Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH KHOA KINH TẾ - DU LỊCH GIÁO TRÌNH (Lưu hành nội bộ) TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN (Dành cho sinh viên hệ Đại học Cao đẳng quy chuyên ngành Kế toán) Tác giả: Trương Thuỳ Vân Năm 2017 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………………………………… Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1.1 Nội dung công việc kế toán đơn vị 1.2 Sự cần thiết ý nghĩa tổ chức công tác kế toán 1.2.1 Sự cần thiết công tác kế toán 1.2.2 Một số khái niệm tổ chức kế toán 1.2.3 Ý nghĩa 1.3 Yêu cầu nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán 1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán Chương TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 2.1 Mô hình tổ chức máy kế toán đơn vị 2.2 Tổ chức máy kế toán doanh nghiệp 2.2.1 Khái niệm 2.2.2 Nguyên tắc tổ chức máy kế toán 2.2.3 Các hình thức tổ chức công tác kế toán mô hình máy kế toán doanh nghiệp 10 2.3 Vai trò trách nhiệm phận máy kế toán 12 2.3.1 Lao động kế toán 12 2.3.2 Phân loại lao động kế toán 13 Chương 14 TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN BAN ĐẦU 14 3.1 Chứng từ kế toán 14 3.1.1 Khái niệm 14 3.1.2 Những vấn đề chứng từ 14 3.1.3 Phân loại chứng từ kế toán 15 3.2 Mục đích, yêu cầu tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch toán ban đầu 16 3.3 Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch toán ban đầu 17 3.3.1 Tổ chức trình lập chứng từ 17 3.3.2 Tổ chức trình kiểm tra chứng từ 18 3.3.3 Tổ chức sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán 18 3.3.4 Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ 19 3.3.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ 20 Chương 26 TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 26 4.1 Hệ thống tài khoản kế toán 26 4.2 Mục đích yêu cầu tổ chức hệ thống tài khoản kế toán đơn vị 26 4.3 Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán đơn vị 34 Chương 35 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ SỐ KẾ TOÁN 35 5.1 Sổ kế toán 35 5.1.1 Khái niệm 35 5.1.2 Ý nghĩa: 35 5.1.3 Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán 35 5.1.4 Phân loại hệ thống sổ kế toán 35 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân 5.1.5 Các hình thức tổ chức sổ kế toán 36 5.2 Thực quy định pháp luật sổ kế toán 37 5.3 Lựa chọn hình thức kế toán hệ thống sổ kế toán áp dụng 37 5.3.1 Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái: 37 5.3.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 39 5.3.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 40 5.3.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ: 42 5.3.5 Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán máy 44 Chương 45 TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KIỂM TRA KẾ TOÁN 45 6.1 Đối tượng sử dụng thông tin kế toán 45 6.2 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán đơn vị 46 6.2.1 Bản chất hệ thống báo cáo kế toán 46 6.1.2 Mục đích báo cáo kế toán 47 6.1.3 Phân loại báo cáo kế toán 48 6.1.4 Tổ chức hệ thống báo cáo nội 48 6.1.5 Tổ chức hệ thống báo cáo tài 51 6.3 Tổ chức kiểm tra công tác kế toán đơn vị 52 6.3.1 Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu công tác tự kiểm tra 52 6.3.2 Các hình thức tự kiểm tra 53 6.3.3 Quy trình tự kiểm tra 54 6.3.4 Tổ chức tự kiểm tra số nội dung chủ yếu 55 6.3.5 Kiểm tra kế toán 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân LỜI NÓI ĐẦU Nền kinh tế nước ta năm gần trình hội nhập kinh tế quốc tế, xu tất yếu phải bước hoàn thiện hệ thống pháp lý phù hợp với nước giới Hiện nay, hệ thống pháp lý kế toán Việt Nam không ngừng đổi phát triển bước đáp ứng yêu cầu kinh tế thị trường xu hướng mở cửa, hội nhập kinh tế-tiếp cận với chuẩn mực kế toán quốc tế Trên sở hệ thống pháp lý kế toán nhà nước, doanh nghiệp tiến hành tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp khâu công tác tổ chức, quản lý điều kiện để thực thi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục vụ công tác quản lý; nội dung tổ chức công tác kế toán trọng tâm xuyên suốt trình xây dựng vận dụng hệ thống pháp lý kế toán vào doanh nghiệp cụ thể Với nhận thức đó, giáo trình “Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp” tổ chức biên soạn với cách tiếp cận khoa học có đổi bổ sung nhiều nội dung đại phù hợp với phát triển khoa học kế toán kinh tế Trong trình biên soạn giáo trình, tác giả nhận đóng góp ý kiến quý báu từ bạn đồng nghiệp thành viên hội đồng phản biện Hy vọng rằng, ngày nhều ý kiến đóng góp phản hồi đến tác giả trình sử dụng giáo trình để tài liệu hoàn thiện tương lai Người biên soạn Trương Thùy Vân Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1.1 Nội dung công việc kế toán đơn vị Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trách nhiệm lãnh đạo đơn vị kế toán trưởng Nội dung chủ yếu tổ chức công tác kế toán: - Tổ chức hợp lý máy kế toán để thực toàn công tác kế toán tài đơn vị sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ quản lý cho phận, phần hành kế toán viên máy - Tổ chức thực nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toán, trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép thực chế độ kế toán tài liên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng hiệu thông tin kinh tế - Tổ chức hướng dẫn người quán triệt tuân thủ chế độ quản lý kinh tế tài nói chung chế độ kế toán nói riêng - Tổ chức cung cấp thông tin đối tượng, yêu cầu, có chất lượng nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài doanh nghiệp - Xác định rõ mối quan hệ máy kế toán với phận chức khác đơn vị công việc liên quan đến công tác kế toán - Tổ chức thực chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán 1.2 Sự cần thiết ý nghĩa tổ chức công tác kế toán 1.2.1 Sự cần thiết công tác kế toán Kế toán đời phát triển với kinh tế hang hóa, lúc đầu hình thành từ việc ghi chép giản đơn, yêu cầu quản lý chủ sở hữu ngày phát triển hình thành hình thức kế toán ngày Ngày đổi sâu sắc chế