Hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp hướng tới nâng cao hiệu quả công tác quản lý công nợ trong thanh toán tại Công ty xuất nhập khẩu.pdf

Hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp hướng tới nâng cao hiệu quả công tác quản lý công nợ trong thanh toán tại Công ty xuất nhập khẩu.

LỜI MỞ ĐẦU

Kế toán công nợ trong thanh toán là một mảng rất quan trọng trong công tác kế toán tại doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp xuất nhập khẩu Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt, yêu cầu quy mô hoạt động kinh doanh ngày càng phải được mở rộng và làm tăng số lượng các nhà cung cấp và khách hàng Do đó, công tác kế toán công nợ cũng phải hoàn thiện hơn để quản lý tốt công nợ trong thanh toán, đảm bảo sự ổn định về tài chính cho doanh nghiệp

Xuất phát từ yêu cầu trên, trong quá trình thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội, em đã tiến hành chọn đề tài:

“Hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách

hàng và nhà cung cấp hướng tới nâng cao hiệu quả công tác quản lý công nợ trong thanh toán tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội”

Kết cấu của chuyên đề ngoài Lời mở đầu và Kết luận, gồm ba chương:

Chương I: Tổng quan về công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội Chương II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ

thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội

Chương III: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ

thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp hướng tới nâng cao hiệu qủa quản lý công nợ trong thanh toán với đối tượng này

Với thời gian và trình độ còn hạn chế, chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong có được sự quan tâm chỉ bảo của thầy cô để bài viết được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG I

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI

Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà Nước hoạt động chính thức từ 6/1962 theo quyết định của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội Công ty có tên giao dịch đối ngoại là Hanoi import-export & investment corporation và tên điện tín là UNIMEX HANOI UNIMEX Hà Nội là một công ty thành viên của Liên hiệp công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội Trụ sở chính của Công ty được đặt tại số 41, Ngô Quyền, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội đồng thời cũng là văn phòng của Liên hiệp công ty

Công ty hiện nay có bốn chi nhánh trực thuộc: - Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh - Chi nhánh tại Hải Phòng

- Tổng kho Cầu Diễn - Xí nghiệp chè Thủ Đô

Công ty có nhiệm vụ tổ chức, tiến hành các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp theo yêu cầu của thành phố, theo nhu cầu của thị trường trong và ngoài nước, tổ chức hợp tác, đầu tư với nước ngoài, liên doanh sản xuất kinh doanh với các tổ chức kinh tế trong mọi lĩnh vực

Với chức năng, nhiệm vụ như trên, hoạt động kinh doanh của công ty được tổ chức gồm các hoạt động chính sau:

- Nhập khẩu trực tiếp để bán nội địa

- Mua hàng nội địa để xuất khẩu ra nước ngoài - Nhận uỷ thác xuất, nhập khẩu để thu lợi nhuận

- Tiến hành thêm hoạt động đầu tư vào kinh doanh bất động sản, các dịch vụ đầu tư khách sạn, du lịch

Cơ cấu tổ chức của công ty được khái quát như sau: Ban giám đốc, Các phòng ban như Phòng hành chính quản trị, Phòng tổng hợp, Các phòng kinh doanh

Để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, mô hình kế toán được tổ chức như Sơ đồ 1.1

Công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp được theo dõi bởi hai bộ phận kế toán nhập khẩu và kế toán xuất khẩu Hai bộ phận này theo dõi cho toàn bộ chu trình nhập khẩu và xuất khẩu nên theo dõi cả về công nợ trong thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp phát sinh trong mỗi chu trình

Tại công ty hiện nay áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung và hạch toán theo chế độ kế toán ban hành kèm theo Quyết định số 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính Công việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế được thực hiện trên máy tính thông qua phần mềm Fast Enterprise 2003

SƠ ĐỒ 1.1

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Kế toán trưởng

Phó phòng 2 Kế toán tổng Phó phòng 1

Quản lý chung

Kế toán nhập khẩu

Kế toán xuất khẩu

Kế toán

kho hàng Thủ

quỹ Kế

toán theo dõi thuế Kế

toán tiền

gửi ngân

hàng

Kế toán lươn

g và bảo hiểm

Kế toán

tiền mặt

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG,NHÀ CUNG CẤP TẠI

CÔNG TY XUẤT KHẨU VÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI

I KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN MUA VÀ BÁN TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI

1 Khái quát về tổ chức thanh toán với nhà cung cấp

Trong quá trình kinh doanh, số lượng các nhà cung cấp mà công ty giao dịch là rất lớn Các nhà cung cấp gồm cả nhà cung cấp trong và ngoài nước với khối lượng hàng hoá giao dịch là khác nhau Do đó phương thức thanh toán thường được thoả thuận trước khi kí kết hợp đồng cung ứng

