MỤC LỤC A - Phần mở đầu B - Nội dung I Giới thiệu tổng quát công ty II Cơ sở lý luận của công tác quản trị thông tin và quyết định doanh nghiệp III Thực trạng công tác quản trị thông tin và quyết định tại doanh nghiệp Bảo Hiểm Liberty IV Vận dụng lý thuyết để quyết định để sử dụng tốt tiềm cho công ty C - Kết luận A PHẦN MỞ ĐẦU Ngày việc thành công hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, điều kiện một yếu tố có vị tri quan trọng hàng đầu phải kể đến là thông tin Thông tin tạo tiền đề cho sự thành công của mỗi doanh nghiệp Hiện nay, thông tin được coi là một những tài sản quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào Trong những thập kỷ gần đây, thông tin được xem là người có vấn sáng suốt và trung thực, đáng tin cậy thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạo hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp Sự phát triển không ngừng của hệ thống thông tin đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, các vùng, các châu lục; làm cho người có hiểu biết nhanh, đầy đủ về vấn đề mình quan tâm Như V.I.Lenin đã khẳng định: “ Không có thông tin thì không có thắng lợi bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất” Song không phải thông tin nào cũng có giá trị cho công tác quản trị Số lượng thông tin là vô cùng đó khả thu thập, phân tich, xử lý, lưu trữ thông tin là hữu hạn Bởi vậy, việc lựa chọn thông tin; để có thể dựa vào đó quyết định đúng đắn là hết sức quan trọng Xuất phát từ vị tri và vai trò vô cùng quan trọng của thông tin và dự báo thông tin để quyết định, thông qua quá trình tìm hiểu em xin chọn đề tài: “Nghiên cứu công tác thông tin định để sử dụng tốt tiềm hội công ty TNHH bảo hiểm Liberty Nội dung của tiểu luận bao gồm chương sau : Giới thiệu tổng quát về công ty TNHH Bảo Hiểm LIBERTY Cơ sở lý luận của công tác quản trị thông tin và quyết định doanh nghiệp Thực trạng công tác quản trị thông tin và quyết định tại doanh nghiệp ở Bảo Liberty hiện Vận dụng lý thuyết để quyết định để sử dụng tốt các tiềm cho công ty B NỘI DUNG I GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH BẢO HIỂM LIBERTY LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Bảo hiểm Liberty có mặt tại thị trường Việt Nam từ năm 2003 với việc đặt Văn phòng Đại diện đầu tiên tại Hà Nội Trong thời gian diễn Hội nghị Thượng đỉnh APEC vào tháng 11 năm 2006, Bảo hiểm Liberty đã nhận được Giấy phép thành lập công ty bảo hiểm phi nhân thọ 100% vốn sở hữu của Mỹ tại Việt Nam Là một công ty bảo hiểm hàng đầu thế giới, Bảo hiểm Liberty cam kết bảo vệ các doanh nghiệp và gia đình tại Việt thương tổn lao động ở Việt Nam Kể Nam thông qua các sản phẩm bảo hiểm được thiết kế phù hợp với tình hình địa phương Ngày 24 tháng năm 2007, Tập đoàn Bảo hiểm Liberty Mutual đã khánh thành Trung tâm An toàn Lao động tại Viện Y học Lao động và Vệ sinh Môi trường Quốc Gia (trực thuộc Bộ Y tế) với mức tài trợ là 150.000 Đô la Mỹ Trung tâm được thiết lập với chức nghiên cứu và thực hiện các dự án nâng cao an toàn lao động và giảm thiểu các từ ngày 11 tháng năm 2008, theo giấy phép sửa đổi của Bộ Tài chinh, công ty Liberty được phép cung cấp dịch vụ bảo hiểm tới các doanh nghiệp nhà nước, các cá nhân người Việt Nam và bảo hiểm trách nhiệm bắt buộc đối với xe giới Như vậy, Bảo hiểm Liberty có thể phục vụ nhu cầu bảo hiểm cho đối tượng khách hàng tại Việt Nam SỰ ĐẦU TƯ CỦA CHÚNG TÔI Liberty là công ty bảo hiểm đầu tiên ở Việt Nam thiết lập và quản lý Trung tâm Dịch vụ Khách hàng 24/7 với khả giải đáp những thắc mắc và yêu cầu cụ thể của từng khách hàng Chúng đầu thị trường bảo hiểm việc ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới và quản lý kinh doanh nhằm mang lại cho khách hàng những dịch vụ ưu việt và đơn giản hóa các quy trình và giao dịch kinh doanh Đội ngũ nhân viên là tài sản quan trọng nhất của chúng Chúng coi việc huấn luyện không phải là một sự kiện mà là sự đầu tư vào tương lai của công ty và nhân viên Chúng liên tục phát triển và hỗ trợ nhân viên Chúng tạo một môi trường làm việc hào hứng, phấn khởi và thử thách, đồng thời ứng