Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH VẼ DANH MỤC BẢNG PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục đích nghiên cứu 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Cấu trúc đề tài 5 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN 7 1.1. Một số khái niệm cơ bản về quản lý và giải quyết văn bản 7 1.1.1. Khái niệm văn bản đi 7 1.1.2. Khái niệm văn bản đến 7 1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản 8 1.1.4. Giải quyết văn bản 8 1.2. Ý nghĩa của việc quản lý và giải quyết văn bản 9 1.2.1. Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan 9 1.2.2. Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác văn thư nói riêng và hoạt động của cơ quan nói chung 10 1.2.3. Góp phần phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ 12 1.2.4. Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước, cơ quan 13 1.2.5. Giữ gìn bằng chứng hoạt động của cơ quan, tổ chức 15 1.3. Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản 16 1.3.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan 17 1.3.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) 17 1.3.3. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị 17 1.3.4. Trách nhiệm của cán bộ chuyên môn 18 1.3.5. Trách nhiệm của văn thư cơ quan 18 1.4. Một số văn bản hiện hành quy định về quản lý và giải quyết văn bản 19 Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI BAN DÂN VẬN TRUNG ƯƠNG 22 2.1. Giới thiệu khái quát về Ban Dân vận Trung ương 22 2.1.1. Lịch sử hình thành Ban Dân vận Trung ương 22 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban Dân vận Trung ương 23 2.1.2.1. Chức năng 23 2.1.2.2. Nhiệm vụ 23 2.1.2.3. Quyền hạn của Ban Dân vận Trung ương 24 2.1.2.4. Cơ cấu tổ chức của Ban Dân vận Trung ương 24 2.2. Thực trạng quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận Trung ương 24 2.2.1. Các văn bản hiện hành quy định, hướng dẫn về quản lý và giải quyết văn bản của Ban Dân vận Trung ương 24 2.2.2. Tình hình tổ chức bộ phận văn thư tại Ban Dân vận Trung ương 26 2.2.2.1. Tổ chức bộ phận văn thư 26 2.2.2.2. Bố trí nhân sự thực hiện công tác văn thư 26 2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản 27 2.2.3.1. Quản lý văn bản đi 27 2.2.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến 37 2.2.4. Nhận xét 46 2.2.4.1. Ưu điểm 46 2.2.4.2. Hạn chế 47 2.2.4.3. Nguyên nhân 49 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI BAN DÂN VẬN TRUNG ƯƠNG 51 3.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan về tầm quan trọng của việc quản lý và giải quyết văn bản 51 3.2. Thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan 53 3.3. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của văn thư cơ quan cũng như nghiệp vụ văn thư của các chuyên viên trong cơ quan 54 3.4. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và giải quyết văn bản 55 3.5. Thực hiện lập hồ sơ công việc và nâng cao chất lượng lập hồ sơ 56 3.6. Thống nhất các hệ thống số đăng ký văn bản đi đồng thời thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và cơ quan về quản lý văn bản mật 58 PHẦN KẾT LUẬN 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
