Đang tải... (xem toàn văn)
Hiện nay đất nước ta đang tiến hành quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá. Với mục tiêu đến năm 2010 cơ bản đưa nước ta trở thành một nước công nghiệp. Đóng vai trò quan trọng trong quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá là ngành công nghệ thông tin (CNTT). Trong vài năm trở lại đây sự phát triển của ngành CNTT đã tác động mạnh mẽ tới mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội. Việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động sản xuất, quản lý, kinh doanh…đã trở thành một xu thế tất yếu đảm bảo cho các công việc được thực hiện một cách có hiệu quả hơn. Có thể coi CNTT là một nguồn lực của tổ chức, là lợi thế cạnh tranh của tổ chức góp phần tăng hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh cho tổ chức. Là một sinh viên Tin học-Kinh tế em đã được trang bị những kiến thức cơ bản về kinh tế học và quản trị kinh doanh đồng thời được đào tạo những kiến thức chuyên sâu về tin học và công nghệ phần mềm, có khả năng ứng dụng các kiến thức này để xây dựng những chương trình ứng dụng vào cuộc sống. Trong các thư viện hiện nay, hệ thống quản lý sách, quản lý việc mượn sách, việc sửa đổi, bổ sung sách cũng như việc quản lý hủy bỏ sách hiện nay vẫn đang được thực hiện bằng tay. Vì vậy con rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận trả sách và còn rất nhiều phiền phức khi độc giả muốn đọc sách. Mặt khác nó còn hạn chế về không gian lưu trữ và thời gian khi tra đọc sách. Thủ thư luôn bận rộn với bao nhiêu công việc nào là xếp sách theo đúng trật tự của nó, huỷ bỏ những sách đã mục nát, cập nhật thêm khi có sách mới với việc đánh số má sách hoàn toàn bằng tay, đó quả thực là một công việc vất vả cần nhiều thời gian và công sức. Như vậy vấn đê quản lý sách một cách thủ công tốn rất nhiều thời gian và công sức của Thủ thư, chính vì thế đòi hỏi phải có một chương trình quản lý sách bằng máy vi tính làm sao giảm thiểu được những khó khăn cho Thủ thư là một yêu cầu rất thiết thực trong nghiệp vụ quản lý thư viện. Việc quản lý bằng tin học giúp cho việc quản lý sách được nhanh chóng thuận tiện, dễ dàng hơn và với khối lượng sách lớn, mặt khác khi cần có thể cho ra được các báo cáo tổng hợp thống kê về quản lý sách trong thư viện. Xuất phát từ thực tế đó cùng với chuyên môn được đào tạo em nhận thấy việc làm ra một phần mềm hỗ trợ công tác quản lý sách trong thư viện là một đề tài phù hợp với chuyên môn và có nhiều ứng dụng trong thực tế. Do vậy trong đề án chuyên ngành em chọn đề tài: “ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ SÁCH TRONG THƯ VIỆN”
Lời Nói Đầu Hiện nay đất nước ta đang tiến hành quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá. Với mục tiêu đến năm 2010 cơ bản đưa nước ta trở thành một nước công nghiệp. Đóng vai trò quan trọng trong quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá là ngành công nghệ thông tin (CNTT). Trong vài năm trở lại đây sự phát triển của ngành CNTT đã tác động mạnh mẽ tới mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội. Việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động sản xuất, quản lý, kinh doanh…đã trở thành một xu thế tất yếu đảm bảo cho các công việc được thực hiện một cách có hiệu quả hơn. Có thể coi CNTT là một nguồn lực của tổ chức, là lợi thế cạnh tranh của tổ chức góp phần tăng hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh cho tổ chức. Là một sinh viên Tin học-Kinh tế em đã được trang bị những kiến thức cơ bản về kinh tế học và quản trị kinh doanh đồng thời được đào tạo những kiến thức chuyên sâu về tin học và công nghệ phần mềm, có khả năng ứng dụng các kiến thức này để xây dựng những chương trình ứng dụng vào cuộc sống. Trong các thư viện hiện nay, hệ thống quản lý sách, quản lý việc mượn sách, việc sửa đổi, bổ sung sách cũng như việc quản lý hủy bỏ sách hiện nay vẫn đang được thực hiện bằng tay. Vì vậy con rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận trả sách và còn rất nhiều phiền phức khi độc giả muốn đọc sách. Mặt khác nó còn hạn chế về không gian lưu trữ và thời gian khi tra đọc sách. Thủ thư luôn bận rộn với bao nhiêu công việc nào là xếp sách theo đúng trật tự của nó, huỷ bỏ những sách đã mục nát, cập nhật thêm khi có sách mới với việc đánh số má sách hoàn toàn bằng tay, đó quả thực là một công việc vất vả cần nhiều thời gian và công sức. Như vậy vấn đê quản lý sách một cách thủ công tốn rất nhiều thời gian và công sức của Thủ thư, chính vì thế đòi hỏi 1 phải có một chương trình quản lý sách bằng máy vi tính làm sao giảm thiểu được những khó khăn cho Thủ thư là một yêu cầu rất thiết thực trong nghiệp vụ quản lý thư viện. Việc quản lý bằng tin học giúp cho việc quản lý sách được nhanh chóng thuận tiện, dễ dàng hơn và với khối lượng sách lớn, mặt khác khi cần có thể cho ra được các báo cáo tổng hợp thống kê về quản lý sách trong thư viện. Xuất phát từ thực tế đó cùng với chuyên môn được đào tạo em nhận thấy việc làm ra một phần mềm hỗ trợ công tác quản lý sách trong thư viện là một đề tài phù hợp với chuyên môn và có nhiều ứng dụng trong thực tế. Do vậy trong đề án chuyên ngành em chọn đề tài: “ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ SÁCH TRONG THƯ VIỆN” Do quản lý sách trong thư viện còn liên quan đến nhiều đối tượng như: độc giả, cán bộ trong thư viện .cũng do chưa có kinh nghiệm đi thực tế vì vậy trong đề tài này em chỉ thực hiện công tác quản lý riêng về sách. Chương trình sẽ giải quyết những vấn đề cơ bản sau: cập nhật sách mới, xóa sách cũ không lưu hành, lưu trữ các thông tin liên quan đến tác giả, nhà xuất bản, đưa ra các báo cáo thống kê. Cấu trúc của đề án - Lời nói đầu - Chương I: Tổng quan về nghiệp vụ trong thư viện - Chương II: Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin trong tổ chức - Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lý sách trong thư viện - Phần kết luận - Phụ lục 2 Em xin chân thành cám ơn cô Bích Hạnh đã tận tình chỉ bảo hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ TRONG THƯ VIỆN I. Sơ đồ tổ chức tổng quan của thư viện II. Chức năng, nhiệm vụ và các nghiệp vụ 1. Ban quản lý thư viện Quản lý chung toàn bộ các hoạt động của thư viện, là người đặt ra các yêu cầu cho các bộ phận cấp dưới. 2. Ban kế hoạch Lập kế hoạch mua sách mới, thanh lý sách cũ, kế hoạch phục vụ các nhu cầu đọc sách của các độc giả. 3. Thủ thư Tiếp nhận sách, đánh mã số sách, phân loại sách và kiểm tra độc giả có thẻ đọc, thống kê và tra cứu sách. Các công việc chính của Thủ thư và các yêu cầu Các thông tin đầu vào: - Thống kê sách theo định kỳ: Có thể theo từng tháng hoặc theo từng quí, năm để biết được tổng quát các vấn đề về sách như tổng cộng có bao nhiêu quyển sách có trong thư viện , số đầu sách trong mỗi chủ đề là bao nhiêu, có bao 3 Ban quản lý thư viện Ban kế hoạch Bộ phận cung ứng sách Thủ thư nhiêu tác giả quan hệ với Thư viện, chủ đề sách nào hay được nhập nhất, Thư viện hay quan hệ với tác giả nào nhất, số lượng sách theo các chủ đề là bao nhiêu. - Tra cứu sách, cập nhật sách: Trong phần này, thủ thư phải có trách nhiệm tra cứu và cập nhật sách đã có trong thư viện, đồng thời có thể thêm bớt hay huỷ bỏ những sách đã cũ, hay những sách mà không có trong thư viện hay đã bị hỏng. Trong khi thao tác thủ thư có thể xem luôn danh sách các sách để có thể kiểm tra xem ngay khi đó có bao nhiêu sách và có thể xem tên các sách cũng như mã sách. Đường nhiên trong mục này thì mã sách luôn luôn được mặc định là duy nhất. - Tra cứu , cập nhật tác giả: Trong phần này thủ thư có thể cập nhật chi tiết các thông tin về tác giả và ngay khi đó có thể xem tên, địa chỉ hay mã tác giả đã quan hệ với Thư viện. Từ đó có thể cập nhật thêm mã, tên tác giả nếu cần thiết. Hoặc huỷ bỏ những nội dung về tác giả đã không còn quan hệ nữa. - Lập các báo cáo về tác giả sách, về chủ đề sách, về các nội dung của sách để có thể kiểm tra hay trình cho cán bộ quản lý thư viện biết tình hình và có thể tra cứu chi tiết nội dung sách. Để từ đó có thể biết được hiện tại trong thư viên có bao nhiêu chủ đề sách này, mỗi chủ đề cớ tất cả bao nhiêu đầu sách, những nội dung cụ thể về tổng chủ đề cũng như tổng cuốn sách - Thủ thư cũng có thể thay đổi thông tin của riêng mình. 4. Quan hệ đối ngoại 4 Thư viện có nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp sách, thường là các tác giả viết sách đó, đồng thời thư viện cũng quan hệ với các nhà xuất bản sách. 5. Mô tả nghiệp vụ - Nghiệp vụ cập nhật sách: Hệ thống có nhu cầu nhập sách về khi đó là những sách mà các độc giả hay đọc nhiều nhất; sách không còn hợp với thời kỳ này nữa thì được huỷ đI, hoặc khi nhà xuất bản có sách mới giới thiệu và gửi bản thảo về cho thư viện, thủ thư có trách nhiệm kiểm tra và hỏi ý kiến ban quản lý để có quyết định nhập sách hay không Vấn đề huỷ sách khi đã lỗi thời, nội dung không còn phù hợp với hiện tại, không đáp ứng nhu cầu hiện nay của các độc giả, thì sẽ được lấy ra khỏi hệ thống và