CÔNG TÁC THU THẬP, xử LÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA VP BCN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LĐB CHƯƠNG : VAI TRÒ CỦA VP BCN TRONG VIỆC ĐẢM BẢO THÔNG TIN CHO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LĐB 1.1) Lý luận chung vè thông tin vai trò Văn phòng việc đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý 1.1.1) Khái niệm thông tin hoạt động quản lý - Khái niệm thông tin Từ xưa đến nay, thơng tin đóng vai trò vơ quan trọng hoạt động đời sống người Người ta thừa nhận thông tin với vật chất, lượng định tồn phát triển quốc gia Đặc biệt xã hội thông tin nay, hoạt động người cần đến giao lưu thơng tin vậy, thơng tin coi nguồn lực có giá trị nhiều nguồn lực vật chất, đem lại hiệu hoạt động quan Chính từ góp mặt thơng tin lĩnh vực đời sống dẫn tới nhiều khái niệm khác thông tin Mỗi lĩnh vực khoa học lại tiếp cận thông tin theo khía cạnh riêng thơng tin vốn khái niệm trìu tượng mà người khơng thể nhìn thấy Neu hiểu thơng tin theo nghĩa từ “Iníbrmatio” bắt nguồn từ tiếng La tinh , thơng tin truyền đạt ý tưởng, khái niệm, biểu tượng.Theo quan niệm báo chí: Thơng tin cung cấp việc chưa biết,là phương tiện phổ biến thông tin đại chúng phổ biến quen thuộc với người, báo chí đề cập tới tính mẻ cập nhật thông tin.Neu hiểu thông tin theo ngữ nghĩa thơng tin đồng với tri thức, kiến thức làm thay đổi trữ lượng kiến thức người Thông tin theo cách hiểu xem xét trạng thái tĩnh khái niệm chưa đề cập cách thức người tiếp cận với thông tin Theo chúng tôi, khái niệm thơng tin trình bày cách khái quát theo quan điếm triết học: Thông tin phản ánh tự nhiên xã hội (thếgiới vật chất) ngơn ngữ, kí hiệu, hình ảnh hay nói rộng tất phương tiện tác động đến giác quan người Dưới quan điểm triết học, thơng tin phản ánh giới vật chất đến giác quan người thơng qua kênh thơng tin biến đổi phản ánh thành nhận thức người vật, tượng Quan điểm phù họp với hai vấn đề mà triết học quan tâm giải vật chất định ý thức Qua khái niệm này, thấy chất trình tự trình thơng tin Trước hết ,phải khẳng định q trình thơng tin q trình phản ánh để q trình phản ánh trở thành q trình thơng tin phải có hai đối tượng: Đối tượng làm nhiệm vụ phản ánh đối tượng cảm nhận, đối tượng cảm nhận nhận biết thông tin phản hồi trở lại đối tượng phản ánh kết thúc q trình thơng tin Chính tính khái quát đầy đủ khái niệm thông tin theo thuyết phản ánh nên thông tin đề cập khóa luận tốt nghiệp chúng tơi hiểu theo cách Khái niệm thông tin hoạt động quản lý Quản lý dạng tương tác đặc biệt người với môi trường xung quanh nhằm đạt mục tiêu sở sử dụng tài nguyênịcon người, tri thức, tiền, vật chất, lượng,không gian, thời gian ) [] Theo khái niệm để thực q trình quản lý cần có hai đối tượng tham gia vào q trình quản lý đối tượng làm nhiệm vụ quản lý (chủ thể quản lý) đối tượng bị quản lý (khách thể quản lý) đối tượng làm nhiệm vụ quản lý tiến hành số hoạt động xác định mục tiêu, lập kế hoạch thực mục tiêu, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch Để thực q trình quản lý phải có góp mặt q trình trao đổi thông tin chủ thể quản lý khách thể quản lý, chủ thể quản lý nhận thông tin báo cáo từ khách thể quản lý ngược lại khách thể quản lý nhận thông tin đạo từ chủ thể quản lý Chúng ta coi chủ thể khách thể quản lý vừa đối tượng phản ánh vừa đối tượng cảm nhận q trình thơng tin Vì khái niệm thơng tin quản lý khơng có nhiều điểm khác biệt, xa rời với khái niệm thông tin bàn Thông tin hoạt động quản lý tập hợp định thông báo kiện xẩy hoạt động quản lý mơi trường bên ngồi có liên quan đến hoạt động quản lý, thay đổi thuộc tính hệ thống quản lý môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo cá biện pháp tổ chức, yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian thời gian đoi với khách thể quản lý [] Khái niệm thơng tin hoạt động quản lý trình bày đầy đủ khái quát, đề cập đến nội dung thông tin hoạt động quản lý mục đích việc sử dụng thơng tin hoạt động quản lý Sự phản ánh chuyển giao thơng tin tình hình, tiến trình giải việc thơng tin phát sinh có liên quan đến q trình quản lý, cần có phản hồi từ nhà quản lý cách định quản lý Sự biến đổi phản ánh thành nhận thức người vật, tượng thể việc nhà quản lý đưa biện pháp, định , điều chỉnh họp lý sau nhận thông tin phản ánh 1.1.2) Vai trò thơng tin hoạt động quản lý Có thể nói quản lý nói chung thơng tin hai lĩnh vực có quan hệ mật thiết với Neu khơng có thơng tin, quản lý không tồn với tư cách quản lý trao đổi, giao lưu thông tin chủ thể khách thể quản lý khơng thực Thơng tin yếu tố bên trong, đóng góp vào nội dung trình quản lý từ lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự, đạo điều hành việc thực hiện, đến kiểm tra, đánh giá Bao hoạt động quản lý cần tới trao đổi thông tin hệ thống quản lý hệ thống bị quản lý, tồn hệ thống với mơi trường xung quanh, từ nhà quản lý hiểu rõ đối tượng quản lý để đưa thị, định phù họp Vì vậy, khẳng định thông tin sở lãnh đạo quản lý Nhiệm vụ quan trọng nhà quản lý định quản lý.Chất lượng định quản lý lại phụ thuộc phần lớn vào chất lượng công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý Nếu từ bước đầu, hoạt động quản lý thiếu thông tin thơng tin khơng xác nhà quản lý khơng đề mục đích, kế hoạch quan.Trên sở phân tích thơng tin có, nhà quản lý lựa chọn phương án tổ chức thực tối ưu để thực kế hoạch, mục tiêu đề Trong tiến trình thực công việc, nhà quản lý cần thông tin báo cáo, kiểm tra, giám sát tình hình thực Từ đó, nhà quản lý đối chiếu với kế hoạch đặt ra, có điều chỉnh vấn đề phát sinh nhanh chóng phù họp, bổ sung cho định trước Hơn nữa, thơng tin giúp cho định quản lý trở nên xác khoa học, tình trạng thiếu thông tin dẫn tới kết quản lý ngược với mục tiêu đề ra, việc điều hành quản lý rơi vào chủ quan, ý chí, ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc chí dẫn đến thất bại gây thiệt hại to lớn cho quan Tóm lại, thơng tin hoạt động quản lý ln có gắn kết chặt chẽ với Xét chu trình quản lý liên tục, việc thu thập, xử lý cung cấp thông tin cần thiết đến tay nhà quản lý tiến hành cách cách liên tục Việc thu thập thông tin bổ sung thông tin có ln tồn q trình quản lý Đe tăng cường hiệu quản lý, nhà quản lý phải coi trọng việc thu thập, xử lý thông tin cách khoa học, đắn, sở có định kịp thời xác 1.1.3) Nội dung thơng tin hoạt động quản lý Đe phục vụ cho việc định mình, nhà quản lý cần tay thông tin phản ánh nhiều nội dung khác Xuất phát từ đặc điểm nhu cầu đối tượng dùng tin lãnh đạo, quản lý, nội dung thông tin họ bao gồm: - Thông tin học thuyết, quản điểm kinh tế, trào lưu trị - Thông tin pháp lý : đường lối, chiến lược, sách, chủ trương Đảng Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực quản lý quan - Thơng tin phản ánh tình hình kinh tế, trị văn hố, xã hội nước giới có liên quan đến lĩnh vực hoạt động quan, ví dụ thơng tin xu hướng phát triển kinh tế, thành tựu khoa học kỹ thuật, tiến xã hội - Thơng tin tình hình triển khai, thực cơng việc theo định quản lý Những thông tin từ quan cấp dưới, quan trực thuộc gửi lên báo cáo kết thực công việc giao, phát sinh cần nhanh chóng điều chỉnh, cần có ý kiến đạo nhà quản lý - Thông tin yêu cầu, nguyện vọng, đề đạt cấp dưới, nhân dân lĩnh vực quan quản lý cần xem xét, giải Trong hoạt động quản lý, nhà quản lý cần cung cấp đầy đủ thông tin với nội dung Tuy nhiên, tầm quan trọng nội dung thông tin lại khác nhau, thơng tin sở pháp lý đường lối, sách, quy định Đảng Nhà nước lĩnh vực hoạt động quan thông tin trực tiếp liên quan đến việc giải cơng việc báo cáo tình hình triển khai, thực quan cấp quan trọng so với thơng tin có nội dung khác Trong nội dung thông tin cần cho hoạt động quản lý ( thông tin pháp lý, thông tin báo cáo, thơng tin phản ánh tình hình kinh tế,chính trị, văn hố ), tuỳ vào nhu cầu cơng việc thực tế, thơng tin lại có mức độ quan trọng cần thiết khác Ví dụ: Cùng thơng tin quy định Nhà nước quy định có liên quan trực tiếp đến hoạt động quan quan trọng quy định liên quan đến ngành khác, quan nhận với tính chất để biết Điểm khác biệt dễ nhận thấy thông tin phục vụ cho hoạt động khác đời sống xã hội với thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý chỗ nội dung thông tin phục vụ cho nhà quản lý, lãnh đạo thường phải mang tính tổng họp, khái qt cao, có tính dự báo định hướng Có vậy, lãnh đạo nắm thơng tin cách nhanh chóng nhất, giảm chi phí mặt thời gian, vật chất xử lý, phân tích thơng tin để có định quản lý Đe có thơng tin trên, nhà Lãnh đạo yêu cầu VP phải thường xuyên cập nhật cung cấp thông tin từ: - Các văn chứa thông tin đạo, hướng dẫn cấp vừa ban hành văn ban hành hiệu lực pháp lý - Các thơng tin, số liệu báo cáo tình hình thực công việc giao từ cấp từ quan trực thuộc - Các thông tin từ quan ngang cấp có liên quan phối họp giải công việc chung - Các thông tin từ phương tiện thông tin đại chúng báo chí, vơ tuyến truyền hình, đài phát - Các thông tin quan, cá nhân phản ánh qua điện thoại, đơn thư, thư điện tử 1.1.4) Vai trò VP cơng tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý • Khái niệm VP Hiện nay, có nhiều cách hiểu khác VP VP hiểu theo nghĩa rộng máy làm việc (giúp việc) quan theo nghĩa hẹp, VP hiểu trụ sở làm việc quan Xem xét tới chức năng, nội dung đặc điểm hoạt động cơng tác VP, VP định nghĩa sau: VP máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nới thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lỷ; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động moi quan tổ chức.