4.HUONG DAN 11 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan là cơng trình tơi tự nghiên cứu thực với hướng dẫn giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ, Ths Phạm Thị Hạnh Các số liệu sử dụng khóa luận tơi tự tìm hiểu, phân tích cách chân thực, khách quan Các nội dung nghiên cứu kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Ngồi ra, khóa luận có sử dụng số khái niệm tác giả khác có trích dẫn thích rõ ràng Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hương 4.HUONG DAN 11 LỜI CẢM ƠN Được đồng ý phân công Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoảng thời gian 01 tháng qua thực khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Quản lý giải văn Ban Dân vận Trung ương” Để hồn thành khóa luận, tơi xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ trình giảng dạy trang bị cho nhiều kiến thức quý báu Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ths Phạm Thị Hạnh, dẫn tận tình, chu đáo giúp tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn đến tập thể cán bộ, công chức, viên chức Ban Dân vận Trung ương tạo điều kiện cho khảo sát hồn thành khóa luận tốt nghiệp cách thuận lợi Với điều kiện thời gian kinh nghiệm nhiều hạn chế thân, khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót Do đó, tơi mong nhận đóng góp, cho ý kiến nhiệt tình thầy giảng viên khoa để đề tài khóa luận hồn thiện Một lần xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hương 4.HUONG DAN 11 MỤC LỤC 4.HUONG DAN 11 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Ký hiệu viết tắt Cán bộ, công chức, viên chức CB, CC, VC Trung ương TW 4.HUONG DAN 11 DANH MỤC HÌNH VẼ STT Tên hình Trang số Hình 2.1 Số lượng văn Ban Dân vận TW từ năm 2013 – 2016 28 Hình 2.2 Bìa Sổ đăng ký văn 31 Hình 2.3 Trang đầu Sổ đăng ký văn 32 Hình 2.4 Chứng từ kết thúc Sổ đăng ký văn 33 Hình 2.5 Số lượng văn đến Ban Dân vận TW từ năm 2013 – 2016 37 Hình 2.6 Mẫu dấu “Đến” quan 39 Hình 2.7 Trang chủ Ban Dân vận TW 42 Hình 2.8 Nhập công văn đến phần mềm 42 Hình 2.9 Chế độ in mục lục văn phần mềm 43 10 Hình 2.10 Mục lục cơng văn đến quan TW ngày 08/3/2017 43 4.HUONG DAN 11 DANH MỤC BẢNG STT Tên bảng Trang số Bảng 2.1 Các hệ thống số đăng ký văn Ban Dân vận TW từ năm 2013 - 2016 30 Bảng 2.2 Nội dung cột, mục bên sổ đăng ký văn 32 Bảng 2.3 Nội dung cột, mục Sổ đăng ký văn đến 40 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nhu cầu thông tin nhu cầu tất yếu người ngày gia tăng mạnh mẽ xã hội ngày phát triển xem kỷ nguyên công nghệ Thông tin giúp người bắt kịp xu hướng, nhịp đập xã hội, giúp quan hoạt động hiệu quả, đạt hiệu suất cao Điều đặt yêu cầu thông tin cung cấp khơng đảm bảo tính xác mà cần phải nhanh chóng, kịp thời Để quản lý, đưa thơng tin vào phục vụ hoạt động quan, tổ chức phải cụ thể hóa hợp pháp hóa chúng thể dạng văn Thông tin đầu ra, đầu vào tương ứng với văn đi, đến quan Văn phòng cụ thể phận văn thư xem đầu mối văn Do đó, cơng tác văn thư trở thành mắt xích quan trọng hoạt động quản lý quan Đồng nghĩa với việc phải quản lý giải văn tập trung, thống nhất, nhanh chóng, kịp thời Đòi hỏi quan, tổ chức cần nâng cao nhận thức tầm quan trọng việc quản lý giải văn Xuất phát từ lý nói với trình tìm hiểu phận văn thư thuộc Phòng Hành - Quản trị - Tài vụ Ban Dân vận TW, lựa chọn đề tài “Quản lý giải văn bản Ban Dân vận Trung ương” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Có thể thấy cơng tác văn thư nói chung, quản lý giải văn nói riêng khơng phải đề tài Đặc biệt, nhiều sinh viên lựa chọn để báo cáo kết thực tập, khóa luận tốt nghiệp sinh viên ngành Văn thư – Lưu trữ, song chưa có đề tài nghiên cứu việc quản lý giải văn Ban Dân vận TW – quan Đảng Do đó, tơi chọn đề tài hy vọng thông qua việc khảo sát đánh giá ưu điểm hạn chế tồn việc quản lý giải văn Ban Dân vận TW Từ đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc quản lý giải văn quan nói riêng đồng thời góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan nói chung Lịch sử nghiên cứu vấn đề Quản lý giải văn nghiệp vụ cơng tác văn thư đồng thời đóng vai trò vơ quan trọng nhằm đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quan nhanh chóng, kịp thời xác Từ nhận thức đắn