Đang tải... (xem toàn văn)
Trong cuộc sống hàng ngày chúng ta luôn cần Kiểm Soát chi tiêu để có tiền dành dụm, sử dụng cho các lĩnh vực khác. Các tổ chức kinh doanh, các doanh nghiệp, một quốc gia dù theo con đường phát triển nào thì việc kiểm soát chi phí như là một hoạt động tất yếu khách quan. Tất cả đều phải hướng tới mục tiêu cuối cùng là thu lợi để tái đầu tư cho tương lai, cạnh tranh, tồn tại và phát triển. Trong cuốn “Bàn về Kiểm Kê, Kiểm Soát” Lênin đã viết “Khó khăn chủ yếu ở trong lĩnh vực kinh tế là thực hiện ở khắp mọi nơi và hết sức nghiêm ngặt sự kiểm kê, kiểm soát việc sản xuất và phân phối sản phẩm cũng như tăng năng suất lao động...” (1). Với vai trò quan trọng đó “Kiểm soát chi phí” trở thành một khâu quan trọng, cần thiết trong hệ thống kiểm soát nội bộ của mỗi quốc gia, doanh nghiệp và cả cá nhân. Để “Kiểm soát chi phí”thì cần phải đến sự chủ động cả bản thân tổ chức, doanh nghiệp và yếu tố khách quan đó là sự tác động của quản lý nhà nước. Trong khuôn khổ của đề án môn học em xin nghiên cứu yếu tố chủ quan đó là “ Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp “, một chức năng trong quá trình quản lý, với mục tiêu là sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí bỏ ra. Với tính chất nội dung đề tài em chỉ xin đưa ra những nội dung mang tính lý luận, tính thực tế của vấn đề nghiên cứu trong nền kinh tế hỗn hợp mà nước ta đang hướng tới hiện nay chỉ ở mức dộ mô phỏng. Nhận thức rõ vị trí, vai trò của chức năng kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, cộng với nhận thức tình hình thực tế các doanh nghiệp nước ta hiện nay em đã chọn đề tài: “Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp”. Nội dung của đề án được thể hiện qua ba phần: CHƯƠNG I: LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ CHƯƠNG II: NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP CHUNG CỦA KIỂM SOÁT CHI PHÍ Do nhận thức và thời gian nghiên cứu khảo sát thực tế có hạn, đối tượng nghiên cứu lại rất rộng và phức tạp, do vậy bài viết của em không thể tránh khỏi những sai sót và hạn chế nhất định. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô để bài viết của em được đầy đủ và hoàn chỉnh hơn.
LỜI NÓI ĐẦU Trong cuộc sống hàng ngày chúng ta luôn cần Kiểm Soát chi tiêu để có tiền dành dụm, sử dụng cho các lĩnh vực khác. Các tổ chức kinh doanh, các doanh nghiệp, một quốc gia dù theo con đường phát triển nào thì việc kiểm soát chi phí như là một hoạt động tất yếu khách quan. Tất cả đều phải hướng tới mục tiêu cuối cùng là thu lợi để tái đầu tư cho tương lai, cạnh tranh, tồn tại và phát triển. Trong cuốn “Bàn về Kiểm Kê, Kiểm Soát” Lênin đã viết “Khó khăn chủ yếu ở trong lĩnh vực kinh tế là thực hiện ở khắp mọi nơi và hết sức nghiêm ngặt sự kiểm kê, kiểm soát việc sản xuất và phân phối sản phẩm cũng như tăng năng suất lao động .” (1) . Với vai trò quan trọng đó “Kiểm soát chi phí” trở thành một khâu quan trọng, cần thiết trong hệ thống kiểm soát nội bộ của mỗi quốc gia, doanh nghiệp và cả cá nhân. Để “Kiểm soát chi phí”thì cần phải đến sự chủ động cả bản thân tổ chức, doanh nghiệp và yếu tố khách quan đó là sự tác động của quản lý nhà nước. Trong khuôn khổ của đề án môn học em xin nghiên cứu yếu tố chủ quan đó là “ Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp “, một chức năng trong quá trình quản lý, với mục tiêu là sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí bỏ ra. Với tính chất nội dung