Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn Đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ của Đề tài 2 3. Đối tượng nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu. 3 5. Cấu trúc của đề tài 3 B.NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 4 1.1. Một số khái niệm cơ bản trong tiểu chuẩn: 4 1.2. Vai trò của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư lưu trữ 5 CHƯƠNG 2 : CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ 7 2.1. Về thuật ngữ 7 2.2. Về trang thiết bị 8 2.3. Quy trình nghiệp vụ 9 2.3.1. Đôi với quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư: 9 2.3.2. Quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ . 10 2.4. Về con người 11 2.3.1. Về chuyên môn nghiệp vụ người làm công tác văn thư lưu trữ 11 2.3.2. Đạo đức nghề nghiệp của người làm công tác văv thư lưu trữ 17 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 19 3.1. Nhận xét, đánh giá. 19 3.1.1. Ưu điểm: 19 3.1.2. Hạn chế: 19 3.2. Đề xuất các giải pháp: 21 C. KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23
LỜI CẢM ƠN Để đạt thành công cần phải nỗ lực học hỏi trau dồi vốn kiến thức kinh nghiệm sống Trên thực tế dù có nỗ lực đến đâu mà khơng có khơng có hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người thầy, người khơng thể thành cơng Trong suốt thời gian từ em bắt đầu học giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cô, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy Cô Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng e suốt thời gian học tập Trường Và đặc biệt kì học này, Khoa tổ chức cho chúng em học tiếp cận với mơn học hữu ích sinh viên ngành Lưu trữ học nói riêng lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ nói chung Đó mơn học “Tiêu chuẩn hóa tổ chức khoa học lao động công tác Văn thư - Lưu trữ” cô Ths Ngô Thị Kiều Oanh giảng dạy hướng dẫn tận tình chúng em qua buổi học lớp buổi nói chuyện, thảo luận lĩnh vực Nhờ tâm huyết giảng dạy lời hướng dẫn, dạy bảo cô giúp em hoàn thành tiểu luận Một lần em xin chân thành cảm ơn cô Do thời gian nghiên cứu hạn chế, nên khó tránh khỏi thiếu xót điều chắn chắn, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy Cô bạn lớp LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tiểu luận hoàn toàn em tự nghiên cứu qua trình học lớp nghiên cứu thực trạng công tác tiêu chuẩn công tác văn thư - lưu trữ Việt Nam, chưa công bố hình thức Nếu phát có gian lận tiểu luận em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn Đề tài Do tính chất cơng tác văn thư, lưu trữ mà công tác quan, tổ chức sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, trang thiết bị bảo quản bìa, hộp, giá…Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ giúp cho quy trình, quy phạm, phương tiện, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ đồng hóa, thống hóa hợp lý hóa Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ cần thiết nhằm góp phần tiết kiệm ngun vật liệu, cơng sức, kinh phí làm tăng suất lao động trình thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Theo quy định Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 số văn hướng dẫn thi hành Luật trên, Bộ Nội vụ quan có trách nhiệm: Tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ đề nghị Bộ Khoa học Công nghệ thẩm định, công bố tiêu chuẩn này; xây dựng ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ Với tư cách quan thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước Văn thư - Lưu trữ phạm vi nước, thời gian qua Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đầu tư nhiều thời gian, sức lực, kinh phí phối hợp với nhiều quan, tổ chức để xây dựng, ban hành trình cấp có thẩm quyền cơng bố nhiều tiêuchuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu hành chính, mẫu mục lục hồ sơ, mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ… nhằm góp phần thống hoạt động lưu trữ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương, góp phần tích kiệm nguyên vật liệu, kinh phí làm tăng suất lao động trình thực nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ… Tính đến nay, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước xây dựng ban hành 09 tiêu chuẩn ngành; đề nghị Bộ Khoa học Công nghệ công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hoạt động lưu trữ Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thời gian qua