Đang tải... (xem toàn văn)
Tổ chức công tác kế toán chi hành chính sự nghiệp tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội cơ sở tại Đà Nẵng
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thì cácđơn vị hành chính sự nghiệp dưới sự quản lý của Nhà nước cũng từng bước đi vào pháttriển ổn định và vững chắc góp phần không nhỏ vào công cuộc đổi mới kinh tế - xãhội của đất nước.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nướcnhư đơn vị sự nghiệp y tế, giáo dục, văn hóa, thông tin, sự nghiệp khoa học công nghệ,sự nghiệp kinh tế… hoạt động bằng nguồn kinh phí của Nhà nước cấp, hoặc các nguồnkinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động kinh doanh haynhận viện trợ biếu tặng theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệmvụ của Đảng và Nhà nước giao cho.
Trong quá trình hoạt động, các đơn vị hành chính sự nghiệp dưới sự quản lý củaĐảng và Nhà nước phải có nhiệm vụ chấp hành nghiêm chỉnh luật Ngân sách Nhànước, các tiêu chuẩn định mức, các qui định về chế độ kế toán hành chính sự nghiệpdo Nhà nước ban hành Điều này nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế - tài chính,tăng cường quản lý kiểm soát chi quỹ Ngân sách Nhà nước, quản lý tài sản công, nângcao chất lượng công tác kế toán và hiệu quả quản lý các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Chính vì vậy, công việc của kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thulà phải tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí,tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư tàisản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mứccủa Nhà nước ở đơn vị Đồng thời, kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng thôngtin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành Ngân sách Nhà nước tạiđơn vị hành chính sự nghiệp được Nhà nước sử dụng như là một công cụ sắc bén trongviệc quản lý Ngân sách Nhà nước, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một cáchtiết kiệm và hiệu quả cao.
Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu quả trong công tác quản lý tài sản chính kếtoán ở đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện các nghiệp vụ sau:
Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp,được tài trợ, được hình thành và sử dụng các khoản kinh phí: sử dụng ở các khoản thuở đơn vị.
Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hìnhthực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểmtra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công sở đơn vị, kiểm tra tình hình chấphành thu nộp ngân sách; chấp hành kỉ luật thanh toán và các chế độ, chính sách hànhchính của Nhà nước.
Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấpdưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới.
Lập và nộp đúng hạn báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơquan tài chính theo quy định Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc
Trang 2xây dựng dự toán, xây dựng định mức chi tiêu Phân tích và đánh giá hiệu quả cácnguồn kinh phí.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của kế toán hành chính sự nghiệp trong các đơn vị hànhchính sự nghiệp hoạt động dưới sự quản lý của Nhà nước nên em quyết tâm học hỏi,nghiên cứu để nâng cao hiểu biết về vị trí vai trò của công tác quản lý tài chính – kếtoán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp Đồng thời, qua đó em có thể củng cố vàmở rộng thêm kiến thức mình đã học ở trường để từ đó gắn lý luận với thực tế công tác
của đơn vị Chính vì vậy, trong khóa thực tập tại đơn vị “Trường Cao Đẳng Nội VụHà Nội chi nhánh Đà Nẵng” nằm dưới sự quản lý của Trường Cao Đẳng Nội Vụ tạiHà Nội , em chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán chi hành chính sự nghiệp tạiTrường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội cơ sở tại Đà Nẵng” làm chuyên đề báo cáo thực
tập tốt nghiệp
Trang 3PHẦN I: SƠ LƯỢC VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ TẠI ĐÀ NẴNG1.1 Quá trình thành lập trường Cao Đẳng Nội Vụ tại Đà Nẵng:
Ngày 06/03/2006 Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng có văn bản số1236/UBND-VX đồng ý chủ trương cho Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trungương I (nay là trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội) mở Cơ sở đào tạo tại thành phố ĐàNẵng
Ngày 31/03/2006 Bộ Nội vụ có văn bản số 827/BNV-TCCB đồng ý cho TrườngCao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I phối hợp với Cơ quan Thường trực Trường vàlàm các thủ tục để Bộ Nội vụ quyết thành lập Cơ sở đào tạo thuộc Trường tại Đà Nẵng.Ngày 30/06/2006, Nhà trường đón nhậnQuyết định số 986/QĐ-BNV của Bộ Nộivụ về việc thành lập Cơ sở Trường Cao Đẳng Văn thư Lưu trữ trung ương I tại thànhphố Đà Nẵng Đây là một niềm vui lớn của tập thể cán bộ, giảng viên, giáo viên Nhàtrường.
Ngay sau những ngày đầu thành lập, Đảng ủy, Ban giám hiệu đã chỉ đạo pháttriển đội ngũ cán bộ, giảng viên, đầu tư xây dựng, kin phí trang thiết bị cơ sở vật chất,hệ thống giáo trình, trài liệu phục vụ cho nhu cầu giảng dạy và học tập tại Cơ sở ĐàNẵng.
Cùng với sự phát triển về cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ, giảng viên của Cơ sởluôn được quan tâm Với 3 người từ những ngày đầu thành lập, đến nay số lượng nàyđã là 38, trong đó 05 thạc sỹ và 06 cán bộ, giáo viên đang học cao học để đáp ứng ngàycàng tốt hơn nhu cầu dạy và học tại Cơ sở.
1.2 Chức năng nhiệm vụ chính của đơn vị
Căn cứ Quyết định số 102/QĐ-CĐVTLT ngày 31 tháng 01 năm 2007 của Hiệutrưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I Quy định chức năng nhiệmvụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cơ sở trường Cao đẳng Văn thư Trung Ương I tạiĐà Nẵng (nay là trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ) như sau :
1.2.1 Chức năng:
Cơ sở trường Cao đẳng Văn tư Lưu trữ Trung Ương I tại thành phố Đà Nẵng làđơn vị thuộc trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I có chức năng : đào tạo,bồi dưỡng theo nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng theo nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng củatrường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:
Trang 4- Tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng theo nhiệm vụ và kế hoạchchung của nhà trường.
- Chủ động lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, lập các dự án và tổ chức thực hiệntheo chỉ đạo của Hiệu trưởng.
- Tổ chức sử dụng, quản lý con dấu, tài khoản, quản lý tài sản tài chính theo phâncấp của Hiệu trưởng.
- Quản lý giảng viên, giáo viên, cán bộ, nhân viên, học sinh, sinh viên thuộc Cơsở.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ, quyền hạn của Trường và quyđịnh của pháp luật.
-1.3 Tổng kinh phí từ các nguồn thu của trường trong 3 năm gần đây:
Các chỉ số Năm học2008 – 2009
Năm học2009 - 2010
Năm học2010 – 2011Tổng kinh phí
được cấp từ ngânsách nhà nước
1,299,343,080 1,653,314,596 1,953,239,933
Tổng kinh phí từ
học phí, CSVC 119,328,000 190,176,000 202,518,500Nguồn thu từ Ký
túc xá
500,000,000
Các thông tinkhác (nếu có)
Bảng kê: Tổng kinh phí từ các nguồn thu của trường
1.4 Tổ chức bộ máy quản lý:
Trang 5Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
1.5 Tổ chức bộ máy kế toán:
1.5.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ : Tổ chức bộ máy kế toán
1.5.2 Chức năng nhiệm vụ
Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của nhà trường, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiềnmặt để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu, chi Sau đó tổng hợp, đốichiếu thu chi với kế toán
T ào t o vàổ Đào tạo và ạo vàQu n lý h cản trị - Tài vụọcsinh-sinh viên
Ph trách k toánụ trách kế toán ế toán
K toán ph ế toán ụ trách kế toántrách ph n thuần thu
Th quủ quỹ ỹ K toán ph ế toán ụ trách kế toántrách ph n chi ần thu
thu thuthu
T B MÔNỔ BỘ MÔN Ộ MÔN
Trang 6- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi tình hình thựchiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước, kiểm traviệc quản lý sử dụng các loại vật tư tài sản công của đơn vị.
- Lập và nộp các báo cáo đúng hạn và báo cáo cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơquan tài chính theo chế độ quy định, cung cấp thông tin và các tài liệu cần thiết phụcvụ cho việc xây dựng các định mức chi tiêu kinh phí phân tích đánh giá hiệu quả cácnguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị.
- Thanh toán lương và các khoản đóng góp: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ- Thanh toán mua sắm sửa chữa TSCĐ
- Thanh toán các khoản chi khác: tiếp khách hỗ trợ- Trực tiếp lập báo cáo tài chính của quý, năm
Chế độ kế toán áp dụng: Đơn vị thực hiện công tác theo chế độ kế toán
hiện hành là chế độ kế toán HCSN, ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ –BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VND)
Niên độ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31/12 của năm
dương lịch Kỳ kế toán quý là 3 tháng.
Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy
Hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Trang 7PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VÀ CÁC KHOẢN CHI HÀNHCHÍNH SỰ NGHIỆP Ở PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH TẠI TRƯỜNGCAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI CHI CƠ SỞ TẠI ĐÀ NẴNG.
Tổ chức việc lập dự toán thu chi ngân sách huyện, ngân sách Cơ sở.
Tổ chức thực hiện dự toán thu chi ngân sách được giao nộp đầy đủ, đúng hạn cáckhoản nộp ngân sách theo quy định của pháp luật chi đúng chế độ, đúng mục đích,đúng đối tượng và tiết kiệm.
Hướng dẫn việc kiểm tra việc thực hiện thu chi ngân sách của các đơn vị trựcthuộc.
Quản lý sử dụng tài sản của nhà nước tại đơn vị theo đúng mục đích, đúng chế độcó hiệu quả.
Chấp hành đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nước, báo cáo tình hình thựchiện ngân sách và quyết toán ngân sách theo đúng chế độ quy định.
2.1.2 Căn cứ lập dự toán:
Căn cứ nhiệm vụ kế hoach được Bộ Nội vụ giao, số lượng học viên, sinh viênđang đào tào, kế hoạch tuyển sinh, dự kiến các hợp đồng liên kết, chế độ định mức thuchi tài chính hiện hành của Nhà nước, kết quả thu sự nghiệp và chi hoạt động thườngxuyên của năm trước liền kề (loại trừ các yếu tố đột xuất, không thường xuyên) đượcBộ phê duyệt để lập dự toán thu chi năm kế hoạch.
Dự toán thu, chi hoạt động thường xuyên: Là căn cứ để xác định mức kinh phíNSNN giao đảm bảo hoạt động thường xuyên của Cơ sở :
- Căn cứ lập dự toán thu:
Thu học phí: Căn cứ số lượng học viên, sinh viên các loại hình đào tạo có têntrong danh sách năm kế hoạch, chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch, số dự kiến tốtnghiệp ra trường, số miễn giảm chế độ chính sách và mức thu học phí cho các đốitượng để xây dựng dự toán thu.
Thu các khoản liên kết đào tạo: căn cứ vào hợp đồng ký kết với các đối tác. Thu các khoản dịch vụ: Căn cứ kết quả đấu thầu các dịch vụ và các hợp đồngvới người nhận thầu.
Trang 8 Thu từ lao động sản xuất: Căn cứ vào thực hiện năm trước, các hợp đồng đangthực hiện và dự tính phát sinh năm kế hoạch để lập.
- Căn cứ lập dự toán chi: Căn cứ các chế độ, tiêu chuẩn, định mức hiện hành và cácquy định, định mức chi tiêu nội bộ trong quy chế này để lập dự toán cho từng nội dungchi cụ thể theo mục lục ngân sách nhà nước và riêng cho từng nguồn kinh phí.
- Dự toán thu, chi hoạt động không mang tính thường xuyên như dự toán kinh phínghiên cứu khoa học, chương trình mục tiêu quốc gia, kinh phí thực hiện tinh giảmbiên chế, kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, kinh phí đầu tư XDCB, mua sắm trangthiết bị theo dự án đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt: Đơn vị lập dự toán hàngnăm theo quy định hiện hành.
2.1.3 Yêu cầu đối với lập dự toán.
Dự toán ngân sách của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán phải phản ánh đầy đủcác khoản thu, chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức do cơ quan có thẩm quyềnban hành.
Dự toán ngân sách của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán phải lập theo đúng mẫubiểu, đúng thời gian theo quy định của luật ngân sách Nhà nước và phải lập chi tiếttheo mục lục ngân sách Nhà nước.
Dự toán ngân sách cấp huyện phải tổng hợp theo từng lĩnh vực thu, chi theo địabàn xã, chi đầu tư phát triển.
Báo cáo dự toán ngân sách phải kèm theo bản thuyết minh chi tiết các cơ sở, căncứ tính toán.
Dự toán ngân sách năm trong thời kỳ ổn định đối với dự toán ngân sách cấphuyện phải cân bằng giữa thu và chi.