quản lý kinh tế đòi hỏi tài quốc gia phải đổi cách toàn diện nhằm tạo ổn định môi trường kinh tế, hệ thống pháp luật tài kế toán, lành mạnh hóa quan hệ hoạt động tài Hạch toán kế toán phận cấu thành quan trọng hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực việc quản lý điều hành kiểm soát hoạt động kinh tế Với tư cách công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài đảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin có ích cho định kinh tế  Vì kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động tài nhà nước cần thiết quan trọng hoạt động tài doanh nghiệp 1.2.2 Một số khái niệm tổ chức kế toán  Đơn vị kế toán: Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân Một thực thể kinh doanh phải có tư cách pháp nhân cần có đơn vị kế toán tùy thuộc vào qui mô doanh nghiệp (tập đoàn, tổng công ty, công ty, công ty mẹ - công ty con… tùy thuộc vào mức độ phân cấp quản lý) Tất đơn vị nói chung doanh nghiệp nói riêng phải tổ chức thực công tác kế toán, đơn vị gọi đơn vị kế toán Có thể nói đâu có quản lý độc lập hay có phân cấp quản lý phải hình thành đơn vị kế toán Các đơn vị lĩnh vực kinh doanh phân chia thành cấp: + Đơn vị kế toán cấp chủ quản + Đơn vị kế toán cấp sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập) + Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ)  Tổ chức công tác kế toán: Tổ chức công tác kế toán hiểu hệ thống phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện kỹ thuật nguồn lực máy kế toán thể chức nhiệm vụ kế toán là: Phản ánh, đo lường, giám sát thông tin số liệu cách trung thực, xác, kịp thời đối tượng kế toán mối liên hệ mật thiết với lĩnh vực quản lý khác Tổ chức công tác kế toán việc thiết lập mối liên hệ đối tượng phương pháp kế toán để thực chế độ kế toán thực tế đơn vị kế toán sở Tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) việc xây dựng hệ thống tiêu thông tin thông qua việc ghi chép kế toán chứng từ, sổ sách kế toán báo cáo kế toán cho mục đích quản lý Tổ chức hạch toán kế toán tổ chức khối lượng công tác kế toán máy nhân kế toán sở vận dụng chế độ kế toán điều kiện cụ thể đơn vị (Yêu cầu phải gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý) 1.2.3 Ý nghĩa - Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kịp thời đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài (vĩ mô vi mô) - Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn ngăn ngừa hành vi làm tổn hại đến tài sản, tiền vốn doanh nghiệp - Mọi tồn thiếu sót công tác tổ chức kế toán dẫn đến trì trệ công tác hạch toán kế toán cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ, không xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí Vì tổ chức cách khoa học hợp lý công tác kế toán vấn đề có tầm quan trọng đặc biệt để thực tốt công tác quản lý kinh tế doanh nghiệp 1.3 Yêu cầu nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán * Yêu cầu: Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân - Đảm bảo thu nhận hệ thống hóa thông tin toàn hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kinh tế đánh tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài nhà nước quản trị kinh doanh danh nghiệp - Phù hợp với quy mô đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Phù hợp với trình độ khả đội ngũ cán kinh tế, trình độ trang bị phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép doanh nghiệp - Phù hợp với chế độ kế toán hành * Đối tượng tổ chức công tác kế toán * Đối tượng kế toán: (theo luật kế toán năm 2003) tùy theo lĩnh vực - Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm: + Tài sản cố định, tài sản lưu động + Nợ phải trả vốn chủ sở hữu + Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác thu nhập + Thuế khoản nộp ngân sách + Kết phân chia kết hoạt động kinh doanh + Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kinh tế * Đối tượng nghiên cứu hạch toán kế toán: Đó hoạt động kinh tế tài chính, biến động tài sản, nguồn vốn, chu chuyển tiền, tuần hoàn vốn kinh doanh * Đối tượng tổ chức công tác kế toán: - Xuất phát từ qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh doanh nghiệp liên quan đến khối lượng công tác kế toán mà đơn vị kế toán phải đảm nhận - Mức độ thu nhận, sử lý, hệ thống hóa cung cấp thông tin cho người sử dụng phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài doanh nghiệp - Sử dụng hình thức kế toán, phương pháp kế toán xác định - Trình độ, khả cán kế toán trang thiết bị kỹ thuật sử dụng 1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán - Xác định mô hình tổ chức kế toán: Dựa vào đặc điểm đơn vị để xác định mô hình tổ chức kế toán (tập trung hay phân tán, vừa tập trung vừa phân tán…) - Tổ chức khối lượng công tác kế toán: Theo giai đoạn hạch toán kế toán tổ chức công tác kế toán phải thực nội dung sau: + Tổ chức chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán, công tác hạch toán ban đầu, cách luân chuyển sử lý chứng từ cách khoa học hợp lý + Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán xác, đầy đủ, kịp thời Ngoài việc tổ chức khối lượng công tác kế toán phải phù hợp với phần hành kế toán máy kế toán đơn vị - Tổ chức trang bị, phương tiện, thiết bị tính toán, thông tin, bảo quản số liệu, tài liệu chỗ làm việc kế toán cách khoa học hiệu - Tổ chức máy kế toán khoa học, phù hợp với đặc điểm đơn vị KT, đảm bảo phát huy vai trò kế toán trưởng Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân TK: Nội dung công tác kế toán DN bao gồm việc thu nhận, sử lý, hệ thống hóa cung cấp thông tin toàn tài sản, hoạt động sản xuất kinh doanh, trình lưu chuyển vốn… nhằm kiểm tra, giám sát toàn hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế vĩ mô vi mô Các nội dung kinh tế chi tiết hóa thành công việc kế toán cụ thể cần thực cách khoa học Công việc kế toán doanh nghiệp phân theo nhiều tiêu thức khác nhau: * Theo yêu cầu phạm vi sử dụng thông tin KT công việc kế toán phân chia thành kế toán tài kế toán quản trị + Kế toán tài hệ thống hóa cung cấp thông tin kế