[] Khái niệm vừa phản ánh bao quát chức năng, nhiệm vụ VP bao gồm chức tham mưu, tổng họp chức hậu cần đồng thời khẳng định vai trò VP máy tổ chức quan Nói tóm lại, để có khái niệm xác VP, phải xem xét cách đầy đủ toàn diện mặt hoạt động đóng góp phận vào hoạt động quan, đơn vị Có thể khẳng định rằng, VP phận thiếu quan, nhằm phối họp, điều hoà hoạt động phận khác cách nhịp nhàng mang lại hiệu hoạt động chung cho quan • Vai trò VP việc đảm bảo thơng tin phục vụ cho hoạt động quản lý Nói đến VP, người ta thường nghĩ đến phận làm công việc liên quan đến công tác văn thư, thiên chức thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại cơng văn giấy tờ hình thành hoạt động quan thực chất cách hiểu làm hẹp chức năng, nhiệm vụ hoạt động VP Đây nhiệm vụ VP phận thuộc VP - phòng Hành -Quản trị đảm nhiệm Bên cạnh đó, VP đảm nhiệm nhiều cơng việc khác, nhiệm vụ thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo nhiệm vụ quan trọng VP VP gọi “cửa ngõ thông tin” quan, nguồn thông tin đến thu thập, xử lý chuyển tải Khi nhận thông tin đến, VP phải tiến hành xử lý thông tin( bao gồm việc phân loại, xác định độ tin cậy, tổng họp thông tin) Sau thông tin phân loại, xử lý truyền tải đến cấp lãnh đạo theo chức nhiệm vụ để lãnh đạo nắm tình hình cách xác, kịp thời Hàng ngày, lãnh đạo quan phải tiếp nhận nhiều thông tin đến nhiều nguồn nhiều loại hình họ không đủ thời gian để xử lý hết khối lượng thông tin khổng lồ mà phải cần tới hỗ trợ đắc lực từ VP Nhà lãnh đạo không dựa vào ý kiến chủ quan để đề định đắn khoa học mà phải dựa vào ý kiến đóng góp, tham gia phòng ban phụ trách chuyên môn nội quan ý kiến từ bên Lúc này, đầu ra, VP đóng vai trò phân phối, chuyển tải thơng tin đến chuyên môn quan liên quan để có ý kiến đóng góp theo yêu cầu lãnh đạo Sau đó, VP phải thu thập lại thông tin phản hồi này, xử lý, cung cấp lại cho lãnh đạo nhằm hỗ trợ cho việc định lãnh đạo Ví dụ : Để lập kế hoạch hoạt động năm quan, VP phải tổng họp kế hoạch hoạt động toàn đơn vị quan để có kế hoạch họp lý, sau tổ chức lấy ý kiến từ phòng ban để đảm bảo cơng việc cần thực không chồng chéo mặt thời gian, nhân lực nguồn lực khác trình lên lãnh đạo xin ý kiến phê duyệt VP có trách nhiệm lập lịch cơng tác ban lãnh đạo tuần thông qua tổng họp thông tin lịch làm việc thành viên ban lãnh đạo, chuẩn bị, thu thập thông tin cần thiết có nội dung liên quan đến nội dung họp thông tin cần phải báo cáo, cung cấp cho lãnh đạo buổi họp, buổi tham luận, chuyến công tác, phục vụ báo cáo lên cấp Rà soát văn soạn thảo đơn vị khác trình lãnh đạo.Tham dự họp lãnh đạo quan, ghi chép nội dung họp ý kiến đóng góp, kết luận buổi họp, xử lý thông tin thông tin cung cấp yêu cầu Để hoàn thành nghiệp vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý lãnh đạo, yêu cầu đặt cho cán VP : - Phải nắm rõ quy định chức năng, nhiệm vụ công tác thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin phận, đơn vị hoạt động - Nhu cầu thông tin lãnh đạo : nội dung thông tin, mức độ chi tiết thông tin; thời gian cung cấp thông tin - Xác định tất nguồn thông tin cần thu thập kỹ cần thiết để thu thập thông tin từ nguồn kênh thơng tin khác Tóm lại, VP ln đóng vai trò đầu mối thơng tin quan, thực nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Lãnh đạo cách thường xuyên, liên tục chủ động Hoàn thành tốt nhiệm vụ VP làm giúp cho quan hoàn thành mục tiêu nhà Lãnh đạo đề ngược lại Đây nhiệm vụ vơ khó khăn, phức tạp nhiệm vụ khẳng định vị trí, vai trò tồn khơng thể thiếu VP quan, tổ chức Ngày nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày lớn Lãnh đạo với tốc độ phát triển nhanh chóng cơng nghệ thơng tin đòi hỏi VP phải phát huy vai trò chủ động, tích cực cơng tác tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý 1.2) Vai trò yp BCN cơng tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý 1.2.1) Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cẩu tổ chức BCN VP BCN 1.2.1.1) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức BCN • Vị trí chức Căn vào Nghị định số 55/2003/NĐ-CP CP ngày 28 tháng năm 2003, Bộ Công nghiệp có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quy định sau: Bộ Công nghiệp quan CP, thực chức quản lý nhà nước công nghiệp, bao gồm: khí, luyện kim, điện, lượng mới, lượng tái tạo, dầu khí, khai thác khống sản, hóa chất (bao gồm hóa dược), vật liệu nổ cơng nghiệp, cơng nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm công nghiệp chế biến khác phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công thực đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước doanh nghiệp có vốn nhà nước ngành cơng nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật • Nhiệm vụ quyền hạn Trình CP, Thủ tướng CP dự án luật, pháp lệnh dự thảo văn quy phạm pháp luật CP, Thủ tướng CP ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ Trình CP, Thủ tướng CP chiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể, quy hoạch vùng, lãnh thổ, quy hoạch ngành, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ chương trình, dự án quan trọng Bộ Ban hành định, thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chịu trách nhiệm thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phê duyệt thuộc phạm vi quản lý Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật công nghiệp Chủ trì thẩm định, thẩm định phê duyệt dự án đầu tư ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật Quản lý, đạo, kiểm tra chịu trách nhiệm việc tổ chức thực an tồn kỹ thuật cơng nghiệp, bao gồm: đăng ký, kiểm định an toàn thiết bị áp lực, thiết bị nâng, an toàn điện, an toàn khai thác mỏ dầu khí (trừ thiết bị, phương tiện thăm dò khai thác dầu khí biển), an tồn hóa chất, vật liệu nổ cơng nghiệp môi trường công nghiệp theo quy định pháp luật Thống quản lý việc cấp, điều chỉnh, thu hồi, gia hạn giấy phép hoạt động điện lực, giấy phép sản xuất sản phẩm thuốc điếu, giấy phép kinh doanh, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp giấy phép khác theo quy định pháp luật khí luyện kim: a) Chủ trì, phối họp với bộ, ngành có liên quan trình CP, Thủ tướng CP ban hành ban hành theo thẩm quyền chế, sách hỗ trợ phát triển ngành khí, ngành luyện kim phát triển sản phẩm khí, khí - điện tử trọng điểm; b) Chỉ đạo kiểm tra việc tổ chức thực chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách phát triển ngành khí, ngành luyện kim, phát triển sản phẩm khí, khí - điện tử trọng điểm, sản phẩm có hàm lượng cơng nghệ cao, kết họp kỹ thuật khí, tự động hóa, điện tử cơng nghiệp; c) Hướng dẫn, theo dõi, tổng họp tình hình phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm khí, luyện kim điện, lượng mới, lượng tái tạo: a) Trình CP, Thủ tướng CP ban hành quy định bảo vệ hành lang an toàn lưới điện cao áp cơng trình điện lực; ban hành theo thẩm quyền tiêu chuẩn an toàn điện quản lý vận hành trang thiết bị điện, quy trình, quy phạm, quản lý, vận hành điều độ hệ thống điện; b) Trình Thủ tướng CP phê duyệt giá bán điện cho đối tượng tiêu dùng; hướng dẫn kiểm tra thực tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật, đơn giá dự toán xây dựng chuyên ngành điện; c) Cơng bố danh mục cơng trình điện lực xây dựng quy hoạch phát triển điện lực để kêu gọi đầu tư quản lý việc thực hiện; d) Phê duyệt quy hoạch phát triển điện lực tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; theo dõi, tổng họp việc tổ chức thực điều chỉnh cần thiết; đ) Tổ chức, đạo, theo dõi việc thực sách lượng quốc gia, phát triển điện nguyên tử, dạng lượng mới, lượng tái tạo 10 dầu khí: a) Xây dựng, trình CP, Thủ tướng CP ban hành sách khuyến khích tìm kiếm thăm dò khai thác dầu khí; b) Trình Thủ tướng CP định lựa chọn nhà thầu đối tác ký kết họp đồng tìm kiếm, thăm dò, xây dựng, khai thác hoạt động dầu khí khác theo quy định pháp luật; c) Chủ trì việc tra, kiểm tra, giám sát hoạt động dầu khí; d) Tổng họp, theo dõi, báo cáo tình hình phát triển kết tìm kiếm, thăm dò, khai thác, tiêu thụ dầu khí nước xuất đ) Quyết định vấn đề khác thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước hoạt động dầu khí theo phân cơng CP 11 khai thác khống sản: a) Chủ trì, phối họp với bộ, ngành có liên quan xây dựng, trình Thủ tướng CP phê duyệt quy hoạch, kế hoạch khai thác khoáng sản sở trữ lượng khống sản cấp có thẩm quyền phê duyệt; theo dõi, đạo, kiểm tra, tổng họp, báo cáo khai thác khoáng sản theo quy hoạch, kế hoạch phê duyệt; b) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực biện pháp bảo đảm an tồn bảo vệ mơi trường hoạt động khai thác khoáng sản theo quy định pháp luật 12 hóa chất vật liệu nổ cơng nghiệp: a) Chủ trì, phối họp với bộ, ngành có liên quan xây dựng, trình CP, Thủ tướng CP ban hành ban hành theo thẩm quyền sách hỗ trợ phát triển cơng nghiệp hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp; b) Theo dõi, đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tổng họp tình hình phát triển cơng nghiệp hóa chất; c) Công bố danh mục loại vật liệu nổ công nghiệp sử dụng; kiểm tra, theo dõi việc thực quy định sản xuất, nhập khẩu, cung ứng, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp 13 công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm chế biến khác: a) Chủ trì, phối họp với bộ, ngành có liên quan xây dựng, trình Thủ tướng CP phê duyệt quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm chế biến khác; đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực sau phê duyệt; b) Quản lý ngành: dệt - may, da - giầy, giấy, sành sứ, thủy tinh, nhựa, rượu, bia, nước giải khát, bánh kẹo, sữa, dầu thực vật, thuốc lá, chế biến bột tinh bột; c) Theo dõi, tổng họp, báo cáo tình hình phát triển