Đang tải... (xem toàn văn)
báo cáo tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa công ty TNHH thương mại ABC
BÁO CÁO TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất 1.1.1 Loại hình kinh doanh: cơng ty ABC công ty thương mại dịch vụ tổng hợp 1.1.2 Đặc điểm kinh doanh: - Kinh doanh hàng hoá máy tính, máy in lắp ráp sẵn bán bn, bán qua đại lý - Là nhà phân phối chủ yếu cho số nhà sản xuất máy tính lớn toàn quốc 1.1.2.1 Thị trường tiêu thụ: Trên toàn quốc, phân phối rộng rãi, gồm khu vực lớn: Tp HCM, miền Bắc ( từ Quảng Nam trở ra), miền Trung- Tây Nguyên ( từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận tỉnh Tây Nguyên), Nam Bộ ( từ Bình Thuận trở vào, trừ TP.HCM) 1.1.2.2 Cách thức mua hàng - Hàng nhận trực tiếp kho gần công ty - Nhà cung cấp : nước nước Cách thức bán hàng - Nhà phân phối ( bán buôn) - Siêu thị, đại lý ( bán lẻ) 1.1.2.3 Cách thức toán - Phương thức toán: tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng Mỗi khách hàng nhà phân phối có hạn mức tín dụng - Chiết khấu: 2% tổng số tiền toán hoá đơn toán 10 ngày kể từ ngày lập hoá đơn - Thời gian: Các giao dịch mua, bán hàng tốn tiền toán chậm với thời hạn tốn 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn 1.1.2.4 Hoa hồng- thưởng - Nhà phân phối, siêu thị: thưởng 2% tổng doanh số hàng tháng , tính trị giá hoá đơn - Đại lý: 5% giá bán đại lý 1.1.2.5 Vận chuyển hàng hóa - Mua hàng: người bán vận chuyển đến kho gần với địa nhà cung cấp - Bán hàng: hàng giao kho gần với địa người mua Trường hợp kho gần thiếu hàng hàng hóa từ kho khác vận chuyển đến kho gần để giao cho người mua 1.1.3 Đặc điểm hàng hố Gồm hai mặt hàng Máy tính(để bàn, xách tay) Máy in Hàng hóa có giá trị lớn, lắp rắp ngun chiếc, khơng có bán thành phẩm Là măt hàng dễ chịu tác động phát triển công nghệ, xu tâm lý người tiêu dùng, sản phẩm thay thế, tính tiện lợi dẫn tới lỗi thời giảm giá trị sản phẩm Chất lượng khó kiểm định Yêu cầu bảo quản cao(nơi khơ ráo, thống mát…) Sản phẩm đa dạng chủng loại, hình thức, chức kiểu dáng, màu sắc Hàng bán bị trả lại: kỹ thuật không tốt, chất lượng xấu, lỗi lỹ thuật Chi phí bảo hành dịch vụ hậu kèm theo: liên tục thay đổi xảy lúc 1.1.4 Bộ máy sản xuất kinh doanh TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TGĐ KINH DOANH PHỊNG MUA HÀNG PHỊNG BÁN HÀNG PHỊNG MARK ETING PHĨ TGĐ NSHC- TCKT-KS BP ĐIỀU PHỐI – KHO VẬN Cơ cấu tổ chức gồm: Một tổng giám đốc: phụ trách chung Hai phó tổng giám đốc PHỊNG NHÂN SỰ HÀNH CHÍNH PHỊNG KẾ TỐN – TÀI CHÍNH BAN KIỂM SỐT Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh Phó tổng giám đốc phụ trách nhân sự, hành chính, tài kế tốn, kiểm sốt Phịng nhân hành chính: chịu trách nhiệm việc tuyển dụng, bố trí nhân theo yêu cầu, thực cơng tác hành chính… Phịng kế tốn tài chính: chịu trách nhiệm tồn cơng tác kế tốn, tài cơng ty Đứng đầu kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng kế tốn tài Phịng mua hàng: chịu trách nhiệm mua hàng