toán theo tiêu kinh tế, tài tổng hợp qui định báo cáo tài nhằm phục vụ công tác quản lý kế toán, tài vĩ mô vi mô, phục vụ cho công tác thống kê thông tin kinh tế Kế toán tài có pháp lý cao chịu kiểm tra, kiểm soát quan quản lý kinh tế tài nhà nước + Kế toán quản trị tính chất pháp lý cao, thông tin kế toán quản trị phục vụ cho quản trị kinh doanh nội doanh nghiệp * Theo mức độ chi tiết tiêu kinh tế tài cần hệ thống hóa: Công tác kế toán chia thành kế toán tổng hợp kế toán chi tiết: + Kế toán tổng hợp sử dụng hệ thống tài khoản cấp sổ kế toán tổng hợp để hệ thống hóa thông tin theo tiêu kinh tế tài tổng hợp bảng cân đối kế toán, báo cáo kết kinh doanh báo cáo định kỳ khác + Kế toán chi tiết hệ thống hóa thông tin cụ thể hơn, chi tiết hơn, mức độ hệ thống hóa thông tin kế toán chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu quản lý kinh tế, tài doanh nghiệp điều kiện cụ thể tính phức tạp, chi phí hạch toán chấp nhận Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân Chương TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 2.1 Mô hình tổ chức máy kế toán đơn vị Tuỳ thuộc vào nguyên tắc, nội dung, yêu cầu quản lý phạm vi sử dụng thông tin kế toán doanh nghiệp mà công việc kế toán doanh nghiệp chia làm phận: Kế toán tài kế toán quản trị, nhiên phận máy kế toán doanh nghiệp thực theo đạo kế toán trưởng doanh nghiệp Có phương án tổ chức kế toán tài kế toán quản trị: phương án tổ chức riêng phương án tổ chức kết hợp * Tổ chức thực kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài - Theo phương án kế toán doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống dùng cho doanh nghiệp hệ thống sổ thống để ghi chép nhằm phản ánh, hệ thống hoá sử lý thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản lý - Tổ chức kế toán tài hỗn hợp với kế toán quản trị tránh trùng lắp hạch toán chi tiết với kế toán quản trị (mặc dù ranh giới rõ ràng) Bộ máy kế toán doanh nghiệp tổ chức thống bao gồm phận kế toán theo phần hành công việc, phận kế toán thực phần kế toán tài kế toán quản trị theo phần hành kế toán phân công - Để tổ chức theo mô hình đơn vị phải giải số vấn đề sau: + Xác định rõ yêu cầu thông tin cụ thể cần hệ thống hoá cung cấp phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp Xác định mức độ cụ thể hoá đến đâu tiêu cần chi tiết từ xây dựng kế hoạch, lập dự toán (ví dụ: mức độ cụ thể hoá khoản mục chi phí sản xuất…) + Xác định hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cần sử dụng Giới hạn việc mở hệ thống tài khoản chi tiết chi phí hạch toán chấp nhận khả kế toán thực (không thể, hay không cần thiết tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành đến sản phẩm cụ thể mở chi tiết cho khoản mục chi phí chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp) Trường hợp mở chi tiết theo yêu cầu kế toán quản trị phải dùng phương pháp khác để thu nhận cung cấp thông tin nhằm đáp ứng yêu quản trị kinh doanh doanh nghiệp (Phương pháp thống kê KN, ước tính tỷ lệ chi phí biến đổi chi phí cố định…) + Xây dựng mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh thông tin cụ thể, bảng tính toán phân bổ, sổ hạch toán nghiệp vụ để hệ thống hoá cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh + Xác định hệ thống tiêu dùng để phân bổ chi phí kế toán quản trị có nhiều khoản chi phí cần phải phân bổ cho đối tượng tính toán, đối tượng chịu chi phí (kế toán tài không cần phân bổ) * Tổ chức thực kế toán quản trị tách biệt với kế toán tài - Theo mô hình mặt tổ chức máy kế toán doanh nghiệp có phận: kế toán tài kế toán quản trị Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân - Bộ phận kế toán quản trị sử dụng thông tin phận kế toán tài cung cấp để hệ thống hoá sử lý thông tin theo tiêu cụ thể nhằm phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh đặt - Kế toán quản trị sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống dùng cho doanh nghiệp cách mở tài khoản chi tiết cấp phương pháp khác để thu nhận sử lý thông tin Trong trường hợp cần phân định rõ ranh giới để tránh trùng lắp - Kế toán quản trị sử dụng hệ thống tài khoản kế toán riêng phù hợp với cách phân loại chi phí sản xuất kinh doanh yếu tố chi phí cấu thành giá, cách tập hợp chi phí để tính giá thành đối tượng kế toán phục vụ yêu cầu quản trị chi phí, giá thành kết kinh doanh - Đối với doanh nghiệp nhà nước tổ chức kế toán tài kế toán quản trị có quan hệ chặt chẽ với nhau, số liệu kế toán tài số liệu kế toán quản trị phải phù hợp với thông tin kế toán doanh nghiệp thu nhận hệ thống hoá sử lý dựa chung chứng từ kế toán Vì tổ chức phương án kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài thường coi phương án tốt thực 2.2 Tổ chức máy kế toán doanh nghiệp 2.2.1 Khái niệm - Theo quy định luật kế toán ngày 17 tháng năm 2003 Quốc hội nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đơn vị kế toán phải tổ chức máy kế toán, bố trí người làm kế toán thuê người làm kế toán - Bộ máy kế toán tập hợp cán bộ, nhân viên kế toán nhằm bảo đảm thực toàn khối lượng công tác kế toán doanh nghiệp, tổ chức máy kế toán hiểu việc cấu nhân sự, phân công lao động cho thành viên máy kế toán (lao động kế toán) Tổ chức máy kế toán bao gồm việc tổ chức phương tiện, thiết bị cho lao động kế toán - Mỗi nhân viên máy kế toán quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trình công tác kế toán, mối quan hệ nghiệp vụ qua lại với trình thực công việc người, phận 2.2.2 Nguyên tắc tổ chức máy kế toán - Các đơn vị kế toán phải bố trí cán chức danh, tiêu chuẩn quy định cán kế toán phải đảm bảo quyền độc lập chuyên môn nghiệp vụ quy định chế độ kế toán, phù hợp với khả chuyên môn khối lượng công việc kế toán - Người làm kế toán phải đảm bảo tiêu chuẩn quy định luật kế toán không bố trí người không làm kế toán làm kế toán đơn vị - Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ quy định pháp luật kế toán, thực công việc theo phân công chịu trách nhiệm chuyên môn nghiệp vụ Khi thay đổi người làm kế toán phải thực việc