tầm quan trọng việc quản lý giải văn nói riêng cơng tác văn thư nói chung, nhiều nhà nghiên cứu, sinh viên, học viên chọn đối tượng nghiên cứu cho đề tài, báo cáo Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có 45 năm lịch sử đào tạo văn thư – lưu trữ đó, khơng sinh viên khoa mà sinh viên thuộc ngành đào tạo khác Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực… lựa chọn đối tượng nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp Cụ thể sau: - Đặng Thị Luyến (2015) “Tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn Cục Quản lý đấu thầu – Bộ Kế hoạch Đầu tư , Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nhữ Mai Nhung (2015), Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty Cổ phần Giấy An Hòa, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nguyễn Thị Hiền (2016), Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Thiệu Hóa, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trần Bích Khun (2016), Ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác văn thư Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Vi Thị Lợi (2016), Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nguyễn Thị Luyến, Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Tổ chức công tác văn thư văn phòng HĐND – UBND TP Bắc Ninh, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Hồng Lan Nhi (2016), Cơng tác văn thư, lưu trữ văn phòng HĐND – UBND huyện Quang Bình, tỉnh Hà Giang, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Huỳnh Thị Hoàng Thư (2016), Tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn có số khóa luận thực với đề tài quản lý giải văn Cụ thể: - Nguyễn Thị Ngọc Dung (2010), Ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn số quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Phùng Thị Hiền (2010), Công tác quản lý giải văn đi, văn đến Tổng công ty Bưu Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Nguyễn Thị Hiền (2010), Công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Trần Thị Hà Phương (2011), Ứng dụng phần mềm quản lý văn số Sở thuộc thành phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Ngồi ra, tạp chí Văn thư – Lưu trữ có số bải viết vấn đề nêu trên: - Trần Vũ Thành (2013), Những điểm quy định nhà nước quản lý văn số kiến nghị, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11/2013, tr 2-6 - Trần Vũ Thành (2016), Từ thực tế hoạt động quản lý văn đi, đến tới lập hoàn thiện hồ sơ lưu trữ quan, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7/2016, tr 29-33 - Hoàng Minh Thơ, Ths Hoàng Văn Thụ (2010), Hồn thiện cơng tác văn thư quan, tổ chức nhà nước giai đoạn nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8/2010, tr 23-27 Mục đích nghiên cứu Thực đề tài này, hướng đến mục tiêu sau: - Từ việc tìm hiểu thực trạng quản lý giải văn Ban Dân vận TW để đưa nhận xét ưu điểm hạn chế vấn đề này; - Tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến hạn chế nêu trên; - Đồng thời đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu thực quản lý giải văn Ban Dân vận TW Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận thực tiễn việc quản lý giải văn bản; - Tìm hiểu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ban Dân vận TW phận Văn thư thuộc Phòng Hành - Quản trị - Tài vụ Ban Dân vận TW; - Khảo sát tình hình thực quản lý giải văn Ban Dân vận TW; - Nghiên cứu, đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu thực quản lý giải văn Ban Dân vận TW; Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu việc quản lý giải văn bao gồm quản lý văn đi, quản lý giải văn đến công tác lập hồ sơ hành Ban Dân vận TW 5.2 Phạm vi nghiên cứu Việc quản lý giải văn Ban Dân vận TW