từ nhà sản xuất tìm kiếm nguồn hàng nhập hàng từ nước ngồi, mua hàng theo u cầu cơng ty Phịng bán hàng: quản lý tồn mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ… Phòng maketing: chịu trách nhiệm xây dựng thực hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty Bộ phận điều phối kho vận: chịu trách nhiệm việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho… Ban kiểm soát: thực cơng việc kiểm sốt kiểm tóan nội công ty 1.1.5 Mục tiêu- phương hướng Trở thành nhà phân phối hàng đầu toàn quốc cho nhà sản xuất máy tính lớn Tăng số lượng khách hàng, nhà phân phối, đại lý nhiều phân vùng Tìm kiếm phân vùng xem thị trường tiềm năng, mở rộng thị trường Đẩy mạnh hoạt động marketing 1.2 Đặc điểm hệ thống kế toán 1.2.1 Hình thức kế tốn: tập trung, sử dụng phần mềm kế tốn theo hình thức nhật kí chung 1.2.2 Kỳ kế toán: theo tháng Đơn vị tiền tệ : VND CHÍNH SÁCH KẾ TỐN 2.1 u cầu thơng tin kế tốn Bảng mơ tả nhu cầu thơng tin kế toán STT Người sử dụng TT Tổng giám đốc Mục tiêu Đánh giá hiệu hoạt động kinh doanh Đánh giá khả tạo tiền trình hoạt động, khả chuyển đổi tài sản thành tiền Dự đốn dịng tiền tương lai 4.Tổ chức sử dụng hiệu nguồn lực Đánh giá tình hình kinh doanh tai: Phó lãi, lỗ kỳ tổng Đánh giá giám hiệu kinh đốc KD doanh vùng, kênh phân phối để định Nội dung thông tin Kết hoạt động kinh doanh: Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ Lợi nhuận gộp bán hàng cung cấp dịch vụ Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp Tình hình nguồn vốn, tài sản: Tỷ trọng vốn chủ sở hữu, nợ phải trả tổng tài sản Biến động vốn chủ sở hữu 3.Chi phí Lưu chuyển tiền tệ Phân tích tình hình tài chính, tình hình hoạt động ( suất, hiệu quả…),khả toán Tiến độ thực dự án triển khai Kết hoạt động kinh doanh theo khách hàng, mặt hàng, Doanh thu, giá vốn, giảm giá, chiết khấu, lợi nhuận hoạt động kinh doanh (theo khu vực, theo kênh phân phối ) Hàng tồn kho, NPThu, NPTrả (theo khu vực) hướng đầu tư phù hợp Đưa chiến lược kinh doanh PTGĐ NSHCTCKT KS Trưởng phịng nhân - Hành Trưởng phịng KTTC (Kế tốn trưởng) Trưởng phịng mua hàng Danh sách khách hàng có số dư nợ vượt hạn mức tín dụng Dự tốn liên quan đến mua hàng,bán hàng Nhân sự: Thông tin nhân viên Thông tin quỹ khen thưởng, phúc lợi Hoạch định DN chiến lược Bảng lương nhân viên nhân - tài Tài chính: 1.Tình hình tài sản, nguồn vốn 2.Sử dụng nguồn 2.Các loại quỹ: quỹ đầu tư phát triển, đầu tư vốn doanh xây dựng bản, quỹ dự phòng tài nghiệp cách Dịng tiền sử dụng dự án kinh có hiệu doanh Tình hình vay vốn DN 5.Tình hình tài chính, cơng nợ khoản vay 6.Khả tạo tiền Đưa sách lương, khen Thơng tin chi tiết nhân viên thưởng cho Thông tin tuyển dụng nhân sự, nhu nhân viên cầu nhân từ phòng ban, số lượng 2.Quản lý nhân nhân viên, quản lí viên 1.Phản ánh tình hình kinh doanh 2.Phân tích tình Thơng tin nghiệp vụ kinh tế phát hình tài chính, lập sinh báo cáo tài Thông tin tình hình tài cơng báo cáo khác ty có liên quan 1.Chịu trách nhiệm mua hàng, tìm nhà cung cấp, đáp ứng kịp thời Thông tin nhà cung cấp nhu cầu hàng cho Tình hình hàng tồn kho cơng ty 2.