dụng những chuẩn mực quốc tế vào việc hỗ trợ khách hàng Đó là lý tại chúng đã tuyển dụng và giữ chân được những nhân viên tuyệt vời Họ nhiệt tình thực hiện những việc nên làm cách bảo vệ doanh đòi bồi thường Chỉ cần gọi , bạn có thể mở cánh cửa vào Bảo hiểm Liberty, nơi đội ngũ nhân viên Dịch vụ Khách hàng chuyên nghiệp của chúng rất vui mừng được phục vụ bạn NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG 3.1 Niềm tin của Liberty là một công ty bảo hiểm thương mại Thước đo cho sự thành công của chúng là khả sinh lợi các hoạt động phát triển kinh doanh Tuy nhiên, chúng tin tưởng mạnh mẽ chúng có thể đạt được thành công kinh doanh cách tuân thủ theo các nguyên tắc và chuẩn mực giúp chúng trở nên khác biệt so với các công ty bạn 3.2 Tầm nhìn và phương châm của Sứ mạng của chúng là “mang đến sống an toàn và đảm bảo cho người” Liberty Mutual Insurance là một những tập đoàn bảo hiểm phi nhân thọ hàng đầu thế giới Niềm tự hào này được xây dựng và trì dựa những phương châm được phổ biến rõ ràng và không thể thay đổi: - Cư xử chinh trực - Tin tưởng và tôn trọng người - Cung cấp những sản phẩm và dịch vụ cao cấp với mức phi hợp lý 3.3 Chia sẻ cam kết Việc cùng chia sẻ tầm nhìn và phương châm đã khiến chúng cố gắng hết mình và thúc đẩy sự phát triển của Bảo hiểm Liberty Chúng tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và đội ngũ đại lý giao dịch, cũng đảm bảo giải quyết bồi thường nhanh chóng và công Đồng thời, dù ở bất cứ đâu, chúng hướng tới một thông điệp đơn giản về niềm tin 3.4 Văn hóa của Các khách hàng gắn bó cùng chúng một tập đoàn bảo hiểm tương hỗ lớn mạnh Lớn mạnh việc không ngừng tìm kiếm những biện pháp phòng tránh thương tổn và mất mát cho người ở nhà, đường và tại nơi làm việc Lớn mạnh nỗ lực làm giảm nỗi buồn đau, sợ hãi và sự mất mát Lớn mạnh thực thi sứ mạng gìn giữ, bảo vệ và chăm sóc những ước mơ, thành tựu mà người đã ấp ủ, tạo dựng và nâng niu Và sự lớn mạnh thực sự của Bảo hiểm Liberty được đo khả mang đến một cuộc sống an toàn và đảm bảo cho người II Cơ sở lý luận của công tác quản trị thông tin và quyết định doanh nghiệp 2.1 Thông tin 2.1.1 Khái niệm Thông tin là những tin tức mà người trao đổi với qua máy móc thiết bị, qua các phương tiện, qua các sự vật hiện tượng để nhận thức về đối tượng làm sở cứ quyết định Thông tin là tri thức để nhận thức đối tượng và giải thich thế giới xung quanh Thông tin được xem là mạch máu của doanh nghiệp, nó là thứ keo đặc biệt nhằm gắn kết những bộ phận phụ thuộc của doanh nghiệp lại với Doanh nghiệp là một hệ thống ổn định của các hoạt động, nơi người cùng làm việc để đạt tới mục tiêu chung thông qua hứ bậc của các vai trò và việc phân công lao động Những hoạt động này phục thuộc vào thông tin để hợp tác và hợp nhất Nếu dòng thông tin bị gỡ bỏ doanh nghiệp thì doanh nghiệp không thể tồn tại Những hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc trao đổi thông tin Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, các nhà quản trị doanh nghiệp phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dưới và các quản trị viên khác Họ không thể quyết định mà không có thông tin Hơn nữa, để hoạt động có hiệu quả, các nhà quản trị đòi hỏi phải có thông tin đầy đủ, chinh xác, kịp thời nhằm thực hiện tốt các chức và hoạt động quản trị của mình Thông tin lĩnh vực quản trị là sự phản ảnh nội dung và hình thức vận động, liên hệ giữa các đối tượng, yếu tố của hệ thông đó và giữa hệ thống đó với môi trường Thông tin liên quan đến việc chuyển giao, truyền đạt, liên lạc và hiểu được ý nghĩa của thông tin Nếu không có tin tức hay ý kiến nào chuyển thì thông tin chưa xảy Một thông tin có hiệu quả ý nghĩa và nội dung tin tức chuyển và được hiểu đúng Trong doanh nghiệp việc trao đổi thông tin là hoạt động bản của các nhà quản trị Họ phải báo cáo cho cấp trên, thị cho cấp dưới và trao đổi thông tin với các nhà quản trị khác, chia sẻ thông tin, tình cảm, ý tưởng với những người tổ chức và bên ngoài doanh nghiệp Thông tin quản trị là những tin tức mới được thu thập, được hiểu và được đánh giá là có ich việc quyết