Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ KIM NỖ,HUYỆN ĐÔNG ANH, HÀ NỘI 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 4 1.1.1. Sự ra đời của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 4 1.1.2. Chức năng của UBND xã Kim Nỗ,huyện Đông Anh, Hà Nội 4 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức củaUBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 8 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nộ 8 1.2.1. quản lý tài liệu lưu trữ của UBND xã Kim Nỗ huyện Đông Anh, Hà Nội, Luật Lưu trữ quy định: 9 1.2.2. Về trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu Thông tư quy định: 9 1.2.3. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội có nhiệm vụ: 10 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ KIM NỖ, HUYỆN ĐÔNG ANH, HÀ NỘI. 12 2.1. Hoạt động quản lý 12 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ: 12 2.1.1.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư 12 2.1.1.2. Về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư 12 2.1.2. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ. 13 2.1.3. Thanh tra và kiểm tra 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 17 2.2.1. Quản lí văn bản 17 2.2.1.1. Quản lý văn bản đến 17 2.2.1.2. Quản lý văn bản đi 17 2.2.1.3. Chế độ lưu văn bản 18 2.2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 18 2.2.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 20 2.2.5 Thu thập bổ sung tài liệu và lưu trữ 24 2.2.6 Chỉnh lí tài liệu 25 2.2.7 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 26 2.2.8 Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.2.9. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 29 C. PHẦN KẾT THÚC 30 KẾT LUẬN 32
MỤC LỤC A.PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ KIM NỖ,HUYỆN ĐÔNG ANH, HÀ NỘI .4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội .4 1.1.1 Sự đời UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 1.1.2 Chức UBND xã Kim Nỗ,huyện Đông Anh, Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 1.1.4 Cơ cấu tổ chức củaUBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nộ.8 1.2.1 quản lý tài liệu lưu trữ UBND xã Kim Nỗ huyện Đông Anh, Hà Nội, Luật Lưu trữ quy định: 1.2.2 Về trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu Thông tư quy định: .9 1.2.3 Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội có nhiệm vụ: 10 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ KIM NỖ, HUYỆN ĐÔNG ANH, HÀ NỘI 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ:12 2.1.1.1 Về ban hành văn đạo công tác văn thư .12 2.1.1.2 Về việc thực văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư 12 2.1.2 Đào tạo bồi dưỡng nhân làm công tác Văn thư – Lưu trữ 13 2.1.3 Thanh tra kiểm tra .14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 17 2.2.1 Quản lí văn 17 2.2.1.1 Quản lý văn đến .17 2.2.1.2 Quản lý văn 17 2.2.1.3 Chế độ lưu văn .18 2.2.2 Soạn thảo ban hành văn .18 2.2.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 20 2.2.5 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 24 2.2.6 Chỉnh lí tài liệu 25 2.2.7 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ .26 2.2.8 Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.2.9 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 29 C PHẦN KẾT THÚC .30 KẾT LUẬN 32 A.PHẦN MỞ ĐẦU Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác công văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu công tác quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc Công tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội,…đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay không Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Từ đó, thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Đây lí để em chọn để tài cơng tác Văn thư – Lưu trữ để thực tập viết báo cáo tốt nghiệp UBND xã Kim Nỗ, huyện Đơng Anh, Hà Nội để có nhìn đắn hiểu sâu sắc công tác Như biết “ Học phải đôi với hành” Vì trình đào tạo Đại học, việc thực tập cuối khố phần khơng thể thiếu sinh viên Thực tập cuối khoá phần bổ ích hành trang cần phải trang bị sinh viên trước trường nhằm nâng cao hiểu biết thêm điều mà ghế nhà