Điều chỉnh lượng hàng mua Phòng bán hàng Phòng marketing Thủ kho, trưởng phận điều phối kho vận 10 Ban kiểm soát 10 Cơ quan vào 1.Để đáp ứng nhu cầu mua hàng khách hàng 2.Xem xét khả toán khách hàng 1.Khảo sát thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng 2.Xây dựng hoạt động khuyến mãi, quảng cáo Quản lý hàng tồn kho Làm sở đối chiếu với sổ kho Vận chuyển hàng mua, hàng bán theo u cầu hóa đơn, chứng từ Tình hình hàng tồn kho Thông tin khách hàng hạn mức tín dụng khách hàng Doanh số bán hàng theo khu vực, theo mặt hàng, theo kênh phân phối (cả lượng lẫn giá) Chi phí Marketing Tình hình nhập, xuất, tồn (cả lượng lẫn giá trị) Tình hình mua, bán hàng (theo mặt hàng, theo nhà cung cấp/khách hàng, theo kho) 1 Hiệu sử dụng vốn Tình hình tài sản cơng ty: - Giá trị lại - Năng suất hoạt động máy móc Đảm bảo thiết bị(TSCĐ) hữu, hiệu hiệu - Nhập, xuất, tồn mặt hàng kho hệ thống hàng kiểm soát nội Chính sách kế tốn, quy trình ln chuyển 2.Trợ giúp BGĐ chứng từ điều hành Quá trình ghi chép sổ sách: Số liệu tổng hợp chi tiết, kỳ kỳ trước Việc thực thi quy định luật lệ công ty nhân viên Doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi Thu đủ thuế phí hoạt động, doanh thu hoạt động khác… Thông kê thu nhập người lao động thuế 11 12 14 15 Nhà cung cấp 1.Bán hàng 2.Đảm bảo nguồn vốn không bị chiếm dụng Phương thức thời hạn toán Tài sản đảm bảo.Ngân hàng bảo lãnh, mở L/C (đối với nhà cung cấp nước ngồi) Ngân hàng Cung cấp tín dụng, hạn mức tín dụng 2.Gia hạn nợ Tài sản ngắn hạn, dài hạn, nợ phải trả,phương án đầu tư kinh doanh mới, tình hình bán hàng… làm sở để ngân hàng đánh giá hiệu hoạt động KD.=> BCTC, BC kiểm tốn Tình hình tài chính, tình hình kinh doanh Xem xét doanh nghiệp có tn Cơng ty thủ luật lệ, chế BHYT, độ quy định đối BHXH với người lao động theo luật lao động hay không Cơ Thu thập số liệu quan cho thống kê thống kinh tế kê Báo cáo nhân sự, hợp đồng lao động, bảng lương sách cơng ty áp dụng cho lao động công ty BCTC Danh mục đối tượng kế tốn STT Nhóm đối tượng Tên đối tượng Tiền 1.1 Tiền mặt 1.2 Tiền gửi ngân hàng 1.3 Tiền chuyển 2.1 Đối tượng quản lý chi tiết Loai tiền (VND, ngoại tệ) Từng tài khoản ngân hàng, loại tiền Từng tài khoản ngân hàng, loại tiền Các khoản phải thu Phải thu khách hàng Theo khách hàng, chứng từ, khu vực, kênh phân phối, nhân viên phụ trách Ứng trước tiền cho NCC NCC nước NCC nước Phải thu đại lý, siêu thị Phải thu tiền tạm ứng thừa Phải thu tiền Phải thu hàng hóa, vật tư Thuế GTGT khấu trừ Phải thu khác từ khách hàng, nhà cung cấp Phải thu khác từ nhân viên 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4.1 4.1.1 4.1.2 4.2 4.3 Hàng hoá Hàng gửi bán Hàng mua đường Công cụ, dụng cụ Nguyên vật liệu Chi phí sản xuất dở dang Khách hàng, nhà cung cấp Nhân viên Hàng hoá Từng ĐL,ST, hàng hoá Từng ĐL,ST, Hàng hoá Loại