định về sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp 2.1.2 Phân loại thông tin - Căn cứ vào cấp quản trị, thông tin được chia thành: + Thông tin xuống dưới: bao gồm các thị, các bài phát biểu, các cuộc họp,… + Thông tin lên trên: là thông tin từ cấp dưới lên cấp và tiếp tục lên theo hệ thông phân cấp tổ chức + Thông tin chéo bao gồm luồng tông tin ngang với những người ở cùng cấp hay ở cấp tổ chức tương đương và dòng thông tin chéo với những người ở cấp khác mà họ không có các mối quan hệ báo cáo trực tiếp Căn cứ vào hình thức truyền tin: Căn cứ vào hình thức truyền đạt thông tin có thể chia loại: + Thông tin liên lạc văn bản + Thông tin liên lạc sử dụng lời + Thông tin liên lạc không lời - Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin: + Thông tin chinh thức + Thông tin không chinh thức 2.1.3 Vai trò của thông tin hoạt động quản trị doanh nghiệp: Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động nội bộ tổ chức cũng góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin Thông tin hiện được coi là một những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào Đối với các tổ chức hoạt động lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin Tất cả các cấp chinh phủ đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ich rất nhiều việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một chứng cho thấy cách thức chinh phủ điều hành công việc và trao đổi thông tin chinh phủ được thực hiện Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ tổ chức Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin nội bộ tổ chức và với các quan hoạt động lĩnh vực công cộng khác; thông qua các thoả thuận với các tổ chức lĩnh vực tư nhân tại những điểm phù hợp Chất lượng thông tin của tổ chức phải được trì và các thông tin sử dụng kinh doanh phải chinh xác, đáng tin cậy, được cập nhật, toàn diện và nhất quán Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng các yêu cầu khác vấn đề bảo mật tinh riêng tư, bi mật, tinh xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi Thông tin cần phải được đưa tới công chúng một cách thuận tiện thông qua nhiều kênh khác Những người liên quan đến quản trị thông tin gồm: Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng tinh chinh xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin; Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bảo trì thiết bị truyền thông tin và các vấn đề liên quan tới công nghệ thông tin; Người sử dụng (trong và ngoài tổ chức) truy cập và sử dụng các thông tin người sở hữu thông tin định và được người chăm sóc thông tin cho phép Những yêu cầu này áp dụng cho tất cả các loại tài sản thông tin của tổ chức Lời dẫn này tập trung vào các thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử (bao gồm các hình ảnh, bản đồ, âm video – và tất cả các thông tin được số hoá) hầu hết các quy tắc cũng có thể áp dụng được với các thông tin lưu trữ giấy Thông tin là một nguồn lực then chốt tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chinh và các nguồn lực hữu hình khác Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý tổ chức có thể: Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hang; Giảm thiểu rủi ro hoạt động; Giảm chi phi quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ; Khuyến khich đổi mới quá trình hoạt động nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài Quản trị thông tin bao gồm lĩnh vực chinh sau: • Quản trị nguồn thông tin: Tất cả các nguồn thông tin nói cần phải được quản lý Việc quản lý thông tin tổ chức phải đảm bảo tất cả các nguồn thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được định cho họ • Quản trị công nghệ thông tin: nhằm củng cố hệ thống thông tin tổ chức mà điển hình là chịu trách nhiệm về chức cung cấp thông tin tổ chức tự quản lý được nhận từ một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài Quản trị thông tin của tổ chức phải được hoạt động là một “Khách hàng am hiểu” về các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần • Quản trị xử lý thông tin: Tất cả quá trình kinh doanh làm gia tăng