Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Mục tiêu: 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 2 4. Phương pháp nghiên cứu: 2 5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài: 2 6. Kết cấu đề tài: 2 Chương 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9000 3 1.1. Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 3 1.1.1. ISO 9000 là gì? 3 1.2. Mục đích, yêu cầu, nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ. 5 1.3. Nội dung áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn iso 9001 2000 vào công tác văn thư – lưu trữ. 6 1.4. Quy trình tiến hành: 7 1.5. Áp dụng ISO 9000 trong các cơ quan hành chính theo Quyết định 1442006QĐTTG 8 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2000 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LỮU TRỮ CỦA HUYỆN PHÚC THỌ 9 2.1 Vài nét về Huyện Phúc Thọ 9 2.1.1. Vị trí địa lí 9 2.1.2 Lịch sử 9 2.1.3. Kinh tế 10 2.1.4. Hành chính 11 2.2. Bộ máy quản lí hành chính của Huyện Phúc thọ 11 2.3. Hoạt động quản lý 12 2.4. Quá trình nghiệp vụ công tác Văn Thư – Lưu trữ áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001 12 2.4.1. Đối với công tác văn thư 12 2.4.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ 13 2.4.1.2. Quản lí văn bản 15 2.4.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu 19 2.4.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 20 2.4.2. Đối với công tác lưu trữ 20 2.4.2.1. Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Phúc Thọ. 20 2.4.2.2. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 21 2.4.2.3. Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ 21 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG HTQLCL ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI HUYỆN PHÚC THỌ 23 3.1 Khó khăn và giải pháp khắc phục trong công tác áp dụng ISO tại Huyện Phúc Thọ. 23 KẾT LUẬN 26
LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể thầy giáo khoa Đào tạo chức, trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho kiến thức tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành chương trình học suốt năm vừa qua Đặc biệt tơi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới cô giáo môn Đinh Thị Hải Yến dành nhiều thời gian truyền đạt kiến thức, hướng dẫn, bảo tận tình cho tơi hồn thành tiểu luận Xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè người động viên giúp đỡ suốt trình học tập thực tiểu luận Hà Nội, ngày tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài: 2.Mục tiêu: 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 4.Phương pháp nghiên cứu: .2 5.Ý nghĩa thực tiễn đề tài: 6.Kết cấu đề tài: Chương GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9000 .3 1.1.Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9000 1.1.1.ISO 9000 gì? 1.2.Mục đích, yêu cầu, nội dung trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ 1.3.Nội dung áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn iso 9001- 2000 vào công tác văn thư – lưu trữ .6 1.4.Quy trình tiến hành: 1.5 Áp dụng ISO 9000 quan hành theo Quyết định 144/2006/QĐ-TTG CHƯƠNG THỰC TRẠNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2000 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LỮU TRỮ CỦA HUYỆN PHÚC THỌ 2.1 - Vài nét Huyện Phúc Thọ .9 2.1.1 Vị trí địa lí 2.1.2 Lịch sử .9 2.1.3 Kinh tế 10 2.1.4 Hành 11 2.2 Bộ máy quản lí hành Huyện Phúc thọ .11 2.3 Hoạt động quản lý 12 2.4 Q trình nghiệp vụ cơng tác Văn Thư – Lưu trữ áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001 12 2.4.1 Đối với công tác văn thư .12 2.4.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Phúc Thọ .13 2.4.1.2 Quản lí văn 15 2.4.1.3 Quản lý sử dụng dấu 19 2.4.1.