Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤCLỜI NÓI ĐẦU11. Lý do chọn đề tài12. Mục tiêu của đề tài23. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu34. Nguồn tài liệu tham khảo35. Lịch sử vấn đề nghiên cứu36. Phương pháp nghiên cứu47. Bố cục của đề tài4PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TYTNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THU TRANG61.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang61.1.1. Chức năng61.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn71.1.3. Cơ cấu tổ chức81.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang111.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng111.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng111.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng15PHẦN II.THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮCỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤTỔNG HỢP THU TRANG222.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ222.1.1. Về tổ chức222.1.2. Về cán bộ222.2. Tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang222.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản222.2.2. Quản lý văn bản đi272.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến292.2.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan322.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu38PHẦN III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THU TRANG403.1. Đánh giá chung403.1.1. Ưu điểm:403.1.2. Hạn chế413.1.3. Nguyên nhân433.2. Các giải pháp, đề xuất kiến nghị để hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ của công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang433.2.1. Nâng cao trách nhiệm của văn phòng trong công tác văn thư lưu trữ433.2.2. Nâng cao trình độ đối với cán bộ văn thư lưu trữ443.2.3. Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ453.2.4. Đầu tư trang thiết bị, nâng cao điều kiện làm việc45KẾT LUẬN46TÀI LIỆU THAM KHẢO47PHỤ LỤC1
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Trong giai đoạn đẩy mạnh cơng nghiệp hố - đại hoá, kinh tế nước ta tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững cần phải có quản lý, điều hành tốt từ quan quản lý nhà nước Điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước Như biết, thời đại ngày văn phịng giữ chức vị trí quan trọng doanh nghiệp, tổ chức nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ Hoạt động văn phòng đóng góp phần khơng nhỏ vào thành bại doanh nghiệp, tổ chức Vì vậy, văn phịng phải đựơc tổ chức, quản lý cách khoa học hiệu Một văn phòng khoa học hoạt động có hiệu giúp cho đơn vị triển khai công việc thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội chất lượng công việc ngược lại, góp phần phát triển kinh tế đồng thời đẩy mạnh q trình cơng nghiệp hóa - đại hóa nước Để nâng cao suất, chất lượng hiệu quản trị, cần ý thức đắn tầm quan trọng cơng tác cơng văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thơng tin chậm, thiếu xác làm cản trở cho công việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác văn thư - lưu trữ nhiệm vụ Quản trị văn phịng Cơng tác văn thư lưu trữ nội dung hoạt động chủ yếu văn phòng, nằm hệ thống quản lý Nhà nước Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ văn phòng quan đơn vị, tổ chức Cán cơng chức văn phịng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư - lưu trữ Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ hoạt động quan, đơn vị nói chung Văn phịng cơng ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang nói riêng, sau thời gian thực tập đây, em có thêm hiểu biết nhận thức sâu sắc tầm quan trọng cơng tác văn thư - lưu trữ Vì vậy, nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác văn thư - lưu trữ từ thực tiễn văn phòng nơi thực tập nhằm làm rõ điểm mạnh, hạn chế công tác nguyên nhân chúng, sở đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác văn thư - lưu trữ công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang Từ thực tiễn đó, với tư cách sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội, chọn đề tài: “Thực trạng tổ chức công tác văn thư - lưu trữ công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp mình, ngành Đại học quản trị văn phòng Mục tiêu đề tài Là học sinh trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nắm kỹ năng, thao tác làm việc chương trình đào tạo quản trị văn phịng Tuy nhiên cịn nhiều điều mà tơi chưa biết cần học hỏi thêm nhiều ứng dụng vào công việc thực tế Khi nhà trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế xác định mục tiêu đợt thực tập là: - Vận dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, làm quen với tổng thể quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc người cán cơng chức văn phịng tương lai - Học hỏi thêm kiến thức trình thực tập sở, đặc biệt kiến thức công tác văn thư - lưu trữ Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác văn thư - lưu trữ công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang 3.2 Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác văn thư - lưu trữ công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang; phân tích đánh giá ưu điểm hạn chế cơng tác này; sở đề xuất phương hướng giải pháp phù hợp - Về không gian: Đề tài nghiên cứu phạm vi Văn phịng cơng ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang Nguồn tài liệu tham khảo Với tầm quan trọng nói phía trên, công tác văn thư - lưu trữ trở thành đối tượng quan tâm, nghiên cứu nhà quản lý nước sinh viên ngành Quản trị văn phịng Cho đến có nhiều khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phịng nghiên cứu công tác văn thư - lưu trữ quan, đơn vị khác Do vậy, nguồn tài liệu tơi tham khảo để hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp từ nguồn tài liệu khoa Lịch sử vấn đề nghiên cứu Mặc dù công tác văn thư - lưu trữ đề tài nghiên cứu nhiều đầy đủ, tồn diện trước chưa có nghiên cứu sâu vấn đề quan thực tập Công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang Báo cáo tiếp tục thừa kế, bổ sung phát triển kết nghiên cứu có tập trung phân tích cách có hệ thống, tồn diện cơng tác văn thư - lưu trữ điều hành văn phịng Cơng ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin: nguồn thông tin số liệu nguồn thứ cấp, thu thập từ nguồn thơng tin cơng bố thức từ công ty, nghiên cứu cá nhân tổ chức ngồi nước cơng tác văn phòng, tài liệu từ trang Web Internet, cơng trình nghiên cứu tài liệu khác có liên quan đến đề tài - Phương pháp xử lý thông tin, số liệu thu thập: Sử dụng phương pháp phân bổ thống kê để hệ thống hóa, tổng hợp tài liệu; phân chia theo nội dung phù hợp với việc nghiên cứu công tác văn phòng địa bàn nghiên cứu - Phương pháp phân tích định tính: nhằm phân tích đánh giá thực trạng công tác văn thư - lưu trữ Công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang, làm rõ ưu điểm hạn chế cơng tác văn phịng này, từ đề xuất phương hướng giải pháp phù hợp Bố cục đề tài Sau tháng thực tập Công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang, cịn gặp nhiều khó khăn việc áp dụng hững kiến thức học vào thực tế, song nhờ giúp đỡ tận tình bác, anh, chị cố gắng thân, tơi hồn thành cơng việc kiến tập cách có hiệu học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích Báo cáo gồm phần: Phần I Khảo sát cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang Phần II Thực trạng tổ chức công tác văn thư - lưu trữ Công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang Phần III Kết luận đề xuất kiến nghị hoàn thiện tổ chức công tác văn thư - lưu trữ Công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường, giúp đỡ toàn thể cán Văn phịng cơng ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang hướng dẫn tận tình thầy giáo Trường đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt hướng dẫn cô giáo Ths Lâm Thu Hằng giúp tơi q trình thực tập q trình hồn thành báo cáo chun đề Tuy nhiên q trình viết báo cáo chun đề tơi cịn nhiều hạn chế Vậy tơi mong nhận tham gia đóng góp ý kiến thầy thiếu sót hạn chế để báo cáo chuyên đề em hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo Ths.Lâm Thu Hằng giúp đỡ cán Văn phịng cơng ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ giúp em hoàn thành báo cáo PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THU TRANG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang - Tên công ty: Công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang - Tên giao dịch: THU TRANG CO., LTD - Trụ sở Công ty: Số dãy B7 khu A45, Phường Nghĩa Tân, Quận Cầu Giấy, Hà Nội - Số điện thoại: 043 7567513 - Mã doanh nghiệp: 0101401262 - Ngày cấp: 17/09/2003 - Số tài khoản: 21510000497731 - Ngân hàng TMCP Đầu tư phát triển Việt Nam - Chi nhánh Cầu Giấy Công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang thành lập 01/11/2003 theo đăng ký kinh doanh số 0101401262 Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp, hoạt động chủ yếu lĩnh vực xây dựng, buôn bán loại xe vận tải, đồ dùng gia đình, lương thực, thực phẩm, đồ uống dịch vụ vận tải,… 1.1.1 Chức - Sử dụng có hiệu đảm bảo phát triển vốn tổng Công ty giao, bao gồm phần vốn góp vào liên doanh đầu tư vào doanh nghiệp khác hình thức khác - Sử dụng vốn nguồn lực khác để giao thực mục tiêu nhiệm vụ kinh doanh - Chấp hành điều động điều hịa tổng Cơng ty tài sản, vốn nguồn lực khác mà tổng Công ty giao cho Công ty quản lý sử dụng theo quy chế tài tổng Công ty - Thực quy định Nhà nước tổng Công ty lĩnh vực hợp tác quốc tế Việc cử người Công ty nước ngồi cơng tác, học tập, tham quan khảo sát việc mời người nước vào Việt Nam làm việc với Công ty Tổng Giám đốc xem xét định theo đề nghị của Giám đốc Công ty - Thực việc trả lương, thưởng cho người lao động theo kết kinh doanh Công ty theo đơn giá tiền lương tổng Công ty duyệt - Tổ chức việc đào tạo mới, đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ cơng nhân viên chức, bảo đảm nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu phát triển Công ty - Thực chế độ quy chế sử dụng quản lý vốn, tài sản quỹ, kế toán, hạch tốn chế độ khác tài theo quy định Nhà nướcvà quy chế tài cơng ty Chịu trách nhiệm tính xác thực hợp pháp hoạt động tài Cơng ty - Thực nghĩa vụ nộp thuế khoản nộp ngân sách theo quy định pháp luật, trích nộp quỹ tập trung tổng Công ty theo quy định quy chế tài tổng Cơng ty 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang công ty hoạt động nhiều lĩnh vực khác xây dựng, buôn bán, sản xuất vận tải… Cùng hợp tác đội ngũ chuyên gia đầu ngành nước chuyên gia hãng nước đầy kinh nghiệm lĩnh vực hoạt động…, công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang ngày phát triển nhiều tất lĩnh vực kinh doanh Với khả công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang cung cấp nhiều loại máy móc, thiết bị tiên tiến phù hợp với thị trường nước đáp ứng nhu cầu ngày cao công đại hố cơng nghiệp hố nước ta Tuy thành lập hoạt động khoảng thời gian khơng lâu hàng hố dịch vụ mà công ty cung cấp chiếm lĩnh thị trường khơng nước mà cịn vươn quốc tế 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Để quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải tổ chức máy hoạt động riêng cho Cơng ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang công ty TNHH có dấu riêng ,có tư cách pháp nhân, mở tài khoản ngân hàng theo quy định pháp luật Việt Nam Bộ máy quản lý cơng ty tổ chức theo mơ hình “trực tuyến chức năng” nghĩa người lãnh đạo doanh nghiệp giúp sức tập thể lãnh đạo để chuẩn bị định, hướng dẫn kiểm tra việc thực định cấp Người lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm lĩnh vực hoạt động toàn quyền định Trong phạm vi doanh nghiệp việc truyền lệnh, định, thị theo tuyến quy định Tuy nhiên mô hình ln lãnh đạo cơng ty vận dụng linh hoạt khơng cứng nhắc để chủ động điều hành công việc phát huy trí tuệ lực đội ngũ chuyên gia nhiều phận chức nhằm nghiên cứu xây dựng dự án, phương án, chiến lược hay chương trình cho lĩnh vực cụ thể Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang GIÁM ĐỐC PGĐ.Kỹ thuật P.Kinh doanh P.Kỹ thuật PGĐ.Tài P.Dự án P.Hành P.Kế tốn Trung tâm Lãnh đạo cơng ty bao gồm: Giám đốc hai phó giám đốc * Giám đốc: người dứng đầu, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên thực quyền nghĩa vụ như: - Quyết định tất vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày Công ty - Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh kế hoạch đầu tư Công ty - Ban hành quy chế quản lý nội Công ty - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh quản lý Công ty trừ chức danh thuộc thẩm quyền Hội đồng thành viên - Ký kết hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền Chủ tịch Hội đồng thành viên - Kiến nghị phương án bố trí cấu tổ chức Cơng ty - Trình báo cáo tốn tài năm lên Hội đồng thành viên - Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận xử lý khoản lỗ kinh doanh - Tuyển dụng lao động - Không lạm dụng địa vị quyền hạn, sử dụng tài sản Công ty để thu lợi riêng cho thân, cho người khác; không tiết lộ bí mật Cơng ty, trừ trường hợp Hội đồng thành viên chấp thuận - Kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn tài cho Cơng ty * Phó giám đốc phụ trách Tài chính: Giúp đỡ giám đốc giám đốc quản lý nguồn vốn, đạo hoạt động kinh tế tài cơng ty, tham mưu chế tài chính, biện pháp huy động vốn, tạo vốn cho công ty,giám sát phòng ban chức thuộc quyền quản lý phịng hành chính, phịng Kế tốn, trung tâm * Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: Giúp đỡ giám đốc đạo phận phân công, phụ trách vấn đề kỹ thuật kinh doanh công ty 10 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THU TRANG 3.1 Đánh giá chung Qua q trình thực tập Văn phịng Cơng TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang, em có điều kiện khảo sát, tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ thuộc văn phịng Cơng ty Nhìn chung cơng tác Văn thư, lưu trữ Cơng ty thực tốt Văn phòng thực tốt chức tham mưu tổng hợp đảm bảo điều kiện sở vật chất cho hoạt động quan Bên cạnh ưu điểm đạt tồn số hạn chế sau: 3.1.1 Ưu điểm: Do có quy định cụ thể chi tiết công tác công văn giấy tờ công việc thuận lợi, giảm bớt ách tắc Số lượng văn ban hành sai, ký sai thẩm quyền, quản lý không tốt để thất lạc giảm bớt Đối với Tổng công ty Đường sắt Việt Nam số lượng công văn giấy tờ nội bên ngồi gửi đến lớn, trước có tình trạng phòng, ban, đơn vị ban hành văn sai, tự thảo, tự ký, tự phát hành ban lãnh đạo Văn thất lạc muốn khai thác phải tra tìm nhiều thời gian Từ có quy định công tác công văn giấy tờ lưu trữ cơng ty tình trạng dần khắc phục ngày vào nề nếp Điều thể qua việc bố trí người có trình độ nghiệp vụ chun mơn làm văn thư lưu trữ Thực chủ trương rà soát lại văn ban hành có tác dụng tích cực, giúp loại bớt văn ban hành sai quy định, văn hết hiệu lực, văn cần sửa đổi bổ sung, văn hiệu lực thi hành… Qua cơng tác rà sốt giúp hệ thống hoá văn ban hành từ trước đến đưa vào lưu trữ Các phòng, ban, đơn vị có trách nhiệm xếp lại văn bản, tong bước thực quy chế bảo quản, thu nộp tài liệu lưu trữ theo quy định 41 Công ty có tập huấn nghiệp vụ soạn thảo văn cho trưởng phó phịng Do đó, cán nắm cách quy định ban hành văn bản, quy trình văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản, thể thức loại văn Từ phịng ban xây dựng văn theo lĩnh vực chun mơn Công tác văn thư tiến hành bước đồng nhịp nhàng, nhận, chuyển giao văn đi, đến