2.1.4 Các bước lập.
Bước 1 : Công tác chuẩn bị.
Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác trong năm kế hoạch.Lấy ý kiến của các tổ công tác để nắm được nhu cầu cần thiết cho năm kế hoạch.Tính toán tình hình thực hiện năm báo cáo và sơ bộ về tình hình năm kế hoạch.
Bước 2 : Tiến hành lập dự toán:
- Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán: Căn cứ kế hoạch do các đơn vị lập, tổng hợp, lậpkế hoạch dự toán thu, chi, cân đối ngân sách toàn bộ hoạt động tài chính, trình Giámđốc duyệt ký, gửi Trường, Bộ Nội vụ, lập kế hoạch về thu các chỉ tiêu xây dựng cơbản, chi chương trình mục tiêu quốc gia tăng cường cơ sở vật chất, chi mua sắm sữachửa thường xuyên tài sản cố định.
Trang 9Dự toán trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng khi trình lãnh đạo phải kèmtheo các tài liệu sau.
Báo cáo tình hình thực hiện Ngân sách trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵngnăm trước, phương hướng nhiệm vụ, mục tiêu, căn cứ xây dựng dự toán ngân sách vàbiện pháp thực hiện dự toán ngân sách.
Danh mục các công trình xây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hộiPhương án phụ thu và sử dụng phụ thu
Phương án huy động và sử dụng khoản đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầutư xây dựng công trình xây dựng kết cấu hạ tầng
Các tài liệu khác nhằm thuyết minh rõ dự toán thu chi ngân sách huyện
Nội dung của dự toán chi riêng Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trường Cao đẳngNội vụ Cơ sở Đà Nẵng Năm 2011
CƠ SỞ TRƯỜNG CAO ĐẲNG
NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI ĐÀ NẴNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DỰ TOÁN CHI NĂM KẾ HOẠCH
Căn cứ vào kế hoạch thu chi ngân sách và nhu cầu chi tiêu Tổ Hành chính-Quảntrị-Kế toán trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toántrường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng lập dự toán chi ngân sách nhà nước nămc n măm2011 nh sau:ư
năm 2011Kế hoạch 2010
105 Phúc lợi tập thể 54,000,000 35,000,000106 Các khoản đóng góp 86,000,000 60,000,000
114 Chi phí thuê mướn 350,000,000 280,000,000117 Sửa chữa thường xuyên 30,000,000 25,000,000
Trang 10Sau khi lập dự toán chi năm được duyệt, kế toán phải lập dự toán quý cho quýsau Để đảm bảo việc chi tiêu kịp thời chính xác Lập dự toán là một khâu quan trọngkhông thể thiếu được của công tác kế toán, đảm bảo sự kịp thời đầy đủ, chính xác,đúng mục đích của đơn vị Phải tôn trọng thời hạn lập dự toán đối với dự toán chi năm,lập vào quý 3 của năm trước và vào tháng cuối của quý trước đối với dự toán chi quý.
Khi thực hiện đơn vị phải tuyệt đối chấp hành dự toán, sử dụng tiền việc nào vàoviệc ấy, không được phép điều hoà giữa các mục, khi sử dụng không hết phải hoàn trảlại cho ngân sách Nhà nước nếu trong năm, trong quý có công việc đột xuất vượt quákhả năng chi của đơn vị thì phòng kế toán phải lập kế hoạch chi bổ xung để cơ quanchủ quản là Sở tài chính xét duyệt cấp bằng lệnh chi tiền Khi dự toán chi năm đượcduyệt vào cuối mỗi quý hiện hành kế toán lập dự toán chi năm căn cứ vào :
- Dự toán chi năm được duyệt
- Chi tiêu công tác các tháng của lập dự toán
- Tình hình thực của quý trước và quý này năm trước
Phương pháp lập dự toán chi quý: Lập dự toán chi của 3 tháng thành dự toán chicủa 1 quý, các khoản chi như : Tiền lương và phụ cấp lương là những khoản chi ít thayđổi nên có thể lập dự toán chi quý chia đều cho 3 tháng, Tổ Hành chính-Quản trị-Kếtoán phải lập dự toán chi tiết đến từng tiểu mục để không ảnh hưởng đến quá trình thựchiện nhiệm vụ của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán
DỰ TOÁN CHI QUÝ 1 NĂM 2011 CỦATỔ HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ-KẾ TOÁN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI CƠ SỞ ĐÀ NẴNG
Chương 018 loại 13 khoản 01
Đà Nẵng, ngày…tháng … năm 2002
Trang 11Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán đơn vị tính : 1000 đồng
Tổng sốTháng 1Tháng 2Tháng 3
1310100Tiền lương166.00056.00055,00055.000Tiền công12,5004,0004,5004,000Phục lợi tập thể4,5001,5001,5001,000Các khoản đóng góp22,0006,5008,0007,500T.toán D.vụ công cộng40,00014,00012,00014,000Cung ứng văn phòng9,5003,0003,0003,500Thông tin liên lạc15,00005,0005,0005,000
Công tác phí10,0006,0004,000Chi phí thuê mướn42,00010,00015,00017,000Sửa chữa TX TSCĐ
Chi phí nghiệp vụ chuyênmôn
Chi khác
Cộng
Trang 122.2 Điều chỉnh dự toán chi
Đối với kinh phí hoạt động thường xuyên được tự chủ, trong quá trình thực hiện,Cơ sở trường được điều chỉnh dự toán thu chi trong phạm vi nguồn tài chính được sửdụng phù hợp với tình hình thực tế Văn bản điều chỉnh được gửi đến Kho Bạc Nhànước nơi giao dịch để theo dõi, quản lý.