trường khơng có, mặt khác giúp cho sinh viên hiểu lý luận thực tiễn, biết vận dụng lý thuyết vào thực hành Là khoa có chức kinh nghiệm đào tạo cán Văn phòng cho đất nước Khoa Văn thư lưu trữ - Trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội năm có Kế hoạch tổ chức cho Sinh viên năm thứ thực tập quan nhà nước từ Trung ương đến Địa phương, quan doanh nghiệp… Là sinh viên sau năm học tập trường trang bị kiến thức, nghiệp vụ Thì em có nhìn tồn diện chun ngành lựa chọn Được trang bị kiến thức trường trực tiếp tiếp xúc với công việc thực tế quan hành trang vững cho em bước vào đời Được đồng ý UBND xã Kim Nô huyện Đông Anh em tới tiếp xúc với công việc thực tế quan Trong trình thực tập giúp đỡ tận tình lãnh đạo quan cán Văn thư UBND xã Kim Nỗ em cố gắng hoàn thành tốt yêu cầu mà nội dung thực tập đề kết em trình bày “Báo cáo thực tập tốt nghiệp” Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế tìm hiểu thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ so sánh đối chiếu kiến thức lý thuyết trang bị trường với thực tiễn quan Bố cục báo cáo gồm chương: Chương I: Giới thiệu vài nét Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chương II: Thực trạng công tác quản lý Văn thư - Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chương III: Báo cáo kết thực tập Chi cục Văn thư – Lưu trữ Trong trình thực tập UBND xã Kim Nỗ em gặp phải số khó khăn định, lần đầu trực tiếp tiếp xúc với khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Do báo cáo tốt nghiệp em chắn nhiều thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy bạn,các anh chị UBND xã Kim Nỗ để em hoàn chỉnh báo cáo thực tập em mong nhận thơng cảm mà báo cáo chưa làm Qua đây, Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ tận tình thầy, cô giáo Khoa, Trường đặc biệt Thầy Nguyễn Mạnh Cường tận tình hướng dẫn em suốt q trình thực tập hồn thiện báo cáo.Em xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể lãnh đạo quan, cán công chức UBND xã Kim Nỗ, tạo điều kiện tốt để em hoàn thành đợt thực tập đạt kết cao Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2010 Sinh viên Nông Thị Tú Anh B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ KIM NỖ,HUYỆN ĐƠNG ANH, HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 1.1.1 Sự đời UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội Xã Kim Nỗ nằm phía tây huyện Đơng Anh tồn xã có thơn với tổng diện tích đất tự nhiên 656,65ha, đất nơng nghiệp 257,76ha chiếm 39,25% diện tích Dân số 14.340 người/3.278hộ; Tồn xã có: 50 hộ nghèo, 90 hộ cận nghèo 97 hộ gia đình sách hưởng trợ cấp hàng tháng Đảng xã có 400 đảng viên sinh hoạt 09 chi trực thuộc, có 05 chi thơn, 03 chi nhà trường, 01 chi quan Ban Chấp hành Đảng có 15 đồng chí, BTV Đảng ủy: 05 đồng chí Thường trực Hội đồng nhân dân: 02 đồng chí, đại biểu HĐND xã 28 ơng bà, TT UBND xã: 03 đồng chí Hệ thống trị (MTTQ, ngành đồn thể) từ xã xuống thơn thường xuyên củng cố kiện toàn, đảm bảo chất lượng số lượng thực nhiệm vụ trị địa phương cấp giao 1.1.2 Chức UBND xã Kim Nỗ,huyện Đông Anh, Hà Nội Căn vào Điều 2, Chương Luật số 11/2003/QH11 Quốc hội: Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân UBND xã Kim Nỗ huyện Đơng Anh, Hà Nội có chức quan hành nhà nước địa phương Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, chiệu trách nhiệm việc chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan cấp Nghị Quyết Hội đồng nhân dân ; thực chức quản lý nhà nước địa phương lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa, giáo dục, quốc phòng, an ninh… 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội -Trong lĩnh vực kinh tế, UBND xã Kim Nỗ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; + Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; dự tốn điều ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập tốn ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; + Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn xã, thị trấn báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật; + Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu cơng ích địa phương; xây dựng quản lý công trình cơng cộng, đường giao