việc thực tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, an tồn vệ sinh, mơi trường lao động công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm, chế biến khác phạm vi nước theo quy định pháp luật 14 phát triển công nghiệp địa phương: a) Trình CP, Thủ tướng CP ban hành ban hành theo thẩm quyền chế, sách phát triển cơng nghiệp địa phương; b) Phê duyệt thông qua tổng họp quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm phát triển công nghiệp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức thực theo quy định pháp luật; c) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định hình phát triển cơng nghiệp địa phương kết hoạt động khuyến công 15 quản lý công nghiệp khu công nghiệp, khu chế xuất: Chỉ đạo phát triển ngành công nghiệp khu công nghiệp, khu chế xuất theo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp vùng lãnh thổ phê duyệt 16 Thực họp tác quốc tế ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật 17 Tổ chức đạo thực kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật, công nghệ ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ 18 Quyết định chủ trương, biện pháp cụ thể đạo việc thực chế hoạt động tổ chức dịch vụ công ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật; quản lý đạo hoạt động tổ chức nghiệp thuộc Bộ 19 Thực nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước doanh nghiệp có vốn nhà nước ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ, kể TCT Dầu khí Việt Nam TCT Điện tử Tin học Việt Nam theo quy định pháp luật 20 Quản lý nhà nước hoạt động hội tổ chức phi CP ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật 21 Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, tiêu cực xử lý vi phạm pháp luật theo quy định pháp luật 22 Quyết định đạo thực chương trình cải cách hành Bộ theo mục tiêu nội dung chương trình cải cách hành nhà nước Thủ tướng CP phê duyệt 23 Quản lý tổ chức máy, biên chế; đạo thực chế độ tiền lương sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý Bộ; đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc thẩm quyền; quy định chức danh, tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, nghiệp vụ ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý Bộ 24 Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật • Cơ cấu tổ chức Bộ a) Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lỷ nhà nước: Vụ Cơ khí, Luyện kim Hóa chất; Vụ Năng lượng Dầu khí; Vụ Cơng nghiệp tiêu dùng thực phẩm; Vụ Kế hoạch; Vụ Tài - Kế tốn; Vụ Khoa học, Cơng nghệ; Vụ Họp tác quốc tế; Vụ Pháp chế; Vụ Tổ chức cán bộ; 10 Cục Công nghiệp địa phương; 11 Cục Kỹ thuật an tồn cơng nghiệp; 12 Thanh tra; 13 VP b) Các tổ chức nghiệp thuộc Bộ: Viện Nghiên cứu chiến lược, sách cơng nghiệp; Viện Nghiên cứu Cơ khí; Viện Nghiên cứu Mỏ Luyện kim; Viện Nghiên cứu Điện tử - Tin học - Tự động hóa; Viện Cơng nghiệp thực phẩm; Viện Nghiên cứu Dầu thực vật - Tinh dầu - Hương liệu - Mỹ phẩm; Trung tâm Tin học; Báo Công nghiệp Việt Nam; Tạp chí Cơng nghiệp c) Các Cục quản ỉỷ chuyên ngành: BCN Cục Công nghiệp địa phương Cục Kỹ thuật an tồn Cơng nghiệp; Cục Điều tiết Điện lực 1.2.1.2) Chức năng, nhiệm vụ, Quyền hạn, Cơ cẩu tổ chức VP Theo Quyết định số 1573/QĐ-TCCB ngày 03 tháng năm 2003 Bộ trưởng BCN v/v Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn VP, Thanh tra Vụ chức thuộc BCN, VP Bộ có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau: • Chức VP Bộ thực hai chức quan chuyên môn giúp Bộ trưởng theo dõi, tổng họp, điều phối mặt hoạt động Bộ phục vụ đạo quản lý Bộ ngành công nghiệp phạm vi nước; Chịu trách nhiệm bảo đảm điều kiện làm việc, góp phần chăm lo , cải thiện đời sống cho cán bộ, công nhân, viên chức quan chức thuộc Bộ • Nhiệm vụ chủ yếu + Tổng hợp, xây dựng, theo dõi, đôn đốc , kiểm tra việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác LĐB ; Lập báo cáo tổng họp, báo cáo kiểm điểm mặt hoạt động Bộ theo định kỳ ( tháng, năm) đột xuất; +Làm đầu mối phối họp với Vụ chức công tác pháp chế gồm: Xây dựng dự án Luật, Pháp lệnh quản lý ngành công nghiệp trình CP; tham gia ý kiến dự án Luật, Pháp lệnh Quốc hội, Chinh phủ quan chủ đề án gửi tới yêu cầu đóng góp ý kiến Rà sốt văn pháp quy Bộ ban hành hướng dẫn kiểm tra việc thực văn pháp luật; + Làm đầu mối giúp LĐB thực quy chế phối họp công tác với quan Đảng, Quốc hội, CP ; đầu mối theo dõi, đôn đốc việc thi hành định, thị, kết luận nhiệm vụ LĐB giao cho Vụ, đơn vị thuộc Bộ; + Tổ chức quản lý hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ quan Bộ đơn vị thuộc Bộ theo quy định pháp luật; đảm bảo việc ban hành văn Bộ theo thể thức thủ tục quy định; ban hành thông báo, biên hội nghị, họp LĐB; lập công tác công tác tuần Bộ Đảm bảo bí mật Nhà nước bí mật quan Bộ; + Làm đầu mối quản lý hoạt động báo, tạp chí ngành công nghiệp ; quan hệ cung cấp thông tin cho quan thông tin đại chúng, phối họp đơn dóc Vụ đơn vị chuẩn bị viết, trả lời LĐB; + Chủ trì xây dựng quy chế làm việc Bộ tổ chức thực theo quy chế; bảo đảm trật tự, kỷ cương theo nội quy quan, quản lý lực lượng tự vệ, phòng cháy, chữa cháy quan Bộ; + Làm nhiệm vụ lễ tâ, khánh tiết (đối nội, đối ngoại) ; Tổ chức phục vụ hội nghị, họp, làm việc, tiếp khách LĐB; chủ trì quản lý tổ chức hội trợ, triển lãm; làm đầu mối tổ chức thực nghĩa vụ địa phương khối quan Bộ; + Tổng hợp công tác thi đua, khen thưởng Bộ; Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Bộ; + Thường trực Ban đạo Công nghệ thông tin Bộ; Thường trực Ban đạo Cải cách hành chính; Ban đạo triển khai chương trình xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 quan Bộ; Ban đạo thực chương trình đại hóa cơng sở hệ thống hành nhà nước giai đoạn I (2003-2005) + Quản lý hoạt động , nhân VP Đại diện Bộ Thành phố Hồ Chí Minh' • Cơ cấu tổ chức VP BCN có 01 Chánh VP phụ trách cơng tác chung, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng nhiệm vụ giao Giúp việc cho Chánh VP 03 Phó VP : Phó VP phụ trách tổng họp , Phó VP phụ trách Quản trị, Phó VP phụ trách VP Đại diện TP Hồ Chí Minh, trưởng phòng, cán , cơng nhân viên chức Các đơn vị thuộc VP : - Phòng Tổng họp; - Phòng Văn thư - Lưu trữ; - Phòng Quản trị; - Phòng Ke tốn - Tài sản; - Phòng Thi đua khen thưởng; - Đội xe; - VP Đại diện TP.HỒ Chí Minh Việc quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức BCN VP Bộ làm cho hoạt động Bộ trở nên hiệu Các nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức thuộc Bộ đơn vị VP không bị chồng chéo lẫn đảm bảo phối họp nhịp nhàng đơn vị tổ chức việc thực công việc chung BCN 1.2.2) Nhiệm vụ VP BCN công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý 1.2.2.1) Các văn quy định BCN VP Bộ công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông phục vụ cho hoạt động quản lý Nhận thức nhiệm vụ quan trọng VP công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý lãnh đạo, BCN ban hành số văn nội dung có đề cập tới nhiệm vụ VP BCN Các văn ban hành hướng dẫn toàn đơn vị, phận quan Bộ nói chung VP BCN nói riêng thực quy định Nhà nước công tác văn thư công tác thông tin báo cáo - Nghị định CP số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng 05 năm 2003 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Công nghiệp - Quyết định số 1573/QĐ-TCCB ngày 03 tháng năm 2003 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn VP, Thanh tra Vụ chức thuộc Bộ Công nghiệp - Quyết định số 16/2003/QĐ-BCN ngày 03 tháng năm 2003 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành lưu trữ văn Cơ quan Bộ Công nghiệp - Quyết định số 149/QĐ-VP ngày 24 tháng năm 2003 Chánh VP BCN Ban hành Quy định phân công nhiệm vụ Lãnh đạo VP đơn vị thuộc VPBCN - Quyết định số 2514/QĐ-VP ngày 02 tháng 10 năm 2003 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp việc ban hành Quy chế làm việc Bộ Cơng nghiệp - Quy trình ISO 05 BCN Xử lý văn đến thuộc khối VP để làm tốt công tác Việc phân công nhiệm vụ dựa theo nguyên tắc “một người, đơn vị giao thực nhiều việc, việc giao cho quan, đơn vị, người chủ trì” cơng tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin VP tiến hành đặn, thường xuyên đảm bảo nhu cầu thông tin LĐB đáp ứng đầy đủ, kịp thời Bên cạnh quy định chức năng, nhiệm vụ chung, quy định cụ thể nhiệm vụ VP công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin quy định hai văn có hiệu lực pháp lý cao quan bộ, Quy chế làm việc BCN Quy chế làm việc VP BCN Theo thống kê, Quy chế làm việc BCN nay, nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin VP đề cập 6/8 công việc quan từ lập chương trình cơng tác, tiếp nhận, xử lý văn bản, kiểm tra văn trước trình ký,tổ chức hội họp Như vậy, thấy VP đóng vai trò vô quan trọng công tác đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quan Các quy định nhiệm vụ VP công tác xây dựng thống khơng có mâu thuẫn, trái ngược văn quy định văn hướng dẫn thực VP Bên cạnh đó, có số văn hướng dẫn việc thực nghiệp vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin VP Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành lưu trữ văn quan BCN loạt quy trình hệ thống tác nghiệp xây dựng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Quản lý văn đến, Quản lý hồ sơ, Quản lý công việc Việc cụ thể hoá quy định tạo điều kiện thuận lợi cho cán VP thực công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho LĐB nguyên tắc, quy định đồng đơn vị thuộc Đây sở pháp lý để VP tiến hành tốt công tác mình, thực đầy đủ chế độ thơng tin báo cáo, có sở để theo dõi, đơn đốc đơn vị khác phối họp cung cấp thông tin đến LĐB cách nhanh chóng đầy đủ - Các cán