số hạn chế như: Một là, tập trung xây dựng tiêu chuẩn (mang tính khuyến khích áp dụng) Hai là, nội dung tiêu chuẩn xây dựng chủ yếu tập trung vào mẫu sổ sách trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính, chưa trọng đến loại hình tài liệu lưu trữ khác tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử Ba là, chưa thường xuyên thực việc soát xét tiêu chuẩn ban hành để sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tiễn… Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa cơng tác Văn thư - Lưu trữ, em lựa chọn Đề tài “Tìm hiểu tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác văn thư - lưu trữ Đánh giá việc xây dựng đưa đề xuất” Mục đích nhiệm vụ Đề tài Bài tập em hướng tới hai mục tiêu sau đây: - Một là, đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn Việt Nam công tác văn thư lưu trữ - Hai là, đề xuất số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn công tác văn thư - lưu trữ Việt Nam Để thực mục tiêu trên, Luận văn đặt giải nhiệm vụ sau: - Giới thiệu tổng quan tiêu chuẩn; phân tích vai trò việc xây dựng tiêuchuẩn công tác văn thư - lưu trữ - Các tiêu chuẩn Việt Nam văn thư - lưu trữ - Nghiên cứu, đề xuất số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựngtiêu chuẩn ngành văn thư - lưu trữ Việt Nam Đối tượng nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu Đề tài tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia quy chuẩn kỹ thuật quốc gia lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - quan thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ phạm vi nước xây dựng, ban hành trình cấp có thẩm quyền ban hành Phương pháp nghiên cứu Bài tiểu luận có sử dụng số biện pháp sau : - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích - Phương pháp so sánh Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận tiểu luận em gồm chương: Chương 1: Vai trò việc xây dựng tiêu chuẩn công tác Văn thư -Lưu trữ Chương 2: Các tiêu chuẩn Việt Nam Văn thư - Lưu trữ Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu xây dựng tiêu chuẩn công tác Văn thư - Lưu trữ B.NỘI DUNG CHƯƠNG 1: VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm tiểu chuẩn: Tiêu chuẩn quy định đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý dùng để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, q trình, mơi trường đối tượng khác hoạt động KT-XH nhằm nâng cao chất lượng đối tượng a, Tiêu chuẩn Quốc tế: Là tiêu chuẩn tổ chức quốc tế tổ chức Quốc tế hoạt động lĩnh vực tiêu chuẩn công bố b, Tiêu chuẩn khu vực: Là tổ chức tổ chức tiêu chuẩn khu vực tiểu chuẩn tổ chức khu vực có hoạt động lĩnh vực tiêu chuẩn cơng bố c, Tiêu chuẩn Quốc gia: Là quan tiêu chuẩn quốc gia chấp nhận công bố phổ cập rộng rãi (ví dụ: Tiêu chuẩn bìa hồ sơ, giá tủ, cặp hộp) các Bộ đầu ngành trình KHCN d, Tiểu chuản sở: tiêu chuẩn tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, quan nhà nước, đơn vị nghiệp xây dựng công bố để áp dụng quan, tổ chức =>Khái niệm “Tiêu chuẩn hóa” Theo nghĩa chung: Tiêu chuẩn hóa việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn thống sản xuất công tác Thuật ngữ chuyên môn : Tiêu chuẩn hóa lĩnh vực hoạt động bao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn áp dụng tiêu chuẩn tiến hành dựa thành tựu khoa học kỹ thuật kinh nghiệm tiên tiến với tham gia bên hữu quan nhằm đưa hoạt động xã hội, đặc biệt sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu chung có lợi cho người xã hội Theo nghĩa hẹp “ISO”: Tiêu chuẩn hóa hoạt động thiết lập điều khoản để sử dụng chung lặp lặp lại, nhằm đạt mức độ tối ưu khung cảnh định - Bản chất tiêu chuẩn đưa tiêu chuẩn áp dụng tiêu chuẩn - Nội dung tiêu chuẩn hóa là: Xây dựng tiêu chuẩn áp dụng tiêu chuẩn Hai mặt cơng tác có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xây dựng tiêu chuẩn để áp dụng vào thực tế nhằm đem lại hiệu định nhược lại việc áp dụng tiêu chuẩn góp phần thúc đẩy vào việc xây dựng tiêu chuẩn 1.2 Vai trò tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư - lưu trữ Ở nước ta, cơng tác tiêu chuẩn hóa thức định nghĩa Điều lệ công tác tiêu chuẩn hóa ban hành kèm theo Nghị định 141-HĐBT ngày 24 tháng năm 1982, “Cơng tác tiêu chuẩn hóa bao gồm việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn tiến hành dựa kết nghiên cứu ứng dụng khoa học, kỹ thuật áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa hoạt động sản xuất kinh doanh vào nếp đạt hiệu cao” Từ năm đầu thành lập, Cục Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng cơng tác tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư lưu trữ Năm 1986, Cục Lưu trữ Nhà nước xây dựng định hướng công tác tiêu chuẩn hóa đến năm 2000 Ngồi ra, giai đoạn này, hàng năm, Cục có kế hoạch triển khai cơng tác tiêu chuẩn hóa Những tiêu chuẩn xây dựng ban hành nằm định hướng công tác tiêu chuẩn hóa Là cơng cụ để Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư - lưu trữ, nhằm góp phần đồng hóa hoạt động văn thư - lưu trữ quan, tổ chức từ trung ương đến phương Do đó, việc áp dụng tiêu chuẩn kỹ thuật thước đo đánh giá tuân thủ pháp luật quan, tổ chức hoạt động lưu trữ Tạo thống chung nghiệp vụ, thuận lợi cho việc trao đổi thông tin: văn thư - lưu trữ hoạt động xã hội gắn liền với hoạt động quan tổ chức Tuy nhiên, hoạt động mang tính đặc thù nên khơng phải hiểu tính chất cơng việc này, thuật ngữ hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ Do đó, tiêu chuẩn định nghĩa thuật ngữ giúp hiểu hiểu thống nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ Chúng ta vận dụng tiêu chuẩn để phục vụ cho việc biên soạn văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, biên soạn sách giáo trình, sách chuyên khảo, hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Các tiêu chuẩn liên quan đến yêu cầu, thao tác, quy trình thực nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ tạo sở để quan, tổ chức triển khai công việc chuyên môn nghiệp vụ cách hệ thống, thống theo ngun tắc, tiêu chí xác định, góp phần làm tăng suất lao động tiết kiệm thời gian nhân lực, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác đạo hoạt động văn thư - lưu trữ thống quan, tổ chức Việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn góp phần vào việc đại hóa cơng tác văn thư - lưu trữ, tăng cường khả trao đổi công tác chuyển giao công nghệ quan, tổ chức nước Góp phần đắc lực cho cơng cải cải cách hành CHƯƠNG : CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ 2.1 Về thuật ngữ Thuật ngữ công tác Văn thư - Lưu trữ xuất từ thời phong kiến, Việt Nam thuật ngữ Văn thư - Lưu trữ đại thời kì Pháp thuộc, sau cách mạng tháng thuật ngữ tiếp tục sử dụng Cùng với phát triển công tác văn thư lưu trữ số lượng thuật ngữ ngày sử dụng nhiều: Cuốn từ điển Lưu trữ Việt Nam Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước ban hành năm 1992 Trong đó, * Thuật ngữ cơng tác văn thư bao gồm: Thể thức văn bản, tên loại văn bản, dạng văn bản, lập hồ sơ, quản lí sử dụng dấu * Thuật ngữ công tác lưu trữ gồm: Thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị, chỉnh lý, bảo quản, xây dựng công cụ tra tìm, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… Hoặc phơng lưu trữ cá nhân,gia đình dòng họ lưu trữ khoa học cơng nghệ, tài liệu lưu trữ nghe nhìn, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, âm bản, dương Thuật ngữ người: Người làm Văn thư, người làm lưu trữ,… Năm 1992, Bộ Khoa học công nghệ Môi trường ban hành tiêu chuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 “văn quản lý nhà nước - Mẫu trình bày Kèm theo định số 228/QĐ-BKHCNMT quy định mẫu trình bày cho tất văn quản lý nhà nước văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, chất lượng giấy, kích thước giấy, phạm vi trình bày, cách đánh số trang, thể thức văn bản” Tuy nhiên, từ năm 1970, vấn đề tiêu chuẩn hóa số văn quản lý nhà nước số cán công tác Cục Lưu trữ bước đầu nghiên cứu vấn đề tiếp tục nghiên cứu đề tài năm như: Đề tài “Tiêu chuẩn mẫu văn quản lý Nhà nước - mẫu trình bày” ơng Hồ Văn Quýnh làm chủ nhiệm, năm 1992; Đề tài “Nghiên cứu mẫu văn quản lý hành - mẫu định”, mã số 05-89 ông Nguyễn 10 khai áp dụng thống công tác văn thư quan, tổ chức, góp phần vào việc quản lý chặt chẽ văn - đến theo dõi trình quản lý giải văn quan, tổ chức Ngoài ra, tiêu chuẩn thống kích thước sổ đăng ký văn - đến dùng quan, tổ chức, khơng tình trạng sổ đăng ký có kích thước dài, ngắn, dày, mỏng khác Bìa hồ sơ áp dụng 1992 - ban hành theo tiêu chuẩn ngành 2012 TCVN : 2012 Các tiêu chuẩn hộp, giá tủ đựng tài liệu, kho lưu trữ…thì có Thơng tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Công nghệ: TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; TCVN 9253:2012 Gía bảo quản tài liệu lưu trữ 2.3 Quy trình nghiệp vụ 2.3.1 