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 20 2.4.2 Đối với công tác lưu trữ 20 2.4.2.1 Công tác thu thập xác định giá trị tài liệu UBND huyện Phúc Thọ 20 2.4.2.2 Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 21 2.4.2.3 Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ .21 CHƯƠNG 23 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG HTQLCL ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI HUYỆN PHÚC THỌ 23 3.1 Khó khăn giải pháp khắc phục công tác áp dụng ISO Huyện Phúc Thọ .23 KẾT LUẬN 26 .26 DANH MỤC VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Dịch nghĩa HTQLCL Hệ thống quản lí chất lượng HCNN Hành nhà nước HDND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong xu hội nhập toàn cầu, nhằm đạt hiệu cao kinh tế thu hút đầu tư phát triển xã hội Công tác cải cách hành vấn đề quan, doanh nghiệp lưu tâm Đối với doanh nghiệp, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nhằm cải tiến chất lượng sản phẩm dịch vụ sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng cần thiết quan quản lý hành nhà nước vấn đề trở nên cấp bách nhằm tạo tính minh bạch, lòng tin khách hàng cụ thể nhân dân, tổ chức đặc biệt nhà đầu tư Tiêu chuẩn ISO 9000 hệ thống quản lí chất lượng tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành chấp nhận rộng rãi giới xem mơ hình quản lý chất lượng cho tổ chức kể đơn vị quản lý hành nhà nước Mơ hình áp dụng rộng rãi 776.608 đơn vị 161 quốc gia giới triển khai áp dụng tính đến Tại Việt Nam theo thống kê số tổ chức chứng nhận, đến thời điểm có khoảng 4000 đơn vị triển khai chứng nhận ISO 9001 : 2000 Phúc Thọ huyện đầu công tác triển khai hệ thống Quản lý chất lượng theo ISO 9000 Là Huyện có quan tâm cam kết lãnh đạo cải cách hành chính, đặc biệt công tác cải cách, nâng cao chất lượng Văn thu- Lưu trữ Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Huyện có tâm huyết gắn bó với cơng việc Đến số lượng đơn vị HCNN huyện chứng nhận nhiều đa dạng cấp xã Vấn đề cấp bách huyện lúc trì cải tiến nhằm nâng cao chất lượng , tính hiệu cảu HTQLCL đơn vị chứng nhận.Tuy nhiên để có nhìn khách quan tổng để tiếp tục nâng cao chất lượng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ em nghiên cứu thực đề tài nghiên cứu “ Thực trang giải pháp Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác văn thư Huyện Phúc Thọ “ Để có nhìn chúng tình hình thực áp dụng ISO 9000 Mục tiêu: - Khảo sát đánh giá tổng quan tình hình ứng dụng nội dung tiêu chuẩn ISO 9000 công tác Văn thư – Lưu trữ Huyện Phúc Thọ để thấy rõ hiệu đạt mặt tồn đọng để có biện pháp phương hướng cải cách, áp dụng triệt để Đối tượng phạm vi nghiên cứu: - Phòng Văn thư – Lưu trữ Huyện Phúc Thọ Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp khảo sát thực tế Ý nghĩa thực tiễn đề tài: - Khảo sát thực tiễn để đưa vấn đề tồn cơng tác ứng dụng nội dung hệ thống quản lí chất lượng ISO 9000 - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu Có thể áp dụng biện pháp tham khảo cho địa phương lân cận nhằm đóng góp tích cực vào cơng tác văn thư- lưu trữ Kết cấu đề tài: - Đề tài gồm Chương sau: Chương 1: Giới thiệu chung hệ Thống Quản lý chất lượng ISO 9000 Chương 2: Thực trạng áp dụng ISO 9001: 2000 vào phận Văn Thư – Lưu trữ huyện Phúc Thọ Chương 3: Một vài giải pháp nhằm nâng cao tính đồng hiệu áp dụng ISO 9001: 2000 vào công tác cải cách Văn Thư – Lưu trữ Huyện Phúc Thọ Chương GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9000 1.1 Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9000 1.1.1 ISO 9000 gì? Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế “ ISO – International Organization for Standardzation ” thành lập từ năm 1947, có trụ sở đặt Geneva – Thụy Sĩ ISO hội đoàn toàn cầu cảu 150 quan tiêu chuẩn quốc gia, thành viên ISO đại diện cho quốc gia Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thành viên thức ISO từ năm 1977 Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành tiêu chuẩn quốc tế ISO khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại toàn cầu bảo vệ an toàn, sức khỏe môi trường cho cộng đồng Hiện nay, ISO với gần 3000 tổ chức kỹ thuật với hệ thống Ban Kỹ thuật, Tiểu Ban Kỹ Thuật, Nhóm Cơng tác Nhóm đặc trách có nhiệm vụ soạn thảo tiêu chuẩn quốc tế Tiêu chuẩn quốc tế ISO ban hành sau thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận thành viên thức ISO Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành nhằm cung cấp hướng dẫn quản lý chất lượng xác định yếu tố cần thiết hệ thống chất lượng để đạt đảm bảo chất lượng sản phẩm hay dịch vụ mà tổ chức cung cấp Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 lần vào năm 1987, sau lần soát xét vào năm 1994, tiêu chuẩn bao gồm 