Đối với các khoản kinh phí không thường xuyên bằng nguồn không tự chủ, việcđiều chỉnh dự toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.
2.3 Công tác chấp hành dự toán
Đơn vị, cá nhân chi tiêu kinh phí có trách nhiệm tập hợp chứng từ đúng quy địnhđể thanh toán với Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán Các khoản chi tiêu phải đượcquyết toán đúng niên độ kế toán Mọi trường hợp nhận tạm ứng chi tiêu, sau thời điểmthực hiện công việc chậm nhất 30 ngày không tập hợp chứng từ thanh toán mà khôngcó lý do chính đáng, Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trừ vào lương của người nhậntạm ứng Các cá nhân nào thực hiện không đúng quy định trên coi như chưa hoànthành nhiệm vụ, đây là chỉ tiêu để bình xét thi đua cuối năm.
2.3.1 Nguyên tắc cấp phát
Có 2 nguyên tắc cấp phát :
+ cấp phát bằng lệnh chi tiền+ Cấp phát bằng hạn mức kinh phíQuy trình cấp phát bằng hạn mức kinh phí.
Căn cứ vào dự toán điều hành ngân sách quý, Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toánthông báo hạn mức chi cho các trường sử dụng ngân sách đồng thời gửi kho bạc Nhànước để làm cơ sở kiểm soát và thanh toán chi trả.
Trường hợp Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán chưa thực hiện được việc thông báohạn mức chi trực tiếp đến từng trường Việc phân phối phải đảm bảo nguyên tắc tổngsố hạn mức và chi tiết đến từng tiểu mục trong tháng của từng trường phải phù hợp với
Trang 13thông báo hạn mức chi ngân sách quy của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán.Hạn mứcchi quý (có chia ra tháng) được thông báo chi tiết theo các mục chi của ngân sách như:
+ Tiền lương+ Tiền công+ Phụ cấp lương
+ Học bổng học sinh, sinh viên+ Tiền thưởng
+ Phúc lợi tập thể+ Các khoản đóng góp
+ Sửa chữa thường xuyên TSCĐ+ Sửa chữa lớn TSCĐ
+ Chi phí nghiệp vụ chuyên môn+ Mua sắm TSCĐ
+ Các khoản thanh toán cho cá nhân+ Thanh toán dịch vụ công cộng+ Vật tư văn phòng
+ Thông tin tuyên truyền liên lạc+ Hội nghị
+ Công tác phí+ Chi phí thuê mướn+ Chi khác
Trong thời gian trước mắt, nếu Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán chưa có khảnăng phân phối hạn mức đủ các mục chi kể trên thì tuỳ từng thời gian và điều kiện cụthể Bộ Tài chính thông báo đến một số mục chi chủ yếu theo hướng dẫn hàng năm, cácmục còn lại được thông báo vào mục chi khác.