Đơi với quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư: + Soạn thảo ban hành văn + Tổ chức, quản lý văn đi, đến + Lập hồ sơ + Quản lý sử dụng dấu Trong công tác văn thư, Cục Lưu trữ Nhà nước xây dựng ban hành số tiêu chuẩn ngành cần thiết tiêu chuẩn bìa hồ sơ, sổ đăng ký công văn - đến Về tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ: Tiêu chuẩn cấp ngành TCN 2-1992 “Mầu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” ban hành Quyết định số 42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng năm 1992 Cục Lưu trữ Nhà nước Những nội dung tiêu chuẩn cấp ngành kế thừa từ kết nghiên cứu đề tài tiêu chuẩn “Mầu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” chủ nhiệm Mai Thị Loan từ năm 1988 Năm 2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước có Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07 tháng năm 2002 ban hành Tiêu chuẩn cấp ngành TCN01-2002 Bìa hồ sơ thay TCN 02-1992 12 Về tiêu chuẩn sổ đăng ký văn - đến: Từ năm 1985, Cục Lưu trữ Nhà nước đăng ký với quan có thẩm quyền biên soạn tiêu chuẩn cấp ngành như: Mầu sổ công văn - đến sổ công văn mật Năm 1992, Cục Lưu trữ Nhà nước tiếp tục nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn ngành sổ đăng ký công văn - đến loại thường mật (mẫu trình bày) Kế thừa từ kết nghiên cứu đó, năm 1997, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Tiêu chuẩn ngành TCN 06-1997 “Sổ đăng ký văn - đến” 2.3.2 Quy trình nghiệp vụ cơng tác lưu trữ + Thu thập văn tài liệu + Phân loại tài liệu + Xác định giá trị tài liệu + Chỉnh lý tài liệu + Xây dựng công cụ tra cứu + Thống kê lưu trữ + Bảo quản tài liệu lưu trữ + Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trong công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước xây dựng ban hành: - Các tiêu chuẩn công cụ thống kê tài liệu lưu trữ như: Mầu sổ nhập tài liệu năm 1990; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN 05-1997 sổ đăng ký mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN 09- 1999 Phiếu phông - Các tiêu chuẩn công cụ tra tìm tài liệu như: tiêu chuẩn ngành TCN 011990 thẻ tra tìm tàỉ liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ - Các tiêu chuẩn trang thiết bị bảo quản như: tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng tài liệu; tiêu chuẩn ngành TCN06-1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN02-2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành 13 2.4 Về người 2.3.1 Về chuyên môn nghiệp vụ người làm công tác văn thư lưu trữ Tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức quản lý công tác văn thư lưu trữ( Ban hành kèm theo Quyết định số 650/TCCP-VC ngày 20 tháng năm 1993 Ban Tổ chức - Cán phủ) * Cán văn thư Hiểu biết: - Nắm quy định Nhà nước, ngành, quan công tác văn thư - Nắm nguyên tắc, chế độ hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư - Nắm nội dung nghiệp vụ công tác văn thư thuộc phạm vi phân công quản lý - Nắm tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí mối quan hệ quan hệ thống tổ chức máy Nhà nước - Nắm thủ tục quản lý hành Nhà nước - Hiểu rõ đặc điểm đối tượng quản lý - Biết triển khai văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư theo hướng dẫn chuyên viên văn thư - Biết sử dụng máy vi tính phương tiện, thiết bị chuyên dùng công tác văn thư văn phòng u cầu trình độ: - Tốt nghiệp trung học văn thư - lưu trữ qua thời gian tập (nếu trung cấp khác phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ đạt trình độ tương đương với trung cấp văn thư - lưu trữ) - Qua đào tạo lớp tin học ngắn hạn theo chương trình Bộ Giáo dục đào tạo Cục Lưu trữ Nhà nước - Qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hành Nhà nước ngắn hạn * Chuyên viên văn thư 14 Hiểu biết: - Nắm đường lối, sách Đảng văn pháp quy Nhà nước, nắm phương hướng, chủ trương phát triển nghiệp vụ ngành, quan công tác văn thư - Nắm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư - Hiểu đặc điểm đối tượng quản lý thuộc phạm vi phụ trách - Biết xây dựng phương án, kế hoạch phát triển cơng tác văn thư; có lực soạn thảo văn - Nắm vấn đề khoa học quản lý, tổ chức lao động khoa học quản lý - Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý công tác văn thư Nắm xu phát triển nghiệp vụ công tác văn thư nước giới - Biết tổ chức đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ có khả tổ chức để triển khai cơng