bàn giao kế toán, kế toán chịu trách nhiệm công việc kể từ ngày nhận bàn giao công việc, cán kế toán cũ phải chịu trách nhiệm công việc thời gian phụ trách Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân Chương TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KIỂM TRA KẾ TOÁN 6.1 Đối tượng sử dụng thông tin kế toán Trong xã hội có nhiều đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán cung cấp, người quản lý doanh nghiệp, người bên có quyền lợi tài trực tiếp với doanh nghiệp, người bên có quyền lợi tài gián tiếp với doanh nghiệp Chúng ta mô hình đối tượng sử dụng thông tin kế toán hình 1.3 Trước hết ban lãnh đạo doanh nghiệp người có trách nhiệm điều hành thực mục tiêu doanh nghiệp Mục tiêu doanh nghiệp thường khác phức tạp Nó thường bao gồm việc đạt mức lợi nhuận chấp nhận được, cung cấp hàng hoá có chất lượng với giá thấp, tạo công ăn việc làm, cải thiện môi trường nhiệm vụ khác Muốn thực 45 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân mục tiêu tổng quát này, doanh nghiệp cần phải hoạt động có lãi Điều đặt cho ban lãnh đạo phải nỗ lực để điều hành doanh nghiệp cho tạo lợi nhuận có khả toán công nợ Trong trình điều hành doanh nghiệp, nhà quản lý thường xuyên phải định phải trả lời câu hỏi phải làm gì, làm kết đạt có với kế hoạch đặt hay không Cụ thể hơn, nhà quản lý thường đặt câu hỏi mức lãi kỳ bao nhiêu, doanh nghiệp có đủ tiền để toán nợ đến hạn hay không, sản phẩm mang lại lãi cao nhất, giá thành sản phẩm v.v Những nhà quản lý thành công thường người đưa định đắn sở thông tin có giá trị kịp thời mà phần thông tin quan trọng hệ thống kế toán cung cấp thông qua hệ thống báo cáo kế toán tài báo cáo kế toán quản trị Các đối tượng có quyền lợi tài trực tiếp bao gồm nhà đầu tư chủ nợ Các nhà đầu tư quan tâm đến kết kinh doanh doanh nghiệp khứ tiềm tạo lợi nhuận tiềm tạo tiền doanh nghiệp Thông tin từ báo cáo kế toán cung cấp giúp nhà đầu tư hiểu rõ viễn cảnh tương lai việc đầu tư họ vào doanh nghiệp Để đáp ứng hoạt động, doanh nghiệp đa số có sử dụng vốn vay có mối quan hệ với tổ chức tín dụng, ngân hàng với tư cách người cho vay Các chủ nợ cho vay tiền cung ứng hàng hoá dịch vụ cho doanh nghiệp quan tâm đến việc liệu doanh nghiệp có đủ tiền để hoàn trả nợ vay cho họ nợ đến hạn hay không Như họ tìm hiểu nghiên cứu khả toán doanh nghiệp tình hình biến động tiền mặt khả tạo tiền doanh nghiệp Các chủ nợ phân tích kỹ tình hình tài khả toán doanh nghiệp trước định cho doanh nghiệp vay Nói đến người sử dụng thông tin kế toán có quyền lợi gián tiếp kể trước hết quan thuế, người đại diện cho Nhà nước để thu thuế doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp phải nộp loại thuế khác tuỳ theo lĩnh vực, loại hình doanh nghiệp Vấn đề khai thuế nộp thuế thường phức tạp, chi phối phần đến việc lập báo cáo tài để dùng việc tính thuế Tiếp theo kể đến quan thống kê quan chức Theo quy định doanh nghiệp, tổ chức phải nộp loại báo cáo định cho quan thống kê quan chức định để tổng hợp thông tin kinh tế cho địa phương cho nước 6.2 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán đơn vị 6.2.1 Bản chất hệ thống báo cáo kế toán - Bản chất báo cáo tài + Khái niệm: Báo cáo tài hệ thống thông tin sử lý hệ thống kế toán tài nhằm cung cấp thông tin tài có ích cho đối tượng sử dụng để đưa định kinh tế 46 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân + Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam, báo cáo tài xác định loại báo cáo tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn tình hình kết hoạt động doanh nghiệp thời kỳ định, thể thông qua hệ thống tiêu có mối quan hệ với nhà nước quy định thống mang tính chất pháp lệnh Nó cung cấp cho người sử dụng thấy tranh toàn cảnh tình hình hoạt động doanh nghiệp + Bản chất báo cáo tài phản ánh kết hợp kiện khứ với nguyên tắc kế toán thừa nhận nhằm chủ yếu cung cấp thông tin tài hữu ích cho đối tượng sử dụng bên doanh nghiệp (chính phủ, khách hàng, cổ đông, nhà đầu tư, chủ nợ nhà cung cấp) - Bản chất kế toán quản trị + Khái niệm: Báo cáo kế toán quản trị báo cáo phục vụ yêu cầu quản trị điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh nhà quản lý doanh nghiệp + Báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin mà nhà quản lý cần để lập kế hoạch, đánh giá, kiểm soát hoạt động doanh nghiệp, tồn lợi ích doanh nghiệp Nói cách tổng quát cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho mục tiêu định nhà quản lý + Vì thông tin kế toán quản trị chuẩn bị sử dụng riêng cho nhà quản lý nên việc lập báo cáo không cần thiết phải tuân theo nguyên tắc kế toán định + Bản chất báo cáo kế toán quản trị hệ thống thông tin soạn thảo trình bày theo yêu cầu quản trị, điều hành sản xuất kinh doanh định thân doanh nghiệp nên có tính chất linh hoạt không phụ thuộc vào nguyên tắc kế toán Điều báo cáo giúp cho nhà quản lý thấy việc đã, diễn hoạt động doanh nghiệp gắn liền với phận, chức định 6.1.2 Mục đích báo cáo kế toán - Mục đích báo cáo tài + Mục đích báo cáo tài cung cấp thông tin tình hình tài chính, kết kinh doanh biến động tình hình tài doanh nghiệp, để giúp cho người sử dụng định kinh tế cách kịp thời + Thông tin tình hình tài chủ yếu cung cấp qua bảng cân đối kế toán, tình hình tài doanh nghiệp chịu ảnh hưởng nhân tố: nguồn lực kinh tế doanh nghiệp kiểm soát, cấu tài khả toán công nợ - Mục đích báo cáo kế toán quản trị + Mục đích báo cáo kế toán quản trị phải gắn liền với mục tiêu hoạt động cụ thể doanh nghiệp chức quản lý nội nhà quản lý Do loại hình hoạt động khác có mục tiêu cách thức để đạt mục đích khác 47 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân + Mục đích báo cáo kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, kiểm soát định nhà quản lý nhiều cấp độ khác phù hợp với đặc điểm hoạt động doanh nghiệp 6.1.3 Phân loại báo cáo kế toán Báo cáo phương tiện cung cấp thông tin cho đối tượng cần sử dụng, báo cáo kế toán doanh nghiệp phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau: - Theo quy định