VP tham gia vào công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin Yếu tố người đóng vai trò quan trọng tổ chức Đe thực hoạt động tổ chức thiếu nguồn nhân lực Các cán VP người đưa quy định vào thực thực tế điều khiển, tác động vào yếu tố khác phương tiện, công nghệ, nguồn liệu để tạo thông tin phù họp với nhu cầu LĐB Các cán VP BCN ý thức trách nhiệm đóng góp vào việc thực nhiệm vụ giao đơn vị Thêm vào đó, cán VP hiểu nắm rõ nhu cầu thông tin LĐB nên đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin LĐB Kết công tác tiếp nhận xử lý công văn VP LĐB ghi nhận đánh giá cao so với đơn vị khác, cụ thể phận tổng họp thông tin giúp LĐB đạt 100% công văn giải hạn định Các cán VP BCN đơn vị phụ trách thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho LĐB phòng Văn thư - lưu trữ, Phòng Tổng họp 100% có trình độ đại học.Trong đó, có 3/18 cán hai phòng đạt trình độ thạc sỹ ngành kinh tế, ngành công nghiệp điện, địa chất chủ yếu Lãnh đạo VP trưởng phòng đơn vị Có kiến thức chun mơn kinh tế lĩnh vực công nghiệp hiểu biết xã hội sâu rộng giúp Lãnh đạo VP, thư ký trưởng chuyên viên giúp việc cho thứ trưởng - người giữ nhiệm vụ chính, quan trọng việc xử lý, tổng họp thông tin cho LĐB thực công tác cách dễ dàng thuận lợi Ngồi ra, VP BCN khuyến khích, tạo điều kiện cán tham gia lóp học chức, đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ quản lý hành giúp cho cán không ngừng nâng cao nhận thức ngành nghề thực tốt cơng việc Bồi dưỡng đào tạo đội ngũ cán VP đáp ứng yêu cầu đòi hỏi ngày cao công việc nhiệm vụ VP BCN đặt BCN phối họp với Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước năm từ 2004-2005 mở lóp tập huấn Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, Lập hồ sơ cơng việc Các cán VP cử tham gia lóp học giúp ích cho cơng việc soạn thảo văn trình LĐB giúp LĐB duyệt măt thủ tục, thể thức văn đơn vị chun mơn trước trình ký Với đội ngũ cán VP có trình độ thường xuyên bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ thích ứng với nhu cầu thơng tin ngày gia tăng LĐB cộng với phát triển vũ bão loại hình thơng tin cần phải thu thập xử lý công nghệ thông tin phương tiện phục vụ cho thu thập, xử lý, cung cấp thông tin Chiến lược phát triển khoa học công nghệ Việt Nam đến năm 2010 “Tập trung xây dựng Khoa học công nghệ Việt Nam theo hướng đại hoá hội nhập, vào năm 2010, đưa khoa học công nghệ thực trở thành tảng động lực đẩy mạnh cơng nghiệp hố, đại hố đất nước” đường lối phương châm Đảng Nhà nước đề kỷ nguyên Cùng với chương trình Cải cách hành Tin học ho quản lý hành nhiệm vụ trọng tâm, để thực chủ trương, sách này, BCN thành lập hẳn Trung tâm tin học giữ nhiệm vụ nghiên cứu phát triển ứng dụng rộng rãi công nghệ mạng hệ mới; cập nhật công nghệ kết nối mạng thông tin nội bộ, kết nối Internet, nghiên cứu phần mềm đa phương tiện ứng dụng công tác quản lý Việc ứng dụng tin học công tác quản lý văn thư - lưu trữ - công việc quan thực cách triệt để Mạng nội Website Công nghiệp Việt Nam đưa vào sử dụng từ năm 2003 nhằm giúp cho việc quản lý,chỉ đạo, điều hành LĐB đơn vị quan trở nên thuận lợi Với phần mềm “Quản lý cơng văn” hệ thống mạng máy tính, VP giảm cơng việc mang tính thủ công, nhiều thời gian việc tiếp nhận đăng ký cơng văn đến, tra tìm tất công văn phát hành từ quan Bộ văn từ cá quan khác gửi đến phục vụ nhu cầu thông tin LĐB Đồng thời, phần mềm hỗ trợ VP nhiều công tác theo dõi tình hình giải cơng việc đơn vị, đơn đốc trao đổi tình hình giải công việc với đơn vị thông qua phần tin nhắn, tránh tình trạng để sót cơng việc, thiếu thông tin báo cáo lên LĐB báo cáo hạn định yêu cầu Ngoài ra, hệ thống phần mềm sử dụng mạng nội giúp VP thông báo định kỳ đến LĐB thông tin tác nghiệp chương trình làm việc theo tuần,tháng, lịch làm việc theo ngày, thông báo kết luận Đảng, Nhà nước, thông tin quốc hội, VBQPPL ban hành Hệ thống chương trình áp dụng toàn quan BCN, cài đặt tất máy tính LĐB, chuyên viên, cán VP Phần cài đặt máy tính hiển thị liệu theo quyền hạn : Chỉ riêng phận văn thư chun viên phòng tổng họp có phần “Quản lý công văn đến”, LĐB thư ký, chuyên viên giúp việc LĐB quyền sử dụng số phần mềm chuyên biệt khác đạo giải công việc, xem công việc LĐB giao đến đơn vị, xem nội dung giải trình đạo Việc phân quyền theo mức độ yêu cầu chức năng, quyền hạn khác đảm bảo tính bảo mật thơng tin q trình xử lý, cung cấp Việc ứng dụng phần mềm với mạng LAN Website BCN bước đầu mang lại hiệu cho công tác cung cấp thông tin phục vụ hoạt cho LĐB VP , giúp cho việc tiếp nhận, quản lý văn theo nguyên tắc, chế độ, thủ tục việc tìm kiếm thơng tin trở nên nhanh chóng, xác Ngồi ra, ứng dụng phần mềm giúp cán VP tiết kiệm công sức, trang thiết bị phục vụ cho tình khai thác sử dụng tài liệu Bên cạnh việc nghiên cứu, ứng dụng phần mềm, BCN trọng đến việc trang bị phần cứng trang thiết bị phục vụ cho công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin VP cho LĐB Mỗi cán VP trang bị máy tính cá nhân riêng, máy tính thường xuyên cán Trung tâm tin học bảo dưỡng sửa chữa kịp thời có cố đảm bảo không làm gián đoạn công việc, ảnh hưởng đến công tác cung cấp thông tin liên tục cho LĐB Máy tính cài đặt hệ điều hành Windows 9x, 2000, XP, trình duyệt Internet Explore 5.0 trở lên chương trình tin học VP khác MS Word, MS Excel phục vụ cho việc soạn thảo văn cán bộ.Các máy móc khác máy photocopy, máy fax - 5 trang bị đầy đủ đại đơn vị chuyên làm nhiệm vụ tiếp nhận, chụp văn phục vụ nhu cầu thông tin LĐB Việc quan tâm đầu tư nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trang thiết bị VP đại cách mức BCN hỗ trợ cho VP nhiều công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin Đây yếu tố đóng góp quan trọng làm nên hiệu công tác - Tổ chức nguồn liệu Việc tổ chức tốt nguồn liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng thông tin phục vụ nhu cầu quản lý LĐB Những cơng việc có liên quan đến tổ chức nguồn liệu Tiếp nhận Quản lý văn đi- đến, lập hồ sơ công việc, nộp lưu công văn đi, thu thập tài liệu lưu trữ vào lưu trữ, tổ chức hệ thống điện thoại trung tâm, quản trị mạng nội nhìn chung quan quan tâm thực tốt năm gần Thông tin VP BCN cung cấp phục vụ hoạt động LĐB đến từ nhiều nguồn từ quan , với khối lượng lớn tính quan cấp trên, quan ngang cấp đến quan cấp lên tới 3000 đầu mối Thông tin đề cập đến nhiều nội dung phong phú, phức tạp Nguồn liệu chọn lọc để cung cấp cho LĐB qua khâu thu thập, xử lý nhiều phận khác thuộc VP để đảm bảo thông tin đến tay LĐB phù họp với chức quản lý thẩm quyền giải Mỗi nguồn liệu có giá trị định việc định quản lý LĐB Nguồn liệu phản ánh kiện diễn biến tại giúp LĐB thấy tình hình, tiến độ thực cơng việc phát sinh cần phải xử lý, giải kịp thời Còn nguồn liệu khứ cung cấp pháp lý cho định quản lý giúp LĐB tổng kết, đánh giá tình hình, dựa vào định quản lý chiến lược đưa Vì vậy, khơng chăm lo cho việc tổ chức sở liệu hành tiếp nhận, chuyển giao văn đến, lập hồ sơ cơng việc mà VP có biện pháp tổ chức khoa học nguồn liệu, thông tin khứ thu thập, bổ sung, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan Bộ Tài liệu lưu trữ qua bước phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu mục lục hồ sơ tới, phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ ngành” đưa vào sử dụng tạo điều kiện thuận lợi cho cán VP thu thập nguồn liệu xác,đáng tin cậy cách dễ dàng, rườm rà, thủ tục VP BCN ln tìm cách khai thác triệt để quản lý hiệu nguồn cung cấp thông tin để đảm bảo phục vụ tốt cho nhu cầu thông tin LĐB - Thông tin đầu Các phận cán VP BCN làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý LĐB có phối họp ăn ý hỗ trợ lẫn để hoàn tất công tác Phân công giải công việc người, thẩm quyền Lãnh đạo VP nhận hỗ trợ từ bước xử lý sơ trưởng phòng Văn thư lưu trữ đồng thời phân công tạo điều kiện cho bước tiếp nhận chuyển giao công văn cán tổng họp đến đồng chí LĐB giúp việc Các bước “chế biến”, xử lý thông tin cán tổng họp cho phù họp với nhu cầu sử dụng LĐB nhận phối họp từ đơn vị chức khác quan nhằm đảm bảo thơng tin chun ngành xác, đáng tin cậy phản ánh tình hình thực tế Các thơng tin báo cáo, hồ sơ trình ký văn đơn vị chuyên môn chuẩn bị kỹ cẩn thận, có đầy đủ thực tế pháp lý cho thông tin nêu bước xử lý thơng tin trở nên dễ dàng không nhiều thời gian gián đoạn yêu cầu phải trình bày thêm cho thơng tin Tóm lại, thơng tin đầu sau bước thu thập, xử lý VP chắt lọc đảm bảo có độ tin cậy cao, mang lại nhìn thực tế khái quát cho nhà quản lý • Phương pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin - Công tác thu thập thông tin Các cán VP BCN xác định rõ ràng mục đích thu thập thông tin bao gồm nội dung thông tin cần thu thập , thu thập để làm thu thập từ nguồn nào.Từ đó, họ có định hướng cách thức thu thập xử lý thơng tin từ nhiều nguồn khác để có thơng tin đầy đủ xác VP BCN tiến hành phương pháp hình thức thu thập thông tin phong phú tiếp nhận văn đến, đọc tài liệu để lấy thông tin , trao đổi qua điện thoại trực tiếp với người có thông tin, ghi chép thông tin họp, khai thác thông tin mạng nội mạng Internet để có thơng tin cần thiết Các hình thức thu thập thức, khơng thức thực với mục đích đem lại thông tin đầy đủ cập nhật cho LĐB Trong đó, hình thức thu thập thơng tin qua văn trọng đặc biệt cán sử dụng thường xuyên Các kỹ cán VP sử dụng để thu thập thông tin thành thạo kỹ đọc để lấy thông tin cần thiết văn bản, kỹ giao tiếp,nghe thông tin , kỹ ghi chép thông tin bắt kịp với tốc độ người nói, kỹ sử dụng phần mềm tìm kiếm thơng tin qua mạng Các cán phối họp vận dụng nhiều cách thức thu thập khác nhằm đạt đến mức độ đầy đủ, trọn vẹn thông tin trước thông báo thu thập thông tin qua ghi chép buổi họp kết họp với đọc báo cáo đơn vị để tổng họp thành báo cáo công tác quan theo định kỳ Lượng thông tin văn nhiều, cán không nắm gọi điện cho chuyên viên phụ trách chuyên môn để khẳng định lại thông tin Tình hình giải cơng việc xem qua mạng quản lý công việc nội gọi điện, trao đổi trực tiếp với đơn vị giải để báo cáo lại cho LĐB Nhìn chung, phương pháp cách thức thu thập thông tin cán VP BCN sử dụng thường xuyên linh hoạt, cán trình làm việc tự rút cho kinh nghiệm thói quen thu thập thơng tin riêng cho phù họp hiệu thân Công tác xử lý thông tin Các bước xử lý thông tin cán VP tiến hành theo họp lý bắt đầu từ khâu phân loại, xác định độ tin cậy đến tóm tắt, tổng họp kèm theo phân tích thơng tin Như vậy, thơng tin đảm bảo xếp cách họp lý logic theo vấn đề, có độ tin cậy chắn để sau tổng họp, tóm tắt khơng nhiều thời gian, công sức để hệ thống, kiểm định lại thơng tin thiếu tính xác Cán VP sử dụng nhiều tiêu chí khác để phân loại thông tin phù họp với chức năng, nhiệm vụ công việc nhu cầu sử dụng thông tin LĐB Đặc biệt việc phân loại thông tin theo thẩm quyền giải mức độ quan trọng vấn đề thực tương đối tốt đảm bảo thơng tin đến tay người có trách nhiệm giải kịp thời, không làm chậm chễ, ảnh hưởng chất lượng công việc Các biện pháp xác định độ tin cậy thông tin tiến hành chặt chẽ, quy củ cẩn trọng Những thông tin trước cung cấp cho LĐB xác định độ tin cậy nguồn, thơng tin chi tiết cần có đóng góp ý kiến, nghiên cứu, kiểm định báo cáo văn chuyên viên phụ trách chuyên môn Thông tin phản ánh vấn đề thu thập nhiều nơi cán so sánh đối chiếu, kiểm tra có mâu thuẫn hay không trước cung cấp Thông tin qua tổng họp đọng xúc tích, xếp họp lý logic Những thông tin bật nhất, thông tin việc quan trọng, thơng tin có liên quan đến hoạt động lựa chọn, tóm tắt đưa vào báo cáo, tổng kết nhằm cung cấp cho LĐB thông tin cần thiết cần phải nắm bắt Việc xếp, tổng họp thông tin thực theo nhiều cách thức, trình tự khác : theo thời gian, không gian, theo vấn đề, theo trình tự vấn đề - nguyên nhân- giải pháp tuỳ thuộc vào đặc điểm nội dung thông tin yêu cầu LĐB Tổng họp thông tin cách xác khoa học giúp LĐB khái quát, tổng kết tình hình, diễn biến cơng việc, lý giải phát triển suy giảm việc, tượng từ định giải pháp đưa đắn kịp thời - Công tác cung cấp thông tin VP BCN chấp hành đầy đủ quy định chế độ thơng tin báo cáo Các chương trình làm việc, báo cáo tháng, quý , năm trình LĐB duyệt gửi lên báo cáo quan cấp CP hạn định Yêu cầu thông tin công việc hành ngày thông tin cần cung cấp đột xuất đáp ứng nhanh chóng kịp thời Các cán VP BCN ln theo dõi, cập nhật tình hình cơng văn gửi đến, tiến hành nhanh chóng việc phân loại mức độ khẩn, mật, tính chất quan trọng thông tin, xếp thông tin cần thông báo cách trật tự họp lý Vì vậy, LĐB phân cơng, giải cơng việc lúc, đáp ứng với yêu cầu tính cấp bách công việc đề Không dừng lại việc cung cấp thông tin mà cán VP thường xun theo dõi tiến trình giải cơng việc đơn vị để báo cáo cho LĐB yêu cầu Thông tin công việc bổ sung, cập nhật giúp LĐB nắm diễn biến phát sinh trình thực để có điều chỉnh cần thiết Việc lựa chọn loại hình kênh truyền thơng tin cung cấp cho LĐB phong phú tuỳ thuộc vào quy định, yêu cầu LĐB tình nảy sinh thông tin cần thông báo Chất lượng thông tin cung cấp ngày cải thiện, văn không với thể thức, nội dung không phù họp với trách nhiệm giải LĐB loại Văn cán soạn thảo trình bày bố cục rõ ràng, mạch lạc, ngắn gọn dễ hiểu tạo điều kiện cho LĐB tiếp cận với thông tin cách tốt Bên cạnh kênh truyền thông tin truyền thống văn báo cáo trực tiếp qua điện thoại, loại hình kênh truyền đại tiện dụng cung cấp thông tin qua mạng nội bộ, mạng Internet bắt đầu đưa vào sử dụng ngày nhiều Tuy hình thức cung cấp thơng tin qua điện thoại, qua mạng khơng thức, dùng để thông báo thông tin không quan trọng lại loại hình cung cấp thơng tin thuận tiện, có chi phí rẻ, khắc phục khoảng cách địa lý LĐB công tác đặc biệt cung cấp thơng tin nhanh chóng trường hợp cần phản hồi LĐB để giải công việc Kết việc cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời VP giúp LĐB có sở để giải trọn vẹn hầu hết cơng việc theo chương trình đưa ra, khơng có chậm trễ thơng tin báo cáo ảnh hưởng đến chất lượng quản lý LĐB 3.1.2) Hạn chế • Các yếu tố tham gia vào q trình thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin - Các quy định đạo, hướng dẫn công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin VP Hiện nay, văn quy định, hướng dẫn nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin VP BCN ban hành, cụ thể Quy chế làm việc Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành, lưu trữ tài liệu BCN chưa có quy định rõ ràng, cụ thể chế độ thông tin báo cáo Có thể nhận thấy rằng, việc chưa quy định rõ ràng thời hạn nhiệm vụ phải nộp báo cáo tình hình cơng tác định kỳ đơn vị chức định VP để tổng họp thành báo cáo công tác quan khiến đơn vị không thực công tác cách quy củ nghiêm chỉnh, thường xuyên phải để VP đôn đốc thúc giục, làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tổng họp cung cấp thông tin theo định kỳ VP cho LĐB Theo Quyết định số 337/2005/QĐ-TTg TTCP ngày 19 tháng 12 năm 2005 v/v Ban hành quy chế làm việc mẫu Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc CP, VP giao nhiệm vụ lập chương trình làm việc theo tuần, tháng, quý, năm toàn quan Nhưng nay, Quy chế làm việc BCN năm 2003 áp dụng, công việc quy định thuộc Vụ Kế hoạch đảm nhiệm Những quy định Quy chế làm việc Bộ trình dự thảo, chưa thay thế, sửa đổi nên chưa thức hố nhiệm vụ VP công tác tổng họp thông tin lập chương trình làm việc cho quan VP Bộ thực công tác theo quy định CP BCN chưa có văn đề cập tới thời hạn VP cần phải cung cấp thông tin tài liệu cho LĐB phục vụ cho cơng tác khác trình LĐB đề án, chuẩn bị tài liệu cho họp, cho chuyến công tác ngồi nước, cơng tác thơng tin Chức nhiệm vụ chuẩn bị cung cấp thông tin VP công tác quan trọng chưa đề cập cụ thể bật Thiếu quy định hướng dẫn cụ thể chế độ thông tin báo cáo gây ảnh hưởng phần đến công tác làm cho việc cung cấp thông tin cho LĐB, kịp thời lại không thống mặt thời gian Hầu việc thực quy định có liên quan đến cơng tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin VP chủ yếu phụ thuộc vào ý thức trách nhiệm tự giác cán VP Các quy định xây dựng thiếu hình thức khen thưởng cán làm tốt công tác tổ chức thông tin hay biện pháp xử lý trường họp cán thực chưa với quy định Vì vậy, VP có hạn chế việc tổ chức nguồn liệu lập hồ sơ công việc thu thập tài liệu lưu trữ chưa thực nghiêm túc để phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác sử dụng thông tin cần cán cần thiết - Các cán VP tham gia vào công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin Nhìn chung, cán VP đạt trình độ đại học trở lên đào tạo nhiều ngành nghề khác Quản trị kinh doanh, Điện, Địa chất, Luật nên có kiến thức chun mơn kinh tế ngành cơng nghiệp, có khả xử lý thông tin chuyên ngành tốt Tuy nhiên, làm công tác VP chưa qua đào tạo chuyên môn nghiệp vụ Công tác văn thư-lưu trữ Quản trị VP hạn chế việc tác nghiệp cán Đặc biệt, thu thập, xử lý, cung cấp thông tin công tác khó phức tạp, đòi hỏi cán VP phải nắm vững nghiệp vụ chun mơn, quy trình thu thập, bước xử lý, cung cấp thông tin cho đạt hiệu công tác cao Hầu hết, cán VP nơi tiến hành cơng tác theo thói quen, kinh nghiệm học hỏi trình làm việc thực tế chưa đào tạo bản, chuyên ngành Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin Việc bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho cán VP tổ chức thường xuyên thành phần tham gia chủ yếu Lãnh đạo VP trưởng phòng đơn vị khơng phải cán thành thạo nghiệp vụ chuyên môn lập hồ sơ cơng việc có chất lượng để tạo điều kiện tìm kiếm văn nhanh chóng cần thiết hay soạn thảo văn đầy đủ thể thức, chuẩn mặt nội dung trình LĐB Các lóp học tập trung đào tạo, bồi dưỡng quản lý hành chính, kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu chưa có lóp đào tạo trang bị kiến thức kỹ tin học, khai thác thông tin qua mạng LĐB Trong đó, BCN ứng dụng phần mềm quản lý công việc- công văn đi, đến đại vậy, khơng tránh khỏi lúng túng cán việc sử dụng , chưa khai thác triệt để tiện ích phần mềm mạng Internet mang lại công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin - công nghệ thông tin phục vụ cho thu thập, xử lý, cung cấp thông tin Tuy công nghệ thông tin nghiên cứu ứng dụng vào công tác VP BCN cách tích cực khơng phải khơng có hạn chế Chương trình phần mềm quản lý cơng văn đến có số lỗi nhỏ chưa hồn thiện có thay đổi xử lý công văn từ đơn vị sang đơn vị khác, phận văn thư sửa phần quản trị chung phần quản trị đơn vị hiển thị khơng tự thay đổi mà trực tiếp xóa Ngồi ra, VP chưa có quy định cụ thể phân cấp sử dụng phần mềm, cán tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ máy tính cá nhân cài đặt sử dụng phần mềm Không phải tất cán VP có quyền sử dụng phần mềm nhau, có phần mềm có chứa thơng tin mật, quan trọng Thông tin Quốc hội, đạo giải công việc LĐB, nội dung giải có cán có nhiệm vụ theo dõi, giải cơng việc có liên quan sử dụng Như vậy, tính bảo mật thơng tin chưa có quy định rõ ràng, gây thất thơng tin bên - Tổ chức nguồn liệu phục vụ cho khai thác, sử dụng Trong năm gần đây, cán VP BCN có ý thức lập hồ sơ sau công việc giải xong, tạo điều kiện cho việc tìm kiếm văn cung cấp thơng tin nhanh chóng cho LĐB yêu cầu Hồ sơ công việc cán VP lập đầy đủ, đặc biệt lập hồ sơ lưu công văn đi, nhiên chất lượng hồ sơ chưa cao Cụ thể, số hồ sơ tiêu đề biên