thơng, trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện, nước theo quy định pháp luật; + Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cơng trình kết cấu hạ tầng xã, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải cơng khai, có kiểm tra, kiểm soát bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật - Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi tiểu thủ công nghiệp, UBND xã Kim Nỗ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình,kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật ni; + Tổ chức việc xây dựng cơng trình thuỷ lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng địa phương; + Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật; + Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành, nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành, nghề - Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, UBND xã Kim Nỗ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp; + Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định; + Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông cơng trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật; + Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống xã theo quy định pháp luật - Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá thể dục thể thao, UBND xã Kim Nỗ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thực lớp bổ túc văn hoá, thực xoá mù chữ cho người độ tuổi; + Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp quản lý trường tiểu học, trường trung học sở địa bàn; + Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hố gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng,chống dịch bệnh; + Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định pháp luật; + Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, người gia đình có công với nước theo quy định pháp luật; + Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi khơng nơi nương tựa; tổ chức hình thức ni dưỡng, chăm sóc đối tượng sách địa phương theo quy định pháp luật; + Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa địa phương - Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội thi hành pháp luật địa phương, UBND xã Kim Nỗ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: +Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng tồn dân, xây dựng làng xã chiến đấu khu vực phòng thủ địa phương; + Thực công tác nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương; + Thực biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự,an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực biện pháp phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; + Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc lại người nước địa phương - Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân xã, có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn bảo đảm thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tơn giáo nhân dân địa phương theo quy định pháp luật - Trong việc thi hành pháp luật, UBND xã Kim Nỗ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định pháp luật; + Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân theo thẩm quyền; + Tổ chức thực phối hợp với quan chức việc thi hành án theo quy định pháp luật; tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định pháp luật 1.1.4 Cơ cấu tổ chức củaUBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội Cơ cấu tổ chức củaUBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội gồm: Chủ tịch Phó chủ tịch Ủỷ viên Thành phần chuyên môn giúp việc: Địa chính: 02 cơng chức; Văn phòng-Thống kê: 02 cơng chức; Tư pháp-Hộ tịch: 02 cơng chức; Văn Hố-Xã hội: 01 công chức; Lao động TBXH: 01 công chức; Công An: 01 công chức, cấu Uỷ viên Uỷ ban; Tài chính-Kế tốn: 01 cơng chức; Qn Sự: 01 Hợp đồng biên chế; Cán khơng chun trách: Phó Trưởng cơng an, Phó huy trưởng qn sự, Giao thơng Thuỷ lợi 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nộ Xã, đơn vị hành cấp sở, nơi thực trực tiếp cụ thể chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước Theo số liệu nước có 11.118 xã, phường, thị trấn Nơi hàng ngày với hoạt động máy quản lý Nhà nước, có tài liệu sản sinh thơn bản, gia đình, dòng họ tài liệu