những hoạt động liên quan đến một một số nguồn thông tin của tổ chức Quá trình tạo mới, thu thập, truy nhập, sử đổi, lưu trữ, xoá bỏ và nén thông tin cần phải được kiểm soát hợp lý nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình • Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chinh sách: Tổ chức cần phải xác định các tiêu chuẩn và chinh sách quản trị thông tin Những tiêu chuẩn và chinh sách này thường được phát triển một nhân tố chiến lược thông tin của tổ chức Chinh sách quản trị quản lý các quy trình và tráh nhiệm quản trị thông tin tổ chức: chinh sách và tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng cho sở hạ tầng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của tổ chức Quản trị tri thức là một khia cạnh then chốt quản trị thông tin Về bản, quản trị tri thức là việc làm cho các thông tin trở nên hữu dụng để một số hoạt động có thể được thực hiện dựa nền tảng của kiến thức đó Quản trị kiến thức bao gồm: • Nguồn vốn tri thức (tài sản kiến thức tổ chức nắm giữ bao gồm các kiến thức chuyên môn của các cá nhân) • Công việc có tinh phối hợp với sự hỗ trợ của máy vi tinh (những cách thức làm cho việc trao đổi kiến thức giữa các nhóm làm việc được dễ dàng hơn) • Trao quyền cho nhân viên (những cách thức cho phép các cá nhân tận dụng được lợi ich từ các kiến thức chung của tổ chức) 2.2 Quyết định quản trị doanh nghiệp 2.2.1 Khái niệm - Định nghĩa: Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định chương trình và tinh chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chin muồi, sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tich các thông tin của hệ thống đó - Đặc điểm quyết định : Nhà quản trị là người các quyết định có ảnh hưởng trực tiếp đến tập thể, tổ chức Quyết định được đề đến thời điểm 10 chin muồi Quyết định đưa phải dựa sở thông tin Quyết định phải hướng đến hiệu quả và phù hợp với qui luật khách quan - Chức của quyết định là – Định hướng – Bảo đảm nguồn lực cho thực hiện mục tiêu – Phối hợp hành động giữa các bộ phận – Bảo đảm tinh thống nhất thực hiện – Bảo đảm tinh hiệu quả, hiệu lực kinh doanh 2.2.2 Các bước quyết định - Bước 1: Nhận diện và xác nhận vấn đề + Nhận thức đúng vấn đề + Xác định đúng nguyên nhân gốc rễ Khi doanh nghiệp có có những vấn đề phát sinh công việc, thì việc nhận biết được những vấn đề đó thế nào là một bước rất quan trọng Bởi vì nó đảm bảo chắc chắn nhà quản trị đã hiểu bản thực chất thực sự của vấn đề chứ không phải nhận biết được những dấu hiệu của vấn đề đó Trên sở đó, nhà quản trị phải cụ thể hóa, phân tich và phát triển những mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt tới Khi vấn đề đã được phân tich tỷ mỷ, xác định được những điều kiện tiên quyết, những thuận lợi và khó khăn; nhận dạng cho được các ràng buộc Vi dụ: xác định những vấn đề về tài chinh, yêu cầu về môi trường, các chinh sách và chế độ của doanh nghiệp nhà quản trị có được những dữ liệu cần thiết cho việc đời một quyết định Các quyết định bao giờ cũng bị hạn chế bởi những ràng buộc - những giới hạn của nhiều loại đối với quyết định quản trị Ràng buộc là những khó khăn, hạn chế các phương án lựa chọn nhà quản trị cân nhắc giải pháp cho vấn đề và quyết định - Bước 2: Xác định mục tiêu: Đặt mục tiêu cụ thể để giải quyết vấn đề và loại bỏ nguyên nhân của vấn đề - Bước3: Xây dựng phương án Trên sở những dữ liệu có được, thông qua bước xác định tình hình, nhà quản trị tiến hành xây dựng các tình huống và phương án có thể xảy Có thể mô tả chúng và trao đổi, tham khảo ý kiến của đồng 11 nghiệp, tìm kiếm những quan điểm mới, sàng lọc để xây dựng các phương án có tinh khả thi cao Đây là bước đòi hỏi có sự sáng tạo của tập thể cũng của nhà quản trị - Bước 4: So sánh, đánh giá :Đánh giá tinh hiệu quả của các giải pháp dựa các tiêu chi chi phi, tinh khả thi, thời hạn hoàn thành, hiệu quả Từ những phương án đã được xây dựng, tiến hành so sánh những thông tin, biện pháp xử lý, hiệu quả mong đợi, tinh nhạy cảm để xem xét kết quả của các phương án thể hiện thế nào Dự tinh các xác suất, rủi ro có thể xảy , tiến hành lập