việc có hiệu - Sử dụng máy vi tính phương tiện, thiết bị chuyên dùng công tác văn thư văn phòng u cầu trình độ: - Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử, qua thời gian tập - Qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hành Nhà nước theo nội dung chương trình Học viện Hành Quốc gia - Qua lớp đào tạo ứng dụng tin học vào công tác văn thư theo chương trình Bộ Giáo dục đào tạo Cục Lưu trữ Nhà nước - Biết ngoại ngữ trình độ A (đọc hiểu sách chun mơn) * Chun viên văn thư Hiểu biết: - Nắm đường lối, sách Đảng văn pháp luật Nhà nước có liên quan đến cơng tác văn thư - Nắm vững phương hướng phát triển công tác văn thư ngành 15 - Nắm kiến thức công tác văn thư văn học - Nắm đặc điểm đối tượng quản lý, hệ thống nguyên tắc quản lý nghiệp vụ văn thư biết nguyên tắc quản lý chuyên ngành khác có liên quan - Thành thạo việc xây dựng đề án, phương án quản lý nghiệp vụ văn thư thủ tục hành Nhà nước; có khả soạn thảo văn - Nắm khoa học quản lý tổ chức lao động quản lý - Am hiểu sâu tổ chức quan Đảng, Nhà nước tổ chức đoàn thể nhân dân, xã hội - Am hiểu tình hình xu phát triển cơng tác văn thư nước giới - Có lực nghiên cứu đề xuất cải tiến công tác văn thư - Có trình độ tổng hợp nhanh, thơng thạo việc tổ chức đạo, triển khai nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra, có lực hợp tác quan cá nhân công tác quản lý Yêu cầu trình độ: - Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ngạch chuyên viên văn thư tối thiểu năm - Qua khoá đào tạo quản lý hành Nhà nước ngạch chuyên viên - Có cơng trình khoa học đề án sáng tạo văn thư, lưu trữ Hội đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu * Chuyên viên cao cấp văn thư Hiểu biết: - Nắm đường lối, chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước, quy chế ngành công tác văn thư nghiệp vụ liên quan - Nắm vững hệ thống lý luận thực tiễn công tác văn thư, am hiểu chuyên môn nghiệp vụ liên quan - Có kiến thức sâu rộng nghiệp vụ quản lý cơng tác văn thư nói chung lĩnh vực nghiệp vụ giao 16 - Có nhiều kinh nghiệm tổ chức quản lý xử lý nghiệp vụ, nắm vững mục tiêu phát triển ngành đối tượng quản lý - Am hiểu rộng phát triển công tác văn thư lĩnh vực liên quan đến phát triển nghiệp vụ quản lý công tác văn thư nước giới - Có lực nghiên cứu, tổ chức đạo ứng dụng tiến khoa hoc nhằm cải tiến hệ thống quản lý nghiệp vụ công tác văn thư Yêu cầu trình độ: - Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ngạch chuyên viên văn thư tối thiểu năm - Chính trị cao cấp - Tốt nghiệp khố đào tạo nghiệp vụ quản lý hành Nhà nước ngạch chuyên viên cao cấp - Biết ngoại ngữ trình độ C (nghe hiểu, đọc, nói thơng thạo) - Có cơng trình nghiên cứu đề án tổng hợp sáng tạo văn thư lưu trữ Hội đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu ứng dụng có hiệu * Cán lưu trữ Hiểu biết: - Nắm quy định Nhà nước, ngành quan công tác lưu trữ - Nắm nguyên tắc, thủ tục nghiệp vụ hành Nhà nước - Nắm tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí mối quan hệ quan hệ thống tổ chức máy Nhà nước - Hiểu rõ hoạt động đặc điểm đối tượng quản lý - Viết văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ thuộc phạm vi phân công biết cách triển khai nguyên tắc - Biết hợp tác với viên chức đơn vị liên quan công việc quản lý - Biết sử dụng máy vi tính 17 u cầu trình độ: - Tốt nghiệp trung cấp văn thư - lưu trữ qua thời gian tập (Nếu trung cấp khác có liên quan phải qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ đạt trình độ tương đương với trung cấp văn thư - lưu trữ) - Qua lớp tin học ngắn hạn Bộ Giáo dục đào tạo, Cục Lưu trữ Nhà nước - Qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ hành theo chương trình cho cán * Chuyên viên lưu trữ Hiểu biết: - Nắm đường lối, sách Đảng, qui định Nhà nước, ngành, quan, đơn vị công tác lưu trữ - Nắm kiến thức nghiệp vụ công tác lưu trữ - Nắm đặc điểm đối tượng quản lý thuộc phạm vị phụ trách - Biết xây dựng phương án, kế hoạch, thể loại định cụ thể quản lý thông hiểu nguyên tắc thủ tục hành Nhà nước, có lực soạn thảo văn - Nắm vấn đề khoa học quản lý, biết tổ chức lao động khoa học quản lý lưu trữ - Có kiến thức lịch sử Việt Nam giới - Biết phương pháp nghiên cứu, tổng hợp đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý lưu trữ; nắm xu phát triển công tác lưu trữ nước giới - Biết tổ chức đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra có khả phối hợp tốt với yếu tố liên quan để triển khai cơng việc có hiệu Có khả độc lập tổ chức làm việc - Sử dụng máy vi tính thiết bị chuyên dùng công tác lưu trữ Yêu cầu trình độ: - Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử, qua thời gian tập (Nếu đại 18 học khác phải qua đào tạo trình độ đại học lưu trữ) - Qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hành Nhà nước theo nội dung chương trình Học viện Hành Quốc gia - Biết ngoại ngữ trình độ A (đọc, hiểu sách chuyên môn) - Qua lớp đào tạo tin học theo chương trình Bộ Giáo dục đào tạo Cục Lưu trữ Nhà nước * Chuyên viên lưu trữ Hiểu biết: - Nắm đường lối, sách Đảng quy định Nhà nước ngành công tác lưu trữ - Nắm vững kiến thức lý luận thực tiễn công tác lưu trữ - Nắm đặc điểm đối tượng quản lý thuộc phạm vi phụ trách - Thành thạo việc xây dựng phương án, đề án quản lý nghiệp vụ thủ tục hành Nhà nước; có lực tốt soạn thảo văn - Nắm khoa học quản lý biết tổ chức lao động khoa học quản lý lưu trữ - Nắm vững kiến thức lịch sử Việt Nam, lịch sử giới Nắm kiến thức sử liệu học - Am hiểu tình hình xu phát triển cơng tác lưu trữ nước giới Có lực nghiên cứu khoa học - Có trình độ tổng hợp nhanh nhạy, thông thạo tổ chức đạo, triển khai nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức công tác kiểm tra, tổ chức phối hợp thu hút cộng tác viên liên quan triển khai nghiệp vụ lưu trữ Yêu cầu trình độ: - Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ngạch chuyên viên tối thiểu năm - Qua khố đào tạo nghiệp vụ hành ngạch chun viên - Biết ngoại ngữ trình độ B (nghe hiểu, đọc, nói thơng thường) Có cơng trình khoa học đề án sáng tạo lưu trữ Hội đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu 19 * Chuyên viên cao cấp lưu trữ Hiểu biết: - Nắm đường lối, chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước quy chế ngành công tác lưu trữ nghiệp vụ liên quan Nắm vững hệ thống lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, am hiểu chuyên môn nghiệp vụ liên quan - Nắm vững kiến thức lịch sử Việt Nam giới - Có kiến thức sâu, rộng nghiệp vụ quản lý công tác lưu trữ, lĩnh vực nghiệp vụ giao phụ trách Có nhiều kinh nghiệm sáng tạo tổ chức quản lý xử lý nghiệp vụ, nắm vững mục tiêu phát triển ngành đối tượng quản lý - Am hiểu rộng phát triển công tác lưu trữ nước giới lĩnh vực liên quan đến công tác lưu trữ - Có lực nghiên cứu khoa học, tổ chức đạo ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật nhằm cải tiến hệ thống quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ Yêu cầu trình độ: - Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ngạch chuyên viên tối thiểu năm - Qua khoá đào tạo nghiệp vụ quản lý hành Nhà nước ngạch chuyên viên cao cấp - Chính trị cao cấp - Biết ngoại ngữ trình độ C (nghe hiểu, đọc, nói thơng thạo) Có cơng trình nghiên cứu khoa học lưu trữ đề án sáng tạo Hội đồng khoa học cấp ngành nghiệm thu, đưa vào áp dụng có hiệu 2.3.2 Đạo đức nghề nghiệp người làm công tác văv thư - lưu trữ Bộ Nội vụ vừa ban hành Thông tư số: 13/2014/TT-BNV quy định mã số tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ Thông tư số: 14/2014/TT-BNV quy định chức danh, mã số ngạch tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn ngạch công chức chuyên ngành văn thư Hai Thông tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 12 năm 2014, 20 với số nội dung sau: * Viên chức chuyên ngành văn thư: - Thông tư số 14/2014/TT-BNV quy định tiêu chuẩn chung phẩm chất (Điều 4), chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn cụ thể ngạch công chức văn thư để Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan, tổ chức có liên quan thực việc tuyển dụng, sử dụng quản lý đội ngũ công chức chuyên ngành văn thư Các đơn nghiệp cơng lập, tổ chức trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp áp dụng quy định Thông tư để tuyển dụng, sử dụng quản lý người làm công tác văn thư * Viên chức chuyên ngành lưu trữ: - Thông tư số 14/2014/TT-BNV quy định tiêu chuẩn chung phẩm chất (Điều 4), chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn cụ thể ngạch công chức văn thư để Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan, tổ chức có liên quan thực việc tuyển dụng, sử dụng quản lý đội ngũ công chức chuyên ngành văn thư Các đơn nghiệp cơng lập, tổ chức trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp áp dụng quy định Thông tư để tuyển dụng, sử dụng quản lý người làm công tác văn thư 21 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm: Những năm 80, với đời Điều lệ công tác tiêu chuẩn hóa, hoạt động tiêu chuẩn hóa triển khai hoạt động Cục Lưu trữ Nhà nước Do tính chất cơng tác văn thư - lưu trữ nên việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ có phạm vi áp dụng quan, tổ chức Vì thế, tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư - lưu trữ đòi hỏi phối hợp, tham gia nhiều quan, tổ chức để tiêu chuẩn văn thư - lưu trữ ban hành có hiệu áp dụng cao Trong q trình thực tiêu chuẩn hóa văn thư, lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước phối họp với nhiều quan, tổ chức như: Văn phòng Chính phủ, Bộ Khoa học công nghệ Môi trường (Bộ Khoa học Công nghệ), Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ quan, sở sản xuất… việc khảo sát, nghiên cứu xây dựng ban hành tiêu chuẩn Trong phạm vi Cục, hoạt động triển khai nghiên cứu, xây dựng với phối hợp, tham gia phòng chức đơn vị nghiệp thuộc Cục Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ trung ương, Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương, Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ… 3.1.2 Hạn chế: Bên cạnh kết đạt được, công tác tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ có hạn chế, là: - Hoạt động tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ từ năm 2002 trở lại chưa quan tâm Sau ban hành tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu hành vào năm 2002, thời gian, hoạt động tiêu chuẩn hóa Cục khơng triển khai Chỉ từ năm 2008, công tác tiêu chuẩn hóa ý trở lại chưa có định hướng phát triển dài hạn - Việc đầu tư kinh phí, sở vật chất, nhân lực cho việc xây dựng áp 22 dụng tiêu chuẩn hạn hẹp so với ý nghĩa tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ nghiên cứu khoa học kỹ thuật có phạm vi áp dụng nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ - Nội dung tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ tương đối phong phú số lượng tiêu chuẩn ban hành lĩnh vực hạn chế Các tiêu chuẩn cơng tác văn thư, lưu trữ xây dựng ban hành hướng đến đối tượng tài liệu lưu trữ hành Các lĩnh vực lưu trữ phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử, đồ, tài liệu khoa học kỹ thuật chưa tiêu chuẩn hóa Ngồi ra, thiếu tiêu chuẩn thuật ngữ văn thư, lưu trữ phục vụ cho việc hiểu, quan niệm cách thống hoạt động văn thư, lưu trữ như: từ chuẩn, từ khóa… - Việc rà sốt, thực chuyển đổi tiêu chuẩn ngành chưa tiến hành kịp thời Theo Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 văn hướng dẫn, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tiến hành rà soát thực chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành chính, Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia - Nhiều tiêu chuẩn công tác lưu trữ chưa đón nhận, áp dụng thực tế, ví dụ: Tiêu chuẩn ngành TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính… Nguyên nhân tình trạng tiêu chuẩn ban hành không thuận tiện sử dụng; việc giới thiệu, hướng dẫn tiêu chuẩn đến quan lưu trữ chậm triển khai; nhận thức đơn vị sử dụng thực theo tiêu chuẩn thấp, đơn vị thường chạy theo lợi ích kinh tế mà không tuân theo tiêu chuẩn kỹ thuật ban hành… - Nhiều tiêu chuẩn chưa sốt xét, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế Sau tiêu chuẩn ban hành áp dụng thực tế, Cục chưa tổ chức đánh giá, tổng kết việc áp dụng tiêu chuẩn Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ quan, tổ chức Trung ương địa phương Vì thế, ý kiến hiệu khuyết điểm tiêu chuẩn chưa phản hồi lại đon vị xây dựng tiêu chuẩn để kịp thời điều chỉnh 23 3.2 Đề xuất giải pháp: Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ thời gian qua đạt kết định có phạm vi áp dụng rộng rãi công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Trong thời gian tới, để nâng cao hoạt động tiêu chuẩn hóa văn thư, lưu trữ cần thực số giải pháp: - Xây dựng định hướng chiến lược hoạt động tiêu chuẩn hóa văn thư, lưu trữ có lộ trình thực hiện, nhân lực, kinh phí phù họp Trong đó, thực tiêu chuẩn hóa loại hình tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, phim, ảnh, ghi - âm, tài liệu điện tử; tiêu chuẩn thuật ngữ cơng tác văn thư, lưu trữ Đầu tư kinh phí, xây dựng sở vật chất, phòng thí nghiệm cho công tác nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn, cần dành khoản