chế độ kế toán: Báo cáo kế toán chia làm loại: + Báo cáo kế toán bắt buộc: Đây báo cáo buộc doanh nghiệp phải lập kỳ báo cáo theo mẫu quy định chế độ báo cáo kế toán, theo chế độ kế toán hành báo cáo kế toán bắt buộc bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết kinh doanh Bản thuyết minh báo cáo tài Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Báo cáo kế toán không bắt buộc: Là báo cáo kế toán lập theo yêu cầu ngành, doanh nghiệp Nội dung kết cấu báo cáo ngành doanh nghiệp quy định - Phân theo nội dung báo cáo: Được chia làm loại Báo cáo tài báo cáo phần + Báo cáo tài báo cáo kế toán tổng hợp phản ánh toàn hoạt động kế toán tài kết hoạt động kinh tế doanh nghiệp + Báo cáo phần báo cáo loại vốn, nguồn vốn, trình kinh doanh, kết kinh doanh hoạt động kinh doanh cụ thể doanh nghiệp - Theo kỳ lập báo cáo: Được chia thành báo cáo định kỳ báo cáo thường xuyên + Báo cáo định kỳ báo cáo lập sau kỳ doanh nghiệp (quý, tháng, tháng, năm) + Báo cáo kế toán thường xuyên (còn gọi báo cáo nhanh) báo cáo lập theo yêu cầu công tác quản lý hoạt động kinh doanh, hoạt động tài doanh nghiệp Có thể báo cáo hàng ngày báo cáo thời gian ngắn lãnh đạo quy định 6.1.4 Tổ chức hệ thống báo cáo nội * Khái niệm, ý nghĩa, yêu cầu - Khái niệm: Báo cáo kế toán nội hệ thống thông tin sử dụng sử lý hệ thống kế toán tài nhằm cung cấp thông tin kế toán có ích cho nhà quản lý doanh nghiệp để định vấn đề kinh tế doanh nghiệp - Ý nghĩa: Bảo đảm quán tiêu kinh tế theo yêu cầu quản lý đặt Nội dung tiêu, kết cấu biểu mẫu đa dạng, báo cáo kế toán nội cung cấp nhiều tiêu khác nhau, thời điểm khác giúp cho người quản 48 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân lý hiểu rõ tình hình kinh tế doanh nghiệp từ quản lý doanh nghiệp hiệu Trong chế thị trường doanh nghiệp hoạt động mục đích lợi nhuận thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế tài vĩ mô phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh doanh nghiệp - Yêu cầu: + Tên gọi báo cáo phải phản ánh rõ nội dung tiêu kinh tế cần báo cáo + Phản ánh đầy đủ tiêu chi tiết, cụ thể yêu cầu quản trị kinh doanh đặt Các tiêu cấu thành báo cáo, tiêu có liên quan phải ghi rõ cụ thể + Xắp xếp tiêu mẫu báo cáo phải khoa học hợp lý để bảo đảm tính dễ hiểu, dễ sử dụng thông tin báo cáo + Các tiêu thực cần có để so sánh, đánh giá (kế hoạch, tiêu kỳ trước…) + Đáp ứng yêu cầu quản lý nội theo tứng thời gian (thời gian ngắn, tháng, quý, năm) * Các loại báo cáo kế toán nội Báo cáo kế toán nội chia thành nhiều loại theo tiêu thức phân loại khác a Theo mặt hoạt động: - Báo cáo phản ánh tình hình TSCĐ nguồn vốn kinh doanh doanh nghiệp + Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ + Báo cáo phương hướng đầu tư xây dựng, mua sắm TSCĐ + Báo cáo tình hình tăng giảm vốn kinh doanh theo nguồn hình thành - Báo cáo phản ánh tình hình chi phí sản xuất giá thành sản phẩm + Báo cáo chi phí phục vụ sản xuất phận toàn doanh nghiệp + Báo cáo giá thành đơn vị sản phẩm + Báo cáo tình hình tăng giảm giá thành +… Báo cáo phản án chi phí sản xuất, chi phí phục vụ sản xuất giá thành chủ yếu sản phẩm phương hướng biện pháp áp dụng để giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm - Báo cáo phản ánh tình hình kết tiêu thụ + Báo cáo chi phí bán hành + Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp + Báo cáo tình hình tiêu thụ sản phẩm chủ yếu + Báo cáo giá tiêu thụ thị trường + Báo cáo lãi lỗ tiêu thụ 49 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân Báo cáo phản ánh toàn khoản chi phí bán hàng, tình hình tiêu thụ sản phẩm, kết tiêu thụ sản phẩm, phản ánh xu hướng biến động giá cả, thị trường tiêu thụ… - Báo cáo phản ánh loại quỹ doanh nghiệp + Báo cáo thu chi tiền mặt + Báo cáo tăng giảm có tiền gửi ngân hàng + Báo cáo tình hình tăng giảm ngoại tệ, tình hình biến động tỷ giá + Báo cáo tình hình công nợ, phải thu, phải trả + Báo cáo tình hình trích lập sử dụng quỹ b Theo lĩnh vực hoạt động + Báo cáo tình hình chi phí, kết hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu doanh nghiệp + Báo cáo tình hình chi phí, kết hoạt động sản xuất kinh doanh phụ doanh nghiệp + Báo cáo chi phí thu nhập hoạt động đầu tư tài chính, góp vốn liên doanh, mua bán chứng khoán + Báo cáo tình hình hoạt động bất thường doanh nghiệp c Theo trình hoạt động + Báo cáo tình hình dự trữ gồm: Nơi cung cấp, giá cả, số lượng… nguyên vật liệu sản xuất thuê gia công + Báo cáo nội giai đoạn sản xuất gồm: Báo cáo chi phí sản xuất sản phẩm, báo cáo số lượng sản phẩm hoàn thành, số lượng sản phẩm dở dang Số lượng sản phẩm hỏng (chia số sửa chữa được, số không sửa chữa được) + Báo cáo giai đoạn tiêu thụ gồm: Số lượng sản phẩm tiêu thụ, báo cáo doanh thu tiêu thụ, báo cáo chi phí bán hàng, tình hình toán tiền hàng, báo cáo thuế tiêu thụ, báo cáo tình hình tồn kho sản phẩm d Theo yêu cầu công tác quản lý + Các báo cáo kế toán nội phục vụ yêu cầu quản lý tài sản doanh nghiệp: báo cáo phản ánh số liệu có, tình hình biến động loại tài sản (vốn kinh doanh), nguồn vốn kinh doanh cụ thể để người quản lý nắm quản lý chặt chẽ tài sản, kiểm tra giám sát tài sản nguồn vốn doanh nghiệp (gồm báo cáo tăng, giảm TSCĐ, báo cáo vật tư hàng hoá, thành phẩm, báo cáo tình hình công nợ, tăng giảm vốn chủ sở hữu) + Báo cáo kế toán nội phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính: tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý phân cấp quản lý như: Báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo chi phí sản xuất trực tiếp, báo cáo kết kinh doanh doanh nghiệp đơn vị phụ thuộc + Báo cáo kế toán nội phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh: Báo cáo lập lên sở số liệu tổng hợp sổ kế toán quản trị mở theo yêu cầu quản trị kinh doanh 50 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân 6.1.5 Tổ chức hệ thống báo cáo tài * Nội dung, đặc điểm hệ thống báo cáo tài - Mục đích báo cáo tài chính: Báo cáo tài dùng để cung cấp thông tin tình hình tài chính, tình hình kinh doanh luồng tiền doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu quản lý chủ doanh nghiệp, quan nhà nước nhu cầu hữu ích người sử dụng việc đưa định kinh tế - Đặc điểm báo cáo tài + Báo cáo tài năm áp dụng cho tất loại hình doanh nghiệp thuộc ngành thành phần kinh tế + Việc lập trình bày báo cáo tài phải tuân thủ theo quy định chế độ kế toán Bộ tài ban hành + Báo cáo tài niên độ (Báo cáo tài quý) áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp niêm yết thị trường chứng khoán doanh nghiệp khác tự nguyện lập báo cáo tài niêm độ - Nội dung hệ thống báo cáo tài doanh nghiệp Báo cáo tài phải cung cấp thông tin doanh nghiệp về: + Tài sản + Vốn chủ sở hữu nợ phải trả + Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh chi phí khác + Lãi, lỗ phân chia kết kinh doanh + Thuế khoản phải nộp nhà nước + Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kinh tế + Các luông tiền Ngoài thông tin doanh nghiệp phải cung cấp thông tin khác “Bản thuyết minh báo cáo tài chính” nhằm giải thích thêm tiêu phản ánh báo cáo tài tổng hợp * Hệ thống báo cáo tài hành Hệ thống báo cáo tài doanh nghiệp gồm báo cáo tài năm báo cáo tài niên độ (xem kế toán doanh nghiệp) - Báo cáo tài năm gồm: + Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01-DN + Báo cáo kết hoạt động kinh doanh Mẫu số B02-DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DN + Bản thuyết minh báo cáo tài Mẫu số B09-DN - Báo cáo tài niên độ (dạng đầy đủ): + Bảng cân đối kế toán niên độ Mẫu số B01a-DN + Báo cáo kết hoạt động kinh doanh niên độ Mẫu số B02a-DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ niên độ Mẫu số B03a-DN + Bản thuyết minh báo cáo tài niên độ Mẫu số B09a-DN - Báo cáo tài niên độ (dạng tóm lược): + Bảng cân đối kế toán niên độ Mẫu số B01b-DN 51 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân + Báo cáo kết hoạt động kinh doanh niên độ Mẫu số B02b-DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ niên độ Mẫu số B03b-DN + Bản thuyết minh báo cáo tài niên độ Mẫu số B09b-DN - Ngoài báo cáo tài quy định cho doanh nghiệp, theo đặc thù sản xuất kinh doanh có công ty mẹ tập đoàn kinh doanh, loại hình phải lập báo cáo tài hợp báo cáo tài tổng hợp + Báo cáo tài hợp nhất: Công ty mẹ tập đoàn lậo báo cáo tài tổng hợp để tổng hợp trình bày cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu thời điểm lập báo cáo tài + Báo cáo tài tổng hợp: Các đơn vị kế toán cấp có đơn vị kế toán trực thuộc tổng công ty nhà nước thành lập hoạt động theo mô hình công ty con, lập báo cáo tài tổng hợp để tổng hợp trình bày cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu thời điểm lập báo cáo tài chính, tình hình kết hoạt động kinh doanh kỳ báo cáo toàn đơn vị + Đối với công ty mẹ tập đoàn vừa phải lập báo cáo tài hợp vừa phải lập báo cáo tài tổng hợp lập báo cáo tài tổng hợp trước sau lập báo tài hợp Lập báo cáo tà hai trường hợp có biểu mẫu báo cáo hệ thống báo cáo tài 6.3 Tổ chức kiểm tra công tác kế toán đơn vị 6.3.1 Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu công tác tự kiểm tra - Mục đích: + Tự kiểm tra công việc thường xuyên doanh nghiệp, doanh nghiệp tự tổ chức thực nhằm đảm bảo độ tin cậy số liệu kế toán thông tin báo cáo tài doanh nghiệp + Đánh giá tình hình chấp hành kỷ luật, pháp luật kế toán đơn vị + Đánh giá chất lượng hoạt động, tình hình quản lý sử dụng loại tài sản, tiền vốn, thực nghĩa vụ với nhà nước, kết hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp + Phát chấn chỉnh kịp thời sai phạm việc điều hành quản lý, chấp hành kỷ luật tài chính, qua tìm phương hướng biện pháp để kinh doanh có hiệu - Nhiệm vụ: + Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính hiệu lực, hiệu hoạt động tài kế toán đơn vị + Kiểm tra, kiểm soát chất lượng độ tin cậy thông tin kinh tế tài đơn vị qua báo cáo tài + Kiểm tra tuân thủ qui định, qui chế đơn vị, nhà nước, đánh giá kết hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị 52 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân + Kiểm tra việc khắc phục thiếu sót, kiến nghị công tác kiểm tra nội trước - Nội dung kiểm tra kế toán: Quá trình tự kiểm tra tài kế toán phải tự kiểm tra việc thực chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, quy định pháp luật hành kế toán như: + Kiểm tra việc lập, thu thập, sử lý chứng từ kế toán + Kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ kế toán + Kiểm tra việc áp dụng ghi chép tài khoản kế toán + Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính, phân tích, nộp sử dụng báo cáo tài + Kiểm tra việc kiểm kê tài sản, lưu trữ tài liệu kế toán + Đối với đơn vị phải kiểm toán việc chấp hành kiểm toán báo cáo tài nào, việc sử lý kiến nghị quan kiểm toán - Yêu cầu: + Công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán đơn vị phải đảm bảo thực trình thực thi nhiệm vụ quản lý cán viên chức phải đảm bảo tính thận trọng, nghiêm túc, trung thực khách quan Tự kiểm tra thường xuyên phải xây dựng kế hoạch, thông báo công khai cho đối tượng liên quan biết trước tiến hành kiểm tra, trình tự kiểm tra phải theo quy định chế độ sách, phải rõ ràng, minh bạch (đúng nói đúng, sai nói sai), sai phạm phải làm rõ, tìm nguyên nhân, quy trách nhiệm cụ thể (tổ chức, cá nhân nào) phải thực khách quan + Công tác tự kiểm tra phải đảm bảo tính liên tục, thường xuyên, không tạo gò ép, căng thẳng cán viên chức đơn vị + Những kết luận việc tự kiểm tra phải nêu rõ ràng, xác chặt chẽ, điểm kết luận phải có tài liệu chứng minh + Trong đợt kiểm tra phải lập biên kiểm tra sau đợt kiểm tra phải lập báo cáo kiểm tra Trong báo cáo phải nêu tồn kiến nghị sửa chữa, khắc phục 6.3.2 Các hình thức tự kiểm tra * Hình thức tự kiểm tra theo thời gian thực hiện: có loại kiểm tra thường xuyên kiểm tra đột xuất - Tự kiểm tra thường xuyên: Hình thức không thiết phải tổ chức công kiểm tra mà đơn vị cần có biện pháp kiểm tra chéo phận làm công tác tài kế toán, kiểm tra khâu hoạt động kinh tế tài đơn vị Hình thức kiểm tra để tăng cường tính tự giác cán viên