CCDC Loại NVL Từng hoạt động Khoản phải trả Phải trả NCC Phải trả NCC nước Phải trả NCC nước Khách hàng ứng tiền trước Nợ dài hạn đến hạn phải trả Vay ngắn hạn 4.5 Vay dài hạn 4.6 Phải trả cơng nhân viên Các khoản trích theo lương Hoa hồng cho đại lý, siêu 4.8 Từng nhân viên Hàng tồn kho 4.4 4.7 Từng NCC, chứng từ Từng NCC, chứng từ Từng đại lý, hóa đơn Từng nhân viên Từng nhân viên Nhà cung cấp, chứng từ Nhà cung cấp, chứng từ Nhà cung cấp, chứng từ Từng hợp đồng, khế ước vay Từng hợp đồng, khế ước vay Từng hợp đồng, khế ước vay Bộ phận, nhân viên Bộ phận, nhân viên Từng ĐL, Siêu thị thị Các khoản thuế phải nộp nhà nước Thuế GTGT đầu Thuế GTGT HH, DV phải nộp nước Thuế GTGT hàng nhập Thuế nhập phải nộp Thuế TNDN Thuế TNCN nộp hộ NV Các loại thuế khác phải nộp 4.9 4.9.1 4.9.1.1 4.9.1.2 4.9.2 4.9.3 4.9.4 4.9.5 5.2 Tạm ứng Chi phí trả trước Dự phịng phải thu khó địi Dự phịng giảm giá hàng tồn kho Tạm ứng Chi phí trả trước ngắn hạn Chi phí trả trước dài hạn Chi phí công cụ, dụng cụ Sửa chữa lớn TSCĐ Ký quỹ, ký cược ngắn hạn 8.2 Ký quỹ, ký cược dài hạn 10 10.1 Hóa đơn Từng nhân viên Khách hàng Hàng hoá, khu vực Nhân viên Bộ phận sử dụng Bộ phận sử dụng Bộ phận sử dụng Tài sản Ký quỹ, ký cược 8.1 9.1 9.2 Hóa đơn Các khoản dự phòng 5.1 7.1 7.2 7.3 7.4 Hóa đơn Khách hàng, nhà cung cấp Khách hàng, nhà cung cấp Tài sản cố định Tài sản cố đinh hữu hình Tài sản cố định vơ hình Tài sản Tài sản Hao mịn TSCĐ hữu hình Từng tài sản, phận sử dụng Hao mòn tài sản cố định Hao mịn TSCĐ vơ hình 10.2 13 14 Chi phí đầu tư xây dựng Nguồn vốn kinh doanh Từng tài sản, phận sử dụng Từng cơng trình Vốn chủ sở hữu Vốn khác 15 16 17 18 19 19.1 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Quỹ đầu tư phát triển Quỹ khen thưởng, phúc lợi Nguồn vốn đầu tư xây dựng Doanh thu Doanh thu bán hàng Hàng hoá, khu vực, nhân viên Hàng hoá, khu vực, nhân DT bán qua ĐL, siêu thị viên Doanh thu cung cấp dịch vụ Từng dịch vụ, khu vực, DT sửa chữa nhân viên DT cho thuê kho Khu vực, kho 19.1.1 DT bán buôn 19.1.2 19.2 19.2.1 19.2.2 20 Doanh thu hoạt động tài Lãi tiền gửi Chênh lệch lãi TGHĐ Được hưởng chiết khấu toán 20.1 20.2 20.3 21 21.1 21.2 Khoản giảm trừ DT Chiết khấu thương mại Hàng bán bị trả lại Giảm giá hàng bán chất lượng 21.3 22 Chi phí bán hàng Khách hàng Khách hàng, hàng hóa Khách hàng, hàng hố ... hàng hàng, hàng đại lý (ký hóa, ngày gửi) tháng, số tiền, hoa Kế toán tiền Kế toán trưởng Ban giám đốc Kế toán kho Trưởng phận điều phối kho vận Kế toán kho Trưởng phận điều phối kho vận Xác định... marketing 1.2 Đặc điểm hệ thống kế tốn 1.2.1 Hình thức kế toán: tập trung, sử dụng phần mềm kế toán theo hình thức nhật kí chung 1.2.2 Kỳ kế tốn: theo tháng Đơn vị tiền tệ : VND CHÍNH SÁCH KẾ TỐN... trí nhân theo yêu cầu, thực công tác hành chính… Phịng kế tốn tài chính: chịu trách nhiệm tồn cơng tác kế tốn, tài cơng ty Đứng đầu kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng kế tốn tài Phịng mua hàng: chịu