nghiên cứu dựa theo số liệu khảo sát từ năm 2013 đến Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu có liên quan: Được áp dụng để nghiên cứu số tài liệu có liên quan đến quản lý giải văn số văn Đảng Nhà nước quy định vấn đề Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ Ban Dân vận TW - Phương pháp điều tra, khảo sát: Thông qua phiếu khảo sát để tìm hiểu thực trạng quản lý giải văn Ban Dân vận TW 10 Họ tên * Văn ban cán đảng Ví dụ : T/M BAN CÁN SỰ ĐẢNG BÍ THƯ (hoặc PHĨ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên - Đối với văn ban tham mưu giúp việc cấp uỷ ghi thể thức đề ký cấp trưởng quyền cấp trưởng ký trực tiếp Cấp phó ký thay cấp trưởng ghi thể thức đề ký K/T (ký thay) + Cấp trưởng ký trực tiếp Ví dụ : TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ tên Q.CHÁNH VĂN PHỊNG (chữ ký) Họ tên + Cấp phó ký thay Ví dụ : K/T TRƯỞNG BAN PHĨ TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ tên K/T CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ ký) Họ tên +Trường hợp chưa bổ nhiệm cấp trưởng, quyền cấp trưởng, khơng đề K/T (ký thay) mà ghi chức vụ người ký 115 Ví dụ : Khi Tỉnh uỷ chưa bổ nhiệm chánh quyền chánh văn phòng tỉnh uỷ mà văn văn phòng tỉnh uỷ ban hành phó chánh văn phòng phụ trách ký thể thức đề ký : PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG (Chữ ký) Họ tên - Đối với số văn ban thường vụ cấp uỷ thủ trưởng quan đảng uỷ quyền ký ghi thể thức đề ký T/L (thừa lệnh) Người uỷ quyền trực tiếp ký không uỷ quyền cho người khác ký thay + Chánh phó chánh văn phòng cấp uỷ ban thường vụ uỷ quyền trực tiếp ký Ví dụ : T/L BAN THƯỜNG VỤ CHÁNH VĂN PHỊNG (hoặc PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký) Họ tên + Chánh phó chánh văn phòng ban trưởng ban uỷ quyền trực tiếp ký Ví dụ : T/L TRƯỞNG BAN CHÁNH VĂN PHỊNG (hoặc PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG) (chữ ký) Họ tên b Dấu quan ban hành Dấu quan ban hành văn xác nhận pháp nhân, thẩm quyền quan ban hành văn Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rõ ràng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Mực dấu có mầu đỏ tươi theo quy định Bộ Công an Thể thức đề ký, chữ ký dấu quan ban hành trình bày bên phải, phần nội dung văn (các ô số 7a, 7b, 7c - mẫu 1) 116 Chữ ký, thể thức đề ký dấu liên quan ban hành trình bày ngang hàng Cơ quan chủ trì ban hành trình bày vị trí bên trái c Ký sử dụng dấu văn đại hội biên - Văn đại hội : Văn đại hội đoàn chủ tịch đại hội đảng cấp ban hành đồn chủ tịch phân cơng người ký; văn đoàn thư ký trưởng đoàn thư ký ký; văn ban thẩm tra tư cách đại biểu đại hội trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn ban kiểm phiếu trưởng ban kiểm phiếu ký Văn đại hội, đoàn chủ tịch, đồn thư ký đại hội đóng dấu tương ứng Văn ban thẩm tra tư cách đại biểu văn ban kiểm phiếu dùng dấu đại hội Trong trường hợp khơng có dấu đại hội cấp uỷ nhiệm kỳ xác nhận chữ ký người thay mặt đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ký văn đại hội để lưu Ví dụ : Xác nhận chữ ký người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội : T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (Chữ ký) Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí T/M TỈNH UỶ (hoặc HUYỆN UỶ, ĐẢNG UỶ) (ghi rõ chức vụ) ký đóng dấu cấp uỷ Họ tên - Biên đại hội, hội nghị : Đại hội, hội nghị cấp uỷ, tổ chức, quan đảng hội nghị cán phải ghi biên Biên phải người chủ trì đại hội, hội nghị người ghi biên ký.Chữ ký người chủ trì trình bày góc phải chữ ký người ghi biên trình bày góc trái trang cuối biên 117 Các biên phải đóng dấu Đối với biên có từ trang trở lên phải đóng dấu giáp lai lề trái (các trang biên xếp so le đóng lần để khn