24 tiêu chuẩn với mơ hình đảm bảo chất lượng bao gồm: ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003 số tiêu chuẩn hướng dẫn Sau lần soát xét năm 2014, tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 áp dụng hợp chuyển đổi lại tiêu chuẩn sau: ISO Tên gọi ISO 9000: 2000 Hệ thống quản lí chất lượng - Cơ sở từ vựng ISO 9001: 2000 Hệ thống quản lí chất lượng – Các yêu cầu ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lí chất lượng – Hướng dẫn cải tiến ISO 19001: 2000 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng môi trường Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 mô tả sở tảng hệ thống quản lý chất lượng quy định hệ thống thuật ngữ liên quan Tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 đưa yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức với mong muốn: + Chứng minh khả tổ chức việc cung cấp cách ổn định sản phẩm/ dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng yêu cầu chế định có liên quan + Nâng cao mức độ hài lòng Khách hàng nhỏ việc áp dụng có hiệu lực thường xuyên cải tiến hệ thống ISO 9001: 2000 sử dụng với mục đích nội tổ chức với mục đích chứng nhận tình hợp đồng Khi áp dụng ISO 9000; 2000, tổ chức loại trừ điều khoản khơng áp dụng hoạt động sản xuất/ cung cấp dịch vụ liên quan đến nghĩa vụ thỏa mãn khách hàng hay đáp ứng yêu cầu chế định Ngoại lệ quy định Điều tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 phải tổ chức chứng minh điều ngoại lệ không liên quan đến chất lượng sản phẩm/ dịch vụ Tiêu chuẩn ISO 9004: 2000 đưa hướng dẫn cho hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng cho nhiều mục tiêu Tiêu chuẩn đặc biệt trọng đến việc thường xuyên cải tiến kết hiệu lực tổ chức sau áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 Tuy nhiên, Tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 khơng sử dụng cho mục đích chứng nhận bên thứ ba cho mục đích thỏa thuận có tính hợp đồng Khi so sánh với ISO 9001: 2000 thấy mục tiêu đặt ră ISO 9004: 2000 mở rộng để bao gồm việc đáp ứng mong muốn cảu tất bên có liên quan đồng thời với việc quan tâm đến kết hoạt động tổ chức Tiêu chuẩn 19011: 2000 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 chuyển dịch thành tiêu chuẩn Việt Nam tương ứng TCVN ISO 9000: 2000: TCVN ISO 9001: 2000; TCVN ISO 9004: 2000; TCVN ISO 19001: 2003 1.2 Mục đích, yêu cầu, nội dung trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào cơng tác văn thư, lưu trữ Mục đích: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xừy dựng thực cỏc quy trình xử lý cơng việc thuộc nội dung cơng tác văn thư, lưu trữ cách khoa học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm soát công việc dễ dàng Yêu cầu: Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư đạt hiệu cần phải đáp ứng yêu cầu sau: a) Yêu cầu chung: - Các quan, tổ chức phải có phận văn thư, lưu trữ;- Phải có quy chế văn thư, lưu trữ;- Phải có nguồn nhân lực thực hiện;- Phải có sở vật chất cần thiết (kinh phí, máy móc, trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ, văn phòng phẩm) b) Yêu cầu cụ thể - Quy trình xử lý cơng việc phải cụ thể hóa q trình hoạt động thành bước xếp theo trình tự định, tương ứng với thực tế phù hợp với nguyên tắc “viết gỡ cần làm, làm gỡ viết”.- Quy trình xây dựng phải rõ nhiệm cụ thể cá nhân tham gia vào quy trình Điều khơng giúp cho lãnh đạo quan, đơn vị kiểm sốt cơng việc mà chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu công việc cá nhân quan - Cãc quy trình xây dựng phải xem quy chế quan, buộc đối tượng có liên quan phải thực 1.3 Nội dung áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn iso 9001- 2000 vào công tác văn thư – lưu trữ - Đối với công tác văn thư: Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý cỏc quan, tổ chức Có thể nói rằng, hầu hết hoạt động quản lý, đạo, điều hành cơng việc hành hàng ngày gắn liền với văn điều có nghĩa gắn liền với cơng tác văn thư Do vậy, chất lượng công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu công việc quan, tổ chức Để nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xừy dựng thực quy trình sau: - Quy trình soạn thảo ban hành (văn quy phạm pháp luật, văn hành thơng