danh sách để so sánh những thuận lợi, khó khăn của từng phương án Ở bước này cần phải xác định một số phương án cần thiết có thể áp dụng được một cách hiệu quả, phù hợp với những đặc điểm của công việc, người và tập thể đó Nếu thấy rằng, các phương án đặt chưa đủ hay nhà quản trị thấy cần phải có thêm một số phương án khác nữa thì tùy theo sự cần thiết của công việc, khả của nhà quản trị có thể có để bắt đầu từ bước một hai - Bước 5: Lựa chọn giải pháp: Quyết định lựa chọn giải pháp phù hợp nhất Đây là bước cốt yếu và quan trọng nhất,bởi vì tại nhà quản trị phải từ bỏ "quyền tự lựa chọn" của mình Nhà quản trị được phép chọn một phương án và phải bảo vệ quyết định đó Đồng thời đảm bảo sự cam kết của tất cả người tham gia và có được sự hỗ trợ cần thiết Phần lớn công việc này cần được làm thông qua sự tham gia của các bên hữu quan giai đoạn trước - Bước 6: Thực hiện giải pháp + Tổ chức nguồn lực + Triển khai giải pháp đã chọn Thực hiện phương án Đó là hành động chấp hành hay thực hiện phương án đã chọn Để hoạt động này có hiệu quả thì phải cứ theo kế hoạch hành động đã được lập kèm theo các phương án Kế hoạch càng chi tiết, cụ thể thì khả hoạt động có hiệu quả càng tăng 12 - Bước 7: Đánh giá, kiểm tra + So sánh kết quả với mục tiêu mong đợi + Rút kinh nghiệm cải tiến Nhà quản trị mong muốn kết quả đạt được thế nào hay nói một cách khác đó là mục tiêu đặt cho quyết định quản trị Để có thể thực hiện tốt bước này, nhà quản trị cần phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và phương án đã lựa chọn Nắm bắt những thông tin được sử dụng có chinh xác không? Kế hoạch được thực hiện thế nào? Kết quả đạt được của kế hoạch đã đặt ra? Trong quá trình thực hiện quyết định nảy sinh nhiều vấn đề mà bản thân nhà quản trị và các cộng sự chưa thể lường trước được Do đó, việc theo dõi, kiểm tra giúp nhà quản trị nắm được những vướng mắc phát sinh cần giải quyết thực hiện quyết định Trên sở đó, tiến hành chỉnh lý, bổ sung, sửa đổi để quyết định quản trị đưa phù hợp với thực tế của công việc đòi hỏi và vậy kết quả thu được tốt 13 III THỰC TRẠNG VÀ HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TẠI DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM LIBERTY HIỆN NAY Thực trạng công tác quản trị thông tin và quyết định tại doanh nghiệp Bảo Hiểm Liberty Trong bất cứ lĩnh vực kinh tế nào đều cần có thông tin Thông tin là một công cụ hữu hiệu và có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nếu chúng ta biết cập nhật thông tin kịp thời, đúng lúc đem lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp Một vi dụ điển hình:Hiện tại nhiều công ty bảo hiểm hiện tại không có hệ thống cập nhật thong tin bồi thường nhanh và thống kê nhiều năm vì thế không kiểm soát được rủi ro không mang lại lợi nhuận cho công ty hiện tại nhờ việc thống kê chi tiết các đối tượng rủi ro nên đã có thông tin cụ thể nhiều đối tượng có rủi ro xấu để có chế tài tăng phi cho phù hợp để đảm bảo tinh hiệu quả kinh doanh Cho đến giờ này tốc độ của thông tin công việc kinh doanh phần lớn bị giới hạn bởi khả lưu chuyển thông tin, ngày với sự phát triển của trình độ khoa học, những công cụ kỹ thuật số đưa thông tin với tốc độ ánh sáng Do đó, các doanh nghiệp phải biết cách sử dụng nhân viên tri thức, nhân viên tư của mình để phản ứng với những điều xảy ra, hoạch định sản phẩm mới để chắc chắn là mình sử dụng nguồn lực một cách đúng đắn và thich hợp Chinh vì thế mà nhà doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh đều phải tự mình tham gia vào việc sử dụng máy tinh cá nhân, mạng Internet để có thể cập nhật thông tin hàng ngày về đối tác, cổ đông, tiếp thị quảng cáo, bán hàng, nhân viên sắp tuyển dụng và điều quan trọng đó là nhu cầu của khách hàng thị trường Đó là một hình thức thông tin rất quan trọng mà các doanh nghiệp cần biết Ngày việc sử dụng kỹ thuật số hóa tăng thêm tinh hiệu quả hoạt động công ty loại bỏ dần hình thức giấy tờ lâu Đưa các quy trình và thông tin 14 trước nằm giấy tờ và mạng nội bộ công ty đồng thời thiết kế những công cụ giúp người truy cập thông tin dễ dàng, chinh