chức việc thực nhiệm vụ mình, kịp thời phát sai sót, sai phạm, cá nhân, khâu tổ chức công việc - Tự kiểm tra đột xuất: thực theo mục đích ý chí chủ quan người định kiểm tra việc kiểm tra không lập kế hoạch nội dung từ 53 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân trước mà tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể mục đích kiểm tra mà người định kiểm tra đưa nội dung cần thiết phù hợp với yêu cầu quản lý * Hình thức tự kiểm tra theo phạm vi công việc: có loại - Tự kiểm tra toàn diện: Là việc kiểm tra toàn hoạt động tài kế toán đơn vị với mục đích xem xét xác, hợp pháp số liệu kế toán tài đơn vị - Tự kiểm tra đặc biệt: Là việc kiểm tra nội dung hoạt động tài kế toán đơn vị với mục đích xem xét xác, hợp pháp số số liệu tài đơn vị 6.3.3 Quy trình tự kiểm tra * Đối với hình thức tự kiểm tra thường xuyên: Hình thức tự kiểm tra thường xuyên không đòi hỏi phải thành lập phận, tổ công tác để kiểm tra Việc tự kiểm tra thực khâu công việc người phận liên quan Việc tự thực theo trình tự thủ tục sau đây: - Mỗi cá nhân tham gia sử lý công việc liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài có trách nhiệm xem xét đến phân công việc thực trước công việc - Khi phát sai phạm, vướng mắc cần phải báo cáo người phụ trách trực tiếp để có biện pháp sử lý * Đối với tự kiểm tra thường xuyên theo kế hoạch đột xuất: - Lập kế hoạch lựa chọn phương án kiểm tra: Đơn vị phải xác định phạm vi, mục tiêu phận kế toán kế toán định kỳ, đồng thời xác định quy mô, phương pháp, cách thức tiến hành kiểm tra, biện pháp thực hiện, tổ chức lực lượng kiểm tra - Chuẩn bị kiểm tra: Chẩn bị tài liệu, sách chế độ, định mức kinh tế kỹ thuật liên quan đến nội dung kiểm tra liên quan đến tình cần kiểm tra Xem xét nghiên cứu tài liệu, tình hình phân xưởng, kết luận đợt kiểm tra trước, việc tương tự - Thực kiểm tra: Thực theo kế hoạch nội dung xác định, phân công theo dõi tổng hợp sử lý tình phát sinh trình kiểm tra - Trình tự phương pháp tự kiểm tra: + Thu thập sử lý tài liệu có liên quan đến kiểm tra như: Chế độ sách, định mức kinh tế kỹ thuật, giá thời điểm, quy chế nội + Kiểm tra, phát hiện, ghi chép số liệu, tổng hợp số liệu liên quan đến kiểm tra + Đối chiếu hành vi phát trình kiểm tra với chế độ sách hành nhà nước, quy định đơn vị, đối chiếu với dự toán, định 54 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân mức, phương pháp kế toán công việc giao Tiến hành kiểm tra xác minh trường hợp có ghi vấn + Đánh giá mức độ sai phạm, nghiên cứu đề giải pháp khắc phục, sử lý kết kiểm tra theo thẩm quyền + Lập gửi báo cáo kết kiểm tra, kiến nghị giải công khai kết kiểm tra - Xử lý kết tự kiểm tra: + Căn vào kết tự kiểm tra phận cá nhân có thành tích hoạt động tài kế toán xem xét để khen thưởng đột xuất định kỳ + Các trường hợp vi phạm nguyên tắc quản lý tài kế toán tuỳ theo tính chất mức độ vi phạm đơn vị phải thông báo cho phận cá nhân biết Tuỳ theo mức độ vi phạm có định xử lý trách nhiệm hành chính, công vụ theo quy định + Định kỳ cuối năm vào thời điểm công khai tài đơn vị phải thông báo công khai kết tự kiểm tra kết luận sử lý tự kiểm tra * Người giao nhiệm vụ kiểm tra: Người giao nhiệm vụ thực công việc tự kiểm tra phải người trung thực, khách quan có tình thần trách nhiệm, chưa vi phạm kỷ luật lần nào, có trình độ chuyên môn phù hợp với nội dung kiểm tra Người giao nhiệm vụ thực công việc tự kiểm tra thủ trưởng đơn vị định phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị chất lượng, tính trung thực, hợp lý kết luận tự kiểm tra 6.3.4 Tổ chức tự kiểm tra số nội dung chủ yếu a Kiểm tra việc quản lý sử dụng khoản vốn tiền: - Kiểm tra tiền mặt quỹ gồm: Kiểm tra số lượng tiền mặt thực có quỹ (tiền Việt Nam, ngoại tệ, ngân phiếu, trái phiếu ), đối chiếu với số liệu sổ kế toán - Kiểm tra khoản thu chi tiền mặt có với quy định hành bảo đảm tính kịp thời đầy đủ hay không - Kiểm tra số dư tiền gửi đơn vị ngân hàng, tiền chuyển, đối chiếu thực tế với số liệu sổ kế toán có khớp hay không, kiểm tra việc mở sử dụng tài khoản có quy định hành hay không - Kiểm tra khoản đầu tư tài mà đơn vị nắm giữ, tính hợp pháp thời gian lại khoản đầu tư - Kiểm tra quan hệ toán nội đơn vị, đơn vị bên tạm ứng, khoản phải thu, phải trả - Kiểm tra việc chấp hành quy định kế toán khoản vốn tiền đơn vị b Kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản cố định - Kiểm tra việc mua sắm tài sản cố định gồm: Mục đích sử dụng, chất lượng tài sản, giá 55 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân - Kiểm tra việc ghi chép, phân loại tài sản cố định như: Thẻ sổ đăng ký tài sản cố định, tình hình tăng, giảm, lý tài sản cố định - Kiểm tra tình hình huy động sử dụng tài sản cố định, tài sản cố định thuê tài chính, tài sản cố định tham gia góp vốn liên doanh - Kiểm tra việc tính hao mòn khấu hao tài sản cố định có quy định hành hay không, kiểm tra việc phân bổ khấu hao TSCĐ cho đối tượng sử dụng có quy định hợp lý hay không - Kiểm tra việc sửa chữa lớn tài sản cố định, kiểm tra tài sản cố định lý, chờ lý, chi phí thu nhập lý TSCĐ đơn vị - Kiểm tra việc tính toán, ghi chép lưu trữ tài liệu kế toán TSCĐ có đầy đủ kịp thời hay không c Kiểm tra kế toán chi phí sản xuất kinh doanh - Kiểm tra việc mua sắm, sử dụng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất có hợp lý không, có định mức kinh tế kỹ thuật không, có phù hợp với quy chế, quy định đơn vị không - Kiểm tra việc tính toán, toán chi phí nhân công trực tiếp có với quy định không, toán tiền lương theo hình thức nào, có phù hợp với quy chế đơn vị không - Kiểm tra loại chi phí quản lý sản xuất chung chi phí quản lý phân xưởng, có hợp lý tiết kiệm không, tình hình sử dụng công cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ có quy định hành hay không, kiểm tra loại chi phí tiền khác có hợp lý hay không - Kiểm tra việc phân bổ chi phí cho giá thành sản phẩm, tiêu thức cách phân bổ có xác hợp lý không - Kiểm tra chi phí phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm bào bì, quảng cáo, khuyến mại có quy chế đơn vị không - Kiểm tra việc chấp hành quy định kế toán khoản chi phí sản xuất kinh doanh đơn vị d Kiểm tra kế toán doanh thu - Kiểm tra việc thu tiền bán hàng hoá sản phẩm xác định bán kỳ kế toán (bao gồm số thu số phải thu), đối chiếu việc thực tế bán hàng với sổ sách kế toán có xác hay không - Kiểm tra việc thu tiền bán sản phẩm dịch vụ, doanh thu hoạt động tài (nếu có) có với quy định phân chia quyền hưởng hay không - Kiểm tra việc tính toán thuế suất phải nộp, kiểm tra chiết khấu thương mại có qui định nhà nước, quy định đơn vị hay không - Kiểm tra việc xác định tỷ giá (đối với ngoại tệ) bán hàng thu tiền ngoại tệ có quy định không - Kiểm tra việc chấp hành quy định kế toán doanh thu đơn vị 56 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân 6.3.5 Kiểm tra kế toán Đây hình thức quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, đơn vị kế toán cấp kiểm tra kế toán đơn vị * Nhiệm vụ kiểm tra kế toán - Khái niệm: Kiểm tra kế toán xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật kinh tế, trung thực, xác thông tin, số liệu kế toán - Đơn vị kế toán chịu kiểm tra quan có thẩm quyền không lần kiểm tra nội dung năm Việc kiểm tra kế toán thực có định quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật - Công tác tra kiểm tra việc chấp hành pháp luật nhà nước sở sản xuất kinh doanh nhằm mục đích giúp đơn vị sở thực hoạt động pháp luật, có hiệu quả, góp phần hoàn thiện chế quản lý, bảo vệ lợi ích người lao động, lợi ích nhà nước quyền lợi hợp pháp sở sản xuất kinh doanh - Doanh nghiệp có trách nhiệm thường xuyên tự kiểm tra việc thực sách, pháp luật hoạt động sản xuất kinh doanh mình, nghiêm cấm hành vi cản trở hoạt động tra, kiểm tra mua chuộc cán làm nhiệm vụ tra kiểm tra * Nội dung kiểm tra kế toán bao gồm - Kiểm tra việc thực nội dung công tác kế toán - Kiểm tra tổ chức máy kế toán người làm kế toán - Kiểm tra việc tổ chức quản lý hoạt động nghề nghiệp kế toán - Kiểm tra việc chấp hành quy định khác pháp luật kế toán - Nội dung kiểm tra kế toán phải xác định định kiểm tra * Trình tự thủ tục kiểm tra - Việc tiến hành tra, kiểm tra phải vào chương trình kế hoạch phê duyệt phải thông báo cho doanh nghiệp trước công bố định kiểm tra Quyết định kiểm tra phải ghi rõ pháp lý để kiểm tra thực yêu cầu, nội dung, phạm vi kiểm tra, thời hạn kiểm tra, thành viên đoàn, quyền nghĩa vụ doanh nghiệp kiểm tra - Nghiêm cấm việc tra, kiểm tra định quan có thẩm quyền, tự ý mở rộng phạm vi, đối tượng kiểm tra, sử dụng giấy tờ khống vi phạm quy định khác thủ tục tra kiểm tra - Trong trình tra kiểm tra việc áp dụng biện pháp kê biên tài sản, niêm phong tài liệu phải thực quy trình, thủ tục pháp luật quy định * Quyền trách nhiệm đoàn kiểm tra kế toán - Khi kiểm tra kế toán đoàn kiểm tra kế toán phải xuất trình định kiểm tra kế toán Đoàn kiểm tra có quyền yêu cầu đơn vị kinh tế kiểm tra cung cấp tài liệu có liên quan đến nội dung kiểm tra kế toán giải trình cần thiết - Khi kết thúc kiểm tra kế toán đoàn kiểm tra phải lập biên kiểm tra kế toán giao cho đơn vị kiểm tra kế toán Nếu phát có vi phạm pháp luật kế toán sử lý theo thẩm quyền để sử lý theo quy định pháp luật - Trưởng đoàn kiểm tra kế toán phải chịu trách nhiệm kết luận kiểm tra 57 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân * Quyền nghĩa vụ doanh nghiệp - Doanh nghiệp tra kiểm tra có quyền: + Từ chối tra kiểm tra định quan có thẩm quyền + Kiến nghị, giải trình nội dung tra, kiểm tra + Được nhận định tra, kiểm tra + Khiếu lại, tố cáo theo quy định pháp luật việc làm trái pháp luật trình tra, kiểm tra, yêu cầu đền bù thiệt hại biện pháp xử lý trái pháp luật cán tra, kiểm tra gây - Doanh nghiệp tra, kiểm tra có nghĩa vụ: + Cử người có thẩm quyền làm việc với đoàn cán tra, kiểm tra + Cung cấp tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra, giải trình nội dung theo yêu cầu đơn vị kiểm tra + Thực yêu cầu, kiến nghị, kết luận đoàn kiểm tra 58 Tổ chức công tác kế toán Trương Thùy Vân DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Tài (2006), Chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Bộ Tài [2] Bộ Tài (2014), Thông tư 200/2014/TT– BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp [3] Bộ Tài (2009), Thông tư 244/2009/TT-BTC việc hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp [4] Phan Đức Dũng (2008), Hướng dẫn thực hành kế toán thuế báo cáo thuế, NXB Lao động – Xã hội [5] Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2012), Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, NXB Phương Nam [6] Nguyễn Thị Đông (2006), Giáo trình hạch toán kế toán doanh nghiệp, NXB đại học Kinh tế quốc dân [7] Võ Văn Nhị (2010), Hướng dẫn thực hành kế toán sổ kế toán, NXB Tài [8] Đặng Văn Sang (2013), Hướng dẫn thực hành lập sổ sách kế toán báo cáo tài báo cáo thuế GTGT theo phương pháp thủ công, NXB Kinh tế [9] Quốc hội (2015), Luật Kế toán – Bộ luật số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 [10] TS Ngô Hà Tấn, Nguyễn Hữu Cường (2010), Hệ thống thông tin kế toán (phần 1), NXB Giáo dục Việt Nam, Đà Nẵng [11] PGS TS Đoàn Xuân Tiên (2009), Tổ chức công tác kế toán, NXB Thống kê, Hà Nội [12] Lưu Đức Tuyên (2011), Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội [13] Trần Đình Tuấn (2014), Tổ chức công tác kế toán, NXB Đại học Thái Nguyên, Thái Nguyên 59 ... Nội dung công việc kế toán đơn vị Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trách nhiệm lãnh đạo đơn vị kế toán trưởng Nội dung chủ yếu tổ chức công tác kế toán: - Tổ chức hợp lý máy kế toán để thực... Có phương án tổ chức kế toán tài kế toán quản trị: phương án tổ chức riêng phương án tổ chức kết hợp * Tổ chức thực kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài - Theo phương án kế toán doanh nghiệp... báo cáo kế toán chung khác báo cáo kế toán phần hành Kế toán tổng hợp: Có chức nhiệm vụ tổng hợp phần hành kế toán đơn vị kế toán, lập bảng báo cáo kế toán tổng hợp Kế toán trưởng: Tổ chức đạo