thực nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao kịp thời Cán nhân viên văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ giao đảm bảo quy định công tác công văn giấy tờ Về sở vật chất trang thiết bị văn phòng: Do yêu cầu đặt trình tiếp nhận, xử lý, ban hành, lập hồ sơ lưu trữ đòi hỏi sở vật chất, trang thiết bị phải đầy đủ Tại văn phòng, phịng hành trang bị máy photocopy, máy in, máy vi tính, fax Nhìn chung trang thiết bị tương đối đầy đủ để đảm bảo thực tốt cơng việc giao Nhìn chung công tác Văn thư, lưu trữ Công ty thực tốt Văn phòng thực tốt chức giúp văn phịng hoạt động sn sẻ hoạt động 3.1.2 Hạn chế Tuy đạt số kết quan trọng việc thực quy trình tiếp nhận, xử lý cơng văn giấy tờ, đến tồn hạn chế sau: - Việc lập hồ sơ quản lý văn số giấy tờ khó khăn việc tra tìm khai thác sử dụng, hàng năm quan sản sinh nhiều văn giấy tờ liên qua đến hoạt động quản lý - Một số khâu nghiệp vụ chưa làm tốt : Công tác lập hồ sơ cịn chưa đảm bảo u cầu; tài liệu xếp lộn xộn, chưa phân loại riêng; đối 42 với văn có giá trị pháp lý cao chưa xếp hợp lí bảo quản riêng - Tài liệu xếp chưa khoa học hợp lí; khó cho việc kiểm tra, quản lí tra tìm tài liệu.Văn đơi cịn thiếu xót ngày khơng lưu chính, việc ghi số ký hiệu văn có nhầm lẫn Cơng tác lập hồ sơ chưa hành; Khâu chuyển giao văn đơi cịn chưa kịp thời số cán đào tạo không chun ngành gặp số khó khăn việc xử lý văn mang tính chun mơn ngành nghề - Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu công tác văn thư – lưu trữ quan Chưa áp dụng phần mềm quản lí văn bản, lập hồ sơ cịn gặp nhiều khó khăn hạn chế, chưa có kho lưu trữ riêng; trang thiết bị hỗ trợ bảo quản quạt thơng gió,… Cịn thơ sơ cũ chưa có cán chun trách cơng tác lưu trữ - Tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý, Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ chỉnh lý cịn nhiều hạn chế Việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ áp dụng theo phương pháp truyền thống nhiều thời gian mà không hiệu - Phòng làm việc phận văn thư chưa có điều hịa mà sử dụng hệ thống quạt trần nên nhiều thực công việc làm bay giấy tờ, gây cản trở cho công việc gây áp lực tinh thần làm việc mùa hè nóng nực - Một số máy móc, trang thiết bị văn phòng ( máy photocopy) cũ chưa thay Cơ sở vật chất phục vụ cho cơng tác văn thư cịn thiếu như: phịng văn thư thiếu máy in, loại giá, tủ đựng tài liệu hạn chế - Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng Trong công tác văn thư, việc đăng ký văn chưa thực máy tính nhiều, từ dẫn đến hiệu không cao tốn nhiều thời gian - Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan chưa tiến hành triệt để, cịn có nhắc nhở lãnh đạo 43 3.1.3 Nguyên nhân - Do cán văn thư phải kiêm nhiệm công tác lưu trư nhiều công việc khác dẫn đến công tác văn thư lưu trữ gặp phải nhiều sai sót bất cập - khơng giải hết cơng việc Đội ngũ cán văn phịng đào tạo chuyên môn nghiệp vụ lại chưa đào tạo kỹ lưỡng kỹ sử dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công tác Q trình hoạt động cơng tác tiếp cận - với máy tính với mạng cán văn thư chậm Ban lãnh đạo cử cán văn thư học để nâng cao nghiệp vụ, cán cử học không truyền đạt, hướng dẫn cho phận khác thực dẫn đến việc nhầm lẫn, chậm chễ số khâu, số phận - Do số cán bộ, chưa gương mẫu, tự giác tu dưỡng rèn luyện; vài cán chủ chốt chưa chấp hành nghiêm quy chế làm việc; trình độ lực cơng tác số cán hạn chế - Việc đầu tư sở vất chất không đồng đầu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác mang tính hình thức theo chủ chương cấp với dự án đại hóa hoạt động công tác văn thư, lưu trữ mà không bám sát vào tình - hình thực tế cán nhân viên khơng vận hành Việc đấu tranh, tự phê bình phê bình chưa cao, cịn tình trạng nể nang, ngại va chạm, né tránh; cơng tác giáo dục trị tư tưởng chưa sắc bén; công tác kiểm tra, giám sát Công ty