thảo văn cho Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 18 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 3.1 Đánh giá công tác soạn thảo văn Sở 3.1.1 Ưu điểm Trên sở phân tích thực trạng trên, nhìn chung cơng tác soạn thảo văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên thực theo quy định văn hướng dẫn đạt số ưu điểm mặt sau: - Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công việc trang bị đầy đủ, đáp ứng cách thuận tiện, dễ dàng; - Đội ngũ cán bộ, chun viên có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có trách nhiệm cơng việc, ln cố gắng, nỗ lực phấn đấu, khắc phục khó khăn để hồn thành nhiệm vụ giao; - Cán bộ, chuyên viên đào tạo có trình độ tin học đảm bảo tốt cho công việc sử dụng thành thạo Word, nắm vững quy trình nghiệp vụ chun mơn; - Trình tự, thủ tục soạn thảo văn thực theo bước mà quan quy định Các văn ban hành nhìn chung đảm bảo giải công việc, không bị chậm trễ, giúp hoạt động quan vận hành cách tốt nhất; - Việc phân công trách nhiệm thực cơng việc quy trình soạn thảo văn tương đối hợp lý Điều đề cao trách nhiệm cán bộ, chuyên viên phòng q trình theo dõi xử lý cơng việc; - Sự đạo sát Lãnh đạo quan góp phần khơng nhỏ đến thành cơng quan nghiệp vụ văn thư lưu trữ đặc biệt công tác soạn thảo văn 3.1.2 Hạn chế Mặc dù công ty ban hành số văn như: “Quy định công tác văn thư” mắc phải số hạn chế sau: 19 - Về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Văn trình bày khơng theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn ban hành Một số văn trình bày theo cảm tính cá nhân soạn thảo - Về nội dung văn bản: Hiện công tác soạn thảo ban hành văn chưa đảm bảo chất lượng nội dung như: nội dung văn chưa đầy đủ, trích dẫn văn cịn chưa rõ ràng, xác Ngun nhân sai sót số chuyên viên soạn thảo văn chưa có tập trung cao độ việc soạn thảo ban hành văn bản, chưa có trau dồi mặt ngữ pháp chuyên môn - Về Quy trình soạn thảo văn bản: Việc thực quy trình soạn thảo văn nhiều hạn chế : Việc xác định nội dung soạn thảo số văn cán nhân viên công ty cịn chưa thật xác, chưa hướng; Việc xác định tên loại số văn cịn chưa hợp lý Ví dụ như: “Thơng báo” lại xác định soạn thành “ Công văn”…; Việc thu thập xử lý thông tin chưa triệt để, chưa đáp ứng yêu cầu để soạn thảo văn bản, có thơng tin cịn sai lệch dẫn đến văn bị sai nội dung; Nhiều đơn vị không xây dựng thảo văn mà tiến hành soạn thảo văn nên dẫn đến tình trạng nội dung cịn thiếu ý, khơng có logic; Việc soạn thảo văn số cán bộ, chuyên viên thể cẩu thả việc đánh máy, xếp phần nội dung văn dẫn đến thiếu mạch lạc, liên kết với nhau; Việc nhân phát hành văn bản: cịn tình trạng chun viên nhân thừa số lượng cần phát hành ghi văn dẫn đến việc nhân thừa văn để phát hành - Ngôn ngữ văn bản: Một số văn sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính, sử dụng từ đa nghĩa, hành văn khơng rõ ràng Bên cạnh mắc phải số lỗi vần, điệu, viết hoa tùy tiện không khoa học 20 Nguyên nhân Sở dĩ công tác soạn thảo văn tồn hạn chế số nguyên nhân sau đây: - Thứ nhất, Quy định cơng tác văn thư cịn chưa rõ ràng, cụ thể; - Thứ hai, số cán chuyên viên phòng chưa nhận thức đầy đủ vai trò chức văn bản, hệ thống văn bản; - Thứ ba, mặt ngôn ngữ chưa xây dựng hệ thống thuật ngữ hành văn quản lý cách cụ thể, xác, chuẩn mực để đưa vào sử dụng trình xây dựng văn bản; - Thứ tư, công tác quản lý kiểm tra văn chưa phát huy triệt để; - Thứ năm, chưa có chương trình đào tạo, tập huấn cho cán bộ, chuyên viên công tác soạn thảo văn bản; - Thứ sáu, Cơ sở vật chất trang bị đầy đủ, nhiên số máy móc xuống cấp cần thay đầu tư để phục vụ tốt công việc 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu soạn thảo văn Để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác soạn thảo văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên xin đưa số giải pháp cụ thể sau: 3.2.1 Về trang thiết bị Để công tác soạn thảo văn mang lại suất hiệu công việc cao việc đầu tư trang thiết bị cần thiết, cần trang bị trang bị thêm trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản, đưa chương trình phần mềm ứng dụng vào cơng tác văn thư đảm bảo hiệu công việc tốt 3.2.2 Về kỹ thuật soạn thảo văn Cần quan tầm nhiều đến việc bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ, chuyên viên soạn thảo văn văn phòng, cử cán bộ, chuyên viên văn phịng học khóa học ngắn hạn công tác văn thư, để 21 hạn chế mắc lỗi thể thức; phần quan chủ quản, quan ban hành văn bản, tên tác giả ban hành văn người kí văn 3.3.3 Về cán thực công tác soạn thảo văn Có hình thức kỉ luật nghiêm khắc cán thường xuyên làm muộn, sớm hay làm việc riêng hành Cần xây dựng bảng chấm công rõ ràng người, lãnh đạo quan, lãnh đạo phòng, đơn vị phải nghiêm chỉnh tuân theo nội quy làm việc để làm gương cho nhân viên khác, lãnh đạo vi phạm phải phạt nặng so với nhân viên Ưu tiên, khuyến khích cho lãnh đạo học lớp ngoại ngữ, tin học văn phòng để phục vụ công việc quan cách hiệu Cân đối số lượng cán phòng, đơn vị so với khối lượng công việc giao Nếu phịng, đơn vị có tình trạng thừa cán ln chuyển tới phịng, đơn vị thiếu cán theo trình độ chun mơn Các cán phòng phải nâng cao ý thức trách nhiệm công việc, phải chủ động việc xử lý giải tình khó hay gặp phải Lãnh đạo quan phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên, đưa hình thức khen thưởng, kỉ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc họ 3.3.4 Nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán bộ,nhân viên quan Để có đội ngũ cán có trình độ chun mơn cao phẩm chất tốt quan tạo điều kiện cho cán quan học lớp bồi dưỡng ngắn hạn công tác văn thư, lớp học nâng cao trình độ tin học văn phịng Ngồi ra, quan cịn tạo mơi trường làm việc động để cán trau dồi thêm kỹ năng, trình độ, phấm chất Muốn bắt kịp với thời đại công nghệ thông tin ngày phát triển phổ biến việc học khóa học tin học văn phịng cần thiết 22 Tiểu kết: Trên tảng trình bày sở khoa học chương sở thực tiện chương việc nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo văn để từ đưa số giải phát nhầm nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 23 KẾT LUẬN Từ quan điểm thấy quan tâm làm tốt công tác soạn thảo văn góp phần bảo đảm cho hoạt động hành thơng suốt, nâng cao hiệu quản lý hành Xác định tầm quan trọng đó, thủ trưởng đơn vị quan tâm mức đến công tác soạn thảo văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực pháp lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung, việc soạn thảo văn giúp cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn giải công việc Kết nghiên cứu đề tài cho thấy văn quan ngày xác, thống theo quy định, quy trình soạn thảo văn ngày khoa học, nề nếp Trong hoạt động quản lý, thơng tin có vai trị quan trọng, nói hiệu hoạt động cuả quan, tổ chức phần tùy thuộc