đề tài em chỉ xin đưa ra những nội dung mang tính lý luận, tính thực tế của vấn đề nghiên cứu trong nền kinh tế hỗn hợp mà nước ta đang hướng tới hiện nay chỉ ở mức dộ mô phỏng. Nhận thức rõ vị trí, vai trò của chức năng kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, cộng với nhận thức tình hình thực tế các doanh nghiệp nước ta hiện nay em đã chọn đề tài: “Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp”. Nội dung của đề án được thể hiện qua ba phần: CHƯƠNG I: LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ CHƯƠNG II: NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP CHUNG CỦA KIỂM SOÁT CHI PHÍ Do nhận thức và thời gian nghiên cứu khảo sát thực tế có hạn, đối tượng nghiên cứu lại rất rộng và phức tạp, do vậy bài viết của em không thể tránh khỏi những sai sót và hạn chế nhất định. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô để bài viết của em được đầy đủ và hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Đỗ Thị Hải Hà đã hướng dẫn em hoàn thành đề án này. Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm2003 CHƯƠNG I LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ I. KHÁI NIỆM VÀ NỘI DUNG CHI PHÍ 1. Khái niệm: Trước hết chúng ta thấy rằng chi phí là một phạm trù kinh tế hết sức trìu tượng và phức tạp. Một doanh nghiệp muốn tiến hành sản xuất, kinh doanh hàng hoá phải hao phí một số lao động nhất định, bao gồm lao động vật hoá biểu hiện dưới hình thái giá trị gọi là tư bản bất biến và lao động sống biểu hiện dưới hình thái giá trị là tư bản khả biến. Đó là hai loại chi phí được gọi chung là hao phí lao động thực tế của xã hội để tạo ra giá trị của hàng hoá. Trong cuốn giáo trình “ Kinh tế chính trị Mác- Lênin” tập I của trường Đại học Kinh tế quốc dân, chi phí được định nghĩa là “ Một bộ phận của giá trị hàng hoá, là số tư bản đã hao phí để sản xuất ra hàng hoá ấy”. Tuy nhiên, để có sự nhìn nhận toàn diện và sát thực về chi phí, chúng ta sẽ sử dụng khái niệm về chi phí được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, “ Chi phí của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống, hao phí lao động vật hoá và chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp đã bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định”. Qua khái niệm này chúng ta thấy rằng chi phí khác với chi tiêu. Chi tiêu đó là hoạt động hàng ngày với những thời điểm cụ thể, trong khi chi phí chúng ta xét trong một thời kỳ, gắn với mục tiêu nhất định. Như vậy chi phí gồm rất nhiều hoạt động chi tiêu khác nhau, chi mua nguyên vật liệu, thuê lao động . 2. Phân loại chi phí. Thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh cho thấy tổng chi phí của một doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản chi phí như: chi phí mua nguyên vật liệu, chi tiền lương, tiền thưởng, chi tiền điện, nước và các nhiên liệu khác, chi phí mua các dịch vụ; từ dịch vụ vận chuyển đến vệ sinh, chi phí bán hàng, chi phí bao bì quảng cáo, chi phí quản lý như khấu hao các thiết bị văn phòng hay chi phí cho nhân viên văn phòng Các khoản chi phí hết sức đa dạng, phức tạp. Muốn sử dụng chúng có hiệu quả chúng ta cần kiểm soát, muốn kiểm soát chúng ta cần nhận biết và hiểu nội dung các chi phí, vì vậy cần phân loại chi phí. Có nhiều tiêu chí phân loại khác nhau và một khoản mục chi phí có thể được liệt kê vào nhiều loại chi phí khác nhau, nhưng để dễ kiểm soát chúng ta chỉ xem những tiêu chí phân loại mà ở đó nhà