chưa thường xuyên 3.2 Các giải pháp, đề xuất kiến nghị để hồn thiện cơng tác văn thư - lưu trữ công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang 3.2.1 Nâng cao trách nhiệm văn phịng cơng tác văn thư -lưu trữ Nâng cao trách nhiệm, ý thức, nhận thức lãnh đạo văn phòng: nhà lãnh đạo văn phòng phải người hiểu rõ nắm tầm quan trọng văn thư lưu trữ quan Bên cạnh nhà lãnh đạo văn phòng phải tập huấn để trau dồi thêm kinh nghiệm công tác văn thư lưu trữ Nâng cao trách nhiệm, ý thức nhận thức cán bộ, cán văn thư lưu 44 trữ quan, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc cán Lãnh đạo văn phòng cần phải xây dựng ban hành văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan, ví dụ như: Quy chế, kế hoạch để khắc phục hạn chế thường gặp, tránh trường hợp sai sót, nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Lãnh đạo văn phòng phải ban hành văn đạo văn thư lưu trữ cho quan 3.2.2 Nâng cao trình độ cán văn thư - lưu trữ Văn thư, lưu trữ công việc thầm lặng vất có ý nghĩa quan trọng Vì vậy, quan cần quan tâm đến việc thực tất chế độ đãi ngộ, sách khen thưởng cán văn thư, lưu trữ Mặt khác lãnh đạo văn phòng thường xuyên có kế hoạch cử cán văn thư, lưu trữ, chuyên viên văn phòng học, tập huấn lớp ngắn hạn nghiệp vụ văn phòng, công tác soạn thảo văn bản, văn thư, lưu trữ giúp họ nắm bắt kịp thời thay đổi cơng việc, khơng ngừng nâng cao trình độ cho họ nhằm thực cơng việc có hiệu Cần phải thường xuyên cử cán bộ, chuyên viên học bồi dưỡng lớp, khóa tin học để trang bị giúp họ nắm vững kiến thức, kỹ thuật cần thiết nhằm nâng cao hiệu tin học văn phòng Lãnh đạo nên dành quan tâm nhiều cán bộ, nhân viên văn phịng quan nói chung khơng cơng việc chun mơn mà cịn đời sống tinh thần họ động viên, thăm hỏi, khích lệ 45 3.2.3 Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ: Đầu tư thêm trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác văn thư, đưa vào khai thác sử dụng thuận tiện, kết nối mạng, khuyến khích xử lý văn tác nghiệp qua phần mềm Trong năm gần đây, ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng khâu cần áp dụng Các cấp lãnh đạo phòng cần quan tâm, trọng Việc sử dụng ứng dụng phần mềm quản lý phải đồng bộ, thống 3.2.4 Đầu tư trang thiết bị, nâng cao điều kiện làm việc Lãnh đạo văn phịng cần có kế hoạch thay trang thiết bị, máy móc cũ máy tính, máy photocopy, máy fax, điện thoại, tủ đựng tài liệu, hồ sơ bổ sung trang thiết bị thiếu Lãnh đạo văn phòng cần đề xuất với lãnh đạo quan việc xây dựng phòng lưu trữ cung phòng đọc dành cho cán bộ, chuyên viên quan dùng cho việc khai thác, thu thập thông tin, tài liệu, văn đọc sách báo ngày Văn phòng cần phải bổ sung, lắp điều hòa cho phòng văn thư phòng đánh máy thay cho hệ thống quạt trần dùng, tránh trường hợp làm việc giấy tờ, văn bị xáo trộn, bay lẫn lộn 46 KẾT LUẬN Qua đợt thực tập tốt nghiệp văn phịng Cơng ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp vừa qua, tơi có hội tiếp xúc làm quen với công việc văn phịng Thực tế cho tơi thấy tầm quan trọng mức độ cần thiết công tác văn thư, lưu trữ hoạt động văn phịng nghiệp phát triển quan nói riêng tồn khối Hành nói chung Trong q trình thực tế có nhiều q trình, nhiều vấn đề mà ngồi ghế nhà trường cá nhân tơi chưa thể định hình hiểu chất vấn đề, việc cách cụ thể Đồng thời qua thời gian thực tập tạo điều kiện cho tơi rèn luyện kỹ sống, kỹ giao tiếp ứng xử với người quan Đây điều kiện để tơi sau hồn thành q trình đào tạo, bước vào mơi trường làm việc không bị bỡ ngỡ, lúng túng giải công việc Qua đây, nhận thấy đợt thực tập thực bổ ích; giúp sinh viên có nhìn tổng qt với cơng việc theo ngành học, học hỏi thêm kiến thức, kinh nghiệm tinh thần trách nhiệm thực công việc giao Do thời gian nghiên cứu có hạn hiểu biết thực tế cịn hạn chế, cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định chưa