Đang tải... (xem toàn văn)
Trong nền kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế ngày nay, hoạt động kiểm toán đ• được hình thành và phát triển một cách nhanh chóng. Cùng với sự ra đời hoạt động của các công ty kiểm toán thì nhà nước, đặc biệt là Bộ Tài chính đ• dần ban hành các quy định, quy chế, chuẩn mực kế toán và kiểm toán để tạo hành lang pháp lý cho các tổ chức, ngành hoạt động một cách năng động hơn và có định hướng phát triển một cách rõ ràng hơn. Hoạt động kiểm toán đ• đóng một vai trò tích cực trong sự phát triển chung của nền kinh tế ngày nay. Kiểm toán đ• trở thành một chuyên ngành đào tạo chính trong trường đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội. Để giúp cho sinh viên nắm chắc về lý thuyết và đạt được một sự hiểu biết nhất định về thực tế, nhà trường có giành một kỳ cho sinh viên thực tập. Trong quá trình thực tập tại các Công ty Kiểm Toán, chúng em được tìm hiểu về tình hình hoạt động của Công ty như về cơ cấu tổ chức, công tác kế toán, kiểm toán và các hoạt động kinh doanh khác. Đây là những bài học thực tế hết sức bổ ích để củng cố những kiến thức đ• học trong nhà trường. Tại công ty kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế (IFC) em được sự hướng dẫn đi sâu tìm hiểu vào chu trình kiểm toán Mua hàng và thanh toán. Đây cũng là đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của em “Công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế (IFC)”.
Danh mục tên những từ viết tắt TT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ 1 KTV Kiểm toán viên 2 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 3 IFC Công ty Kiểm Toán và T Vấn Tài Chính Quốc Tế 4 BCTC Báo cáo tài chính 5 BCĐKT Bảng cân đối kế toán 6 BCKQHĐKD Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 7 HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ 8 KSNB Kiểm soát nội bộ 9 BGĐ Ban giám đốc 10 HĐQT Hội đồng quản trị 11 VAS Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam 12 IAS Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế 13 HĐ Hợp đồng 14 NCƯ Ngời cung ứng 15 TS Tài sản 16 NV Nguồn vốn 17 NH Ngắn hạn 18 KT Kiểm toán 19 TSLĐ Tài sản lu động Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trờng và hội nhập quốc tế ngày nay, hoạt động kiểm toán đã đợc hình thành và phát triển một cách nhanh chóng. Cùng với sự ra đời hoạt động của các công ty kiểm toán thì nhà nớc, đặc biệt là Bộ Tài chính đã dần ban hành các quy định, quy chế, chuẩn mực kế toán và kiểm toán để tạo 1 hành lang pháp lý cho các tổ chức, ngành hoạt động một cách năng động hơn và có định hớng phát triển một cách rõ ràng hơn. Hoạt động kiểm toán đã đóng một vai trò tích cực trong sự phát triển chung của nền kinh tế ngày nay. Kiểm toán đã trở thành một chuyên ngành đào tạo chính trong trờng đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội. Để giúp cho sinh viên nắm chắc về lý thuyết và đạt đợc một sự hiểu biết nhất định về thực tế, nhà trờng có giành một kỳ cho sinh viên thực tập. Trong quá trình thực tập tại các Công ty Kiểm Toán, chúng em đợc tìm hiểu về tình hình hoạt động của Công ty nh về cơ cấu tổ chức, công tác kế toán, kiểm toán và các hoạt động kinh doanh khác. Đây là những bài học thực tế hết sức bổ ích để củng cố những kiến thức đã học trong nhà trờng. Tại công ty kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế (IFC) em đợc sự hớng dẫn đi sâu tìm hiểu vào chu trình kiểm toán Mua hàng và thanh toán. Đây cũng là đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của em Công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế (IFC). Em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn của cô giáo PGS.TS. Lê Thị Hòa và sự giúp đỡ của Công ty TNHH Kiểm toán và T vấn Tài chính Quốc tế (IFC) để em hoàn thành chuyên đề này. Ngoài lời mở đầu và kết luận chuyên đề đợc chia thành ba chơng lớn: Chơng I: Cơ sở lý luận chung Chơng II: Thực hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH Kiểm toán và T vấn tài chính quốc tế (IFC ) Chơng III. Bài học kinh nghiệm và hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán bảng khai tài chính của công ty TNHH Kiểm toán và T vấn tài chính quốc tế (IFC). Trong quá trình viết báo cáo này do giới hạn về thời gian và trình độ nên trong bài viết không tránh khỏi đợc những sai sót và hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo của thầy cô, sự hớng dẫn bổ sung ý kiến của anh chị 2 KTV trong công ty IFC, và các bạn để em hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp này. Chơng I Cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính 1. Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh 1.1. Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinh doanh. Đối tợng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài 3 chính. Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên thờng chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau đợc xếp vào cùng một phần hành. Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải đ- ợc kiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng th- ờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hởng trực tiếp tới lợi nhuận của Doanh nghiệp. Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm các khoản mục nh mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật t, điện, nớc, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển. Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thờng bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của ngời có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dich vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dich vụ nhận đợc. Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thơng mại, quá trình kinh doanh cũng gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Nh vậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình mua hàng cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị, bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu. 1.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thah toán Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng sau: 1.2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Các bớc công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm: 4 - Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thờng mỗi doanh nghiệp thờng có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc ngời có thẩm quyền ký duyệt. Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ đợc chuyển cho bộ phận mua hàng. - Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trớc khi quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất. - Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nh chiết khấu thơng mại, chiết khấu thanh toán, phơng thức thanh toán . - Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký của những ngời có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này. Các bớc công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) đợc lập bởi ngời mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Nó là một chứng từ hợp pháp và đợc xem nh một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ. Trong một số trờng hợp khác, nếu ngời mua và ngời bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải 5 ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó việc phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ đợc mua theo đúng mục đích đã đợc phê chuẩn và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thờng xuyên nh hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, các mặt hàng đợc mua tơng đối không thờng xuyên, nh các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì đợc phê chuẩn bởi các nhân viên nhất định, vật t và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởng phòng, và một số loại nguyên vật liệu và vật t đợc tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trớc. - Quá trình kiểm soát đối với các bớc công việc nêu trên là phải đảm bảo trả lời đợc các câu hỏi sau: + Đơn đặt hàng đợc phê duyệt bởi ai? + Bộ phận nào đa ra đơn đặt hàng? + Đặt hàng tại thời điểm nào? + Số lợng đặt hàng là bao nhiêu? + Đặt hàng ở nhà cung cấp nào? + Đơn đặt hàng có đợc theo dõi không? Khi một đơn đặt hàng đã vợt quá một thời hạn nhất định nào đó mà hàng vẫn cha đợc giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để xem xét có vấn đề gì xảy ra không. 1.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ Việc nhận hàng hóa từ ngời bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan 6 đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận đợc đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian đến và các điều kiện khác. Thông thờng các Công ty có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫu mã, số lợng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng. Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo nhận hàng gửi cho thủ kho một bản để tiến hành nhập kho hàng hoá và gửi cho kế toán vật t để ghi chép sổ sách kế toán. Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá đợc từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đa đi tiêu thụ. 1.2.3. Ghi nhận các khoản nợ ngời bán Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ đợc phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền. Kế toán các khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hóa đơn của ngời bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về). Thờng thì các phép nhân và các phép tổng cộng đợc kiểm tra lại và đợc ghi vào hóa đơn. Sau đó số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không đợc dính líu với tiền mặt, và các chứng khoán thị trờng và các tài sản khác. 1.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán Công việc này chỉ đợc thực hiện khi đã có bốn yếu tố: Đơn yêu cầu mua hàng đã đợc phê chuẫn, đơn đạt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận 7 hàng. Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lu giữ cho đến khi thanh toán. Phơng thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua Ngân hàng hay bằng tiền mặt. Các quá trình kiểm soát quạn trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc ký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẫn), phải có sự tách biệt giữa ngời ký phiếu chi và ngời chi tiền (Nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Trên đây là bốn nội dung chính của các bớc công việc khi mua hàng và thanh toán của các doanh nghiệp nói chung. 1.3. Tổ chức công tác kế toán chu trình mua hàng và thanh toán 1.3.1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong chu trình mua hàng và thanh toán Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau: - Yêu cầu mua: tài liệu đợc lập bởi bộ phận đợc sử dụng (nh bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ. Trong một số trờng hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. - Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, đợc gửi cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ. - Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu đợc chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải đợc kí nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế. - Báo cáo nhận hàng: đợc bộ phận nhận hàng lập nh một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của sự kiểm soát). - Hóa đơn của ngời bán: chứng từ nhận đợc từ ngời cung cấp hàng đề nghị thanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã đợc chuyển giao. - Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hàng hoá, 8 cùng với việc chỉ ra tên ngời cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoản tiền của hoá đơn đó. - Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp. Tổng số của tài khoản ngời cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả ng- ời bán. - Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận đợc của nhà cung cấp hàng (thờng là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn cha thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định. Sau đây là sơ đồ hạch toán đối với nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả với nhà cung cấp thông qua các tải khoản liên quan. 9 Sơ đồ 1: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng - thanh toán (thuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ) TK 111,112,311,341 TK 331 TK 111,112 Thanh toán bằng tiền Ngời bán hoàn lại tiền (kể cả tiền đặt trớc) (Thu hồi tiền trả thừa) TK511 Thanh toán bằng hàng hoá,sp Dịch vụ TK 131 TK151,152,153,211 Thanh toán bù trừ bù trừ công nợ Mua chịu hàng hóa vật t TK 152,153,211 TK 133 Giảm giá của hàng mua, trả lại Thuế GTGT đầu vào hàng cho ngời bán TK 133 TK 627,641,642 Thuế GTGT của hàng chiết khấu, Dịch vụ mua chịu khác hàng giảm giá 1.3.2. Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ kế toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi đa chứng từ vào bảo quản, lu trữ. Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho các nghiệp vụ đợc thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 10