thường); - Quy trình quản lý văn đi; - Quy trình quản lý văn đến; - Quy trình tiếp nhận hồ sơ; - Quy trình lập hồ sơ quản lý hồ sơ; - Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - Quy trình quản lý sử dụng dấu công tác văn thư… - Đối với công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ bao gồm công việc lựa chọn, bổ sung tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động thực tiễn nghiên cứu lịch sử Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 2.3 Hoạt động quản lý Cơng tác văn thư tồn q trình xác định văn tổ chức quản lý, sử dụng loại Văn hệ thống quan Nhà nước, kết tác Văn thư khởi đầu cơng tác Lưu trữ, cơng tác Văn thư tiền đề công tác Lưu trữ Công tác Văn thư thể tốt có tác dụng tồn xã hội Cơng tác Văn thư- Lưu trữ UBND huyện Phúc Thọ đóng vai trò quan trọng thể điểm sau: Công tác Văn thư sợi dây liên hệ quan , tổ chức, quần chúng nhân dân quan với Công tác Văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý Văn bản.Công tác Văn thư xác định hoạt động , mắt xích quan trọng khơng thể thiếu máy hoạt động quản lý Văn phòng UBND huyện Cho nên làm tốt công tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, khoa học đảm bảo bí mật Cơng tác Văn thư- Lưu trữ đặt quản lý Văn phòng với mục đích nâng cao hiệu công tác Văn thư q trình giải cơng việc, đáp ứng nhu cầu thực tế UBND huyện – quan quản lý Nhà nước địa phương,công tác Văn thư Văn phòng quan tâm, đạo,giám sát, đơn đốc lãnh đạo, Cán Văn phòng làm tốt cơng tác Nhìn chung việc quản lí , đạo cơng tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện tổ chức thực tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư quan vận hành tốt cần có kiểm tra , đôn đốc đạo nghiệp vụ cho Cán Văn thư nhiều 2.4 Quá trình nghiệp vụ công tác Văn Thư – Lưu trữ áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001 2.4.1 Đối với công tác văn thư 12 2.4.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Phúc Thọ Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn khâu nghiệp quan trọng Do cơng tác ln trọng quan Tại UBND huyện Phúc Thọ , công tác soạn thảo , ban hành văn tiến hành quy trình thủ tục ban hành văn Văn ban hành đảm bảo qui định,có đầy đủ thể thức , có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải cơng việc cách nhanh chóng , đảm bảo quy định Nhà nước +Quy trình soạn thảo Cơng tác soạn thảo ,ban hành Văn giao cho cán chuyên trách đơn vị đảm nhận Quy trình soạn thảo ban hành tiến hành theo trình tự sau: Văn sau nhân viên soạn thảo đánh máy xong chuyển đến Chánh văn phòng xem xét , kiểm tra,sau trình lên Chủ tịch Phó chủ tịch UBND Huyện ký ban hành.Sau ký văn tập trung Văn phòng để kiểm tra lại lần nữa.Khi kiểm tra thấy khơng có vấn đề , Nhân viên Văn thư tiến hành đánhsố, ghi ngày, tháng năm ban hành Văn đăng ký vào sổ “Đăng ký văn ” sau nhân văn theo nơi nhận, đóng dấu làm thủ tục gửi văn cách nhanh chóng xác , Văn phòng giữ lại hai 01 lưu phận soạn thảo 01 lưu phận Văn thư Việc lưu lại văn ban hành giúp văn phòng làm tốt cơng tác quản lí Văn bản, tài liệu Đồng thời văn lưu lại giúp cho quan giải tốt cơng việc có cố xẩy giải công việc tồn đọng liên quan đến văn Thẩm quyền ban hành : UBND huyện Phúc Thọ có thẩm quyền ban hành Văn như: Quyết định , Chỉ thị, Tờ trình, Báo cáo,Cơng văn, Giấy mời văn ban hành dược đảm bảo mặt thể thức hiệu lực pháp lý +Thể thức văn bản: Thể thức Văn yếu tố thông tin cần thể văn 13 định theo quy định quan Nhà nước có thẩm quyền.Qua khảo sát thực tế UBND huyện Phúc trình bày theo quy định nhà nước Tên quan ban hành văn quốc hiệu trình bày phía Văn Tác giả văn trình bày góc bên trái văn viết phông chữ Vn Time cỡ chữ 13 nét đứng đậm có dấu gạch chân 2/3 dòng cuối Địa danh ngày tháng ban hành văn trình bày phía quốc hiệu kiểu chữ VnTime cỡ chữ 14 nét nghiêng.Số ký hiệu văn bản: Số Văn số thứ tự Văn ban hành năm số 01 đến ngày cuối năm Ký hiệu văn tên viết tắt tên loại văn ban hành , số ký hiệu trình bày tác giả văn Số văn trình bày phơng chữ VnTime ký hiệu VnTimeH cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng:“Số: 01/QĐ-UBND” Tên loại trích yếu nội dung trình bày phần địa danh ngày tháng năm ban hành Văn Tên loại trình bày phơng chữ VnTimeH, cỡ chữ 14 nét đứng đậm Trích yếu nội dung câu văn ngắn gọn phần tên loại, phông chữ VNnTime, cỡ chữ 14 nét đậm Nội dung văn trình bày dười tên loại trích yếu nội dung,nội dung văn cần trình bày chĩnh xác, ngắn gọn dễ hiểu Thể thức đề ký chữ kỹ trình bày nội dung góc bên phải Văn chữ VnTimeH, cỡ chữ 13 Con dấu thể tính chân thực đảm bảo pháp lý văn bản, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký lệch bên trái Dấu đóng rõ ràng , chiều Nơi nhận tên quan đơn vị cá nhân mà văn gửi đến , nơi nhận trình bày phía góc bên trái văn bản, trình bày phông VnTime cỡ chữ 12 nét nghiêng, đậm Qua khảo sát thực tế em thấy thể thức Văn UBND huyện 14 Phúc Thọ trình bày theo văn Nhà nước quy định Văn ban hành đảm bảo thể thức hiệu lực pháp lý 2.4.1.2 Quản lí văn -Quản lý văn Quy trình quản lý văn : Văn văn , tài liệu quan gửi quan khác.Tại UBND huyện Phúc Thọ có loại văn , tài liệu gửi Quyết định ,Chỉ thị ,Công văn Trong hoạt động hàng năm UBND huyện Phúc Thọ Văn hình thành chưa phải nhiều cơng tác quản lí Văn tổ chức tốt , quy định Nhà nước Công tác quản lí Văn tổ chức tốt tất khâu + Đánh máy in văn bản: Để trang bị cho việc đánh máy in Văn bản, Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ trang bị 02 máy tính Cơ quan có nhân viên đánh máy chuyên trách Trong quan xây dựng phòng đánh máy riêng.Nhân viên đánh máy , nhận văn , kiểm tra lỗi tả , rà sốt lại thảo tay với người soạn thảo , thấy khơng có vấn để đánh máy ngun văn viết tay in văn Văn đánh máy xong kiểm tra chặt chẽ thể thức nhân để làm thủ tục gửi đến phòng ban (đối với văn ban hành nội ) gửi quan khác (đối với Văn gửi quan ) Qua khảo sát em thấy công tác đánh máy , in Văn để ban hành UBND huyện Phúc Thọ tiến hành tương đối quy trình +Văn đánh máy đúng, rõ ràng , trình bày kỹ thuật kích cỡ giấy theo qui định Nhà nước.Lề 2.5 cm Lề 2.5cm Lề trái 3,5cm Lề phải 2cm.Và đầy đủ yếu tố thể thức đảm bảo bí mật văn đánh máy + Trình ký 15 Ký văn để ban hành khâu quan trọng thể tính hiệu lực pháp lý văn ,văn trình ký phải kiểm tra thể thức nội dung chặt chẽ Tại UBND huyện Phúc Thọ việc ký văn tiến hành theo nguyên văn sau đánh máy , in xong Chánh Văn phòng kiểm tra thể thức , nội dung Văn chưa, hoàn chỉnh chưa, trình lên Chủ tịch Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền qui định qui chế hoạt động quan UBND huyện Phúc Thọ bên cạnh việc thực đầy đủ quy định trình ký theo quy định Nhà nước có quy định riêng ký văn nên giúp cho Chánh Văn phòng xếp văn cần trình ký cách nhanh chóng , trình ký thẩm quyền , tạo điều kiện cho văn ban hành quy định + Đăng ký văn đi: Đăng ký Văn ghi chép số điều cần thiết văn số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn vào phương tiện đăng kývăn sổ, máy tính UBND huyện Phúc Thọ đăng ký văn qua hệ thống máy tính nhằm quản lý chặt chẽ tra tìm văn nhanh chóng Tất cơng văn UBND huyện Phúc Thọ , sau có chữ ký đóng dấu xong đăng ký vào “hệ thống máy tính ” quan Văn đăng ký rõ ràng xác.Văn sau dược kiểm tra thể thức, Nhân viên văn thư ghi số ký hiệu ngày tháng năm lên văn tiến hành đăng ký qua mạng máy tính Ưu điểm việc đăng kí văn máy tính UBND huyện Phúc Thọ dễ làm ,giúp tra tìm nhanh, văn đăng ký xác , đủ thể thức Cán Văn thư thành thạo chuyên môn nghiệp vụ Nhược điểm : Bên cạnh việc dễ làm đăng ký Văn máy tính lại phụ thuộc nhiều vào mạng internet + Chuyển giao Văn 16 Để đảm bảo công việc giải nhanh chóng hiệu , văn sau có chữ ký người có thẩm quyền , làm thủ tục gửi đến nơi nhận Việc gửi văn UBND Phúc Thọ đến quan hay cá nhân quan gửi qua đường bưu điện, Văn phòng UBND chọn sử dụng loại phong bì , loại nhỏ có kích thước 13cm x 20cm loại lớn 15cm x 25cm phong bì trình bày theo mẫu rõ ràng, có hai phần: +Phần nơi gửi : Được trình bày góc trái sát mép phong bì +Phần nơi nhận : Được trình bày góc phải sát mép phong bì Khi làm thủ tục gửi văn , Cán văn thư tiến hành ghi thông tin vào hai phần đầy đủ rõ ràng Đặc biệt phần nơi nhận , ghi rõ tên , địa quan, cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối Đối với văn khẩn đóng “dấu khẩn “để cơng tác chuyển nhanh chóng kịp thời Nhìn chung cơng tác chuyển giao văn “Đi” UBND huyện Phúc Thọ tiến hành nhanh chóng đảm bảo.Văn gửi địa , thẩm