dấu thể lề trang giấy tiếp nhau) + Về ký, đóng dấu biên đại hội : * Trường hợp đại hội có dấu Ví dụ : T/M ĐỒN THƯ KÝ T/M ĐỒN CHỦ TỊCH (ký đóng dấu Đồn Thư ký) (ký đóng dấu Đồn Chủ tịch) Họ tên Họ tên * Trường hợp đại hội khơng có dấu cấp uỷ nhiệm kỳ xác nhận chữ ký người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội Ví dụ : T/M ĐỒN THƯ KÝ (ký) Họ tên T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (ký) Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí T/M TỈNH UỶ (hoặc HUYỆN UỶ, ĐẢNG UỶ) (ghi rõ chức vụ) (ký đóng dấu cấp uỷ) Họ tên + Về ký, đóng dấu biên hội nghị : *Trường hợp đóng dấu lên chữ ký người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu cấp uỷ, tổ chức, quan đảng Ví dụ : NGƯỜI GHI BIÊN BẢN CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ký) (ghi rõ chức vụ) (ký đóng dấu cấp uỷ dấu tổ chức, quan đảng) Họ tên Họ tên * Trường hợp khơng đóng dấu lên chữ ký người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu cấp uỷ, tổ chức, quan đảng lãnh 118 đạo văn phòng thừa lệnh ban thường vụ thủ trưởng quan xác nhận chữ ký người chủ trì hội nghị Ví dụ : NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (ký) Họ tên CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ) (ký) Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí T/L BAN THƯỜNG VỤ (hoặc T/L TRƯỞNG BAN) (chánh phó chánh văn phòng) (ký đóng dấu cấp uỷ, quan đảng) Họ tên d Thể thức đề ký sử dụng dấu văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng, cấp uỷ, quan đảng hoạt động có thời hạn - Về thể thức đề ký văn : Thể thức đề ký văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng, ghi chức vụ bầu bổ nhiệm cao chức vụ kiêm nhiệm người ký định thành lập ban đạo, tiểu ban, hội đồng, Ví dụ : PHĨ BÍ THƯ kiêm TRƯỞNG TIỂU BAN (Chữ ký) Họ tên TRƯỞNG BAN kiêm CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (Chữ ký) Họ tên - Về sử dụng dấu : 119 + Các ban đạo, tiểu ban, hội đồng, thành lập khơng có dấu riêng định thành lập phải có điều khoản quy định sử dụng dấu cấp uỷ, quan có thẩm quyền thành lập ban đạo, tiểu ban, hội đồng, + Đối với ban đạo, tiểu ban, hội đồng, thành lập chưa có quy định sử dụng dấu phải có quy định bổ sung việc sử dụng dấu Nếu đồng chí lãnh đạo ban đạo, tiểu ban, hội đồng, thường trực cấp uỷ lãnh đạo quan ký văn sử dụng dấu cấp uỷ quan Các trường hợp khác, sử dụng dấu quan thường trực ban đạo, tiểu ban, hội đồng, Nơi nhận văn Nơi nhận văn ghi tên quan cá nhân nhận văn với mục đích để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành v.v nơi lưu Nơi nhận trình bày góc trái phần nội dung văn (ơ số 8b - mẫu 1) Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía "tên loại trích yếu nội dung văn bản" Đối với cơng văn nơi nhận ghi trực tiếp sau cụm từ "Kính gửi " "Đồng kính gửi " (nếu có) phần nội dung văn (ơ số 8a - mẫu 1) ghi loại văn có tên gọi khác (ô số 8b - mẫu 1) * Văn quan trực thuộc Đảng Nhà nước dùng dấu quan Nhà nước thể thức văn trình bày theo quy định quan Nhà nước có thẩm quyền II Các thành phần thể thức bổ sung Ngoài thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung tính chất văn cụ thể, người ký văn định bổ sung thành phần thể thức sau : Dấu mức độ mật Dấu mức độ mật có mức : mật, tối mật tuyệt mật Dấu mức độ mật có viền khung hình chữ nhật trình bày phía số ký hiệu văn (ô số - mẫu 1) Dấu mức độ khẩn Dấu mức độ khẩn có mức : khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hẹn 120 Dấu mức độ khẩn trình bày phía dấu mức độ mật (ơ số 10-mẫu 1) Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị - Đối với văn cần phải dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng phải ghi đóng dấu dẫn cụ thể cho