sâu bao quát Vì báo cáo tơi khơng thể tránh khỏi thiếu sót chưa đáp ứng hết yêu cầu Khoa Nhà trường đặt ra, kính mong thầy giáo tồn thể bạn đóng góp ý kiến để báo cáo tơi hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 Nghị định số 99/2016/NĐ- CP ngày …/…/2016 Chính phủ chỉnh lý sử dụng dấu Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính Phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Thông tư số 07/2012/TT/BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nôp hồ sơ vào lưu trữ quan Thông tư số 04/2013/TT/BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dân xây dựng Quy chế văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Quyết định 129/2007/QĐ-TTg ban hành kèm theo quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 29/10/2013 Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội 10 Nguyễn Minh Phương (2014) Quản lý giải văn quan, tổ chức, Nhà xuất trị Quốc gia 11 Trường Đại học Nội vụ (2016) Nghiệp vụ Văn thư Nhà xuất Lao động 12 Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 13 Website: Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước www.luutruvn.gov.vn 48 PHỤ LỤC Phụ lục Cơ cấu tổ chức công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang GIÁM ĐỐC PGĐ.Kỹ thuật P.Kinh doanh P.Kỹ thuật PGĐ.Tài P.Dự án P.Hành P.Kế toán Trung tâm Phụ lục Cơ cấu tổ chức văn phịng cơng ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang Trưởng phịng Phó phịng Bộ phậnVăn thư, lưu trữ Bộ phận Tài Bộ phận Hành tổ chức Phụ lục Quy trình soạn thảo ban hành văn công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang Soạn thảo Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo Đánh máy, nhân Kiểm tra văn trước trình ký Ký văn Phụ lục Quy trình xử lý giải văn công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang Phịng Hành - Tổng hợp soạn Văn thưLãnh đạo xét duyệt, ký văn bảnVăn thư văn đánh máy đăng ký Vănxong thư công theo dõi đốctập giảilưu văn Phátbản hành Thu thập văn sau giải việcđôn lập văn gửi Phụ lục Quy trình xử lý giải văn đến công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang Photo, nhân bản, đóng dấu Tổ chức tiếp nhận kiểm tra văn Phân đếnloại, bóc bì, đóng dấu đếnTrình ký văn đến Tổ chức giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Chuyển giao văn đến Scan văn đến Phụ lục Mẫu dấu đến công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THU TRANG Số:…………………… ĐẾN Ngày:………………… Chuyển:……………… Phụ lục Mẫu danh mục hồ sơ Công ty TNHH thương mại dịch vụ tổng hợp Thu Trang CƠNG TY TNHH THƯƠNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP VIỆT NAM THU TRANG Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THU TRANG NĂM 2017 Số ký hiệu HS Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ Ghi người lập hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có …….(1) hồ sơ, bao gồm: …………….(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn GIÁM ĐỐC (chữ ký, dấu) Thu thập văn sau giải xong Sắp xếp văn theo Mở hồ sơ vấn đề, trình tự Phụ lục Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ công ty Giao nộp tài liệu vào Ghi lưu biêntrữ giao nộp tài liệu vào lưu trữ Lập mục lục hồ sơ ... tồn; Quản lý đóng dấu văn quy định - Lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu quan; tổ chức phục vụ nhu cầu 19 khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ - Thực quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ công. .. công tác Văn thư, lưu trữ công ty trực thuộc Văn phịng (Phịng Hành tổng hợp) khơng có phịng văn thư, lưu trữ riêng Đây đầu mối thơng tin có chức tiếp nhận công văn đến chuyển giao công văn phận,... nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Lãnh đạo văn phòng phải ban hành văn đạo văn thư lưu trữ cho quan 3.2.2 Nâng cao trình độ cán văn thư - lưu trữ Văn thư, lưu trữ công việc thầm lặng vất