chỉnh sửa lại số lượng. Vấn đề cơ hội và kết quả: Vấn đề cơ hội Nhân quả Mục tiêu 1.Việc lưu trữ khó khăn và không kịp thời Do lưu trữ bằng tay nên rất khó khăn trong khâu bảo quản và khâu lưu trữ , các thông tin cập nhật không kịp thời Cần tổ chức 1 hệ cơ sở dữ liệu để dễ dàng cho việc lưu trữ và giúp cập nhật thông tin nhanh chóng chính xác. 2.Việc xử lý số liệu chậm. Và không chính xác 1.Do các thông tin được lưu trữ trên giấy bao gồm nhiều 1.Cần lưut trữ các thông tin liên quan đến sách lên một 5 loại khác nhau nên việc lưu, tìm kiếm, thống kê sẽ rất chậm. 2.Việc tính toán và xử lý các số liệu bằng tay chậm. Và xử lý không chính xác ngân hàng cơ sở dữ liệu. Việc này có thể quản lý bằng access,visual foxpro 2.Giúp cho việc tính toán và xử lý dữ liệu nhanh chóng chính xác hơn 3.Việc thống kê theo định ký và theo các yêu cầu đột xuất không kịp thời và không chính xác 1.Việc thống kê theo mỗi kì nhất địnhmất nhiều thời gian,v nếu thống kê bằng tay rất chậm. Và không chính xác 2.Do làm bằng tay sẽ không đáp ứng kịp thời nhu cầu đột xuất về thông tin 1.Giúp việc thống kê nhanh dễ dàng hơn và chính xác hơn 2.Hỗ trợ kịp thời các nhu cầu đột xuất về công tác thống kê sách 4.Việc theo dõi các thông tin theo tong phân hệ không kịp thời dễ sai sót và không có hệ thống Các thông tin tong phân hệ được lưu trữ rất nhiều do đó việc theo dõi các thông tin khi làm bằng tay sẽ mất rất nhiều thời gian Giúp dễ dàng theo dõi các thông tin trong tổng phân hệ 6 7 CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC I – Tổ chức và thông tin trong tổ chức 1. Hệ thống thông tin Căn cứ vào mục đích phục vụ của thông tin đầu ra mà người ta chia thành các loại hệ thống thông tin khác nhau: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ tăng cường khả năng. Chúng ta chỉ tập trung xem xét tới hệ thống thông tin quản lý trong khuôn khổ đề án môn học lần này. Các hệ thống thông tin quản lý trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho những nhà quản lý, các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành của hệ xử lý giao dịch. 2. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Mỗi người trong tổ chức mô tả hệ thống thông tin theo một mô hình khác nhau. Khái niệm mô hình này rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. 8 Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì”. Trong đề án này thì mô hình logic chính là các yêu cầu về việc xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản trị. Mô hình vật lý ngoài phản ánh hệ thống thông tin dưới góc độ của ngưòi sử dụng trực tiếp hệ thống. Nó thể hiện về cái nhìn thấy được bên ngoài của hệ thống như: Phương tiện nhập dữ liệu và thao tác với chương trình, các vật mang thông tin đầu ra, các hoạt động xử lý và những đối tượng tham gia vào hoạt động. Mô hình vật lý ngoài có độ ổn định trung bình, nó ít ổn định hơn so với mô hình logic nhưng lại ổn định hơn so với mô hình vật lý trong. Trong đề án này mô hình vật lý ngoài là các mẫu form để nhập liệu và các mẫu báo cáo theo yêu cầu người sử dụng. Mô hình vật lý trong phản ánh hệ thống thông tin dưới góc độ của nhân viên kỹ thuật. Nó thể hiện những yếu tố cấu hình về phần cứng, các 9 thiết bị để thực hiện hệ thống, tốc độ xử lý của các thiết bị. Mô hình này có độ ổn định thấp nhất trong 3 mô hình. Trong đề án này mô hình vật lý trong chính là máy tính của người dùng và máy in để in báo cáo. 3) Cơ sở dữ liệu Những nhà quản lý luôn phải lưu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu phục vụ cho công việc quản lý kinh doanh của mình. Trong tổ chức, dữ liệu được lưu trữ trong những cơ sở dữ liệu có dung lượng lớn thiếu nó thì tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn trong hoạt động. Nói rằng: “Dữ liệu của một tổ chức có vai trò sống còn” là điều khẳng định không hề quá một chút nào. Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. 3.1 Một số khái niệm cơ sở Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó Trường dữ liệu dùng để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi thuộc tính là một trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Nhà quản lý kết hợp với các chuyên viên hệ thống thông tin để xây dựng nên những bộ thuộc tính như vậy cho các thực thể. Bản ghi là tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. Bảng là toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. Cơ sở dữ liệu được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với các mục đích khác nhau. 10