xác Ban đầu, các máy tinh kinh doanh đã được sử dụng cho các doanh nghiệp thực tế là máy tinh biên chế và theo dõi các tài khoản phải trả và phải thu Khi các ứng dụng được phát triển để cung cấp cho các nhà quản lý với thông tin về doanh số bán hàng, hàng tồn kho, và các dữ liệu khác mà có thể giúp việc quản lý doanh nghiệp được dễ dang Công ty có thể để làm nổi bật sức mạnh và điểm yếu của mình dựa những báo cáo doanh nghiệp thu, nhân viên thực hiện hồ sơ … tất cả những việc làm đều phải được tiến hành nhờ hệ thống thông tin nhằm xác định những khia cạnh có thể giúp công ty cải thiện quy trình kinh doanh và hoạt động của mình Ngày nay, các doanh nghiệp Bảo hiểm thường quản trị thông tin việc áp dụng hệ thống thông tin theo trình tự sau: đầu tư sở hạ tầng => giai đoạn sơ khai => mức tác nghiệp => ứng dụng CNTT ở mức chiến lược => ứng dụng thương mại điện tử Hạn chế của doanh nghiệp Việt Nam công tác thu thập thông tin và quyết định Một vấn đề rất quan trọng quyết định đến sự thành công của công ty muốn phát triển thị trường xuất là phải nghiên cứu kỹ thị trường mà công ty muốn thâm nhập hay mở rộng Vì nó cho phép chúng ta đánh giá quy mô và tiềm thị trường và là sở lựa chọn thị trường và đoạn thị trường mục tiêu cần thâm nhập Tầm quan trọng của nó được tăng lên tinh chất phức tạp của nghiên cứu thị trường quốc tế: môi trường khác biệt, chi phi thu thập thông tin cao, đòi hỏi kỹ nghiên cứu cao… Tuy nhiên đối với các Doanh nghiệp ở Việt Nam, thời gian vừa qua chưa chú trọng công tác nghiên cứu thị trường Các công ty rất hạn chế việc hiểu biết thông tin về môi trường kinh doanh nước ngoài Chinh vì vậy mà thị trường xuất 15 của các công ty nhỏ hẹp, có những thị trường kim ngạch xuất ngày càng giảm sút Trong những năm gần các công ty cũng đã quan tâm đến công tác thị trường, xong hoạt động này chưa được thành lập một bộ phận riêng mà phòng kinh doanh phụ trách Công tác nghiên cứu thị trường được thực hiện thông qua đội ngũ cán bộ công nhân viên làm công tác tiêu thụ Phương pháp thu thập thông tin chủ yếu qua các báo cáo của cán bộ thị trường, của đại lý Việc thu thập này chưa được tổ chức chặt chẽ, chưa có kế hoạch, độ tin cậy của thông tin chưa cao, ý kiến chủ quan của những người làm báo cáo, mặt khác tinh độc lập hoạt động chưa cao nên phụ thuộc vào kết quả thu thập xử lý của cán bộ tiêu thụ Nhân viên làm công tác này nắm thông tin thị trường thiếu, chưa đáp ứng được yêu cầu Phương pháp nghiên cứu thị trường: Hiện công tác nghiên cứu thị trường của các công ty chưa được chú trọng, các công ty sử dụng phương pháp nghiên cứu thị trường đơn giản đó là các phương pháp: nghiên cứu thị trường thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, với phương pháp này thì chi phi công ty bỏ thấp; công ty cử người nghiên cứu thị trường ở các nước xuất chinh; và nghiên cứu thông qua nhân viên bán hàng, đại lý ở nước ngoài Quá trình nghiên cứu thị trường của công ty trải qua hai bước: * Thu thập thông tin: Công ty sử dụng hai cách để thu thập thông tin: - Nghiên cứu bàn: Đây là phương pháp thu thập thông tin chủ yếu của công ty Công việc nghiên cứu thị trường thực sự khá mới mẽ đối với công ty Công ty chủ yếu thu thập thông tin từ nguồn thông tin bên của doanh nghiệp, từ các sổ sách của doanh nghiệp như: từ báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh xuất nhập 16 của doanh nghiệp, từ bộ phận bán hàng, từ những bộ phận tiếp xúc khách hàng Mà những nguồn thông tin này thì là những thông tin tổng quát Hiện có nhiều nguồn thông tin bên ngoài quan trọng phục vụ cho công tác tìm hiểu, nắm bắt thị trường nước ngoài thông tin lấy từ các tổ chức quốc tế, quan chinh phủ, các dự án đã nghiên cứu từ sách báo, tạp chi, internet thông tin lấy từ quan đại diện nước ta ở nước ngoài, tham dự các hội thảo Nhưng công ty chưa tiếp xúc được với những nguồn thông tin đáng tin cậy này, đó vấn đề nắm bắt thông tin thị trường của các công ty này rất hạn chế - Nghiên cứu trường: Hàng năm các công ty thường cử cán bộ làm công tác thị trường nước ngoài để điều tra, thu thập thông tin trực