Đối với nhà cung cấp có khối lượng giao dịch nhỏ, công ty thường sử dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt với hai hình thức thanh toán chính là thanh toán bằng tiền VNĐ và thanh toán bằng ngoại tệ

Đối với nhà cung cấp có khối lượng giao dịch lớn, phương thức thường sử dụng là phương thức thanh toán qua ngân hàng với các hình thức chính: thanh toán bằng L/C (đối với nhà cung cấp nước ngoài) và séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi (cho nhà cung cấp trong nước)

Nếu tiến hành thanh toán bằng L/C thì sau khi kí kết hợp đồng kinh tế, công ty phải lập bộ hồ sơ theo quy định của ngân hàng để đề nghị mở L/C Khi đủ các điều kiện cần thiết, ngân hàng sẽ mở L/C và thông báo cho công ty.Việc thanh toán diễn ra khi chứng từ thanh toán do bên bán gửi được chuyển đến ngân hàng và công ty yêu cầu ký hậu thanh toán theo quy định Thông thường, công ty sẽ tiến hành thanh toán khoảng 90% giá trị L/C cho người bán ngay sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ do bên bán gửi Còn lại 10% sẽ được thanh toán nốt sau khi công ty nhận được hàng thoả mãn các yêu cầu phẩm chất, quy cách theo hợp đồng đã ký kết cùng phụ lục đo lường chất lượng kèm theo Nếu có bất kỳ sự bất đồng giữa bên bán và công ty thì việc thanh toán sẽ tạm thời đình chỉ Hai bên sẽ thoả thuận và tiếp tục việc thanh toán khi có sự

2 Khái quát về tổ chức thanh toán với khách hàng

Cũng như các nhà cung cấp, công ty cũng tiến hành giao dịch với số lượng lớn các khách hàng cả trong và ngoài nước

Với khách hàng có khối lượng giao dịch nhỏ, công ty sử dụng phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu Trong khi đó, với khách hàng nội địa có khối lượng giao dịch lớn, công ty tiến hành thanh toán qua ngân hàng bằng séc chuyển khoản Đặc biệt với các khách hàng nước ngoài, công ty tiến hành uỷ thác cho ngân hàng trong nước thu hộ tiền từ phía nước ngoài để giảm bớt sự cản trở về mặt không gian và thời gian

3 Khái quát về công tác tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội

Công tác tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty gồm hai nội dung chủ yếu là: công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán và công tác quản lý hoạt động thanh toán

Công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán thể hiện trong trình tự lập và luân chuyển chứng từ thanh toán, xây dựng hệ thống sổ sách kế toán, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp để hỗ trợ cho việc theo dõi tình hình phát sinh các nghiệp vụ thanh toán định kỳ, lập báo cáo theo quy định

Công tác quản lý hoạt động thanh toán được thực hiện nhằm theo dõi tình hình phát sinh, số lượng, thời hạn và giá trị của các khoản thanh toán Trên cơ sở số liệu quản lý, định kỳ lập các báo cáo về tình hình thực hiện các hoạt động

II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI

Với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán kế toán, công ty đã tiến hành áp dụng kế toán máy Nhưng do trình độ nhân viên còn hạn chế nên trong năm 2002, hoạt động kế toán tại công ty còn áp dụng cả kế toán thủ công và kế toán máy Sang năm 2003, công ty sẽ bỏ hẳn hình thức kế toán thủ công và toàn bộ hoạt động kế toán đã được thực hiện trên máy vi tính Do đó, để đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế , em xin được trình bày về thực trạng công hạch toán kế toán được thực hiện trên hệ thống kế toán máy

1 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp

1.1 Chứng từ kế toán trong thanh toán với nhà cung cấp

 Chứng từ kế toán trong thanh toán với nhà cung cấp nội địa _ Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp

_ Hoá đơn GTGT

_ Giấy đề nghị nhập kho _ Phiếu nhập kh

_ Phiếu chi

_ Giấy đề nghị thanh toán

_ Séc chuyển khoản, Phiếu uỷ nhiệm chi, Giấy báo nợ của ngân hàng _ Biên bản thanh lý hợp đồng

 Chứng từ kế toán trong thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài

KILOBOOKS.COM_ Giấy đề nghị nhập kho

_ Giấy báo nợ ngân hàng, Lệnh chuyển tiền

Để minh hoạ chúng ta có thể xem xét ví dụ về một hoạt động mua hàng nội địa của công ty trong tháng 12/2002 như sau:

Trong tháng 12/2002, Công ty tiến hành kí kết Hợp đồng kinh tế với công ty TNHH Hội Vũ để mua một lô hàng phục vụ cho xuất khẩu Ngày 1/12/2002, Phòng kinh doanh nhận hàng và làm các thủ tục nhập kho, toàn bộ chứng từ được chuyển cho Phòng kế toán Để ghi nhận khoản phải trả người bán phát sinh, kế toán xuất khẩu căn cứ vào các Hoá đơn mua hàng (Biểu 2.1và Biểu 2.2)

BIỂU 2.1

HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Liên 2:( Giao khách hàng ) Ngày 1 tháng 12 năm 2002

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hội Vũ Địa chỉ : Số 8- Ngô Thì Nhậm, Hà Nội

Họ tên người mua hàng: Cô Hương

Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội Địa chỉ : Số 4 – Ngô Quyền, Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính

Số

lượng Đơn giá Thành tiền

1 2 3 4

Thảm cói các loại Thảm cói chùi chân Đỉa cói oval

Đỉa cói hình chữ nhật ( Tỷ giá :15.404 )

m2 chiếc tá tá

1.654,06 1.440 150 75

1,191 USD 0,302 USD 4,00 USD 4,76 USD

1969,98 USD 434,80 USD 600,00 USD 357,00 USD 3.361,78 USD Cộng tiền hàng 51.784.859 đ Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 2.589.243 đ Tổng cộng tiền thanh toán 54.374.102 đ

Bằng chữ: Năm mươi tư triệu ba trăm bảy mươi tư ngàn một trăm lẻ hai đồng

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu,họ tên)

BIỂU 2.2

HOÁ ĐƠN ( GTGT )

Liên 2:( Giao khách hàng ) Ngày 1 tháng 12 năm 2002

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hội Vũ Địa chỉ : Số 8- Ngô Thì Nhậm, Hà Nội Họ tên người mua hàng: Cô Hương

Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội Địa chỉ : Số 4 – Ngô Quyền, Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

STT Tên hàng hoá dịch vụ

Đơn

vị tính

đôi đôi

70.000 45.050

0,099 USD 0,119 USD

6.930 USD 5.360,95 USD 12.290,95 USD Cộng tiền hàng 189.329.794 đ

Thuế suất thuế GTGT: 10%Tiền thuế GTGT: 18.932.979 đ

Tổng cộng tiền thanh toán 208.262.773 đ

Bằng chữ: Hai trăm linh tám triệu hai trăm sáu mươi hai ngàn bảy trăm bảy mươi ba đồng

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu,họ tên)

Căn cứ vào các chứng từ này kế toán xuất khẩu sẽ nhập số liệu vào máy để ghi nhận công nợ phát sinh Khoản nợ này được theo dõi, đến thời hạn thanh toán, Phòng kinh doanh lập Giấy đề nghị thanh toán Sau khi được Giám đốc ký duyệt, kế toán tiền gửi ngân hàng viết Giấy uỷ nhiệm chi Giấy uỷ nhiệm chi (Biểu 2.3)sau khi có xác nhận của ngân hàng sẽ được dùng làm căn cứ ghi nhận thanh toán công nợ

BIỂU 2.3

1.2 Tài khoản kế toán sử dụng

Để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331 – “ Phải trả cho người bán “, được chi tiết thành:

_ TK 3311: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhập khẩu uỷ thác

_ TK 3312: phải trả nhà cung cấp nội địa _ TK 3313: phải trả khách hàng ủy thác xuất khẩu

_ TK 3314: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhập khẩu trực tiếp Ngoài việc chi tiết thành các tiểu khoản như trên, dựa vào ưu điểm của hệ thống kế toán máy, các nhà cung cấp cũng được mã hoá riêng để đảm bảo có thể theo dõi cho từng đối tượng cụ thể

1.3 Trình tự kế toán chi tiết, tổng hợp

Trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp tại công ty như sau:

UỶ NHIỆM CHI - PAYMENT ORDER

PHÍ NH:

Phí trong Phí ngoài

NỘI DUNG: Thanh toán tiền hàng cho công ty TNHH Hội Vũ

KẾ TOÁN TRƯỞNG KÝ CHỦ TÀI KHOẢN KÝ VÀ ĐÓNG DẤU

10 USD

DÀNH CHO NGÂN HÀNG , MÃ VAT:

Khi phát sinh một hoạt động như xuất khẩu hàng hoá, hoặc nhập khẩu, Phòng kinh doanh tiến hành các thủ tục để hàng hoá về nhập kho Hàng hoá sau khi đã nhập kho, toàn bộ chứng từ kế toán được chuyển cho phòng kế toán để kế toán nhập khẩu( xuất khẩu ) ghi nhận công nợ Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán nhập khẩu(xuất khẩu ) tiến hành nhập số liệu vào máy thông qua chứng từ “Hoá đơn mua hàng” trong phần mềm kế toán

Đối với các nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả, kế toán phần hành tiến hành theo dõi công nợ theo thời gian Khi đến thời hạn thanh toán, kế toán tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng tiến hành lập các chứng từ phục vụ cho thanh toán Sau khi hoạt động thanh toán kết thúc, kế toán tiền mặt(tiền gửi ngân hàng) căn cứ vào các chứng từ này để nhập dữ liệu vào các chứng từ “ Phiếu chi tiền mặt” hoặc “ Giấy báo nợ của ngân hàng” trên máy

Kế toán chỉ cần nhập các dữ liệu vào chứng từ còn máy tính tự động chuyển số liệu sang các sổ như : Sổ chi tiết TK 3311, TK 3312, TK 3313, TK 3314; Bảng tổng hợp phải trả người bán; Nhật ký chung và Sổ cái TK 331 Mỗi nhà cung cấp sẽ được theo dõi riêng thông qua hệ thống mă hoá riêng Do đó, khi biết thông tin cho riêng một nhà cung cấp, kế toán chỉ cần nhập mã hoá cho nhà cung cấp đó chọn loại thông tin quan tâm

Trong quá trình nhập số liệu, các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến ngoại tệ được hạch toán theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh Chênh lệch giữa các thời điểm khác nhau được hạch toán vào TK 413

Chúng ta có thể xem xét cụ thể qua ví dụ mua hàng nội địa của công ty TNHH Hội Vũ

Ngày 1/12/2002, hàng về nhập kho Căn cứ vào số tiền trên Hoá đơn GTGT (Biểu số 2.1và Biểu số 2.2), kế toán nhập số liệu vào chứng từ “Hoá đơn mua hàng” trên máy tính theo định khoản :

Nợ TK 133 : 21.522.222

Có TK 331 (3312) : 262.636.875 (theo TGTT: 1 USD = 15.404 VNĐ)

Kế toán tiến hành theo dõi thời hạn thanh toán, ngày 15/12/2002, công ty tiến hành trả nốt nợ cho Hội Vũ, kế toán tiền gửi ngân hàng viết giấy uỷ nhiệm chi (Biểu số 2.3) Căn cứ vào đây, kế toán nhập số liệu vào chứng từ “Giấy báo nợ của ngân hàng” trên máy tính theo định khoản:

Nợ TK 331 (3312) : 262.636.875

Có TK 1122 : 17.049.91 x 15.406 = 262.670.975 Đồng thời ghi Có TK 007 (TGNH) : 17.049,91 USD

Quá trình hạch toán thanh toán trên có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3: Thanh toán với nhà cung cấp Hội Vũ

Bút toán 1a: Giá trị hàng nhập kho chưa thanh toán

Bút toán 1b: Thuế GTGT của hàng nhập kho chưa thanh toán Bút toán 2a: Thanh toán số tiền còn nợ nhà cung cấp

Bút toán 2b: xử lý số chênh lệch

Số liệu sau khi nhập vào máy sẽ được tự động kết chuyển sang các sổ chi tiết TK 3312 (Biểu số 2.4), Nhật ký chung( Biểu số 2.5) và sổ Cái TK 331 (Biểu số 2.6) Cuối tháng, kế toán tiến hành kết chuyển số liệu lập Sổ tổng hợp số dư công nợ phải trả TK 3312 ( Biểu số 2.7) Số tổng cộng trong bảng này là cơ sở để đối chiếu với sổ Cái TK 331

262.636.875 241.114.653

TK 1331 TK 413 21.522.222

( 2b )

.……

Hội Vũ

156 133

241.114.653 21.522.222

525.182.625 46.786.952 ……

15/12/02 BN1 Thanh toán tiền còn nợ cho Hội Vũ

……

Dư nợ cuối: 0

Dư có cuối: 903.650.850

BIỂU SỐ 2.5

SỔ CÁI TÀI KHOẢN(Trích )

Tháng 12 năm 2002 331-Phải trả người bán

Số dư đầu kỳ: 3.251.785.450 Ngày

15/12/02 BN1 Thanh toán tiền còn nợ cho Hội Vũ

………

khoản

133 3312

241.114.653 21.522.222

262.636.875 ………

1122

262.636.875

262.636.875 ………

khách