trường hợp : " THU HỒI", "XONG HỘI NGHỊ TRẢ LẠI", "XEM XONG TRẢ LẠI", "XEM XONG TRẢ LẠI trước ngày ", "KHÔNG PHỔ BIẾN", "LƯU HÀNH NỘI BỘ" Các thành phần trình bày địa điểm ngày tháng năm ban hành văn (ô số 11 - mẫu 1) Riêng trường hợp dẫn " KHÔNG PHỔ BIẾN TRÊN CÁC PHƯƠNG TIỆN THÔNG TIN ĐẠI CHÚNG " ghi phía dưới, trang cuối văn - Đối với văn dự thảo nhiều lần phải ghi ngày tháng năm dự thảo có dẫn "Dự thảo lần thứ " trình bày số ký hiệu (ô số 12b - mẫu 1); văn giao cho quan, đơn vị chức dự thảo ghi tên quan, đơn vị vào trang cuối, phía trái văn - Văn sử dụng hội nghị ghi dẫn "Tài liệu hội nghị ngày ", trình bày phía tiêu đề địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn (ô số 12 a - mẫu 1) - Ký hiệu tên tệp văn số lượng phát hành trình bày lề trái chân trang văn trang, lề trái từ trang thứ đến trang cuối văn có nhiều trang III Bản thành phần thể thức Các loại Có loại sao: - Bản y chính: nguyên văn từ quan ban hành nhân phát hành - Bản trích sao: lại phần nội dung từ quan ban hành quan lưu trữ quản lý thực - Bản lục: lại tồn văn từ y Các hình thức - Sao thơng thường: hình thức cách viết lại hay đánh máy lại nội dung cần - Sao photocopy: hình thức chụp lại văn máy photocopy, máy fax thiết bị chụp ảnh khác 121 Thể thức cách trình bày a Thể thức cách trình bày thơng thường: Để bảo đảm giá trị pháp lý hiệu lực thi hành, loại phải có đủ thành phần thể thức trình bày phía đường phân cách (đường 13 - mẫu 2) với nội dung sau : - Tên quan văn trình bày cùng, góc trái, đường phân cách (ô số 14 - mẫu 2) - Số ký hiệu sao: đánh chung hệ thống số quan theo nhiệm kỳ cấp uỷ; ký hiệu loại ghi chung BS (bản sao) Số ký hiệu trình bày tên quan (ô số 15 - mẫu 2) - Chỉ dẫn loại sao: tùy thuộc vào loại để ghi: "Sao y chính", hoặc: "Trích từ số ngày " hoặc: "Sao lục" Chỉ dẫn loại trình bày góc phải, đường phân cách (ơ số 16 - mẫu 2) - Địa điểm, ngày, tháng, năm văn trình bày dẫn loại (ô số 17 - mẫu 2) - Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan trình bày địa điểm, ngày tháng năm (ô số 18 - mẫu 2) - Nơi nhận cần ghi rõ mục đích gửi như: để thi hành, để phổ biến, v.v Nơi nhận trình bày số ký hiệu (ô số 19 - mẫu 2) b Văn nhiều lần: Đối với văn lục nhiều lần cần trình bày lần thể thức lục Trong trường hợp văn hết trang phần lục trình bày vào trang đánh số trang tiếp tục liền với văn chính, trang cuối văn trang trình bày phần cần đóng dấu giáp lai c Bản hình thức photocopy: - Nếu photocopy có phần chữ ký để in nhiều đóng dấu quan ban hành có giá trị pháp lý khơng phải trình bày thể thức - Nếu photocopy phần chữ ký dấu quan ban hành có trình bày thể thức có giá trị pháp lý - Nếu photocopy phần chữ ký dấu quan ban hành khơng trình bày thể thức có giá trị thông tin, tham khảo 122 IV Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn (xem mẫu 1,2, 3) Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn Đảng sau : Văn đánh máy in giấy trắng có kính thước 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép ± 2 Vùng trình bày văn sau: a Mặt trước: - Cách mép trang giấy: 25 mm - Cách mép trang giấy: 25 mm - Cách mép trái trang giấy: 35 mm - Cách mép phải trang giấy: 15 mm b Mặt sau (nếu in mặt): - Cách mép trang giấy: 25 mm - Cách mép trang giấy: 25 mm - Cách mép trái trang giấy: 15 mm - Cách mép phải trang giấy: 35 mm Văn có nhiều trang trang thứ hai phải đánh số trang chữ số Ả Rập cách mép trang giấy 10 mm cách hai mép phải, trái phần có chữ (bát chữ) Những văn có hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số Ả Rập Đối với cấp uỷ, tổ chức, quan đảng có sử dụng máy tính để chế văn font, cỡ, kiểu chữ thống dùng mã ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 (bộ mã