Căn cứ vào hạn mức Tổ Hành Quản trị-Kế toán.Trưởng Tổ Hành Quản trị-Kế toán ra lệnh chuẩn chi kèm theo hồ sơ thanh toán gửi kho bạc
Trang 14chính-Hạn mức chi tháng nào chỉ được cấp phát thanh toán cho mục chi đó Nếu sửdụng chưa hết được chuyển sang tháng sau (quý sau) nhưng đến ngày 31/ 12 hạn mứcchi không hết thì xoá bỏ Hạn mức chi thuộc mục nào chỉ được cấp phát thanh toán chomục đó.
Khi rút hạn mức để chi tiêu, có thể rút từ mục "chi khác" để chi cho mục ngoàicác mục chủ yếu, nhưng phải hạch toán và quyết toán đúng mục chi, tiểu mục chi củaMục lục ngân sách Nhà nước
Trường hợp chưa có đủ điều kiện thực hiện cấp phát thanh toán kinh phí trực tiếpqua kho bạc cho các trường sử dụng ngân sách ở tất cả các khoản chi thì được phépcấp tạm ứng đối với một số khoản chi Sau khi hoàn thành công việc và có đủ chứng từthanh toán thì chuyển từ tạm ứng sang cấp phát.
Quy trình cấp phát đối với hình thức cấp phát bằng lệnh chi tiền
Căn cứ vào dự toán ngân sách quý và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chi, Tổ Hànhchính-Quản trị-Kế toán, trưởng phòng Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán xem xét kiểmtra yêu cầu chi nếu hợp pháp thì ra lệnh chi trả.
Việc phân bổ và giao dự toán ngân sách cho các trường phải kết thúc trước ngày31/ 12 năm trước Cho nên ngay từ đầu tháng 12 cũ Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toánphải chuẩn bị đầy đủ các loại sổ sách kế toán cho năm mới Đồng thời ghi ngày lênnhững dòng đầu của các loại sổ số dư đầu năm của các tài khoản từ sổ kế toán nămmới Gạch một gạch ở dưới số dư đầu kỳ.
Đối với công tác mở sổ đầu tháng, đầu quý cũng như công tác mở sổ đầu năm đốivới tất cả các loại sổ thì ghi ngay lên dòng đầu các số dư của tháng trước, quý trước,năm trước chuyển sang sau đó mới ghi số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtrong tháng mới, quý mới, năm mới.
Chi dự toán ngân sách chi được duyệt khi có đủ điều kiện sau :- Đã có trong dự toán ngân sách được duyệt trừ 2 trường hợp sau + Dự toán ngân sách chưa được cơ quan có thẩm quyền quyết định
+ Chi từ nguồn dự phòng ngân sách theo quyết định của cấp có thẩm quyền quyđịnh
Trang 15- Đã được trưởng Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán hoặc được uỷ quyền chuẩnchi
Cấp phát các khoản chi thường xuyên của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán.Mức chi hàng quý được phân phối là hạn mức cao nhất mà các trường được chitrong quý
Trong quá trình chấp hành ngân sách, nếu có sự thay đổi về thu, chi thì thực hiệnnhư sau:
Nếu có nhu cầu chi đột xuất ngoài dự toán nhưng không thể trì hoãn được mà cónguồn dự phòng đáp ứng nhu cầu chi đột xuất đó.
Trang 16109T.toán D.vụ công cộng4.0001.4001.4001.200110Cung ứng văn phòng1.800700400700111Thông tin liên lạc3.5001.3009001.300
Trưởng phòngHC-QT-KTĐơn vị : Tổ HC-QT-KH Cơ Sơ Trường
Cao đẳng Nội vụ tại Đà Nẵng Mẫu số : 01 – TTĐịa chỉ : Khu đô thị mới Điện Nam,
Trang 17nhật xong chuyển phiếu thu kèm theo chứng từ gốc cho kế toán giao dịch với kho bạcđể ghi vào sổ theo dõi nguồn kinh phí, sổ theo dõi nguồn hạn mức kinh phí Sau đó,căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán sẽ gh sổ:
Nợ TK : 661Có TK : 111
Quy trình ghi sổ cái 111
Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Sổ cái
Sổ quỹ
Phần mềm kế toán Sổ cáiChứng từ gốc
Trang 18 Khi chi tiền, kế toán dựa vào giấy đề nghị tạm ứng, các hóa đơn để ghi phiếuchi chi tiền tạm ứng cũng như thanh toán các khoản phải trả khác
Sơ đồ hạch toán
511 111 112 Thu sự nghiệp và các khoản thu khác Xuất tiền mặt gửi kho bạc
thángghi sổ