quý giá cần khai Chủ tịch UBND xã Kim Nỗ phải tổ chức lấy ý kiến nhân dân bản, tiểu khu, tổ dân phố trường hợp sau đây: a) Văn có nội dung quy định mức đóng góp, huy động vốn dân cư địa phương b) Việc ban hành văn có ảnh hưởng quan trọng đến phát triển kinh tế - xã hội địa phương c) Việc ban hành văn có ảnh hưởng lớn đến đời sống sinh hoạt dân cư địa phương d) Văn có nội dung liên quan đến vấn đề quản lý đất đai, quy hoạch, xây dựng cơng trình cơng cộng quan trọng thuộc địa bàn quản lý Công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã có trách nhiệm tham gia ý kiến văn vấn đề sau đây: a) Sự cần thiết ban hành văn b) Thẩm quyền ban hành văn c) Đối tượng, phạm vi điều chỉnh văn d) Tính hợp hiến, hợp pháp tính thống dự thảo văn với hệ thống pháp luật đ) Ngôn ngữ, kỹ thuật soạn thảo văn - Chỉnh lý văn trình UBND Cơ quan, tổ chức, cá nhân giao thực việc lấy ý kiến có trách nhiệm tập hợp, tiếp thu ý kiến chỉnh lý dự thảo văn theo đạo Chủ tịch UBND xã Kim Nỗ Xây dựng tổng hợp ý kiến, văn giải trình việc tiếp thu phải lưu hồ sơ dự thảo trình UBND xã Kim Nỗ Chậm 03 ngày trước ngày khai mạc kỳ họp UBND xã Kim Nỗ gửi Tờ trình, dự thảo Nghị quyết, tổng hợp ý kiến tài liệu làm ban hành văn đến Thường trực HĐND đại biểu HĐND Chậm 03 ngày trước ngày UBND xã Kim Nỗ họp, quan, tổ chức, cá nhân phân cơng soạn thảo có trách nhiệm gửi Tờ trình, dự thảo Quyết định, Chỉ thị, tổng hợp ý kiến tài liệu có liên quan đến 19 thành viên UBND xem xét, tham gia ý kiến - Thông qua dự thảo Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị Trình tự xem xét, thơng qua Nghị HĐND huyện Đông Anh, Quyết định, Chỉ thị UBND xã Kim Nỗ thực theo quy định Luật Ban hành văn QPPL HĐND huyện Đông Anh UBND xã Kim Nỗ 2.2.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Nội dung lập Danh mục hồ sơ - Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ + Khung đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Căn tình hình thực tế quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Những quan, tổ chức có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ ràng áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Những quan, tổ chức có cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động + Nếu theo cấu tổ chức lấy tên đơn vị quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động lấy tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) Danh mục hồ sơ + Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đơn vị - khung đề mục theo cấu tổ chức; vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động - khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động + Trong đề mục nhỏ, hồ sơ xếp từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí tầm quan trọng hồ sơ ổ chức lập Danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ lập theo hai cách sau: + Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân liên quan; hồn thiện dự 20 thảo, trình lãnh đạo Văn phòng Phòng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành + Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng Phòng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành - Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm - Văn thư chụp Danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân liên quan để thực lập hồ sơ theo Danh mục Trong trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có cơng việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức Lập hồ sơ a) Tác dụng việc lập hồ sơ Giúp cá nhân xếp, quản lý văn bản, tài liệu cách đầy đủ, có hệ thống khoa học Từ tạo điều kiện thuận lợi cho giải cơng việc nhanh chóng tra tìm cần thiết Giúp thủ trưởng quan, tổ chức quản lý tồn cơng việc tài liệu quan, tra tìm tài liệu nhanh chóng Tránh bỏ sót, thất lạc hồ sơ có giá trị cao loại tờ giấy hết giá trị, không cần thiết Chọn hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ quan nhằm bảo quản, phục vụ sử dụng b) Các yêu cầu lập hồ sơ - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; cơng việc mà cá nhân chủ trì giải - Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự, diễn biến 21 vấn đề, việc trình tự giải cơng việc c) Các loại hồ sơ - Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nguyên tắc lập sở tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn đạo, hướng dẫn vấn đề nghiệp vụ, chế độ sách chụp lại Các văn phận công tác, cán bộ, chuyên viên chuyên môn tập hợp không năm mà thường văn nhiều năm Khác với hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc khơng cần lập hồn chỉnh mà cần xếp vào tờ bìa, ghi tiêu đề hồ sơ vắn tắt, lập mục lục văn bản, thống kê văn theo thứ tự thời gian ban hành văn Hồ sơ nguyên tắc đơn vị (các phận) chuyên môn quan lập giữ lại để tra cứu hàng ngày, giao nộp vào lưu trữ quan theo quy định hồ sơ công việc Hàng năm, có văn phải bổ sung thêm vào hồ sơ; có văn hết hiệu lực thi hành phải đưa thay văn có hiệu lực Khi thun chuyển cơng tác, nghỉ việc…cán bộ, công chức giữ hồ sơ nguyên tắc cần bàn giao lại cho người làm thay công việc mình, khơng tự ý mang tiêu hủy Các bước lập hồ sơ - Bước 1: Mở hồ sơ + Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thơng tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ + Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) + Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hồn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực 22 + Trong năm, có cơng việc phát sinh cán bộ, cơng chức, viên chức phải mở hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm - Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ + Sau mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm + Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc + Tránh đưa văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay văn không liên quan trực tiếp, khơng thuộc trách nhiệm mà theo dõi, giải vào hồ sơ Ví dụ: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm quan” cần thu thập văn sau: Văn kế hoạch tổ chức hội nghị; Chương trình hội nghị; Lời khai mạc; Dự thảo báo cáo tổng kết; Các báo cáo tham luận; Bài phát biểu lãnh đạo cấp trên; Nghị hội nghị; Biên hội nghị; Các văn liên quan khác (nếu có) - Bước 3: Kết thúc hồ sơ (hồn thiện hồ sơ) Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: + Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ + Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo 23 quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ + Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Việc xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải công việc hàng ngày việc tra cứu, sử dụng cần thiết sau thuận tiện Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn - Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: + Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành + Hồ sơ công việc chưa giải xong + Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) + Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo 2.2.5 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Công tác thu thập bổ sung “Thu thập bổ sung tài liệu trình thực biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồn vốn tài liệu thành phần tài liệu thuộc lưu trữ quan phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định.” [ ; Tr.77] Công tác thu thập bổ sung kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết 24 nghiệp vụ công tác lưu trữ Giải tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ bổ sung nguồn tài liệu, làm phong phú thành phần phông lưu trữ quan khả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo tồn di sản văn hóa Quốc gia, dân tộc Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ UBND huyện công việc thường xuyên tất yếu Sau công việc kết thúc cán chuyên trách tiến hành thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan theo nguồn thành phần xác định Nguồn nộp lưu vào lưu trữ quan: Là tồn tài liệu có giá trị (Quyết định, Công văn, Công điện, Báo cáo, Thơng báo, Tờ Trình,…) hình thành q trình hoạt động phòng, ban, đơn vị, UBND huyện (phòng Nội vụ, phòng Tài ngun mơitrường,…); từ cấp ban hành xuống để đạo hoạt động (UBND TP Hà Nội, Chi cục Văn thư lưu trữ,…) từ quan cấp (cấp xã) từ quan khác liên quan đến hoạt động UBND huyện gửi lên xin ý kiến đạo (34 xã, trường học, Ban Quản lý dự án…) Bên cạnh tài liệu từ lãnh đạo quan nghỉ hưu cán quan thuyên chuyển điều động sang quan khác Thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan: Tài liệu hành hình thành chủ yếu hoạt động quan bao gồm Quyết định, Cơng văn, Cơng điện, Báo cáo, Thơng báo, Tờ trình… Tài liệu Xây dựng hình thành nhiều hoạt động quan từ dự án cơng trình quan trọng địa bàn UBND xã Kim Nỗ quản lý vẽ thiết kế, thuyến minh,… Tài liệu khoa học kỹ thuật cơng nghệ hình thành nhiên hạn chế Tài liệu nghe nhìn hình thành không nhiều chủ yếu thước phim video, tranh, ảnh từ hội nghị, họp quan trọng quan 2.2.6 Chỉnh lí tài liệu “Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hóa hồ sơ; tài liệu làm công cụ tra cứu đối 25 với phông khối tài liệu đưa chỉnh lý”[ ; Tr.92] Thấy tầm quan trọng UBND xã Kim Nỗ thực chỉnh lý tài liệu để chỉnh sửa, hoàn thiện lập hồ sơ, hệ thống hóa hồ sơ xây dựng cơng cụ tra tìm cho tài liệu Tuy nhiên cơng tác thực điều kiện kinh phí chưa cho phép; thiếu nguồn nhân lực để chỉnh lý, cán lưu trữ chỉnh lý hết khối tài liệu từ thành lập tới được, mà hàng năm lại hình thành thêm nhiều tài liệu khơng phòng ban mà nhiều phòng, ban chuyển tới sau năm giải cơng việc Thêm vào tài liệu nộp lưu vào lưu trữ chưa lập hồ sơ để rời lẻ, chưa theo hệ thống khiến cho cán làm lưu trữ xoay sở cho kịp Bởi mà có khối tài liệu UBND thực hoạt động chỉnh lý khối tài liệu tổng hợp UBND HĐND ban hành từ 1990 đến 2008, khối tài liệu phòng ban khác chứa cặp ba dây tạm bợ để lên giá chờ để chỉnh lý Tính tới thời điểm quan chỉnh lý lập khoảng 2000 hồ sơ (tổng) Cơ quan lựa chọn phương án thời gian – cấu tổ chức, hồ sơ phòng tài liệu xếp theo cách khác nhau: tài liệu chung UBND chia thành tập văn (tập Quyết đinh; Cơng văn; Báo cáo, Thơng báo….); phòng tra tài liệu xếp theo vụ việc Vì tùy phòng ban có đặc thù riêng hoạt động Cơ quan chỉnh lý tài liệu khối tài liệu chung UBND xã Kim Nỗ từ năm 2008 trở trước, từ năm 2009 trở sau tài liệu phòng ban khác chưa chỉnh lý tình trạng bó gói rời lẻ chờ chỉnh lý Đầu năm 2015 quan thực hoạt động chỉnh lý cho toàn khối tài liệu quan Căn vào lý luận thực tiễn sau mà quan lựa chọn phương án chỉnh lý “thời gian - cấu tổ chức” Tính từ năm 2009 đến tồn khối tài liệu phòng ban từ trước tới 2.2.7 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Là áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu kho lưu trữ để 26 ghi vào phương tiện thống kê Số liệu thống kê giúp quan quản lý, xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu khả thực tế quan Nhờ thống kê tài liệu lưu trữ mà phận lưu trữ xác định phương hướng bổ sung tài liệu thiếu bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo đảm an tồn tài liệu có giá trị Tại kho lưu trữ UBND xã Kim Nỗ có nhiều loại hình tài liệu khác nên phương pháp thống kê có khác biệt Ở chủ yếu tài liệu hành tài liệu chuyên môn nên đơn vị thống kê phông lưu trữ , hồ sơ đơn vị bảo quản Công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu kho lưu trữ UBND xã Kim Nỗ mục lục hồ sơ văn 2.2.8 Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu dùng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ tài liệu đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ nhàm phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản, tổ chức tài liệu kho tu sửa, phục chế tài liệu hư hỏng Kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn xây dựng tầng nên có nhiều tác nhân gây hại cho tài liệu, cần phải có biện pháp cụ thể để phòng chống lại tác nhân gây hại cho tài liệu, là; Biện pháp chống ẩm: Kho lưu trữ UBND huyện dùng biện pháp chống ẩm thơng gió Khi khơng khí kho ẩm ướt khơng khí ngồi trời ta phải cho khơng khí khơ vào phòng biện pháp thơng gió tự nhiên, có phải thơng gió máy, dùng chất hút ẩm Dùng silacagan cho vào gói, hộp tài liệu, túi to bao diêm bọc vào túi vải, kho lưu trữ áp dụng biện pháp dùng vôi sống để hạ ẩm, bao tải túi chứa 1/3 vơi sống để 27 góc kho Biện pháp chống nấm mốc: Nấm mốc loại thực vật cấp thấp, sinh sống phương pháp ký sinh, cộng sinh, hoại sinh, phát triển nhanh gây hư hại lớn đến tài liệu Để phòng chống nấm mốc cán lưu trữ UBND xã trước đưa tài liệu vào kho phải kiểm tra thường xuyên làm vệ sinh kho tàng thiết bị bảo quản Biện pháp phòng chống trùng: Cũng biện pháp phòng chống