quyền giải công việc , cách nhanh chóng hiệu qủa , nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước Văn + Quản lý lưu văn đi: Để phục vụ mục đích giải cơng việc hàng ngày phục vụ mục đích lâu dài,các văn cuả tất quan phải lưu lại : Một lưu Văn thư, giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc nhân viên soạn thảo Các lưu phải xếp cách khoa học, dẽ tra tìm Cơng tác quản lí lưu UBND huyện Phúc Thọ tiến hành sau: Sau văn ban hành , số Văn chuyển theo ý kiến phân phối , Cán Văn thư lưu lại hai :01 để lưu vào hồ sơ công việc cán soạn thảo văn , 01 lưu phòng Văn thư Hai đảm bảo đầy đủ thể thức nội dung Công tác xếp lưu tiến hành : Văn hình thành trước xếp xuống , Văn hình thành sau lên Việc 17 tạo điều kiện cho việc tra tìm dễ dàng , nhanh chóng cần thiết Trên sở quan sát tơi thấy cơng tác quản lí lưu UBND huyện tổ chức tốt , đảm bảo văn ban hành lưu giữ lại văn để phục vụ cho hoạt động hàng ngày Uỷ ban - Quản lý giải văn đến : Khái niệm văn đến: Văn ( Cơng văn ) đến tồn văn –Tài liệu quan nhận từ nơi khác đến UBND huyện Phúc Thọ quan quản lý Nhà nước địa phương,chịu trách nhiệm điều hành chấp hành địa phương trình hoạt động Uỷ ban phải nhận khối lượng văn đến lớn quan quyền cấp đạo hoạt động Để giải tốt công việc , văn đến tổ chức , quản lí chặt chẽ, đảm bảo thơng tin ho hoạt động quản lí bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động ngày quan.Hằng ngày UBND huyện Phúc Thọ phải nhận loại công văn đến TW , văn giao dịch huyện bạn đơn thư công dân địa bàn huyện Vì cơng tác quản lí cơng văn đến tổ chức cụ thể , quy định Nhà nước đề Quy trình tiếp nhận văn đến: + Tiếp nhận văn đến Cán văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn đến kiểm tra, phân loại văn đến Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn đến máy tính Văn mật đến đăng ký riêng sử dụng phần mềm máy vi tính không nối mạng LAN (mạng nội bộ) mạng Internet + Trình ,chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận 18 Căn vào ý kiến đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp chuyển văn theo ý kiến đạo Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn + Giải theo dõi ,đôn đốc giải văn đến Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức); theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Cán văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Chánh Văn phòng Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Chánh Văn phòng có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Lãnh đạo quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan 2.4.1.3 Quản lý sử dụng dấu Văn sau ký phải đóng dấu để ban hành Qua khảo sát, em thấy việc đóng dấu ban hành Văn UBND huyện Phúc Thọ tiến hành tốt.Dấu giao cho cán Văn thư chịu trách nhiệm giữ đóng dấu , dấu đóng lên Văn kiểm tra thể thức ,ký thẩm quyền ,dấu đóng vị trí 1/3 phần bên trái chữ ký UBND huyện Phúc Thọ sử dụng loại dấu sau: Dấu quốc huy (dấu tròn ) HĐND UBND Dấu văn phòng Dấu chức danh: Dấu chủ tịch , phó chủ tịch , dấu tên chủ tịch, Dấu tên phó chủ tịch Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến , dấu mật , khẩn , hoả tốc Dấu giao cho cán văn thư chịu trách nhiệm giữ đóng dấu nên 19 dấu bảo quản tốt, lau chùi việc đóng dấu quy định, đóng dấu rõ ràng , chiều 2.4.1.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Theo quy định hành, Cán chun mơn UBND q trình giải cơng việc phải thu thập văn bản, giấy tờ hình thành q trình giải cơng việc để lập thành hồ sơ Cuối năm, cán chuyên môn phòng nộp phòng văn thư quan để lưu trữ Sau giải xong công việc, cán chuyên môn bổ sung văn bản, tài liệu thiếu; Rà sốt, loại khỏi hồ sơ tài liệu trùng, thừa, nháp, thảo tài liệu tham khảo không cần thiết;Sắp xếp hồ sơ theo trật tự định, thường theo mức độ giải công việc Điều chỉnh tiêu đề hồ sơ nội dung hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề dự kiến ban đầu Sau tiến hành giao nộp vào lưu trữ hành Nhưng theo khảo sát thực tế UBND huyện Phúc Thọ việc lập hồ sơ dùng lại giai đoạn thu thập tài liệu vào hồ sơ giữ lại lưu trữ phòng, đơn vị Hồn tồn chưa có việc lập danh mục tài liệu có hồ sơ.Mới soạn thảo định Về việc ban hành danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện chưa phê duyệt quan cấp 2.4.2 Đối với công tác lưu trữ 2.4.2.1 Công tác thu thập xác định giá trị tài liệu UBND huyện Phúc Thọ Tại phòng,đơn hồ sơ, văn bản, tài liệu các lãnh đạo ban, phòng chun mơn tất hồ sơ tài liêu có liên quan Tất tài liệu thu thập trung vào mối Các gốc nộp xuống phòng văn thư để lưu trữ quản lý phục vụ cho công việc giải hàng ngày UBND huyện Phúc Thọ chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng phòng lưu trữ tài liệu riêng Vì tồn tài liệu thu thập cán văn thư tiếp nhận để phòng văn thư, hệ thống kệ giá để tạm Tài liệu chưa xếp thành phông cụ thể 20 Công tác phân loại tài liệu:Phân loại tài liệu phông lưu trữ quan vào đặc trưng phổ biến loại hình tài liệu phơng lưu trữ quan để phân chia chúng thành khối, đơn vị chi tiết lớn ,nhỏ khác với mục đích quản lý sử dụng có hiệu phơng lưu trữ đó.UBND huyện Phúc Thọ chưa xây dựng kho lưu trữ, nên chưa có phương án biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông, Hiện nay, hàng chục mét giá tài liệu thu tình trạng chất đống, bó gói, lộn xộn, rời lẻ… Có số tài liệu lập hồ sơ chỉnh lý sơ bộ, có 111 mét giá tài liệu hành chính,560 cuộn,băng đĩa ghi âm,ghi hình tồn động chưa chỉnh lý 2.4.2.2 Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên cứu quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức theo giá trị chúng mặt như: trị, kinh tế, văn hoá, khoa học giá trị khác, từ lựa chọn để bổ sung tài liệu có giá trị cho Phơng LTQG Việt Nam Hiện UBND huyện Phúc Thọ chưa xây dựng kho lưu trữ chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho quan Thực trạng công tác xác Công tác xác định giá trị tài liệu thông thường diễn ba giai đoạn giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ hành lưu trữ lịch sử.Tuy nhiên công việc xác định giá trị tài liệu chưa trọng Thực tế công tác xác định giá trị tài liệu UBND huyện Phúc Thọ chưa tiến hành 2.4.2.3 Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ Theo quy định hành thủ trưởng đơn vị cán bộ, công chức, nhân viên UBND huyện chịu trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu trữ.Hồ sơ, tài liệu lưu trữ bảo quản kho theo quy định, xếp khoa học (có đề nhãn, ký hiệu, mã số theo mục hồ sơ ), dễ khai thác, di chuyển cần thiết; thực chế độ kiểm tra định kỳ đột xuất Tuy nhiên UBND huyên Phúc Thọ chưa bố trí kho lưu trữ hợp lý để lưu trữ hồ sơ, tài liệu Chính tài liệu bó gói,chất đống 21 phòng.Tài liệu chứa đựng nhiều thơng tin quan trọng, có giá trị nhiều mặt nên cần lưu trữ lại để phục vụ nhu cầu tìm kiếm tra cứu tất yếu khách quan Vì lãnh đạo quan cần trọng đến công tác lưu trữ tài liệu sản sinh trình hoạt động Cơng tác xác định giá trị tài liệu chưa thực ,tài liệu tồn đọng nhiều,còn gặp nhiều khó khăn; cơng tác triển khai thực quy định, quy chế theo hướng dẫn Thông tư Bộ Nội vụ chưa thực đầy định 22 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG HTQLCL ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI HUYỆN PHÚC THỌ 3.1 Khó khăn giải pháp khắc phục cơng tác áp dụng ISO Huyện Phúc Thọ a.Khókhăn: Trong thực tiễn triển khai việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000 UBND huyện Phúc Thọ nhận thấy khó khăn cần khắc phục: - Khó khăn nội bộ: - Thứ Nhất: Nhận thức vai trò, vị trí, tầm quan trọng Văn ThưLưu trữ chưa cán cơng chức hiểu rõ - Thứ Hai: Trình độ, chuyên môn nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ chưa chun sâu - Thứ ba: Kinh phí hạn hẹp để nâng cấp trang thiết bị cơng tác bảo quản, lưu trữ - Thứ tư; Chưa áp dụng triệt để ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác Văn Thư – Lưu trữ b Giải pháp: Các nội dung công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước thành phố quy định, hướng dẫn cụ thể Vì vậy, để khắc phục hạn chế nêu công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc, cần quan tâm, đạo liệt thủ trưởng đơn vị; mạnh dạn tham mưu, đề xuất người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ đơn vị; quan chủ quản quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ cần quan tâm nữa, tích cực đạo, đơn đốc, nhắc nhở thường xuyên kiểm tra đơn vị việc triển khai thực quy định Văn Thư – Lưu Trữ cụ thể: Thứ nhất, nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, văn thư quan vai trò, vị ví, chức tầm quan trọng Văn thư- Lưu trữ 23 Muốn người có nhận thức phải tun truyền, thể tin viết ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng cơng tác văn thư đăng Trang thông tin điện tử Huyện; quán triệt thực nghiêm túc công tác văn thư để nâng cao chất lượng công tác Văn thư Công chức văn thư phải tự đánh giá hoạt động công tác văn thư, yên tâm công tác, xem công tác đảm nhiệm sợi đỏ xuyên suốt trình hoạt động quan, mà thiếu hoạt động quan bị đình trệ Văn thư nơi quản lý đầu vào, đầu sản phẩm làm việc quan, tổ chức Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt yêu cầu văn thư phải góp phần nhiều Mỗi người có phân cơng lao động riêng, nhiệm vụ có vị trí khác Những vị trí liên kết với thành tổ chức có sức mạnh Khi nhận thức đầy đủ công tác văn thư văn thư quan tồn thể cán bộ, cơng chức nỗ lực hồn thành nhiệm vụ Thứ hai, nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ cho công chức văn thư quan; rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có cơng chức văn thư: Công chức văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật công tác văn thư; rèn luyện cho kỹ cần thiết để đảm bảo thực tốt yêu cầu công tác văn thư, kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại; kỹ giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, phẩm chất đạo đức trị, tinh thần trách nhiệm công việc Một yêu cầu cơng tác văn thư phải bảo đảm bí mật văn Thứ ba: Hàng năm, UBND huyện Phúc Thọ cần tiếp tục tăng cường đầu tư bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ: Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định Luật pháp; nâng cấp sở vật chất, mua sắm trang thiết bị đầy đủ, đại phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho công chức, viên chức, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ nói riêng hoạt 24 động quản lý, điều hành quan hành nhà nước nói chung Thứ Tư: Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn TCVN 9001:2000 công tác văn thư Hệ thống quản lý chất lượng 9001:2000 áp dụng rộng rãi hiệu nhiều lĩnh vực, có lĩnh vực hành Ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan nhà nước Công tác văn thư hoạt động khơng thể thiếu có vai trò quan trọng hành nhà nước Vì vậy, việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng công tác văn thư tất yếu khách quan, tương lai không xa bắt buộc áp dụng đồng loạt quan Nhà nước - Cơng tác lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định Khoản 1, Điều 25, Luật Lưu trữ Đối với UBND phường, xã, bố trí kho lưu trữ theo quy định Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ; thực nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan để quản lý tập trung, thống tài liệu lưu trữ, phục vụ cho hoạt động lâu dài 25 KẾT LUẬN Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thiếu hoạt động tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong điều kiện nước ta nay, việc tiếp tục đẩy mạnh cải cách dịch vụ hành cơng – đặc biệt cải cách Văn Thư – Lưu Trữ cần thiết để khẳng định vai trò phục vụ Nhà nước, đáp ứng thuận lợi nhanh chóng yêu cầu phát triển xã hội Nhận thấy điều UBND Huyện Phúc Thọ tăng cường giải pháp nhằm nâng cao hiệu chất lượng Trong có giải pháp áp dụng ISO 9000 Tuy việc thực ISO 9000 vào cải cách thủ tục hành Văn Thư – Lưu Trữ vài phận quan có hiệu rõ rệt Ban,Ngành Cấp không ngừng đưa định mang tính cải cách nhằm nâng cao hiệu áp dụng nội dung HTQLCL ISO 9000 cơng tác văn phòng tất phòng ban quan Huyện 26 ... vụ công tác Văn Thư – Lưu trữ áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001 2.4.1 Đối với công tác văn thư 12 2.4.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Phúc Thọ Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn. .. ISO 9000 công tác văn thư Huyện Phúc Thọ “ Để có nhìn chúng tình hình thực áp dụng ISO 9000 Mục tiêu: - Khảo sát đánh giá tổng quan tình hình ứng dụng nội dung tiêu chuẩn ISO 9000 công tác Văn thư. .. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG HTQLCL ISO 9000 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI HUYỆN PHÚC THỌ 23 3.1 Khó khăn giải pháp khắc phục công tác áp dụng ISO Huyện Phúc Thọ .23