kinh phí thường xuyên cho việc tiêu chuẩn hóa đưa việc tiêu chuẩn hóa nhiệm vụ thường xuyên hoạt - động Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Định kỳ tổ chức soát xét, chỉnh sửa tiêu chuẩn ban hành cho phù hợp với - thực tiễn điều kiện phát triển khoa học công nghệ Tổ chức lớp tập huấn nhằm triển khai, giới thiệu, hướng dẫn sử dụng tiêu chuẩn ban hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ bộ, ngành, quan Trung ương Lưu trữ địa phương 24 C KẾT LUẬN Trên toàn tiểu luận em đề tài Tìm hiểu tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác văn thư - lưu trữ Đánh giá việc xây dựng đưa đề xuất” Qua trình làm đề tài tiểu luận giúp em có nhìn rõ hình dung tầm quan trọng tiêu chuẩn Việt Nam công tác văn thư - lưu trữ quan tổ chức Trong thời gian làm tiểu luận em có điều kiện để củng cố vốn kiến thức học tiếp thu, học hỏi nhiều điều bổ ích Được tìm hiểu sâu hệ thống tiêu chuẩn công tác văn thư - lưu trữ từ em có nhìn sâu sắc, khái quát hệ thống tiêu chuẩn mơn học “Tiêu chuẩn hóa tổ chức khoa học lao động công tác Văn thư - Lưu trữ” Đồng thời em thấy hạn chế thiếu sót thân kiến thức mơn học, qua em khắc phục mặt hạn chế thân, phấn đấu nỗ lực để thực tốt nhiệm vụ giao Bản thân em nhận thấy việc thực đề tài tiểu luận kết thúc mơn “Tiêu chuẩn hóa tổ chức khoa học lao động công tác Văn thư - Lưu trữ” hữu ích cho sinh viên chúng em Thực mà nói chưa thực nghiên cứu đề tài em thấy khó hình dung, khó hiểu tài nghiên cứu lại kĩ lưỡng giảng cô tham khảo nhiều tài liệu em hồn thành tốt tiểu luận Với đề tài khơng khó câu thứ đoạn văn em thấy câu nói thật ý nghĩa khiến lòng tâm em hệ người dân Việt nam có thêm tinh thần tâm Với vốn kiến thức hạn chế, cơng việc gặp phải số khó khăn vướng mắc Vì báo cáo em thiếu sót, em mong thầy bạn tham gia đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Một lần em xin cảm ơn quan tâm giúp đỡ dạy bảo tận tình thầy (cơ) Trường, thầy (cô) khoa Văn thư - Lưu trữ, với lòng u trò, u nghề, thầy giảng dạy truyền đạt kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tạo tảng cho chúng em đường lập nghiệp 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật tiêu chuẩn quy chuẩn kĩ thuật năm 2006; Nghị định số: 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2007 Chính Phủ Quy định thi hfnh chi tiết số điều Luật tiêu chuẩn quy chuẩn năm 2006; Quyết định số: 144/2006/TTg-CP ngày 26/6/2006 Thủ Tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN: IS 9001: 2000 vào hoạt động quan hành nhà nước; Quyết định số 19/2014/TTg - CP ngày 05/3/2014 Thủ Tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2008 hoạt động quan tổ chức thuộc hành Nhà nước; Thơng tư số: 13/2004/TT-BNV ngày 30/10/2014 Bộ Nôi vụ quy định mã số tiêu chuẩn chức danh nghê nghiệp viên chức ngành lưu trữ; Bộ Khoa học Công nghệ, Thông tư số 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng năm 2007 hướng dẫn xây dựng áp dụng tiêu chuẩn; Chính phủ, Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2007 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật; Chính phủ, Nghị định số 67/2009/NĐ-CP ngày 03 tháng năm 2009 sửa đổi số điều Nghị định 127/2007/NĐ-CP ngày 01/08/2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật Nghị định 132/2008/NĐ-CP ngày 31/12/2008 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa; Hội đồng Bộ trưởng, Nghị định số 141/HĐBT ngày 24 tháng năm 1982 ban hành Điều lệ cơng tác tiêu chuẩn hóa; 10 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (năm 2013), Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Tổng kết hoạt động khoa học, công nghệ văn thư, lưu trữ từ năm 1962 đến năm 2012 định hướng hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020” 26 ... chuẩn hóa cơng tác Văn thư - Lưu trữ, em lựa chọn Đề tài Tìm hiểu tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác văn thư - lưu trữ Đánh giá việc xây dựng đưa đề xuất Mục đích nhiệm vụ Đề tài Bài tập... việc xây dựng tiêu chuẩn công tác Văn thư -Lưu trữ Chương 2: Các tiêu chuẩn Việt Nam Văn thư - Lưu trữ Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu xây dựng tiêu chuẩn công tác Văn thư - Lưu trữ B.NỘI DUNG... Lưu trữ bộ, ngành, quan Trung ương Lưu trữ địa phương 24 C KẾT LUẬN Trên toàn tiểu luận em đề tài Tìm hiểu tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác văn thư - lưu trữ Đánh giá việc xây dựng đưa đề