nấm mốc, kho lưu trữ UBND xã luôn phải kiểm tra, vệ sinh khử trùng cho kho tàng tài liệu Khi trùng gây hại cán lưu trữ sử dụng hóa chất để tiêu diệt trùng Phòng chống cháy: Tại kho lưu trữ trang bị đầy đủ phương tiện phòng cháy, chữa cháy bình cứu hỏa, cát, xẻng…để bị cháy xử lý kịp thời Nguyên nhân gây cháy nổ người nên trước cửa vào kho có bảng nội qui việc cấm sử dụng lửa hút thuốc kho Để phát huy tối đa chất lượng tài liệu lưu trữ quan thực chế độ kiểm tra công tác lưu trữ theo định kỳ hàng năm Việc thực công tác kiểm tra mang lại hiệu cụ thể công tác lưu trữ quan Giúp cho việc thu thập tài liệu vào bảo quản tài liệu tốt * Những trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ quan Vì diện tích kho lưu trữ UBND xã Kim Nỗ tương đối lớn, trang thiết bị bảo quản tài liệu trang bị đầy đủ Các trang thiết bị bảo quản kho bao gồm: * Giá: Giá để tài liệu dùng giá kim loại tháo lắp tùy theo diện tích Trong kho sử dụng giá di động thuận tiện xếp tài liệu * Tủ: Trong kho lưu trữ có nhiều loại tủ tủ đựng hồ sơ, tủ đựng phim, ảnh, tủ đựng đồ…được làm gỗ * Hòm đựng tài liệu: Hòm đựng tài liệu phương tiện bảo quản 28 cần thiết cho yêu cầu bảo quản vận chuyển tài liệu Vật liệu hòm gỗ chắn Để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu kho lưu trữ dựa vào điều kiện diện tích kho tàng mà kho lưu trữ UBND xã Kim Nỗ đầu tư số thiết bị thích hợp phương tiện vận chuyển: xe đẩy, trang thiết bị chống cháy, hệ thống báo cháy trang thiết bị thơng gió 2.2.9 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ qúa trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử công việc hành quan, tổ chức cá nhân Để tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ, kho Lưu trữ UBND xã Kim Nỗ vận dụng hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ như: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc, giới thiệu tài liệu lưu trữ theo giai đoạn, mục lục tài liệu lưu trữ theo giai đoạn, công bố tài liệu lưu trữ quan Nhưng chủ yếu sử dụng hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc Sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc giúp cho người sử dụng tài liệu trực tiếp nghiên cứu lúc tài liệu có nội dung liên quan đến vấn đề nghiên cứu Hình thức giúp cán lưu trữ bảo vệ an toàn tài liệu, tránh hư hỏng, mát, thất lạc tài liệu, góp phần bảo vệ bí mật tài liệu quan 29 C PHẦN KẾT THÚC NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ KIM NỖ * Ưu, nhược điểm công tác Văn thư - Lưu trữ quan: - Về công tác Văn thư: + Ưu điểm: - Do cán Văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư quan nên tất công việc giao cán Văn thư hoàn thành tốt, xử lý văn đi, đến nhanh chóng, kịp thời, chuyển giao văn đối tượng, khơng có tượng bị thất lạc văn - Trong công tác quản lý sử dụng dấu thực theo quy định Nhà nước, dấu đóng thẩm quyền, rõ ràng, mầu mực, đóng lên 1/3 chữ ký phía bên trái Khơng đóng dấu lên văn khơng có nội dung nội dung khơng xác, rõ ràng + Nhược điểm: Do trình độ tin học hạn chế nên Văn phòng UBND xã Kim Nỗ chưa áp dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác Văn thư Chính vấn đề đại hóa công tác Văn thư chưa trọng - Về công tác Lưu trữ: + Ưu điểm: Mặc dù cán Văn thư kiêm nhiệm công tác Lưu trữ với làm em nghĩ công tác Lưu trữ quan thực tương đối tốt Do cán Lưu trữ có kinh nghiệm công việc nên nắm tất u cầu cơng việc mà cơng tác Lưu trữ thực theo quy định Nhà nước + Nhược điểm: Xét theo bước quy trình nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu cán Lưu trữ chưa thực hoàn chỉnh, công tác bảo quản tài liệu quan tâm điều kiện vật chất, trang thiết bị chưa thực đầy đủ nên côn trùng gây hại đến tài liệu còn, tài liệu bị ố vàng hay bị nấm mốc chưa xử lý triệt để 30 * Kiến nghị: Qua thời gian học tập, rèn luyện nhà trường thời gian thực tập tốt nghiệp quan em nhận thấy rằng: Muốn cho công tác Văn thư - Lưu trữ quan thực tốt, phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm, thiếu sót cơng việc cần phải có biện pháp cụ thể, quy định thật rõ ràng để công việc đạt kết cao Đối với quan Cần tạo điều kiện cho cán Văn thư - Lưu trữ tham quan học tập, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm nhiều