chung chung , văn xếp chưa theo trình tự thời gian, tiến trình giải cơng việc Ngồi ra, thông tin đơn vị chức cung cấp nhiều chưa rõ ràng, cụ thể Đặc biệt hồ sơ trình ký đơn vị chuyên môn thường thiếu văn sở thực tế cho định LĐB Vì vậy, cán VP thường xuyên phải yêu cầu giải trình, bổ sung tài liệu cần thiết để làm rõ vấn đề Thu thập tài liệu từ đơn vị tiến hành chậm chễ ảnh hưởng lớn đến khâu tổng họp thông tin, đơn vị giao nộp hạn định tạo điều kiện cho cán có nhiều thời gian để nghiên cứu, phân tích tổng họp thơng tin có chất lượng, báo cáo cho LĐB Theo quy định, hàng tháng, đơn vị phải báo cáo tình hình hoạt động để VP tổng họp Tuy nhiên, tháng 4/2006, VP nhận báo cáo 15/22, tháng có 16/22 đơn vị thuộc Như vậy, thông tin cung cấp cho LĐB không tổng họp cách thực đầy đủ , khái quát toàn hoạt động toàn quan tháng Thu thập hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ Bộ coi bước thu thập chuẩn bị sẵn sàng, đầy đủ nguồn liệu cung cấp VP hay đơn vị khác quan cần để xử lý, biên tập thành thông tin phục vụ cho công việc yêu cầu Lãnh đạo.Tuy nhiên, phần lớn đơn vị, tổ chức Bộ không tự giác nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ thời hạn quy định Vụ Kế hoạch, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Tài Kế tốn Tài liệu đơn vị phải cán lưu trữ thường xuyên thúc giục nộp xuống tận nơi thu Việc giao nộp tài liệu lên lưu trữ mang tính chống đối tiến hành không thường xuyên, lẻ tẻ dẫn đến việc tài liệu nộp lên không thống thành khối Theo Chỉ thị số 03/2000/CT-BCN ngày 14 tháng năm 2000, đến cuối năm 2000 Vụ, Thanh tra , VP Bộ phải hồn thành cơng tác giao nộp vào Lưu trữ Bộ hồ sơ, tài liệu hoàn thành quan từ tháng 11 năm 1995 đến 31/12/1999 để bảo quản phục vụ khai thác chung đến cuối năm 2005, việc thu nộp tài liệu thời gian chưa hoàn tất Các Vụ Năng lượng Dầu khí, Vụ Cơ khí-Luyện kim - Hố chất, Vụ Công nghiệp Tiêu dùng thực phẩm thành lập năm bắt đầu giao nộp tài liệu vào lưu trữ Điều dẫn đến tình trạng lưu trữ Bộ phục vụ cách tốt cho việc tổ chức khai thác sử dụng Những khó khăn việc khai thác thơng tin tình trạng tổ chức nguồn liệu chưa thực tốt ảnh hưởng trực tiếp tới công việc cán VP,các cán nhiều thời gian, công sức để thu thập thông tin, làm chậm chễ tiến độ báo cáo thông tin cho LĐB yêu cầu Những thiếu sót hạn chế ảnh hưởng nhiều đến hoạt động thu thập, xử lý, cung cấp thông tin VP cho LĐB • Phương pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin Phương pháp thu thập thông tin : Việc tiếp nhận chuyển giao văn gửi tới LĐB chưa chấp hành quy chế đề Các đầu mối việc xử lý, chuyển giao văn mật chưa rút ngắn Văn thư quan bóc văn mật đăng ký vào sổ riêng trích yếu nội dung, chuyển cho Chánh VP xử lý phân công giải Như vậy, thông tin mật trước đến tay LĐB qua tay nhiều người, làm thất thơng tin bên ngoài, đặc biệt văn có chứa bí mật quốc gia, gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động BCN Hiện nay, VP chưa có sổ biên ghi chép ý kiến đóng góp, phát biểu buổi giao ban hàng tuần quan Công việc cán tổng họp phân công luân phiên ghi chép nên người có ghi chép riêng mình.Vì vậy, thơng tin ghi chép tản mạn, chưa tập trung vào nơi Tuy VP có thơng báo kết luận họp giao ban cần ý kiến phát biểu, tham gia đóng góp đơn vị cụ thể phải tìm lại ghi chép gốc họp Thông tin nằm rải rác nhiều văn cán khác giữ gây khó khăn cho việc theo dõi, tập họp thơng tin báo cáo để thấy tiến trình giải vấn đề Để ghi chép tốt cán tổng họp cần nắm thông tin cần ghi chép chủ yếu họp dự tính đơn vị báo cáo thơng tin gì.Như vậy, cần có nghiên cứu tìm hiểu từ ghi chép buổi giao ban tuần trước Ví dụ họp giao ban tuần này, Vụ Tài kế tốn báo cáo kết thực cơng việc sau LĐB phê duyệt ý kiến đề xuất từ họp tuần trước Cách thu thập thông tin ghi chép họp chưa đạt hiệu tối ưu, gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu họp toàn quan theo định kỳ Cán VP BCN chưa trọng khai thác triệt để tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc tổng họp thông tin cung cấp cho LĐB Tài liệu lưu trữ khai thác chủ yếu văn mang tính quy phạm công văn, thị, thông tư Nhà nước Bộ, tài liệu lưu trữ trình hoạt động Bộ giai đoạn trước không khai thác sử dụng dịp tổng kết 5-10 năm thành lập quan Đây khối tài liệu chứa nhiều kinh nghiệm quản lý, ghi lại linh hoạt, sáng tạo công tác quản lý kết đạt từ định quản lý đắn Các cán khai thác tài liệu lưu trữ rời lẻ văn bản, không theo hồ sơ thông tin thu thập đầy đủ, phản ánh trọn vẹn tình hình, khơng thấy mối quan hệ biện chứng kiện, thơng tin trình bày văn hồ sơ Thu thập thông tin qua mạng nội cán chưa trở thành thói quen thường ngày Trong ứng dụng hình thức nhắn tin, gửi thư điện tử hữu ích thuận tiện, hiệu lại nhanh chóng cán phụ thuộc nhiều vào nguồn thông tin qua văn bản, trao đổi trực tiếp gây lãng phí thời gian, cơng sức tệ giấy tờ quan -Phươngpháp xử lý thông tin Một bước quan trọng công tác xử lý thông tin trước cung cấp cho LĐB xác định độ tin cậy thông tin Đối với thông tin chuyên ngành, cán tổng họp xác định độ tin cậy cách gián tiếp qua độ tin cậy nguồn cung cấp ý kiến đóng góp, giải trình, thẩm định độ tin cậy thông tin chun viên Vụ chun mơn cung cấp Độ xác, tin cậy nội dung thông tin , số liệu báo cáo cán trực tiếp điều tra khảo sát thực tế, tính tốn phân tích cơng việc đòi hỏi có trình độ chuyên môn cao Xác định độ tin cậy nội dung thông tin phụ thuộc vào việc giao nộp đầy đủ pháp lý thực tiễn hình thành nên thơng tin, văn đơn vị cho VP Vì vậy, tính chủ động VP việc xác định độ tin cậy thông tin bị hạn chế, phụ thuộc nhiều vào đơn vị chức Thông tin tổng họp VP cung cấp cho LĐB đầy đủ, khái qt tình hình cơng việc thông tin báo cáo dài hạn phân tích, so sánh đối chiếu, lý giải nguyên nhân việc tượng biện pháp khắc phục Hầu hết thông tin sau VP tổng họp mang tính liệt kê, điểm qua diễn biến, tình hình khơng thấy rõ chất việc tượng Một số thông tin bật phát sinh tháng khơng trình bày lý chủ quan khách quan phương án giải quyết, tháo gỡ khó khăn Việc định mang tính chiến lược LĐB khơng dựa thông tin phản ánh việc, tượng đơn Thông tin cần yêu cầu cao chất lượng tổng họp hỗ trợ LĐB định nhanh chóng xác - Công tác cung cấp thông tin Nội dung thông tin cung cấp cho LĐB nhiều chưa đầy đủ, báo cáo cơng tác tuần thường xun thiếu tình hình thực cơng việc số đơn vị chức thuộc Bộ Các báo cáo tháng trình bày sơ sài, nội dung đề cập đến ba vấn đề : Tình hình sản xuất kinh doanh, hoạt động đạo điều hành LĐB cơng tác cải cách hành tháng.Như hoạt động khác chưa đề cập tới, ví dụ : Cơng tác đơn vị chun mơn, Điểm qua tình hình vài dự án trọng điểm trình thực Thay báo cáo cơng việc mang tính vụ,thơng báo để biết lời, cán quen với hình thức sử dụng văn để báo cáo, làm thời gian xử lý văn LĐB lãng phí mặt vật chất, trang thiết bị phải chụp văn không cần thiết 3.2) Kiến nghị vài giải pháp Nhận thấy ưu điểm hạn chế công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin VP phục vụ hoạt động quản lý LĐB Chúng xin đưa vài kiến nghị giải pháp cụ thể với mong muốn đóng góp cho cơng tác VP BCN thực ngày tốt nữa, khẳng định vị trí vai trò VP hoạt động LĐB quan BCN Các kiến nghị, giải pháp xây dựng dựa sở thực tế nghiên cứu điểm hạn chế, có xét đến điều kiện sở vật chất nguồn lực đảm bảo tính khả thi 3.2.1) Xây dựng hồn thiện Quy định đạo, hướng dẫn công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin Xây dựng hoàn thiện thể chế, quy định yêu cầu quan trọng để công tác vào hoạt động quy củ nghiêm túc Xây dựng quy định cụ thể rõ ràng giúp cho cán có sở , hướng dẫn thực , biết nhiệm vụ yêu cầu công việc đặt cách thức tiến hành cơng việc Các qưv dinh chi dao, hưởng dẫn VP viẽc thưc hiên công tác thư thâp, xử ly, cưng cấp thông tin cần phải dươc xây dưng rồ ràng cư thể.Hiẽn nay, việc quy định nhiệm vụ vai trò VP cơng tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin quy định rải rác Quy chế làm việc BCN hoạt động riêng lẻ quan BCN.Nhiệm vụ quy định chưa rõ ràng mờ nhạt Vì vậy, cơng tác có góp mặt VP việc chuẩn bị thông tin, tài liệu phục vụ hoạt động LĐB hay quan nên có phần riêng quy định rõ trách nhiệm VP Chánh VP Trong có quy định cụ thể cơng việc cụ thể VP phải tiến hành, cần cần quy định cách thức tiến hành Ví dụ : Trong công tác kiểm tra mặt thủ tục, thể thức nội dung văn đơn vị chun mơn trước trình ký, Quy chế nên có quy định cách thức thẩm tra mặt thủ tục : Nếu hồ sơ đề án, cơng việc trình khơng theo quy định VP thơng báo đơn vị trình bổ sung thêm hồ sơ, đồng thời báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng biết, mặt thể thức, nội dung đề án, cơng việc trình khơng thuộc thẩm quyền giải Bộ trưởng hồ sơ chưa có đủ văn làm để định, VP trả lại văn cho đơn vị trình nêu rõ lý trả lại.về nội dung, thông tin văn trình ký có vấn đề chưa rõ có ý kiến khác quan điểm xử lý đơn vị có liên quan, VP gửi văn lấy thêm ý kiến đơn vị khác để xử lý báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực định Hay công tác chuẩn bị hội họp, quy định không nên dừng lại nhiệm vụ chung chung VP “VP phối họp vói đơn vị chuyên môn chuẩn bị tài liệu cho họp” mà cần quy định tách biệt riêng nhiệm vụ VP bao gồm : thông báo cho đơn vị báo cáo cần thiết phải chuẩn bị, báo cáo cần thông qua LĐB duyệt trước báo cáo họp, in ấn tài liệu, ghi biên họp, tổng họp báo cáo LĐB kết thực kết luận họp Như vậy, cơng việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin VP quy định cụ thể giai đoạn tổ chức họp từ khâu chuẩn bị, họp kết thúc họp Đe tạo điều kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác thu thập, xử lý cung cấp thơng tin an tồn, bảo mật, BCN cần xây dựng quy chế cụ thể phân quyền sử dụng, truy cập mạng LAN nhóm đối tượng sử dụng quan Các nhóm đối tượng chia sau: Bộ trưởng thư ký giúp việc trưởng, Trưởng phòng Tổng họp xem cơng việc tồn quan Bộ, cơng việc Thứ trưởng giao đến đon vị, xem nội dung giải q trình đạo cơng việc Thứ trưởng chun viên giúp việc thứ trưởng : Xem công việc Thứ trưởng giao đến đon vị phục trách, Ý kiến đạo chuyển công văn đến thành công việc cho đon vị, Xem nội dung giải trình đạo giải đon vị phụ trách Văn thư quan cán tổng họp giữ kiêm văn thư phòng Tổng họp truy cập phần mềm Quản lý văn - đến Như đảm bảo thông tin cung cấp cho người đối tượng có trách nhiệm giải quyết, khơng bị thất thốt, sửa chữa, thay đổi người khơng có thẩm quyền xử lý VP BCN cần nhanh chỏng hoàn chỉnh Dư thảo Oưv chế làm viẽc mởi trình LĐB phê duyệt cho phù họp với ý kiến đạo CP Quy chế làm việc Bộ, quan ngang Bộ quan trực thuộc CP ban hành 12/2005 Trong đó, cần thức hố vai trò VP việc tổng họp thông tin, xây dựng chương trình làm việc Bộ, chuyển vai trò từ Vụ Kế hoạch sang VP nhằm làm tăng chức năng, nhiệm vụ VP đồng thời khẳng định VP BCN nơi tổng họp, tham mưu, xây dựng chương trình kế hoạch làm việc cho LĐB quan Bộ Với quy định đề cập cụ thể trên, cán VP dễ dàng hon việc thực cơng việc mình, tránh sai sót khơng đáng có thiếu quy định trách nhiệm VP công tác đảm bảo thông tin phục vụ LĐB Thứ hai, cần phải bồ sung quy dinh chế dỏ thông tin báo cáo làm cứ, sở để VP thực nhiệm vụ báo cáo lên LĐB đôn đốc đon vị chuyên môn nộp báo cáo cần thiết để tổng họp Hiện nay, quy chế Bộ chưa có quy định chế độ thơng tin báo cáo thời hạn gửi thông tin báo cáo đon vị chuyên môn VP tổng họp để trình LĐB Đây hạn chế cần phải khắc phục để đảm bảo công tác cung cấp thông tin cho LĐB diễn thường xuyên, thống nhất, thông tin đảm bảo tổng họp đầy đủ, khái qt tình hình thực cơng tác toàn quan BCN Quy định chế độ thông tin báo cáo cần đề cập đến cấp báo cáo : Thứ trưởng báo cáo Bộ trưởng, đon vị báo cáo LĐB nội dung thông tin cần báo cáo bao gồm : thông tin hoạt động đon vị thuộc Bộ, thông tin hoạt động ngành công nghiệp Đăc biẽt cần cỏ quy đinh rồ ràng : Các đon vi cỏ trách nhiêm gửi báo cáo đinh kỳ tình hình công tác cho VP để tồng hơp báo cáo lẽn LĐB Thời hạn cung cấp thông tin báo cáo đon vị cho VP thời hạn xử lý, tổng họp thông tin VP cho LĐB cần quy định thêm, tránh tình trạng kéo dài thời gian xử lý,đảm bảo thông tin cung cấp kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý Trong công tác chuẩn bị tài liệu, báo cáo họp trình LĐB, cần quy định thời hạn tối đa đơn vị phải nộp báo cáo VP, ví dụ trước 10 ngày để VP hồn tất thủ tục trình LĐB Thứ ba, cần xâv dưng hình thức khen thưởng kỷ luât dối vởi viẽc thu thâp, xử ly, cung cấp thông tin VP Công tác thực chủ yếu dựa vào tinh thần tự giác ý thức trách nhiệm cán Vì vậy, chắn khơng tránh khỏi sai phạm công việc chưa chấp hành quy định đề ra, đặc biệt số công tác tiếp nhận chuyển giao văn thời hạn, lập hồ sơ công việc, nộp hồ sơ, tài liệu cán VP vào lưu trữ quan Vì vậy, VP cần có quy định chế độ khen thưởng cán hoàn thành tốt nhiệm vụ để động viên, khuyến khích ghi nhận đóng góp cơng sức họ vào cơng việc Bên cạnh đó, cần có biện pháp xử lý trường họp không chấp hành theo quy chế : nhẹ nhắc nhở, trừ vào lương, thưởng, vi phạm nghiêm trọng để xảy hậu nặng nề bị cho nghỉ việc, đền bù thiệt hại Coi việc hồn thành tốt cơng tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý LĐB tiêu chí để xét thi đua khen thưởng không áp dụng với cán VP mà toàn thể cán bộ, chuyên viên quan để nhanh chóng chấm dứt tình hình chậm trễ việc nộp thông tin báo cáo nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Việc xây dựng quy chế làm việc, quy định, chế độ thông tin báo cáo cần phải lấy ý kiến đóng góp từ tồn đơn vị quan nhằm hoàn chỉnh , bổ sung quy chế trở nên hợp lý, đảm bảo thống chấp hành nghiêm chỉnh, tự giác sau quy định ban hành 3.2.2) Đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán VP Các cán VP yếu tố quan trọng q trình tổ chức thơng tin đảm bảo phục vụ nhu cầu sử dụng LĐB Vì vậy, việc đào tạo nâng cao nhận thức nghiệp vụ chuyên môn việc làm cần thiết VP cần phải tiến hành thường xuyên Có vậy, đội ngũ cán VP đáp ứng yêu cầu cơng việc ngày cao, có khả ứng dụng công nghệ đại phục vụ cho tác nghiệp mang lại hiệu công việc cách tối đa Trước hết, cần phải nâng cao nhân thức cán bỏ VP trách nhiệm công việc cần làm để tổ chức tốt nguồn thông tin , liệu phục vụ cho khai thác, sử dụng cần thiết Chỉ có nhận thức sâu sắc trách nhiệm, đánh giá vai trò quan trọng cá nhân, cán cơng việc giúp cán hoàn tất nhiệm vụ giao Việc giúp cán nhận thấy vai trò, ảnh hưởng cơng việc thơng qua buổi họp đơn vị trưởng phòng đơn vị tổ chức nhằm phân công, cắt đặt công việc cụ thể cán bộ, đề cao nhiệm vụ tầm quan trọng cán việc, khuyến khích cán trao đổi, đóng góp ý kiến hồn thiện kỹ năng, nghiệp vụ Các cán VP cần khuyến khích, tao điều kiên tham gia lóp tai chức Cống tác văn thu luu trữ Quản tri VP để đào tạo nghiệp vụ chuyên môn, tránh việc tiến hành cơng việc theo thói quen góp nhặt kinh nghiệm học hỏi trình làm việc không đào tạo chuyên ngành Đặc biệt, xử lý, tổng họp thông tin cơng việc vơ khó khăn, phức tạp, bên cạnh kiến thức ngành cần phải có, để thực tốt công tác này, cán bỏ VP nên đươc đào tao thêm nghiệp vu thu ky VP bước bản, ý nghĩa, nhiệm vụ cách thức để tiến hành bước trình xử lý thơng tin Có kiến thức chun mơn xử lý, tổng họp thông tin giúp cán dễ dàng nhanh chóng đến thống quan điểm cách thức xử lý, tổng họp thông tin, đặc biệt trường họp thông tin cần tổng họp, báo cáo nhiều cán VP phối hợp thực Bên cạnh đó, lớp tập huấn dài hạn ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ cán VP cần quan tâm tổ chức, mở rông pham vi tham dư nôi dung tao Phạm vi tham dự nội dung cá lóp tập huấn cần xây dựng phù họp với chức năng, nhiệm vụ đơn vị VP Ví dụ : Đối với Lãnh đạo VP chuyên viên giúp việc cho LĐB, lóp tập huấn đề cập đến cơng tác Quản lý nhà nước ngành công nghiệp để cập nhật, củng cố kiến thức lĩnh vực hoạt động, từ nâng cao khả nhận thức, đọc hiểu vấn đề đề cập văn cần cung cấp cho LĐB, tăng khả nhạy cảm phát vấn đề trái ngược với thực tế khách quan việc xem xét, xác định độ tin cậy thơng tin Các lóp tập huấn kỹ thuật soạn thảo văn lập hồ sơ công việc nên mở rộng phạm vi tham dự Thành phần tham dự không tập trung vào lãnh đạo trưởng phòng đơn vị VP mà cán khác cần xếp luân phiên tham gia BCN mời cán bộ, giáo viên có kinh nghiệm Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Khoa Lưu trữ Quản trị VP - Đại học Khoa học xã hội Nhân văn giảng dạy Sau lớp tập huấn, VP cần tiến hành báo cáo kết kiểm tra, đánh giá trình độ cán chất lượng đợt tập huấn lên Lãnh đạo VP Trong đơn vị, trưởng phòng đơn vị tổ chức buổi trao đổi chuyên đề, truyền đạt kiến thức cán tham gia lóp tập huấn cho những cán chưa có hội tham gia để toàn thể cán lĩnh hội kiến thức chun mơn cần có phục vụ cho cơng việc nội dung lóp tập huấn không nên tập trung vào kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc mà cần mở thêm lóp bồi dưỡng, đào tao tin hoc công nghê thông tin cho cán bỏ VP Đe sử dụng thành thạo phần mềm ứng dụng VP tiện ích khác trang thông tin nội bộ, BCN cần tổ chức lóp tập huấn nội dung cách sử dụng gõ Unicode, cách phòng chống virus, spyware, đào tạo phổ cập kỹ cách tìm kiếm thông tin qua mạng , cách sử dụng hệ thống tin nhắn trao đổi qua mạng nội bộ, kỹ sử dụng công cụ công nghệ thông tin để truy cập cập nhật thông tin, cách khắc phục số lỗi thơng thường máy tính VP mời cán bộ, chuyên viên Trung tâm tin học hướng dẫn, giảng dạy nội dung Ngồi VP BCN nên có ổn định mặt nhân sự, thực luân chuyển cán từ đơn vị sang đơn vị khác thật cần thiết Như vậy, cán không thời gian, công sức để làm quen với công việc nhiệm vụ đồng thời đảm bảo công việc tiến hành người có kinh nghiệm làm việc lâu năm Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cán VP công tác VP luôn phải tâm thực Đây việc làm không với ý nghĩa đào tạo đội ngũ cán có phẩm chất, lực hồn tất công việc giao, đáp ứng với thay đổi phát triển xã hội nhu cầu thơng tin mà khuyến khích cán vận dụng kiến thức chun mơn để sáng tạo, đóng góp, hồn thiện kỹ năng, nghiệp vụ VP công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin 3.2.2) Tiếp tục củng cố ứng dụng triệt để công nghệ thông tin phục vụ cho công tác VP BCN đầu quan quản lý TW việc ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ hoạt động VP nói riêng tồn quan nói chung Mạng LAN Website BCN hệ thống phần mềm quản lý công văn đến, quản lý công việc đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động , góp phần cải cách hành Tuy nhiên, hệ thống phần mềm có hạn chế định nêu Đe khắc phục hạn chế này, VP phối họp với Trung tâm tin học có biện pháp hồn thiện chương trình phần mềm hiệu sử dụng sau: - Hồn thiện chương trình để đàm bào viẽc nhâp liêu nhanh vả xác, tên đơn vị, cụm quen thuộc hay sử dụng để đăng nhập cần mặc định cho phép gõ tắt sử dụng tiện ích Auto text, Auto Correct Word Tất máy tính cá nhân cán VP phải chuyển phông chữ chương trình từ TCVN3 sang Unicode để trao đổi truyền tải thông tin qua mạng - Đe hỗ trợ cho công tác xử lý thông tin phòng ban chun mơn, BCN cần nghiên cứu phần mềm sử dung phân tích kinh tế, tài chính; phân tích thi trường; quàn ly nguồn luc; phân tích hình thái hoat đỏng vừa tạo điều kiện cho cán chuyên môn tiết kiệm công sức xử lý thông tin chuyên ngành, vừa đảm bảo độ tin cậy xác thơng tin cung cấp cho LĐB - Bộ phải có quv đinh kiểm tra nghiêm ngăt viẽc nhâp thông tin Ỷ kiến chi đao tình hình giải cống viẽc máy tính, nhằm tạo thói quen sử dụng mạng nội cách giải công việc cho chun viên, khuyến khích việc trao đổi thơng tin qua mạng phòng ban, đơn vị Như vậy, cán VP cán chuyên môn giảm thiểu giao tiếp không cần thiết đồng thời tiết kiệm trang thiết bị, hạn chế nạn giấy tờ quan theo thị giảm công văn giấy tờ hoạt động quan hành CP vừa ban hành tháng 4/2006 - Các văn cỏ nôi dưng liên quan đến đươc lưu trẽn mang nôi bỏ cần cỏ sư liên kết vởi nhau, từ văn này, cán VP tìm truy cập tới văn khác hồ sơ phản ánh vấn đề qua từ khoá in đậm văn để kết nối theo dạng hyper text link Cơng cụ tìm kiếm văn trang điện tử BCN chưa hỗ trợ chức Việc tạo liên kết văn giúp cán VP tìm kiếm tất văn liên quan đến vấn đề nhanh chóng, nắm bắt thơng tin tồn diện khái qt Hồn thiện phần mềm tiện ích ứng dụng trang điện tử BCN giúp cán VP gặp nhiều thuận lợi việc sử dụng việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho công việc hoạt động quản lý LĐB 3.2.4) Tổ chức tốt nguồn liệu phục vụ cho khai thác, sử dụng Công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ nhiều nguồn liệu tổ chức tốt, cán không nhiều thời gian công sức thông tin sau sử dụng lưu trữ kênh thông tin khác nhau, xếp, hệ thống cách khoa học trở thành nguồn liệu phục vụ cho lần sử dụng sau Thơng tin tổ chức thành nguồn liệu góp phần trì chất lượng thông tin , đảm bảo thông tin không bị mát, bảo mật tổ chức khoa học tạo thuận lợi cho việc tra tìm sử dụng Vì vậy, tổ chức tốt nguồn liệu công việc VP cần phải quan tâm thực để công tác thu thập thông tin tiến hành hiệu Bên cạnh công tác tổ chức nguồn liệu tiếp nhận văn đến, nộp lưu công văn phận văn thư, lưu văn mạng nội Trung tâm tin học tiến hành tốt, hai nguồn liệu cung cấp thơng tin có giá trị tài liệu hồ sơ công việc thu thập tài liệu vào lưu trữ quan lại chưa thực theo quy định Trước hết, cán bỏ cần đuơc nâng cao nhân thức ỷ nghĩa viẽc lâp hồ sơ công viẽc thu nỏp tài liêu luu trữ vào luu trữ quan Thủ trưởng đơn vi nên thường xuyên đôn đốc, giám sát, kiểm tra viêc thuc hiên công tác cán bỏ Ngoài ra, quan Bộ tổ chức kiểm tra chéo đơn vị việc thực công tác lập hồ sơ, chất lượng hồ sơ việc thực chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan Đơn vị không chấp hành nghiêm túc quy định cần chấn chỉnh nhắc nhở kịp thời Hồ sơ công việc lập cần phải biên mục cụ thể, rõ ràng, văn hồ sơ xếp họp lý, theo trình tự giải công việc Bộ phận lưu trữ thuộc VP thu nhận tài liệu lưu trữ sau lập thành hồ sơ, kiên không thu nhận tài liệu tình trạng bó gói, chưa lập thành hồ sơ Sau thu thập hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cán lưu trữ phải nhanh chóng thực cơng tác chỉnh lý xây dựng công cụ tra cứu để tài liệu đưa vào phục vụ cho việc khai thác, sử dụng cán cần cung cấp thông tin cho LĐB Bộ phận lưu trữ nên tổ chức hình thức khai thác, sử dụng phong phú cơng bố tài liệu có ý nghĩa, có giá trị lưu trữ bảo quản để đơn vị, cán biết tìm đến khai thác, sử dụng Thu thập xử lý nguồn liệu đưa lại cho LĐB định chiến lược phát triển ngành đồng thời nâng cao nhiệm vụ chức tham mưu VP hoạt động quản lý LĐB VP BCN cần phải phối họp với Trung tâm tin hoc đầv nhanh tiến dỏ xâv dưng co sở liêu cho phần mềm “Quản lv tài liêu lưu trữ ngành” để sớm đưa phần mềm vào sử dụng Các tài liệu lưu trữ quản lý phần mềm cần xếp theo hồ sơ công việc, hệ thống theo khung phân loại định để tiện lợi cho việc tra tìm sử dụng Tổ chức nguồn liệu khoa học, có chất lượng mang lại thơng tin xác đáng tin cậy, giúp cán không nhiều công sức để thu thập xử lý 3.2.5) Nâng cao chất lượng công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin - Công tác thu thập thông tin : Các cán VP BCN nên hoàn thiên hon kỹ thu thâp thơng tin Cụ thể, thơng tin họp cần tập trung ghi chép vào sổ “Biên họp giao ban” Các cán VP BCN nên mở rộng hình thức thu thập thơng tin, thơng tin q khứ tài liệu lưu trữ cần khai thác sử dụng cách triệt để Thói quen sử dụng tài liệu lưu trữ cần thay đổi, tài liệu nên khai thác theo hồ sơ để đảm bảo thông tin thu thập đầy đủ, khái quát, phản ánh trọn vẹn vấn đề Các cán nên tao cho thói quen thu thâp thơng tin sẵn cỏ mang nôi bỏ mang Internet, không dựa dẫm vào văn vừa tốn công sức cho việc quản lý tốn diện tích cất giữ Đối với thông tin cần sử 6 dụng nhiều lần, cán tạo riêng thư mục máy tính cá nhân, đặt tên thư mục theo vấn đề, lưu giữ file sau download để sử dụng cho lần sau Trước download thông tin mạng cần diệt virus để đảm bảo thông tin lưu giữ máy không bị virus xâm nhập phá hoại - Công tác xử lý thơng tin Đe nâng cao tính chủ động cán VP BCN việc xác định độ tin cậy thông tin bên cạnh phương pháp xác định độ tin cậy dựa vào nguồn cung cấp báo cáo thẩm định cán chuyên môn, cán VP cần phải trang bi cho kiến thức lĩnh vưc hoat đỏng Cụ thể, cán phụ trách giúp việc LĐB quản lý ngành công nghiệp nên thường xuyên đọc báo, tạp chí, sách chun ngành để cập nhật thơng tin ngành cơng nghiệp đó, làm quen với từ ngữ, thuật ngữ chuyên ngành, nắm khái niệm, kiến thức Từ nâng cao hiểu biết, nhạy cảm việc phát thơng tin trái ngược với thực tế chưa xác, chưa đủ độ tin cậy để kiểm định lại trước cung cấp cho LĐB Thông tin xử ly cung cấp báo cáo cần đuơc tồng hơp theo hưởng phân tích, đánh giá, nhân đinh tình hình khơng chi mang tính liẽt kẽ hiên Các cán tổng họp yêu cầu đơn vị chun mơn lập báo cáo có đầy đủ phân tích tình hình, ví dụ bên cạnh liệt kê công việc thực chưa thực cần lý giải nguyên nhân khách quan chủ quan cho công việc chưa thực theo kế hoạch đặt ra, bên cạnh có kiến nghị, đề xuất số giải pháp để LĐB nghiên cứu, phê duyệt Những báo cáo chưa đủ chất lượng cần trả lại cho đơn vị nêu rõ lý trả lại yêu cầu thông tin bổ sung, thời hạn cần giao nộp lại để tổng họp Các cán bỏ tồng hơp nên dăt cho mốt số nguvẽn tắc xử lỵ thơng tin đảm bảo thông tin cung cấp đến tay LĐB vừa ngắn gọn, xúc tích vừa phản ánh thực tế khách quan Một số nguyên tắc cán tổng họp tham khảo ngun tắc khơng trùng lặp (thông tin nhắc nhắc lại nhiều lần), nguyên tắc ưu tiên (chỉ thông tin quan trọng,điển hình, bật đưa vào báo cáo làm rõ cho cho luận điểm trình bày), nguyên tắc thống (các thơng tin phải có mối liên hệ chặt chẽ , đồng không trái ngược nhau) Công tác cung cấp thông tin Đe nâng cao chất lượng công tác thông tin , điều quan trọng cán VP cần phải xác định mục đích việc cung cấp thơng tin xem xét hồn cảnh cung cấp thơng tin để lựa chọn kênh truyền phù họp Đe tránh trường họp thông tin cung cấp khơng đủ, thiếu sót thường xun phải bổ sung lại nhiều lần, cán phụ trách cung cấp thông tin cần nắm vững yêu cầu thông tin LĐB, lâp khung thông tin cần báo cáo hình thức thơng tin đinh kỳ Đối với báo cáo công tác định kỳ nên xác định cấp độ báo cáo, cần vào nội dung họp để xây dựng báo cáo Báo cáo tuần cần điểm qua tình hình hoạt động trọng tâm Bộ tuần trước phân cơng giải vấn đề vướng mắc nên trình bày theo hướng liệt kê cơng việc Báo cáo tháng tổ chức để nghe đơn vị báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh ; kết thực chương trình cơng tác tháng trước, biện pháp cơng tác trọng tâm tháng tới Vì vậy, nội dung báo cáo phải đề cập tới: - Tình hình sản xuất kinh doanh Tình hình đạo, điều hành LĐB công tác đơn vị thuộc - Ket thực chương trình công tác tháng trước Các biện pháp thực công tác trọng điểm tháng sau Báo cáo quý, tháng, năm tổ chức để sơ kết, tổng kết hoạt động tồn ngành bên cạnh lĩnh vực hoạt động Bộ cần có báo cáo kết ngành công nghiệp Thông tin báo cáo cần phân tích, so sánh, đối chiếu với kỳ trước để thấy mức độ tăng trưởng hay suy giảm Báo cáo cần đề cập đầy đủ bổ sung thêm vấn đề sau: - Tình hình sản xuất kinh doanh : +Giá trị sản xuất cơng nghiệp +Tình hình hoạt động ngành cơng nghiệp +Tình hình sản xuất số sản phẩm chủ yếu + Tình hình xuất nhập + Một số tình hình ngành + Tình hình cơng nghiệp địa phương + Tình hình thực đầu tư xây dựng số dự án quan trọng - Tình hình cơng tác quản lý nhà nước Bộ: + Công tác xây dựng BQPPL + Công tác tra, giải khiếu tố + Cơng tác tài + Cơng tác đổi cổ phần hố doanh nghiệp nhà nước + Công tác họp tác quốc tế + Công tác khoa học công nghệ - Các chủ trương, biện pháp chủ yếu thực thời gian tới Không xác định khung thông báo cáo văn , cán nên ghi chép lai thông tin phàn hồi LĐB lấy đỏ sở để thu thấp xử ly thông tin Như vậy, cán thu thập đầy đủ thơng tin, khơng bỏ sót thơng tin u cầu cung cấp Ngồi hình thức cung cấp thơng tin truyền thống trước đây, cán bỏ nên làm quen sử dung hình thức nhu trao đồi qua mang nơi bỏ, gửi thư điên tử cỏ file đính kèm Các hình thức trao đổi vừa tiết kiệm thời gian, công sức lại đảm bảo LĐB cung cấp thường xuyên thông tin công việc giải quan công tác Tuy nhiên, để đảm bảo bí mật, an tồn truyền tải thông tin qua kênh này, Trung tâm tin học cần phải nghiên cứu nâng cao độ bảo mật, tính xác thực tồn vẹn thông tin truyền tải ... thực công việc chung BCN 1.2.2) Nhiệm vụ VP BCN công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý 1.2.2.1) Các văn quy định BCN VP Bộ công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông. .. CỒNG TÁC THU THẬP, xử LÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA VP BCN PHỤC VỤ HOẠT ĐỌNG QUẢN LÝ 2.1) Công tác thu thập thơng tin Thu thập thơng tin hay gọi tìm kiếm liệu bước công tác tổ chức thông tin phục vụ. .. cấp thông phục vụ cho hoạt động quản lý Nhận thức nhiệm vụ quan trọng VP công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý lãnh đạo, BCN ban hành số văn nội dung có đề cập tới