quản lý dễ nhận biết và kiểm soát. 2.1. Theo đối tượng chi phí. Xét theo đối tượng chi phí đó là chúng ta quan tâm đến các khoản chi đó là chi phí cho cái gì, và như vậy ta có thể chia thành ba loại cơ bản: chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung. 2.1.1. Chi phí lao động Đó là tổng các khoản tiền liên quan đến công nhân viên. Chẳng hạn như các khoản tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi xã hội .Nhưng lao động thì lại có lao động vât hoá, lao động sống, có thể biến đổi hoặc không biến đổi theo khối lượng sản phẩm hàng hoá sản xuất ra, vì vậy cũng có thể phân loại chi phí. • Chi phí lao động trực tiếp. Chi phí lao động trực tiếp bao gồm tiền lương và các khoản tính theo lương phải trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm. Nó có thể phân bổ cho toàn bộ một đơn vị sản phẩm cụ thể. Có thể nêu một vài ví dụ về lao động trực tiếp như: Sơn một sản phẩm đồ gỗ, sửa chữa một chi tiết máy, giao dịch với khách hàng . Và chi phí cho các lao động thực hiện các công việc đó được coi là chi phí lao động trực tiếp. • Chi phí lao động gián tiếp. Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản trích khác có liên quan đến nhân viên mà không thể phân bổ cho một đơn vị sản phẩm cụ thể. Sau đây là một số ví dụ về lao động gián tiếp: chi phí bảo dưỡng máy móc, chi phí điều hành hoạt động của bộ phận tiếp thị, chi phí vệ sinh nơi làm việc . chúng ta thấy rằng không thể phân bổ các khoản chi phí lao động trên một đơn vị sản phẩm một cách trực tiếp, mặc dù chúng rất cần thiết cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Ở đầy khái niệm trực tiếp và gián tiếp không có nghĩa là trực tiếp và gián tiếp tham gia vào quá trình sản xuất. Mà trực tiếp và gián tiếp ở đây liên quan đến việc tính chi phí. Do đó tiền lương của một công nhân có thể là chi phí gián tiếp nếu doanh nghiệp trả lương theo tháng và anh ta tham gia vào nhiều quá trình sản xuất ra các sản phẩm khác nhau. Để hiểu rõ hơn lao động trực tiếp và lao động gián tiếp chúng ta sẽ xem xét qua ví dụ về bảng thời gian thực hiện công việc được áp dụng ở hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bộ phận phân xưởng A Công việc đã hoàn thành Nguyên vật liệu đã dùng Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc Tổng số thời gian Thứ 2 Vận hành máy 8 Thứ 3 Vệ sinh 8 Thứ 4 Vận hành máy 8 Thứ 5 Vận hành máy 8 Thứ 6 Bảo dưỡng 8 Thứ 7 Vận hành máy 8 Chủ nhật Ta thấy rằng 32 giờ đã được sử dụng để vận hành máy móc sản xuất. Đây là những giờ lao động trực tiếp vì chúng có thể được phân bổ trực tiếp cho sản phẩm sản xuất ra. Ngoài 8 giờ được sử dụng để làm vệ sinh, 8 giờ được sử dụng để bảo dưỡng. Đây là những giờ lao động gián tiếp do chúng không thể phân bổ trực tiếp cho từng đơn vị sản phẩm. Muốn cho công việc quản lý theo đúng kế hoạch, điều rất quan trọng là xây dựng được bảng theo dõi thời gian thực hiện công việc hoặc các công cụ theo dõi khác nhằm kiểm soát khối lượng công việc của nhân viên phải được hoàn thành một cách tỷ mỷ và chính xác nhằm phân biệt thời gian lao động gián tiếp và thời gian lao động trực tiếp. 2.1.2. Chi phí nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một đầu vào quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. ậ các doanh nghiệp khác nhau, lĩnh vực hoạt động khác nhau thì mức độ quan trọng, quyết định dến giá thành cũng khác nhau. Trong các ngành công nghiệp nặng như: sản xuất vật liệu xây dựng, cơ khí, sắt thép . thì chi phí nguyên vật liệu chiếm phần lớn tổng giá thành của thành phẩm. Ngược lại, ở các ngành công nghiệp nhẹ như: da giầy, chế biến thực phẩm, các ngành dịch vụ khách sạn, nhà hàng, giải trí, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng nhỏ, khoảng 10% giá thành. Chính vì sự phức tạp đó chúng ta cần phải phân loại chi phí nguyên vật liệu để có một “công nghệ”xác định chi phí cho các doanh nghiệp khác nhau. Chúng ta đã biết rằng chi phí lao động có thể được phân chia thành chi phí lao động trực tiếp và chi phí lao động gián tiếp. Cũng tương tự như vậy chi phí nguyên vật liệu cũng có thể được phân chia thành: • Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Là các chi phí của các nguyên vật liệu được sử dụng để cấu thành nên sản phẩm và có thể được phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. Để hiểu rõ hơn ta xem xét ví dụ sau: Một doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ nội thất, trong đó có mặt hàng cửa gỗ phun sơn. Gần đây doanh nghiệp phải sửa sang lại nhà máy và dùng sơn làm cửa gỗ để sơn lại cửa nhà máy. Ban đầu chỉ là phòng làm việc nhưng khi dùng cho cả nhà máy thì chi phí sẽ đáng kể. Ta thấy rằng chỉ sơn dùng để sơn sản phẩm cửa gỗ là sử dụng trực tiếp cho thành phẩm vì thế đó là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. • Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp. Cũng từ ví dụ trên ta thấy: chi phí sơn dùng sơn lại cửa trong nhà máy là chi phí nguyên vật liệu gián tiếp vì lượng sơn này không được sử dụng trực tiếp vào việc sản xuất cửa gỗ. Như vậy ta có thể đi đến kết luận: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp là chi phí của các nguyên vật liệu mà không thể phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. Tuy nhiên một nguyên vật liệu được sử dụng cho nhiều công việc khác nhau, thì chúng không thể phân bổ tất cả chi phí cho nguyên vật liệu này thành chi phí trực tiếp hay chi phí gián tiếp. • Chi phí tồn trữ nguyên vật liệu. Không phải nguyên vật liệu nào mua về cũng đưa vào sản xuất ngay mà phần lớn là nhập kho dự trữ. Vì thế chúng ta cũng phải tính đến chi phí tồn trữ nguyên vật liệu, ví dụ: chi phí bảo quản, chi phí thuê mặt bằng, tiền lãi đi vay để mua nguyên vật liệu . Muốn kiểm soát được chi phí dự trữ, nhà quản lý có thể đặt ra mức tồn kho tối đa cho tất cả các mặt hàng dự trữ. Khi đó có thể ước tính chi phí tồn trữ tối đa vào bất kỳ thời điểm nào. Mức tồn trữ tối đa của một sản phẩm hay nguyên vật liệu nào đó mà bạn muốn tích trữ trong kho. 2.1.3. Chi phí chung. Có các khoản chi phí phát sinh nhưng không dễ dàng phân bổ cho một đơn vị sản phẩm, một quá trình sản xuất cụ thể. Những chi phí như vậy được gọi là chi phí chung. Các chi phí nguyên vật liệu gián tiếp thường là các chi phí chung, ví dụ như: chi phí cho quần áo bảo hộ lao động và trang thiết bị vệ sinh, chi phí điện nước, chi phí thuê mặt bằng sản xuất, tiền lương trả cho nhân viên không trực tiếp tham gia vào quy trình sản xuất hoặc không trực tiếp cung cấp dịch vụ như: nhân viên bảo vệ, thợ bảo dưỡng, thư ký và nhân viên lễ tân. 2.2. Phân loại theo mức độ biến động chi phí. Ta thấy rằng những chi phí mà tổng của chúng thay đổi cùng với mức sản lượng thì được gọi là chi phí biến đổi. Còn những chi phí mà tổng của chúng không thay đổi cùng với mức sản lượng thì được gọi là chi phí cố định. 2.2.1. Chi phí cố định. Từ sự phân tích trên ta thấy chi phí cố định không