tiếp tại thị trường nước ngoài Tuy nhiên, công việc này chưa được chú trọng, không có kế hoạch cụ thể và cán bộ công tác chưa nắm rõ mục đich và một khó khăn của công ty là nhân viên nghiên cứu thị trường không có chuyên môn về nghiên cứu thị trường , không được đào tạo kỹ nghiên cứu mà thị trường xuất là thị trường đầy khó khăn thử thách Một điểm yếu rất quan trọng là nhân viên nghiên cứu chưa thành thạo về ngoại ngữ đó công tác nghiên cứu gặp nhiều khó khăn, nhân viên nghiên cứu thị trường là những người làm việc ở phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, họ làm nhiều nhiệm vụ khác chứ không chuyên về nghiên cứu thị trường Do đó, các chuyến ở những năm qua kết quả thu được rất hạn chế mà chi phi cho mỗi chuyến thì khá lớn Phương pháp mà họ quan sát là nghiên cứu tại chỗ cách quan sát một số đặc trưng của khách hàng, của hiện trường và ghi chép lại những vấn đề quan trọng đáng lưu ý đối với công ty Một phương pháp khác mà nhân viên công ty sử dụng là phỏng vấn cá nhân, là bước quan trọng nhất bất kỳ một cuộc thăm dò nào, qua đó tìm được những thông tin có giá trị về thái độ của người trả lời đối với sản phẩm của công ty 17 Như vậy, hiện phương pháp nghiên cứu thị trường chủ yếu của công ty là nghiên cứu tài liệu, sách báo, tạp chi, và nắm bắt thông tin thị trường qua các nguồn thông tin lấy từ bên của doanh nghiệp, từ sổ sách của công ty qua những đợt xuất trước đó * Xử lý thông tin: Khi thu thập tài liệu, thì tài liệu ở tình trạng thô, chưa được xử lý, đó nó không cung cấp cho công ty một bức tranh rõ ràng về thị trường Để làm cho các tài liệu được thu thập có ý nghĩa, công ty phải chọn lọc, tổ chức và loại bớt chúng Thực tế tại các công ty, công việc xử lý thông tin chưa được thực hiện một cách khoa học, không theo một trình tự nào cả Các dữ liệu thu thập được được tập hợp lại, nhân viên công ty không sàng lọc các dữ liệu để đưa một hệ thống thông tin cần thiết mà sử dụng tất cả các dữ kiện làm tài liệu cho công ty Việc phân loại các dữ liệu thì không rõ ràng, không khoa học nhân viên chưa có kinh nghiệm và nghiệp vụ chưa cao Tóm lại công việc xử lý thông tin của công ty không đạt yêu cầu để nắm bắt rõ về tình hình thị trường thế giới IV VẬN DỤNG LÝ THUYẾT ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH ĐỂ SỬ DỤNG TỐT TIỀM NĂNG CHO CÔNG TY Trong những năm gần đây, ảnh hưởng của nền kinh tế có chiều hướng suy giảm, các doanh nghiệp đều có những biến động không tốt Công ty TNHH Bảo Hiểm Liberty cũng không nằm ngoài sự ảnh hưởng này Do đó, để giữ vững vị thế và ổn định tình hình phát triển kinh doanh của mình, công ty phải không ngừng có những chiến lược phát triển mới Công ty TNHH Bảo Hiểm Liberty là một những doanh nghiệp bảo hiểm uy tin tại Việt Nam Chủ yếu là cung cấp các gói dịch vụ bảo hiểm cho người, tài sản, hàng hóa….và được xây dựng theo quy trình của Mỹ Do vậy các gói dịch vụ của Liberty được đánh giá là rất toàn diện thị trường Việt Nam đặc 18 biệt là dịch vụ sau bán hàng của Liberty Đồng thời với phương châm “mang đến sống an toàn và đảm bảo cho người”, hội nghị về khách hàng của Liberty thường xuyên được tổ chức để tiếp thu ý kiến, kiến nghị của khách hàng nhằm ngày càng nâng cao vào hoàn thiện các gói dịch vụ mà Liberty cung cấp 4.1 Ra quyết định trường hợp đủ thông tin Ví dụ: Cấp bảo hiểm xe tải (Truckcare) + Người yêu cầu bảo hiểm: Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải Đại An + Công ty bảo hiểm Liberty cam kết sẽ: - Bảo hiểm cho xe đường với hiệu lực bảo hiểm theo yêu cầu của khách hàng - Giảm trực tiếp 20% phi bảo hiểm nếu khách hàng đồng ý đóng phi bảo hiểm vòng 30 ngày - Đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp 4.2 Ra quyết định trường hợp thiếu thông tin Trong trường hợp đại diện cho Công ty Thương Mại và Vận Tải Đại An đến ký kết hợp đồng với Công ty Liberty Mà chúng ta không hề biết thêm thông tin gì về công ty, cũng không có bảng báo giá và tình hình hoạt động của công ty đó Việc ký kết được diễn vào ngày 10 giờ ngày 15 tháng 11 năm 2014 Dương lịch Như vậy buộc chúng ta phải sử dụng