vào chất lượng hệ thống văn ban hành Văn hình thức cơng cụ hiệu để thể hình ảnh uy tín nhà lãnh đạo nói riêng tồn quan nói chung, văn sử dụng rộng rãi tất lĩnh vực khác đời sống xã hội khoa học, kỹ thuật, kinh tế, văn học nghệ thuật, quản lý nhà nước sinh hoạt thường ngày Trong trình quản lý, văn vừa phương tiện, vừa sản phẩm trình quản lý, giúp truyền đạt lại thông tin, định quản lý đến đối tượng quản lý ngược lại, văn tạo lập giữ gìn mối quan hệ cá nhân tổ chức để giải cơng việc chung Nói cách khác, văn có khả thúc đẩy hay kìm hãm xã hội phát triển, xây dựng, gìn giữ hay phá vỡ Văn ban hành có đạt chất lượng đảm bảo mục đích đề hay khơng chủ yếu định khâu soạn thảo, văn soạn thảo khơng đảm bảo u cầu khơng cơng việc giải khơng đạt mà cịn ảnh hưởng đến uy tín quan, tổ chức Soạn thảo văn công việc thường xuyên quan trọng hoạt động quản lý Nhận thức tầm quan trọng đó, tơi chọn đề tài “Cơng tác Soạn thảo ban hành văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài 24 nghiên cứu khoa học, nhằm nghiên cứu số vấn đề lĩnh vực chuyên môn học tập để đánh giá thực trạng tìm hiểu nguyên nhân, bước đầu đưa số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác soạn thảo văn đồng thời tơi muốn đóng góp phần nhỏ bé bước đầu nghiên cứu, trở thành tài liệu tham khảo hữu ích cho yêu thích mơn Một lần tơi xin gửi lời cảm ơn đến Giảng viên môn Phương pháp nghiên cứu khoa học - Giảng viên Vũ Ngọc Hoa giúp cho tơi hồn thành đề tài khoa học Bài tiểu luận không tránh khỏi thiếu xót, tơi mong nhận góp ý thầy cô đặc biệt cô Vũ Ngọc Hoa Một lần xin chân thành cảm ơn! 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I Các văn pháp luật hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức trình bày văn hành chính; Quyết định số 35/QĐ/2010/MTB ngày 15 tháng 10 năm 2010 Tổng Giám đốc Công ty việc ban hành Quy định công tác văn thư công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật hạ tầng mạng thông tin di động; Quyết định số 50/QĐ/2015MFS ngày 07/04/2015 Tổng Giám đốc Công ty việc quy định thể thức, kỹ thuật trình bày mẫu loại văn công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật Mobifone Nguyễn Kim Bảng, Đặng Kim Giang, Đào Văn Há, Nguyễn Lô (1997), Soạn thảo văn bản, NXB Nông nghiệp, Hà Nội; Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn cơng tác văn thư, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội; Nguyễn Minh Phương (2011) Phương pháp soạn thảo ban hành văn bản, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội; 10 Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học quốc gia, Hà Nội; 11 Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật ngôn ngữ soạn thảo văn quản lý nhà nước, NXB Lao động Hà Nội 12 Nguyễn Văn Thâm (1995), Soạn thảo xử lý văn công tác cán lãnh đạo, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 26 PHỤ LỤC SỐ SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TÀI CHÍNH CÁN BỘ PHÒNG GIÁO DỤC CÁC PHÒNG BAN Ghi chú: GIÁO DỤC MẦM NON TIỂU HỌC CÁC PHỊNG GIÁO DỤC PHĨ GIÁM ĐỐC THPT PHỊNGGI ÁO DỤC GDCNTX TRƯỜNG CHUN NGHIỆP PHĨ GIÁM ĐỐC XÂY DỰNG CƠ BẢN CHƯƠNG TRÌNH DỰ ÁN Quan hệ huy ; NỘI CHÍNH CƠNG ĐỒN NGÀNH THANH TRA CÁC CƠNG ĐỒN CƠ SỞ CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÁC PHÒNG BAN Quan hệ tham mưu PHỤ LỤC SỐ MẪU HÓA MỘT SỐ VĂN BẢN CƠ QUAN HAY BAN HÀNH UBND TỈNH THÁI NGUYÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /QĐ-SGDĐT Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thái Nguyên, ngày tháng năm 2016 QUYẾT ĐỊNH V/v bổ nhiệm kế toán trưởng bà kế toán trường THPT GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN Căn Luật kế toán văn hướng dẫn thực Luật kế tốn; Căn Thơng tư liên tịch số 163/2013/TTLT/BTC-BNV, ngày 15/11/2013 Bộ Tài - Bộ Nội vụ hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện, thủ tục bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, bố trí, miễn nhiệm, thay xếp phụ cấp trách nhiệm cơng việc kế tốn trưởng, phụ trách kế toán đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực kế tốn nhà nước; Căn Cơng văn số 50/HD-SNV-STC ngày 27/8/2014 Sở Nội vụ - Sở Tài việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, bố trí, miễn nhiệm, thay xếp phụ cấp trách nhiệm cơng việc kế tốn trưởng, phụ trách kế tốn quan, đơn vị hành chính, nghiệp; Căn Công văn số 3320/STC-HCSN ngày 23/10/2015 Sở Tài việc bổ nhiệm kế tốn trưởng đơn vị thuộc Sở Giáo dục Đào tạo; Xét đề nghị Trưởng phòng Tổ chức cán QUYẾT ĐỊNH: Điều Bổ nhiệm kế toán trưởng ơng (bà) - kế tốn trường THPT , thời hạn năm, kể từ ngày 01/11/2015; Mức hưởng phụ cấp trách nhiệm cơng việc kế tốn trưởng là: 0,2 mức lương sở; Điều Các ông (bà) Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, Kế hoạch – Tài Sở Giáo dục Đào tạo; Thủ trưởng đơn vị có liên quan ơng (bà) .chịu trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: - Như điều (thực hiện); - Lưu VT, TCCB GIÁM ĐỐC Phạm Việt Đức UBND TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /QĐ-SGDĐT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thái Nguyên, ngày tháng năm 2016 QUYẾT ĐỊNH Nâng bậc lương thường xuyên ông (bà) GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÁI NGUYÊN Căn Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004của Chính phủ chế độ tiền lương cán bộ, công chức, viên chức lực lượng vũ trang; Căn Thông tư số 08/2013/TT-BNV ngày 31/7/2013 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn thực chế độ nâng bậc lương thường xuyên nâng bậc lương trước thời hạn cán bộ, công chức, viên chức người lao động; Căn Quyết định số 01/2015/QĐ-UB ngày 07/01/2015 UBND tỉnh Thái Nguyên việc ban hành Quy định phân cấp quản lý tổ chức máy, biên chế, tiền lương, cán bộ, công chức, viên chức lao động hợp đồng quan, đơn vị thuộc tỉnh Thái Nguyên; Xét đề nghị Trưởng phòng Tổ chức cán QUYẾT ĐỊNH: Điều Ông (bà) – Chức vụ (mã số ngạch ) (Nơi công tác) nâng bậc lương thường xuyên, từ bậc , hệ số lương lên bậc , hệ số lương kể từ ngày ; Thời điểm nâng bậc lương tính từ ngày Điều Các ơng (bà) Trưởng phịng Tổ chức cán bộ, Kế hoạch - Tài Sở Giáo dục Đào tạo; Thủ trưởng đơn vị có liên quan ơng (bà) chịu trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: - Như điều (t/h); - Lưu TCCB, VT GIÁM ĐỐC Phạm Việt Đức ... công tác soạn thảo văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 1.1 Khái niệm Công tác soạn thảo văn. .. hiệu soạn thảo văn cho Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên 18 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN 3.1 Đánh giá công tác soạn. .. Cơ sở lý luận công tác soạn thảo văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo văn Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thái Nguyên Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công