hơn, thường xuyên tham gia vào lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nghiệp vụ để giúp cho qúa trình giải cơng việc nhanh chóng, hiệu Cùng với xu hướng phát triển chung đất nước, vấn đề đại hóa cơng tác Văn thư - Lưu trữ quan ngày quan tâm, trọng Chính vậy, Văn phòng UBND xã Kim Nỗ cán Văn thư - Lưu trữ cần nâng cao trình độ tin học để áp dụng cơng nghệ thơng tin vào nghiệp vụ nhằm giúp cho việc giải cơng việc nhanh chóng đại Kho Lưu trữ quan kho Lưu trữ cấp huyện nên năm số lượng tài liệu bổ sung vào kho lớn, để phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu tốt em nghĩ cần phải trang bị thêm trang thiết bị cho kho Lưu trữ Đối với Trường Khoa Văn thư - Lưu trữ Sau học sinh kết thúc chương trình lý thuyết, Nhà trường Khoa tổ chức cho học sinh thực tập trường quan để giúp cho học sinh làm quen với cơng việc thực tế, với 03 tháng - khoảng thời gian đủ để học sinh làm quen nắm bắt công việc mình, để học sinh thật vững vàng, em nghĩ Nhà trường Khoa cần tạo điều kiện trang bị đầy đủ trang thiết bị liên quan đến ngành nghề đào tạo như: máy photocopy, máy hủy tài liệu, máy vi tính, máy fax…để học sinh tiếp xúc thực hành nhiều để trường làm quan học sinh khơng nhiều bỡ ngỡ 31 KẾT LUẬN Bản thu hoạch kết trình cố gắng hoc hỏi thời gian em đến thực tập Văn phòng UBND xã Kim Nỗ Trong thu hoạch em phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan tất công việc mà em thực liên quan đến nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ quan * Nhận xét thân qua đợt thực tập quan Thời gian thực tập Văn phòng UBND xã Kim Nỗ quan tâm, giúp đỡ bác, Văn phòng đặc biệt hướng dẫn nhiệt tình cán Văn thư - Lưu trữ quan giúp em nắm vững kiến thức rút nhiều học kinh nghiệm công việc Tuy nhiên, lý thuyết thực tế công việc quan có nhiều khác biệt nên q trình thực tập thân em gặp khó khăn định việc chuyển giao văn bản, lập hồ sơ công việc quan, công tác Lưu trữ chưa nắm chức năng, nhiệm vụ phòng, ban nên việc xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu em thấy nhiều khó khăn, phức tạp Vì em hiểu tầm quan trọng đợt thực tập nên thân em tự thấy cố gắng nhiều cơng việc thực nội quy, quy chế quan, q trình thực tập đơi lúc khơng tránh khỏi sai sót, song từ sai sót em lại rút nhiều kinh nghiệm cho thân Cũng qua đợt thực tập này, em nhận thấy có phân cơng trách nhiệm cụ thể phận, cá nhân quan trọng quan tâm, đạo sát lãnh đạo Văn phòng nên nhìn chung cơng tác Hành văn phòng nói chung cơng tác Văn thư- Lưu trữ nói riêng Văn phòng UBND xã Kim Nỗ thật vào nề nếp Từ kết đạt em nghĩ tập thể cán bộ, nhân viên Văn phòng cần phát huy để Văn phòng thực cánh tay đắc lực tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND xã * Bằng kiến thức lĩnh hội sau thời gian học tập trường 32 đến thực tập Văn phòng UBND xã Kim Nỗ, em nhận thấy "Học đôi với hành" yêu cầu cần thiết học sinh, có học sinh thật trang bị đầy đủ kiến thức trước bước vào công việc thực tế Đối với thân em sau thời gian học tập rèn luyện em thấy vững vàng nhiều Có kết nhờ dạy bảo tận tình thầy, giáo quan tâm giúp đỡ tận tình bác, cô quan Thời gian thực tập kết thúc, kết thu hoạch thời gian đến thực tập Văn phòng UBND xã Kim Nỗ em phản ánh đầy đủ thu hoạch Do nhận thức hiểu biết hạn chế, chắn thu hoạch không tránh khỏi thiếu sót Em mong thầy bạn sau xem xét có ý kiến đóng góp để thu hoạch em đầy đủ hoàn thiện Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo tồn thể cán bộ, cơng nhân viên chức Văn phòng UBND xã Kim Nỗ tạo điều kiện, giúp đỡ hướng dẫn em suốt thời gian thực tập vừa qua Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn! Kim Nỗ, ngày tháng 04 năm 2017 Sinh viên Nông Thị Tú Anh 33 ... cách nghiêm túc xác như: 12 - Nghị định số: 58/2011/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Thông tư liên... kết cao Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2010 Sinh viên Nông Thị Tú Anh B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ KIM NỖ,HUYỆN ĐƠNG ANH, HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm... 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; - Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Thông tư số: 07/2012/TT-BNV