phương pháp dự đoán của Dịch học để có thể đưa được quyết định Nội dung phương pháp sau: Bước 1: Đổi giờ, ngày, tháng, năm dương lịch sang hệ âm lịch 10 giờ 00 phút sáng là giờ tỵ (giờ số 6) Ngày 15 dương lịch là ngày âm lịch 19 Tháng 11 dương lịch là tháng 10 âm lịch Năm 2014 là năm Giáp Ngọ âm lịch (năm thứ âm lịch) Bước 2: Tìm “Thượng quái”: Ta có: ( 5+ 10+ 2) : = dư Tra bảng 3.1 được quẻ Càn Bước 3: Tìm hạ quái Ta có: (5 + 10 + +6) : = dư Tra bảng 3.2 được quẻ Cấn Bước 4: Tìm “Chánh quái” (hoặc quẻ chinh) Càn (Kim) = Cấn (Thổ) Tra bảng 2.2 ta biết được là quẻ Thiên sơn động Bước 5: Tìm “Hỗ quái” 20 Khôn (thổ) Đoài (kim) Tra bảng 2.2 ta biết là quẻ Địa Trạch lâm Bước 6: Tìm “Biến quái” (5 + 10 + +6) : = (lẻ 5) Hào động là hào Ta có: Khảm (thủy) Đoài (kim) Tra bảng 2.2 biết là quẻ Thủy trạch tiết Bước 7: Tìm “thể” và “dụng” của chánh quái, biến quái và hỗ quái + Đối với chánh quái hào động là rơi vào nửa (càn) là Dụng (là vật), nửa dưới (cấn) là Thể (chủ thể của mối quan hệ) + Đối với hỗ quái nửa (khôn) là Dụng, nửa dưới (đoài) là Thể + Đối với biến quái nửa (khảm) là Dụng, nửa dưới (đoài) là Thể 21 Bước 8: Suy đoán để đưa quyết định + Đối với chánh quái dụng là thượng quái ứng với càn (kim), thể là hạ quái ứng với quẻ cấn(thổ) Theo ngũ hành sinh khắc thì thổ sinh kim có nghĩa là Công ty Bảo Hiểm Liberty có thể làm ăn được với công ty Thương Mại và Vận Tải Đại An Thêm vào đó tháng là thủy phát Mà theo ngũ hành sinh khắc thì thổ sinh kim, kim sinh thủy Nếu thổ mà phát thì cả kim và thủy cùng phát.Vì vậy Giám đốc Công ty Bảo Hiểm Liberty nên hợp tác Thương Mại và Vận Tải Đại An + Đối với hỗ quái dụng là thượng quái ứng với khôn(thổ), thể là hạ quái ứng với đoài (kim) Theo ngũ hành sinh khắc thì thổ sinh kim vì vậy nếu có sự liên kết giữa hai công ty thì diễn biến thời gian liên kết có thể có lợi đối với Xi nghiệp 583 Để suy nghĩ kĩ cho việc liên kết của hai công ty thì nên xét tiếp đối với biến quái để biết xem kết quả của sự liên kết đó + Đối với biến quái, dụng là thượng quái ứng với khảm (thủy), thể là hạ quái ứng với đoài (kim) Đây là quẻ Thủy trạch tiết không tốt cũng không xấu TH1 Nếu khách hàng chưa cung cấp được đăng ký, đăng kiểm bản gốc Ra quyết định: Liberty chấp nhận bảo hiểm nếu khách hàng cung cấp giấy hẹn đăng ký đăng kiểm của bên cục đăng kiểm TH2 Nếu khách hàng mua xe miền Nam, và miền Bắc mới đăng ký xe Ra quyết định: Liberty chấp nhận bảo hiểm nếu khách hàng cung cấp giấy đăng ký xe tạm thời, hợp đồng mua bán, hóa đơn mua bán, giấy kiểm định chất lương TH3 Nếu khách hàng muốn thay đổi tên người được bảo hiểm, địa hợp đồng bảo hiểm 22 Ra quyết định: Liberty chấp nhận bảo hiểm khách hàng cung cấp đăng ký đăng kiểm mới, hợp đồng mua bán giữa hai bên KẾT LUẬN Trong nền kinh tế hiện thì yếu tố cạnh tranh là không thể thiếu được Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải có khả cạnh tranh cao, hay chinh là lợi thế cạnh tranh Mà muốn có lợi thế cạnh tranh thì doanh nghiệp cần phải nắm được thông tin Hầu hết doanh nghiệp nào cũng muốn nắm được thông tin về đối thủ cạnh tranh, về khách hàng, về đối tác, bạn hàng và cả về thị trường, khách hàng vì vậy việc nghiên cứu và tìm hiểu về thông tin có vai trò hết sức quan trọng Thông tin cũng là yếu tố cốt lõi cho việc quyết định Mọi quyết định muốn đưa đều phải cứ vào thông tin mà mình có Ra quyết định có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp Ra quyết định là hành vi sáng tạo của chủ thể doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp được vi tàu ở giữa đại dương thì chủ doanh nghiệp chinh là thuyền trưởng cầm lái tàu ấy Vì thế nếu cần một quyết định sai lầm cũng có thể làm tàu đó không đúng hướng hay thậm tri là gặp nạn Để đưa tàu đến đich cuối cùng một cách nhanh nhất và thành công nhất người chủ doanh nghiệp cần phải có những quyết định đúng đắn nhất Để có những quyết định đúng đắn thì cần phải có những thông tin chinh xác Trong trường hợp thiếu thông tin thông tin quá it người chủ doanh nghiệp cần vận dụng các phương pháp khác để có được thông tin cho quá trình quyết định 23