TCVN 6909: 2001) mẫu hướng dẫn Những văn bản, văn kiện Đảng in thành sách, đăng báo, in tạp chí khơng trình bày theo u cầu kỹ thuật V Tổ chức thực Hướng dẫn thay "Hướng dẫn Văn phòng Trung ương thể thức văn số 01-HD/VPTW, ngày 02-02-1998" có hiệu lực từ ngày ký Các cấp uỷ, tổ chức, quan đảng từ Trung ương đến sở tổ chức thực hướng dẫn Văn phòng Đảng uỷ Quân Trung ương Văn phòng Đảng uỷ Cơng an Trung ương cụ thể hố Hướng dẫn cho phù hợp với đặc điểm tổ chức Đảng Quân đội Công an 123 Trong q trình thực có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ánh Văn phòng Trung ương Đảng CHÁNH VĂN PHỊNG ký Ngơ Văn Dụ Mẫu 1: Vị trí thành phần thể thức văn Đảng 12a 35 mm 5b 11 12b 5a 10 8a 7a 124 15 mm 8b 7b 7c ←25 mm → Ghi : Tiêu đề Tên quan ban hành văn Số ký hiệu Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn 5a Tên loại văn trích yếu nội dung văn 5b Trích yếu nội dung cơng văn Nội dung văn (có thể có nhiều trang) 7a Thể thức đề ký, chức vụ người ký 7b Chữ ký 7c Họ tên người ký 8a Nơi nhận công văn 8b Nơi nhận văn Dấu mức độ mật 10 Dấu mức độ khẩn 11 Dấu phạm vi phổ biến 12a Dấu tài liệu hội nghị 12b Dấu dự thảo Mẫu : Vị trí thành phần thể thức 8b 7a 7b 7c 13 14 16 125 15 17 19 18 Ghi : 13 Đường phân giới văn với thể thức 14 Tên quan 15 Số ký hiệu 16 Ghi dẫn loại 17 Địa điểm ngày, tháng, năm 18 Thể thức đề ký, chức vụ, chữ ký, họ tên người ký dấu quan 19 Nơi nhận 126 Mẫu 3: Font, cỡ, kiểu chữ theo Tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 dùng để trình bày th ể th ức văn b ản c Đ ảng TT Thành phần thể thức Tiêu đề: Đảng Cộng sản Việt Nam Tên quan ban hành văn Font chữ Cỡ chữ Kiểu chữ Ví dụ trình bày Times New Roman 15 In hoa, đậm ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM a Tên quan ban hành văn bản, quan văn nt 14 In hoa, đậm HUYỆN ỦY QUỲNH PHỤ b Tên quan cấp nt 14 In hoa TỈNH ỦY THÁI BÌNH Số ký hiệu văn bản, nt 14 In thường Số 127-QĐ/TW Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn bản, nt 14 In thường, nghiêng Hạ Long, ngày 20 tháng 01 năm 2004 Tên loại văn trích yếu nội dung văn a Tên loại văn nt 16 In hoa, đậm THƠNG BÁO b Trích yếu nội dung văn nt 14 - 15 In thường, đậm cơng tác phòng chống tệ nạn xã hội c Trích yếu nội dung công văn nt 12 In thường, nghiêng Về chế độ cơng tác phí 127 TT Thành phần thể thức Phần nội dung văn Thể thức đề ký, chức vụ họ tên người ký Thể thức đề ký a b Font chữ Cỡ chữ Kiểu chữ Ví dụ trình bày Times New Roman 14 - 15 In thường Trong công tác đạo nt 14 nt 14 In hoa, đậm In hoa nt 14 In thường, đậm In thường In thường In hoa, đậm In hoa, đậm In hoa, đậm In hoa c Chức vụ người ký thay mặt, ký thay, ký thừa lệnh Họ tên người ký a b Nơi nhận văn bản, Nơi nhận Nơi nhận cụ thể Chỉ mức độ mật nt nt nt 14 12 14 10 Chỉ mức độ khẩn nt 14 11 Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng Ký hiệu tên người đánh máy, tên tệp văn bản, số phát hành nt 12 nt 12 T/M BAN THƯỜNG VỤ PHÓ TRƯỞNG BAN Trần Quang Huy Nơi nhận: - Ban Tuyên giáo Huyện ủy Từ Sơn MẬT KHẨN XONG HỘI NGHỊ XIN TRẢ LẠI T.31QĐ/TW320 128 Ghi chú: Nếu dùng dấu khắc sẵn để thay số thành phần thể thức văn font, cỡ, kiểu chữ dấu phải tương xứng với font, cỡ, kiểu chữ chế máy tính 129 ... thể: - Nguyễn Thị Ngọc Dung (2010), Ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn số quận, huyện thu c thành phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Phùng Thị Hiền... văn - Nguyễn Thị Hiền (2010), Công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Trần Thị. .. dẫn thể thức kỹ thu t trình bày văn bản; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thu t trình bày văn hành chính; - Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011