bị ảnh hưởng bởi lượng hàng sản xuất ra. Ví dụ như chi phí thuê cửa hàng của doanh nghiệp sản xuất bánh ngọt, nó cũng có thể thay đổi nhưng là do thoả thuận với bên cho thuê và chịu ảnh hưởng của giá thuê mặt bằng chứ không phải bởi lượng bánh ngọt sản xuất ra. 2.2.2. Chi phí biến đổi. Cũng xét trong doanh nghiệp sản xuất bánh ngọt ở ví dụ trên, thì những bao bì, vỏ bọc bánh ngọt biến đổi theo lượng bánh ngọt và đó là chi phí biến đổi. Theo nguyên tắc chung, các chi phí biến đổi sẽ dễ kiểm soát hơn so với chi phí cố định vì định phí thường là những chi phí đã trả trước, nay được khấu hao lại hay những chi phí đã được thoả thuận trong các hợp đồng đã ký. Còn các khoản biến phí có thể giảm xuống nếu doanh nghiệp cố gắng kiểm soát chúng. 3. Định mức chi phí. Khi kiểm soát chi phí thì điều quan trọng là phải làm thế nào để biết được doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng và cần phải giảm bao nhiêu là hợp lý?Vì vậy, cần phải định mức chi phí, nhằm hướng các khoản chi trong thực tế tới chi phí mục tiêu hay chi phí dự kiến. Cũng từ đó chúng ta nhận biết được sự tăng giảm của chi phí và tìm hiểu nguyên nhân để xử lý. Ta có thể đi đến kết luận “ Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể” (2) . Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi tiêu trong trường hợp nào, điều kiện nào. Định mức chi phí có hai nội dung chính sau: Định mức giá: Được xác định bằng cách cộng tổng các khoản chi lại. Định mức lượng: là định mức kỹ thuật liên quan tới số lượng thành phần nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, số lượng và loại lao động sản xuất, làm việc trong doanh nghiệp. Chi phí luông biến đổi phức tạp vì thế các định mức chi phí phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng. II. KIỂM SOÁT CHI PHÍ. 1. khái niệm: Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Để làm tốt chức năng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoản mục chi phí nào?; tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu?; chi phí nào chưa hợp lý? Nguyên nhân vì sao?, biện pháp giải quyết? . Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh. Những bước công việc đó có thể được cụ thể qua sơ đồ sau: 1 1 kiểm soát chi phí - TS.Nguyễn Đại Thắng - NXB Trẻ - 2003 Sơ đồ quá trình kiểm soát chi phí 2. Tính tất yếu của việc kiểm soát chi phí. Có nhiều nguyên nhân làm cho kiểm soát chi phí trở thành chức năng tất yếu của quản lý. Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí là kiểm chứng xem các khoản chi có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra những nguyên nhân sai sót để điều chỉnh. Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý trong lĩnh vực tài chính. Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của các khoản chi phí. Đồng thời kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến tính hợp lý và khi kiểm soát chi phí được mở rộng đối tượng tham gia trong toàn doanh nghiệp sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa các ban ngành, các bộ phận, các cá nhân mở rộng dân chủ, khuyến khích uỷ quyền, một xu hướng trong nền kinh tế thị trường. Đó phải là hoạt động liên tục với những sự đổi mới không ngừng. Phương tiện, công cụ Các tiêu chuẩn định mức Nguyên tắc kiểm soát chi phí Nội dung kiểm soát chi phí Hình thức kiểm soát chi phí Chi phí cho hoạt động kiểm soát Hệ thống kiểm soát chi phí Điều chỉnh cụ thể Mục tiêu kiểm soát chi phí Quá trình kiểm soát chi phí
